Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Anforderung für jedes Unternehmen. Und obwohl es vielleicht nicht der glamouröseste Job ist, ist es ein notwendiger. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens im Auge behalten, stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Team pünktlich bezahlt wird. Der Gehaltsabrechnungsprozess kann jedoch mühsam, zeitaufwändig und sich wiederholend sein. Wenn Sie eine große Anzahl von Mitarbeitern haben, kann die Gehaltsabrechnung kompliziert werden. Mit Hilfe eines Lohnabrechnungssystems führen Sie die Lohnabrechnung schnell und effizient durch. Sie können sich auf andere, dringendere Geschäftsanforderungen konzentrieren, indem Sie weniger Zeit und Aufwand für die Gehaltsabrechnung aufwenden. In diesem Artikel erklären wir, was die Verwaltung von Gehaltsabrechnungssystemen ist, wie die Gehaltsabrechnung durchgeführt wird und wie Ihr Unternehmen von einem Gehaltsabrechnungsprozess profitieren kann. Lesen Sie weiter, um mehr über die verschiedenen Arten von Software für automatisierte Gehaltsabrechnungssysteme für kleine Unternehmen zu erfahren.
Was ist ein Gehaltsabrechnungssystem?
Ein Gehaltsabrechnungssystem ist jede Methode, um Mitarbeiter zu bezahlen, Lohnsteuern zu hinterlegen und Transaktionen zu verfolgen. Diese Aufgaben können manuell durchgeführt oder mit Software automatisiert werden, um Zeit zu sparen und das Fehlerrisiko zu verringern.
Verwaltung des Lohnsystems
Einfach ausgedrückt ist ein Gehaltsabrechnungssystem ein Prozess, bei dem Arbeitgeber die Löhne ihrer Mitarbeiter zahlen. Auf diese Weise demonstrieren sie auch ihr Engagement für ihre Mitarbeiter, erfüllen ihre Verpflichtungen gegenüber Regierungsbehörden und führen Finanzunterlagen in Ordnung.
Warum ist die Verwaltung des Lohnsystems wichtig?
Die Verwaltung von Gehaltsabrechnungssystemen ist ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens, da sie dazu beiträgt, das Mitarbeiterengagement und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verbessern. Arbeitgeber können mit Lohnforderungen und kostspieligen Strafen konfrontiert werden, wenn sie nicht über eine effiziente und genaue Methode zur Bezahlung von Arbeitnehmern, Hinterlegung und Einreichung von Steuern und Führung von Aufzeichnungen verfügen.
Was sind die Phasen des Gehaltsabrechnungssystem-Verwaltungsprozesses?
Unabhängig davon, wie Arbeitgeber die Gehaltsabrechnung verwalten, besteht der Prozess in der Regel aus drei Phasen:
#1. Vorauszahlung
Arbeitgeber erheben relevante Daten für den Zahlungszeitraum auf der Grundlage definierter Unternehmensrichtlinien und gesetzlicher Anforderungen, z. B. nicht steuerbefreite Arbeitsstunden der Mitarbeiter, Ausnahmezeiten (Urlaub, Krankheit, Geschworenendienst usw.) und Mitarbeiteranpassungen, z. B. Neueinstellungen, Trennungen , Gehaltserhöhungen oder Änderungen bei Leistungsabzügen und Steuerabzügen. Diese Daten werden dann validiert und zur Verarbeitung der Gehaltsabrechnung verwendet.
#2. Berechnungen
Arbeitgeber berechnen den Nettolohn, indem sie den Gesamtbruttolohn jedes Arbeitnehmers während des Lohnzeitraums nehmen und Steuern und Abzüge abziehen. Sie bauen auch ihre Steuerschuld für denselben Zeitraum auf.
#3. Nach der Gehaltsabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird abgestimmt, die Steuern werden fristgerecht abgeführt und damit verbundene Zahlungen, wie z. B. Lohneinbehalte, bearbeitet. Sie bezahlen ihre Mitarbeiter auch und stellen ihnen eine Gehaltsabrechnung oder Lohnabrechnung aus, die in den meisten Gerichtsbarkeiten erforderlich ist.
Was sind einige Methoden der Gehaltsabrechnungssystemverwaltung?
Arbeitgeber haben je nach Budget und gewünschtem Grad der Beteiligung mehrere Optionen für die Gehaltsabrechnung, darunter:
#1. Manuelle Gehaltsabrechnung mit Tabellenkalkulationen
Arbeitgeber mit wenigen Mitarbeitern ziehen es möglicherweise vor, die Gehaltsabrechnung manuell mithilfe von Tabellenkalkulationen zu verwalten. Die möglichen Kosteneinsparungen werden jedoch in der Regel durch die Nachteile aufgewogen. Manuelle DIY-Prozesse erhöhen die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Fehler und lenken Zeit von Aktivitäten ab, die das Geschäftswachstum fördern.
#2. Lohnverwaltungssoftware
Durch die Automatisierung zeitraubender Aufgaben reduziert eine hochwertige Gehaltsabrechnungssoftware den Verwaltungsaufwand. Arbeitgeber können sich darauf verlassen, dass sie Bruttolöhne, Abzüge und Nettolöhne genau berechnen und gleichzeitig eine gewisse Kontrolle über den Prozess behalten.
#3. Auslagerung
Arbeitgeber, die die Gehaltsabrechnung vollständig entlasten möchten, beauftragen häufig einen Lohnabrechnungsanbieter für Verwaltungsdienste oder schließen einen Arbeitsgemeinschaftsvertrag mit einer professionellen Arbeitgeberorganisation (PEO) ab. In solchen Fällen kann der Anbieter oder PEO alle Aspekte der Gehaltsabrechnung übernehmen, einschließlich Steuerhinterlagen, Berichterstattung und Compliance.
Arten von Lohnverwaltungssoftware
Verwaltungssoftware für Gehaltsabrechnungssysteme kann nach einigen Hauptklassifikationen kategorisiert werden; Cloud vs. Enterprise, allgemein vs. branchenspezifisch sowie nach Unternehmensgröße. Es gibt jedoch eine andere Möglichkeit, Gehaltsverwaltungssysteme zu kategorisieren – eine, die sich auf die Grundlagen der Plattform und die möglichen Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe im Unternehmen konzentriert.
#1. Spezielle Lohnverwaltungssoftware
Dedizierte Softwarelösungen für die Gehaltsabrechnung werden oft als eigenständige Systeme bezeichnet. Sie gehen weit darüber hinaus, um robuste Funktionen und Fähigkeiten bereitzustellen, die die Kernprozesse der Gehaltsabrechnung und anderer HR-Management-Funktionen ansprechen.
Die Mehrheit dedizierter Gehaltsabrechnungssysteme umfasst spezialisierte Funktionen, von denen HR-Teams und -Abteilungen profitieren. Zu diesen Funktionen gehören Zeiterfassung und Anwesenheit der Mitarbeiter, kundenspezifische Berichterstattung sowie Steuer- und Sozialleistungsverwaltung.
#2. Integrierte Gehaltsabrechnungslösung
Integrierte Payroll-Management-Lösungen sind häufig in anderen HR-Management-Plattformen mit umfangreichen Features und Fähigkeiten enthalten, die ein breites Spektrum an Funktionen abdecken.
Buchhaltung, Personalmanagement und Gehaltsabrechnung sind wichtige Geschäftsprozesse, die sich typischerweise überschneiden. Infolgedessen geben Dienstleistungen und Softwareprodukte, die auf solche Prozesse ausgerichtet sind, Kunden häufig die Möglichkeit, eine Vielzahl von Modulen zu integrieren, die auf die spezifischen Anforderungen jeder Organisation zugeschnitten sind.
#3. Software für Gehaltsabrechnungssysteme
Die Verwaltungssoftware für Gehaltsabrechnungssysteme ist ein umfassendes und funktionsreiches Tool, das entwickelt wurde, um die Gehaltsabrechnung und andere wichtige Personalverwaltungsprozesse zu erleichtern, von der Organisation relevanter Personaldaten bis hin zur Automatisierung der entscheidenden täglichen Prozesse, die mit der Berechnung und Bezahlung von Personal/Mitarbeitern verbunden sind Gehälter.
Was sind die Vorteile der Verwendung von Lohnsystemsoftware?
Gehaltsabrechnungssystemsoftware erleichtert jedes Unternehmen oder jede Organisation durch Prozessautomatisierung, Datenzentralisierung und -sicherheit, Workflow-Effizienz, HR-Produktivität, Kosteneinsparungen, Anpassung und Integration.
Unternehmen, die die richtige Gehaltsabrechnungslösung verwenden, können Zeit und Geld sparen und gleichzeitig menschliche Fehler vermeiden. Das System stellt sicher, dass der richtige Betrag an den richtigen Mitarbeiter gezahlt wird, dass Organisationen ihre Steuern korrekt zahlen und dass sensible Unternehmens- und Mitarbeiterdaten geschützt sind.
Softwarelösungen für die Gehaltsabrechnung tragen auch dazu bei, die Transparenz innerhalb des Unternehmens zu erhöhen, indem sie einen einfachen Zugriff auf Vereinbarungen, Sozialleistungen, Arbeitszeittabellen und andere ähnliche Daten bieten, was eine schnelle Beilegung von Streitigkeiten ermöglicht. Darüber hinaus können Benutzer mit einem so vielfältigen Satz an Funktionen und Tools, die ihnen zur Verfügung stehen, Berichte für Stakeholder und autorisiertes Personal anpassen.
So wählen Sie die Software für das Gehaltsabrechnungssystem aus
Vor der Implementierung einer Softwarelösung für Gehaltsabrechnungssysteme müssen einige wichtige Überlegungen angestellt werden. Diese Plattformen sind in vielen verschiedenen Paketen erhältlich, so dass einige als zusätzliche Funktion in ERP-, HRM- und Buchhaltungssystemen verfügbar sind, während andere, wie bereits erwähnt, als unabhängige Standalone-Lösung verfügbar sind.
Bevor Sie sich für einen bestimmten Dienst, Anbieter oder Abonnementplan entscheiden, sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten:
#1. Kosten für die Inhaberschaft
Organisationen (unabhängig von Größe oder Branche) müssen ständig Betriebskosten, Betriebskosten und andere Unternehmensausgaben ausgleichen. Sie können Geld ausgeben, um Geld zu verdienen, aber Sie können nicht so viel ausgeben, dass Ihr Gewinn darunter leidet.
Wenn es um Gehaltsabrechnungssoftware (oder andere Softwarelösungen für diese Angelegenheit) geht, gibt es einige Optionen, um sie zu erhalten: eine einmalige Lizenzgebühr oder ein monatliches, vierteljährliches, jährliches oder halbjährliches Abonnement. Nicht alle Anbieter bieten solche Optionen an, aber wenn Sie sich nach Softwarepreisen umsehen, sind dies die Zahlungsoptionen, die Sie normalerweise finden werden.
#2. Cloudbasierter Dienst oder Bereitstellung vor Ort
Wie es in Ihrem kleinen Unternehmen verwendet wird, ist eine andere Sache, über die Sie beim Kauf von Gehaltsabrechnungssystemsoftware nachdenken sollten. Während andere als Cloud-basierter Dienst angeboten werden, werden einige Softwaresysteme lokal installiert. Diese beiden unterschiedlichen Bereitstellungsmethoden haben Vor- und Nachteile.
#3. Die Hauptmerkmale, die das Produkt bietet
Sie müssen auch die wichtigsten Funktionen der Softwarelösung berücksichtigen und ob Ihr Unternehmen sie benötigt oder nicht. Einige Gehaltsabrechnungssysteme bieten eine Fülle von Funktionen und Tools, was jedoch nicht immer bedeutet, dass sie die beste Option für Ihr Unternehmen sind. Nur weil ein Produkt viele Funktionen hat, bedeutet das nicht, dass Sie sie alle nutzen werden.
#4. Integration und Skalierbarkeit
Skalierbarkeit ist entscheidend, insbesondere für ein wachsendes Unternehmen. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Ihre Belegschaft wächst, müssen Sie sich darauf verlassen können, dass die Softwarelösung Sie bei der Gehaltsabrechnung unterstützt. Das von Ihnen gewählte Gehaltsabrechnungssystem sollte in der Lage sein, den Test der Zeit zu bestehen und mit dem Wachstumstempo Ihres Unternehmens Schritt zu halten.
Gehaltsabrechnungssystem für kleine Unternehmen
Die Arbeit mit Gehaltsabrechnungssoftware ist ein einfacher Prozess, der Ihnen Zeit und Mühe bei der Verwaltung Ihres Gehaltsabrechnungskalenders spart, selbst wenn Sie kein technisch versierter Geschäftsinhaber sind. Die Lohnbuchhaltungssoftware Ihres Kleinunternehmens muss zuerst konfiguriert werden. Während dies normalerweise ein einfacher Vorgang ist, bieten viele Gehaltsabrechnungsanbieter Unterstützung an oder richten sogar Ihr Konto für Sie ein.
Während Sie Ihr Konto einrichten, werden Sie oder ein Kundendienstmitarbeiter die Software mit Bankinformationen sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeiter versorgen. Die bereitgestellten Informationen ermöglichen es der Gehaltsabrechnungssoftware, Löhne direkt auf die Bankkonten Ihrer Mitarbeiter einzuzahlen, Ihre Lohnsteuern zu berechnen und die Löhne der Mitarbeiter, PTO, persönliche Aufzeichnungen und mehr zu verfolgen. Dann erstellen Sie Ihren Gehaltsabrechnungskalender und entscheiden, an welchen Wochentagen und wie häufig Ihre Mitarbeiter bezahlt werden.
Ihre Gehaltsabrechnungssoftware kann mit Buchhaltungs-, Zeit- und Anwesenheits- und HR-Software integriert werden, die von Ihrem Gehaltsabrechnungsanbieter oder einem Drittanbieter bereitgestellt wird, sobald Ihr Gehaltsabrechnungskalender eingerichtet ist. Integrationen vereinfachen den Gehaltsabrechnungsprozess, indem sie Ihre Gehaltsabrechnung mit den Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter synchronisieren. Dies vereinfacht die Automatisierung Ihres Gehaltskalenders. Sie werden jedoch immer noch alles überprüfen wollen, auch wenn Sie sich entscheiden, Ihre Gehaltsabrechnung zu automatisieren.
Wenn Ihr Konto eingerichtet ist, können Sie die Gehaltsabrechnung schnell von unterwegs bearbeiten. Viele Gehaltsabrechnungsanbieter haben mobile Apps oder für Mobilgeräte optimierte Websites. Und an dieser Stelle brauchen Sie nur ein paar schnelle Klicks auf Ihrem Handy, um Ihre Gehaltsabrechnung durchzuführen.
Automatisiertes Abrechnungssystem
Vereinfacht ausgedrückt bezahlen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter über ein Gehaltsabrechnungssystem. In ähnlicher Weise ermöglicht ein automatisiertes Gehaltsabrechnungssystem einem Arbeitgeber, die Gehaltsabrechnung online abzuwickeln.
Gemeinsame Funktionen des automatisierten Gehaltsabrechnungssystems
Die meisten Gehaltsabrechnungsanbieter verfügen über eine Fülle automatisierter Funktionen, aber hier sind sechs allgemeine und kritische Funktionen, auf die Sie achten sollten.
- Lohn-und Gehaltsabrechnung
- Lohnbuchhaltung
- Elektronischer Geldtransfer
- Steuerverwaltung
- Reporting
- Record Keeping
Top 3 der automatisierten Gehaltsabrechnungssysteme
Die Wahl eines Anbieters für automatisierte Gehaltsabrechnungssysteme, der Ihren Anforderungen entspricht, kann eine Herausforderung sein, daher sind hier unsere drei wichtigsten Empfehlungen.
#1. Gusto
Gusto ist eine kostengünstige Option, die auch ein umfangreiches Paket bietet. Die umfangreiche Palette an HR-Tools und -Funktionen, die dieser Gehaltsabrechnungsdienst bietet, ist eines der bemerkenswertesten Merkmale.
#2. ADP
Automatic Data Processing, oder ADP, ist ein führender Gehaltsabrechnungsprozessor. Der Name auf dieser Liste ist Ihnen wahrscheinlich am bekanntesten, und das aus gutem Grund: Sie sind ein großer Name in der Welt der Unternehmenssoftware. ADP bietet ein einfaches Dashboard und eine Vielzahl von Plänen für Unternehmen jeder Größe.
#3. Paychex
Paychex bietet drei Pläne mit einer Vielzahl von Zusatzdiensten, die es Unternehmen ermöglichen, den Plan einfach zu skalieren und an ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie können auch als das anpassungsfähigste automatisierte Gehaltsabrechnungssystem für Unternehmen angesehen werden.
Was ist ein Beispiel für ein Gehaltsabrechnungssystem?
Beispiele für Gehaltsabrechnungssysteme sind Sumopayroll, sumHR, Keka, PeopleWorks und Accent HRP.
Welche 2 Arten von Gehaltsabrechnungssystemen gibt es?
Die drei Haupttypen der Gehaltsabrechnung sind manuell, Software und Outsourcing.
Was ist ein HR- und Gehaltsabrechnungssystem?
HR (Human Resources) und Gehaltsabrechnung sind zwei Abteilungen innerhalb eines Unternehmens. Die Gehaltsabrechnung ist eine Liste der Mitarbeiter und der ihnen gezahlten Geldbeträge, während die Personalabteilung eine Vielzahl von Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Mitarbeitern und der Verwaltung erledigt, wie z. B. Einstellung, Entlassung, Sozialleistungen, Anwesenheit und mehr.
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Was ist die gängigste Lohnbuchhaltungssoftware?
Die besten Lohnsoftwaresysteme:
- QuickBooks-Gehaltsabrechnung.
- Lohn.
- Geschmack.
- Paycor.
- Plätschern.
- OnPay.
- Wagen
- Xero.
Welche vier Lohnarten gibt es?
Die vier Arten der Gehaltsabrechnung sind wie folgt:
- Intern verwaltete Gehaltsabrechnungssysteme
- Professionell verwaltete Gehaltsabrechnungssysteme
- Gehaltsabrechnungsdienste, die von Agenturen für Gehaltsabrechnungssysteme verwaltet werden
- Softwareverwaltete Gehaltsabrechnungssysteme
Ist SAP ein Lohnsystem?
Ja, die SAP-HR-Software umfasst die Verwaltung, Verwaltung und Verarbeitung der Gehaltsabrechnung über SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Andere Unternehmens- und Personalprozesse können in die Cloud-Lösung integriert werden.
Zusammenfassung
Die Wahl der besten Gehaltsabrechnungssoftware für Ihr Unternehmen ist eine wichtige Entscheidung. Glücklicherweise bieten mehrere Online-Gehaltsabrechnungssoftwarelösungen robuste Funktionen, Integrationen und Benutzeroberflächen, die für Geschäftsinhaber ohne viel Erfahrung in der Gehaltsabrechnung geeignet sind.
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Bibliographie
