Druckmanagement ist der Begriff, der verwendet wird, um die Steuerung, Überwachung und Wartung von Dokumentdiensten, Druckersoftware und Hardware zu beschreiben. Unternehmen können im Rahmen ihrer Druckverwaltungsdienste aus einer Vielzahl von Hardware-, Software- und Dokumentsteuerungsoptionen wählen. Ein Verwaltungsdienst kann einem Unternehmen helfen, indem er die mit Druckern verbundenen Kosten senkt, die Produktivität steigert, Fehler reduziert und Projekte rationalisiert. Eine Druckverwaltungslösung gibt Unternehmen die vollständige Kontrolle darüber, was, wie und wo gedruckt wird, wodurch der Wartungsaufwand reduziert oder optimiert wird.
Druckmanagement
Druckmanagement ist der Prozess der Überwachung, Verwaltung und Abwicklung der Druckaufträge eines Unternehmens. Dies umfasst alle Facetten des Akzidenzdrucks. Für die Druckverwaltung verwendete Software steuert die Verfahren zum Anschließen von Hardware an druckfähige Geräte. Ein benutzerfreundliches, sicheres Druck- und Scanerlebnis wird von der Software bereitgestellt, die auch Geräte verwaltet und Kompatibilität garantiert.
Vorteile der Druckverwaltung
#1. Private Dokumente sicher aufbewahren
Sie können Mitarbeitern nicht erlauben, private Unternehmensdokumente jederzeit auszudrucken. Unternehmen müssen den Druck aller geheimen Dateien verfolgen, damit die richtigen Verantwortlichkeiten für die Vernichtung der Dokumente nach Abschluss der Aufgabe delegiert werden können. Datensicherheit gewährleisten Sie mit einer Druckverwaltungssoftware.
#2. Vereinfachung des Druckprozesses
Manager und Vorgesetzte sehen häufig, wie viel Zeit die Mitarbeiter verschwenden, wenn sie in der Schlange stehen, um ihre gedruckten Exemplare abzuholen. Durch die Rationalisierung von Druckprozessen können Sie solche kontraproduktiven Gewohnheiten vermeiden.
#3. Weniger Papierverschwendung
Papier wird von Menschen hergestellt, die Bäume fällen und dabei die Umwelt schädigen. Durch die Installation eines leistungsstarken Verwaltungssystems wird der Papierabfall effektiv reduziert und Sie können Ihren Beitrag zum Umweltschutz leisten.
#4. Reduzierung der Druckkosten
Unternehmen entstehen erhebliche jährliche Kosten für druckbezogene Ausgaben wie Hardware, Tonerersatz und Papier. Studien zufolge kann ein Unternehmen durch die Verwendung eines Systems, das Drucke verwaltet, um zu verhindern, dass Mitarbeiter Dinge drucken, die sie nicht benötigen, viel Geld sparen.
Druckverwaltungslösung
Da jede Organisation unterschiedliche Umgebungsanforderungen, Netzwerktopologien, Cloud-Strategien, Integrationen mobiler Geräte und Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Mitarbeiterdruck, Informationssicherheit und Kostenmanagement hat, erfordert die Lösungsseite des Druckmanagements häufig ein gewisses Maß an Anpassung.
Nicht alle Druckverwaltungssoftware fällt in diese Kategorie; Standardsoftware verfolgt typischerweise eine „one size fits all“-Strategie, die für die Anforderungen des Unternehmens nicht geeignet ist.
Das Ziel von Druckmanagementlösungen ist es, Unternehmen die vollständige Kontrolle über ihre Druckumgebung zu geben. Sie unterstützen Kosteneinsparungen und fördern ethische Druckpraktiken, während sie den unbefugten Zugriff auf Dokumente verhindern.
Merkmale des Druckmanagements
#1. Reduziert Kosten
Sie können Prozesse in Ihrer Organisation erkennen, die nicht richtig entwickelt wurden, indem Sie ein gutes Management-Tool verwenden. Dadurch entstehen weniger Ausdrucke, was unter anderem die Kosten für Papier, Toner und Tinte senkt.
#2. Verbesserung der Dokumentensicherheit
Wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten, kann eine gute Druckkontrolllösung jeden daran hindern, darauf zuzugreifen. Wichtige Dateien können beispielsweise nur von der Person, die sie erstellt hat, gedruckt werden, nachdem ein Identifizierungsprozess abgeschlossen wurde, um zu bestätigen, wer der rechtmäßige Eigentümer ist. Darüber hinaus kann der Zugriff auf diese Dokumente durch Passwörter oder andere Sicherheitsmaßnahmen eingeschränkt werden.
#3. Hilft bei Mitarbeiteraufgaben
Eine gute Druckmanagementlösung minimiert die Ausfallzeiten der Mitarbeiter, indem sie die Arbeitsabläufe optimiert. Durch die Implementierung dieser Lösung werden bestimmte Prozesse optimiert, wie z. B. Druckwarteschlange, beidseitiges Kopieren oder wirtschaftliches Kopieren, sodass die Mitarbeiter mehr Zeit für ihre Kernaufgaben und weniger Zeit für diese Art von Aufgaben aufwenden können.
#4. Passt sich jeder Art von Organisation an
Unabhängig davon, um welche Art von Unternehmen es sich handelt oder wie es arbeitet, eine gute Druckmanagementlösung kann in verschiedenen Branchen eingesetzt werden. Die Drucklösung sollte flexibel genug sein, um in Marketingagenturen, multinationalen Konzernen, KMU-Umgebungen und Bildungseinrichtungen eingesetzt zu werden. Es sollte flexibel genug sein, um verschiedene Organisationshierarchien und Unternehmensmitarbeitergrößen zu berücksichtigen.
Beste Druckverwaltungssoftware
Mit Funktionen wie Nutzungsverfolgung, Statusüberwachung, Drucklimits, Kostenmanagement und mehr ermöglicht die Druckverwaltungssoftware Unternehmen, alle Aspekte des Druckens von einem einzigen System aus zu verwalten. Ein Beispiel für ein Tool ist eine solche Software, die es Unternehmen ermöglicht, Druckaktivitäten zu überwachen und zu steuern.
Es kann sowohl für lokale als auch für Netzwerkdrucker verwendet werden, sodass Benutzer die Druckernutzung verfolgen und Einschränkungen festlegen können, z. B. wer drucken darf, wie viel sie drucken dürfen, welche Arten von Dokumenten sie drucken dürfen usw Darüber hinaus ist es möglich, Geschäftsdokumente mit einer Druckverwaltungssoftware zu sichern, sodass nur autorisiertes Personal darauf zugreifen kann.
Zusätzlich zum Anzeigen von Nutzungsverlaufsberichten können Administratoren damit Regeln festlegen, die einschränken, wer Zugriff auf einen bestimmten Drucker oder ein bestimmtes Dokument hat. Die Möglichkeit, Druckeinschränkungen basierend auf Parametern wie Benutzerberechtigungen oder Dokumenttyp festzulegen, ist die grundlegendste Funktion von Druckverwaltungssoftware.
Auf diese Weise können sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, während autorisierten Mitarbeitern dennoch der volle Zugriff gewährt wird. Durch die automatische Weiterleitung von Aufträgen von mehreren Standorten auf einmal, anstatt jeden einzeln manuell hinzuzufügen, versetzt die Software IT-Abteilungen außerdem in die Lage, neue Drucker mit minimaler Ausfallzeit effizient bereitzustellen und bei der Wartung bestehender Drucker zu helfen.
Generell ist eine Druckmanagement-Software ein nützliches Werkzeug zur Beschleunigung von Geschäftsabläufen. Die Automatisierung vieler Aktivitäten beim Drucken von Dokumenten trägt dazu bei, Abfall zu reduzieren und Zeit und Geld zu sparen. Organisationen können die Sicherheit vertraulicher Informationen aufrechterhalten und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter über die erforderlichen Tools verfügen, um ihre Arbeit effektiv auszuführen, indem sie den Zugriff auf bestimmte Dokumente einschränken und das Drucken basierend auf Faktoren wie dem Dokumententyp einschränken.
Verschiedene Arten von Druckverwaltungssoftware
#1. Software zur Verfolgung der Druckkosten
Unternehmen können ihre Ausgaben verfolgen, indem sie mit Hilfe dieser Druckverwaltungssoftware die Kosten von Druckaufträgen im Auge behalten. Es hilft auch bei der Suche nach potenziellen Möglichkeiten zur Kostensenkung.
#2. Dokumentensicherheitsanwendungen
Durch die Einschränkung von unbefugtem Zugriff und Änderungen schützt diese Software die privaten Informationen von Unternehmen. Darüber hinaus kann es Änderungen an Dokumenten nachverfolgen und Benutzer über nicht autorisierte Aktionen informieren.
#3. Lösungen für mobiles und Cloud-Drucken
Durch den Einsatz dieser Lösungen können Benutzer sicher von jedem mobilen Gerät oder jeder Cloud-basierten Anwendung aus drucken und gleichzeitig sicherstellen, dass sichere Zugriffskontroll- und Datenverschlüsselungsverfahren vorhanden sind.
#4. Flottenmanagement-Software
Unternehmen können sich mit Flottenmanagementsoftware ein vollständiges Bild ihrer gesamten Druckerflotte machen, wodurch sie auch Nutzungstrends an verschiedenen Standorten überwachen und Ressourcen und Budgets besser verwalten können.
Vorteile der Verwendung von Druckverwaltungssoftware
Die Verwendung von Druckverwaltungssoftware bietet viele Vorteile, darunter:
#1. Erhöhte Effizienz
Indem Benutzer Richtlinien und Verfahren für den Druck von Dokumenten festlegen können, vereinfacht die Druckverwaltungssoftware den Druckprozess. Neben der Einsparung von Zeit, die andernfalls für die manuelle Verwaltung von Druckaufträgen aufgewendet würde, kann dies dazu beitragen, Kosten zu senken, indem unnötige Druckaufträge eliminiert werden.
#2. Verbesserte Sicherheit
Verschlüsselung, Data Loss Prevention (DLP)-Kontrollen und Audit-Protokollierung sind zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, die Druckverwaltungssoftware zu gedruckten Dokumenten hinzufügt, um sensible Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Darüber hinaus bieten die meisten Softwareprogramme Berichtsfunktionen, mit denen Administratoren leicht nachverfolgen können, welche Dokumente von wem gedruckt werden.
#3. Zusätzliche Kosteneinsparungen
Mit Hilfe einer Druckverwaltungssoftware kann es einfacher sein, zu ermitteln, welche Drucker in einem Unternehmen für die meisten Abfälle verantwortlich sind oder die meisten Verbrauchsmaterialien verbrauchen. Anhand dieser Daten können dann die Druckereinstellungen optimiert werden, was ebenfalls zu weiteren Kosteneinsparungen führt. Einige Softwareprogramme sind möglicherweise sogar in der Lage, die Kosten im Zusammenhang mit den Druckpräferenzen eines Benutzers zu verfolgen.
#4. Automatisierung & Komfort
Unternehmen können Druckaufträge anhand von benutzerdefinierbaren Kriterien wie Benutzername, Arbeitsgruppe, Datum/Uhrzeit usw. mithilfe von Druckverwaltungssoftware einfach automatisch weiterleiten. Dadurch ist beim Einsatz mehrerer Drucker im Büro kein manuelles Eingreifen mehr notwendig. Viele Lösungen bieten zusätzlich Self-Service-Optionen, mit denen Benutzer Druckanfragen selbst stellen können, ohne sich jedes Mal an einen Administrator wenden zu müssen, wenn sie etwas ausgedruckt haben.
So wählen Sie die beste Druckverwaltungssoftware aus
Hier sind einige Hinweise, die Ihnen bei der Auswahl der idealen Option für Ihre Anforderungen helfen sollen:
#1. Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse
Beginnen Sie damit, eine Liste der Druckfunktionen und Spezifikationen zusammenzustellen, die Sie benötigen. Berücksichtigen Sie Elemente wie Papiergröße, Kostenmanagement und Sicherheitsvorkehrungen.
#2. Antworten recherchieren
Untersuchen Sie verschiedene Lösungen und stellen Sie ihre Funktionen Ihren Anforderungen gegenüber. Sprechen Sie mit anderen Unternehmen, die ähnliche Systeme eingeführt haben, und suchen Sie online nach Bewertungen des Produkts von Fachleuten oder früheren Benutzern.
#3. Denken Sie an Integration
Bevor Sie eine Wahl treffen, überlegen Sie, welche zusätzlichen Produkte wie Netzwerke, Dokumentenspeicheroptionen und andere Produkte Sie möglicherweise in Ihr Druckverwaltungssystem integrieren müssen. So können Sie feststellen, wie gut sie zueinander passen.
#4. Kosten-Nutzen-Analyse
Untersuchen Sie die Kosten für die Implementierung eines bestimmten Systems und vergleichen Sie sie mit den Vorteilen, die es haben wird, wie z. B. höhere Produktivität oder niedrigere Energiekosten durch weniger Druckvorgänge oder das Recycling von Abfallmaterialien nach der Verwendung.
#5. Vor dem Kauf testen
Last but not least, fordern Sie Demo-Testversionen der Produkte potenzieller Anbieter an, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sie funktionieren, bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen!
Wie verwende ich die Druckverwaltung in Windows 10?
- Um auf das Windows-Power-Menü zuzugreifen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Startmenü. Sie können auch die Tastenkombination WinKey + X Ihrer Tastatur verwenden.
- Wählen Sie dann Apps und Funktionen aus. Es sollte als erste Wahl im Menü erscheinen. Dadurch wird der Abschnitt „Apps und Funktionen“ des Bildschirms „Windows-Einstellungen“ angezeigt.
- Wählen Sie dann Optionale Funktionen. Die Liste auf dem folgenden Bildschirm wird möglicherweise nicht sofort in Windows angezeigt.
- Wählen Sie danach Feature hinzufügen aus. Wenn Sie dies tun, wird ein Dialogfeld mit dem Titel „Optionale Funktion hinzufügen“ angezeigt.
- Sie können es finden, indem Sie durch die Liste scrollen oder die Suchleiste verwenden. Wählen Sie es aus der Liste der Optionen aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Installieren.
- Ihre Sammlung von Verwaltungskonsolen umfasst jetzt dank Windows die Druckverwaltung. Auch diese Option ist nur mit Windows 10 Pro verfügbar.
Wie öffne ich die Druckerverwaltung?
Öffnen Sie das Dialogfeld „Ausführen“ durch Drücken von Win + R. Drücken Sie die Eingabetaste, um das Druckverwaltungstool zu starten, nachdem Sie „printmanagement.msc“ eingegeben haben. Wählen Sie die Option Alle Drucker, nachdem Sie den Ordner Benutzerdefinierte Filter erweitert haben.
Warum kann ich die Druckverwaltung in Windows 10 nicht finden?
Anscheinend ist auf Ihrem Computer keine solche Funktion installiert. In diesem Fall müssen Sie es manuell hinzufügen.
Warum hat mein Computer keine Druckverwaltung?
Es gibt zahlreiche Erklärungen dafür, warum die Druckverwaltung in Windows 10 nicht angezeigt wird. Dies können Probleme mit dem installierten Treiber, beschädigten Systemdateien oder Problemen mit dem zugehörigen Dienst sein. Beachten Sie außerdem, dass nur Windows Pro- und Enterprise-Editionen über die Druckverwaltungskonsole verfügen. Wenn Sie die Home-Edition verwenden, aktualisieren Sie diese oder suchen Sie nach anderen vergleichbaren Programmen von Drittanbietern.
Wie greife ich in Windows auf die Druckverwaltung zu?
Öffnen Sie den Windows-Datei-Explorer, indem Sie Win + E drücken. Geben Sie „printmanagement.msc“ in die Adressleiste des Datei-Explorers ein.
Was ist die Druckverwaltung in Windows?
Um Druckserver und Drucker auf Windows 11-Systemen zu verwalten und Fehler zu beheben, können Desktop-Administratoren das Windows-Druckverwaltungs-Snap-In der Microsoft Management Console verwenden. Das Installieren, Anzeigen und Verwalten von Druckern wird durch das als Druckverwaltung bekannte Snap-In der Microsoft Management Console (MMC) ermöglicht.
Zusammenfassung
Die Druckverwaltung ermöglicht es Unternehmen, Druckgeräte effizient zu verwalten und Arbeitsabläufe zu rationalisieren, was zu geringeren Gemeinkosten, niedrigeren Kosten und einfacheren Netzwerkprozessen führt. Die Eliminierung der Netzwerkkomplexität durch Druckmanagement verbessert den Geschäftsbetrieb. Um Dokumente zuverlässiger bereitzustellen und Arbeitsabläufe zu optimieren, profitieren Unternehmen von schnelleren Druck- und Scangeschwindigkeiten. Darüber hinaus tragen eine einfache Druckerkennung, anpassbare Bedienfelder und eine sichere, stabile Umgebung zu einer höheren Zufriedenheit der Endbenutzer mit der Druckverwaltung bei.
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Bibliographie
