Der Zugang zu Wissen kann zeitaufwändig sein und ein Problem, mit dem viele Unternehmen zu kämpfen haben. Sie haben Informationen, um mit ihren Mitarbeitern, Kunden und der Öffentlichkeit zu kommunizieren, aber nicht unbedingt auf effiziente Weise. Glücklicherweise gibt es wissensbasierte Software, die dieses Problem speziell löst. Wissensdatenbank-Software und Helpdesk-Software sind Wissensmanagementsysteme, die den Zugriff auf Informationen über etwas erleichtern. In diesem Artikel gehen wir auf die Bedeutung von Wissensdatenbanksoftware, ihre Vorteile und Beispiele ein. Sie können sich außerdem über kostenlose und Open-Source-Wissensdatenbank-Software informieren, die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen können.
Was ist Wissensdatenbank-Software?
Eine Wissensdatenbank-Software ist eine Datenbank, in der Sie Informationen speichern und darauf zugreifen können. Eine Wissensdatenbank-Software ist eine Art Wissensmanagement-Software. Stellen Sie es sich als eine Self-Service-Online-Bibliothek mit allen Informationen vor, die Sie möglicherweise für Ihre Arbeit benötigen, einschließlich Wissen über die Waren, Dienstleistungen und Geschäftstätigkeiten Ihres Unternehmens.
Eine Wissensdatenbank, auf die normalerweise online zugegriffen wird, erleichtert es einem Unternehmen, Informationen für den internen Gebrauch (oder für Ihre Kunden oder die breite Öffentlichkeit) zu sammeln, zu ordnen und abzurufen.
Wissensbasierte Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Mitarbeiter von sich wiederholenden Frage-Antwort-Aufgaben zu befreien und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich auf die komplizierte, kreative Arbeit zu konzentrieren, die sie am besten können.
Eine Wissensdatenbank wird hilfreicher, wenn Ihr Team wächst. Es ermöglicht den Mitarbeitern auch, wichtige Informationen, wichtige Schulungen, Onboarding-Richtlinien und mehr auszutauschen.
Warum ist eine Wissensdatenbank-Software wichtig?
Möglicherweise sind Sie sich nicht sicher, wie wichtig es ist, Mittel für den Aufbau einer Online-Wissensdatenbank bereitzustellen. In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen die Bedeutung dieser Software.
#1. Es verbessert die Produktivität der Mitarbeiter
Laut einem Bericht verbringen Mitarbeiter 1.8 Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen. Dies beeinflusst die Produktivität. Eine Wissensdatenbank-Software erleichtert es den Mitarbeitern, Informationen schnell zu finden.
Da sich hybride Umgebungen immer weiter ausbreiten, müssen sich die Mitarbeiter außerdem mit der zentralisierten Wissensdatenbank verbinden, um ihre Aufgaben zu erfüllen.
#2. Es entlastet den Kundensupport
Indem Sie die meisten routinemäßigen Kundenanfragen automatisieren, können Sie Ihren Supportmitarbeitern mehr Zeit geben, sich um kompliziertere Probleme zu kümmern. Sie können mit weniger Ressourcen und weniger Supportmitarbeitern mehr erreichen, wenn Sie über eine Wissensdatenbank verfügen.
Self-Service erhöht die Kundenzufriedenheit.
Die Mehrheit der Kunden zieht es vor, ihre Probleme selbst zu lösen, ohne sich an Ihre Support-Mitarbeiter zu wenden. Wenn ein Verbraucher mit Fragen zu Ihrem Service oder Produkt den Support anrufen muss, dauert eine Begegnung, die zehn Sekunden dauern konnte, jetzt zehn Minuten.
Wenn Sie ihnen die Möglichkeit bieten, sich selbst zu bedienen, werden sie zufriedener sein und sich Ihnen mehr widmen.
#3. Es bietet Kundensupport rund um die Uhr
Ihre Wissensdatenbank ist im Gegensatz zu Ihren Kundenbetreuern immer verfügbar. Eine Self-Service-Wissensdatenbank kann Kundensupport rund um die Uhr anbieten, unabhängig davon, in welcher Zeitzone sich Ihre Kunden befinden, und so die Zeit verkürzen, die sie warten müssen, bis ein Mitarbeiter verfügbar wird. Eine Wissensdatenbank erweitert die globale Reichweite Ihres Unternehmens.
#4. Es erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter
Die Gesamtmoral Ihrer Mitarbeiter wird durch die Automatisierung wiederholter Fragen gesteigert, da sie mehr Zeit für wichtige Aufgaben haben.
Denken Sie daran, dass das Erstellen einer Wissensdatenbank die persönliche Kommunikation nicht ersetzen soll. Vielmehr soll es Ihr Team unterstützen und Kunden einen einfachen Zugriff auf die benötigten Informationen ermöglichen.
Tipps zum Üben bei der Verbesserung einer Wissensdatenbank
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Ihre Wissensdatenbank-Website erstellen, haben wir einige Best Practices und Tipps zusammengestellt, die Ihnen auf Ihrem Weg helfen.
- Entdecken Sie von anderen. Scheuen Sie sich nicht, die Wissensdatenbanken anderer Unternehmen zu durchsuchen und das, was Sie auf Ihrer eigenen Website finden, zu verwenden.
- Kundenfeedback einholen. Nur so kann man lernen und besser werden.
- Sehen Sie sich Ihre Inhalte an. Legen Sie wiederkehrende Zeiten fest, um das Material Ihrer Wissensdatenbank zu überprüfen, neue Inhalte hinzuzufügen und veraltete Teile zu entfernen.
- Seien Sie beim Erstellen Ihrer Wissensdatenbank vorsichtig. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, wie Sie auf Ihre Wissensdatenbank zugreifen, die Benutzererfahrung und stellen Sie sicher, dass sie verfügbar ist.
- Wählen Sie die entsprechende Wissensdatenbankanwendung aus.
- Binden Sie Ihre Kundendienstmitarbeiter ein.
- Vereinfachen Sie die Kontaktaufnahme mit dem Support. Ihre Wissensbasis ist kein Hindernis, das Kunden davon abhält, mit einer lebenden Person zu sprechen.
Kostenlose Wissensdatenbank-Software
Eine kostenlose Wissensdatenbank-Software ist eine Online-Self-Service-Datenbank, auf die jeder zugreifen kann, der nach Details zu Ihrem Unternehmen oder seinen Produkten sucht. Mithilfe dieser Software können Sie wichtige Daten und Informationen an einem geeigneten Ort organisieren, austauschen und verwalten. Grundsätzlich ermöglichen Ihnen Wissensdatenbank-Tools, Ihren Kunden auch dann zu helfen, wenn keiner Ihrer Agenten online ist, wodurch Sie wichtige Ressourcen wie Zeit und Geld sparen.
Hauptmerkmale der kostenlosen Wissensdatenbank-Software
Im Folgenden sind die Hauptmerkmale aufgeführt, auf die Sie bei kostenloser Wissensmanagement-Software achten sollten:
- Eine Suchmaschine, die schnell und einfach zu bedienen ist.
- Eine Sammlung von Inhalten.
- Ein einfaches Dashboard, das alle Informationen an einem Ort präsentiert.
- Skalierbarkeit
- Genaue Berichterstattung.
- Kostenlose Nutzung oder zumindest kostenlose Testversionen
- Integrationen von Drittanbietern.
- Reibungsloser Wissenstransfer.
- Einstellungsberechtigung.
Schritte zum Erstellen einer kostenlosen Wissensdatenbank-Software
Sie können eine kostenlose Wissensdatenbank-Software erstellen und verwalten, indem Sie diesen Schritten folgen.
- Erstelle es
- Konfigurieren Sie es
- Passe es an
- Füllen Sie es mit Inhalt
Top 5 kostenlose Wissensdatenbank-Software von 2023
- Dokument360.
- Bitrix24.
- Lehrer.
- Zusammenfluss.
- Zoho-Schreibtisch.
Personal Knowledge Base-Software
Eine Personal Knowledge Base (PKB) ist ein digitales Werkzeug, das verwendet wird, um die eigenen Informationen einer Person zu übermitteln, aufzuzeichnen und später abzurufen. Sie unterscheidet sich von einer Standarddatenbank darin, dass sie persönliche, subjektive Informationen des Eigentümers enthält, die andere möglicherweise nicht interessant finden oder denen sie nicht zustimmen.
Wichtig ist, dass eine PKB in erster Linie aus Wissen und nicht aus Informationen besteht; Mit anderen Worten, es handelt sich nicht um eine Sammlung von Dokumenten oder anderen Quellen, auf die eine Person gestoßen ist, sondern um das komprimierte Wissen des Eigentümers, das er aus diesen Quellen oder aus anderen Quellen gewonnen hat.
Was sind die Vorteile einer Personal Knowledge Base-Software?
Folgende Vorteile gewinnen Sie durch kompetente PKB-Software:
- Wissensgenerierung und -formulierung: Ein gutes persönliches Wissensmanagement-Tool hilft bei der Speicherung von Ideen und Konzepten, ihrer Erforschung und der Entwicklung neuer Informationen und Einsichten. Mit Hilfe einer soliden PKB-Software können Sie Ihr Wissen erweitern, indem Sie neue Verknüpfungen zwischen bereits gesammelten Wissensstücken entdecken und herstellen.
- Mit der Wissenserfassung können Sie Wissen erfassen, bevor es vergänglich ist. Wie oft beobachten Sie etwas, das Sie für wesentlich halten, speichern es aber nicht sofort und vergessen es dann ganz? Darüber hinaus kann eine wichtige Website, selbst nachdem Sie sie mit einem Lesezeichen versehen haben, plötzlich verschwinden. Es kann sehr nützlich sein, es lokal zu speichern.
- Die Wissensorganisation ist sehr hilfreich, um Ihnen den Zugriff auf relevante Informationen zu erleichtern, wenn Sie sie benötigen.
- Wissensmanagement und -abruf ist die wohl wichtigste Komponente einer persönlichen Wissensbasis: Das ist die Fähigkeit, Wissen dauerhaft an einem leicht zugänglichen Ort zu speichern, der bereit ist, jederzeit in der Zukunft abgerufen zu werden. Da Wissen schwer zu erwerben ist, ist es entscheidend, es in einer dauerhaften Methode zu bewahren. Betrachten Sie es als Ihr Backup-Gehirn.
- Wissensunabhängigkeit: Während Sie derzeit Zugang zu einer beträchtlichen Menge an Unternehmensinformationen haben, steht Ihnen dieses Wissen nicht mehr zur Verfügung, sobald Sie ein Unternehmen verlassen. Auch nachdem Sie diese Firma verlassen haben, können Sie ein persönliches Wissensdatenbankprogramm nutzen, um die Informationen zu pflegen, die für Sie und Ihre Fachgebiete relevant sind.
Wie funktioniert Personal Knowledge Base-Software?
„Wissenselemente“ nennt ein solches System seine grundlegenden Bausteine. Jedes persönliche Wissenssystem verwendet diese Elemente als Kerneinheit, die der Benutzer entwickelt, manipuliert und neu anordnet, um sein mentales Modell darzustellen.
Diese Elemente unterscheiden sich in der Granularität und Substanz der vielen persönlichen Wissenssysteme. Wissenselemente können nur Wörter oder Konzepte sein, aber auch Links zu anderen Websites oder Freitextnotizen.
Zu guter Letzt können diese Wissenselemente Freitext sein oder bestimmte Arten und andere Merkmale aufweisen.
Open-Source-Wissensdatenbank-Software
Open Source Knowledge Base Software ist eine Datenbank mit frei editierbaren, öffentlich zugänglichen Informationen. Das bedeutet, dass jeder Informationen über die Branche oder das Unternehmen einsehen, ergänzen und ändern kann, damit sie immer aktuell sind und den freien Austausch fördern. Open-Source-Wissensdatenbanken sind immens hilfreiche Werkzeuge, die Unternehmenswachstum, Innovation und Zusammenarbeit unterstützen.
Beispiele für Open-Source-Knowledge-Base-Software
- phpMyFAQ
- eXo
- meineBasis
- LogischesDOC
- Logseq
- OpenKM
- Zendesk-Handbuch
- OpenDocMan
- Buchstapel
- PHPKB
- Dokumentieren
- DocuWiki
Der Vorteil der Verwendung einer Open-Source-Knowledge-Base-Software
Hier sind einige Vorteile von Open-Source-Knowledge-Base-Software, die Sie einfach nicht übersehen können.
#1. Es ist oft kostenlos
Der offensichtlichste Vorteil von Open-Source-Software, insbesondere im Vergleich zu teureren SaaS-Optionen, ist zweifellos dieser. Es besteht kein Zweifel, dass kostenlose Software, die bei der Verwaltung des Wissens Ihres Unternehmens hilft, ein erheblicher Gewinn ist, unabhängig davon, ob Ihr Budget für die Entwicklung einer Wissensdatenbank aufgrund geschäftsbezogener Entscheidungen minimal ist oder Sie einfach ein Start-up sind, das die Ausgaben niedrig halten möchte, aber Informationsorganisation auf.
#2. Sie sind verantwortlich, während Sie es bauen
Open-Source-Software gibt Ihnen die Möglichkeit, eine vollständig konfigurierbare Plattform zu erstellen, die alles tut, was Sie wollen, und nichts, was Sie nicht tun, im Gegensatz zu anderen Arten von Wissensdatenbank-Software, die die Einfachheit und den Komfort bieten, dass alles im Grunde Plug-and-Play ist.
Mit anderen Worten, Sie haben die Autorität und Kontrolle, die mit dem Entwerfen einer benutzerdefinierten Wissensdatenbankanwendung einhergehen. Das bedeutet, dass niemand lernen kann, wie man überlebt.
#3. Integration in Ihr aktuelles System.
Open Source ist von Natur aus sehr vielseitig, was es zur natürlichen Wahl für diejenigen macht, die ihr bestehendes System um neue Software erweitern möchten.
Es ist äußerst ungewöhnlich, dass die Wissensdatenbank, die Sie mit Open-Source-Code erstellen, mit Ihrem aktuellen Setup nicht funktioniert, obwohl dieser Vorteil leider nur Leuten geboten wird, die ihr komplettes System von Grund auf neu erstellen.
Es gibt Möglichkeiten, APIs zu verwenden, um sicherzustellen, dass alles zusammenarbeitet, selbst wenn Sie Open-Source-Wissensdatenbanksoftware in ein bereits vorhandenes SaaS integrieren.
#4. Die Fähigkeit, sich selbst zu hosten
Open-Source-Software ist definitiv die beste Option für Sie, wenn Sie lieber wissen und verstehen möchten, wo Ihr eigenes Wissensdatenbanksystem untergebracht ist (und wenn Sie wirklich nur Ihren eigenen Servern vertrauen).
Im Gegensatz zu SaaS-Alternativen, die vom Softwareanbieter gehostet werden, können Sie Ihre Software bei den meisten Open-Source-Angeboten auf Ihrem eigenen Server hosten.
Helpdesk-Wissensdatenbank-Software
Helpdesk-Wissenssoftware ist ein Tool, mit dem Unternehmen Tickets von der Erstellung bis zum Abschluss verwalten und auch Kundenfragen und -probleme ansprechen können. Darüber hinaus bietet es Agenten eine große Auswahl an Ressourcen und Geräten, die die Zusammenarbeit fördern.
Zu den grundlegenden Elementen der Helpdesk-Software gehören:
- Kontaktstellen
- Team-Chat für das Ticketing-Management-System
- Berichterstattung Omnichannel-Support (Telefon, soziale Medien, E-Mail)
- Wissensdatenbanken oder FAQs
- Filter und Suche
Zu unterscheiden sind Enterprise-Lösungen und Ticketing-Systeme für kleinere Unternehmen. Viele dieser Helpdesk-Lösungen verfügen über Wissensdatenbanken, aber sie sind in der Regel recht einfach und dienen nur als Ergänzung zum Hauptangebot.
Wenn Sie sich für das Wissensdatenbank-Add-on entscheiden, das mit Ihrem Helpdesk geliefert wird, erhalten Sie häufig kaum mehr als ein paar häufig gestellte Fragen für Ihre Kunden. Echte Wissensdatenbank-Software ist viel umfassender und fortschrittlicher.
Vorteile der Helpdesk-Software
Helpdesk-Software kann Ihnen und Ihrem Unternehmen auf verschiedene Weise zugutekommen, darunter:
- Mit der Helpdesk-Software können Sie Kundendiskussionen und Dokumentüberarbeitungen verfolgen und alle Ihre Tickets in einem System verwalten.
- Die Helpdesk-Software kann Ihnen auch dabei helfen, Kundensupport-Tickets schneller zu bearbeiten.
- Es ermöglicht die Zusammenarbeit, indem mehreren Teammitgliedern ermöglicht wird, dasselbe System zu verwenden.
- Für Tickets stehen prioritätsbasierte Labels oder Eskalationsoptionen zur Verfügung. Häufig können die von Ihnen adressierten Helpdesk-Softwaretickets auch in Wissensdatenbankmaterial übersetzt werden. Dadurch können Sie mit geringem Personalaufwand zahlreiche Kunden betreuen.
Beispiele für Helpdesk-Wissensdatenbank-Software
- HelpSpot
- Zendesk
- Freshdesk
- Hilfesaft
- ProProfs Helpdesk
- LiveAgent-Schreibtisch
Was ist die beste Wissensdatenbank?
- Help Scout: Beste kombinierte Helpdesk- und Wissensdatenbank-Software.
- Guru: Beste interne Wissensdatenbank-Software.
- Document360: Beste kostenlose Wissensdatenbank-Software.
- Obsidian: Beste persönliche Wissensdatenbank-Software.
- HelpJuice: Beste eigenständige Self-Service-Wissensdatenbank-Software.
- Zendesk: Beste Wissensdatenbank-Software für Unternehmen.
- BookStack: Beste Open-Source-Wissensdatenbank-Software.
- inSided: Beste Wissensdatenbank-Software zum Aufbau einer Community.
- Confluence: Beste Wissensdatenbanklösung für Unternehmen, die Jira verwenden.
Was ist ein Beispiel für eine wissensbasierte Datenbank?
Wissensdatenbanken ähneln auch Orten oder Einrichtungen wie einer öffentlichen Bibliothek, einer Datenbank mit Informationen zu einem bestimmten Thema oder Websites wie whatis.com.
Welche Bedeutung hat Wissensdatenbank-Software?
Eine Wissensdatenbank-Software hilft bei der Kostensenkung für Ihr Unternehmen. Ihr Unternehmen kann erhebliche Vorteile aus einer gut implementierten Wissensdatenbank ziehen, wie z. B. eine Steigerung der Agentenproduktivität, schnellere Antworten auf Anrufe, weniger Zeitaufwand für Schulungen usw. Diese Indikatoren erfordern alle Zeit und Ressourcen. Aus diesem Grund ist die Verwendung eines Wissensdatenbanksystems wichtig.
Was sind 6 Beispiele für Datenbanksoftware?
Datenbanksoftware wird verwendet, um Datenbankdateien und -aufzeichnungen zu erstellen, zu ändern und zu pflegen, wodurch das Erstellen, Eingeben, Bearbeiten, Aktualisieren und Berichten über Dateien und Aufzeichnungen vereinfacht wird.
- MySQL
- SQL Server
- MongoDB
- Oracle-Datenbank
- PostgreSQL
- Informix
- Sybase.
Was sind 3 Beispiele für Datenbankprogramme?
Beispiele für Datenbankprogramme sind
- MySQL
- Microsoft Access
- Microsoft SQL Server
Wie erstellt man ein Wissensdatenbanksystem?
- Führen Sie Recherchen durch, um die Art der Wissensdatenbank zu bestimmen, die Sie benötigen. Den Nutzen einer Wissensdatenbank zu verstehen, ist eine Sache.
- Bestimmen Sie die Art der Wissensbasis.
- Entwickeln Sie eine Wissensbasisstruktur.
- KMU gründen, um Inhalte zu erstellen.
- Schreiben Sie Wissensressourcen.
- Laden Sie Ressourcen auf die gemeinsame Plattform hoch
- Aktualisieren Sie den Inhalt häufig
Wie starte ich eine Wissensdatenbank?
Bevor Sie mit einer Wissensdatenbank beginnen, entscheiden Sie zunächst, wofür Ihre Wissensdatenbank verwendet werden soll. Dann können Sie seine grundlegenden Komponenten skizzieren. Danach sollten Sie die Materialien und Inhalte organisieren, die Sie für Ihre Wissensdatenbank verwenden werden. Bleiben Sie konsistent, indem Sie neue Artikel für Ihre Wissensdatenbank entwickeln, sie für die Sichtbarkeit in Suchmaschinen optimieren und veröffentlichen. Holen Sie schließlich Input ein und nehmen Sie Verbesserungen vor.
Wie viel kostet der Aufbau einer Wissensdatenbank?
Die Kosten einer Wissensdatenbank variieren typischerweise. Die Mindestkosten für eine Wissensdatenbank können von 5 $ pro Benutzer für einen Monat bis zu mehr als 400 $ pro Benutzer pro Monat reichen, wenn Sie die Kosten pro Benutzer berechnen.
Abschließend,
Da Sie jetzt wissen, dass es eine einfachere und kostengünstigere Möglichkeit gibt, Informationen zu speichern und darauf zuzugreifen, können Sie einen Ort schaffen, an dem Ihre Agenten ihr Wissen teilen und Ihre Kunden ihre Probleme lösen können. Es ist wichtig, Ihre Bedürfnisse klar zu identifizieren, bevor Sie nach einer Wissensdatenbank-Software suchen, um sie zu erfüllen. Eine Wissensdatenbank-Software hilft besonders im Kundenservice.
FAQs
Was sind 2 Anwendungen wissensbasierter Systeme?
Ein Wissensdatenbanksystem kann Ihnen in vielerlei Hinsicht zugute kommen. Die Schaffung einer Plattform für den Zugriff auf alle benötigten Informationen kann spannend sein. Mit einem Wissensdatenbanksystem
- Sie können alle Informationen an einem praktischen Ort für die Öffentlichkeit bereitstellen.
- Klären Sie die Antworten.
- Lassen Sie Ihr Unternehmen stilvoll, modern und zuverlässig erscheinen.
Wie erstelle ich eine Wissensdatenbank-Software?
- Wählen Sie die grundlegenden Komponenten Ihrer Wissensdatenbank aus.
- Wählen Sie die Informationen der Wissensdatenbank aus.
- Akzeptieren Sie die Art und Weise, wie Ihre Wissensdatenbankartikel organisiert sind.
- Schreiben Sie die Artikel für Ihre Wissensdatenbank.
- Fügen Sie Bilder in Ihren Beitrag ein.
- Machen Sie Ihre Wissensdatenbank öffentlich.
- Analysieren und verbessern Sie Ihr Schreiben
Wie erstelle ich mir ein Google Knowledge Panel?
- Erstellen Sie ein Google-Konto, falls Sie noch keines haben.
- Googeln.
- Finden Sie das Knowledge Panel für die Einheit, die Sie vertreten, indem Sie danach suchen.
- Klicken Sie unten auf Dieses Knowledge Panel beanspruchen.
- Untersuchen Sie die Details.
- Melden Sie sich bei einer der offiziellen Websites oder Social-Media-Konten der Organisation an.
- Dann wählen Sie die Informationen aus, die Sie benötigen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Datenbank und einer Wissensdatenbank?
Eine Wissensdatenbank ist eine Sammlung von Artikeln, die Benutzern nützliche Informationen in Form von Artikeln bereitstellt. Eine Datenbank ist jedoch ein Werkzeug, das Rohdaten enthält. Im Gegensatz zu Datenbanken machen es Wissensdatenbanken relativ einfach, Informationen zu bestimmten Fragen und Themen zu beschaffen und zu verstehen.
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Referenz
