Wenn Sie bestimmte Informationen über ein Unternehmen, seine Produkte oder Dienstleistungen benötigen, werden Sie wahrscheinlich seine Website oder eine seiner Social-Media-Plattformen besuchen. Unternehmen nutzen Wissensmanagementsysteme, um Informationen an ihre Kunden oder Mitarbeiter weiterzugeben. Es wäre anstrengend, wenn sich ein Unternehmen um jede Anfrage seiner Kunden kümmern müsste. Aus diesem Grund integrieren Unternehmen ein Wissensmanagementsystem, um ihre Wissensdatenbank zu verwalten. Es gibt verschiedene Arten von Wissensmanagementsystemen, und ihr Zweck ist die Wissensverbreitung, von der alle an einem System beteiligten Parteien profitieren.
Was ist ein Wissensmanagementsystem?
Wenn wir über Wissensmanagementsysteme (KMS) sprechen, beziehen wir uns auf jedes Tool, mit dem Unternehmen Informationen organisieren und diese relevanten Informationen so dokumentieren, dass Mitarbeiter und Kunden leicht darauf zugreifen und sie verstehen können.
Bei den fraglichen Informationen kann es sich um alles Mögliche handeln, von häufig gestellten Fragen (FAQs) bis hin zu Handbüchern, Artikeln, ethischen Grundsätzen usw. Jedes Unternehmen muss danach streben, ein Wissensmanagementsystem zu haben, nicht nur, um seine Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, sondern auch, um Kunden oder alle, die Informationen zu ihren Produkten, Dienstleistungen, Werten usw. benötigen, zu schulen. Sowohl Ihre Kunden als auch Ihre Mitarbeiter werden täglich mit vielfältigen Herausforderungen konfrontiert. Zu jedem Zeitpunkt brauchen sie Sie, um etwas zu klären oder ihnen in einer schwierigen Situation zu helfen.
Wenn Sie jemals eine Website besucht und eine Spalte mit den häufig gestellten Fragen gesehen haben, erhalten Sie durch Klicken darauf eine Liste mit mehreren Fragen, die Sie möglicherweise zum Betrieb der Geschäftsprodukte, Dienstleistungen oder zu allem, was Sie wissen möchten, haben werden . Das ist eines der Beispiele für Wissensmanagementsysteme. Das Unternehmen versteht, dass seine Kunden oder seine Mitarbeiter unzählige Fragen haben, und anstatt sich beim Beantworten von Fragen zu erschöpfen, haben sie ein System integriert, das Antworten und andere relevante Informationen bereitstellt und sicherstellt, dass sie für jeden, der sie benötigt, leicht zugänglich sind.
Im Allgemeinen können wir auch sagen, dass ein Wissensmanagementsystem ein Werkzeug ist, das Unternehmen hilft, ihre Unternehmensinformationen zusammenzuführen und sie dann so anzuordnen und zu präsentieren, dass es für Benutzer oder alle, die nach Informationen suchen, bequem und einfach ist.
Welche Arten von Wissensmanagementsystemen gibt es?
Wenn es um Wissensmanagementsysteme (KMS) geht, gibt es drei verschiedene Typen. Aufgrund von Forschung werden wir in Zukunft vielleicht den Aufstieg anderer miterleben. Im Folgenden sind die wichtigsten verfügbaren KMS-Typen aufgeführt: Unternehmensweite Wissensmanagementsysteme, Wissensarbeitssysteme und intelligente Techniken oder Ansätze.
#1. Unternehmensweite Wissensmanagementsysteme
Mit unternehmensweiten Wissensmanagementsystemen können sich Unternehmen jetzt auf die Optimierung von Geschäftsprozessen konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach Daten zu verschwenden. Dies liegt daran, dass alles, wofür Sie möglicherweise Zeit verschwenden, gesammelt, gespeichert und verbreitet wurde. Auf diese Weise können Benutzer frei auf Wissen zugreifen und es nutzen.
Unternehmensweite Wissensmanagementsysteme werden in drei Typen eingeteilt. Dies sind strukturierte Wissenssysteme, halbstrukturierte Wissenssysteme und Wissensnetzwerksysteme.
Strukturierte Wissenssysteme
Sie können das strukturierte Wissenssystem einfach als den Typ sehen, der das Wissen, das in einer Organisation mit bestimmten Tools oder Datenbanken dokumentiert ist, offiziell verwaltet. Was das offizielle Wissen betrifft, kann es alles sein, von Verfahren über Techniken, Best Practices, Forschungsberichte und White Papers, Fallstudien, Mitarbeiterinformationen, Vorstands- und Investoreninformationen und so weiter.
Halbstrukturierte Wissenssysteme
Halbstrukturierte Wissenssysteme kümmern sich um das Wissen eines Unternehmens, das nicht Teil seiner offiziellen Dokumente ist. Es verwendet ein anderes Medium, um dieses Wissen zu organisieren, zu verfolgen und zu speichern.
Wissensnetzwerksysteme
Wenn es um Wissensnetzwerksysteme geht, sind diese Leute dafür verantwortlich, unstrukturiertes und undokumentiertes Wissen in explizites Wissen umzuwandeln. Diese werden dann in einer Datenbank gespeichert.
#2. Wissensarbeitssysteme
Unternehmen richten Wissensarbeitssysteme ein, um es spezialisierten Personalgruppen wie Ingenieuren, Produktdesignern, Forschern, Architekten, Wissenschaftlern, Finanzanalysten usw. zu ermöglichen, neues Know-how für die Organisation zu produzieren.
#3. Intelligente Techniken
Unternehmen nutzen Techniken und Technologien der künstlichen Intelligenz, um das Wissen von Einzelpersonen und Gruppen zu erfassen und die Wissensbasis der Organisation zu erweitern.
Andere schließen ein;
- Recherche und Einsicht
- Ein Online-Community-Forum
- Lernmanagement-Systeme
- Service-Wissensdatenbanken für Kunden
Beispiele für Wissensmanagementsysteme
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Wissensmanagementsysteme, die für Unternehmen verfügbar sind.
#1. Leinwand
Das Wissensmanagementsystem von Canva erleichtert den Zugriff auf Materialien für den Einstieg und die Fehlerbehebung. Sie erkennen an, dass die Interaktionen der Verbraucher mit ihrem Produkt und ihrer Website entscheidend für ihren Gesamterfolg sind.
# 2. Evernote
Evernote ist aufgrund seiner einfachen Anzeige von Informationen eine beliebte Wahl für Wissensmanagementsysteme. Die Navigationsleiste starrt Sie direkt an, sodass Sie nicht danach suchen müssen. Es ist gut sichtbar und zugänglich. Ob Sie Kunde oder Mitarbeiter sind, Sie werden an prominenter Stelle dorthin geleitet, wo Sie Ihre Informationssuche beginnen können.
#3. Locker
Der lockere Stil ist genial. Ich meine, diese Jungs kombinieren buchstäblich markenlastige Botschaften mit maßgeschneiderter Ikonographie, um Themen auf eine neue und interessante Weise darzustellen. Wenn ein Benutzer mit Slack interagiert, wird jeder Abschnitt erweitert, um eine nützliche Liste verwandter Unterthemen und Artikel anzuzeigen, während die primäre Navigation verankert bleibt.
# 4. Instacart
Selbst für Personen, die nicht technisch versiert sind, ist der Ansatz von Instacart zum Wissensmanagement einfach umzusetzen. Sie haben eine prominente Suchleiste und konzentrieren sich auf einfache Bilder, die häufige Kundenanfragen beantworten, z. B. wie Instacart funktioniert, wie viel es kostet und wie man bestellt. Instacart erfüllt die Bedürfnisse der Kunden, indem es diese Informationen in Form von FAQs veröffentlicht und Kunden zufriedenstellt, ohne Zeit zu verschwenden. Sie haben auch eine benutzerfreundliche Oberfläche und sorgen darüber hinaus dafür, dass alles, was Benutzer suchen, berücksichtigt wird.
Bestes Wissensmanagementsystem
Täglich sehen Unternehmen die Notwendigkeit, ein Wissensmanagementsystem in ihren Betrieb zu integrieren, um ihre täglichen Geschäftsaufgaben reibungslos zu erledigen. Nun, Sie werden mir zustimmen, dass daran nichts Ekstatisches ist, bis Sie vor der Entscheidung stehen, welche KMS-Software Sie verwenden möchten. Bei so vielen Optionen, aus denen Sie auswählen können, sind Sie vielleicht ratlos, welche Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Es gibt Unmengen davon, aber sehen Sie sich das Folgende an;
#1. Freshworks
Wenn Sie ein einfach zu bedienendes Wissensmanagement-Tool suchen, können Sie nach Freshworks suchen. Es ist besonders intuitiv und hilft bei der Entwicklung und Pflege von Beziehungen zu Kunden während ihrer gesamten Reise. Alles in allem haben Sie meistens zufriedene Kunden und glückliche Mitarbeiter
Hauptmerkmale von Freshworks
Im Folgenden sind die Hauptfunktionen von Freshworks aufgeführt
- Rufen Sie um Unterstützung, wenn Sie Lösungen benötigen
- Bot-Unterstützung
- Alignieren Sie Teams aus verschiedenen Abteilungen.
#2. Zoho-Wiki
Wenn Sie auf der Suche nach einem Tool für ein Wissensmanagementsystem sind, das Beziehungen aufbaut und auch den Informationsaustausch unterstützt, ist Zoho Wiki die beste Wahl
Hauptfunktionen von Zoho Wiki
Im Folgenden sind die Hauptfunktionen des Zoho Wiki KMS-Tools aufgeführt;
- Zutrittskontrolle mit Sicherheit
- Sie können Ihre Benutzeroberfläche anpassen
- Bearbeiten Sie Informationen in der Wissensdatenbank-Software.
#3. Hilfesaft
Jedes Unternehmen hat einen spezifischen Bedarf, den es hervorheben muss, bevor es ein Wissensmanagementsystem integriert. Wenn Sie nur Ihren Kundensupport verbessern und effizienter mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten möchten, ist Helpjuice die beste Wahl.
Hauptmerkmale von Helpjuice
Im Folgenden sind die wichtigsten Funktionen des Helpjuice KMS-Tools aufgeführt.
- Es hat verschiedene Themen, sodass Sie es anpassen können
- Es hat eine sehr schnelle Suchoption zum Auffinden von Informationen.
- Es zeigt die Analyse der Informationen, die Sie während der Nutzung verbrauchen
#4. Zendesk-Leitfaden
Mit dem Zendesk Guide können Sie Endbenutzern vollständigen Self-Service-Support bieten und gleichzeitig Ihre Agenten in die Lage versetzen, Kunden besser zu unterstützen. Eines der erstaunlichen Dinge an Zendesks ist, dass es Ihnen ermöglicht, ein Hilfezentrum zu initiieren.
Funktionen des Wissensmanagementsystems von Zendesk
Im Folgenden sind die Hauptfunktionen des Wissensmanagementsystems von Zendesk aufgeführt
- Die Benutzeroberfläche ist recht einfach zu bedienen.
- Es bietet Ticketing-Lösungen über Wissensmanagementsysteme an.
- Nehmen Sie eine Vielzahl von Änderungen oder Aktualisierungen an Ihren Daten vor
Die Wahl des perfekten Wissensmanagementsystems für Ihr Unternehmen
Es reicht nicht aus, sich zu entscheiden, ein KMS in Ihr Unternehmen zu integrieren, Sie müssen versuchen herauszufinden, welches Wissensmanagementsystem für Ihr Unternehmen ideal ist. Lesen Sie die folgenden Tipps zur Auswahl des idealen KMS für Ihr Unternehmen.
#1. Effektive Suche
Eines der wichtigsten Dinge, die ein Unternehmen bei der Auswahl seines KMS berücksichtigen muss, ist eine robuste Suche. Stellen Sie sicher, dass die Suche, die Sie in Ihr System integrieren möchten, clever ist und die Ergebnisse basierend auf der Relevanz des Benutzers ändert. Es ist frustrierend, wenn Sie nach etwas suchen und umgeleitet werden müssen oder tonnenweise andere Dateien durchgehen müssen, um zu dem zu gelangen, was Sie wollen.
Stellen Sie also sicher, dass Sie bei der Auswahl nach einem KMS Ausschau halten, das alle Informationen über alle Dateitypen und -formate hinweg indiziert und jede Ressource in Ihrem Unternehmen durchsuchbar macht.
#2. Integrationen
Wählen Sie ein Wissensmanagementsystem, das alle von Ihren Mitarbeitern verwendeten Plattformen an einem Ort integrieren kann.
#3. Flexibilität
Stellen Sie sicher, dass Sie ein KMS wählen, das flexibel und skalierbar ist. Eher eine, die sich an ein wachsendes Umfeld anpassen kann, weil Ihr Unternehmen definitiv expandieren wird. Ist Ihr Wissensmanagementsystem in der Lage, mehr Informationen zu speichern, wenn Ihr Unternehmen diese ansammelt? Wird es einem wachsenden Kundenstamm oder einer wachsenden Belegschaft gerecht? Ein skalierbares Wissensmanagementsystem kann Ihnen Zeit und Mühe ersparen, die gesamte Wissensbasis Ihres Unternehmens später zwischen Technologien zu verschieben.
#4. Sicherheitsmaßnahmen
Es muss zwar leicht zugänglich sein, aber es muss auch in der Lage sein, Sicherheitsmaßnahmen zu installieren, damit nicht jeder auf Informationen zugreifen kann, die einer begrenzten Anzahl von Personen gehören. Daher ist eine Berechtigungs- und Zugriffskontrolle erforderlich, um den Informationsfluss zu verwalten
#5. Analysen, Einblicke und Berichte
Berichte und Analysen ermöglichen es Ihnen, die Effektivität Ihrer Wissensmanagementpraktiken zu bewerten. Sie können Ihnen dabei helfen, die Anzahl der Mitglieder zu bestimmen und wie sie die Unternehmens-Wissensdatenbank nutzen. Dies ist entscheidend, um die Wissensbasis zu erweitern und nützlich zu halten.
Was sind die 2 Haupttypen von Wissensmanagementsystemen?
Wissensarbeitssysteme, unternehmensweite Wissensmanagementsysteme und intelligente Ansätze sind die drei Hauptkategorien von Wissensmanagementsystemen.
Was sind die 4 Schlüsselprozesse des Wissensmanagements?
Den Erkenntnissen zufolge gliedert sich der WM-Prozess in vier Phasen: Wissensbeschaffung, -speicherung, -verteilung und -nutzung.
Was sind die fünf Komponenten des Wissensmanagements?
Die Bewertung muss sich mit den fünf grundlegenden Elementen des Wissensmanagements befassen: Menschen, Prozesse, Technologie, Struktur und Kultur.
Was sind die Ziele des Wissensmanagements?
Das Ziel des Wissensmanagementprozesses ist es, Standpunkte, Ideen, Erfahrungen und Informationen auszutauschen, um sicherzustellen, dass sie zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort für fundierte Entscheidungen zur Verfügung stehen. Es zielt auch darauf ab, die Effizienz zu steigern, indem die Notwendigkeit der Wiederentdeckung von Wissen minimiert wird.
Wie führt man Wissensmanagement ein?
Wissensmanagement bezeichnet die systematische Verwaltung der Wissensbestände eines Unternehmens mit dem Ziel der Wertschöpfung und der Befriedigung taktischer und strategischer Bedürfnisse. Es besteht aus den Programmen, Verfahren, Plänen und Techniken, die das Sammeln, Analysieren, Bewerten und Teilen von Wissen sowie dessen Generierung unterstützen und verbessern.
Was sind die Vorteile von Wissensmanagement?
Vorteile des Wissensmanagements:
- mehr organisatorische Flexibilität.
- schnellere und effektivere Entscheidungsfindung.
- schnellere Problemlösung.
- mehr Innovationsoutput.
- Unterstützung bei der Entwicklung und Förderung von Mitarbeitern.
- Austausch von Expertenwissen
- verbesserter Dialog.
- erweiterte Geschäftsabläufe.
Was sind die 5 größten Hindernisse für das Wissensmanagement?
Erfahren Sie in den folgenden Abschnitten mehr über die TOP 5 Hindernisse für den Informationsaustausch, zusammen mit Lösungen:
- Zeitbeschränkungen.
- Mangelnde Bereitschaft zur Veränderung.
- Fehlende Beteiligung.
- Tools, die zu komplex sind.
- Bedenken hinsichtlich der eigenen Beschäftigung.
Was sind die Vorteile eines Wissensmanagementsystems?
- Besseren Service für Kunden und Mitarbeiter bieten.
- Stimulieren Sie Wachstum und Innovation.
- Es senkt die Kosten.
- Redundanz vermeiden.
- Es verbessert die Entscheidungsfindung.
- Hilft dabei, den Überblick über Ideen zu behalten
- Es erleichtert das Auffinden von Informationen
Was sind die Merkmale des Wissensmanagements?
- Benutzerfreundlichkeit
- Cloud-Speicher.
- Sofortige Updates
- Suchfunktion
- Rückmeldungssystem
- Zusammenarbeit
- Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit
- Integration mit Tools von Drittanbietern
- Integrierte Analysen und Berichte
- Anpassung
- App
Zusammenfassung
Jedes Unternehmen muss über ein Wissensmanagementsystem verfügen, unabhängig davon, ob es sich um ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen handelt. Es macht seine Informationen sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden leicht zugänglich.
Häufig gestellte Fragen zum Wissensmanagementsystem
Welche Tools werden zum Aufbau eines effektiven KMS verwendet?
- Intranet
- Admin
- Dokumenten-Management-System
- Content Management System
- System zur Entscheidungsfindung
- Wiki
- Datawarehouse und so weiter
Was ist ein Wissensmanagementzyklus?
Der Wissensmanagementzyklus (KMC) beschreibt die Schritte, die unternommen werden, um Informationen innerhalb einer Organisation zu sammeln, zu analysieren und zu verteilen, um nützliches Wissen zu schaffen.
- Beste Wissensmanagement-Software 2023: Die 21 besten Tipps
- Handelsfinanzierung: Überblick, Definition, Verlauf, Beispiele
- ZEITMANAGEMENTSYSTEME: Beste Zeitmanagementsysteme
- NETZWERKSYSTEMVERWALTUNG: Wie es funktioniert
- WISSENSMANAGEMENTSYSTEM: Definition und Typen
- E-MAIL-SYSTEME FÜR UNTERNEHMEN: 17+ Best Picks in 2023 (Detaillierte Überprüfung)
Referenz
