Es fühlt sich oft so an, als ob der Tag einfach nicht genug Zeit hat, um alles zu erledigen. Aber der Tag hat für alle gleich viele Stunden. Einige Menschen nutzen ihre Zeit jedoch effizienter als andere, während andere häufig feststellen, dass sie ihren Verpflichtungen nicht rechtzeitig nachkommen können. Das Geheimnis ist Zeitmanagement. Dabei möchten Sie wahrscheinlich Ihre Energie auf Aktivitäten konzentrieren, die Ihr Leben bereichern. Aber wie können Sie die Dinge unterbringen, die Ihnen wirklich wichtig sind, wenn Sie Karriere, Kinder und andere Verpflichtungen haben? Es stehen zahlreiche Zeitmanagementtechniken zur Verfügung, die jeweils auf eine einzigartige Reihe von Persönlichkeitsmerkmalen, Produktivitätsherausforderungen oder Unternehmenszielen zugeschnitten sind. Dieser Leitfaden behandelt alles über Zeitmanagement bei der Arbeit oder für Studenten sowie die Techniken und Werkzeuge, damit es funktioniert.
Was ist Zeitmanagement?
Beim Zeitmanagement geht es darum, Entscheidungen zu treffen: Was zu tun ist, wann es zu tun ist und was zu tun ist, liegt ganz bei Ihnen. Sie können zuversichtlich behaupten, dass Sie Ihre Zeit effektiv verwaltet haben, wenn Sie hochwertige, zielorientierte Aktivitäten priorisieren, diese termingerecht erledigen und trotzdem Zeit finden, sich körperlich um sich selbst zu kümmern. Aber wenn man Sie fragt, wie Sie das schaffen? Das ist sehr einfach, das geht nur, indem man sich der verschiedenen Zeitmanagement-Techniken bedient.
Zeitmanagementtechniken, bei denen es sich um eine Reihe von Regeln und Konzepten handelt, ermöglichen es Ihnen, in kürzerer Zeit und mit weniger Aufwand mehr zu erledigen. Es hilft auch, die Qualität Ihrer Entscheidungen zu verbessern und wie schnell Sie sie treffen.
Darüber hinaus sollten Sie sich überlegen, welche konkreten Aspekte Ihres Zeitmanagements Arbeit erfordern und wie Sie Ihre Zeit am liebsten gestalten. Sie können Ihre Zeitmanagement-Strategien auch auf den Arbeitsplatz zuschneiden, um Ihre Produktivität zu steigern.
Was ist der Kern des Zeitmanagements?
Den Unterschied zwischen dem, was wirklich wichtig ist, und dem, was sofort erledigt werden muss, zu verstehen, ist der Eckpfeiler eines effizienten Zeitmanagements.
Es ist wichtig zu bedenken, dass die wichtigsten Aktivitäten nicht unbedingt diejenigen sind, die sofort abgeschlossen werden müssen. Das Problem ist, dass die meisten von uns die Dinge, die jetzt erledigt werden müssen, unsere Zeitpläne bestimmen lassen.
Was sind die Grundlagen des Zeitmanagements?
Die meisten Menschen erkennen Zeitmanagement als eine entscheidende Fähigkeit an und wünschen sich, sie wären darin besser. Sie versuchen immer wieder, Wege zu finden, ihre Zeit besser zu organisieren, aber sie scheinen am Ende immer verwirrter zu sein als zuvor. Es gibt möglicherweise viele Methoden zum Umgang mit der Zeit, aber nur einige davon sind auf ein bestimmtes Szenario anwendbar.
Nichtsdestotrotz finden Sie unten die grundlegenden Grundlagen des Zeitmanagements, die Ihnen helfen werden, ein fruchtbares und ausgewogenes Leben zu führen.
- Planung
- Mach eins nach dem anderen.
- Organisieren und priorisieren.
- Lerne NEIN zu sagen
- Die 80/20 Regel
- Erstellen Sie realistische Zeitpläne.
- Halten Sie sich gesund und stressfrei.
- Delegieren
- Vermeiden Sie Ablenkung
Was ist der Zweck des Zeitmanagements?
Zeitmanagement ist der Prozess der Organisation, Planung und optimalen Nutzung der Zeit zwischen verschiedenen Aktivitäten, um maximale Effektivität, Effizienz und Produktion zu erreichen. Um zeitkritische Aufgaben, Projekte und Ziele zu erreichen, ist es möglich, durch Zeitmanagement eine Reihe von Fähigkeiten, Werkzeugen, Techniken und Ansätzen zu kombinieren.
Zeitmanagement-Techniken und -Tools
Wenn Sie in Ihrem Privat- oder Berufsleben erfolgreich sein wollen, müssen Sie grundsätzlich lernen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten.
Sie können im Handumdrehen ein Zeitmanagement-Meister werden, wenn Sie die richtige Kombination von Tools und Techniken anwenden, um Ihr Leben in Ordnung zu bringen, Ihre Arbeitsproduktivität zu steigern und nie wieder einen Termin zu verpassen.
Hier finden Sie erprobte Techniken und Tools für das Zeitmanagement, die Ihnen helfen können, das Beste aus Ihrem Arbeitstag herauszuholen.
Beste Zeit Zeitmanagement-Techniken
Die Wahl der Managementtechniken und -tools, die Ihnen am effektivsten helfen, Ihre Zeit und Ihr Arbeitsleben besser zu verwalten, hängt hauptsächlich von Ihren Bedürfnissen ab.
Ganz gleich, ob Sie Ihren Arbeitstag, Ihre Lernstunden oder Ihren Fortschritt beim Erreichen bestimmter Ziele planen müssen, Sie sind am besten in der Lage zu beurteilen, was für Sie am besten funktioniert.
Hier sind nützliche Techniken, Tools und Fähigkeiten, um Ihren Zeitmanagementprozess bei der Arbeit effizienter zu gestalten. Der erste Schritt im Zeitmanagement ist die Entscheidung, seine derzeitigen Gewohnheiten zu ändern. Solange Sie bereit sind, Maßnahmen zu ergreifen, ist Zeitmanagement ein Kinderspiel.
#1. Die Pomodoro-Technik
Ignorieren Sie niemals die Notwendigkeit einer Pause, wenn Sie sich ernsthaft anstrengen. Tomaten eignen sich als Pausenerinnerung.
In den späten 1980er Jahren entwickelte der Softwareentwickler und Autor Francesco Cirillo die Pomodoro (Tomate)-Technik, die seitdem als Strategie für effektives Zeitmanagement weit verbreitet ist. Pomodoro wird weithin als eine der effektivsten Methoden des Zeitmanagements angesehen, die heute verwendet wird.
Pomodoro basiert auf einem täuschend einfachen Konzept. Ihre Arbeit für den Tag sollte in kleinere Teile aufgeteilt werden, die Sie alle erledigen sollten, bevor Sie eine kurze Pause einlegen. Ein Pomodoro ist eine Phase konzentrierter Arbeit von 25 Minuten, gefolgt von einer kurzen Pause von drei bis fünf Minuten. Nach dem Verzehr von 4 Pomodori wird eine längere Pause von 15-30 Minuten zum Auftanken eingelegt.
Das Befolgen der Pomodoro-Technik erfordert die Verwendung eines einfachen Timers. Wenn Sie sich an die Methode halten, haben Sie viel Zeit, sich zu konzentrieren und neue Energie zu tanken, sodass Sie das Beste aus Ihrem Arbeitstag herausholen können.
#2. SMARTe Ziele
Zeitmanagement ist am effektivsten, wenn man einen klaren Sinn für Sinn und Richtung im Leben hat. Der SMART-Zielrahmen wird häufig als effektive Methode zur Zielsetzung verwendet.
There's a SMART Way to Write Management's Goals and Objectives“ von George T. Doran wurde 1981 veröffentlicht und stellte die Methode vor.
Die überwiegende Mehrheit der Menschen nimmt sich nie die Zeit, etwas zu planen. Zehn Prozent oder weniger der Bevölkerung schreiben ihre Ziele tatsächlich auf. Das bedeutet, dass Sie etwas Zeit und Überlegung investieren müssen, um wichtige Ziele in angemessener Weise festzulegen.
Wenn Sie sich entscheiden, den Stift zu Papier zu bringen, seien Sie sicher, genau zu sein, damit Sie etwas haben, wofür Sie arbeiten können, und nicht eine Liste von Allgemeinheiten, die Sie sich uninspiriert und verloren fühlen lassen. Das ist eine sinnlose Zeitverschwendung. Sie sollten eine strategische Methode anwenden, um Ihre Ziele festzuhalten.
Ausführliche Erläuterungen, Beispiele und Vorlagen zum Erstellen von SMART-Zielen finden Sie alle online.
#3. Die Eisenhower-Matix“ oder die Eisenhower-Box
Nachdem Sie Ihre SMART-Ziele aufgeschrieben haben, ist es an der Zeit, sie in überschaubare Arbeitspakete umzuwandeln. Sobald dies erledigt ist, können die Jobs priorisiert werden. Wenn es darum geht, Prioritäten zu setzen, wird die Eisenhower-Matrix oft als Hilfsmittel genannt.
Dwight D. Eisenhower war der 34. Präsident der Vereinigten Staaten und bekleidete sein Amt von 1953 bis 1961. Wie aus seiner Matrix hervorgeht, sollte die Arbeit in die folgenden vier Kategorien eingeteilt werden:
- Rechtzeitig und entscheidend (zuerst erledigen)
- Nicht dringend + Kritisch (Zeitplan)
- Dringend +Nicht wichtig (Delegierter)
- Nicht wichtig und nicht dringend (Beseitigen)
Es gibt zwei Arten von Aufgaben: solche, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern (z. B. das Beantworten von E-Mails, Telefonanrufen oder Besprechungsanfragen) und solche, die möglicherweise bis zu einem späteren Zeitpunkt warten.
Umgekehrt sind entscheidende Aufgaben diejenigen, die Sie Ihren ultimativen Bestrebungen und Karrierezielen näher bringen. Ihre wichtigsten Aufgaben sind diejenigen, die direkt zur Verwirklichung Ihrer persönlichen und beruflichen Ziele beitragen.
Es versteht sich von selbst, dass Sie zuerst die dringendsten und wichtigsten Aktivitäten priorisieren sollten. Verbringen Sie den Großteil Ihrer Aufmerksamkeit in diesem Bereich (dringend + lebenswichtig).
Zeit für Sport, Lernen, Produzieren und Geselligkeit sind Beispiele für wichtige, aber nicht dringende Aktivitäten, die im Voraus geplant werden sollten (und sicherstellen, dass Sie sie regelmäßig durchführen). Sie sollten alle anderen Verpflichtungen auslagern oder besser noch eliminieren.
#4. Kanban-Board
Auf Japanisch ist ein Kanban ein Schild oder eine Reklametafel. Der Zweck eines Kanban-Boards besteht darin, eine visuelle Darstellung Ihres Fortschritts in Bezug auf bestimmte Ziele bereitzustellen.
Fans von Kanban verwenden oft ein riesiges, trocken abwischbares Whiteboard oder eine Software, die eine Kanban-Visualisierung ermöglicht, um ihre Pläne zu skizzieren. Wir fanden heraus, dass die Verwendung eines physischen Kanban-Boards weitaus effektiver war.
Auf dem Whiteboard sollten mehrere Spalten gezeichnet werden, die den Fortschritt der einzelnen Aufgaben darstellen. Auf einer typischen Tafel finden Sie die folgenden Spalten:
Dann sollten Sie Haftnotizen verwenden. Jeder To-do-Eintrag wird mit einem Post-it-Zettel dargestellt. Geben Sie einfach den Namen der auszuführenden Aktion ein. Verschiedenfarbige Haftnotizen können für verschiedene Zwecke verwendet werden.
Sobald die große Tafel und die dazugehörigen Haftnotizen angebracht sind, können Jobs einfach den entsprechenden Spalten zugewiesen werden.
Wenn Sie alles richtig gemacht haben, haben Sie eine saubere visuelle Darstellung Ihrer Aufgaben und wo sie stehen. Sie werden Haftnotizen über diese Spalten schieben, während Sie Fortschritte machen.
#5. Mache tiefe Arbeit; Vermeiden Sie oberflächliche oder oberflächliche Bemühungen.
Nachdem Sie die oben genannten Methoden angewendet haben, sollten Sie über klar definierte Ziele, eine Liste spezifischer, überschaubarer Schritte zum Erreichen dieses Ziels und eine visuelle Darstellung Ihres Fortschritts mithilfe eines Kanban-Boards verfügen.
An diesem Punkt sollten Sie in der Lage sein, die dringendste Angelegenheit auszuwählen, die Sie ansprechen müssen. Deep Work ist der Prozess, sich intensiv auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren, um sie so effizient wie möglich zu erledigen.
Cal Newport prägte den Begriff „Deep Work“, um den Zustand unabgelenkter Aufmerksamkeit zu beschreiben, der notwendig ist, um die eigenen kognitiven Fähigkeiten voll auszuschöpfen.
Indem Sie sich intensiv mit Arbeit beschäftigen, können Sie einen Mehrwert bieten, Ihre Fähigkeiten entwickeln und Aufgaben erledigen, die schwer zu duplizieren sind. Der Begriff „Flow“ beschreibt den mentalen Zustand, der eine anhaltende Konzentration ermöglicht.
Die halbe Anstrengung oder oberflächliche Anstrengung ist das Gegenteil von tiefer Arbeit. Multitasking, Arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig und eine Fülle von Umgebungsablenkungen sind übliche Bedingungen für diese Art von geringwertiger Beschäftigung (E-Mail, Telefon, Chat und andere Unterbrechungen).
Die effektivste Strategie zur Bekämpfung der „halben Arbeit“ besteht darin, einer einzelnen Aufgabe einen beträchtlichen Zeitraum zu widmen, währenddessen alle anderen Aktivitäten und Unterbrechungen ausgesetzt werden müssen.
#6. Verfolgen Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen
Als Entwickler des weltweit einfachsten und leistungsstärksten Zeiterfassungssystems MyHours sind wir bei Spica vielleicht ein Fan des Themas Zeiterfassung, aber wir können die positiven Auswirkungen auf die Effizienz unserer eigenen Mitarbeiter und ihrer Teams nicht leugnen arbeitete an.
Um das Ganze abzurunden, können Sie Aufgaben wie Berichterstattung und Rechnungsstellung mit Hilfe eines guten Zeittrackers automatisieren, der Sie sanft anstupst, um mehr zu erledigen, und einen Einblick in die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit verbringen, gibt.
Sie können nur verwalten, was Sie verfolgen, wie das alte Sprichwort sagt. Den Überblick darüber zu behalten, wie viel Zeit Sie für verschiedene Aufgaben aufwenden und wie viel Geld Sie verdienen, wird mit einem Zeiterfassungssystem einfacher.
Genaue Statistiken ermöglichen ein effizienteres Zeitmanagement. Wenn Sie eine Zeiterfassung verwenden, wenden Sie auch eher regelmäßig andere Zeitmanagementstrategien an.
#7. Dinge erledigen (GTD)
Eine der bekanntesten und am weitesten verbreiteten Methoden, um seine Zeit effektiv zu kontrollieren, heißt „Dinge erledigen“. Der fünfstufige Prozess soll Ihnen dabei helfen, große Jobs in überschaubarere Teile zu zerlegen, die Sie dann einzeln angehen und sofort erledigen können.
„Die Kunst der stressfreien Produktivität“ lautet der Slogan des Systems. Die Anwendung der Technik sollte es Ihnen ermöglichen, sich weniger gestresst zu fühlen und gleichzeitig mehr zu erledigen, auf frische Ideen zu kommen und alles im Auge zu behalten, was Ihre Aufmerksamkeit bei der Arbeit erfordert.
#8. OKR – Ziele und Schlüsselergebnisse
Unternehmen jeder Größe verwenden OKR und machen es zu einem der bekanntesten Frameworks der Welt (der Vater von OKR ist Andy Groove, der berühmte CEO von Intel). Diese Struktur ist ziemlich einfach.
Die wichtigsten Ergebnisse zeigen, wie Sie Ihre Ziele erreichen wollen. OKRs können mit der folgenden Richtlinie festgelegt werden: „Ich werde (Ziel) gemessen an (diesem Satz von Schlüsselergebnissen).
Ziele sind Zusammenfassungen Ihrer gewünschten Ergebnisse. Sie müssen erhebend und interessant, aber dennoch kurz sein. Es sollte nicht mehr als fünf übergeordnete Ziele für ein Unternehmen geben.
Wie erfolgreich Sie Ihre Ziele erreichen, lässt sich anhand einiger wichtiger Ergebnisse messen. Für jedes Ziel sollten drei bis fünf Hauptergebnisse angegeben werden. Wenn Sie am Ende die wichtigsten Ergebnisse überprüfen, wissen Sie, ob Ihre Bemühungen erfolgreich waren oder nicht.
Sobald OKRs erstellt wurden, sollten sie während des vierteljährlichen Planungsprozesses mit allen Teammitgliedern geteilt werden. Das regelmäßige Festlegen, Überwachen und Überprüfen von OKRs ist von entscheidender Bedeutung. OKR-Beispiele und -Vorlagen gibt es im Internet zuhauf.
#9. GEDRÄNGE.
In Bezug auf die Softwareentwicklung hat sich SCRUM als die am weitesten verbreitete agile Produktivitätsmethodik erwiesen. Obwohl es sich nicht unbedingt um eine Zeitmanagementtechnik handelt, kann es bei Produktivitäts- und Konzentrationsschwierigkeiten helfen.
Das Kernprinzip des Frameworks ist, dass Sie ständig offen für Veränderungen sein und Ihren Ansatz entsprechend anpassen müssen. Der nächste wichtige Schritt ist die ständige Überarbeitung Ihrer Pläne basierend auf dem Input, den Sie während der Implementierungsphase erhalten.
SCRUM legt großen Wert darauf, als Team zusammenzuarbeiten, etwas Wertvolles zu schaffen, alle relevanten Parteien einzubeziehen, angesichts von Veränderungen flexibel zu sein und Prozesse im laufenden Betrieb zu verfeinern und zu perfektionieren.
Die Implementierungstools des Frameworks werden ebenfalls sehr deutlich gemacht. Diese Methode funktioniert am besten, wenn sie als Gruppe und nicht als individuelle Anstrengung implementiert wird, aber sie kann so angepasst werden, dass sie in jeder Größenordnung funktioniert.
#10. Bullet Journal oder BoJo
Die Pomodoro-Technik und die Bullet-Journal-Methode sind die gefragtesten Methoden zur Organisation des Arbeitsalltags. Es liegt also nahe, dass das Führen eines Bullet Journals eine der besten Möglichkeiten ist, Ihre Zeit zu verwalten.
Die Leitprinzipien der Methode lauten: Man muss sich Zeit nehmen, um seine Ziele zu erreichen; Glück ergibt sich daraus, einen Sinn im Leben zu haben; Neugier wecken, indem man sich Ziele setzt und darauf hinarbeitet; inkrementelle Verbesserungen vornehmen, die sich zu einer signifikanten Entwicklung summieren; und die Verwendung von Selbstbeobachtung, um Ihren Weg nach vorne zu finden.
Sie sollten schnell Protokolle über alles führen, was passiert. Kurze Notationen helfen Ihnen, sich später an wichtige Details zu erinnern. Während der Protokollierung sollte ein eindeutiger Stil von Aufzählungspunkten und Indikatoren zum Festlegen des Kontexts verwendet werden.
Darüber hinaus sehen Sie sich einmal im Monat alte Protokolle an und verschieben alle Jobs, die verschoben werden müssen (Sie tun Dinge wie das Durchstreichen irrelevanter Aufgaben, das Planen neuer Aufgaben, das Migrieren von Aufgaben aus täglichen Protokollen in ein neues monatliches Protokoll etc.).
Wie meistern Sie das Zeitmanagement?
Jeder, von Studenten über Arbeitnehmer bis hin zu Menschen jeden Alters, hat Probleme, seine Zeitpläne zu organisieren und gut zu führen. Es gibt jedoch Hinweise darauf, dass diese Herausforderungen überwindbar sind. Und wenn wir das tun, stellen wir fest, dass unser Stresslevel sinkt, unsere Arbeitszufriedenheit steigt und unsere schulischen Leistungen und Lerngewohnheiten gedeihen.
Es gibt keinen Mangel an Online-Zeitmanagement-Tipps, -Techniken und -Tools, aber welche sind wirklich nützlich? Die folgenden Methoden, unterstützt durch Studien, können Ihnen helfen, ein Meister im Zeitmanagement zu werden;
- Zeiteinschätzung
- priorisieren
- Ziele setzen
- Planung
- Netzwerk Performance
Was ist der häufigste Zeitmanagement-Fehler?
Entweder haben sie gar keine Methoden, oder sie nehmen die Haltung ein „Probleme löse ich, wenn sie auftauchen“. Wie wir in der folgenden Liste typischer Fehler sehen werden, gibt es zahlreiche potenzielle Quellen für schlechtes Zeitmanagement.
- Procrastinating
- Fehler beim Priorisieren
- Ablenkungen managen
- Unsachgemäße Planung
- Überschuldung
- Umgang mit Haltung und Stress
- Multitasking
- Unterbewertete Aufgaben werden dauern
- Keine persönlichen Ziele setzen
Welche 3 Arten des Zeitmanagements gibt es?
Es ist wichtig, einen facettenreichen Ansatz zu verfolgen, wenn Sie versuchen, Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern. Ein Ansatzpunkt ist die Analyse Ihrer aktuellen Zeitmanagementpraktiken. Sie können dann damit beginnen, unerwünschte Verhaltensweisen zu erkennen und die Fähigkeiten zu entwickeln, die erforderlich sind, um sie zu ändern. Unter Verwendung der drei Ps des Zeitmanagements finden Sie hier einige Vorschläge zur Steigerung Ihrer Leistung und zur Verbesserung Ihres Erfolgserlebnisses.
- Planung
- priorisieren
- Durchführen
Was ist der effektivste Weg, Zeit zu verwalten?
Liste effektiver Wege zum Zeitmanagement;
- Verwenden Sie eine genaue Zielsetzung.
- Konzentrieren Sie sich auf das, was am wichtigsten ist.
- Begrenzen Sie die Zeit, die Sie haben, um ein Projekt abzuschließen.
- Versuchen Sie, ab und zu eine Pause einzulegen.
- Reißt euch zusammen
- Befreien Sie sich von den überflüssigen Sachen.
- Denken Sie voraus.
Zusammenfassung
Die Beherrschung der Kunst und Techniken des Zeitmanagements ist eine unbezahlbare Fähigkeit, die Ihrer Arbeit und Ihrem Privatleben zugute kommen wird. Die Unfähigkeit, vorauszuplanen, führt zu Verwirrung, wenn Sie nicht lernen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten. Zeit ist ein kostbares Gut, mit dem wir respektvoll umgehen müssen. Die Beherrschung des Zeitmanagements ist der Schlüssel zu einem glücklicheren und erfolgreicheren Leben.
Darüber hinaus wird es sich positiv auf unsere Work-Life-Balance auswirken, wenn wir darauf bestehen, jeder Aufgabe genügend Zeit zu geben, während wir Zeitmanagementfähigkeiten und -techniken erlernen.
Häufig gestellte Fragen zu Zeitmanagementtechniken
Warum brauchen wir Zeitmanagement-Techniken und -Werkzeuge in unserem Arbeitsleben?
Warum brauchen wir Methoden, um unsere Zeit besser zu verwalten?
Zeitmanagement ist der Prozess der Bestimmung, wie viel Zeit wir verschiedenen Aufgaben widmen. Dies kann sowohl beruflicher als auch privater Natur sein. Um alle Ihre täglichen Aufgaben rechtzeitig zu erledigen, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Zeit effektiv zu verwalten. Auf diese Weise summieren sich die Bemühungen nicht und die Fähigkeiten können gezielter verfeinert werden.
Welche Strategie zum Zeitmanagement ist die effektivste?
Von allen Zeitmanagementtechniken ist die „Planung“ die effektivste und effizienteste sowohl im Privat- als auch im Arbeitsleben.
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Referenz
