Die Planung dessen, was schief gehen könnte, wenn x passiert, und die Planung von y als Reaktion darauf, wenn tatsächlich etwas schief geht, sind die Eckpfeiler des Risikomanagements.
Es ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens, sich weiterzuentwickeln, und es gibt immer Methoden, um Ihr Geschäft zu verbessern und zu erweitern. Wir haben gelernt, diese kurzfristigen Unternehmungen mit bestimmten Ergebnissen als „Projekte“ zu bezeichnen. Ein risikobasierter Ansatz für neue Initiativen erfordert die Berücksichtigung der Auswirkungen jedes neuen Projekts auf alle anderen Bereiche Ihres Unternehmens. Der beste Ausgangspunkt ist die Entwicklung eines Risikomanagementplans, der Ihr Team und Ihre Organisation während des gesamten Projekts anleitet.
In diesem Beitrag wird erklärt, was ein Risikomanagementplan ist, das Ziel des Plans beschrieben, klargestellt, was enthalten sein sollte, und Beispiele für alles entlang der Route gegeben.
Was ist Risikomanagement?
Jede Organisation ist gefährdet. Risikomanagement ist unser Umgang mit solchen Risiken – Risikoreaktionsplanung für ein breites Spektrum unvorhersehbarer Ereignisse, von Naturkatastrophen bis hin zu Bedrohungen der Cybersicherheit.
Neben der Sicherstellung der Geschäftskontinuität und Rentabilität ist das Risikomanagement umsichtig. Die meisten Gesetze, Vorschriften und Branchen-Compliance-Frameworks erfordern die Überprüfung von Risikobewertungen und anderen Verfahren, um Datenschutzverletzungen abzuwenden und vertrauliche Informationen zu schützen.
Risikomanagement beseitigt nicht alle Risiken. Stattdessen evaluiert es die geeigneten Maßnahmen zur Optimierung des Kosten-Nutzen-Zusammenhangs zwischen Risikominderung und Einsatz von Geschäftsressourcen.
Was ist ein Risikomanagementplan?
Wie das Risikomanagementverfahren für Ihr Projekt durchgeführt wird, ist im Risikomanagementplan festgelegt. Dies umfasst die Finanzierung, Instrumente und Verfahren, die für die Risikoidentifikation, -bewertung, -minderung und -überwachung verwendet werden.
Was ist in einem Risikomanagementplan enthalten?
Ein Risikomanagementplan umfasst häufig:
- Methodik: Spezifizieren Sie die Tools und Methoden, die für Risikomanagementaufgaben wie Risikobewertung, Risikoanalyse und Maßnahmen zur Risikominderung verwendet werden sollen.
- Gefahrenregister: Ein Risikoregister ist ein Diagramm, in dem Sie alle Informationen zur Risikoidentifikation Ihres Projekts dokumentieren können.
- Risikostruktur: Dies ist ein Diagramm, das Risikokategorien und die hierarchische Struktur von Projektgefahren identifiziert.
- Risikobewertungsmatrix: Eine Risikobewertungsmatrix ermöglicht es Ihnen, die Wahrscheinlichkeit und Auswirkung von Projektrisiken zu analysieren, um sie zu priorisieren.
- Risikoreaktionsplan: Ein Risikoreaktionsplan ist ein Projektmanagementdokument, das die Techniken zur Risikominderung beschreibt, die zum Management der mit Ihrem Projekt verbundenen Risiken verwendet werden. Als Risk Owner haben die Mitglieder des Risikomanagementteams Pflichten. Sie müssen Projektrisiken überwachen und Risikoreaktionsverfahren beaufsichtigen.
- Finanzierung: Fügen Sie einen Abschnitt hinzu, in dem Sie die Barmittel angeben, die zur Durchführung Ihrer Risikomanagementmaßnahmen erforderlich sind.
- Timing: Fügen Sie einen Abschnitt hinzu, der den Zeitplan für Risikomanagementmaßnahmen definiert.
Was ist das Ziel eines Risikomanagementplans?
Das Ziel eines Risikomanagementplans besteht darin, Sie bei der Identifizierung, Bewertung und Planung potenzieller Risiken zu unterstützen, die sich während des Projektmanagementprozesses entwickeln können. Betrachten Sie es als ein Design, das Sie durch jede Phase der Entwicklung führt, einschließlich potenzieller Standorte, an denen möglicherweise ein Abriss erforderlich ist, externe Auftragnehmer beschäftigt werden oder das Budget angespannt sein kann.
Schritte zu den Prozessen des Risikomanagementplans
Es gibt verschiedene Schritte zur Entwicklung eines Risikomanagementplans. Es ist wichtig, alle Schritte in der richtigen Reihenfolge auszuführen. Der Planungsprozess für das Risikomanagement variiert je nach Branche und Art des Projekts. Das Barebone-Skelett bleibt jedoch über alle Anwendungen hinweg konsistent. Ein Projekt-Risikomanagementplan kann als Vorlage dienen, indem er die von uns beschriebenen Phasen befolgt:
#1. Identifikation
Die erste Stufe in jedem Risikomanagementplan besteht darin, alle potenziellen Risikoereignisse zu identifizieren, die die Lebensdauer des Projekts beeinträchtigen könnten. Treten Sie also einen Schritt zurück, dekonstruieren Sie den Plan und untersuchen Sie jede Komponente einzeln, um sicherzustellen, dass Sie und Ihre Stakeholder sich jedes einzelnen Risikos bewusst sind. Diese Bedenken können Sie in einem Risikoregister festhalten und mit allen Beteiligten die nächsten Maßnahmen besprechen.
#2. Bewertung
Im nächsten Schritt werden die qualitativen und quantitativen Auswirkungen des identifizierten Risikos bewertet. Sie müssen jedes Risiko basierend auf verschiedenen Merkmalen bewerten, darunter Wahrscheinlichkeit, Schweregrad, Auswirkungsbereiche, Auswirkungskosten und Auswirkungszeitpunkt. Diese Aspekte des Risikoregisters bilden die Risikobewertungsmatrix, die Sie bei der Bestimmung der Gesamtpriorität und des Schweregrads jedes potenziellen Risikoereignisses unterstützt.
#3. Reaktionsstrategie
Sobald potenzielle Risiken identifiziert und bewertet wurden, können Sie mit der Ausarbeitung eines Reaktionsplans beginnen, um negative Projektergebnisse zu reduzieren. Arbeiten Sie mit der obersten Führungsebene und dem Risikomanagementteam zusammen, um die Risikobereitschaft der Organisation auszugleichen und sicherzustellen, dass die Risikoexposition akzeptable Grenzen nicht überschreitet.
Abhängig von den einzelnen Bewertungsergebnissen können Sie sich entscheiden, den Risikovorfall zu verhindern, zu übertragen, zu minimieren, zu akzeptieren oder aufzuschieben; Die endgültige Entscheidung liegt jedoch immer beim Projektmanager.
1. Risikoverantwortung
Definieren Sie klar alle Rollen und Risikopflichten für ein bestimmtes Projekt, einschließlich Identifizierung, Registrierung, Bewertung, Überprüfung, Genehmigung, Überwachung und Notfallplanung. Jeder muss verstehen, was Auslöser sind und was er tun muss, um Maßnahmen zur Risikominderung umzusetzen. Eine klar festgelegte Hierarchie schließt Missverständnisse aus und ermöglicht es Ihrem Team, so schnell wie möglich aktiv zu werden.
2. Minderung
Die Risikominderung ist ein zweistufiger Prozess: Führen Sie den zuvor erstellten Risikoreaktionsplan aus, um die Auswirkungen des Risikoeintritts zu reduzieren, und erstellen Sie einen Notfallplan.
Die Einführung einer Minderungsstrategie verläuft möglicherweise nicht immer so reibungslos, wie Sie es sich wünschen. Achten Sie bei der Umsetzung des Plans jedoch darauf, Abhängigkeiten, Fehlerquellen und mögliche Alternativen zu identifizieren.
Eine entscheidende Komponente der Risikominderung ist die Entwicklung eines Backup-Plans oder Notfallplans für den Fall, dass der primäre Risikoreaktionsplan fehlschlägt. Folgende Bestandteile bilden einen praktischen Notfallplan:
- Stellen Sie eine leicht verfügbare Roadmap mit Risikominderungsmechanismen und den Verfahren bereit, die für deren Einsatz erforderlich sind.
- Geben Sie an, welche Ressourcen der Plan erfordert, um den Notfallplan erfolgreich umzusetzen, damit das Risikomanagementteam seine Kosteneffizienz in der aktuellen Situation beurteilen kann.
- Rollen und Aufgaben innerhalb des Notfallplans festlegen und ggf. Eskalationsmechanismen untersuchen.
- Vergessen Sie nicht, Ihren Risikoreaktionsplan regelmäßig zu aktualisieren und zu überprüfen.
#4. Regulieren und Überwachen
Egal wie gut Ihr Plan für das Risikomanagement Ihres Projekts ist, er wird nicht ewig so bleiben. Die ständige Überwachung ermöglicht es Ihnen, statt einer reaktiven eine proaktive Strategie für Effizienz und Spitzenleistung zu etablieren. Überwachen Sie Ihre Risikobeseitigungsprogramme und Minderungsverfahren in Echtzeit und sammeln Sie KPIs, um Risikomuster und Leistungseinbußen zu erkennen.
Kontinuierliche Überwachung warnt wichtige Stakeholder schnell, wenn gute Ergebnisse spürbar nachlassen. Wenn eine bestimmte Steuerung ausfällt, können Sie den entsprechenden Notfallplan als Ausfallsicherung aktivieren.
# 5. Berichterstattung
Es ist der effektivste Ansatz, um festzustellen, ob die Komponenten effektiv auf Triggerereignisse reagieren und ob es eine Diskrepanz zwischen den Verfahren zur Risikoidentifizierung, -bewertung und -minderung gibt. Es identifiziert auch alle neuen Risiken, die während des Lebenszyklus des Projekts auftreten, sowie alle Änderungen der Risikofaktoren.
Der Projektmanager und die Beteiligten benötigen detaillierte Informationen, um die Durchführbarkeit, den Zeitplan und die Rentabilität des Projekts zu bewerten und neu zu bewerten. Regelmäßige Reports garantieren, dass Sie das große Ganze nicht aus den Augen verlieren und der Risikomanagementplan den Projekterfolg nicht gefährdet.
Beispiel für einen Risikomanagementplan
Eine gründliche Vorlage für einen Projektrisikomanagementplan bietet dem Projektteam konsistente Methoden und nützliche Tools, um ein erfolgreiches Projekt sicherzustellen. Selbst nachdem Sie gelernt haben, was Sie bisher gelernt haben, kann die Erstellung eines Risikomanagementplans von Anfang an überwältigend erscheinen. Aus diesem Grund haben wir einige Beispiele für Risikomanagementpläne für Sie zusammengestellt. Wir hoffen, dass diese Beispiele für den Einstieg ausreichen:
#1. Ministerium für Finanzen und Verwaltung, Tennessee
Dieser beispielhafte Risikomanagementplan wurde vom Finanz- und Verwaltungsministerium von Tennessee erstellt, um Unternehmen bei der Gestaltung ihres eigenen Plans zu unterstützen. Die Vorlage enthält Abschnitte zur Definition Ihres Risikoansatzes, der Rollen und Aufgaben sowie der Planungsmethoden. Sie können auch eine Risikobewertungsmatrix erstellen, um bei der Risikopriorisierung und -behebung zu helfen.
#2. Shire of Northam, Australien
Das Shire of Northam in Australien hat dieses Beispiel für einen Risikomanagementplan erstellt, das ausschließlich als Richtlinie dient. Es ist einem Risikomanagementplan für ein externes Projekt nachempfunden. Die enthaltenen Komponenten, einschließlich der Abschnitte zur Identifizierung, Bewertung, Minderung und Berichterstattung, können bearbeitet und aktualisiert werden, wenn sie für Ihr Projekt relevant sind. Es enthält auch eine Vorlage zum Erstellen eines Risikoregisters, eine Aktionsplantabelle und Termine für die Minderung.
#3. Institut für Informationstechnologie (DoIT), Maryland
Für Unternehmen, die beabsichtigen, ein IT-System einzuführen, hat das DoIT dieses Beispiel für einen Risikomanagement-Geschäftsplan erstellt. Während des gesamten Lebenszyklus der Systementwicklung bereitet es sich auf Risikoereignisse (SDLC) vor. Rollen, Risikokategorien, Definitionen und Berichtsmechanismen können bei Bedarf aktualisiert werden. Füllen Sie das Risikoregister aus, während Sie die Schritte zur Planung des Risikomanagements durchlaufen, und bearbeiten Sie es dann über die entsprechenden Kanäle.
Best Practices für einen Risikomanagementplan
Risikomanagementpläne für Projekte sind häufig fortlaufend, kompliziert und allumfassend. Es gibt zahlreiche potenzielle Fallstricke.
Berücksichtigen Sie die folgenden empfohlenen Praktiken, um Ihrem Risikomanagementteam dabei zu helfen, eine Kultur der Risikoresilienz und -disziplin zu entwickeln:
#1. Kommunikation
Kommunikation ist einer der wichtigsten Aspekte eines Risikomanagementplans. Schaffen Sie offene Kommunikationswege zwischen Stakeholdern, Top-Führungskräften und dem Risikomanagementteam, um alle über neue Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Arbeiten Sie von der Projektkonzeption bis zum Abschluss mit den wichtigsten Stakeholdern zusammen, um sicherzustellen, dass es keine Diskrepanz zwischen der Vision der Organisation und dem tatsächlichen Ergebnis gibt.
#2. Pflegen Sie Ihr Budget und Ihren Zeitplan
Je nach Größe und Umfang des Projekts kann ein Risikomanagementplan teuer erscheinen. Wenn Ihnen Zeit- oder Budgetgrenzen nicht bekannt sind, besteht die erste Aufgabe darin, alle relevanten Informationen in Ihrer Governance-, Risiko- und Compliance- (GRC) oder Enterprise Risk Management (ERM)-Software zu sammeln, zu aktualisieren und zu überprüfen. Überprüfen Sie, ob Ihr Projektrisikomanagementplan mit Ihrem Risikomanagementrahmen übereinstimmt.
Die regelmäßige Änderung des Zeitrahmens oder die Anpassung an neue Anpassungen können sich auf das Ergebnis des Projekts auswirken.
#3. Schaffen Sie eine risikobewusste Arbeitsplatzkultur
Eine risikobewusste Arbeitskultur zahlt sich langfristig aus. Es wird von oben nach unten implementiert; Führungskräfte müssen eine Kultur der Risikobereitschaft, Verantwortung und des Risikobewusstseins fördern. Wenn sie von oben nach unten unterstützt werden, werden alle anderen diese Werte und Einstellungen schnell teilen, um einen proaktiven Ansatz für das Risikomanagement im Allgemeinen zu etablieren.
#4. Ständig überprüfen und dokumentieren
Beschreiben und definieren Sie methodisch alle Risiken, Rollen, Verantwortlichkeiten, Vorlagen und Kontrollen für den Risikomanagementplan. Sie können es jederzeit prüfen, Änderungen rückgängig machen und eine klare Hierarchie erstellen. Unabhängig davon, wie lange das Projekt dauert, stellt eine Protokollierung sicher, dass es nicht unter Personalfluktuation leiden wird.
Berichterstattung über Ihren Risikomanagementplan
Wenn Sie ein Projektmanager sind, haben Sie wahrscheinlich einen umfassenderen Überblick über den Fortschritt des Projekts aus der Vogelperspektive als der Rest Ihres Teams. Während sie sich damit befassen, die täglichen Aufgaben zu erledigen, um größere Anstrengungen zu unternehmen, geht es Ihnen um das Gesamtbild.
Berichte sind ein hervorragender Ansatz, um Ihrem Projektteam das Gesamtbild zu präsentieren. Die Bereitstellung von Fakten über Ihr Projekt sowie die Ausrichtung aller an Ihrem Risikomanagementplan zeugt von Effizienz und starker Führung und kann die Unterstützung vieler Interessengruppen gewinnen.
Zusammenfassung
Der Risikomanagementplan ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Unabhängig von Ihrem Zeitrahmen sollten Sie dies nicht überstürzen. Allerdings ist der Einstieg der schwierigste Aspekt. Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen all das Wissen vermittelt hat, das Sie benötigen, um mit der Entwicklung Ihres Projektrisikomanagementplans zu beginnen.
Welche Nachteile oder Vorteile eines Risikomanagementplans haben Sie erlebt? Bitte teilen Sie uns dies im Kommentarbereich unten mit.
- Risikominderungsstrategien: Vier gängige Strategien mit Beispielen.
- Risikominderung: Beispiele und Planung der Risikominderung
- Was ist Projektrisikomanagement? Schritte zum Erstellen eines Risikobewertungsplans
- MARKTRISIKEN: Best Practices und einfacher Leitfaden mit Beispielen
- STRATEGISCHE RISIKOMINDERUNG: Wie man es richtig macht
Bibliographie
