Als Unternehmen oder Organisation, damit Sie ein starkes Forderungsmanagement aufbauen können. Sie müssen die Tools, Richtlinien, Konten und den oft kritischsten Teil des Forderungsmanagements mit Motiven kennen.
Verwaltung von Forderungen
Konten verwalten Forderungen sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da die täglichen Aktivitäten stark davon abhängen. Darüber hinaus müssen Sie hier Geld nehmen, um Ihre Mitarbeiter zu bezahlen, die täglichen Ausgaben Ihres Unternehmens zu finanzieren und die Firma aufzubauen, daher müssen Zahlungen pünktlich eingehen.
Organisationen sind verpflichtet, Geld in ihrer Reserve zu verwenden, das für andere Zwecke bestimmt war, da sie nicht über die erwarteten Mittel verfügen.
Darüber hinaus haben Unternehmen, die Konkurs anmelden, in der Regel Probleme, die auf ein ineffizientes Inkassosystem zurückzuführen sind. Da sie nicht in der Lage waren, das einzutreiben, was ihre Kunden nicht bezahlt hatten.
Also laut Umfragen jeder Vierte Kleine und mittlere Unternehmen hat Schwierigkeiten, ihre Forderungen zu verwalten. Aufgrund verschiedener Kunden, die sie entweder unterbezahlen, über die vorgesehenen Bedingungen hinaus zahlen oder aufgrund finanzieller Rückschläge aufgrund des wirtschaftlichen Abschwungs einfach nicht zahlen können.
Diese Probleme können überwunden werden, indem Sie einige einfache Schritte befolgen, um die Verwaltung Ihrer Debitorenbuchhaltung zu verbessern
#1. Untersuchen Sie Ihre Finanz- und Kreditgeschichte
Führen Sie eine Hintergrundprüfung der Finanz- und Kredithistorie eines Unternehmens durch, bevor Sie sich verpflichten, mit ihm Geschäfte zu tätigen. Holen Sie bei Bedarf Feedback von anderen Organisationen ein, mit denen sie zuvor Geschäfte gemacht haben.
Einige Firmen haben bereits eine lange Liste mit überfälligen Krediten. was ein besseres Zeichen dafür ist, dass sie finanzielle Schwierigkeiten haben. Daher ist es ratsam, keine langfristigen Vereinbarungen mit ihnen einzugehen, bis sie ihre finanziellen Probleme vollständig gelöst haben.
Erwägen Sie, Bedingungen anzubieten, die für sie angemessen sind. und gleichzeitig für Ihr Unternehmen von Vorteil bleiben, wenn Sie mit Unternehmen zu tun haben, die in der Vergangenheit mit verspäteten Zahlungen zu kämpfen haben.
#2. Legen Sie spezifische Zahlungsbedingungen fest
Legen Sie klare Zahlungsbedingungen zwischen Ihrem Kunden und Ihrer Organisation fest.
Geben Sie Ihrem Kunden eine Schätzung der Ausgaben, die ihm entstehen werden. Und handeln Sie auch ein komfortables Arrangement für sie aus, das nicht funktioniert gefährden der Gewinn Ihres Unternehmens.
#3. Nutzen Sie die elektronische Rechnungsstellung
Schneckenpost ist nicht mehr die einzige Möglichkeit, Rechnungen bis vor die Haustür des Kunden zu liefern. Darüber hinaus können Unternehmen dank technologischer Fortschritte jetzt Rechnungen per E-Mail mit Apps versenden, die im Internet verfügbar sind.
Sie müssen auch nicht auf monatliche Zyklusabrechnungen warten. weil Sie Rechnungen versenden können, sobald die Aufgaben erledigt sind. Darüber hinaus kann das rechtzeitige Versenden von Rechnungen den Kunden helfen, sich auf das Fälligkeitsdatum vorzubereiten.
Das Tolle daran ist, dass viele dieser Rechnungsanwendungen über integrierte Anzeigen verfügen, die anzeigen, wann Kunden die E-Mail gesehen haben. Dadurch wird es für sie schwieriger, verspätete Zahlungen zu rechtfertigen. Wir werden uns mit Tools für das Forderungsmanagement befassen.
Werkzeuge im Forderungsmanagement
Wenn Ihr Inkassosystem zu kurz kommt, gibt es ein paar Debitorenmanagement-Tools, die immer nützlich sind. Wir haben sie alle unten aufgelistet.
Die Kredit- und Inkassorichtlinie wurde aktualisiert
Haben Sie eine Kredit- und Inkassorichtlinie, die die Regeln und Verfahren festlegt, die Verkäufer und Sammler befolgen müssen? Dies kann ein nützliches Instrument sein, um sicherzustellen, dass Verkäufer und Sammler. Sich an Best Practices und Verfahren zu halten, die darauf ausgerichtet sind, den Umsatz zu steigern und gleichzeitig Ihr Unternehmen vor Forderungsausfällen zu schützen.
Frühere Untersuchungen haben gezeigt, dass nur etwa 20 % der Kreditabteilungen Richtlinien definiert haben (Credit Research Foundation). Und mehr als 50 Prozent derjenigen, die eine haben, aktualisieren sie nicht regelmäßig genug, damit sie effektiv ist (Credit Today).
Software für die Automatisierung
Es reicht nicht aus, nur eine Kredit- und Inkassorichtlinie zu haben. Darüber hinaus garantiert es nicht, dass es von Ihrem Team umgesetzt wird, insbesondere wenn es um das Sammeln von Rechnungen geht. In der Zwischenzeit implizieren wir nicht, dass Firmensammler Prozesse absichtlich überspringen. Aber sie vergessen vielleicht einen oder haben nicht die Zeit, jeden einzelnen Schritt mit jeder einzelnen Rechnung abzuschließen.
Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung, Ihre Regeln und Verfahren in das System zu integrieren. Dadurch entfällt für die Sammler die Notwendigkeit, sich an die Schritte zu erinnern, und sie sparen viel Zeit. Wenn Sie die Debitorenbuchhaltungsautomatisierung verwenden, führt das System entweder die von Ihnen festgelegten Schritte im Prozess automatisch aus oder weist den Inkassobeauftragten an, dies zu tun.
Hinzufügen weiterer Mitarbeiter
Viele Unternehmen, die glauben, dass die Leistung ihrer Konten bei der Verwaltung von Forderungen schlecht ist, glauben, dass dies auf Personalmangel zurückzuführen ist. Typischerweise besteht der erste Impuls darin, eine andere Person einzustellen, die bei der überwältigenden Last hilft. Durch die Automatisierung des Prozesses können Sie häufig den Bedarf an zusätzlichem Personal und die damit verbundenen Kosten eliminieren. Unter anderen Umständen kann eine Teilzeitkraft oder eine andere Vollzeitkraft unbedingt erforderlich sein.
Lieferung und Zahlung elektronischer Rechnungen
Wenn Sie immer noch Papier verwenden, um den Abrechnungs- und Inkassoprozess zu verwalten, ist es an der Zeit, es 2016 einzustellen. In der Zwischenzeit kann das Versenden von Rechnungen und das Warten auf den Erhalt, die Bearbeitung und die Rückgabe von Schecks durch Kunden den Rechnungsempfänger um mehrere Tage verlängern -Cash-Prozess. Darüber hinaus setzt es Ihren Kunden dem Betrugsrisiko aus. Sie können Rechnungen einreichen und Zahlungen von Verbrauchern online mit elektronischen Rechnungsdarstellungs- und Zahlungssystemen (EIPP) erhalten. Darüber hinaus macht diese Technologie das Einziehen von Kundenzahlungen erheblich schneller, einfacher und kostengünstiger als herkömmliche papierbasierte Vorgänge.
Self-Service-Optionen für Kunden
Mehr als 70 % der Kunden, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen. Bevorzugen Sie Self-Service-Lösungen wie ein Online-Portal gegenüber Hilfe per Telefon oder E-Mail. Man kann es ihnen nicht wirklich verübeln. Jeder ist beschäftigt, und niemand möchte während der Arbeitszeit Zeit damit verschwenden, Telefon-Tags zu spielen oder auf E-Mail-Antworten zu warten. Sie können ihnen diese Befugnis jedoch geben, indem Sie ein Online-Portal bereitstellen, auf das sie 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche zugreifen können, um Rechnungen abzurufen, Rechnungen zu bezahlen, Anfragen zu stellen, außerdem Kontoauszüge einzusehen, mit Support-Mitarbeitern zu chatten und vieles mehr. Sie können pünktliche Zahlungen und die Kundenzufriedenheit erheblich verbessern, indem Sie den Verbrauchern die Kontrolle und den Komfort bieten, den sie sich wünschen. Es ist wirklich eine Win-Win-Situation.
Bewaffnet mit diesen vier Tools, oder auch nur einem davon, werden Sie erstaunt sein, wie schnell Sie die Menge an ausstehenden Forderungen in Ihren Büchern minimieren können, was zu einem gesunden Cashflow und zufriedeneren Kunden führt.
Richtlinien für die Verwaltung von Forderungen
Die Instrumente des Forderungsmanagements kennen. Nachfolgend finden Sie Richtlinien für die Verwaltung.
Richtlinien für das Forderungsmanagement: Rechnungen sofort versenden
Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihr Unternehmen Rechnungen und Kontoauszüge rechtzeitig versendet. damit Ihre Kunden wissen, dass eine Zahlung fällig ist. Eine automatisierte E-Mail ist in dieser Situation entscheidend. Darüber hinaus trägt die Implementierung einer Software, die Ihre Kunden rechtzeitig vor und am Fälligkeitsdatum automatisch per E-Mail benachrichtigt, wesentlich dazu bei, eine prompte Zahlung sicherzustellen. (Außerdem spart Ihr Team wertvolle Stunden.) In der Zwischenzeit automatisiert D&B Finance Analytics Receivables Intelligence Collections Management diesen Vorgang mit E-Mail-Vorlagen, die verknüpfte Kontoauszüge und Rechnungen enthalten.
Richtlinien für das Forderungsmanagement: Zahlungen einfach machen
Wenn Sie eine automatische E-Mail senden, die Ihren Kunden darüber informiert, dass seine Zahlung morgen fällig ist. Stellen Sie dann sicher, dass sie über einen Mechanismus verfügen, um Sie sofort online zu bezahlen. Darüber hinaus trägt das Warten auf den Eingang von Schecks per Post zu einer Verringerung des Cashflows bei. Während viele B2B-Unternehmen noch Schecks in Papierform versenden, geht der Trend zum digitalen Bezahlen.
Behalten Sie säumige Konten im Auge.
Ungeachtet Ihrer besten Bemühungen zahlen einige Konten verspätet oder gar nicht. Achten Sie also auf Kunden, die nicht pünktlich zahlen. Sie haben möglicherweise eine Rechnung angefochten; Zunächst sollten Sie alle internen Probleme wie Abrechnungsfehler, Preisabweichungen und Abzüge beheben. Dies ist ein weiterer Grund für die Verwendung von A/R Management-Software ist effizienter und kostengünstiger als der manuelle Prozess. Langsam zahlende Kunden hingegen benötigen möglicherweise mehr praktische Behandlung, wie z. B. Telefonanrufe, schriftliche Briefe und die Zusammenarbeit mit Ihrem Vertriebsmitarbeiter. Darüber hinaus ist es vorzuziehen, zu versuchen, die Zahlung selbst einzuziehen, bevor Sie sie an ein externes Inkassobüro übergeben oder als uneinbringliche Forderung abschreiben.
Motive des Forderungsmanagements
Jedes Unternehmen möchte mit einem Gut günstig einkaufen und teuer verkaufen Marktpreis. Sie riskieren jedoch, alles zu verlieren, wenn die Forderungen in der letzten Phase des Verkaufsprozesses (Zahlung) nicht ordnungsgemäß verwaltet werden. Darüber hinaus ist ein schlechtes Forderungsmanagement für mehr als die Hälfte aller Insolvenzen verantwortlich, was seine Bedeutung unterstreicht. Zu den richtigen Motiven für das Forderungsmanagement gehört inzwischen weit mehr als nur die bloße Zahlungserinnerung. Es ist auch notwendig, die Gründe für die Nichtzahlung zu ermitteln. Ist es möglich, dass ein Produkt oder eine Dienstleistung nicht geliefert wurde? Oder war die Rechnung mit einem Verwaltungsfehler behaftet? Gute Motive für das Forderungsmanagement sind ein vielschichtiger Prozess, der Folgendes umfasst:
- Die frühzeitige Ermittlung der Kreditwürdigkeit des Kunden ist ein guter Beweggrund für das Forderungsmanagement.
- Regelmäßiges Scannen und Überwachen von Kunden auf Kreditrisiken
- Mit Kunden Schritt halten
- Zahlungsverzug rechtzeitig erkennen
- Probleme rechtzeitig erkennen
- Verringerung des gesamten unbezahlten Saldos (DSO)
- Vermeidung von Forderungsausfällen bei ausstehenden Forderungen
Warum ist es wichtig, Forderungen zu verwalten?
Mit einem effizienten Forderungsmanagement werden Forderungsausfälle reduziert, was wiederum den Gewinn steigert. Besserer Cashflow und mehr Liquidität für Investitionen und Akquisitionen Ihres Unternehmens sind zwei Vorteile.
Was bedeutet Debitorenbuchhaltung?
Forderungen an Ihr Unternehmen für bereits erbrachte Waren oder Dienstleistungen werden als Debitorenbuchhaltung (AR) bezeichnet. Der Prozess, sicherzustellen, dass diese Zahlungen planmäßig, konsistent und zuverlässig erfolgen, wird als ordnungsgemäßes AR-Management bezeichnet.
Welche Funktion hat der Debitorenmanager?
Der Leiter der Debitorenbuchhaltung ist eine Position auf mittlerer Ebene. Es ist die Position, die für die Verwaltung der Debitorenabteilung und des Personals der Organisation sowie für das Einziehen aller Zahlungen im Namen des Unternehmens verantwortlich ist. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die Unternehmensrichtlinien befolgt und Zahlungsfristen eingehalten werden.
Welchen anderen Titel hätte ein Debitorenbuchhalter?
Kreditoren-/Forderungsmanager sind ein anderer Name für Debitorenmanager. Debitorenmanager sind auch für die allgemeine finanzielle Stabilität ihres Unternehmens verantwortlich.
Zusammenfassung
Das Forderungsmanagement hilft Ihnen mit den passenden Tools viel Stress zu ersparen.
Häufig gestellte Fragen zur Verwaltung von Forderungen
Wie werden Forderungen verwaltet?
Ein Forderungsmanagementprozess umfasst Folgendes: Die Bonität, dh die Zahlungsfähigkeit des Kunden, muss überprüft werden, bevor Bedingungen vereinbart werden. Kontinuierliche Überwachung des Risikos einer Nichtzahlung oder eines verspäteten Zahlungseingangs.
Welche Instrumente gibt es im Forderungsmanagement?
- AKTUALISIERTE KREDIT- UND SAMMLUNGSRICHTLINIEN. Haben Sie eine Kredit- und Inkassorichtlinie, die die Regeln und Prozesse umreißt, die für Verkäufe und Sammler zu befolgen sind? …
- AUTOMATISIERUNGSSOFTWARE. …
- MEHR MITARBEITER? …
- ELEKTRONISCHE RECHNUNGSÜBERGABE UND ZAHLUNG. …
- KUNDEN-SELF-SERVICE-OPTIONEN.
Warum ist es wichtig, Forderungen zu verwalten?
Ein gutes Forderungsmanagement trägt aufgrund seiner Fähigkeit, Forderungsausfälle zu reduzieren, direkt zum Gewinn Ihres Unternehmens bei. Zu den Vorteilen gehören ein besserer Cashflow und eine höhere Verfügbarkeit von Liquidität für die Investitionen und Akquisitionen Ihres Unternehmens.
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