Das Sicherstellen, dass alle Parteien die angegebenen Kriterien einhalten und das im Vertrag vereinbarte Maß an Support, Service und Produkt bereitstellen, wird als Beschaffungsvertragsverwaltungsprozess bezeichnet.
Ein wesentlicher Bestandteil eines effizienten Beschaffungsvertragsmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass die Organisation den größtmöglichen Nutzen aus dem Vertrag zieht und gleichzeitig das eingegangene Risiko reduziert. Dazu gehört auch, Möglichkeiten zur Kostensenkung zu finden und als Vermittler für etwaige Vertragsänderungen zu fungieren, die im Zuge der Entwicklung der Beziehung erforderlich werden können.
Hier sind einige der 5 besten Praktiken in der Vertragsmanagement-Beschaffung.
#1. Betonen Sie die frühzeitige Verwaltung von Beschaffungsverträgen
Es ist zu spät, um über das Beschaffungsvertragsmanagement nachzudenken, nachdem es bereits entworfen wurde. Wenn ein Vertrag entworfen wurde, ist es viel schwieriger, Änderungen an den Vertragsbedingungen vorzunehmen.
Denken Sie stattdessen gleich zu Beginn des Beschaffungsprozesses daran. Es ist wichtig, weil Sie am Anfang viel Kontrolle haben.
Der nächste Schritt ist die Betrachtung des Vertrages und der Elemente, die darin enthalten sein müssen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus der Partnerschaft zieht.
#2. Befreien Sie sich von allen manuellen Schritten
Die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und Zeitverschwendung bei der manuellen Verfolgung von Daten über viele Tabellenkalkulationen, isolierte Systeme und separate Anwendungen hinweg steigt.
Es besteht die Möglichkeit, dass sich Ihr Team an Vertragsverlängerungen erinnern muss, wodurch es die Gelegenheit verpasst, bessere Bedingungen auszuhandeln. Schlimmer noch, Sie laufen Gefahr, langfristig an einen Vertrag gebunden zu sein, der einen negativen Preis hat.
Durch die Automatisierung vieler Verfahren mithilfe der CLM-Software (Contract Lifecycle Management) können Sie die Gefahren vermeiden, die menschlicher Arbeit innewohnen. Diese Plattformen vereinfachen das Sammeln von Informationen über Lieferanten und die Verfolgung vertraglicher Verpflichtungen.
Darüber hinaus erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in die Leistung Ihrer Lieferanten, sodass Sie proaktiv mit denen Kontakt aufnehmen können, die Ihre Erwartungen erfüllen müssen.
#3. Optimieren Sie Ihr Inventar
Da die Gewinnspannen in bestimmten Wirtschaftssektoren weiter sinken, suchen Unternehmen ständig nach neuen Wegen, ihre Ausgaben einzudämmen und ihr Endergebnis zu steigern. Daher ist es unabdingbar für Beschaffung Teams, ständig Bestandsaufnahmen durchzuführen und zu überprüfen, ob ihr Niveau auf einem optimalen Niveau gehalten wird. Nachfolgend finden Sie eine Liste mit Inventarinformationen, die Sie kennen sollten.
- Die „tatsächlichen Kosten“ für die Bestandsführung sind weitaus höher als die Bestellung von Produkten.
- Die Faustregel für Haltegebühren liegt zwischen 20 und 30 Prozent.
- Verbrauchsgüter sind nicht die einzigen Produkte, die sich mit der Zeit verschlechtern; Alles, von Unterhaltungselektronik bis hin zu Bekleidung, ist anfällig für Verschleiß.
- Der Mangel an angemessener Planung und Prognose ist der Hauptgrund für unausgeglichene Lagerbestände.
Führende Beschaffungsunternehmen weltweit erkennen allmählich das Versprechen verbesserter datengesteuerter Erkenntnisse. In der Global CPO-Studie 2018 gab fast die Hälfte der Teilnehmer zu, dass ihre Unternehmen intelligente und fortschrittliche Erkenntnisse nutzen, um ihre Kosten und Lagerbestände zu optimieren.
Nachfolgend finden Sie eine Liste mit Fragen, die sich Unternehmen stellen müssen, um festzustellen, ob ihr Inventar optimiert ist oder nicht:
- Wie hoch ist der Anteil des operativen Bestands, der sich aus Überbeständen, Sicherheitsbeständen und Nachschubbeständen zusammensetzt?
- Beschafft das Beschaffungsteam mehr oder weniger Produkte oder Dienstleistungen als nötig?
- Wie oft pro Monat kaufe ich am besten ein?
- Gibt es Abweichungen zwischen den Bestellungen und den gestellten Bestellanforderungen?
#4. Verpflichtungen genau überwachen
Ein weiterer Vorteil der digitalen Zentralisierung Ihrer Beschaffungsverträge besteht darin, dass sie eine strengere Überwachung aller vertraglichen Verpflichtungen ermöglicht, einschließlich Ihrer eigenen und der anderer Unternehmen, mit denen Sie Verträge haben.
Das Markieren wichtiger Fristen und der automatische Empfang von Benachrichtigungen über anstehende Leistungen sind relativ einfache Aufgaben. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen Verlängerungsfristen einhalten.
Darüber hinaus ermöglicht es Ihnen, die Anzahl verspäteter oder fehlender Lieferungen Ihrer Lieferanten zu überwachen und dadurch erheblich zu reduzieren.
#5. Stellen Sie die Einhaltung sicher
Um sicherzustellen, dass Ihre Verträge den relevanten internen, branchenspezifischen und regulatorischen Gesetzen entsprechen, ist es ebenso wichtig wie die Überwachung aller Vertragszeitpläne.
Da die Nichteinhaltung Kosten für Ihr Unternehmen verursachen kann, z. B. Strafen, rechtliche Schritte und Reputationsverlust, müssen Sie jeden Vertrag überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie seine Bedingungen vollständig einhalten. Sie können dieses Ziel leichter erreichen, indem Sie Ihre Verträge zentralisieren und verhindern, dass unseriöse Abteilungen Verträge schreiben, denen diese wesentlichen Komponenten fehlen.
Compliance ist einfacher, wenn Sie Ihren Vertrag mit vorab genehmigten Bedingungen beginnen oder Vertragsvorlagen mit allen erforderlichen Compliance-bezogenen Informationen ausfüllen. Dies kann auf mehrere Arten erfolgen.
Zusammenfassung
Während einige dieser bewährten Beschaffungspraktiken einfach und allgemein erscheinen mögen, sind andere neuere Entwicklungen auf diesem Gebiet. Organisationen können jedoch Beschaffungsexzellenz freisetzen, indem sie sie angemessen implementieren.
Der erste Schritt zur Entwicklung einer nachhaltigen Beschaffungsstrategie ist die Anschaffung eines digitalen Beschaffungstools, das in der Cloud gehostet wird.
