Einst lokale Unternehmen werden nun zu virtuellen Unternehmen in einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt und verändert. Diese virtuellen Organisationen nutzen jedes ihnen zur Verfügung stehende Werkzeug, um ein erfolgreiches Unternehmen aufzubauen, einschließlich virtueller oder Remote-Teams. Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, das auf ein virtuelles Modell umstellt, ist der Einsatz des richtigen virtuellen Teams eine garantierte Methode, um den Wechsel zu erleichtern. Wenn es darum geht, den Aufwand und die Zeit von Remote-Mitarbeitern zu kontrollieren, ist die Verwaltung virtueller Teams von entscheidender Bedeutung. Sehen wir uns an, was ein virtuelles Team ist, welche Arten es gibt, welche Herausforderungen es bei der Verwaltung der Teams gibt und welche Vorteile es bietet.
Was ist ein virtuelles Team?
Ein virtuelles Team, manchmal auch als „Remote-Team“ bezeichnet, ist eine Gruppe von Personen, die von verschiedenen Standorten aus über elektronische Kommunikation zusammenarbeiten. Verschiedene Arten von virtuellen Teams können für verschiedene Szenarien verwendet werden, und sie alle können kostengünstige und effiziente Mittel der Zusammenarbeit sein.
Arten von virtuellen Teams
Es gibt verschiedene Arten von virtuellen Teams, die auf dem Leben, den Zielen, Zielen und Rollen der Mitglieder basieren.
#1. Vernetzte Teams
Diese Arten von virtuellen Teams bestehen aus funktionsübergreifenden Mitgliedern, die zusammengekommen sind, um ihre Erfahrungen und ihr Wissen zu einem bestimmten Thema auszutauschen. Die Mitgliedschaft ist fließend in dem Sinne, dass Sie neue Mitglieder rekrutieren, wenn Sie sie brauchen, und bestehende Mitglieder zurückziehen können, wenn sie ihre Rollen erfüllt haben.
#2. Parallele Teams
Mitglieder derselben Organisation bilden normalerweise parallele Teams, um Empfehlungen in einem Prozess oder System zu geben. Parallelteams werden normalerweise für einen begrenzten Zeitraum gebildet, und die Mitgliedschaft ist in dem Sinne konstant, dass die Mitglieder eines Parallelteams zusammenbleiben, bis das Ziel erreicht ist.
#3. Produktentwicklungsteams
Diese Arten von virtuellen Teams bestehen aus Fachleuten aus der ganzen Welt, die zusammenarbeiten, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen, beispielsweise die Entwicklung eines neuen Produkts, eines Informationssystems oder eines organisatorischen Verfahrens. Zum Beispiel ein Team von Experten aus den Vereinigten Staaten, Kanada und Hongkong hinzuzuziehen, um ein Jahr lang einen neuen Motor zu bauen.
#4. Produktionsteams
Produktionsteams bestehen aus Mitarbeitern unterschiedlicher Rollen, die regelmäßig und kontinuierlich zusammenarbeiten. Mitglieder eines Produktionsteams erhalten bestimmte Rollen und agieren unabhängig. Das Gesamtergebnis ergibt sich aus der Kombination der unterschiedlichen Ergebnisse jedes Mitglieds.
#5. Service-Teams
Serviceteams bestehen aus Menschen aus verschiedenen Zeitzonen. Jede Person arbeitet unabhängig, die Arbeit jedes Mitglieds ist jedoch eine Fortsetzung der Arbeit des vorherigen Mitglieds. Kundensupport-Teams in Kanada schließen beispielsweise ihre Schichten ab, während Support-Teams in Asien ihre Arbeit aufnehmen und fortsetzen.
#6. Management-Teams
Managementteams bestehen aus Managern derselben Organisation, die in unterschiedlichen geografischen Zonen arbeiten. Mitglieder von Managementteams diskutieren meist Strategien auf Unternehmensebene.
#7. Aktionsteams
Um auf dringende Herausforderungen zu reagieren, werden für sehr kurze Zeit Aktionsteams gebildet. Das Team wird vertagt, sobald die Angelegenheit geklärt ist.
Virtuelle Teams haben auch verschiedene Vorteile und Herausforderungen. Sehen wir uns die Vorteile im nächsten Abschnitt an.
Vorteile virtueller Teams
Im Folgenden sind einige der Vorteile aufgeführt, die virtuelle Teams bieten können:
#1. Die Kosten des Unternehmens sind gering.
Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, können im Vergleich zu den Kosten einer Beschäftigung vor Ort recht günstig sein. Büroräume, Stromkosten und Mitarbeiterreisen sind nur einige der vielen Ausgaben, die Sie benötigen, um ein Unternehmen an einem einzigen Standort oder in einer Region zu führen.
#2. Bewerber aus aller Welt
Bei der Suche nach neuen Mitarbeitern kann die Suche über die unmittelbare Umgebung des Hauptsitzes eines Unternehmens hinaus die Wahrscheinlichkeit erhöhen, eine große Anzahl kompetenter Personen zu finden. Unternehmen können durch den Einsatz virtueller Teams kluge und eifrige Mitarbeiter auf der ganzen Welt suchen.
#3. Die Produktivität steigt
Arbeitnehmern die Möglichkeit zu geben, von zu Hause aus zu arbeiten, ohne dass sie pendeln müssen, ist eine großartige Möglichkeit, die Produktivität und Motivation zu steigern. Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, können aufwachen, sich mental auf den Tag vorbereiten und stündlich mit der Arbeit beginnen, wodurch der Stress und das Zeitmanagement für Reisen entfallen.
#4. Die Dienstleistungen des Unternehmens sind rund um die Uhr verfügbar
Der Einsatz virtueller Teams zur Bereitstellung von 24-Stunden-Services für Unternehmen, insbesondere für Verbraucher, ist ein hervorragender Ansatz zur Förderung von Folgegeschäften. Kunden und Klienten möchten mit einem Unternehmen in Kontakt treten, mit dem sie schnell und häufig Kontakt aufnehmen können.
Herausforderungen für virtuelle Teams
Die Förderung des Zusammenhalts im Team, wenn Mitarbeiter getrennt arbeiten, ist eine der schwierigsten Herausforderungen beim Führen virtueller Teams. Studien zufolge hatten Teams, die an verschiedenen Standorten arbeiten, ein geringeres Maß an Vertrauen und ein höheres Konfliktniveau als Mitarbeiter, die zusammenarbeiten. Viele Herausforderungen bei der Fernarbeit werden durch Kommunikationsbarrieren verursacht.
Die vier häufigsten Herausforderungen für virtuelle Teams
Obwohl jede Organisation anders ist, stehen Institutionen mit Remote-Mitarbeitern vor ähnlichen Herausforderungen. Aufgrund der isolierten Natur der Fernbeschäftigung können Probleme über einen längeren Zeitraum schwelen. Sie können den Teamzusammenhalt stören und die gesamte Organisation beeinflussen, wenn sie nicht erkannt und behoben werden. Der Wechsel von der Arbeit vor Ort zu einer virtuellen oder Remote-Arbeitskultur erfordert Effektivität Change-Management-Prozesse.
Betrachten Sie einige der typischsten Herausforderungen, denen Eigentümer virtueller Unternehmen mit ihren Teams gegenüberstehen.
#1. Ineffektive Kommunikation
Viele digitale Tools helfen entfernten Teams dabei, in Verbindung zu bleiben; Dennoch fehlt diesen Tools möglicherweise die Personalisierung, die ein persönliches Engagement bietet. Textbasierter Kommunikation, wie E-Mail und Textnachrichten, fehlen die Körpersprache, der Ton und andere subtile nonverbale Hinweise, die Mitarbeiter bei persönlichen Gesprächen erhalten, was die Möglichkeit von Fehlinterpretationen erhöht. Bei der Arbeit aus der Ferne sind Teammitglieder auf digitalen Plattformen möglicherweise zurückhaltender und weniger geneigt, an Meetings teilzunehmen oder auf E-Mails zu antworten.
#2. Probleme mit der Delegierung
Fehler in der Kommunikation führen auch zu einem durcheinandergebrachten Verständnis der Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter. Führungskräfte müssen Aufgaben delegieren und dabei auf Fehlinterpretationen und Schlussfolgerungen achten. Verwirrung darüber, wer was wann tut, gefährdet die Einheit des Teams. Führungskräfte müssen auch dem Wunsch widerstehen, ihre virtuellen Teams im Mikromanagement zu verwalten, und wissen, wann sie einen Schritt zurücktreten und ihren Mitarbeitern vertrauen müssen. Sie müssen ein Gleichgewicht finden zwischen der Notwendigkeit, klare Erwartungen zu formulieren, und dem Vertrauen, das erfüllt werden muss.
#3. Unterscheidungen in der Arbeitsethik
Laut einem in der Zeitschrift SN Applied Sciences veröffentlichten Artikel gibt es Hinweise darauf, dass bestimmte Menschen in Bürosituationen mehr leisten, wenn sie von anderen umgeben sind, ein Phänomen, das als „Social Facilitation“ bekannt ist. In einer virtuellen Umgebung können andere Anfragen ablehnen oder Antworten verzögern. Wenn Mitarbeiter glauben, dass ihre Kollegen sich nicht so sehr anstrengen wie sie selbst, kann dies zu Misstrauen führen, das Team stören und Projekte zum Scheitern bringen. Um Schwierigkeiten zu begegnen, müssen Teamleiter wachsam bleiben, indem sie die Arbeit der Teammitglieder überprüfen und regelmäßig Feedback geben.
#4. Unzureichende persönliche Verbindung
Remote Worker werden häufig isoliert, was sich negativ auf die Harmonie im Team auswirken kann. Ein Mangel an persönlicher Interaktion kann zu einem Mangel an Teamzusammenhalt und Rapport zwischen den Teammitgliedern führen. Gespräche zum Beispiel beim Kaffee oder auf dem Flur reduzieren nachweislich Konflikte. Es ist jedoch schwierig, es in einer virtuellen Welt nachzubilden.
Verwaltung virtueller Teams
Virtuelles Teammanagement bezieht sich auf die Mischung von Vorgängen zum Sammeln, Aufbauen, Organisieren, Verwalten und Überwachen virtueller Teamarbeit. Es ist ein notwendiger Bestandteil der Zusammenarbeit von Projektteams.
Die folgenden Prozesse sind in der Verwaltung virtueller Teams enthalten, aber nicht darauf beschränkt:
#1. Zusammenbauen.
Beim Start einer Remote-Teamwork-Organisation sind Probezeiten die ersten Messgrößen, die verwendet werden. Der Teamleiter sollte diejenigen auswählen, die alle Probezeitstandards erfüllt haben.
#2. Ausbildung.
Während dieses Verfahrens legt der Teamleiter zukünftige Erwartungen an das virtuelle Teaming fest und erstellt und implementiert dann einen Gruppenschulungsansatz, um den Teammitgliedern beizubringen, wie diese Ziele erreicht werden können.
#3. Verwaltung.
Bei dieser Methode werden Telekommunikationstechnologien eingesetzt, um die laufenden Aufgaben und Aufgaben entfernter Gruppenmitglieder zu überwachen.
#4. Steuern.
Um die Teamleistung zu analysieren und zu bewerten, erstellt der Teamleiter Leistungskennzahlen. Diese Person muss feststellen, ob das Team auf dem richtigen Weg ist und die Projektziele rechtzeitig erreichen kann.
Dies sind die wichtigsten Schritte beim Management virtueller Teams. Es kann jedoch sekundäre Prozesse geben, die ein besseres Verständnis des Phänomens der virtuellen Teams ermöglichen.
Was sind die Vor- und Nachteile eines guten Managements virtueller Teams?
Einige der Vorteile der Verwaltung virtueller Teams umfassen (sind aber nicht beschränkt auf):
- Mietminderungen und Kostensenkungsmaßnahmen in der Technik
- Reduzierte Transportkosten und Zeitaufwand für das Pendeln
- Kommunikation und Informationsübermittlung in Echtzeit
Zu den Nachteilen der Verwaltung virtueller Teams gehören unter anderem die folgenden:
- Da es keine direkten Kontrollmechanismen gibt, gibt es weniger Kontrolle über virtuelle Gruppen (was zu weniger Vertrauen in virtuelle Teams führen kann).
- Probleme beim Aufbau einer guten virtuellen Teamführung (im Gegensatz zu „physischer“ Teamführung)
- Ungeeignet für Projekte, die eine Überwachung und Verwaltung vor Ort erfordern
Wir geben Ihnen einige Hinweise, die Ihnen helfen sollen, die Herausforderungen der Arbeit in virtuellen Teams zu meistern.
Best Practices im Management virtueller Teams
#1. Bauen Sie die notwendige Infrastruktur auf.
Wenn Sie für ein virtuelles Team verantwortlich sind, stellen Sie sicher, dass Sie effektive Prozesse zur Förderung von Produktivität, Informationsaustausch, Kommunikation und sozialem Engagement eingerichtet haben.
#2. Machen Sie Sicherheit zur obersten Priorität.
Beim Fernzugriff auf Unternehmensdaten, Systeme und Vermögenswerte. Installieren Sie Sicherheitsaktualisierungen, sobald sie verfügbar sind, und ändern Sie Ihr Kennwort regelmäßig.
#3. Nehmen Sie Rücksicht auf Arbeitszeiten
Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihren Status mit einer der vielen Apps, die mit Ihrem Team synchronisiert werden können (Slack, Teams usw.), auf dem neuesten Stand zu halten. Vermeiden Sie es daher, Kollegen anzurufen, während diese schlafen oder Kinder betreuen.
Vereinbaren Sie zu Beginn Ihres Projekts einige Grundregeln (z. B. Präferenzen für Kontakte außerhalb der Geschäftszeiten, Informationsaustausch, Kommunikationsprotokolle usw.). Denken Sie daran, die Kulturen und Unterschiede anderer zu schätzen, wenn Sie in einem grenzüberschreitenden Team arbeiten.
#5. Achten Sie auf Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden.
Es ist genauso wichtig, wenn Sie außerhalb des Büros arbeiten, also machen Sie regelmäßig Pausen von Ihrem Schreibtisch und Computer, stehen Sie auf und bewegen Sie sich, passen Sie Ihre Körperhaltung an, lassen Sie Ihr Sehvermögen regelmäßig untersuchen und teilen Sie Ihre Arbeit in IT und Nicht- IT-Jobs.
#6. Erkenne, wann es angebracht ist, etwas zu sagen
Wir alle können uns zu sehr auf E-Mails, SMS und Sofortnachrichten verlassen. Wenn es also zu Missverständnissen kommen sollte, bereits viele Nachrichten verschickt wurden, Sie sensibles Feedback geben oder eine endgültige Vereinbarung aushandeln müssen, greifen Sie einfach zum Telefon!
Zusammenfassung
Zwischenmenschliche Interaktionen werden laut Sozialpsychologen durch die körperliche Nähe der Individuen gestärkt. Da virtuelle Teammitglieder nur begrenzte oder keine persönlichen Interaktionen haben, schafft dies eine Reihe von Herausforderungen. Um Vertrauen, Zusammenarbeit und Engagement unter den Mitgliedern zu schaffen, müssen virtuelle Teams kulturelle Unterschiede, Kommunikationsschwierigkeiten, Machtkämpfe und Konflikte überwinden. Auch wenn es herausfordernd erscheinen mag, ist es mit effektiver Führung sicherlich machbar. Unternehmen können enorm von diesem New-Age-Trend virtueller Teams profitieren, wenn die richtigen Strategien, Prozesse und Tools vorhanden sind.
Häufig gestellte Fragen zu virtuellen Teams
Welche Unternehmen nutzen virtuelle Teams?
- SAP. SAP ist das weltweit größte unternehmensübergreifende Softwareunternehmen.
- IBM beschäftigt rund 200,000 Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern und mit unterschiedlichem Hintergrund.
- Allgemeine Elektrik. GE beschäftigt weltweit rund 90,000 Mitarbeiter.
Warum scheitern virtuelle Teams?
Schlechtes Management, Kommunikationsstörungen, ungeeignete oder schlecht integrierte Teammitglieder, unterausgestattete Mitarbeiter, Persönlichkeitskonflikte.
Was sind die Merkmale eines virtuellen Teams?
Vertrauen, Aufmerksamkeit und Kommunikation sind drei Eigenschaften, die alle effektiven virtuellen Teams gemeinsam haben.
Was macht eine großartige virtuelle Führungskraft aus?
Ein virtueller Teamleiter muss bereit sein, sich den Teammitgliedern zugänglich zu machen. Zugängliche Führung bedeutet, zugänglich zu sein, ähnlich wie eine Politik der offenen Tür an einem physischen Arbeitsplatz.
