Mit Hilfe einer Reisemanagement-Software können Sie Reisen buchen, Reisen für die Zukunft planen, vergangene Reisen im Auge behalten und darüber berichten. Einige wichtige Anwendungen und Funktionen sind die Automatisierung von Unternehmensrichtlinien und die Konsolidierung von Lieferanten/Rechnungen für Geschäftsreisen. In diesem Artikel geht es um die beste kostenlose Reisemanagement-Software, die Sie bei all Ihren Geschäftsreisen unterstützen kann.
Überblick
Mit Hilfe einer Reisemanagement-Software können Geschäftsreisen online geplant und abgewickelt werden. Die Software verfolgt außerdem alle Geschäftsreisen und erstellt Berichte darüber. Mithilfe dieser Programme können Unternehmen die Reisen ihrer Mitarbeiter verfolgen, Berichte über alle Ausgaben erhalten und diejenigen bestrafen, die sich nicht an die Reiseregeln des Unternehmens halten.
Dieses Tool hilft Unternehmen dabei, den Überblick über ihre Reiseausgaben zu behalten, indem alle Spesenabrechnungen der Mitarbeiter an einem Ort gespeichert werden. Als Alternative zur Beauftragung einzelner Reisebüros oder zur manuellen Eingabe von Belegen in eine Spesenverwaltungssoftware bieten kostenlose Reiseverwaltungssysteme den Benutzern jedoch ein Tool zum Buchen von Reisen und zum sofortigen Melden ihrer Reisekäufe.
Reisemanagementsoftware kann Unternehmen jeder Größe helfen, und das stimmt. Ohne kostenlose Reisemanagement-Software würden Arbeitnehmer ihre Geschäftsreisen in der Regel selbst über eine Website oder ein Reisebüro buchen und dann eine Spesenabrechnung einreichen, um die Erstattung zu erhalten.
Mitarbeiter jeder Unternehmensgröße können mit der neuen Methode ihre eigenen Reisen planen. Dabei wird ein System verwendet, das bereits mit den Reiserichtlinien und genehmigten Schritten des Unternehmens eingerichtet ist. Damit die Mitarbeiter nicht auf die Erstattung warten müssen, enthält das Programm auch Informationen über die Zahlungsweise des Unternehmens, sodass die Ausgaben für Berichtszwecke leicht im Blick behalten werden können.
Geschäftsreisemanagement-Software
„Geschäftsreisemanagement“ ist der Prozess, mit dem ein Unternehmen die Logistik, Kosten und Sorgfaltspflichten der Geschäftsreisen seiner Mitarbeiter abwickelt. Aktuelle Studien haben gezeigt, dass Geschäftsreisen zu den Kosten eines Unternehmens gehören, die sich am stärksten verändern können. Aus diesem Grund ist es ein sehr wichtiger strategischer Faktor für jedes Unternehmen, das wachsen möchte. Im Folgenden sind einige Teile der Software für das beste kostenlose Geschäftsreisemanagement aufgeführt:
#1. Verwaltung und Verhandlung mit Reisedienstleistern
Dieser Prozess wird kontinuierlich fortgesetzt, damit die Arbeitnehmer immer die besten Pläne und Preise erhalten. Manager von Geschäftsreisen können Trends in der Art und Weise, wie ihre Mitarbeiter reisen, erkennen und auf deren sich ändernde Bedürfnisse eingehen, indem sie Daten über die Reisen ihrer Mitarbeiter sammeln und analysieren. Teams können jedoch Websites nutzen, die Preise vergleichen, um sicherzustellen, dass sie ein gutes Angebot erhalten. Sie können Gäste und Kunden auch um Feedback bitten, um sicherzustellen, dass die Orte, an denen sie übernachten, und die Art und Weise, wie sie sich fortbewegen, sicher und zuverlässig sind.
#2. Für die Sicherheit der Touristen sorgen
Unternehmen sollten sich auf Geschäftsreisen um ihre Mitarbeiter kümmern. Im Notfall ist es wichtig zu wissen, wo und wann sich Menschen aufhalten. Wenn es beispielsweise am Standort des Mitarbeiters zu einem Brand oder einem Krankheitsausbruch kommt, muss das Unternehmen den Mitarbeiter darüber informieren und ihm sagen, wie er sicher nach Hause kommt.
#3. Regeln in Kraft setzen
Zu genehmigen Mitarbeiter Bei Reise- und Spesenabrechnungen müssen Sie sicherstellen, dass die eingereichten Formulare korrekt sind, alle erforderlichen Anhänge enthalten sind und dass die Mitarbeiter seriöse Dienstleister einsetzen. Das bedeutet, dass die für die Reiseplanung zuständigen Personen rechtzeitig genaue und vollständige Berichte erhalten müssen, damit sie bei Ausgaben, die gegen die Regeln verstoßen, schnell reagieren können. Moderne digitale Reisemanagementsysteme liefern Daten, die zur Prognose von Ausgaben und zur Verfolgung der Kapitalrendite genutzt werden können. Außerdem können Top-Unternehmen dadurch über flexible Reiserichtlinien verfügen.
#4. Erstellen und Durchsetzen von Regeln und Plänen für Geschäftsreisen
Das Reisemanagementteam der Organisation untersucht das Unternehmen und seine Mitarbeiter, um herauszufinden, welche Arten von Reisen am wahrscheinlichsten erforderlich sind, um die Geschäftsziele zu erreichen. Sie listen Regeln wie Ausgabenlimits, bevorzugte Anbieter und empfohlene Reiseklassen oder Fortbewegungsmöglichkeiten auf.
Beste Reisemanagement-Software
Mit Hilfe eines Reisemanagementsystems ist es einfacher, Geschäftsreisen zu buchen, zu verfolgen und zu analysieren. Wenn die meisten Menschen den Begriff „Reisemanagementsystem“ hören, denken sie an eine Software. Der Begriff kann jedoch auch den größeren Prozess der Planung von Geschäftsreisen bedeuten. Im Folgenden finden Sie die besten kostenlosen Reisemanagement-Software-Apps für die Buchung von Reisen:
#1. Rezdy
Rezdy ist ein cloudbasiertes Reservierungssystem und eine Vertriebsplattform für die Reise- und Tourismusbranche. Sie können es ganz einfach zu Ihrer eigenen Website hinzufügen, indem Sie darauf verlinken oder HTML-Code kopieren und in Ihr Content-Management-System einfügen.
#2. SureMileage
Unternehmen können Zeit und Geld sparen, indem sie SureMileage nutzen, ein sicheres Tool zur Verfolgung von Kilometern, das automatisch Kosten ermittelt und Erstattungen erleichtert. Es arbeitet mit branchenüblichen Buchhaltungs- und Zahlungssystemen zusammen, sodass Sie zuverlässig und in Echtzeit bezahlt werden.
#3. TravelWorks
TravelWorks ist ein webbasiertes ERP-System, das Reiseunternehmen aller Art die Buchung von Reisen und den Versand von Rechnungen erleichtert. Wichtige Teile sind Abrechnung, Kundenbeziehungsmanagement, Marketinganalysen, Versicherungsvorschläge, Zielgruppensegmentierung und Rollenzuweisung.
#4. Glücklich
Happay ist die erste Geschäftsreiseplattform ihrer Art, die es Mitarbeitern und Managern ermöglicht, Flüge, Hotels, Taxis und mehr in Ruhe und im Überblick zu buchen. Informationen und Analysen zu Flugzeiten, Flugausfällen und anderen Reisethemen.
#5. TravelPerk
TravelPerk ist die beste Möglichkeit, Geschäftsreisen abzuwickeln. Planen Sie Ihre beruflichen Reisen im In- und Ausland gut.
Kostenlose Reisemanagement-Software
Unternehmen jeder Größe können Zeit und Geld sparen, indem sie Software verwenden, die speziell für die Abwicklung von Geschäftsreisen entwickelt wurde. Im Folgenden finden Sie die besten kostenlosen Reisemanagement-Software-Apps für die Buchung von Reisen:
#1. Punktfortschritt
Mit Point Progress können Sie alles rationalisieren und automatisieren, von Spesenabrechnungen über die Lizenzüberprüfung bis hin zur Dokumenten- und Stundenzettelverfolgung. Mit MyExpenses können Sie ganz einfach den Überblick über Ausgabenlimits, Aufzeichnungen und Erstattungen behalten.
#2. Ahoi
Bietet einfache Möglichkeiten, Reisen sofort zu buchen, zu ändern oder zu stornieren, was Helfern und Menschen mit vollen Terminkalendern das Leben erleichtert. Bereitstellung aktueller und nützlicher Daten für Benutzer. Die Unterstützung für die neuen Flugzeiten und Ticketpreise von Amadeus ist integriert. Sie können jederzeit in der App chatten.
#3. Reisender
Alle Ihre Geschäftsausgaben, Reisen und Karten können gegen eine monatliche Pauschalgebühr auf einer einzigen Plattform abgewickelt werden. Eine bessere Verwaltung von Geschäftsreisen und -ausgaben kann Ihrem Unternehmen zu einem nachhaltigen Wachstum verhelfen. Sie sind das einzige Unternehmen, das einen umfassenden Service für die Planung und Bezahlung von Reisen und Spesen bietet.
#4. YouLi
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungen mit nur einem Klick vor oder nach einer Buchung über die Plattform ergänzen können, für die keine Programmierung erforderlich ist.
#5. Über TRM
Via ist der modernste Service, den die internationalen Büros der Universitäten nutzen können, um den Überblick über Studierende und Dozenten zu behalten, die ins Ausland reisen. Ihr Ziel ist es, ihren Kunden benutzerfreundliche, aber leistungsstarke Software zur Verfügung zu stellen, die ihr Leben verbessert, indem sie alltägliche Aufgaben erleichtert und ihnen einen umfassenderen Blick auf die Welt ermöglicht. Das Ziel von Via ist es, dauerhafte Beziehungen zu seinen Kunden aufzubauen.
Was sind die Gemeinsamkeiten aller Reisemanagement-Softwares?
Die beste Software zur Reiseverwaltung kümmert sich um alles, von der Reiseplanung bis zur Rückerstattung. Im Folgenden finden Sie einige Gründe, warum es sinnvoll ist, ein Reisemanagementsystem zu nutzen:
#1. Reservieren mit einer interaktiven Schnittstelle
Über eine benutzerfreundliche Oberfläche haben Mitarbeiter Zugriff auf wettbewerbsfähige Bestände und Preise. Man kann eine Reise für sich selbst oder einen Kollegen buchen, indem man bereits gespeicherte Informationen verwendet, etwa eine Kreditkartennummer, die Mitgliedschaft in einem Prämienprogramm sowie bevorzugte Fluggesellschaften und Hotels.
#2. Filter basierend auf den Regeln des Unternehmens
Mit dieser Funktion können Unternehmen ihre Buchungsoptionen auf diejenigen beschränken, die in ihr Budget passen. Dies erleichtert die Einhaltung eines Budgets und die Einhaltung der Regeln.
#3. Planen Sie Ihren Zeitplan und Ihre Veranstaltungen
Teammitglieder müssen in der Lage sein, ihre Zeitpläne zu teilen und zu synchronisieren, um die Reiseplanung zu vereinfachen. Manager können jetzt den Überblick behalten, wo sich ihre Mitarbeiter befinden, und Telefonanrufe und Besprechungen rund um ihre Reisepläne planen.
#4. Empfang, Validierung und Überwachung von Ausgaben
Die Funktionen zum Importieren und Einreichen digitaler Belege vieler Reisebüros machen es für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, einfach und schnell, ihre Ausgaben erstattet zu bekommen. Mit dieser Funktion können sie den Status ihrer Ansprüche überprüfen und sich ein Bild davon machen, wann sie mit dem Erhalt ihres Geldes rechnen können.
# 5. Berichterstattung
Mitarbeiter können mit dieser Software nicht nur Spesenabrechnungen erstellen und einsenden, sondern auch Abrechnungen und Spesen aus der Vergangenheit einsehen und analysieren. Mit dem Berichtsbereich können Manager verfolgen, wie viel ihre Mitarbeiter für Geschäftsreisen ausgeben, und Pläne für die Zukunft schmieden.
Was sind die Vorteile einer Reisemanagement-Software?
Durch die Zusammenführung aller Buchungsaufgaben an einem Ort kann eine Reisemanagementsoftware ihren Benutzern Zeit und Mühe sparen. Der Einsatz einer Reisemanagement-Software bietet folgende Vorteile:
#1. Ermöglicht eine voll funktionsfähige Schnittstelle zum Planen von Interaktionen
Über eine zentrale Schnittstelle können Mitarbeiter nach verfügbaren Reisen suchen, Preise vergleichen und Unterkünfte für sich selbst oder einen Kollegen buchen. Die Möglichkeit, Zahlungs- und Treueprogramminformationen zu speichern, ist ein nützlicher Bestandteil dieser Benutzeroberfläche.
#2. Erleichtert die Automatisierung der Einhaltung der Reiseanforderungen des Unternehmens
Durch die einfachere Einhaltung von Ausgaben- und Budgetzielen und die Möglichkeit, die Reiserichtlinien des Unternehmens in die Reisemanagementsoftware zu integrieren, werden die Reisekosten gesenkt. Mithilfe dieser Regeln können Reisemanager sicherstellen, dass ihre Teams ihre Budgets optimal nutzen und die Unternehmensrichtlinien einhalten. Diese Regeln erläutern die Arten von Gebühren, die Mitarbeiter geltend machen können, und sperren die Erstattung von Ansprüchen, die nicht den Regeln entsprechen. Da die Richtlinien des Unternehmens automatisch durchgesetzt werden, werden keine betrügerischen Ausgaben übermittelt oder versehentlich akzeptiert.
#3. Tools zur Kostensenkung
Manager u Buchhalter Möglicherweise ist eine Spesenverwaltungssoftware hilfreich, da sie ihnen dabei hilft, die Reisekosten im Auge zu behalten und sie besser zu organisieren. Neben der Verarbeitung und Erstattung genehmigter Reisekosten analysieren diese Lösungen auch eine große Anzahl von Spesentransaktionen, um mehr über Ausgabentrends und Budgetierungsanforderungen zu erfahren.
#4. Erhöht die Berichtskapazität
Reisemanagementsoftware verfügt über Funktionen, die Managern helfen, bessere und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Diese Programme erleichtern das Aufspüren fragwürdiger Ausgaben oder Vorbehalte, und einige von ihnen können sogar Optimierungen an aktuellen Verfahren vorschlagen, die zu besseren langfristigen Ergebnissen führen würden. Reisende im Auge zu behalten und Möglichkeiten zur Kostensenkung zu finden sind zwei weitere Vorteile der Berichterstattung bei der Verwaltung von Reiseprogrammen.
Schwierigkeiten bei der Verwendung von Reisemanagement-Software
Probleme mit Reisemanagement-Software sind keine Seltenheit. Einige der Schwierigkeiten bei der Verwendung von Reisemanagementsoftware sind folgende.
#1. Integration
Die Übertragung von Informationen zwischen Systemen ist ohne Integration in die Spesenverwaltung und Buchhaltung nicht möglich. Die Buchhaltung muss in der Lage sein, Reisekosten anhand der Informationen des Buchungssystems und der tatsächlich angefallenen Kosten zu konsolidieren und verschiedenen Kostenstellen zuzuordnen. Der Organisation oder dem Mitarbeiter könnte Geld entgehen, wenn die Daten nicht in allen Systemen korrekt und konsistent sind.
#2. Privatsphäre
Die persönlichen Daten der Mitarbeiter sind gefährdet, da sie ihre eigenen Kreditkarten verwenden, um Reiseleistungen zu bezahlen und Bankdaten für die Erstattung anzugeben. Darüber hinaus dürfen Mitarbeiter ihre Kreditkarten auf Reisen sowohl für geschäftliche als auch für private Ausgaben verwenden. Nicht zuletzt könnten einige Kostenberichte sensible personenbezogene Daten wie Namen und Adressen enthalten. Nur autorisierte Mitarbeiter und Vorgesetzte sollten Zugriff auf vertrauliche Unternehmensinformationen haben. Das Bedürfnis nach Sicherheit vor äußeren Kräften ist ebenfalls von wesentlicher Bedeutung.
#3. Verbreitung von „Bring Your Own Software“
Der BYOS-Trend ermutigt Arbeitnehmer, Programme zu nutzen, die nicht von ihrem Arbeitgeber genehmigt wurden. Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeitern in der Regel Reisemanagementsoftware zur Verfügung, aber Arbeitnehmer können beliebige Tools und Apps verwenden, um Reservierungen vorzunehmen, Ausgaben im Auge zu behalten und Treuepunkte zu sammeln.
Die Vielfalt der Reisemanagement-Software
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Fahrsteuerungssysteme:
#1. Unternehmen
Unternehmensreisemanagementsoftware kann mit einer größeren Auswahl an Geschäftsanwendungen gebündelt oder als eigenständiges Produkt mit der Möglichkeit zur Synchronisierung mit anderen Anwendungen derselben Kategorie verkauft werden. In gewisser Weise ist Unternehmenssoftware wie ein aktualisiertes Online-Reisebüro.
#2. KMU oder kleine und mittlere Unternehmen
Insbesondere im Buchungsprozess glänzt die Geschäftsreisemanagement-Software kleiner und mittlerer Unternehmen im Vergleich zu ihren Pendants für größere Unternehmen. Reiseplattformen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verfügen, wie auch für große Unternehmen, in der Regel über Schnittstellen zu anderen Geschäftstools wie Ausgabenverwaltungs- und Meilenverfolgungsprogrammen.
Wer nutzt normalerweise Reisemanagement-Software?
Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens jeder Größe kann Reisemanagementsoftware nutzen. Es wird am häufigsten von den folgenden Kategorien von Arbeitnehmern verwendet:
#1. Profis in Vertrieb und Beratung
Jeder Verkäufer, der reisen muss, um aktuelle oder zukünftige Kunden zu treffen, nutzt wahrscheinlich eine Reisemanagement-Software, um seine Reise zu planen und zu buchen.
#2. Controller-Gruppen
Die Buchhaltung nutzt bei der Planung von Dienstreisen die Reporting- und Prognosefunktionen der Software. Dies ermöglicht die Überwachung der Reiseausgaben, die Formulierung wichtiger politischer Entscheidungen für Reisebudgets und die Festlegung zukünftiger Ausgabenbeschränkungen oder -beschränkungen.
#3. Manager
Mit diesem Programm können Manager herausfinden, wie viel Geld für Reisen ausgegeben wird, und dann den Antrag jedes Mitarbeiters auf Urlaub und Geld zurück entweder mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten. Durch die Betrachtung von Berichten und anderen Daten können Unternehmen Trends erkennen, die ihnen helfen, Geld zu sparen und mit ihren bevorzugten Anbietern klarer über Unternehmenspreise zu sprechen. Sie können dieses Programm auch nutzen, um die Reisepläne der Mitarbeiter einzusehen und deren Standorte zu verfolgen.
Was sind die Säulen des Reisemanagements?
Die Folgenden sind;
- Vertrauen.
- Transparenz.
- Einfachheit.
- Einschlag.
- Fürsorgepflicht.
- Nachhaltigkeit
Ist Concur ein Reisemanagementunternehmen?
Ja, das ist die Wahrheit. Concur Travel & Expense ist der Standard in der Geschäftswelt für die Verwaltung von Geschäftsreisen und -kosten. IDC gibt an, einen Marktanteil von 51.5 % zu haben. Als Software zur Reiseverwaltung funktioniert Concur Travel mit den meisten TMCs und GDSs.
Was sind die Vorteile der Zusammenarbeit mit einem Reisemanagementunternehmen?
Die Folgenden sind;
- Günstigere Unterkunft und Flugreisen.
- Expertenmeinung und Wissen.
- Sie können jederzeit, Tag und Nacht, um Hilfe bitten.
- Hilfe bei Urlaubsversicherungsplänen.
- Umfassende Datenanalyse.
- Warnungen und Hinweise für Reisende.
- Der Einsatz modernster Technologie.
- Mehr Ruhe ist das Ergebnis.
Was sind die 5 Grundfunktionen einer Reisemanagementagentur?
Die Folgenden sind;
- Reisezielforschung.
- Verhandlung.
- Eine Reservierung machen.
- Transport.
- Konferenzorganisation.
- Behalten Sie den Überblick über Ihre Reisekosten.
Was ist der Unterschied zwischen einem Reisebüro und einem Reisemanagementunternehmen?
Im Gegensatz zu gelegentlichen Urlaubsreisen, die von einem herkömmlichen Reisebüro abgewickelt werden, sind die laufenden Dienstleistungen eines Reisemanagementunternehmens darauf ausgelegt, Geld zu sparen, die Richtlinienkonsistenz aufrechtzuerhalten und dem Kunden Zeit zu sparen.
Wie verdienen Reisemanagementunternehmen Geld?
Geschäftsreiseunternehmen verdienen den Großteil ihres Geldes mit Servicegebühren, Netto- oder Privattarifen und Provisionen der Fluggesellschaften. Geschäftsreiseunternehmen (TMCs) sind in hohem Maße auf Flugtickets angewiesen, um im Geschäft zu bleiben.
Wie funktioniert ein Reisemanagementunternehmen?
Bei Geschäftsreisen können Unternehmen jeder Größe von den Dienstleistungen eines Travel Management Company (TMC) profitieren. Ein TMC kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, Stress zu vermeiden, Reiserisiken zu bewältigen, Kosten zu senken, Ihre Reisenden besser zu unterstützen und konsolidierte Berichte zu erstellen.
Wie wähle ich ein Reisemanagementunternehmen aus?
Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen fachkundige Reiseführer engagiert, die in der Gegend wohnen. Der beste Guide spricht die Sprache gut, ist viel gereist, weiß, was im Notfall zu tun ist und weiß, wie man HLW durchführt. Rufen Sie die Kundendienstnummer an und fragen Sie nach den Anleitungen, wenn Sie Fragen haben.
Bestimmen Sie die Erfahrung des Unternehmens bei der Zusammenarbeit mit großen Unternehmen Unternehmen. Erkundigen Sie sich nach den Erfahrungen des Unternehmens im Bereich Reisemanagement. Und vergessen Sie nicht, nach Referenzen zu fragen; Ein seriöser TMC wird zufriedene Kunden haben, die ihn Ihnen gerne weiterempfehlen.
Zusammenfassung
Ziel einer Reisemanagement-Software ist es, die Planung von Reisen, den Ticketkauf und die Kostenverfolgung zu vereinfachen. Unternehmen und andere Gruppen nutzen dieses Programm, um den Kaufprozess zu vereinfachen, alle Geschäftsreisekosten an einem Ort zu verfolgen und Reisebudgets zu verwalten. Mit Hilfe eines professionellen Reisemanagers, der über Kontakte und Erfahrung in der Branche verfügt, können Sie in der Regel die besten Reisepreise finden oder verhandeln.
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Bibliographie
