Es fühlt sich oft so an, als ob der Tag einfach nicht genug Zeit hat, um alles zu erledigen. Aber der Tag hat für alle gleich viele Stunden. Die Zeit unterscheidet nicht; jeder hat gleich viel davon. Einige Menschen nutzen ihre Zeit jedoch effizienter als andere, während andere häufig feststellen, dass sie ihren Verpflichtungen nicht rechtzeitig nachkommen können. Warum denkst du das überhaupt? Das Geheimnis liegt im effektiven Zeitmanagement und a dediziertes Kalender-Tool. Zeitmanagement bedeutet, Prioritäten zu setzen und zu entscheiden, wie viel Zeit man jeder Aufgabe widmen möchte. Aus diesem Grund ist der Einsatz effektiver Zeitmanagement-Strategien so entscheidend. Einzelpersonen, einschließlich Studenten, können ihre Zeitmanagementfähigkeiten verbessern, indem sie einige der besten und effektivsten Strategien anwenden, die in diesem Leitfaden beschrieben werden.
Effektive Zeitmanagement-Strategien
Viele von uns haben Schwierigkeiten mit dem Zeitmanagement, das sich darauf bezieht, wie wir unsere Zeit nutzen und einteilen. Wenn wir jedoch lernen, unsere Zeit gut einzuteilen, können wir in kürzerer Zeit mehr erledigen und uns auf die Aktivitäten konzentrieren, die die größte Wirkung haben.
Einzelpersonen profitieren am meisten von einer Mischung aus effektiven Zeitmanagementstrategien, die für sie am besten funktionieren. Es ist möglich, dass Ihre effektiven Zeitmanagementstrategien variieren, je nachdem, ob Sie eine Studentin oder eine berufstätige Mutter sind. Wenn Sie am besten lernen, indem Sie Dinge sehen, die erledigt werden, kann ein farbcodierter Kalender für Sie hilfreicher sein als eine Liste mit Aufgaben, die auf Papier geschrieben sind.
Der Stresspegel, die Produktivität und die berufliche Leistung einer Person können alle von effektiven Zeitmanagementstrategien profitieren. Sie können sich unsere Liste der effektivsten und bewährtesten Zeitmanagement-Strategien ansehen, wenn Sie Schwierigkeiten haben, den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten, oder wenn Sie einfach etwas Neues ausprobieren möchten.
Wie genau helfen also effektive Zeitmanagement-Strategien?
In den letzten drei Jahrzehnten hat die Idee des Zeitmanagements explodiert an Popularität gewonnen. Denn es ermöglicht eine verbesserte Vorbereitung, gesteigerte Leistungsfähigkeit und einen ausgewogenen Lebensstil.
Wie also steigern effektive Zeitmanagementstrategien die Produktivität? Das Hauptziel ist es, Ihre Zeit proaktiv zu gestalten, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was Ihnen wirklich wichtig ist, sei es für Studenten, im Geschäft oder in Ihrem Privatleben.
Die Vorteile des Erlernens effektiver Zeitmanagementstrategien sind vielfältig:
- Sie haben die Fähigkeit, Ihre Ziele erfolgreich zu erreichen.
- Es wird weniger schwierig sein, Ihre Prioritäten zu organisieren.
- Sie werden in der Lage sein, schlechte Verhaltensweisen wie Zaudern und Nichtzielorientierung loszuwerden. Und Sie werden auch in der Lage sein, Ihre kurze Aufmerksamkeitsspanne zu verringern.
- Wenn Sie lernen, Ihre Zeit besser zu verwalten, können Sie sich nicht nur weniger gestresst fühlen, sondern auch motiviert bleiben.
- Sie erhalten ein kristallklares Bild davon, wie Sie jede Ihrer Verantwortlichkeiten organisieren und priorisieren müssen.
Darüber hinaus verbessern die Kultivierung effektiver Zeitmanagementstrategien am Arbeitsplatz und die Verwendung von speziell für diesen Zweck entwickelten Tools Ihre Chancen, bei allem an der Spitze zu bleiben.
Beste Zeitmanagement-Strategien
Das Konzept des „Zeitmanagements“ ist ein Missverständnis. Sie können den Lauf der Zeit nicht kontrollieren, aber Sie können beeinflussen, wie Sie darauf reagieren. Trotz Ihrer häufigen Wünsche nach zusätzlicher Zeit stehen Ihnen nur 24 Stunden oder 1,440 Minuten pro Tag zur Verfügung. Zeitmanagement ist ein Talent, das durch Selbstbeobachtung, Planung, Bewertung und Selbstdisziplin entwickelt werden kann. Zeit ist, wie Bargeld, knapp und teuer. Es muss gehütet, umsichtig eingesetzt und im Haushalt berücksichtigt werden.
Deshalb ist es wichtig, nicht irgendwelche Zeitmanagement-Strategien zu verwenden, sondern solche, die effektiv sind. Das Erlernen eines effektiven Zeitmanagements ist die Trennlinie zwischen denjenigen, die nur beschäftigt sind, und denen, die tatsächlich Dinge erledigen, zwischen Mittelmäßigkeit und Erfolg.
Hier sind einige der besten und effektivsten Zeitmanagement-Strategien;
#1. Seien Sie demütig und erkennen Sie Ihre Fehlbarkeit an
Viele Menschen kämpfen sehr mit der Erkenntnis, dass sie nicht ohne Fehler sind. Sie glauben, dass kein Risiko besteht, dass etwas schief geht, weil sie auf jede Situation vorbereitet sind. Es wird eine Zeit kommen, in der jeder mit einer solchen Weltanschauung unsanft mit der harten Realität des Lebens konfrontiert wird.
Denken Sie eine Sekunde darüber nach, wie es akzeptabel ist, ein Mensch zu sein, komplett mit Fehlern und Fehlern. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie daran arbeiten, effektive Zeitmanagementstrategien zu entwickeln, und denken Sie daran, dass selbst die besten Pläne schief gehen können. Anstatt sich von diesen Herausforderungen besiegt zu fühlen, können Sie sie als Gelegenheiten nutzen, um als Person zu wachsen.
#2. Planen Sie jeden Tag im Voraus
Trotz der unvermeidlichen Änderungen wird das Erstellen von Plänen immer noch gefördert. Es kann einige Versuche und Irrtümer erfordern, bis Sie den Ansatz finden, der für Sie am besten funktioniert, aber es gibt viele praktikable Optionen. Sich jeden Abend vor dem Schlafengehen ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um die Aktivitäten des nächsten Tages zu planen, ist eine Praxis, die für viele hilfreich ist.
Bevor Sie sich in die komplexen Aufgaben von morgen stürzen, atmen Sie tief durch und treten Sie von Ihrer Liste zurück, um herauszufinden, wer, was, wann, wo, warum und wie. Vergessen Sie auch nicht, einige Ausfallzeiten in Ihren Tagesablauf einzuplanen. Auf diese Weise bereiten Sie sich mental auf die Aufgaben von morgen vor und öffnen die Tür, um bei Bedarf zusätzliche Aufgaben zu übernehmen.
#3. Priorisieren Sie Ihre tägliche, wöchentliche und monatliche Arbeit nach Wichtigkeit
Legen Sie neben Ihren Planungssitzungen Prioritäten für die nächsten Tage, Wochen oder Monate fest. Um sich nicht zu überfordern, ist es hilfreich, anstehende Aufgaben im Auge zu behalten, um sie über die Woche zu verteilen. Ein Wochenplan hilft Ihnen dabei, Ihre täglichen Ziele im Auge zu behalten und mehr zu erreichen.
Das Erstellen einer umfassenden Liste aller Verantwortlichkeiten, die Sie bei der Arbeit haben, ist ein guter Anfang. Es ist eine gute Idee, einige Zeit damit zu verbringen, diese Verantwortlichkeiten in überschaubare tägliche, wöchentliche und monatliche Aktivitäten zu unterteilen. Wenn Sie diese Informationen kennen, wird es viel einfacher, sich täglich zu konzentrieren und Ihre gesamte Arbeit zu erledigen.
#4. Nutzen Sie Ihre Zeitmanagement-Tools besser
Apropos Checklisten: Eine der effektivsten Strategien des Zeitmanagements besteht darin, so viele Tools wie möglich zu sammeln, um Ihre Ansprüche zu untermauern. Sie können Ihr Leben auf Knopfdruck vereinfachen, indem Sie eines der Millionen verfügbaren Computerprogramme oder Smartphone-Apps herunterladen. Es ist erstaunlich, wie viele Stunden Zeit Sie jede Woche sparen können, indem Sie einfach ein Zeitmanagement-Tool zu Ihrer Toolbox hinzufügen.
Pläne umschalten Projektmanagement-Software ist ein hervorragendes Beispiel dafür. Es hat Funktionen wie einen To-Do-Listen-Builder und einen Zeitplan-Generator und ist auf jeden Fall einen Blick wert. Mit Hilfe der Kalenderansichten für jeden Tag, jede Woche und jedes Jahr können Sie sich ganz einfach Ziele setzen und hohe Ziele für all Ihre Projekte setzen. Sie können Ihre Erfahrung und Produktivität weiter verbessern, indem Sie verfügbare Integrationen und Erweiterungen für die Produkte nutzen, die Sie bereits verwenden.
#5. Vermeiden Sie die Multitasking-Falle
Wussten Sie, dass Multitasking Ihre Intelligenz um mehr als 11 Prozent reduzieren kann? Wenn Sie versuchen, mit zu vielen Aufgaben zu jonglieren, kann dies verheerende Auswirkungen auf Sie und Ihre Mitmenschen haben. Und wenn Sie es nicht so schrecklich finden, versuchen Sie, jedes Jahr von 11 % weniger Geld zu leben.
Egal wie intelligent Sie sind, Multitasking reduziert die Produktivität um bis zu 40 Prozent. Tatsächlich verdoppelt die Konzentration auf jeweils eine einzelne Aufgabe die Menge an Arbeit, die Sie in einer bestimmten Woche erledigen können. Denken Sie daran, dass einige Ablenkungen, wie das Hören von beruhigender Musik, die Produktivität tatsächlich steigern können, wenn sie richtig eingesetzt werden.
#6. Lernen Sie, wann Sie am effektivsten sind
Magst du den Morgen, den Abend oder eine Zeit dazwischen? Dies sind die Arten von Anfragen, die zu Erkenntnissen darüber führen können, wann Sie am Tag am effektivsten sind.
Es ist wahrscheinlich, dass eine Person, die ein Morgenmensch ist und sich eine volle Minute, bevor der Wecker klingelt, aus dem Bett zwingen kann, in den frühen Stunden des Tages mehr erledigen würde. Eine Person, die eine Nachteule ist, kann nach dem Aufwachen eine Weile brauchen, um in ihre normale Routine zu finden. Diese Gruppe erreicht oft am Nachmittag ihre Spitzenproduktion.
Finden Sie die Tageszeit, zu der Sie sich geistig und körperlich auf dem Höhepunkt befinden, unabhängig von Ihrer Haltung. Dann sollten Sie den Großteil der kritischen Arbeit Ihres Tages erledigen.
#7. Ablenkungen loswerden
Aus welchen Gründen sind effektive Zeitmanagement-Strategien wichtig? Denn im Grunde gibt es jede Menge Ablenkungen, die darauf warten, Sie von Ihrer Arbeit und anderen Verpflichtungen abzulenken. Dies sind einige der häufigsten Ursachen für Störungen am Arbeitsplatz:
- Social Media
- Smartphones
- Internet
- Mitarbeiter
- Meetings (sofern sie nicht sehr gut und produktiv sind)
Auch wenn Sie nicht immer kontrollieren können, wann Meetings angesetzt werden, können Sie andere Ablenkungsquellen eliminieren. Stellen Sie Ihr Telefon auf leise und verstecken Sie es in einer Schublade, wenn Sie sich auf die Arbeit konzentrieren müssen, ohne von Benachrichtigungen oder der Versuchung, es zu überprüfen, unterbrochen werden. Wenn Sie ständig mehrmals am Tag in Ihren Posteingang schauen, ist es möglicherweise an der Zeit, regelmäßige Check-in-Intervalle festzulegen.
Sie sollten Ihren Kollegen gegenüber immer freundlich und höflich sein, aber wenn einer von ihnen Ihre Produktivität beeinträchtigt, können Sie ihn wissen lassen, dass Sie gerade keine Zeit für ein Gespräch haben, und ihm einen besseren Zeitpunkt vorschlagen.
#8. Zeit dich selbst
Auch wenn es absurd erscheinen mag, kann das Einstellen eines Timers eine wirklich effektive Methode sein, um Ihre Zeit zu verwalten. Sie können einen Timer verwenden, um sich zu konzentrieren, Sie daran zu erinnern, Pausen einzulegen, und Ihnen sogar dabei helfen, in einem bestimmten Zeitraum mehr zu erledigen. Pausen sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Arbeitstages, denn sie ermöglichen es Ihnen, sich von Ihrem Schreibtisch zu entfernen und sich für ein paar Minuten neu zu gruppieren, bevor Sie wieder eintauchen.
Die Verwendung eines Timers, um Ihre Arbeitszeit auf einen bestimmten Betrag zu begrenzen, ist eine weitere wunderbare Anwendung. Wenn Sie sich selbst ein Zeitlimit setzen, werden Sie motiviert, schneller zu arbeiten und in diesem festgelegten Zeitraum mehr zu erledigen.
#9. Unterteilen Sie große Projekte in kleinere Stücke.
Haben Sie sich schon einmal ein Projekt angesehen und wollten sofort weglaufen, weil es so abschreckend aussah? Es ist möglich, dass Sie näher heranzoomen müssen. Um Ihre Zeit bei einem großen Projekt besser zu verwalten, teilen Sie die wichtigsten Meilensteine und Fristen in kleinere untergeordnete Aufgaben und Ziele auf.
Jetzt, da alles aufgeteilt ist, können Sie zu den effektiven Zeitmanagementstrategien zurückkehren, die wir zuvor besprochen haben, wie z. B. das Erstellen eines Zeitplans und das Zuweisen von Prioritäten zu Aufgaben. Auf diese Weise werden Sie feststellen, dass das Gesamtbild weniger abschreckend und die bevorstehende Frist überschaubarer ist.
#10. Meistern Sie die Kunst des festen „Nein“
Kurz gesagt, sei nicht der „Ja-Mann“ oder „Ja-Frau“ am Arbeitsplatz, denn das ist die grundlegende Moral der Erzählung. Wenn Sie ständig erschöpft sind, weil Sie sich zu viel vorgenommen haben, sollten Sie vielleicht üben, Gefälligkeiten von Freunden und Familie abzulehnen. Dies kann Ihnen viele Möglichkeiten bieten, Ihr Zeitmanagement und die Qualität Ihrer Ausgabe zu verbessern.
#11. Wenn möglich, übergeben Sie Aufgaben an andere.
Wenn Sie zu beschäftigt sind, um alles selbst zu erledigen, besteht eine Lösung darin, nach Möglichkeiten zu suchen, Aufgaben an andere zu delegieren. Wenn Sie eine Aufgabe mit einer unmöglichen Deadline erhalten haben, die Sie alleine erledigen können, teilen Sie die Arbeit unter Ihren Kollegen auf und greifen Sie sie als Gruppe an.
Führungskräfte und Manager finden dies möglicherweise besonders wichtig, da ihre eigene persönliche Arbeitsbelastung ohne angemessene Delegation schnell überwältigend werden kann. Um dies zu verhindern, stellen Sie sicher, dass Ihre Verantwortlichkeiten und die Ihrer Teammitglieder klar definiert sind, damit Sie immer wissen, wer wofür verantwortlich ist.
#12. Versuchen Sie, Ihre Batterien wieder aufzuladen
Diese zeitsparende Methode ist möglicherweise das Wichtigste, was Sie für Ihre Karriere und Ihre geistige Gesundheit tun können. Jeden Tag machen sich Unternehmen auf der ganzen Welt bereit, um einen weiteren Tag zu kämpfen und die nächste Herausforderung oder das nächste Problem auf ihrer To-do-Liste anzunehmen. Es ist jedoch wichtig, daran zu denken, hin und wieder eine Pause von der Raserei einzulegen.
Zurück zu Ihrem Schreibtisch, Lager oder Baustelle mit neuer Konzentration und Energie nach einer Pause kann ein großer Segen für Ihre Produktivität sein.
Gönnen Sie sich Zeit, um sich zu entspannen und Körper, Geist und Seele zu verjüngen, ganz gleich, welche Methode für Sie am entspannendsten ist, sei es ein Wochenend-Campingausflug oder eine extravagante Strandkreuzfahrt für die ganze Familie.
Zeitmanagement-Tools.
Zeitmanagement-Tools sind die Art von Software, die Ihnen helfen kann, Ihre Aktivitäten zu planen, Ihren Fortschritt zu verfolgen und Ihre Ergebnisse zu analysieren, um jeden Tag zu maximieren.
Wenn es jedoch um Terminplanung und Zeitmanagement geht, hat jeder unterschiedliche Anforderungen. Dedizierte Zeitmanagement-Software oder -Tools sind wahrscheinlich hilfreich, wenn Sie häufig mit mehreren Projekten, Fristen und Ressourcen jonglieren.
Diese Lösungen sind jedoch auch Apps, die auf einer oder mehreren dieser Strategien basieren, die alle darauf abzielen, die Produktivität zu steigern, Aufschub zu bekämpfen und Burnout und Stress für Sie und Ihr Team zu verhindern.
Warum ist Zeitmanagement wichtig?
Angenommen, Sie möchten Ihre Produktivität tagsüber steigern und Beruf und Privatleben besser in Einklang bringen. Ebenso, wenn Sie die gleiche Menge an Arbeit in einem Bruchteil der Zeit erledigen könnten, würden Sie diese zusätzliche Zeit nicht gerne damit verbringen, sich zu vergnügen? Aus diesem und vielen anderen Gründen ist es entscheidend, nicht irgendeine, sondern eine effektive Zeitmanagementstrategie anzuwenden.
Unabhängig davon, aus welchen Gründen Sie Ihr Zeitmanagement mit effektiven Strategien und Tools verbessern möchten, werden Sie mit ziemlicher Sicherheit die folgenden Vorteile erzielen:
- Steigerung der Produktivität
- Reduziertes Stresslevel
- Verbesserte Kontrolle über Ihren Arbeitsprozess
- Fähigkeit, Fristen konsequent einzuhalten
Wie können Sie die Produktivität verbessern?
Die Mehrheit von uns verfehlt aufgrund von zwei Faktoren ihr Potenzial. Unsere schrecklichen Gewohnheiten bei der Arbeit und unsere Tendenz, auf auftretende Probleme zu reagieren, anstatt sie proaktiv anzugehen.
Auch wenn die Antwort offensichtlich erscheint, kann sich die Umsetzung als schwierig erweisen. Gute Gewohnheiten, die uns proaktiv und selbstverantwortlich für unsere Arbeitstage machen, können unsere schlechten Gewohnheiten und reaktiven Routinen ersetzen. Verwenden Sie diese Zeitmanagement-Strategien, um Ihr effizientestes und effektivstes Selbst bei der Arbeit zu werden.
- Schwere Arbeit sollte getan werden, wenn Sie sich stark fühlen.
- Stoppen Sie Multitasking
- Optimistisch sein
- Erstellen Sie eine Liste der Dinge, die jeden Abend erledigt werden müssen.
- Reduzieren Sie die Anzahl der Aufgaben auf Ihrer Liste.
- Nehmen Sie sich Zeit zum Delegieren
- Arbeitsphasen mit Phasen körperlicher Aktivität abwechseln
- Nehmen Sie alle Ablenkungen weg
- Bereiten Sie Ihren Anrufplan vor.
- Genug Schlaf bekommen.
- Unbedingt selbst suchen.
Zusammenfassung
Es ist wichtig, von Zeit zu Zeit über die Wirksamkeit Ihrer Zeitsparstrategien nachzudenken. Sehen Sie, wie gut Sie Ihre Zeit zwischen Arbeit und Privatleben verwalten. Wenn Sie Fortschritte bei Ihren dringendsten Zielen machen und sich vielleicht genug Priorität einräumen. Wenn alles negativ ist, ist es möglicherweise an der Zeit, Ihre effektiven Strategien für das Zeitmanagement zu überdenken und einige Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie lernen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, können Sie Ihr eigenes Wohlbefinden verbessern, in Ihrem Privat- und Berufsleben mehr erledigen und sich auf eine bessere Zukunft freuen.
Ein gutes Zeitmanagement ist für eine gesunde Work-Life-Balance unerlässlich. Abgesehen davon, dass Sie insgesamt effizienter werden, helfen Ihnen Lernzeitmanagementstrategien dabei, Ihren Zeitplan effektiver zu kontrollieren.
Häufig gestellte Fragen zu Zeitmanagementstrategien
Was bedeutet effektives Zeitmanagement?
Effektives Zeitmanagement ermöglicht es Ihnen, mehr der Aufgaben zu erledigen, die jeden Tag wichtig sind. Natürlich ist es entscheidend, das Beste aus unserer Zeit zu machen, aber noch wichtiger ist es, zu wissen, wie man sie gut einteilt. Man würde erwarten, dass die effizientesten und effektivsten Zeitmanager auch die effektivsten sind.
Wie beschreiben Sie intelligente Ziele für ein effektives Zeitmanagement?
Die Festlegung von SMART-Zielen (die für „spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitnah“ stehen) ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihrem Zeitmanagement-Ansatz eine gewisse Struktur zu verleihen. Die gemessene und bewusste Art von SMART-Zielen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sie erreichen.
Welche Faktoren tragen zu einem ineffektiven Zeitmanagement bei?
In den meisten Fällen sind wir nicht in der Lage, unsere Zeit effektiv zu verwalten, weil wir nicht vorausplanen, Prioritäten setzen, klare Ziele setzen und es vermeiden, uns mit unmittelbaren Aufgaben zu befassen.
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