Die Jobanalyse ermöglicht es Unternehmen, die Art eines Jobs vollständig zu verstehen. Es hilft bei der Formulierung verbesserter Stellenbeschreibungen und effektiver Schulungs- und Entwicklungsprogramme, trägt zu einem sichereren Arbeitsumfeld und einer effektiveren Personalplanung bei und ist für das Leistungsmanagement von entscheidender Bedeutung.
Die Jobanalyse berührt mehrere wichtige HR-Aufgaben und muss daher korrekt durchgeführt werden, um genaue und zuverlässige Daten zu erhalten. In diesem Aufsatz gehen wir auf alles ein, was Sie über die Jobanalyse wissen müssen. Lasst uns anfangen!
Was ist Jobanalyse?
Eine Stellenanalyse ist ein methodischer Prozess zur Identifizierung und Definition der spezifischen Verantwortlichkeiten, Bedürfnisse und Art einer Stelle. Dabei geht es darum, die Aufgabe in kleinere Teile zu zerlegen, Daten zu jeder Einheit zu sammeln und diese dann zu analysieren, um die für die Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten zu ermitteln.
Ein wichtiger Grundsatz bei der Jobanalyse besteht darin, dass Sie den Job analysieren und nicht die Person, die den Job ausführt. Auch wenn bei der Stellenanalyse bei manchen Ansätzen Daten von Arbeitnehmern erhoben werden, handelt es sich beim Endergebnis um eine Beschreibung der Arbeit und nicht der Personen.
Um alle wichtigen Informationen und Details einer Stelle hervorzuheben, sollte sich eine Stellenanalyse auf die folgenden Faktoren konzentrieren.
- Aufgaben und Aufgaben: Die Art, Häufigkeit und Komplexität, mit der bestimmte Pflichten und Aufgaben ausgeführt werden.
- Umwelt: Temperaturen, Gerüche und unfreundliche Menschen sind Beispiele für Arbeitsumgebungen.
- Werkzeuge und Ausrüstung: Werkzeuge und Geräte, die zur erfolgreichen Ausführung des Auftrags verwendet werden.
- Beziehungen: Zwischenmenschliche und zwischenmenschliche Beziehungen.
- Anforderungen: Die Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten, die für die erfolgreiche Erledigung des Auftrags erforderlich sind.
Arten von Jobanalysedaten
Es gibt drei Arten von Jobanalysedaten:
- Arbeitsaktivitäten: Informationen über die spezifischen Aktivitäten, die eine Stelle ausmachen.
- Arbeiterattribute: Informationen über die Eigenschaften, die Mitarbeiter zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen.
- Arbeitskontext: Informationen über das interne und externe Umfeld des Jobs.
Warum ist eine Stellenanalyse wichtig?
#1. Personalplanung
Ein qualitativer Teil des Personalbedarfs ist die Stellenanalyse, bei der die Stellenanforderungen im Hinblick auf Fähigkeiten, Eigenschaften und andere menschliche Merkmale analysiert werden. Dies erleichtert die Aufteilung der Arbeit in verschiedene Berufe.
#2. Auswahl, Rekrutierung und Platzierung
Um eine gute Person für den Job einzustellen, ist es wichtig, die Jobkriterien sowie die Eigenschaften der Person zu verstehen, die den Job machen wird. Diese Informationen stammen aus der Stellenbeschreibung oder Stellenbeschreibung und unterstützen das Management dabei, die Stellenanforderungen so genau wie möglich an die Einstellungen, Talente und Interessen der Mitarbeiter usw. anzupassen.
#3. Entwicklung und Ausbildung:
Die Arbeitsanalyse legt akzeptable Standards für die Arbeitsleistung fest. Hilft bei der Verwaltung von Lern- und Entwicklungsprogrammen.
#4. Arbeitsbewertung
Die Stellenanalyse dient als Grundlage für die Stellenbewertung. Das Ziel einer Stellenbeurteilung besteht darin, den relativen Wert der Stelle zu ermitteln, der wiederum bei der Entscheidung über die Arbeitsvergütung hilft.
#5. Leistungsbewertung
Daten aus der Jobanalyse legen einen definierten Leistungsstandard für jeden Job fest. Die Leistung der Mitarbeiter kann objektiv anhand des Arbeitsleistungsstandards gemessen werden.
#6. Einen Job entwerfen
Wirtschaftsingenieure können Jobanalyseinformationen nutzen, um Jobs zu entwickeln, indem sie eine gründliche Untersuchung der Jobelemente durchführen.
#7. Gesundheit und Sicherheit
Das Management kann Korrekturmaßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten und das Risiko verschiedener Gefahren zu verringern, um gefährliche Bedingungen zu beseitigen.
#8. Werbeaktionen
Der Großteil der Stellenanalyse basiert auf wirksamen Richtlinien. Es können wirksame Richtlinien für Beförderungen und Transfers entwickelt werden.
#9. Beschäftigungsberatung
Die Stellenbeschreibung, die auf einer Stellenanalyse basiert, hilft Bewerbern bei der Bestimmung der Stelle, für die sie über die erforderlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten verfügen.
#10. Beziehungen am Arbeitsplatz
Die Arbeitsanalyse ist die Grundlage für die Beilegung von Streitigkeiten, die aufgrund der von den Arbeitnehmern geforderten Leistungsqualität entstehen können.
Wie führt man eine Stellenanalyse durch?
#1. Informieren Sie sich über einen Job.
Aktuelle Mitarbeiter sollten beobachtet und befragt werden. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, ihren Pflichten nachzukommen, und beschreiben Sie diese so deutlich wie möglich. Lesen Sie die Bedienungsanleitung oder Literatur, die Ihre aktuelle Situation erläutert. Vergleichen Sie Ihre bestehende Stellenbeschreibung mit dem, was Ihre Mitarbeiter sagen und tun. Verfolgen Sie die Ergebnisse nach Abteilung oder einzelner Position. Erstellen Sie für jede Aufgabe und jedes Fachwissen, das für den Job erforderlich ist, ein separates Konto.
#2. Bestimmen Sie die Bedeutung jeder Aufgabe und Fähigkeit.
Sobald Sie festgestellt haben, welche Talente zum Abschließen der einzelnen Aufgaben erforderlich sind, können Sie den Schwierigkeitsgrad jeder Aufgabe und Fähigkeit einstufen. Bestimmen Sie die wichtigsten Fähigkeiten jeder Region. Beachten Sie, welche Talente Einsteiger sind und welche mehr Erfahrung erfordern. Möglicherweise haben Sie eine andere Meinung über diesen Job, weil Sie dachten, er sei ein wichtiger Bestandteil des Jobs.
#3. Untersuchen Sie Branchenstandards.
Suchen Sie in Ihrer Jobanalyse nach Statusdaten, um sicherzustellen, dass Sie mit Ihren aktuellen Mitarbeitern verbunden sind. Nutzen Sie Informationen aus Regierungspublikationen und Unternehmensgruppen, um Ihre Ergebnisse zu validieren. Suchen Sie zu diesem Thema fachkundige Unterstützung auf, die Ihnen erklären kann, welche Pflichten Sie für die Ausführung Ihrer Aufgabe erfüllen müssen. Vergleichen Sie Ihr Netzwerk und Ihre Daten mit denen anderer Unternehmen.
#4. Stellenbeschreibungen und Standards sollten überarbeitet werden.
Erstellen Sie eine Liste für jeden Job und jede Fähigkeit, nachdem Sie die wichtigsten Qualifikationen identifiziert und ermittelt haben, die für die Ausführung des Jobs erforderlich sind. Verwenden Sie diese Option, um eine vorhandene Stellenbeschreibung zu ändern oder auf der Grundlage Ihrer Analyse eine neue zu erstellen. Erstellen Sie für jede Position eine Reihe von Kriterien, die das Feedback Ihrer Mitarbeiter sowie Ihre eigenen Arbeitsbeobachtungen einbeziehen. Geben Sie Erwartungen an, die Sie möglicherweise erfüllt haben oder auch nicht, die jedoch auf professionellen Richtlinien basieren, die Sie aus Ihrer Untersuchung gewonnen haben.
#5. Nehmen Sie datenbasierte Änderungen vor.
Untersuchen Sie die gesamte Organisation. Stellen Sie anhand der Analyse fest, ob die richtige Aufgabe der richtigen Aufgabe zugeordnet ist. Wenn Sie feststellen, dass eine Stelle in einer Abteilung besser zu einem anderen Team passt, übertragen Sie die Aufgaben auf eine andere Stelle. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass einige Abteilungen ein größeres Arbeitsvolumen bewältigen als andere. Sie können Jobanalysedaten verwenden, um Strategien zur Übertragung von Jobverantwortlichkeiten basierend auf den Fähigkeiten jedes Jobs zu identifizieren.
Was ist der Unterschied zwischen einer Stellenanalyse und einer Stellenbeschreibung?
Unter Jobanalyse versteht man den Prozess der Beschaffung von Informationen zu einem bestimmten Job. Diese Daten umfassen Wissen, Fähigkeiten und Kapazitäten für produktives Arbeiten. Es ist von Vorteil bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen und Stellenbeschreibungen.
Eine Stellenbeschreibung ist ein Dokument, das die mit der Stelle verbundenen Funktionen, Verantwortlichkeiten, Pflichten, Befugnisse und Beamten spezifiziert.
Laienhaft ausgedrückt bezieht sich die Jobanalyse auf eine eingehende Beurteilung und Beurteilung einer bestimmten Stelle. Im Ergebnis handelt es sich bei einer Stellenbeschreibung um eine Aussage, die eine bestimmte Tätigkeit beschreibt.
Aus welchen Teilen besteht eine Stellenanalyse?
#1. Berufliche Stellung
Die Arbeitsposition und der Mitarbeiter, der diese Rolle in der Organisation innehat, werden als Arbeitsposition bezeichnet. Das Vergütungssystem der Organisation basiert auf dem Stellenstatus. Gut bezahlte Berufe und Stelleninhaber erzielen bessere Renditen als schlechter bezahlte Beschäftigungen.
#2. Jobbeschreibung
Jeder Umstand unterscheidet sich von den anderen, da er beispielsweise eine einzigartige Reihe von Aufgaben und Pflichten mit sich bringt. Erfahrung, Kompetenz und Wissen. Diese Tätigkeiten, Pflichten, Funktionen und Verantwortlichkeiten werden in der Stellenbeschreibung ausführlich beschrieben.
#3. Jobwert
Der Arbeitswert ist die Berechnung des Wertes der Arbeit in einer Organisation. Mit anderen Worten: Der Jobwert ist eine Schätzung, wie viel der Job zum Endziel der Organisation beiträgt.
Welche Methoden stehen zur Durchführung einer Stellenanalyse zur Verfügung?
#1. Vorstellungsgespräche
Eine Methode zur Erstellung einer geeigneten Stellenbeschreibung besteht darin, einen Mitarbeiter nach Einzelheiten zu seiner Stelle zu fragen. Arbeitgeber erkundigen sich nach spezifischen Verantwortlichkeiten sowie nach einer Aufschlüsselung der Funktionen, die von Mitarbeitern in einer bestimmten Position ausgeübt werden.
#2. Beobachtungen
Ein Arbeitgeber kann sich auch dafür entscheiden, Arbeitnehmer bei der Ausübung ihrer Arbeit zu beobachten und dabei die von ihnen ausgeführten Tätigkeiten sowie die für diese Aufgaben erforderlichen Fähigkeiten zu notieren. Beobachtungen eignen sich gut für Prozesse, die physische Aufgaben und Produktergebnisse umfassen.
#3. Umfragen
Mithilfe von Umfragen wird ermittelt, wie häufig eine Aufgabe erledigt wird oder wie häufig bestimmte Fähigkeiten eingesetzt werden. Bei diesen Befragungen kann es sich um hoch organisierte Formen handeln, bei denen Mitarbeiter anhand einer Skala berufsbezogene Fragen beantworten. Umfragen können auch eher beiläufig genutzt werden, um den Mitarbeitern offene Fragen zu stellen.
#4. Arbeitsprotokolle
Arbeitgeber können einen schriftlichen Bericht über die tägliche Arbeit für einen bestimmten Zeitraum verlangen. Dies ermöglicht es einem Mitarbeiter, eine detaillierte Beschreibung seiner üblichen Arbeitsaktivitäten sowie die für jede Aufgabe benötigten Zeiten bereitzustellen.
Wann sollte eine Stellenanalyse durchgeführt werden?
Als erste Phase des Rekrutierungsprozesses sollte eine Stellenanalyse durchgeführt werden. Das Verfassen einer Analyse verdeutlicht Ihre Bedürfnisse und Erwartungen. Es sammelt auch die Informationen, die zum Erstellen einer Stellenbeschreibung erforderlich sind.
Was sind die Nachteile der Jobanalyse?
#1. Es braucht Zeit
Der größte Nachteil des Stellenbeurteilungsprozesses ist seine Länge. Dies ist insbesondere bei regelmäßigen Beschäftigungswechseln ein erheblicher Nachteil. Dies verstärkt die persönliche Voreingenommenheit: Wenn der Vorgesetzte oder Analyst für dasselbe Unternehmen arbeitet, können in den Prozess auch persönliche Vorlieben und Abneigungen einbezogen werden. Dies stellt ein erhebliches Hindernis für die Erhebung zuverlässiger und genauer Daten dar.
#2. Übermäßiger menschlicher Einsatz
Der Prozess erfordert einen erheblichen Arbeitsaufwand. Da für jeden Auftrag eindeutige Informationen erforderlich sind und es kein festes Muster gibt, müssen für jeden Auftrag benutzerdefinierte Daten erfasst werden. Zur Erhebung und Erfassung auftragsbezogener Daten muss der Vorgang eigenständig durchgeführt werden.
#3. Unzureichende Fähigkeiten
Es ist eine Verschwendung von Unternehmensressourcen, wenn der Analyst das Ziel des Stellenanalyseprozesses nicht kennt und nicht über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, um ihn durchzuführen. Um zuverlässige Daten zu sammeln, müssen Sie geschult sein.
#4. Unzureichende geistige Fähigkeiten
Schließlich sind geistige Talente wie Intelligenz, emotionale Eigenschaften, Wissen, Kompetenz, geistige Leistungsfähigkeit und Ausdauer immaterielle Dinge, die nicht direkt betrachtet oder bewertet werden können. Menschen verhalten sich in verschiedenen Situationen unterschiedlich. Daher lassen sich keine allgemeinen Maßstäbe für geistige Begabungen festlegen.
Wer führt eine Stellenanalyse durch?
Die Personalabteilung des Arbeitgebers oder ein zertifizierter Job-Analyst/Berater kann die Stellenanalyse durchführen.
Beispiele für Jobanalysen
Schauen wir uns zwei Beispiele an, wie eine vollständige Stellenanalyse in der Praxis aussehen könnte.
#1. Beispiel einer Vertriebsjobanalyse
| Stellenbezeichnung | Außendienstmitarbeiter |
| Klassifikation | Vollzeitangestellter |
| Abteilung | Sales |
| Ort | Mill Creek, Washington |
| Gehaltsgruppe | Stufe I |
| Job-Anforderungen | |
| Zusammenfassung der Position | Stellt sicher, dass bestehende Kunden über die Produkte und Dienstleistungen verfügen, die sie benötigen. Identifiziert und erschließt neue Märkte sowie Leads und Pitches potenzieller Kunden. Folgt einem Verkaufsprozess, der die Kontaktaufnahme mit Interessenten, die Nachverfolgung, die Präsentation von Produkten und Dienstleistungen und den Abschluss von Verkäufen umfasst. Erstellt wöchentliche, monatliche und vierteljährliche Verkaufsberichte und Prognosen. Erfüllt die jährlichen Verkaufsziele. |
| Beruflichen Pflichten | – Leads generieren – Kundenlisten erstellen – Interessenten kontaktieren und mit ihnen verhandeln – Interessenten und bestehende Kunden weiterverfolgen – Verkäufe abschließen – Kundendaten pflegen – Verkaufsberichte erstellen und präsentieren |
| Besondere Qualifikationen | – Kenntnisse in Desktop-Office-Programmen – Kenntnisse in CRM – Guter Kundenservice und zwischenmenschliche Fähigkeiten – Gute Kommunikationsfähigkeiten |
| Berichtsstruktur | – Er berichtet direkt an den nationalen Vertriebsleiter. – In dieser Position ist niemand unterstellt. – Muss an der jährlichen Vertriebsbesprechung teilnehmen |
| Anforderungen an die Mitarbeiter | |
| Bildungswesen | – Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Finanzen, Marketing, Wirtschaftswissenschaften oder einem verwandten Bereich – Mindestens fünf Jahre Vertriebserfahrung |
| Besondere Qualifikationen | – Passt sich an sich ändernde Kundenbedürfnisse und -erwartungen an – Passt sich an Marktveränderungen an – Kann sicher Hunderte von Kaltanrufen pro Woche tätigen – Kann in einer schnelllebigen Umgebung bequem arbeiten |
| Arbeitsumfeld | – Büroumgebung mit hohem Arbeitsaufkommen – Den größten Teil des Tages am Schreibtisch sitzen – Reisen, um Kunden zu treffen |
| Zertifizierungen und Lizenzen | – Führerschein des US-Bundesstaates Washington – Zertifizierter Vertriebsprofi der National Association of Sales Professionals – Zertifizierter Inside Sales Professional der American Association of Inside Sales Professionals |
| Erfolgsfaktoren | |
| Verkaufszahlen steigern | – Steigerung der empfehlungsbasierten Verkäufe um 10 % pro Jahr – Steigerung der Marktdurchdringung durch Vertriebskanäle um 12 % im ersten Jahr |
| Erweitern Sie die Vertriebsabteilung | – Bilden Sie mindestens einen neuen Junior-Verkäufer aus |
#2. Beispiel für eine Jobanalyse für Einsteiger
| Stellenbezeichnung | Schnittassistenz |
| Klassifikation | Vollzeitangestellter |
| Abteilung | Buchproduktion |
| Ort | Malibu, Kalifornien |
| Gehaltsgruppe | Stufe III |
| Job-Anforderungen | |
| Zusammenfassung der Position | Unterstützt den Chefredakteur und den Verleger bei der Entwicklung und Bereitstellung von Manuskripten. Rezensionen und Korrekturlesen von Manuskripten. Konzeptualisiert und pitcht Geschichten. Unterstützt den Chefredakteur und stimmt sich mit anderen Abteilungen wie Produktion und Vertrieb ab. Verfasst Pressemitteilungen und vermarktet neue Bücher. Findet neue Autoren. |
| Beruflichen Pflichten | – Erledigung redaktioneller Aufgaben zur Unterstützung des Chefredakteurs – Suche und Kontaktaufnahme mit neuen Autoren – Überprüfung und Änderung von Dokumenten – Teilnahme an Signierstunden, Lesungen und Buchvorstellungen |
| Besondere Qualifikationen | – Kenntnisse in der Desktop-Publishing-Software – Gutes Zeitmanagement – Multitasking-Fähigkeit – Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten – Gute Kommunikationsfähigkeiten |
| Berichtsstruktur | – Berichtet an den Chefredakteur und Herausgeber – Niemand berichtet an den stellvertretenden Redakteur |
| Anforderungen an die Mitarbeiter | |
| Bildungswesen | – Bachelor-Abschluss in Englisch, Literatur, Journalismus oder einem verwandten Bereich |
| Besondere Qualifikationen | – Fähigkeit, schnell zu lesen und Fehler und Abläufe zu erkennen – gute Schreib- und Lesefähigkeiten – Fähigkeit, an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten – Fristen einzuhalten |
| Arbeitsumfeld | – Hektische Büroumgebung – Die meiste Zeit am Schreibtisch sitzen – 50 % der Zeit reisen, um Veranstaltungen zu buchen |
| Zertifizierungen und Lizenzen | – Führerschein des US-Bundesstaates Kalifornien – Mitglied der American Copy Editors Society |
| Erfolgsfaktoren | |
| Verbesserte Effizienz | – Reduzieren Sie die Zeit bis zum Abschluss von Projekten um 15 %. – Identifizieren Sie innovative Programme zur Verbesserung der Bearbeitung |
| Business Development | – Finden Sie jedes Jahr mindestens zehn neue gute Autoren. – Bilden Sie Praktikanten aus |
Das Ergebnis Ihrer Stellenanalyse muss nicht mit der obigen Beispiel-Stellenanalyse identisch sein. Nehmen Sie Änderungen vor, um es für Ihre Organisation und Position relevanter zu machen.
Zusammenfassung
Die Jobanalyse ist eine clevere und bewährte Technik mit einer besonderen Rolle im Personalmanagement. Tatsächlich wird eine gut durchgeführte Stellenanalyse Auswirkungen auf die Geschäftsergebnisse haben. Durch gezielte Schulung und effektives Leistungsmanagement können HR-Experten diese Daten nutzen, um bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen und eine höhere Leistung am Arbeitsplatz sicherzustellen.
Um erfolgreich zu sein, müssen Sie jedoch einen systematischen Ansatz verfolgen, um alle Schlüsselkomponenten der Stelle abzudecken, wie in den besprochenen Prozessphasen erläutert.
Auch die Jobanalyse ist eine zeitaufwändige Technik. Um eine vollständige Jobanalyse durchzuführen, müssen Fragebögen ausgefüllt oder Dutzende von Personen befragt werden, was eine kostspielige Angelegenheit sein wird. Sie sollten sich ständig überlegen, ob sich eine vollständige Stellenanalyse lohnt. Sie müssen auch die sich ständig verändernde Art der Arbeit berücksichtigen – auch wenn dies ein Anlass sein kann, die Stellenanalyse überhaupt durchzuführen.
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