ZEITMANAGEMENT: Fähigkeiten und Tipps für ein effektives Zeitmanagement

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Was ist Zeitmanagement?
Warum ist Zeitmanagement wichtig?
Vorteile eines effektiven Zeitmanagements
Tipps zur Verbesserung des Zeitmanagements am Arbeitsplatz
Folgen von schlechtem Zeitmanagement
Zusammenfassung
1. Ähnliche Artikel
2. Bibliographie

Wir hören den Begriff „Zeitmanagement“ oft in unserem täglichen Leben, aber nur wenige Menschen verstehen, was er bedeutet oder wie man seine Zeit richtig einteilt.
Wir verbringen jeden Tag mindestens sechs bis neun Stunden mit Schlafen und noch ein paar Stunden damit, Mahlzeiten zuzubereiten und zu essen. Fügen Sie drei bis vier Stunden Pendelzeit, Verkehrsverzögerungen und andere kleine Überraschungen hinzu. Wir haben nur 10 bis 12 Stunden pro Tag, oft weniger, um unsere Arbeit zu erledigen, zu lernen, einem Hobby nachzugehen, uns um uns selbst zu kümmern, Kontakte zu knüpfen und Zeit mit unseren Familien zu verbringen. Veranstaltungen und Sonderveranstaltungen sind eine ganz andere Sache.
Wenn wir einen hektischen Zeitplan in kurzer Zeit bewältigen möchten, ohne übermäßig überfordert zu werden, müssen wir effektive Zeitmanagementfähigkeiten entwickeln. In diesem Beitrag erfährst du, was Zeitmanagement ist und wie du damit das Beste aus deinem Tag herausholst.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist der Prozess der Planung und Verwaltung, wie viel Zeit Sie bestimmten Aktivitäten, Aufgaben oder Projekten widmen, um Produktivität, Effizienz und Erfolg zu steigern. Es ist eine entscheidende Fähigkeit, die es Menschen ermöglicht, das Beste aus ihrem Tag zu machen und ihre Ziele in der begrenzten Zeit, die ihnen zur Verfügung steht, zu erreichen.

Beim Zeitmanagement geht es nicht nur darum, möglichst viele Aktivitäten in einen Tag zu packen oder jede Minute Ihrer Zeit optimal zu nutzen. Es geht auch nicht darum, zu streng oder unflexibel mit Ihrem Zeitplan umzugehen oder Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden zu gefährden, um mehr zu erreichen.
Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf das Zeitmanagement. Was für eine Person funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für eine andere, daher ist es wichtig, eine Zeitmanagementtechnik zu etablieren, die Ihren individuellen Anforderungen und Umständen entspricht.

Denken Sie außerdem daran, dass Unterbrechungen und unerwartete Ereignisse auftreten können und dass Sie flexibel und anpassungsfähig sein müssen, um mit diesen Änderungen umzugehen.
„Wir können nichts anderes kontrollieren, wenn wir die Zeit nicht managen können.“ – Peter F. Drucker
Diese Bemerkung von Peter Drucker, dem Vater des Zeitmanagement-Denkens, unterstreicht die Bedeutung des Zeitmanagements als Kernfähigkeit für den Erfolg in allen Lebensbereichen. Wenn wir unsere Zeit nicht effizient verwalten, wird es für uns schwierig sein, unsere Ziele zu erreichen und andere wichtige Elemente unseres Lebens, wie unsere Arbeit, Beziehungen und Gesundheit, zu verwalten.

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Gutes Zeitmanagement ist aus verschiedenen Gründen entscheidend.
Ein gutes Zeitmanagement kann Ihnen helfen, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, welche Aufgaben Sie priorisieren und wann Sie sie erledigen müssen.

Die Fähigkeit, Zeit effizient zu verwalten, kann Ihnen auch dabei helfen, die Produktivität zu steigern, indem Sie in kürzerer Zeit mehr erreichen. Sie können Ihren Stress abbauen, indem Sie Ihre Zeit gut einteilen und Aufschub, verpasste Fristen und Eile in letzter Minute vermeiden. Laut einer TimeWatch-Umfrage[2] waren 91 % der Befragten der Meinung, dass ein besseres Zeitmanagement den Stress am Arbeitsplatz reduzieren und die Produktivität steigern würde, während 86 % der Meinung waren, dass es die Konzentration auf Aufgaben verbessern würde.

Darüber hinaus hilft ein effizientes Zeitmanagement beim Erreichen Ihrer Ziele, indem Sie genügend Zeit einplanen, um regelmäßig daran zu arbeiten. Das Setzen klarer Prioritäten und die Konzentration auf die kritischsten Aufgaben ermöglicht es Ihnen, Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele zu erzielen und diese rechtzeitig zu erfüllen.

Ein weiteres wichtiges Merkmal des Zeitmanagements ist, dass es Ihnen hilft, eine bessere Work-Life-Balance herzustellen. Das Setzen von Prioritäten und ein angemessenes Zeitmanagement hilft Ihnen, Ihre persönlichen und beruflichen Verpflichtungen in Einklang zu bringen und eine bessere Work-Life-Balance zu schaffen.
Das Erlernen von Zeitmanagement-Fähigkeiten kann Ihnen daher helfen, Ihre Effektivität zu steigern, Ihre Lebensqualität zu verbessern und mehr Erfolg in allen Bereichen Ihres Lebens zu erzielen.

Vorteile eines effektiven Zeitmanagements

Effektives Zeitmanagement ist entscheidend. Effektives Zeitmanagement führt zu gesteigerter Effizienz und Produktivität, weniger Stress und größerem Lebenserfolg. Hier sind einige Vorteile eines hervorragenden Zeitmanagements:

#1. Stressreduzierung

Das Erstellen und Einhalten eines Aufgabenplans hilft, Ängste abzubauen. Sie können sehen, dass Sie sichtbare Fortschritte machen, wenn Sie Aufgaben von Ihrer „To-Do“-Liste streichen. Das hält Sie davon ab, gestresst darüber zu werden, ob Sie Dinge erledigen oder nicht.

#2. Mehr Zeit

Durch ein gutes Zeitmanagement haben Sie mehr Zeit, sich auf Ihre regulären Aktivitäten zu konzentrieren. Personen, die ihre Zeit effizient verwalten können, möchten mehr Zeit haben, um sich Hobbys oder anderen persönlichen Freizeitbeschäftigungen zu widmen.

#3. Zusätzliche Möglichkeiten

Zeitmanagement führt zu mehr Möglichkeiten und weniger Zeitverschwendung für kleinere Aktivitäten. Arbeitgeber schätzen Kandidaten mit starken Zeitmanagementfähigkeiten. Jedes Unternehmen würde stark von der Fähigkeit profitieren, Arbeit zu priorisieren und zu planen.

#4. Fähigkeit, Ziele zu erreichen

Menschen, die ein starkes Zeitmanagement praktizieren, sind besser gerüstet, um Ziele in kürzerer Zeit zu erreichen.

Tipps zur Verbesserung des Zeitmanagements am Arbeitsplatz

Zeitmanagement ist die bewusste Nutzung und Kontrolle der eigenen Zeit, um die Leistung zu steigern. Kurz gesagt: Erledigen Sie mehr in kürzerer Zeit. Hier sind Tipps für ein effektives Zeitmanagement am Arbeitsplatz:

#1. Verstehe, wie du deine Zeit verbringst.

Wenn Ihre Produktivität an der Produktion über einen bestimmten Zeitraum gemessen wird, kann versäumte Zeit verlorenem Geld gleichkommen. Ähnlich wie bei der Erstellung eines Budgets müssen Sie verfolgen, wofür Sie Ihre Zeit tatsächlich aufwenden, um Bereiche oder Gewohnheiten zu identifizieren, die Sie davon abhalten, Ihre Ziele zu erreichen.
Beginnen Sie mit einer Zeitkontrolle. Zeiterfassungstools wie RescueTime können Ihnen basierend auf den von Ihnen eingerichteten Kategorien sagen, wie viele Stunden Sie an einem Tag produktiv sind im Vergleich dazu, wie viel Zeit Sie mit nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten wie sozialen Netzwerken oder Einkaufen verbringen.

#2. Pflegen Sie einen Tagesablauf

Gehen Sie über „Ich habe acht Stunden Zeit, um XYZ abzuschließen“ hinaus. Legen Sie einen Tagesplan mit Zeitblöcken für verschiedene Aufgaben fest. Der Schlüssel zum Erfolg ist Konsistenz.
Erstellen Sie realistische Zeitpläne. Menschen überschätzen ihre Fähigkeit, Aufgaben zu erledigen, eine Tendenz, die als „Planungsfehler“ bekannt ist und typischerweise zu zu optimistischen Lieferprognosen führt. Erstellen Sie Zeitpuffer zwischen den Jobs, damit der Gesamtplan intakt bleibt, selbst wenn eine Aufgabe die vorgesehene Zeit überschreitet.

#3. Schenken Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit.

Vermeiden Sie es, während der Arbeitszeit nicht arbeitsbezogene Websites zu besuchen (oder Dinge zu tun, die Sie nicht tun sollten). Schließen Sie alle Browser-Tabs, die mit „für später“ gekennzeichnet sind. Schalten Sie Ihr Telefon aus oder bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf, bis es Zeit für eine geplante Pause ist. Auch hier ist Selbstdisziplin Ihr größter Freund in dieser Situation.

#4. Prioritäten setzen

Aufgabenlisten können Ihre Produktivität retten. Wenn Sie jedoch nicht aufpassen, können sie so groß und überwältigend werden, dass Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Die Eisenhower-Matrix ist eine Technik, die Ihnen helfen kann, auszuwählen, was Sie basierend auf Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren möchten. Mit dieser Auswahlmatrix können Sie Ihre Liste unterteilen in:

Gehen Sie gleich folgendermaßen vor: Kritische Aufträge mit festgelegten Fristen oder solche, die Sie so lange aufgeschoben haben, dass sie jetzt überfällig sind
Vorausplanen: Kritische Projekte ohne festgelegten Zeitrahmen
Delegieren: Tätigkeiten, die von jemand anderem erledigt werden können, sollten delegiert werden.
Löschen: Aufgaben, die entfernt werden können, da sie für Ihre Ziele oder Mission nicht von entscheidender Bedeutung sind.

#5. Beginnen Sie mit der schwierigsten Aufgabe.

Ablenkungen passieren jedem, sei es ein Telefonanruf, ein Gefallen eines Kollegen oder dieser Berg von schmutzigem Geschirr. Der Tag ist vorbei, bevor Sie es wissen. Es ist Zeit, „den Frosch zu essen“.
Die Eat That Frog-Produktivitätsstrategie, die von Führungsguru Brian Tracy entwickelt wurde, ist effektiv für Menschen, die Ablenkungen verzögern oder Schwierigkeiten haben, Ablenkungen zu ignorieren. Es schlägt vor, mit der größten, schwierigsten und wichtigsten Aufgabe zu beginnen – derjenigen, die Sie am ehesten auf später verschieben möchten. Sobald Sie „diesen Frosch gegessen“ haben, können Sie zu anderen Dingen übergehen.

#6. Führen Sie vergleichbare Vorgänge in Stapeln aus

Batching, auch Stapelverarbeitung genannt, ist der Prozess, vergleichbare Jobs zu gruppieren, damit sie gleichzeitig abgeschlossen werden können. Sortieren Sie sie nach Ziel oder Zweck.
Als Illustration:

Dienstag und Donnerstag sind für Kundengespräche reserviert.
Beantworten Sie E-Mails ausschließlich zwischen 10 und 11 Uhr
Erstellen und verteilen Sie gleich morgens Berichte.

#7. Richten Sie angemessene Zeitbeschränkungen ein

Gemäß dem Parkinson-Gesetz „dehnt sich die Arbeit aus, um die Zeit zu beanspruchen, die zu ihrer Erledigung gegeben ist.“
Wenn Sie einen ganzen Tag Zeit haben, um zwei Jobs zu erledigen, die nicht länger als drei Stunden dauern sollten, werden Sie höchstwahrscheinlich den ganzen Tag mit diesen beiden Aufgaben verbringen. Wenn Sie sich ein kurzes Zeitfenster gönnen, werden Sie mit ziemlicher Sicherheit die frühe Frist einhalten.

#8. Nein sagen lernen

Wir haben nur so viel Energie an einem Tag, und sie schwindet im Laufe der Stunde. Kennen Sie Ihre Grenzen und seien Sie bereit, nein zu sagen, um mittelmäßige Anstrengungen zu vermeiden. Verstehen Sie Ihre eigenen Vor- und Nachteile. Konzentrieren Sie sich auf das, worin Sie stark sind und delegieren Sie nach Möglichkeit, was andere besser und schneller erledigen können.

#9. Vermeiden Sie Multitasking

Die Beweise für Multitasking sind eindeutig: Es reduziert die Produktivität und kann sogar tödlich sein. Die American Psychological Association definiert mentales Jonglieren als „Wechselkosten“, die die Produktivität reduzieren. Obwohl der Aufgabenwechsel bei jedem Wechsel nur wenige Sekunden dauert, summiert sich das, wenn Sie häufig Multitasking betreiben. Ihre Wahrscheinlichkeit, einen Fehler zu machen, steigt ebenfalls.

#10. Organisation pflegen

Wenn Ihnen eines der folgenden Probleme aufgefallen ist, benötigen Sie möglicherweise eine organisatorische Umgestaltung:

Sie kommen zu spät zu einem Meeting, das Sie leiten.
Sie haben vergessen, einen Bericht auszudrucken, den Ihr Chef für eine Präsentation benötigt.
Sie mussten die IT mehr als einmal nach Ihrem Benutzernamen oder Passwort fragen.

Die gute Nachricht ist, dass Organisation ein Talent ist, das gemeistert werden kann. Beginnen Sie mit den Grundlagen.
Halten Sie einen sauberen Arbeitsplatz. Laut National Geographic haben Psychologen und Neurowissenschaftler die Folgen von Unordnung mit Kognition, psychischer Gesundheit und Verhalten in Verbindung gebracht. Visuelle Unordnung kann Spannungen und Angstzustände erhöhen und eine Kampf-oder-Flucht-Reaktion hervorrufen. Um die Entscheidungsfindung zu verbessern, entsorgen Sie alle Papiere, die recycelt oder geschreddert werden können. Entfernen Sie unnötige Gegenstände und platzieren Sie die täglichen Werkzeuge in Reichweite.

#11. Organisieren Sie Ihre PC-Dateien und freigegebenen Laufwerke.

Die Bedeutung der Dateibenennung bei der Organisation digitaler Assets kann nicht genug betont werden. Bauen Sie ein System auf, mit dem Sie und Ihre Kollegen Inhalte schnell und einfach finden können.

#12. Nutzen Sie einen Kalender.

Ordnen Sie Ihren Zeitplan nach Lebenskategorien wie „persönlich“, „beruflich“ und „Engagement“. Die Farbcodierung kann Ihnen helfen, leicht zwischen Kategorien oder zwischen dringenden und nicht dringenden Artikeln zu unterscheiden.

#13. Gebrauch machen von Zeitmanagement-Tools

Nutzen Sie diese Produktivität und Automatisierungs-Tools um die Produktivität zu steigern:

Slack für die Zentralisierung der Teamkommunikation und deren Organisation nach Kanal. Das Durchsuchen unzähliger E-Mail-Threads nach Projektdetails entfällt.
Dropbox oder OneDrive zum Speichern, Freigeben und Sichern von Dateien. Qualifizierte Teammitglieder haben rund um die Uhr Zugriff auf Cloud-basierte Dateien.
Um den Überblick über tägliche, wöchentliche und monatliche Zeitpläne zu behalten, verwenden Sie Google-Kalender und Microsoft-Kalender. Verbinde sie mit Slack, um automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen in relevanten Kanälen zu erhalten.
Verwenden Sie für Entwürfe und Diagramme Canva oder Lucidchart. Sie helfen selbst den unerfahrensten Designern bei der Erstellung professionell aussehender Vorlagen.

Folgen von schlechtem Zeitmanagement

Bedenken Sie auch die Auswirkungen eines schlechten Zeitmanagements.

#1. Ineffektiver Arbeitsablauf

Schlechte Effizienz resultiert aus einem Versäumnis, vorauszuplanen und Ziele einzuhalten. Wenn beispielsweise mehrere wichtige Aktivitäten durchzuführen sind, wäre es ein effektiver Plan, verwandte Aufgaben gleichzeitig oder nacheinander zu erledigen. Wenn Sie jedoch nicht vorausplanen, müssen Sie möglicherweise bei Ihrer Aufgabe hin und her springen oder zurückgehen. Dies entspricht einer verringerten Effizienz und Leistung.

#2. Zeitverschwendung

Unzureichendes Zeitmanagement führt zu Zeitverschwendung. Beispielsweise ist es eine Ablenkung und Zeitverschwendung, während der Arbeit an einer Aufgabe mit Freunden in sozialen Medien zu chatten.

#3. Steuerungsfehler

Sie verlieren die Kontrolle über Ihr Leben, wenn Sie nicht wissen, was die nächste Aufgabe ist. Dies kann zu erhöhtem Stress und Sorgen führen.

#4. Niedrige Arbeitsqualität

Schlechtes Zeitmanagement führt oft zu einer minderwertigen Ausgabe. Wenn Sie beispielsweise Dinge in letzter Minute überstürzen, wird die Qualität häufig beeinträchtigt.

#5. Ein schlechter Ruf

Wenn Kunden oder Ihr Arbeitgeber sich nicht darauf verlassen können, dass Sie die Dinge rechtzeitig erledigen, leiden ihre Erwartungen und Wahrnehmungen von Ihnen. Wenn ein Kunde Ihnen nicht vertrauen kann, dass Sie eine Aufgabe rechtzeitig erledigen, wird er sich höchstwahrscheinlich woanders umsehen.

Zusammenfassung

Zeitmanagement ist eine entscheidende Fähigkeit, die erlernt werden kann, um die Produktivität zu steigern und Ziele zu erreichen.
Sie werden in der Lage sein, Ihre Zeit effektiver zu verbringen, Ihre Verantwortlichkeiten zu priorisieren und letztendlich mehr in kürzerer Zeit zu erreichen, wenn Sie die oben beschriebenen Zeitmanagementfähigkeiten entwickeln. Schließlich können Sie Stress minimieren, Ihre Work-Life-Balance verbessern und ein lohnenderes Dasein führen.