Das Verfassen eines Monatsberichts ist ein wertvolles Instrument, um Ihrem Unternehmen Ihre Leistungen und aktuellen Aufgaben zu präsentieren. Während Sie Ihre aktuellen Leistungs- und Produktivitätsniveaus überprüfen, kann der Berichterstellungsprozess auch Ihrem Team Verantwortung übertragen. Sehen wir uns ein detailliertes monatliches Berichtsformat an, das uns beim Schreiben oder Erstellen eines guten monatlichen Berichts helfen wird.
Was ist ein Monatsbericht?
Ein monatlicher Bericht fasst alle Aktionen zusammen, die in einem bestimmten Monat in einem Projekt aufgetreten sind und noch laufen. Monatliche Berichte werden von Projektmanagern verwendet, um Kunden über Umfangserweiterungen, Bedrohungen des Zeitplans, des Budgets oder der Ressourcen und andere Probleme zu informieren. Der Monatsbericht bietet auch einen Überblick über die noch zu erledigenden Aufgaben des Projekts.
Monatliche Berichte sollten kurz, aber umfassend sein und wichtige Aktivitäten und durchgeführte Aktionen sowie Ziele für den nächsten Monat abdecken.
Grundlegende Bestandteile eines Monatsberichts
#1. Etikett und Titel
Um sicherzustellen, dass jeder, der Ihren Bericht liest, versteht, worum es geht, benennen und beschriften Sie ihn klar und präzise, einschließlich wichtiger Informationen wie der Art des Berichts, des vom Bericht abgedeckten Zeitraums, des Datums der Berichtsübermittlung, des Abteilungs- oder Teamnamens und deinen eigenen Namen. Lassen Sie uns das Format des Titels eines Monats im folgenden Beispiel betrachten.
Beispiel:
SMARTASSET.COM
JANUAR 2020 MONATLICHER BERICHT DES COMPLIANCE-TEAMS
Zusammengestellt von Jane Reed
Abgabedatum: 3. Februar 2020
#2. Format
Bevor Sie Ihren ersten Monatsbericht schreiben, erkundigen Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten, ob es eine bestimmte Vorlage gibt, der Sie folgen sollten. Wenn Ihre Organisation oder Abteilung also keine Vorlage hat, fragen Sie Ihren Chef, ob er Präferenzen für das Layout Ihres Berichts hat.
#3. Aktuelle Erfolge und Status
Verwenden Sie Listen mit Aufzählungszeichen, um alles, was im Laufe des Monats erreicht wurde, und den Status laufender Initiativen prägnant darzustellen.
Beispiel:
- Abschluss einer zeilenweisen Überprüfung der Bewertungslizenzierungsvorschriften jedes Staates.
- Genehmigungsanträge für die Einführung in die Immobilienbewertung wurden in Illinois, New York und Montana eingereicht; die voraussichtliche Bearbeitungszeit für Illinois beträgt drei Wochen und vier bis sechs Wochen für New York und Montana.
- Alabama und Georgia haben den Kurs genehmigt.
- In Kalifornien nahm ich an einem Branchenkongress teil.
- Das Zertifizierungsverfahren zur Weiterentwicklung der Weiterbildung ist abgeschlossen.
Beschreiben Sie Ihre Ziele für den kommenden Monat.
Ihr monatlicher Bericht sollte Informationen über die Planung des kommenden Monats enthalten. Dieser Artikel muss zwar nicht umfangreich sein, sollte aber betonen, dass Sie und Ihr Team sich für die nahe Zukunft harte Ziele gesetzt haben.
Beispiel:
März 2020 Ziele und Pläne
- Beginnen Sie mit der Überprüfung der Lizenzierungsgesetze für Immobilienmakler in jedem der 50 Bundesstaaten.
- Reichen Sie Bewerbungen für die Zulassung zum Intermediate Appraisal-Kurs in South Carolina, Arkansas, Texas und Indiana ein.
- Stephen und Christine werden an der vierteljährlichen Sitzung des Florida Appraisal Board in Orlando teilnehmen.
- Beginnen Sie mit dem Kursdesignprozess für drei neue Immobilien-CE-Kurse.
Geben Sie eine Zusammenfassung
Fassen Sie bei Bedarf zusammen, wo es um Ihr Team oder Ihren individuellen Job steht.
Beispiel:
Das Compliance-Team hatte im Januar 2020 einen produktiven Monat. Wir haben unsere Überprüfung der Zulassungsvorschriften für staatliche Bewertungen abgeschlossen, Anträge auf Zulassung von drei Kursen bei staatlichen Aufsichtsbehörden eingereicht, die Zulassung von Kursen von zwei Bundesstaaten erhalten, an einer Networking-Veranstaltung in Kalifornien teilgenommen und einen neun abgeschlossen -Monats-Zertifizierungsprozess, damit wir mit der Entwicklung von Weiterbildungsprogrammen vorankommen können. Julie Connor verdient besondere Anerkennung für ihre Bemühungen, 50 Aufsichtsbehörden per Telefon und E-Mail zu kontaktieren, um zu bestätigen, dass unsere Daten korrekt sind.
Andere Dinge zu beachten
Hier sind einige andere Dinge, an die Sie denken sollten, wenn Sie einen Monatsbericht schreiben möchten:
Ihr Vorgesetzter kann eine schnelle finanzielle Übersicht über Ihre Ausgaben für den Monat anfordern. Das Einfügen einer Tabelle in Ihr Dokument ist möglicherweise der effektivste Ansatz, um Ihre Zahlen zu vermitteln.
Während der Zweck eines monatlichen Berichts darin besteht, einen schnellen Überblick über Ihre Aktionen für den Monat zu geben, ist es auch wichtig, Kollegen zu danken, die Mitglieder Ihres Teams waren oder Ihnen geholfen haben. Achten Sie darauf, ihre Namen in den Bericht aufzunehmen und natürlich, dass ihre Namen richtig geschrieben sind.
Wenn Sie einen neuen Monatsbericht erstellen möchten, gehen Sie die vorherigen durch. Bestimmte Projekte und Aktivitäten, wie z. B. das Einreichen von Anträgen bei staatlichen Behörden, können lange dauern. Machen Sie eine gründliche Buchhaltung über alles, was Sie getan und erreicht haben.
So schreiben oder erstellen Sie einen guten Monatsbericht
Projektberichterstattung ist ein effektives Werkzeug für das On- und Off-Projektmanagement. Der monatliche Fortschrittsbericht ist oft ein Protokollbuch, auf das im Falle eines Rechtsstreits zurückgegriffen werden kann. Alle Projektmitglieder haben die berufliche Pflicht, das Projekt nach bestem Wissen und Gewissen unter Verwendung der zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Daten genau zu berichten.
Der monatliche Bericht ist auch ein Mechanismus, um wesentliche Änderungen an einem Projekt zu beeinflussen. Wenn jedoch niemand den Bericht liest oder er zu kompliziert ist, verliert er seinen Zweck und seine Wirksamkeit. Hier sind fünf Hinweise, die Sie beim Schreiben oder Erstellen Ihres Monatsberichts beachten sollten, um sicherzustellen, dass sie dem Projekt einen erheblichen Mehrwert bringen.
#1. Grafikdesign
Wenn Sie Ihren Monatsbericht schreiben, ersetzen Sie Text nach Möglichkeit durch eine Tabelle oder Abbildung. Wenn es darum geht, einfache, leicht verständliche Berichte zu entwickeln, könnte das Sprichwort „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ nicht zutreffender sein. Große Datenmengen lassen sich mithilfe von Diagrammen und anderen Kennzahlen einfach erklären. Dabei gilt für uns die Regel: Je weiter oben in der Nahrungskette Ihr Bericht aufsteigt, desto wichtiger ist es, die Daten auf „Fünftklässler-Niveau“ zusammenzufassen. Das soll nicht heißen, dass Senior Manager Fünftklässler sind, aber ihre Zeit ist begrenzt, und ein verwirrender textgesteuerter Bericht kann sie über die wahren Projektprobleme im Unklaren lassen.
#2. Ersetzen Sie kurze, aussagekräftige Aussagen durch lange, komplizierte Sätze
Viele Projektteammitglieder machen den Fehler, langatmige Sätze zu tippen, wenn sie mit viel weniger viel mehr sagen könnten. Projektberichte sollen keinen Spaß machen. Sie sollten randvoll mit Fakten, Zahlen und Beobachtungen sein. Ein ausgezeichneter Bericht sollte also zeigen, wo sich das Projekt befindet, wohin es geht, die wesentlichen Bedenken und wie sie diese Probleme angehen.
#3. Seitenzahlen sollten im Inhaltsverzeichnis enthalten sein
Ein Leser möchte möglicherweise nur eine Tatsache, eine Zahl oder eine Aussage aus Ihrem Monatsbericht. Machen Sie es ihnen einfach, die benötigten Informationen zu finden. Stellen Sie sicher, dass jeder Abschnitt gut benannt ist und eine Seitenzahl im Inhaltsverzeichnis hat. Nichts frustriert Leser mehr, als einen Bericht in die Hand zu nehmen und zu sehen, dass im Inhaltsverzeichnis Seitenzahlen fehlen. Wenn Sie keine Seitenzahlen einfügen möchten, nennen Sie es „Berichtsgliederung“ statt „Inhaltsverzeichnis“.
#4. Überprüfen Sie den Textkörper auf Anhänge
Dem Bericht sind Anhänge beigefügt, um den Lesern bei Bedarf weitere Informationen zur Verfügung zu stellen. Erstellen Sie eine Bemerkung oder Beobachtung im Monatsbericht und senden Sie den Leser an die entsprechenden Anhänge, wenn er die unterstützenden Daten oder Informationen prüfen möchte.
#5. Erstellen Sie eine leistungsstarke Zusammenfassung
Ein Monatsbericht ist nicht dasselbe wie eine Hochschularbeit. Die Wahrheit ist, dass die meisten Leser nur die Zusammenfassung und einige andere Abschnitte lesen werden. Verwenden Sie also die Zusammenfassung, um Ihre Argumente vorzubringen und projektweite Maßnahmen anzuregen. Wenn es Probleme gibt, scheuen Sie sich nicht, sie anzusprechen. Wenn Sie Bedenken nicht sofort bearbeiten, werden sie zurückkommen und das Projektteam heimsuchen.
Arten von Monatsberichten
Monatliche Berichte werden in drei Typen eingeteilt:
#1. Monatlicher Statusbericht
Dem Vorgesetzten wird häufig ein monatlicher Statusbericht als Aktualisierung der Pläne und Aktivitäten des Mitarbeiters vorgelegt. Es wird mit ziemlicher Sicherheit als Ergänzung zu seinem eigenen Bericht an den Vorgesetzten des Vorgesetzten gesendet. Es dient auch als Aufzeichnung des Arbeitsverlaufs eines Mitarbeiters und ist eine nützliche Ressource bei jährlichen Leistungsbeurteilungen.
#2. Monatlicher Projektbericht
Diese Berichtsform erfordert nicht so viele Einzelheiten wie ein wöchentlicher Projektbericht, bietet jedoch eine übergeordnete Sicht auf die Entwicklungen des Projekts. Stakeholder sind in der Regel daran interessiert, das Budget, die Ausgaben, die Qualität des Projektergebnisses sowie Risiken, Probleme und Probleme zu verfolgen, die das Projekt beeinflussen.
#3. Monatlicher Fortschrittsbericht
Auftragnehmer hingegen erstellen einen monatlichen Fortschrittsbericht, um dem Auftraggeber eine Vorstellung davon zu geben, wo das Projekt im Moment steht. Aufgrund ihrer Standorte sehen sich Auftraggeber und Auftragnehmer möglicherweise nicht regelmäßig. Der Kunde hat möglicherweise nicht genug Zeit, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen. Ein monatlicher Projektstatusbericht fungiert in diesem Fall als wichtiger Kommunikationskanal zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber, daher sollte der Bericht so vollständig wie möglich sein.
Wie sollte ich einen Bericht einführen?
Eine Zusammenfassung oder Einleitung ist immer der erste Teil Ihres Berichts, den Sie zu schreiben beginnen. Dies sollte nur ein oder zwei Seiten einnehmen, um Ihrem Leser einen schnellen Überblick über Ihre Erkenntnisse oder Ergebnisse zu geben.
Wie erstelle ich einen Kurzbericht?
Ein Kurzbericht enthält wichtige Details zu einem bestimmten Thema, die den Leser aufklären sollen. Ein Bericht kann mündlich oder schriftlich als Memo oder Brief übermittelt werden. Er enthält oft einen Überblick über den Bericht, einige Hintergrundinformationen, ein klares Ziel und eine Schlussfolgerung.
Wozu dienen Berichte?
Forschungsergebnisse werden in Berichten präsentiert und diskutiert. Dem Leser werden die Begründung für die Forschung, eine Beschreibung der Forschungsmethodik, die Erkenntnisse, Ergebnisse, eine logische Diskussion und Schlussfolgerungen/Empfehlungen gegeben.
Ist eine Einleitung für einen Bericht notwendig?
Und die Einleitung ist entscheidend für jeden Bericht. Der Leser muss davon überzeugt sein, dass der Bericht in diesem häufig am meisten gelesenen Abschnitt lesenswerte Informationen enthält.
Zusammenfassung
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Bericht frei von grammatikalischen oder typografischen Problemen sein sollte und dass die Präsentation des Berichts die Persönlichkeit und Professionalität seines Verfassers widerspiegelt.
Häufig gestellte Fragen zum Monatsbericht
Was macht einen guten Monatsbericht aus?
Ein guter Bericht enthält alle Informationen, die Ihr Managementteam benötigt, um Entscheidungen zu treffen. Fügen Sie einen allgemeinen Überblick über die Scorecard Ihrer Organisation oder Abteilung hinzu, um ihnen dies zu erleichtern. Der Inhalt dieser Scorecard sollte in der Reihenfolge strukturiert sein, in der sie gelesen wird.
Was ist ein monatlicher Managementbericht?
Monatliche Managementberichte sind Dokumente, die die finanzielle und operative Leistung Ihres Unternehmens monatlich überprüfen und bewerten. Diese Berichte ermöglichen Ihrem Managementteam, die vergangene und gegenwärtige Leistung Ihres Unternehmens zu verfolgen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Was ist ein monatlicher Fortschrittsbericht?
Der Begriff „Monatlicher Fortschrittsbericht“ oder „Fortschrittsbericht“ bezieht sich auf einen Fortschrittsbericht der Arbeiten, der den vom Eigentümer/Projektmanager festgelegten Standards entspricht.
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