Die Aufgabenverwaltung ist ein großer Teil sowohl der guten Verwaltung von Projekten als auch der reibungslosen Führung eines Unternehmens. Die Anwendung der richtigen Aufgabenverwaltungssoftware oder des richtigen Tools kann dazu beitragen, Ihre Arbeit einfacher und schneller zu machen. In diesem Artikel geht es um die beste Aufgabenverwaltungssoftware, App und Fähigkeiten auf dem Mac.
Überblick
Aufgaben zu verwalten bedeutet, einen Plan zu erstellen, was zu tun ist, den Mitarbeitern die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die sie für ihre Arbeit benötigen, und den Überblick über die Dinge zu behalten, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird. Damit die Arbeit gut läuft, ist es auch wichtig, den Prozess zu steuern und Engpässe zu beseitigen.
Aufgabenverwaltung ist der Prozess, ein großes Projekt in kleinere Teile aufzuteilen, die einfacher zu handhaben sind, den Status jeder Aufgabe zu verfolgen und den Zeitplan des Projekts nach Bedarf anzupassen. Aufgaben, die verwaltet werden sollten;
- Erstellen Sie Projektmeilensteine und Aufgabenlisten.
- Finden Sie die einzigartigen Stärken jeder Person oder jedes Teammitglieds heraus und geben Sie ihnen die richtigen Aufgaben.
- Finden Sie heraus, was die wichtigsten Aufgaben sind, die Ihre Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen müssen.
- Wählen Sie die wichtigsten Dinge aus und arbeiten Sie zuerst daran.
- Planen Sie Ihre Arbeit so, dass sie schnell und ohne großen Aufwand erledigt werden kann.
- Fördern Sie die Teamarbeit, indem Sie neue Allianzen eingehen und bestehende verbessern.
- Geben Sie Ihren Mitarbeitern den Freiraum, den sie brauchen, um ihre Arbeit gut zu machen.
- Überprüfen und verbessern Sie regelmäßig, wie die Dinge erledigt werden.
- Erledigen Sie Ihre Arbeit mit so wenig Arbeit und Zeit wie möglich.
Warum ist es wichtig, die Aufgabenverwaltung beizubehalten?
Hier sind einige der Hauptgründe, warum es wichtig ist, Aufgaben gut zu verwalten.
#1. Aufgabenverwaltung macht es einfacher, Aufgaben rechtzeitig und auf die richtige Weise zu erledigen
Da sich die Projektabwicklung ständig ändert, ist es wichtig, sich zu jedem Zeitpunkt auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Wenn Sie beispielsweise einen Online-Shop haben, sind die Feiertage eine arbeitsreiche Zeit, um sich mit Produkten einzudecken und Angebote zu machen, die den Bedürfnissen Ihrer Kunden entsprechen. Nach Silvester ist das keine gute Idee mehr. Die gesamte Arbeit, die Sie in diesem Bereich leisten, ist sehr wichtig.
Die Aufgabenverwaltung wird verwendet, um alle Aufgaben im Auge zu behalten und Ratschläge zu geben, welche zu einem bestimmten Zeitpunkt zuerst erledigt werden sollten. Mit diesen Informationen können Teams und Einzelpersonen ihre Zeit besser einteilen, sich auf das Wichtigste konzentrieren und erledigen, was getan werden muss, bevor das Projekt abgeschlossen ist.
#2. Die Aufgabenverwaltung gibt Ihnen Einblicke, die Sie verwenden können
Visuals werden in der Aufgabenverwaltung verwendet, um den Überblick über alles zu behalten, was getan werden muss und wo die Dinge stehen. Daraus können Sie sich ein Bild von den Aufgaben und dem Stand des Projekts machen. Es ist eine großartige Möglichkeit herauszufinden, wie Teams aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten und wie sie Projekte angehen. Sie haben eine bessere Vorstellung davon, wie das Projekt abläuft, können intelligente Entscheidungen treffen und Informationen geben, die die Leute verwenden können.
#3. Aufgabenlisten sind eine gute Möglichkeit, Zeit und Geld im Auge zu behalten
Es ist nicht nur wichtig, ein Projekt abzuschließen, sondern es ist noch wichtiger, dies ohne Budgetüberschreitung und pünktlich zu tun. Mit Aufgabenverwaltungssoftware können Sie nachverfolgen, wie viel Sie für eine Aufgabe ausgeben und wie lange es dauert, bis sie fertig ist. Hilft, den Überblick über Projektressourcen zu behalten und sie zu verschieben, wenn neue Anforderungen auftreten. Hilft auch dabei, Wege zu finden, Kosten zu senken und Projekte abzuschließen, ohne das Budget zu überschreiten.
#4. Die Aufgabenverwaltung kann Menschen helfen, besser miteinander zu sprechen
Die Aufgabenverwaltung hängt stark von Check-ins, Überprüfungen und Kommentaren der Personen ab, die die Arbeit erledigen. Nachdem den Leuten Verantwortung übertragen wurde, ist es schwer genug zu sagen, wie wichtig Kommunikation ist. Um den Überblick über die Aufgaben zu behalten, müssen die Mitarbeiter ihre Listen auf dem neuesten Stand halten und sie regelmäßig ihrem Projektmanager zeigen. Bei jedem Statusmeeting müssen sie ihren Vorgesetzten um ihre Meinung zur Bewertung der Aufgabe bitten. Diese Feedback-Schleife macht es Arbeitern und Managern leicht, miteinander zu sprechen, was zu einem produktiven Arbeitsablauf mit stetigem Aufgabenfortschritt führt.
#5. Wenn Sie Ihre Arbeit organisieren, werden Sie produktiver
Mit Hilfe einer Aufgabenverwaltungssoftware behalten Projektmanager den Überblick über alles, was während des Projekts passiert. Der Projektmanager ist besser in der Lage, Probleme zu lösen und einen stetigen Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten. Das macht das Projekt produktiver und verhindert, dass es aus dem Ruder läuft.
#6. Wenn Sie Ihre Aufgaben in Ordnung bringen, können Sie mehr erledigen
Wir schauen uns die Aufgaben immer an und suchen nach Wegen, sie besser zu machen. Beteiligte Mitarbeiter arbeiten zusammen und gehen auf die Wünsche des Projektleiters ein. Auch von ihnen wird erwartet, dass sie jederzeit ein hohes Produktivitätsniveau halten. Mithilfe von Erkenntnissen und Fortschrittsberichten aus der Aufgabenverwaltungssoftware können Manager herausfinden, wie produktiv ihre Mitarbeiter sind, und bei Bedarf Änderungen vornehmen.
Aufgabenverwaltungssoftware
Wenn Sie auf Ihrem Computer oder Mobilgerät über eine Aufgabenverwaltungssoftware verfügen, haben Sie Zugriff auf einen vollständigen Satz von Tools zum Verwalten von Aufgaben. Es ist ein leistungsstarkes Tool, das die Verwaltung der Arbeit erleichtert, Menschen dabei hilft, gut zusammenzuarbeiten, und Ihnen die Kontrolle über Projekte gibt. Sie können sehen, wie Ihre Leistung im Vergleich zu verschiedenen Metriken abschneidet, und haben so mehr Kontrolle darüber, wie Sie Ihre Aufgaben basierend auf harten Daten verwalten. Die folgenden Funktionen sind in den meisten Aufgabenverwaltungsprogrammen zu finden.
#1. Visualisierung von Arbeitsabläufen
Kanban-Boards sind Teil von Tools zur Aufgabenverwaltung, die Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu sehen, Ihre Aufgaben so zu organisieren, dass sie für Ihren Produktionszyklus sinnvoll sind, und letztendlich Ihre Produktivität zu steigern.
#2. Aufgabensuche
Wenn Sie an einem großen Projekt mit vielen Aufgaben arbeiten, kann es schwierig sein, die benötigte zu finden und den Überblick zu behalten. Mithilfe von Filtern und Tags erleichtert die Software zum Verwalten von Aufgaben das Auffinden von Aufgaben basierend auf Dingen wie Dringlichkeit, Fortschritt und mehr. Erleichtern Sie die Suche nach dem, was Sie im System suchen.
#3. Einblicke in Echtzeit
Task-Management-Software ermöglicht es, die Zeit genau zu verfolgen. Die Daten aus den Arbeitszeittabellen des Teams werden verwendet, um Echtzeit-Einblicke zu geben. Es hilft dabei, den Überblick zu behalten, wie viel Geld ausgegeben wurde, welche Ressourcen verwendet wurden, wie viel Arbeit geleistet wurde und wie gut das Projekt insgesamt läuft.
#4. Hilfsmittel für die Zusammenarbeit
Durch den Einsatz von Aufgabenverwaltungssoftware können funktionsübergreifende Teams und Einzelpersonen klarer sehen, wie ihre Arbeit aufgeteilt ist und wer wofür verantwortlich ist. Es erleichtert Menschen die Zusammenarbeit an weit entfernten Projekten, indem es ihnen ermöglicht, miteinander zu sprechen, Gruppen zu bilden und ihnen beizutreten sowie schnell Kommentare, Notizen und Dateien hinzuzufügen.
Aufgabenverwaltungssoftware hat viele Vorteile
Aufgabenverwaltungssoftware ist mehr als nur ein zentrales Dashboard, in dem Sie alles im Auge behalten, was mit der Verwaltung von Aufgaben zu tun hat. Es gibt viele gute Gründe, ein Programm zur Organisation Ihrer Arbeit zu verwenden:
#1. Strategische Priorisierung
Eines der besten Dinge an einem Aufgabenverwaltungsprogramm ist, dass Sie Ihren Mitarbeitern sagen können, was ihre obersten Prioritäten sind. Einigen Personen in Ihrem Team fällt es möglicherweise schwer, zwischen Aufgaben zu wechseln. Durch das Erstellen einer Prioritätenliste können Teammitglieder ihre Zeit besser verwalten und die Reihenfolge verstehen, in der Aufgaben erledigt werden sollten.
#2. Die Fähigkeit zur Aufmerksamkeit ist besser geworden
Wenn Sie ein Aufgabenverwaltungsprogramm verwenden, müssen Sie nicht das Gefühl haben, ein großes Projekt bis zu einem bestimmten Datum fertigstellen zu müssen. Diese Methode ist so gut, um die Konzentration zu verbessern, weil Sie damit die Arbeit in leichter zu handhabende Teile zerlegen können.
Die beste Software für die Aufgabenverwaltung
Hier ist eine Liste der besten Software für die Verwaltung von Projekten.
- Monday.com ist das ideale Tool, um Aufgaben im Auge zu behalten.
- Wenn Sie Ihre Aufgabenorganisation sehen möchten, ist Airtable perfekt.
- ClickUp ist die beste Wahl für Unternehmen, die Geld sparen möchten.
- Todoist ist das beste Tool für schnelle und einfache Aufgaben.
- Zusammenarbeit ist der beste Weg, um verteilte Personengruppen zu verwalten.
- Asana ist der beste Weg, um eine große Gruppe von Menschen im Auge zu behalten.
- Pauschalpreise auf Basecamp sind die besten.
- Wrike eignet sich am besten für teamspezifische Apps.
- Mit anderen Worten, neue Unternehmen und Personen, die gerade erst anfangen, sollten mit der Verwendung von Trello beginnen.
- Smartsheet ist das beste Tabellenkalkulationsprogramm.
Aufgabenverwaltungsfähigkeiten
Ein gutes Zeit- und Aufgabenmanagement zahlt sich jetzt und in Zukunft aus. Aber um erfolgreich zu sein, müssen Sie über die folgenden Aufgabenverwaltungsfähigkeiten verfügen.
#1. Effektive Delegation
Bei der Arbeit ist es üblich, bestimmte Aufgaben an jemand anderen weiterzugeben. Das ist gut für Sie beide und für das Unternehmen als Ganzes. Wenn Sie ein Manager sind und dafür verantwortlich sind, die Arbeit anderer Personen sowie Ihre eigene zuzuweisen und zu verfolgen, hilft Ihnen die Fähigkeit zum Delegieren meistens.
#2. Proaktiv
Die Anpassung an Veränderungen ist ein Teil des guten Aufgabenmanagements, aber die Fähigkeit, die Umgebung zu betrachten und Probleme vorherzusagen, ist ein anderer. Mit dieser Fähigkeit können Sie Ihre Projekte auf Kurs halten und voranbringen, indem Sie in der Lage sind, vorauszudenken und schnell zu handeln, wenn Probleme auftreten. Wenn Sie vorhersagen können, was passieren wird, können Sie besser Prioritäten setzen und Ihre Arbeit organisieren.
#3. Fehlerbehebungsfähigkeit
Wenn Sie bei der Arbeit sind, kann es sein, dass nicht alles wie geplant läuft. Das Aufgabenmanagement hängt davon ab, Probleme schnell zu erkennen und Lösungen zu finden. Es wird Ihnen helfen, rechtzeitig fertig zu werden und Probleme zu vermeiden.
#4. Zeiteinteilung
Wenn Sie einen Job nicht rechtzeitig beenden, könnte dies zu Problemen mit den anderen Jobs führen und Ihren Zeitplan durcheinanderbringen. Auch wenn die Aufgaben nicht sofort erledigt werden, leidet das Projekt darunter. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit gut nutzen, können Sie alle Ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen und das Projekt auf Kurs halten.
Beste Aufgabenverwaltungs-App
Damit der Task-Manager gute Fähigkeiten erreichen kann, finden Sie unten die beste Task-Management-App.
#1. Microsoft-Planer
Planner von Microsoft ist ein nützliches Tool zum Verwalten von Teamprojekten, das sich auf Visualisierung, Benutzerfreundlichkeit und Zusammenarbeit konzentriert. Wenn Ihr Team Microsoft-Software verwendet, lohnt es sich, nach einem Projektmanagement-Tool zu suchen. Unabhängig von Ihrer Rolle im Team können Sie mit dem Programm Kanban-Boards mit Dateien, Checklisten und Etiketten erstellen.
#2. Google-Aufgaben
Alle Ihre Geräte synchronisieren automatisch die Aufgaben, die Sie in Google Tasks erstellen, sodass Sie sie von überall aus verwalten, aufzeichnen und aktualisieren können. Diese Software ist einfach, einfach zu bedienen und anpassbar. Da Google Task mit Gmail und Google Kalender synchronisiert wird, ist es für Personen sinnvoll, die bereits andere Google-Dienste verwenden, es zu ihrem Workflow hinzuzufügen.
Aufgabenverwaltung auf dem Mac
Wie in Windows können Sie mit Apple Task Management Programme, die festgefahren oder eingefroren sind, schnell beenden. Sie sollten sich jedoch den Mac-Aktivitätsmonitor ansehen, um weitere Diagnoseinformationen zur Aufgabenverwaltung zu erhalten. Sie können Programme stoppen, die ausgeführt werden, aber nicht reagieren, überprüfen, wie viel Speicher und CPU jedes Programm verwendet, und sehen, wie viel Strom jedes Programm verbraucht.
Der Task-Manager in Mac OS X ist wie der Aktivitätsmonitor in Windows, aber er ist kleiner. Um dorthin zu gelangen, müssen Sie nur gleichzeitig [CMD], [ALT] und [ESC] drücken. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie sehen können, was im Hintergrund läuft. Klicken Sie auf die App, die nicht funktioniert, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Beenden erzwingen“. Das Folgende ist die beste App oder Software für die Aufgabenverwaltung auf dem Mac;
#1. Evernote-Teams
Mit Evernote kannst du alles von Ideen und Projekten bis hin zu Erinnerungen und Aufgabenlisten an einem Ort aufbewahren und organisieren. Sie können es verwenden, um alles im Auge zu behalten, von großen Projekten bis hin zu flüchtigen Erinnerungen, indem Sie Notizen schreiben, Dokumente anhängen, Fotos scannen, Sprachnotizen aufzeichnen und aus dem Internet ausschneiden. Verwenden Sie Evernote, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigen Details nicht vergessen.
#2. Klar
Realmac Software Impending made Clear, ein hochmodernes Programm zur Verfolgung von Aufgaben. Der App Store hat viele To-Do-Listen-Apps, aber Clear zeichnet sich dadurch aus, dass es einfach zu bedienen ist und einfach aussieht.
Was ist Aufgabenverwaltung und warum ist sie wichtig?
„Aufgabenverwaltung“ bedeutet, den Überblick über alle verschiedenen Teile der Aufgaben Ihres Projekts zu behalten. Hier müssen Sie im Voraus entscheiden, wie Sie Ihre Aufgaben auf der Grundlage von Änderungen, die in Echtzeit auftreten können, handhaben möchten. Letztendlich möchten Sie diese Aufgaben bis zum Ende durchziehen.
Was sind Arten der Aufgabenverwaltung?
Die Folgenden sind;
- Praktische Methoden zur Bewältigung von Arbeitslasten.
- Einsatz von Computern zur Verwaltung von Arbeitsprozessen.
- Online-Software zum Zeitmanagement.
Was sind die Schritte der Aufgabenverwaltung?
Die folgenden Schritte sind;
- Machen Sie eine Liste aller Dinge, die Ihre Gruppe tun muss.
- Jede Aufgabe muss eine Liste mit Datum und Uhrzeit enthalten.
- Ordnen Sie jede Aufgabe nach ihrer Wichtigkeit.
- Achte darauf, alle anderen Informationen zu den Aufgaben aufzuschreiben, die du für wichtig hältst.
- Geben Sie jede Antwort einer anderen Person in Ihrem Team.
- Verfolgen Sie, wie weit Ihre Gruppe gekommen ist.
Was sind drei Fähigkeiten zur Aufgabenverwaltung?
Die Folgenden sind;
- Etwas Detektivarbeit leisten oder sorgfältig nachdenken.
- Haben Sie die Fähigkeit, Probleme zu lösen.
- Berücksichtigen Sie alle Aspekte der Aufgabe.
- Ein Gespräch, das jeder versteht.
- Talent, Verantwortung an andere zu übertragen.
- Bessere Genauigkeit beim Setzen von Zielen.
Was sind die 4 Arten von Aufgaben?
Die Folgenden sind;
- Nebenaufgaben.
- Abgestimmte Aufgaben.
- Geplante Aufgaben.
Beim Eisenhower-Ansatz können Aufgaben entweder dringend und wichtig, nicht dringend und wichtig, nicht wichtig und dringend oder weder dringend noch wichtig sein. Sie funktionieren gut, weil man schnell entscheiden kann, ob etwas sofort, später oder gar nicht erledigt werden muss.
Was sind die 4 Elemente des Aufgabenmanagements?
Schieben Sie es auf (Verzögerung), geben Sie es jemand anderem (Delegieren) und entfernen Sie die 4 Ds (Drop). Wenn Sie jede Aktivität oder jedes Projekt in einen dieser Eimer stecken, können Sie möglicherweise besser entscheiden, wie Sie Ihre Zeit und Energie einsetzen.
Zusammenfassung
Jedes Unternehmen, das einen guten Workflow haben möchte, braucht eine starke Basis, und das Aufgabenmanagement kann sowohl die Grundlage des Projektmanagements als auch der Kern des Prozessmanagements sein. Für ein effektives Aufgabenmanagement müssen Sie Status, Priorität, Zeit, personelle und finanzielle Ressourcenzuweisungen, Wiederholungen, Abhängigkeiten, Benachrichtigungen usw. einer Aufgabe verfolgen und verwalten. All diese Dinge sind die Grundlagen des Aufgabenmanagements im Allgemeinen.
Häufig gestellte Fragen zur Aufgabenverwaltung
Was sind die Schritte zum Verwalten von Aufgaben?
- Einleitung.
- Planung
- Ausführung.
- Steuerung und Überwachung.
- Schließung.
Wie kann ich meine Aufgaben besser im Auge behalten?
- Erstellen Sie eine Strategie.
- Erstellen Sie eine Prioritätenliste statt Aufgaben.
- Am besten früh anfangen.
- Teilen Sie große Unternehmungen in überschaubare Portionen auf.
- Entscheidungsfindung üben.
- Entscheidend ist die Zuordnung von Verantwortlichkeiten.
- Der Schlüssel ist, richtig zu zielen.
- Fälligkeitstermine festlegen.
Wie definieren Sie ein erfolgreiches Projekt?
Gute Arbeit ist herausfordernd, aber lohnend. Es ist natürlich zu denken, dass wenn Schüler etwas beenden können sollen, sie es ohne Schwierigkeiten tun sollten. Bei einer erfolgreichen Aufgabe ist die Bewältigung von Herausforderungen Teil des Lernens – sie bedeuten echte Interaktionen mit dem Kern des Fachs.
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Bibliographie
