Unternehmen müssen danach streben, das Wissensmanagement durch ihre etablierten Systeme und Tools zu fördern. Kunden und Mitarbeiter suchen Informationen über das Produkt, den Service, das Programm usw. eines Unternehmens. Diese Informationen müssen mithilfe von Wissensmanagementsystemen gesammelt, organisiert und analysiert werden. Viele Unternehmen kämpfen mit dem Zugang zu Wissen. Unternehmen können dies jedoch vermeiden, indem sie ein funktionales Wissenssystem mit spezifischen Tools integrieren. Was sind Wissensmanagement-Tools und wie hilft dies Unternehmen bei ihrem Wissensmanagement? Finden Sie heraus, was Wissensmanagement-Tools zusätzlich zu ihren Beispielen sind.
Was sind Wissensmanagement-Tools?
Jedes Instrument, das verwendet wird, um sowohl internes als auch externes Wissen für Ihr Unternehmen erfolgreich zu erfassen und bereitzustellen, wird als Wissensmanagement-Tool bezeichnet. Während die meisten Wissensmanagement-Tools separat erhältlich sind, sind sie auch als Funktionen von Wissensmanagement-Software enthalten.
Wissensmanagement-Tools helfen dabei, das Wissen zu organisieren und auszurichten, auf das alle Ihre Mitarbeiter Zugriff haben. Im Idealfall sollte jeder in Ihrem Unternehmen von denselben Fakten ausgehen. Dieses Wissen besteht aus mehr als nur Schulungsmaterialien und Produktaufschlüsselungen. Es kann auch enthalten:
- Produkt- und Branchenforschung Unternehmensgeschichte
- Fallstudien
- Informationsblätter
- KPI-Berichte
- Handbücher\sLeitfäden
- Skripte für den Verkauf
- Grafiken für das Marketing
Wenn Sie Wissensmanagement-Tools verwenden, um Unternehmensinformationen methodisch zu ordnen, schaffen Sie einen einfachen Zugriff und Einheitlichkeit über Abteilungen hinweg.
Beispiele für Wissensmanagement-Tools
Im Folgenden finden Sie Beispiele für Tools, die Unternehmen für ihr Wissensmanagementsystem verwenden können.
#1. Witzeln
Das erste auf unserer Liste von Beispielen für Wissensmanagement-Tools ist Quip. Quip enthält ein robustes Dokumententool, mit dem Sie neue Wissensdatenbankartikel erstellen und hochladen können. Sie können alle Ihre Unternehmensdaten an einem Ort speichern, indem Sie Tabellenkalkulationen, Diashows, Kundengespräche und eine Vielzahl anderer Dateitypen hochladen.
Quip enthält auch eine interne Chat-Funktion, die es Ihrem Team ermöglicht, bei der Erstellung von Inhalten zusammenzuarbeiten. Ihr Team vermeidet Fehlkommunikation, die oft zu ungenauen oder verwirrenden Inhalten führt, indem es in Echtzeit zusammenarbeitet.
#2. Service jetzt
ServiceNow bietet sowohl interne als auch externe Wissensmanagementlösungen an. Interne Optionen unterstützen IT-Teams bei der Verwaltung und Dokumentation eingehender Serviceanfragen, indem sie Serviceinteraktionen in einer zentralen Datenbank speichern. Dies ermöglicht es der IT und den Teams, Wissensdatenbankartikel auf der Grundlage typischer Mitarbeiterprobleme zu erstellen.
#fünfzehn. Guru
Guru ist eine Software, die alle Daten Ihres Unternehmens verbindet. Es gebraucht künstliche Intelligenz um Ihren Vertriebsmitarbeitern Informationen in Echtzeit vorzuschlagen, sodass Ihr Team während einer Serviceinteraktion nicht nach Informationen suchen muss.
Außerdem wird die Software umso besser, je öfter Sie Guru verwenden. Die Leistung von Guru wird sich im Laufe der Zeit verbessern, wenn es lernt und sich dank maschinellem Lernen an den täglichen Arbeitsablauf Ihres Teams anpasst.
#4. Hilfesaft
Helpjuice bietet einzigartige Anpassungsoptionen, mit denen Sie jeden Bereich Ihrer Wissensdatenbank personalisieren können. Dazu gehören Formatierungsoptionen, die Layouts für Ihre Leser benutzerfreundlicher machen.
Vor der Veröffentlichung können Autoren an neuen Beiträgen mitarbeiten und Seitenvorschauen teilen. Wenn sie einen Fehler machen, wird jede Überarbeitung gespeichert, sodass Sie bei Bedarf zu früheren Versionen Ihres Beitrags zurückkehren können.
#5. ProProfs-Wissensdatenbank
Die ProProfs-Wissensdatenbank ist eine einfache, aber effektive Plattform, mit der Sie Ihren Kunden und Mitarbeitern sofortige Hilfe zur Selbsthilfe bieten können. Diese Anwendung, die für kleine Organisationen und Unternehmen geeignet ist, kann auch verwendet werden, um von Anfang an Wissensdatenbankartikel zu erstellen, vorhandene Word-Dokumente oder PDF-Dateien zu importieren und mit einem einzigen Klick zu veröffentlichen. Für einen schnellen Einstieg bietet das Tool eine Reihe professionell gestalteter Vorlagen. Darüber hinaus bietet das integrierte Berichtssystem Einblicke in die Fragen, nach denen Menschen suchen und welche Antworten sie nicht finden. Sie können diese Informationen verwenden, um Ihre Wissensdatenbank regelmäßig aufzubauen und zu aktualisieren.
#6. Confluence – Eine ausgezeichnete Wissensdatenbank-Software zur Verbesserung des Arbeitsbereichs Ihres Teams
Confluence ist eine weitere Option, die Sie bei der Suche nach der besten Wissensmanagement-Software in Betracht ziehen sollten. Atlassian hat diese Technologie erfunden, die die Zusammenarbeit erheblich verbessert, indem sie es Teams erleichtert, Wissen auszutauschen und an mehreren Projekten zusammenzuarbeiten. Darüber hinaus ist es mit einer Vielzahl von Atlassian-Apps verknüpft, die Ihnen alle erforderlichen Funktionen bieten.
Es enthält auch über 15 Vorlagen, die Ihnen den schnellen und effizienten Einstieg in das Tool erleichtern. Sie können Websites auch GIFs, Filme und Fotos hinzufügen, um sie für Benutzer attraktiver zu machen. Sie können auch zusammengehörige Seiten anordnen, um Benutzern das Auffinden der benötigten Informationen oder Materialien zu erleichtern.
#7. Docebo – Die beste Wissensmanagement-Software für ein überragendes Lernerlebnis
Eines der besten Dinge an Wissensmanagementlösungen ist, dass Sie Ihre Daten so anordnen können, wie Sie es möchten, und gleichzeitig schnell lernen können. Docebo ist eines dieser Wissensdatenbanksysteme, mit dem Sie eine große Anzahl von Kursen, Multimedia-Kursen und anderen Arten von Unterrichtsmaterialien an einem Ort entwickeln, speichern und bereitstellen können.
Docebo bietet vorgefertigte Widgets sowie eine einfache und benutzerfreundliche Benutzeroberfläche und einen Onboarding-Prozess, die das gesamte Lernerlebnis vereinfachen und alle Lerninhalte ansprechender und interaktiver machen. Es verfügt über eine große Materialbibliothek und verbessert das Lernen mit den Funktionen Entdecken, Coachen und Teilen.
#8. Zendesk – Intelligente Wissensmanagement-Software für verbesserten Self-Service
Das letzte auf unserer Liste von Beispielen für Wissensmanagement-Tools ist Zendesk. Das Beste an Zendesk ist, dass es nicht nur eine Wissensdatenbank-Software, sondern auch eine der bekanntesten und ältesten Kundensupport-Lösungen auf dem Markt ist. Es umfasst Community-Foren und ein Hilfezentrum. Es ermöglicht Ihnen auch, Artikel mit einem leistungsstarken Texteditor zu schreiben und benutzerdefinierte Themen zu verwenden, um Ihr Hilfezentrum zu personalisieren.
Darüber hinaus können Sie großartige sofort einsatzbereite Funktionen wie Wiederherstellung, Inhaltsverlauf, Zugriffskontrolle und Veröffentlichungsberechtigungen nutzen. Kunden können auch in vielen Sprachen auf Ihre Wissensdatenbank zugreifen und Chat- und Ticketing-Tools nutzen. Insgesamt gesehen ist die Zendesk Support Suite eine gute Wahl, wenn Sie ein großes Unternehmen sind, das nach einer Lösung sucht, um regelmäßig Hunderte von Clients zu verwalten.
Arten des Wissensmanagements
Im Allgemeinen sind Wissensmanagement-Tools eine Teilmenge des Gesamtbildes. Dieses Gesamtbild ist das Wissensmanagementsystem. Aber dann müssen wir noch die verschiedenen Arten des Wissensmanagements betrachten, denn genau darum geht es in dem System. Wissensmanagement wird in 3 Haupttypen eingeteilt. Dies sind hauptsächlich;
#1. Implizites Wissen
Wenn wir von implizitem Wissen sprechen, beziehen wir uns auf jedes Wissen, das durch Erfahrung erworben und instinktiv verstanden wird. Infolgedessen ist es schwierig zu beschreiben und zu kodifizieren, was es schwierig macht, dieses Wissen an andere weiterzugeben. Sprache, Gesichtserkennung und Führungsqualitäten sind Beispiele für implizites Wissen.
# 2. Implizites Wissen
Während einige Literatur implizites Wissen mit implizitem Wissen gleichsetzt, differenzieren einige Wissenschaftler diese Kategorie und stellen fest, dass das Konzept des Strategiewissens differenzierter ist. Während implizite Informationen schwierig zu kodifizieren sein können, tritt dieses Problem bei implizitem Wissen nicht immer auf. Stattdessen bleibt implizites Wissen undokumentiert. Es existiert normalerweise innerhalb von Prozessen und wird als „Know-how“-Wissen bezeichnet. Dies ist eine weitere Art von Wissen, das Management-Tools im Auge behalten.
# 3. Explizites Wissen
Dieses Wissen wird in vielen Arten von Dokumenten wie Handbüchern, Berichten und Richtlinien festgehalten, die es Unternehmen ermöglichen, Wissen problemlos zwischen Teams zu übertragen. Dies ist wahrscheinlich die bekannteste Art von Wissen.
Komponenten des Wissensmanagements
Bei der Hervorhebung der verschiedenen Werkzeuge, die im Wissensmanagement verwendet werden, würden wir es nicht versäumen, die verschiedenen Komponenten von WM aufzulisten. Diese sind wie folgt: s;
# 1. Personen
„Menschen, Verfahren und Technologie“, haben Sie wahrscheinlich schon gehört. Organisationsleiter verwenden dieses Paradigma, das oft als „goldenes Dreieck“ bezeichnet wird, mindestens seit den frühen 1990er Jahren, um Initiativen zu lenken und organisatorische Veränderungen zu leiten. Wenn Sie sich zu sehr auf einen Faktor konzentrieren, wird Ihre Initiative scheitern. Und die Reihenfolge ist entscheidend. Daher müssen Sie zuerst die geeigneten Personen einbeziehen, bevor Sie zu Prozessen und Technologie übergehen.
Wenn Sie ein Wissensmanagementsystem oder Tools einführen, benötigen Sie zwei Gruppen von Personen. Diese Personen sind die leitenden Angestellten, die Sponsoring und Einblick in die Gesamtorganisationsstrategie und die funktionsübergreifenden Stakeholder bieten, die die Umsetzung vorantreiben.
# 2. Prozess
Wissen fließt wie eine kommunale Wasserversorgung in Unternehmen mit starken Wissensmanagementsystemen und -werkzeugen. Wenn jemand will, dreht er einfach den Wasserhahn auf. Wie ein Stadtplaner versteht das KM-Team, wie alles unter der Oberfläche fließt. Sie sind in der Lage, Engpässe zu identifizieren, Flüsse umzuleiten und Inputs und Outputs zu messen.
Der Endbenutzer muss jedoch nicht verstehen, wie all dies funktioniert. Der Erwerb des erforderlichen Wissens ist für sie einfach.
# 3. Inhalt/IT
Wenn wir über Content-IT sprechen, beziehen wir uns auf jede Art von schriftlichem Wissen, von bewährten Best Practices bis hin zu Quick-and-Dirty-Empfehlungen, die von Kollegen geteilt werden. Die Inhalte können leicht wiederverwendbar sein, wie Vorlagen und Anleitungsvideos, oder sie können unordentlich und unstrukturiert sein (z. B. Projektdokumentation).
Wir schließen Inhalte mit IT ein, weil IT-Infrastrukturen es Einzelpersonen ermöglichen, Inhalte zu produzieren, sie irgendwo zu speichern und darauf zuzugreifen und sie wiederzuverwenden. Menschen werden auch ohne KM weiterhin Inhalte erstellen und verwenden. Sie werden dies an Orten tun, die andere nicht finden können, Dinge neu erstellen, die andere zuvor erstellt haben, und (am gefährlichsten) Inhalte wiederverwenden, die veraltet oder falsch sind.
# 4. Strategie
Jedes WM-Programm erfordert einen klar definierten, dokumentierten und geschäftsrelevanten Plan. Sie können die besten Wissensmanagement-Tools und ein superkluges Wissensmanagement-Team haben, aber ohne eine Strategie wird alles umsonst sein.
Beispiele und Techniken für die besten Wissensmanagement-Tools
Der Schlüssel zu großartigem Wissensmanagement ist der Einsatz der besten Wissensmanagement-Tools. Hier sind einige der besten Beispiele für Wissensmanagement-Tools für Ihr Unternehmen.
#1. Wissensdatenbank-Tools
Die Wissensbasis ist ein Beispiel für ein Wissensmanagement-Tool. Es ist eine durchsuchbare Datenbank mit Informationen über Ihre Produkte und deren Verwendung. Diese Wissensmanagementlösung könnte technische Inhalte zum Debuggen Ihres Programms, Antworten auf häufig gestellte Fragen und andere Informationen enthalten. Diese Informationen werden Ihre Kundenerfahrung mit Ihrer Software oder Ihrem Produkt verbessern.
Wissensdatenbanken sind eigenständige Wissensmanagement-Tools, da sie für Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden gleichermaßen wertvoll sind. Wissensdatenbanken sind ein zentrales Repository für Produkt-, Prozess- und Schulungswissen, das zur Lösung von Problemen und zum Abrufen wichtiger Informationen verwendet werden kann.
#2. Kundenbeziehungssysteme
Diese Systeme unterstützen Marketing-, Vertriebs- und Kundenbetreuungsteams bei der Verfolgung von Interessenten- und Kundendaten während der gesamten Kundenbeziehung. Es ist eines der besten Wissensmanagement-Tools, das dazu in der Lage ist.
Sie können den ersten Kontakt mit einem potenziellen Kunden mithilfe eines CRM verfolgen, um zu sehen, wie er Sie gefunden und welche Inhalte er auf Ihrer Website gelesen hat. Sie können dann die Interaktionen Ihrer Vertriebsmitarbeiter mit ihnen während des gesamten Kaufzyklus sowie laufende Interaktionen wie Wiederholungskäufe verfolgen.
#3. Learning-Management-Systeme
Viele große Unternehmen nutzen LMS-Lösungen, um den Schulungs- und Ausbildungsprozess ihrer Mitarbeiter abzuwickeln. Es ist ein weiteres Beispiel für ein Wissensmanagement-Tool, das Sie gerne in Betracht ziehen werden. Seine Technologie kann von Unternehmen genutzt werden, um Online-Schulungsmodule und berufsbezogene Bildungsressourcen auszutauschen, sodass ihre Mitarbeiter Prozesse optimieren und die Leistung verbessern können.
LMS-Kurse werden auch häufig zur Behandlung von Compliance-Problemen eingesetzt. LMS-Systeme ersetzen keine mündliche Kommunikation oder Meetings, aber sie sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter in Sachen Geschäftspolitik auf einer Wellenlänge sind.
#4. Automatisierungstechnologien
Automatisierungstechnologien sind der Weg der Zukunft in Bezug auf Zeitmanagement und Produktivität. Viele Unternehmen nutzen die Automatisierung bereits in vielen Abteilungen und Geschäftsprozessen. Automatisierte E-Mails und Chatbots, insbesondere im Vertrieb und Kundensupport, tragen dazu bei, arbeitsreiche Arbeit zu reduzieren und den Menschen zu ermöglichen, mehr Zeit mit ihren Kunden zu verbringen.
#5. Bestandsverwaltungssysteme
Diese sind für jedes Team in Ihrer Organisation von entscheidender Bedeutung. Die Bestandsverfolgung hat Auswirkungen auf Ihren Vertrieb, Kundenservice, Marketing und Produktmanagement. Wenn sich die Preise aufgrund von Bedenken in der Lieferkette ändern oder wenn bestimmte Produkte nicht vorrätig sind, muss jeder in Ihrem Unternehmen darüber informiert sein, damit Ihre Verbraucher immer klare, konsistente Informationen erhalten.
Die Verwendung eines Bestandsverwaltungssystems zur Verfolgung Ihres Bestands ist unkompliziert und bringt alle auf dieselbe Seite.
#6 Projektmanagementsysteme
Projektmanagement ist eine häufige Streitquelle für viele Unternehmen. Große Projekte erfordern die Beteiligung einer Vielzahl von Interessengruppen mit unterschiedlichen Zeitplänen und Zeitplänen. Sie benötigen auch abteilungsübergreifenden Zugriff auf eine Vielzahl von Dokumenten und Berichten, was zu Verzögerungen führen kann, wenn sie schwierig zu verteilen oder zu öffnen sind.
#7. Content- und Dokumentenmanagementsysteme
Mehrzweckpapiere werden durch Inhalts- und/oder Dokumentenverwaltungssysteme in einer einzigen Datenbank zusammengestellt, um den Zugriff zu erleichtern. Diese Lösungen ermöglichen es vielen Gruppen, Dokumente gemeinsam zu nutzen, ohne den Stress, einzeln eine Autorisierung anfordern zu müssen. Sie bewahren auch eine präzise Aufzeichnung früherer Dokumente auf, was für Abteilungen wie Vertrieb und Marketing wichtig ist, die möglicherweise auf veraltete Richtlinien oder Materialien verweisen müssen.
Schritte im Wissensmanagement
Bei der Integration von Wissensmanagement-Tools in Ihre Systeme sind bestimmte Schritte erforderlich. Diese sind wie folgt;
Schritt eins: Sammeln
Dies ist der wichtigste Schritt im Wissensmanagementverfahren. Wenn Sie falsche oder irrelevante Daten sammeln, können die daraus resultierenden Erkenntnisse falsch sein. Folglich können Entscheidungen, die auf solchem Wissen basieren, ebenfalls falsch sein.
Für Ihr Wissensmanagement stehen zahlreiche Datenerhebungsmethoden und Tools zur Verfügung. Zunächst sollte die Datenerhebung ein Schritt im Wissensmanagementprozess sein. Am Datenerfassungsprozess beteiligte Personen sollten bestimmte Protokolle befolgen, die angemessen aufgezeichnet werden sollten.
Bestimmte Datenerfassungspunkte werden durch die Datenerfassungstechnik definiert. Einige Punkte können Zusammenfassungen normaler Berichte sein. Monatliche Verkaufsberichte und tägliche Anwesenheitsberichte könnten beispielsweise zwei nützliche Datenerfassungsressourcen sein.
Schritt zwei: Organisieren
Die gesammelten Informationen müssen organisiert werden. Diese Organisation erfolgt normalerweise nach einem Satz von Regeln. Die Organisation legt diese Vorschriften fest.
So können beispielsweise alle vertriebsbezogenen Daten zusammen abgelegt und alle personalbezogenen Daten in der gleichen Datenbankzeile abgelegt werden. Diese Art von Anordnung hilft bei der genauen Pflege von Daten innerhalb einer Datenbank.
Wenn die Datenbank eine große Datenmenge enthält, können Verfahren wie „Normalisierung“ verwendet werden, um sie zu organisieren und Doppelarbeit zu reduzieren.
Dritter Schritt: Zusammenfassen
Das Material wird in diesem Schritt zusammengefasst, um den Kern davon zu erhalten. Lange Informationen werden in tabellarischer oder grafischer Form bereitgestellt und korrekt gespeichert.
Für die Zusammenfassung stehen zahlreiche Tools zur Verfügung, darunter Softwarepakete, Diagramme (Pareto, Ursache-Wirkung) und verschiedene Methoden.
Schritt vier: Analysieren
Zu diesem Zweck sollte ein Experte oder ein Expertenteam benannt werden, da die Erfahrung der Person oder des Teams entscheidend ist. Außerdem werden nach der Informationsanalyse Berichte erstellt.
Schritt fünf: Synthetisieren
In dieser Phase werden Informationen zu Wissen. Die Analyseergebnisse (häufig Berichte) werden integriert, um verschiedene Konzepte und Artefakte zu erstellen.
Ein Muster oder Verhalten einer Entität kann verwendet werden, um eine andere zu erklären. Die Organisation als Ganzes wird über eine Sammlung von Wissensbausteinen verfügen, die allgemein verwendet werden können. Diese Informationen werden dann in der Organisations-Wissensbasis zum späteren Nachschlagen gespeichert.
Die Wissensbasis ist häufig eine Softwareimplementierung, auf die von überall über das Internet zugegriffen werden kann. Sie können auch eine solche Wissensdatenbank-Software erwerben oder eine kostenlose Open-Source-Implementierung erhalten.
Schritt Sechs: Entscheidungsfindung
Nun wird das Wissen genutzt, um Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise kann bei der Schätzung einer bestimmten Art von Projekt oder Aktivität auf frühere Schätzungen verwiesen werden. Dadurch wird der Schätzprozess beschleunigt und gleichzeitig eine hervorragende Genauigkeit beibehalten. So generiert organisatorisches Wissensmanagement Wert und spart im Laufe der Zeit Geld.
Zusammenfassung
Wissensmanagement ist eine kritische Technik für Unternehmensorganisationen. Glücklicherweise gibt es Tools, die den gesamten Prozess vereinfachen. Organisationswissen unterstützt die Organisation langfristig in Bezug auf Geld, Kultur und Menschen. Aus diesem Grund sollten alle ausgereiften Unternehmen die wesentlichen Schritte zum Aufbau ihres Wissensmanagementsystems mit den entsprechenden Tools unternehmen, um ihre Unternehmensabläufe und Gesamtfähigkeiten zu verbessern. Die besten Wissensmanagement-Tools tragen zu dieser Verbesserung und mehr bei.
Wissensmanagement-Tools FAQs
Welche Tools könnten verwendet werden, um Mitarbeiter zu ermutigen, ihr Wissen zu teilen?
MS Teams und Slack sind beispielsweise zwei der beliebtesten Anwendungen für den Informationsaustausch, in denen Mitarbeiter Materialien, Webinare, Business-Blogs, Podcasts und sogar ihre Filme austauschen können, in denen sie ihre Gedanken zu einem bestimmten Thema zum Ausdruck bringen.
Was sind die Vorteile von Wissensmanagement für eine Organisation?
Wissensmanagement fördert und fördert den Ideenaustausch, die Zusammenarbeit und den Zugang zu den aktuellsten Informationen. Es ermöglicht Einzelpersonen auch, Innovationen und die kulturellen Veränderungen zu fördern, die erforderlich sind, um das Unternehmen weiterzuentwickeln und sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
Wie können die besten Wissensmanagement-Tools dem Management helfen?
Die besten Wissensmanagement-Tools unterstützen Unternehmen dabei sicherzustellen, dass sie über die geeigneten Prozesse, Verfahren oder Systeme verfügen, um Unternehmensinformationen zu entwickeln, zu verwalten, zu speichern und zu kommunizieren. Sie stellen auch sicher, dass sie dieses Wissen gemäß ihrer Geschäftsstrategie einsetzen können.
Was sind die drei Hauptdomänen des Wissensmanagements?
Wissensmanagement kann in drei Kategorien unterteilt werden: Wissenserwerb, Wissensspeicherung und Informationsaustausch.
- Wissensmanagementsysteme: Ausführlicher Leitfaden
- Beste Wissensmanagement-Software 2022: Die 21 besten Tipps
- GELDVERWALTUNGSTOOLS: Was es ist, wie man es benutzt und kostenlose Online-Tools
- Wissensmanagement: Prozesse, Typen, Beispiele & Tools
Referenz
