Informationen sind für das Wachstum einer Organisation von entscheidender Bedeutung. Die Verwaltung erfordert jedoch viele Aktivitäten, darunter Identifizierung, Wartung, Speicherung usw. Zur Vereinfachung gibt es elektronische Aktenverwaltungssysteme und Software, die die Prozesse automatisieren. Keine Organisation kann ohne Daten arbeiten, da es keine klaren Standards oder Normen gibt, die bei der Durchführung der Aufgabe befolgt werden müssen. Sogar die Strafverfolgung verwendet ein Records Management System.
Was ist Records Management?
Records Management ist eine organisatorische Rolle, die dafür verantwortlich ist, wie der gesamte Informationslebenszyklus einer Organisation mit Informationen umgeht. Dieser Prozess findet vom Zeitpunkt der Erstellung, des Empfangs oder der Entgegennahme bis zum Zeitpunkt der Bereitstellung statt.
Aufzeichnungen, die von einem Unternehmen aufbewahrt werden, fungieren als Aufbewahrungsort für das institutionelle Gedächtnis. Das Aufbewahren von Aufzeichnungen ist ein Beweis für Transaktionen, und Entscheidungen sollten bei der Überlegung, wie lange sie aufbewahrt werden sollen, berücksichtigt werden.
Records Management ist eine umfassendere Governance-, Risikomanagement- und Compliance-Aktivität. Darüber hinaus geht es in erster Linie darum, die Beweise für die Aktivitäten einer Organisation zu verwalten und das damit verbundene Risiko zu mindern oder zu minimieren.
Was sind Records Management Systeme?
Aufzeichnungsverwaltungssysteme dienen jedoch auch einem allgemeineren Zweck, indem sie die zahlreichen Arbeitsabläufe, die zur Erstellung, Verbreitung und Aufbewahrung genauer Aufzeichnungen erforderlich sind, erheblich rationalisieren. Ein Records Management System hat einen Hauptzweck. Und das soll sicherstellen, dass ein Unternehmen die gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen einhält.
Sie sollten sich auch darüber im Klaren sein, dass Aufzeichnungen eine bestimmte Art von Datei oder Dokument sind, die entweder physisch (Papier) oder digital sein können. Ein wesentlicher Bestandteil von Unternehmen, die auf Aufzeichnungen angewiesen sind, ist deren Verwaltung und Pflege. Aus diesem Grund verwendet Records Management Software diese Systeme, um die Aufzeichnungen zu verwalten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht.
Funktionen eines Records Management Systems
#1. Bestandskontrolle
Zu den Hauptkomponenten der Software für Records Management-Systeme gehören Beispiele für einfache Funktionen wie Scannen, Duplizieren, Übertragen und Speichern sowie anspruchsvollere Funktionen wie Automatisierung basierend auf den Aufbewahrungs- und Klassifizierungsanforderungen eines Unternehmens.
#2. Suchmaschinen
Es stellt sicher, dass die Mitarbeiter so schnell wie möglich auf die erforderlichen Unterlagen zugreifen können. Diese funktionieren normalerweise mit einer Reihe von Suchoperatoren oder Inhaltsfeldern, sodass Benutzer einen Datensatz finden können, selbst wenn sie beispielsweise nur das Erstellungsdatum oder die letzte Verwendung des Datensatzes kennen.
#3. Compliance kontrollieren
Records Management Systeme stellen sicher, dass Sie Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit gesetzlichen Verpflichtungen oder Geschäftsrichtlinien aufbewahren und aktualisieren. Beispielsweise kann eine Compliance-Verfolgungsfunktion Benutzer periodisch benachrichtigen, dass bestimmte Datensätze aktualisiert, modifiziert oder ersetzt werden müssen.
#4. Aufzeichnungssysteme
Administratoren können Eigentumsänderungen und Änderungen an Datensätzen verfolgen, während sie sich in einer Organisation bewegen. Um sicherzustellen, dass die Masterkopie alle an anderen Versionen vorgenommenen Änderungen genau wiedergibt, werden auch mehrere Kopien desselben Datensatzes erstellt.
Was sind 5 wesentliche Elemente eines effektiven Records Management Systems?
- Inventar und Klassifizierung von Aufzeichnungen.
- Zeitpläne beibehalten.
- Speicherung und Konvertierung von Aufzeichnungen.
- Vital Records-Initiative.
- Planung für Disaster Recovery und Prävention.
- Bereitstellung
Welche Software eignet sich am besten für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen?
Die Kenntnis der Software, die sich am besten für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen eignet, hängt von ihrer Funktionalität und ihren Merkmalen ab und auch davon, wofür Sie sie benötigen. Beispiele für Software für Records Management-Systeme sind:
- Auf Basis.
- FileHold.
- Rubex.
Welche Arten von Records Management Systemen gibt es?
Arten von Records-Management-Systemen können grob in zwei Kategorien unterteilt werden:
- Diejenigen, die traditionell Papieraufzeichnungen verwenden
- Diejenigen, die elektronische Aufzeichnungen verwenden.
Was sind die Funktionen des Records Management Systems?
Die Funktionen elektronischer Aktenverwaltungssysteme sind wie folgt:
Es gewährleistet die Speicherung und den Abruf elektronischer Dateien und Dokumente, einschließlich interner Textverarbeitungsinhalte und elektronischer Korrespondenz,
Beispiele für Records Management Systeme
- Dropbox Geschäfts
- WordPress
- Microsoft 365
- Google-Arbeitsbereich
- Microsoft Onedrive
- Microsoft SharePoint
- Box
- Zusammenfluss
- Prezi
- LibreOffice
- eAktenschrank
- Joomla
Elektronische Aufzeichnungsverwaltungssysteme
Die Verwendung von elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen ist ein produktiver Ansatz zur Aufbewahrung von Dokumenten. Durch das Scannen, Indizieren und Archivieren von Papier- und digitalen Dokumenten zum bequemen Speichern und Abrufen können Sie die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten.
Elektronische Aktenverwaltungssysteme befassen sich mehr mit der Aufbewahrung von Dokumenten zur Verwendung in Rechtsverfahren, internen Überprüfungen oder Audits durch Dritte, während sich Dokumentenverwaltungssysteme mehr mit dem Speichern und Organisieren digitaler Dokumente befassen.
Beispiele für Electronic Records Management Systeme
#1. Zoho-Docs
Das Content-Collaboration-Tool Zoho WorkDrive ermöglicht es Teams, Dateien beliebiger Größe zu speichern, zu teilen, zu verwalten und zusammenzuarbeiten. Mit Zoho Docs, einem webbasierten Dokumentenmanagement-Tool, können Sie alle Ihre Daten in der Cloud speichern und auch verwalten.
Dies ist eine benutzerfreundliche und sichere Dokumentenverwaltungslösung, mit der Sie Dokumente erstellen, teilen und mit allen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeiten können, z. B. mit Kunden, Partnern und Kunden.
#2. Logisches Dokument
Elektronische Aktenverwaltungssysteme wie logicalDOC fungieren als Dokumentenmanagementsysteme. Zum Beispiel bietet es automatische Importprozesse, Indizierung und Activiti-Workflow.
#3. Microsoft SharePoint Online
Organisationen können digitale Informationen mit Hilfe von Microsoft SharePoint Online einfach speichern, verteilen und verwalten.
Benutzer können jetzt in Diskussionen miteinander interagieren, Beiträge „liken“, Dokumente, Videos und Bilder hochladen und andere Benutzer in ihren Newsfeed-Erwähnungen erwähnen. es ist auch einfach anzupassen oder zu konfigurieren.
SharePoint Online ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Benutzern von außen, wie z. B. Kunden und Anbietern. Es kann einzeln oder als Teil einer Microsoft Office 365-Suite erworben werden.
#4. M-Files DMS
Dokumentenverwaltungssoftware, oder DMS-Software, ist eine geschäftskritische Technologie. Unternehmen haben Mühe, die schnell wachsenden Dokumentenmengen zu verwalten und zu sichern, da der Geschäftssektor neue Daten und Dokumente in Rekordgeschwindigkeit produziert.
Darüber hinaus verbringen die Wissensarbeiter von heute einen großen Teil ihres Tages damit, nach geeigneten Papieren zu suchen oder Daten zu duplizieren, die sie nicht finden können. Mit der DMS-Softwarelösung können Sie die Verwaltung von Sicherheit, Compliance, Aufbewahrung und anderen Phasen des Dokumentenlebenszyklus optimieren.
#5. Ascensio System OnlyOffice
ONLYOFFICE wurde für die interne Teamzusammenarbeit entwickelt. Es bietet Verbrauchern Dokumentenverwaltung, Kalender, E-Mail und CRM-Konnektoren. Es hat auch eine ausgezeichnete Kompatibilität mit OpenDocument- und Microsoft Office-Formaten. Sie können OpenOffice auch lokal oder in der Cloud installieren.
Es wurde für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt, die eine solide Grundlage für das Geschäftsprozessmanagement suchen.
#6. Evernote-Geschäft
Ihre Teams können mit Evernote Business zusammenarbeiten. An einem Ort können sie Papiere erstellen, gemeinsam an Projekten arbeiten und Informationen speichern. Teammitglieder können Notizen und Dateien von jedem Gerät aus anzeigen, bearbeiten, hochladen und teilen – selbst wenn die Verbindung zum Internet unterbrochen wird.
Mit robusten Suchfunktionen und Tool-Verbindungen können Sie das Durcheinander schnell sortieren und die benötigten Informationen finden. Sie können Evernote Business verwenden, um Ihren Prozess zu optimieren.
Verwendung von Electronic Records Management Systemen
#1. Dokumentenspeicher
Das grundlegendste Ziel elektronischer Datensysteme ist die Speicherung. Jedes Unternehmen neigt dazu, dass sich Papiere im Laufe der Zeit ansammeln, was es schwierig macht, Genehmigungen zu finden, die nicht kürzlich ausgestellt wurden.
Elektronische Aktenverwaltungssysteme akzeptieren entweder menschliche Eingaben oder archivieren Papiere automatisch elektronisch und zentralisieren all dieses Material an einem praktischen Ort, anstatt es auf zahlreiche Computer in Ihrer Organisation zu verteilen oder Platz in Ihren Regalen zu beanspruchen.
# 2. Organisation
All diese Unterlagen organisiert und zugänglich zu halten, ist für eine effektive Dokumentenverwaltung unerlässlich. Elektronische Aktenverwaltungssysteme sortieren und kategorisieren Dokumentationen, damit sie schnell zugänglich sind. Darüber hinaus spart ein Unternehmen mit dieser Funktion Hunderte oder sogar Tausende von Arbeitsstunden.
#3. Sicherheit
Einige Dokumente sind äußerst sensibel, und wenn Sie wichtige Unternehmensdaten in einem Regal oder in einem ungeschützten Computerordner hinterlassen, ist dies ein Rezept für eine Katastrophe. Ein ERMS hält auch alles an einem Ort und beschränkt den Zugriff darauf für unbefugte Personen.
Die meisten Softwarebeispiele für Electronic Records Management Systeme ermöglichen es dem Administrator, separate Berechtigungen für verschiedene Dateien festzulegen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass eine Person, die Zugriff auf eine Datei haben möchte, nicht die vollständige Kontrolle hat.
#4. Kommunikation
Ein EDRMS verfügt häufig über Kommunikationsfunktionen, z. B. die Benachrichtigung einer Abteilung, dass ein bestimmtes relevantes Dokument in das System hochgeladen wurde, oder die automatische gemeinsame Nutzung einer Datei mit darauf markierten Personen. Einige Systeme ermöglichen es Benutzern, sich gegenseitig direkt über das System Nachrichten zu senden oder sogar Geschäftsdokumente zu markieren.
Verwaltungssystem für Strafverfolgungsunterlagen
Das Verwaltungssystem für Strafverfolgungsunterlagen ist ein behördenweites System. Sein Zweck besteht darin, Informationen, Aufzeichnungen, Dokumente oder Dateien im Zusammenhang mit Strafverfolgungsmaßnahmen zu speichern, abzurufen, aufzubewahren, zu bearbeiten, zu archivieren und anzuzeigen.
Es deckt auch die gesamte Lebensdauer der Schallplattenentwicklung ab – von der ersten Generation bis zu ihrer Fertigstellung. Ein effektives Verwaltungssystem für Strafverfolgungsunterlagen ermöglicht eine einzige Dateneingabe und unterstützt gleichzeitig mehrere Meldemechanismen.
Das Verwaltungssystem für Strafverfolgungsunterlagen ist jedoch auf Aufzeichnungen beschränkt, die in direktem Zusammenhang mit seiner Tätigkeit stehen.
Dieses Dokument behandelt die folgenden Geschäftsfunktionen:
- Ruft den Service an
- Schadensbericht
- Ermittlungsfallmanagement.
- Meldung von Verkehrsunfällen
- Zitate
- Feldkontakt
- Pawns
- Zivilprozess
- Befehle und Beschränkungen
- Genehmigungen und Lizenzen
- Geräte- und Asset-Management
- Flottenmanagement
- Personal
- Innere Angelegenheiten
- Analytische Unterstützung (Kriminalanalyse)
Das Verwaltungssystem für Strafverfolgungsunterlagen rationalisiert den Prozess, indem es Personen, Eigentum, Orte und zugehörige Aufzeichnungen in einer zentralen Datenbank mit einer intuitiven Benutzeroberfläche verknüpft. Eine Strafverfolgungsbehörde benötigt ein Records Management System (RMS), um Informationen zu kriminellen Ereignissen einzugeben, die in ihrem Zuständigkeitsbereich auftreten.
Beispiele für Verwaltungssysteme für Strafverfolgungsunterlagen
#1. ARMS-Aufzeichnungsverwaltungssystem
Beispiele hierfür sind die Verwaltungssysteme für Rechtsakten von ARMS. Es ermöglicht einer Behörde, Daten über eine einzige Schnittstelle zu organisieren, zu pflegen und abzurufen.
ARMS RMS ist ein benutzerfreundliches Verwaltungssystem für Strafverfolgungsunterlagen, das einen schnellen und effizienten Prozess zur Eingabe von Unterlagen bietet. Es ermöglicht Benutzern auch, die gesuchten Aufzeichnungen oder Analysen erfolgreich zu finden. Ob im Büro oder unterwegs mit einem Mobilgerät, Anwender erleben mit ARMS ein nahtloses Informationsmanagement.
#2. CIS-Aufzeichnungsverwaltungssystem
Das CIS Records Management System (RMS) automatisiert die Records Management Funktionen einer Behörde. Das System ermöglicht auch die gleichzeitige Online-Nutzung in Aufzeichnungen, Versand, Detektivbüros usw.
Menüs, Symbolleisten, Hilfe, Funktionstasten und andere Tools bieten eine intuitive und effiziente Umgebung für alle Mitarbeiter, die Vorfälle eingeben, darauf zugreifen und sie verfolgen.
#3. CentralSquare-Aufzeichnungen
Mit einer integrierten, umfassenden Suite vom Anruf bis zum Fall können Sie die Zeit, die Sie mit der Eingabe von Daten und der Meldung verbringen, drastisch reduzieren. Die vollständige Einreichungsintegration spart Zeit und verbessert gleichzeitig die Qualität der eingereichten NIBRS-Daten. Mit CentralSquare Records können Sie Daten in Ihr System eingeben und jederzeit und überall abrufen. Mit diesem anpassungsfähigen, Cloud-basierten System bleiben Ihre Einsatzkräfte in der Nähe, während Ihre IT-Mitarbeiter weniger Kopfschmerzen haben.
Mithilfe automatischer Verknüpfungen zwischen Akten und Fällen können Sie Ihre Medien schnell finden und mühsames manuelles Suchen in großen Mengen digitaler Beweise vermeiden.
Durch die Verwendung von CAD und Aufzeichnungen von CentralSquare werden digitale Beweise automatisch synchronisiert, was ein effektiveres Fallmanagement ermöglicht. Wenn Sie mit Benutzern innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeiten, teilen Sie Beweise sicher und geschützt.
#4. Omnigo
Strafverfolgung, Bildung, Gesundheitswesen und andere Unternehmen können von den Lösungen profitieren, die Omnigo Software anbietet. Die benutzerfreundliche, anpassungsfähige Archivverwaltungssoftware des Unternehmens gibt Benutzern die Informationen, die sie benötigen, um effektivere Maßnahmen zu ergreifen.
Es hat auch das Strafverfolgungs- und Sicherheitspersonal dabei unterstützt, die Mitarbeiterproduktivität um bis zu 25 % zu steigern, das Compliance-Risiko zu senken und eine erkennbare Erhöhung der Sicherheit zu erreichen.
Omnigo ist der Meinung, dass Sie die größtmögliche Unterstützung erhalten sollten, um Ihre Mitarbeiter, Ihr Vermögen und Ihre Marke zu schützen. Ihr Team kann sich auf das Wesentliche konzentrieren, da es Zugriff auf Daten hat, die einfach zu verfolgen, zu analysieren und abzurufen sind.
#5. eFORCE
eFORCE verpflichtet sich, die Effizienz Ihrer Agentur zu verbessern. Es verbessert auch die Sicherheit der Gemeinschaft durch ein umfassendes Angebot an browserbasierten Strafverfolgungssystemen. Jedes eFORCE-Produkt, das Sie kaufen, bietet erstklassige Funktionen, einen wettbewerbsfähigen Preis und einen außergewöhnlichen Kundenservice.
Sie decken alle Anforderungen an die Software für die öffentliche Sicherheit für Ihre Organisation ab. Um das ideale Ökosystem zur Unterstützung Ihrer Agentur aufzubauen, können Sie aus unserem Warenangebot auswählen
Sie können sich darauf verlassen, dass eForce Sie auf dem neuesten Stand hält und Ihre Abteilung dabei unterstützt, effektiver und sicherer zu arbeiten, egal ob es sich um ein neues computergestütztes Versandsystem oder eine Software für ein Aufzeichnungsverwaltungssystem handelt.
#6. Spillman Flex Records Management
Spillman Flex ist eine Softwarelösung für lokale Verwaltungssysteme für öffentliche Sicherheitsunterlagen. Es wurde entwickelt, um die Anforderungen von Polizeikräften, Sheriff-Büros, Leitstellen, Gefängnissen und Feuerwehren im ganzen Land zu erfüllen. Flex bietet Agenturen die Vorteile einer unübertroffenen Integration, Datenaustauschfunktionen für mehrere Gerichtsbarkeiten, kostengünstige Standortlizenzen und kontinuierliche Entwicklungen, die sich alle um einen zentralen integrierten Hub drehen und durch vertrauenswürdige Kundenbetreuung und Support unterstützt werden.
Mehr als 60 verknüpfte Module von Spillman Flex sind verfügbar, sodass Ihr Unternehmen ein System erstellen kann, das auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten ist. Die von Flex angebotenen integrierten Lösungen umfassen vorgefertigte Module für CAD, RMS, JMS, mobile Datenerfassung und Berichterstattung vor Ort, erkenntnisgestützte Polizeiarbeit und Analyse, Kartierung und geografische Informationssysteme (GIS), Brandschutz, Datenaustausch und Personal und Ressourcen.
#7. Valor-Systeme
Dies ist eine zuverlässige Ressource für das Vorfallmanagement für Recht, Feuerwehr, Rettungsdienste und Sicherheit in jedem Marktsegment. Valor Systems ist stolz darauf, Kunden aus dem ersten Geschäftsjahr zu behalten. Dispatch- und Case-Management können mit dem Valor Incident Management System (VMS) effektiver zusammenarbeiten.
Es hat ein System für die Ressourcenzuweisung und das Situationsbewusstsein geschaffen, von dem Ihr gesamtes Unternehmen profitiert. Valor IMS macht den Betrieb effektiver und gibt Außendiensteinheiten Zugriff auf wichtige Informationen über WindowsTM-, Apple iOSTM- und AndroidTM-basierte Geräte.
Computer Aided Dispatch macht Dinge möglich, wenn es darum geht, eine Lösung anzubieten. Bei anderen Projekten sind sie allzu oft auf Organisationen gestoßen, die dem DOD Versprechungen machen, dann aber hinter den Erwartungen zurückbleiben. Damit soll sichergestellt werden, dass es die spezifischen Navy-Kriterien erfüllt.
#8. Geben Sie RMS für öffentliche Sicherheit ein
Für Strafverfolgungsbehörden und öffentliche Sicherheitsabteilungen bietet Incode RMS eine vollständige Auswahl an integrierten Suiten. Es verfügt außerdem über eine integrierte computergestützte Dispatch-, Aktenverwaltungs- und mobile Lösung, um die Reaktionszeiten zu verkürzen, wichtige Informationen zur öffentlichen Sicherheit bereitzustellen, um die Sicherheit von Bürgern und Polizeibeamten zu gewährleisten, und die administrativen Aufgaben der Meldung, des Fallmanagements und der strafrechtlichen Ermittlungen zu vereinfachen.
#9. PoliSys
PoliSys 4.0 ist ein zukunftsweisendes, vollintegriertes System. Es bietet außerdem eine zuverlässige, hochmoderne Verarbeitung von Vorfällen, die ein effektives Workflow-Management ermöglichen. Dies verbessert auch den Dispatching-Prozess durch die Mapping- und Paging-Funktionalitäten der Anwendung. 4.0 enthält zahlreiche Schnittstellen, Module und Funktionen von Drittanbietern.
#10. CrimeStar RMS
Für Strafverfolgungsbehörden und den Markt für öffentliche Sicherheit ist Crimestar ein vollständig integriertes, anpassungsfähiges und leistungsstarkes Paket von Informationsmanagementlösungen.
Als Anbieter der Wahl für die zukunftsorientierten Strafverfolgungsexperten von heute verfügen wir über jahrzehntelange Erfahrung und den Ruf, qualitativ hochwertige, benutzerfreundliche und kostengünstige Software anzubieten.
Was sind die Vorteile von Records Management?
Zu viele Unternehmen spielen entweder die Bedeutung der Dokumentenverwaltung herunter oder betrachten sie als Bequemlichkeit (und nicht als Notwendigkeit).
#1. Einfachere Einhaltung
Organisationen müssen über ein starkes Aufzeichnungsmanagementsystem verfügen, um sicherzustellen, dass sie alle geltenden Standards einhalten, da die Einhaltung von Aufzeichnungen immer strenger wird. Zu diesen Gesetzen und Regeln können der HITECH Act, FACTA und/oder HIPAA gehören, die alle einen organisierten Ansatz für die Verwaltung von Aufzeichnungen erfordern.
Und da die Durchsetzung bei Nichteinhaltung ziemlich hart sein kann, ist eine schnellere, nahtlosere Einhaltung für Ihre Behörde als Ganzes unglaublich vorteilhaft (von rechtlichen Schritten bis zu anderen teuren Strafen). Zusätzlich zu einer zuverlässigen Richtlinie zur Datenaufbewahrung benötigen Sie wahrscheinlich die Hilfe von Software für Aufzeichnungsverwaltungssysteme, um sicherzustellen, dass Sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten.
#2. Bessere Arbeitsabläufe
Die meisten Organisationen erfassen nicht die Zeit, die sie mit der Aufbewahrung oder Suche nach Dokumenten verbringen. Es ist auch schwierig abzuschätzen, wie viel Zeit während des Verfahrens verloren geht. Es besteht jedoch kaum Zweifel daran, dass viel Zeit darauf verwendet wird, relevante Informationen zu extrahieren, wenn Dokumente vor Ort in überfüllten Aktenschränken aufbewahrt werden.
Schlimmer noch, nach dem Abrufen der Dokumente müssen sie schließlich erneut abgelegt werden, was mehr Zeit in Anspruch nimmt, die an anderer Stelle im Unternehmen besser investiert werden könnte.
Ihre wichtigsten Daten und Fakten können dank einer einheitlichen, allumfassenden Records Management System-Software jederzeit leicht abgerufen werden. Im Ergebnis fördert dies verbesserte Arbeitsabläufe und stärkt die Fähigkeit Ihres Unternehmens, das Geschäft effizient zu verwalten und die Servicebereitstellung zu garantieren.
#3. Kosteneinsparungen
Denken Sie darüber nach, wie viele Berichte und E-Mails Ihr Unternehmen jeden Tag versendet. Nur ein kleiner Teil dieses Materials könnte wirklich hilfreich sein (oder das muss aufbewahrt werden). Darüber hinaus erfordert die Verwaltung von Dokumenten, insbesondere von Papierdokumenten, viel Zeit und Geld, da genügend Speicherplatz bereitgestellt und alle Ihre physischen Formulare gedruckt oder abgelegt werden müssen. Glücklicherweise kann Ihre Agentur mit einem guten Archivmanagement die Erweiterung ihrer Aufzeichnungen nachverfolgen und garantieren, dass sie nur die wichtigsten oder nützlichsten Informationen aufbewahrt.
Die Verwaltung digitaler Akten reduziert die Speicherkosten und steigert die Teamproduktivität, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt (dh weniger Zeitaufwand für die Suche nach verlorenen oder verlegten Dateien).
Ihre wichtigsten Informationen und Besonderheiten können jederzeit dank einer einheitlichen, umfassenden Records Management System-Software leicht abgerufen werden, wann immer Sie sie brauchen.
#4. Effektiver Abruf
Informationen sind nur dann hilfreich, wenn auf sie zugegriffen werden kann. Es hat also wirklich keinen Sinn, etwas zu speichern, wenn Sie bei Bedarf nicht darauf zugreifen können. Mit effizientem Abruf und benutzerfreundlicher Technologie kann Ihre Behörde jedoch schnell fundierte Entscheidungen treffen. Software für Aktenverwaltungssysteme rationalisiert das Abrufen von Dokumenten und entfernt unnötige Informationen, um Platz für Ihre wichtigsten Materialien zu schaffen.
#5. Daten schützen
Die Sicherung Ihrer Daten ist eine der obersten Prioritäten für alle Behörden (so wie es sein sollte). Unabhängig von der Größe des Unternehmens ist eine clevere Programmierung erforderlich, um Personalakten und andere sensible Daten vor Diebstahl oder Katastrophen zu schützen.
Ihre eingehende Post, Rechnungen, Kundenverträge und mehr können alle von der besten Records Management System-Software digitalisiert werden, sodass jedes dieser Dokumente sofort nach Erhalt in einem durchsuchbaren Archiv verfügbar ist. In Kombination mit einem zuverlässigen IT-Programm sind Ihre Daten dann angemessen geschützt und jederzeit verfügbar.
Was sind die Herausforderungen des Datensatzmanagements?
- Das Verfolgen und Inventarisieren von Dateien ist schwierig.
- nicht in der Lage, Berichte von einer Aufzeichnungssoftware zu erstellen, die verwendet werden kann.
- Dateistatistiken fehlen.
- Die Datensatzverwaltung ist unwirksam.
- Kein elektronisches Aktenverwaltungssystem.
- Eine unhandliche Schnittstelle.
Was ist effektives Records Management?
Ein effektives Archivverwaltungsprogramm hängt von der angemessenen Aufbewahrung und Entsorgung von Aufzeichnungen ab. Es garantiert, dass Aufzeichnungen verfügbar sind, wenn sie für Gerichtsverfahren, Audits, routinemäßige Unternehmensabläufe oder Archivrecherchen benötigt werden, und dass unnötige Aufzeichnungen keinen teuren Speicherplatz verbrauchen.
Eine effektive Datensatzverwaltung generiert nur die erforderlichen Datensätze und keine weiteren. Da Informationen und Daten die Eckpfeiler jedes Unternehmens sind, ist ein effektives Records Management für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, egal wie groß oder klein es ist.
Zusammenfassung
Records Management Systeme sind für die Verwaltung von Aufzeichnungen in der Strafverfolgung verantwortlich. Sie beteiligen sich an der effektiven und methodischen Kontrolle der Erstellung, des Empfangs, der Pflege, der Verwendung und der Entsorgung von Aufzeichnungen. Dazu gehören auch die Prozesse zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsvorgänge und Transaktionen in Form von Aufzeichnungen.
FAQs
Welche zwei Arten der Aufzeichnung gibt es?
Manuelle Aufzeichnungen und computergestützte (oder automatisierte) Aufzeichnungen sind die beiden wichtigsten Methoden zur Führung von Geschäftsunterlagen.
Was ist aufzeichnungsspeicher
Eine Einrichtung zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen wurde speziell geschaffen, um eine langfristige Aufbewahrung zum Schutz und zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente, Papiere und Unternehmensdaten zu ermöglichen.
Was sind die physischen Aufzeichnungen?
Physische Aufzeichnungen sind Dokumente, die auf Papier oder in anderen analogen Formaten, einschließlich Audio- oder Videobändern, gespeichert sind. Es schließt Materialien aus, die in einem digitalen Format auf einem Computer, Server oder anderen digitalen Speichermedien gespeichert sind.
Was bedeutet ECM rechtlich?
Es bedeutet Equity Capital Market (ECM)
Bibliographie
Ähnliche Artikel
- Top 6 Tipps für effektives Workforce Management
- DETAILLIERTER LEITFADEN ZU EINZELHANDELSMANAGEMENTSYSTEMEN
- WAS IST KARTENPREISE: Leitfaden zur Kartenpreispolitik und warum sie wichtig ist
- CRIME ANALYST: Wer ist ein Crime Analyst und was macht er?
- AUFZEICHNUNGSFÜHRUNG: Die Bedeutung ordnungsgemäßer Aufzeichnungen
