Die Verwendung eines Dokumentenverwaltungssystems zum Speichern von Informationen kann die genaue Speicherung der wesentlichen Papiere eines Unternehmens für den späteren Abruf und die Inspektion sicherstellen. Records Management ist entscheidend für Compliance, Risikomanagement und Governance-Planung. Das Verständnis, wie ein Aufzeichnungsverwaltungssystem verwendet wird, kann bei der Aufbewahrung kritischer Aufzeichnungen von rechtlicher, finanzieller und historischer Bedeutung für die Archivierung oder Entsorgung gemäß den festgelegten Regeln hilfreich sein.
In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was Records Management ist, warum es notwendig ist, die Vorteile, den Lebenszyklus des Systems, einige Unternehmen, die Schulungen anbieten, die Sie möglicherweise nützlich finden, und die Unterschiede zwischen Records Management und Data Management.
Was ist Records Management?
Records Management bezieht sich auf den Prozess der Kontrolle der Entwicklung, Pflege, des Empfangs und der Entsorgung von Informationen in jedem Format. Mit anderen Worten bezieht es sich auf die Verwaltung der wertvollen Informationen eines Unternehmens von der Erstellung bis zur Entsorgung.
Eine Aufzeichnung kann jede Information sein, die als Beweismittel aufbewahrt oder im Geschäftsverkehr verwendet wird. Beispiele für Aufzeichnungen sind Abschlussberichte, Haushaltsdokumente, Unternehmensbilanzen, Mitteilungen zu einer Aktion, Karten von Feldmissionen usw.
Wozu dient Records Management?
Der Hauptzweck des Records Managements besteht darin, wertvolle Informationen für Geschäftsanforderungen und Compliance-Audits verfügbar zu halten. Für große Unternehmen ist es unmöglich, alle wichtigen Informationen mit einer einfachen Tabellenkalkulation zu verfolgen. Um die Dinge organisiert und zugänglich zu halten, benötigen sie eine Strategie und angemessene Aufzeichnungen.
Eine Datensatzverwaltungsrichtlinie ermöglicht es Ihnen, eine Taxonomie Ihrer Datensätze zu erstellen und die Aufbewahrung zu jedem für Sie geeigneten Zeitpunkt sicherzustellen. Sie können Ihre wesentlichen Informationen mithilfe von Softwaretools wie IT-Dokumentationssoftware organisieren.
Warum ist Records Management notwendig?
Ohne Records Management ist es unmöglich, die riesige Anzahl von Datensätzen zu bewältigen, die jeden Tag generiert werden. Um dies in einen Kontext zu stellen: Wir haben bis 44 rund 2020 Zettabyte an Daten in der globalen Datensphäre erstellt, die sich voraussichtlich bis 175 auf 2025 Zettabyte vervierfachen wird (ein Zettabyte entspricht einer Milliarde Terabyte).
Records Management ist erforderlich, um die Erweiterung von Datensätzen zu steuern und aussagekräftige Informationen daraus zu extrahieren. Selbst wenn alles elektronisch verwaltet wird, könnte die schiere Höhe der damit verbundenen Kosten und Produktivität jedes Unternehmen überwältigen.
Abgesehen von erheblichen Geschäftsverlusten kann eine unzureichende Datensatzverwaltung zu kostspieligen Strafen für die Einhaltung von Vorschriften, Produktivitätsverlust, verschwenderischen Audits, Datenüberlastung und anderen Folgen führen.
Records Management ist die beste Lösung, um all diese Schwierigkeiten zu bewältigen und gleichzeitig die Datenschutzstandards einzuhalten.
Vorteile der Datensatzverwaltung
Die Entwicklung eines guten Archivverwaltungsprogramms bietet zahlreiche Vorteile, darunter:
#1. Wichtige Informationen sicher aufbewahren
Die Verwendung eines kompetenten Verwaltungssystems zum Schutz wichtiger Aufzeichnungen kann das Risiko eines Dokumentenverlusts verringern und gleichzeitig die Integrität und Vertraulichkeit der Datei wahren. Es kann auch Datensatzredundanz erzeugen, indem dieselben Daten an zwei oder mehr Orten gespeichert werden, und es kann einem Unternehmen helfen, nach einer Tragödie oder einem Notfall schneller wieder zu öffnen. Zu den Methoden zum Erstellen von Datensatzredundanz gehören:
- Erstellen von Aufzeichnungen und einer Bestandsaufnahme von Informationen
- Kritische Dokumente kennzeichnen und auf Redundanz hinweisen
- Herausfinden, wer Zugriff auf die Aufzeichnungen hat
#2. Weniger Geld ausgeben
Ein effizientes Dokumentenverwaltungssystem kann einem Unternehmen dabei helfen, Geld für Lagerfläche, Ausrüstungsmaterialien und Personalkosten zu sparen. Ein physisches oder digitales Managementsystem kann einem Unternehmen helfen, Geld zu sparen. Anstatt Papiere ohne ein System manuell zu sichern oder aufzubewahren, kann ein geeignetes Aufzeichnungssystem den Mitarbeitern mehr Zeit geben, andere Arbeitsaufgaben zu erledigen.
#3. Steigerung der Effizienz
Ein Unternehmen kann gelegentlich Dateien verlieren, und die Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche nach fehlenden oder verlegten Aufzeichnungen verbringen, kann die Produktion und Effizienz beeinträchtigen. Ein gut strukturiertes Dokumentenverwaltungssystem kann dabei helfen, diese Hindernisse zu beseitigen und es Unternehmen zu ermöglichen, bei Bedarf auf frühere Aufzeichnungen zuzugreifen. Ein System kann auch dazu beitragen, neue Mitarbeiter einfacher zu schulen, da die Organisation einfache Anweisungen dazu geben kann, wo auf die erforderliche Dokumentation zugegriffen werden kann.
#4. Steuerung der Erweiterung von Datensätzen
In allen Branchen nimmt die Gesamtmenge an elektronischen Akten und Firmendokumentationen zu. Die Dokumentenverwaltung kann dazu beitragen, den für die Aufbewahrung von Papieren erforderlichen Erweiterungs- und Bürospeicherplatz aufrechtzuerhalten. Die Kontrolle von Aufbewahrungsanforderungen und -zeitplänen kann dabei helfen, indem es das Nachverfolgen, Abrufen und Verwalten von Datensätzen erleichtert.
#5. Erleichterung effektiver Entscheidungsfindung
Manager und Führungskräfte haben Zugriff auf Informationen, wenn sie sie benötigen, dank eines Managementsystems mit korrekten Kategorisierungsfunktionen und einfacher Abrufbarkeit. Es kann ihnen auch dabei helfen, eine fundierte Auswahl zu treffen, indem es frühere relevante Unterlagen verwendet. Ein Manager oder eine leitende Führungskraft kann beispielsweise frühere Dokumente zu einem vergleichbaren Szenario analysieren, mit dem sie sich derzeit befassen, um sich ein fundiertes Urteil über die aktuelle Herausforderung zu bilden.
#6. Professionalität fördern
Ein organisiertes Unternehmen fördert ein unterstützendes Umfeld unter seinen Mitarbeitern. Mit der Einfachheit eines organisierten Arbeitsplatzes und dem einfachen Zugriff auf Dateien kann die Einrichtung eines effektiven Dokumentenverwaltungssystems die Arbeitsmoral und Leistung steigern. Dies ist möglich, weil die Mitarbeiter wissen, wohin sie gehen können, um mit Sicherheit und Zuversicht die benötigten Unterlagen zu erhalten.
#7. Vorschriften und Gesetze beachten
Die korrekte Aufbewahrung von Aufzeichnungen kann einem Unternehmen dabei helfen, behördliche Anforderungen oder Gesetze einzuhalten. Ein nützliches Dokumentenverwaltungssystem kann den Führungskräften eines Unternehmens helfen, Geldbußen zu vermeiden, indem sichergestellt wird, dass es keine Fehler bei der Aufzeichnung von Aufzeichnungen gibt. Darüber hinaus kann die Organisation Schulungsprogramme für Mitarbeiter anbieten, die mit Aufzeichnungen arbeiten, um sicherzustellen, dass sie die behördlichen Anforderungen und Gesetze einhalten, einschließlich aktualisierter Schulungen, wenn der Prozess aktualisiert oder erheblich geändert wird.
#8. Das Erbe eines Unternehmens am Leben erhalten
Ein Aufzeichnungsverwaltungssystem hilft bei der Bewahrung früherer Entscheidungen und der Geschichte einer Institution. Geschäftsunterlagen sind wichtige Werkzeuge, mit denen Mitarbeiter künftige Entscheidungen treffen können. Wenn ein Unternehmen erfolgreich ist, können die Aufzeichnungen zu historischen Artefakten für die breite Öffentlichkeit werden.
Was sind die verschiedenen Arten von Aufzeichnungen?
Aufzeichnungen können basierend auf den Funktionen, die sie erfüllen, in viele Kategorien eingeteilt werden. Im Folgenden sind einige Beispiele für häufige Typen aufgeführt:
#1. Physische Aufzeichnungen
Dies sind greifbare Kopien von Informationen, die auf verschiedenen Medien wie Notizen und Papieren aufbewahrt wurden. Physischer Raum wird von diesen Aufzeichnungen eingenommen.
#2. Elektronische Datensätze
Eine elektronische Aufzeichnung ist eine Aufzeichnung, die elektronisch erstellt und aufbewahrt wird. Sie können digital aufbewahrt werden und nehmen wenig physischen Platz ein.
#3. Geschäftsunterlagen
Dies sind Dokumente, die für die Führung eines Unternehmens relevant sind. Zu den Unternehmensdatensätzen gehören Vereinbarungen, Verträge, Gehaltsabrechnungen usw.
#4. Branchenrekorde
Dies sind Aufzeichnungen über den Betrieb einer bestimmten Branche. Beispielsweise enthalten Aufzeichnungen der medizinischen Industrie Dokumentationen und Forschungsmaterialien über das Unternehmen als Ganzes.
#5. Gesetzliche Aufzeichnungen
Dies sind gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen, die aufbewahrt werden müssen. Legal Hold Records sind Regeln, die sich auf Compliance-Vorschriften beziehen.
Was ist der Datensatzlebenszyklus?
Alle Aufzeichnungen durchlaufen ein Leben lang, von der Entstehung bis zur Zerstörung. Wenn Sie diese Phasen kennen, können Sie Ihre Daten angemessen aufbewahren und verwalten. Jede Stufe im Lebenszyklus ist wichtig, und die Ziele jeder Stufe müssen erfüllt werden, damit der Lebenszyklus fortgesetzt werden kann.
Was sind die fünf Phasen des Lebenszyklus eines Datensatzes?
Im Folgenden sind die fünf Stufen aufgeführt:
- Erstellen/Erhalten: Dies bezieht sich darauf, ob ein Datensatz intern erstellt oder von einer externen Quelle empfangen wird. Der Datensatz kann in einem beliebigen Format vorliegen, z. B. Papierdokumente, digitale Formulare, E-Mails, Berichte usw.
- Verwenden/Ändern: Häufig verwendete Berichte werden intern zum schnellen Abruf gespeichert. Andere Berichte werden extern gespeichert und nach Bedarf verwendet.
- Pflegen/Schützen: Diese Phase legt den Zeitrahmen fest, für den eine Aufzeichnung aufbewahrt und gesichert werden muss. Sie müssen sicherstellen, dass die Datenaufbewahrungsregeln eingehalten werden.
- Entsorgen/Vernichten: Wenn ein Datensatz seinen Zweck erfüllt hat, hat er zwei Möglichkeiten: entsorgen oder archivieren. Wenn Sie sicher sind, dass Sie einen Datensatz nicht mehr benötigen, löschen Sie ihn sicher.
Nach der Entsorgung von nicht wesentlichen Aufzeichnungen müssen Sie Aufzeichnungen mit langfristigem Aufbewahrungswert identifizieren und archivieren.
Was sind die Komponenten des Records Managements?
Obwohl Records Management aus zahlreichen Komponenten besteht, gibt es vier wesentliche Faktoren, die den Kern eines Records Management-Programms ausmachen. Die Hauptbestandteile sind wie folgt:
- Richtlinien und Verfahren: Ein Aufzeichnungsverwaltungsprogramm beginnt mit der Identifizierung der Parameter des Programms. Es sind Richtlinien erforderlich, um Machtebenen und Verantwortlichkeiten in verschiedenen Phasen zu definieren. Es sollte auch detaillierte Anweisungen zur Umsetzung der Richtlinien geben.
- Aufbewahrungszeitplan: Einige Aufzeichnungen haben längere Aufbewahrungsfristen, während andere begrenzte Fristen haben. Dieser Zeitplan gibt die kürzeste Zeit an, die eine Aufzeichnung in einer Organisation aufbewahrt werden sollte.
- Aktenablagesystem: Es sollte eine Strategie für die Ablage und Aufbewahrung von Aufzeichnungen vorhanden sein. Je nachdem, wie sie gespeichert werden – digital oder physisch – können Aufzeichnungen kategorisiert werden. Auch dies unterstreicht die Bedeutung eines Rekords.
- Ausbildung und Auditierung: Das Führen von Aufzeichnungen ist keine Ein-Mann-Aufgabe. Um den Auftrag auszuführen, benötigen Sie ein Team qualifizierter Personen. Um ihre Wirksamkeit sicherzustellen, müssen Sie sie regelmäßig schulen und regelmäßige Audits durchführen.
Was ist ein Electronic Records Management System (ERM)?
Die Verwaltung von elektronisch geführten Akten und Dokumenten wird als Electronic Records Management (ERM) bezeichnet. Es garantiert, dass eine Organisation bei Bedarf Zugriff auf die entsprechenden Aufzeichnungen hat. Bei der elektronischen Speicherung von Datensätzen wird die Effizienz durch Automatisierung gesteigert. ERM-Software kann Ihnen dabei helfen, den Prozess zu automatisieren, Duplikate zu beseitigen und die Wartung zu vereinfachen.
Welche Vorteile bieten Electronic Records Management Systeme?
Im Folgenden sind einige der bemerkenswertesten Vorteile von ERM-Systemen aufgeführt:
- Mit ERM können Sie Datensätze mit minimalem Aufwand automatisch identifizieren, klassifizieren, speichern und abrufen. Sie können auch Dokumentmetadaten automatisch erfassen und den gesamten Prozess automatisieren.
- Mit elektronischen Aufzeichnungen können Sie im richtigen Moment auf die richtigen Informationen zugreifen. Wenn alles elektronisch gespeichert wird, entfällt die Zeit, die mit der Suche nach physischen Aufzeichnungen verbracht wird.
- Wenn Aufzeichnungen elektronisch aufbewahrt werden, ist es einfach, auf frühere Daten zu verweisen. Sie können frühere Entscheidungen schnell nachvollziehen und zukünftige darauf aufbauen.
- Bei der Einführung von ERM-Systemen können Sie schnell Compliance erreichen. Mit der automatisierten Speicherung und Entsorgung von Aufzeichnungen können Sie die Einhaltung mühelos nachweisen, während Sie Ihren Geschäftsbetrieb fortsetzen.
Records Management-Schulung
Viele Colleges und Universitäten bieten Abschlüsse in Archiv- und Informationsmanagement oder Archivstudien an, um Studenten über Geschichte, Philosophien, Methoden, Organisation und Best Practices zu unterrichten, die für eine Vielzahl von Unternehmen gelten. Andere professionelle Organisationen oder Zertifizierungsprogramme, die sich auf die umfangreiche und komplizierte Art der Dokumentenverwaltung beziehen, umfassen:
- Institute of Certified Records Manager (ICRM): Nach Bestehen von sechs Tests können diejenigen mit einer Kombination aus Berufserfahrung und Weiterbildung eine fortgeschrittene Zertifizierung von ICRM erwerben.
- National Archives and Records Administration (NARA): NARA bietet ein sechswöchiges Schulungsprogramm für Bundesbedienstete an, das zu einem Certificate of Federal Records Management führt.
- American Records Management Association (ARMA): Mitglieder von ARMA International können eine Qualifikation als Information Governance Professional (IGP) erwerben, die sich auf strategische Ansätze auf hoher Ebene konzentriert. Es ist drei Jahre gültig und gilt für viele Positionen auf Direktorenebene oder höher.
Records Management vs. Dokumentenmanagement
Es gibt einen Unterschied zwischen Records Management und Document Management, einige Leute verwenden die Ausdrücke jedoch synonym. Das Dokumentenmanagement ist ein wichtiger Aspekt des Records Managements. Es umfasst Standard-Büroaufgaben und Dateispeicherung, wie z. B. das Erfassen, Speichern, Ändern oder Freigeben von Dateien. Bei der Unterstützung bei der Beaufsichtigung des Dokumentenmanagements für ein Unternehmen gehören zu den Verantwortlichkeiten eines Spezialisten für Dokumentenmanagement:
- Organisieren Sie gegenwärtige und zukünftige Dokumente
- Steigerung der Workflow-Effizienz
- Bereitstellung effizienter Suchalgorithmen für den Dateiabruf
- Verringerung der Menge falsch abgelegter und verlegter Unterlagen
- Reduzierung der physischen Dokumentenspeicherung
Aufzeichnungen sind nicht immer Dokumente, und die Verwaltung von Aufzeichnungen erfordert oft strengere Arbeit und einen engagierten Manager, der eine Abteilung leitet, Systeme entwirft und wartet, Teammitglieder überwacht und über die Sicherheit eines Systems Bericht erstattet. Die Aufgaben eines Records Managers konzentrieren sich auf die sichere Aufbewahrung von Aufzeichnungen und können Folgendes umfassen:
- Festlegung von Standards und Normen für Aufzeichnungen und das für deren Aufbewahrung zuständige Team
- Festlegen, wer wann Zugriff auf welche Datensätze hat
- Erstellen von Zeitrahmen für die Verlagerung von Materialien in die Archive
- Dem Management die Erlaubnis erteilen, Aufzeichnungen zu verwenden
- Einbettung der Datensatzverwaltung in Unternehmenssysteme und Softwareplattformen
Häufig gestellte Fragen
Was sind einige Beispiele für Aufzeichnungen?
Jedes Unternehmen legt Richtlinien zur Verwaltung von Aufzeichnungen fest. Aufzeichnungen werden durch Regeln geschützt, die von jedem Unternehmen festgelegt werden. Geschützt vor Konkurrenten, Behörden und allen anderen, die nichts mit dem Zugriff auf vertrauliche Dokumente zu tun haben. Diese Klarstellung wird im E-Business als „Geschäftsgeheimnis“ bezeichnet.
Was ist der Unterschied zwischen einem Formular und einem Datensatz?
Ein Formular ist ein Dokument, das bestimmte Informationen anfordert und Antwortoptionen oder leere Bereiche enthält, die ausgefüllt werden können. Formulare müssen nicht sorgfältig durchgesetzt werden. Ein ausgefülltes Formular hingegen gilt als Aufzeichnung und sollte vor Änderungen geschützt aufbewahrt werden.
Wann wird ein Dokument zu einem Datensatz?
Ein Datensatz ist ein Dokument, das eine Organisation im Zusammenhang mit Geschäftstransaktionen erstellt oder erhält. Es kann auch verwendet werden, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Das Medium oder die Art der Aufzeichnung hat keinen Einfluss auf die Klassifizierung. Es kann auf Papier oder digital sein.
Woher kommen Aufzeichnungspflichten?
Verpflichtungen zur Verwaltung von Datensätzen werden häufig durch staatliche oder branchenspezifische Standards und Praktiken auferlegt, die die öffentliche Sicherheit, die Datenhoheit oder andere Themen widerspiegeln. Aus diesem Grund ist die Datensatzverwaltung ein wesentlicher Bestandteil Ihres Information-Governance-Plans. Die Überwachung der Authentizität und Verfügbarkeit von Aufzeichnungen innerhalb der IT-Infrastruktur kann zur Sicherheit Ihres Unternehmens beitragen.
Was bedeutet Records Management in geschäftlicher Hinsicht?
Das Records Management umfasst alle Ereignisse, die zwischen dem Zeitpunkt, an dem Daten im System verfügbar sind, und dem Zeitpunkt, an dem sie vernichtet werden, auftreten. Im Wesentlichen folgt das Records Management System dem Datenlebenszyklus. Die Vervielfältigung von schriftlichem Material, Formularen, Akten, Mikrofilmen, Aufbewahrung und damit verbundenen Dienstleistungen sind ebenfalls enthalten.
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