In einer Online-Wirtschaft, die von großen Einzelhändlern wie Amazon dominiert wird, ist es entscheidend, die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen. Wie lange Sie brauchen, um Produkte zu versenden, spielt dabei eine große Rolle.
Wie können Sie also die Kundenerwartungen übertreffen, die Leistung bis auf die Artikelebene verstehen und vermeiden, Zeit zu verschwenden, die Sie für den Aufbau Ihres Unternehmens aufwenden könnten?
Durch die Implementierung einer ordnungsgemäßen Bestandsverfolgung. Wir gehen in diesem Artikel auf einige Best Practices für die Bestandsverfolgung ein. Wir beginnen mit der Definition der Bestandsverfolgung und gehen dann auf die wichtigsten Vorteile und Hindernisse ein. Anschließend gehen wir darauf ein, wie man den Bestand verfolgt und das Bestandsverfolgungssystem mit dem Lieferkettenmanagement vergleicht.
Was ist Bestandsverfolgung?
Bestandsverfolgung sind die Systeme und Verfahren, die ein Unternehmen verwendet, um zu überwachen, wie sich Rohstoffe oder fertige Waren durch die Lieferkette bewegen. Entscheidend für die Generierung von Einnahmen ist das Ziel, die richtige Menge an Lagerbeständen zu haben, um der Verbrauchernachfrage gerecht zu werden.
Was ist Inventar?
Inventar ist ein Umlaufvermögen in einer Bilanz, das Lieferungen oder Artikel darstellt, die durch eine Verkaufstransaktion in Einnahmen umgewandelt werden. Es gibt verschiedene Techniken zur Bestandsverwaltung. Der Lagerbestand wird in Supply-Chain-Techniken als Belastung angesehen, die versuchen, den Lagerbestand niedrig, mager oder so lange zu halten, bis die Nachfrage das Angebot antreibt.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Bestandsverfolgungssysteme verfolgen den Bestand in Ihrer gesamten Lieferkette, von der Bestellung über den Transport, den Wareneingang, die Lagerung und die Auftragserfüllung – sowie bei Bedarf die Rückgabe-, Umtausch- und Gewährleistungsprozesse.
Unternehmen nutzen zuverlässige Bestandsverfolgungsdaten in Echtzeit, um Kosten zu senken, Lieferkettenmuster zu bewerten und den Umsatz zu steigern. Diese Tracking-Elemente sind häufig in Warenwirtschaftssystemen enthalten.
Was wird in der Bestandsverfolgung verfolgt?
Bestandsverfolgungssysteme können häufig die folgenden Daten überwachen:
#1. Aktualisierte Lagerbestände
Dieser Wert gibt an, wie viel Sie derzeit von jedem Gegenstand besitzen. Es ist wichtig, diese Daten auf dem neuesten Stand zu halten, damit Sie wissen, ob Sie über genügend Lagerbestand für Ihre Unternehmensabläufe verfügen, z. B. um neue Artikel zu erstellen oder Kundenanfragen zu erfüllen. Darüber hinaus dienen Ihre Lagerbestände als Grundlage für die anderen erfassten Daten.
#2. Lagerorte
Im besten Fall sollte Ihr Inventar nicht zu lange an einem Ort aufbewahrt werden. (Wenn dies der Fall ist, handelt es sich entweder um Lagerbestände oder Lagerbestände.) Nachdem die Ware in Ihr Lager gelangt ist, bewegt sie sich, während sie zuerst sortiert und kategorisiert, dann gelagert und schließlich gesammelt und an die nächste Stufe Ihres Angebots gesendet wird Kette. Da Ihr Bestand nicht an einer festen Position verbleibt, ist es wichtig, seinen Verbleib im Auge zu behalten, damit Sie wissen, wo Sie ihn bei Bedarf finden können.
#3. Bestandsgenauigkeit
Dies ist ein Key Performance Indicator (KPI), der sich auf das Verhältnis von Inventar bezieht, das nachverfolgt wurde, zu Inventar, das sich physisch in Ihrem Besitz befindet. Diese Zahlen sollten idealerweise gleich sein, es kann jedoch aufgrund von Faktoren wie Diebstahl, Beschädigung, Fehleinschätzungen und Lieferantenengpässen zu Abweichungen kommen. Die Bestandsgenauigkeit zeigt das Ausmaß etwaiger Unterschiede. Die Bestandsgenauigkeit ist ebenso wie die Lagerbestände entscheidend für den effektiven Ablauf Ihrer Geschäftsprozesse.
#4. Spesen tragen
Dies ist der Gesamtbetrag, den Sie für die Lagerung, Aufbewahrung und den Besitz von Inventar ausgeben. Dies deckt ab, wie viel Sie für Miete, Arbeit, Lagerung und anfallende Ausgaben sowie Sicherheit ausgeben. Die Lagerkosten können Ihnen sagen, wie lange Ihr Unternehmen diesen Bestand weiter lagern kann, bevor es Geld verliert. Lagerbestände mit geringer Umschlagshäufigkeit und Totbestände sind zwei Hauptursachen für hohe Lagerkosten. Wenn Sie also versuchen, diese Kosten zu senken, müssen Sie einen Weg finden, die Dinge zu entfernen oder zu verkaufen.
#5. Lagerumschlag
Die Rate, zu der Ihr Inventar verkauft wird, wird als Lagerumschlag bezeichnet. Ein größerer Wert bedeutet stärkere Verkäufe, während ein niedrigerer Wert schlechtere Verkäufe bedeutet. Der Lagerumschlag kann Sie darüber informieren, wie gut es Ihrem Unternehmen geht und ob Ihre Verkaufsstrategie angepasst werden muss. Um Ihren zu berechnen, verwenden Sie unseren kostenlosen Lagerumschlagsrechner.
#6. Ebenen neu anordnen
Ein Nachbestellpunkt oder -level ist die verbleibende Bestandsmenge für einen bestimmten Artikel, die ersetzt oder nachgefüllt werden muss. Nachbestellpunkte sind entscheidend, um Fehlbestände zu vermeiden (Situationen, in denen einem Verkäufer der Vorrat ausgeht).
#7. Bestandsbewertung
Wenn ein Unternehmen seinen Jahresabschluss erstellt, wird diese Praxis verwendet, um den Wert des nicht verkauften Inventars zu berechnen. Die Bestandsbewertung ordnet Ihrem Restbestand einen finanziellen Wert zu, der Ihrer Bilanz hinzugefügt werden muss. Dies kann auch helfen, Ihren Lagerumschlag zu berechnen.
Warum ist eine Bestandsverfolgung erforderlich?
#1. Verbesserte Bestandssichtbarkeit
Mit der Bestandsverfolgung können Sie jedes einzelne Ihrer Produkte von der Minute an sehen, in der sie Ihr Lager oder Ihren Lagerbereich betreten, bis sie es verlassen. Das bedeutet, dass Sie den aktuellen Standort jedes Produkts, den verfügbaren Bestand, relevante Kauf- und Verkaufsaufträge usw. sehen können.
#2. Knappheit vermeiden
Mit einer genauen Bestandsaufnahme dessen, was Sie haben, können Sie auch feststellen, was Sie nicht haben, und Ihren Bestand rechtzeitig ersetzen. Dies verhindert, dass Ihnen die Dinge ausgehen und wichtige Verkäufe verloren gehen. Laut einer Peoplevox-Umfrage gaben 34 % der Unternehmen an, Bestellungen verspätet auszuliefern, weil sie die Produkte nicht auf Lager hatten, sich dessen aber nicht bewusst waren, als die Bestellung aufgegeben wurde.
#3. Verbesserte Bestandsprognose
Eine genaue Zählung Ihres Inventars zu verschiedenen Jahreszeiten kann Ihnen helfen, zu bestimmen oder zu prognostizieren, wie viel Inventar Sie benötigen, um den zukünftigen Bedarf zu decken. Dies kann Ihnen dabei helfen, fundierte Kaufentscheidungen zu treffen und Über- oder Unterbestände zu vermeiden.
Laut einer Analyse von McKinsey & Company können Unternehmen ihre Bestandsausgaben um 10 % senken, indem sie einfach Über- und Unterbestände vermeiden.
#4. Verfolgung mehrerer Standorte
Unternehmen, die Produkte in verschiedenen Lagerbereichen oder Lagerhäusern lagern, haben es möglicherweise schwerer, den Überblick über ihren gesamten Bestand zu behalten. Mehr Lager bedeuten längere Ketten von Standortinformationen, mehr Orte, an denen Waren verlegt werden können, mehr Orte, an denen Regale gezählt werden, mehr Orte, von denen aus Lieferungen arrangiert werden müssen, und so weiter. Infolgedessen bieten bestimmte Bestandsverfolgungssysteme eine Verfolgung für zahlreiche Standorte auf einer einzigen Plattform. Der Zugriff auf Ihre Daten an einem einzigen Ort kann sicherlich dazu beitragen, die Komplexität dieser Daten zu verringern.
#5. Die Fehlererkennung ist jetzt schneller.
Die regelmäßige Verfolgung Ihrer Lagerbestände kann Ihnen auch dabei helfen, Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen, unabhängig davon, ob sie auf Fehler, Umsatzeinbrüche oder -spitzen oder unerwartete Ausgaben hindeuten. Wenn Sie diese Probleme frühzeitig erkennen, können Sie sie beheben, bevor sie zu viel Schaden anrichten.
Techniken der Bestandsverfolgung
Die Methoden zur Bestandsverfolgung unterscheiden sich je nach Ihrer Branche, der Art der von Ihnen verkauften Waren und der Menge, die Sie auf Lager haben. Berücksichtigen Sie die folgenden Prinzipien, Technologien und Techniken des Lieferkettenmanagements.
#1. Manuelle Bestandsverfolgung
Personen, die nicht bereit sind, in ein Bestandsverfolgungssystem zu investieren, verfolgen ihren Bestand häufig mit Stift und Papier. Diese Strategie erfordert, dass Sie ein Stammdatenblatt aktualisieren, das den gesamten Bestand in regelmäßigen Abständen oder bei jeder Transaktion kategorisiert.
#2. Kartensystem
Kanban, oft als visuelle Zeichen- oder Kartenmethode bekannt, ist ein Just-in-Time-System (JIT) zur Begrenzung von Überbeständen. Anstatt zu versuchen, die Nachfrage zu prognostizieren, ist Kanban ein Pull-System, bei dem Karten verwendet werden, um Lagerbestände, Produktion und Inventar zu verfolgen und zu signalisieren, wann mehr benötigt wird. Das System wurde von japanischen Autoherstellern entwickelt, und der Name Kanban leitet sich vom japanischen Wort für Zeichen ab.
#3. Tabellenkalkulationen
Tabellenkalkulationen werden verwendet, um riesige Datenmengen zu organisieren und zu kategorisieren. Dennoch ist die manuelle Eingabe und Verwaltung von Daten fehleranfällig und weder effizient noch skalierbar.
#4. Buchhaltungssysteme
Durch die Kombination von Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungssystemen können Sie ein starkes Bestandsverfolgungstool erstellen. Es zeigt nicht nur detaillierte Ansichten Ihres Inventars und Ihrer Produkte, sondern auch, wie sich bestimmte Inventarentscheidungen auf die Rentabilität Ihres Unternehmens auswirken.
Bestandsverwaltungssysteme verfolgen Lagerbestände und Bestände, schätzen den Bedarf und erstellen Berichte. Sie bieten auch Kundendienst und Schulungen an. Sie sind am effektivsten, wenn sie mit Buchhaltung und Zahlungsabwicklung kombiniert werden.
#5. Quelloffene Software
Für die Bestandsverwaltung verwenden einige kleine Unternehmen Open-Source-Software. Diese Plattformen verfügen häufig über Schnittstellen, einfache Dashboards und Tracking-Funktionen. Dennoch fehlen ihnen häufig viele komplexe Funktionen, wie z. B. die Interaktion mit den übrigen Systemen, was zu einem Datensilo führt. Ein weiterer Nachteil ist das Fehlen von Kundendienst und Schulung.
# 6. Software-as-a-Service (SaaS)
Ein SaaS-System mit Bestandsverfolgungsfunktionen ermöglicht es Ihnen, Waren mühelos im Auge zu behalten. Dies ist besonders vorteilhaft für Startups, die noch nicht bereit sind für eine vollwertige Bestandsverwaltungslösung für Unternehmen.
#7. Cloud-Software
Die Mehrheit der SaaS-Lösungen ist cloudbasiert und mobilfreundlich. Sie sind auch mit anderer Software kompatibel. Unternehmen, die die Bestandsverwaltung für verschiedene Personen skalieren müssen, die den Bestand an mehreren Standorten verfolgen, profitieren von der Flexibilität und den Kosteneinsparungen von Cloud-Lösungen.
#8. Interne Lösung
Benutzerdefinierte Bestandsverfolgungs-Apps können von Organisationen mit ausreichenden internen Ressourcen zum Planen, Entwerfen, Entwickeln und Bereitstellen ihrer eigenen Bestandsverwaltungssysteme vor Ort erstellt werden. Der Vorteil ist ein System, das auf spezifische Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist, mit speziellen Funktionen und internem technischen Support zur Unterstützung bei der Systemfehlerbehebung.
#9. Drittanbieter von Diensten
Die Auslagerung von Bestandsverwaltung und Logistik an einen Logistik-Drittanbieter (3PLs) setzt Raum, Zeit und Ressourcen für Einzelhändler und reine Online-E-Commerce-Unternehmen frei. Diese Logistikunternehmen von Drittanbietern erhalten, lagern, übertragen und verfolgen Inventar für ihre Kunden. Mit dieser Technik sparen Sie die Kosten für physische Lager und verwenden Dropshipping für die Bestandsverwaltung, aber Sie riskieren auch zusätzliche Kosten, Kontrollverlust, nicht synchrone Systeme und Kommunikationsprobleme.
Herausforderungen der Bestandsverfolgung
Die Einführung von Bestandsverfolgungssystemen und -prozessen stellt Hindernisse dar, die beim Wachstum eines Unternehmens üblich sind.
#1. Hochskalieren:
Die Zeit, die für die manuelle Bestandsverfolgung aufgewendet wird, ist eine Verschwendung von Ressourcen. Manuelle Nachverfolgungsprozesse sollten nicht skaliert werden, um der Bestandserweiterung oder der Kundennachfrage zu entsprechen. Erwägen Sie ein Upgrade auf Tracking-Software oder eine vollständige Bestandsverwaltungsplattform mit automatisierten Nachbestellungs- und Beschaffungsoptionen.
#2. Standortübergreifende Logistik
Unternehmen mit vielen Lagerstandorten und globalen Lieferketten benötigen ein System, das eine kontinuierliche Echtzeitverfolgung von gesendeten, empfangenen und gelagerten Materialien und Artikeln ermöglicht. Das Sammeln und Verteilen dieser Daten zwischen Lösungen, die nicht kommunizieren können, kann schwierig sein.
#3. Verschiedene Systeme:
Die Verwendung eines Systems für die Bestandsverfolgung und eines anderen für die Buchhaltung oder Bedarfsplanung ist zeitaufwändig, redundant und fehleranfällig. Moderne Bestandsverwaltungssoftware verbindet alle Systeme, um die Bestelleffizienz und das Finanzmanagement zu verbessern.
Best Practices für die Bestandsverfolgung
Auch nach der Auswahl der besten Nachverfolgungsmethode müssen noch Schritte unternommen werden, um die Genauigkeit der Bestandszählung in jeder Phase sicherzustellen. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie bei der Bestandsverfolgung beachten sollten:
#1. Die Kennzeichnung sollte priorisiert werden.
Wenn Sie einen Artikel erhalten, der dem Unternehmensinventar hinzugefügt wird, sollte die schnellstmögliche Etikettierung oberste Priorität haben. Die Kennzeichnung kann sich je nach verwendeter Form der Bestandsverfolgung, wie z. B. Barcode oder RFID-Tagging, ändern. Die Anordnung der Dinge nach dem Unternehmenssystem wird den Prozess der Zuweisung von Inventarplatz viel einfacher machen.
#2. Nutzen Sie Bedarfsprognosen.
Die Verbraucherbedarfsplanung kann einem Unternehmen dabei helfen, vorherzusagen, wie viel Inventar zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt wird. Darüber hinaus ist die Aufbewahrung vergangener Bedarfsdaten entlang der Route für die Planung von Bestandskäufen von entscheidender Bedeutung. Die Verwendung historischer Daten hilft bei der Identifizierung von Marktmustern und der Bestimmung der besten Strategie, um auf sich ändernde Situationen in Bezug auf zukünftige Bestände zu reagieren.
#3. Halten Sie eine Backup-Versorgung bereit.
Bedarfsplanung ist enorm vorteilhaft, aber nicht garantiert. Daher sollten Unternehmen erwägen, Backup-Inventar für den Fall eines Nachfrageanstiegs zu lagern. Dieser Vorrat sollte aus unverderblichen Artikeln bestehen, die an einem regnerischen Tag gelagert werden können.
#4. Führen Sie während des Transports eine Bestandsaufnahme durch.
Viele Unternehmen priorisieren die Bestandszählung, da sie sich am Hauptlagerort befindet. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine genaue Zählung verloren geht, steigt mit dem Fortschreiten der Artikel durch den Inventurprozess. Unternehmen sollten sicherstellen, dass der Bestand in jeder Phase gezählt wird, insbesondere beim Transport.
#5. Routinekontrollen durchführen.
Auch nach der Auswahl einer geeigneten Tracking-Technologie sollte ein Unternehmen ein System zur regelmäßigen Bestandszählung entwickeln. Die Qualitätskontrolle garantiert, dass alle verfügbaren Bestände verwendbar sind. Bestandsinformationen so aktuell wie möglich zu halten, wird zu einem einfacheren Verwaltungsprozess in allen Phasen führen.
#6. Machen Sie das Tracking-System stärker automatisiert.
Bestandsverfolgungssoftware wird mit fortschreitender künstlicher Intelligenz immer zuverlässiger. Erwägen Sie die Verwendung dieser Software, um den Zählprozess zu vereinfachen und die Gesamteffizienz der Bestandsverwaltung zu verbessern.
Wer nutzt die Bestandsverfolgung?
Die Bestandsverfolgung ist für Unternehmen jeder Art und Größe von entscheidender Bedeutung. Es ist entscheidend für die Bestimmung des Verhältnisses zwischen Kundenzufriedenheit und Bestandsangebot und -nachfrage.
In größeren Organisationen gibt es dafür möglicherweise eine eigene Rolle, wie z. B. einen Bestandsmanager.
Nichtsdestotrotz wird der Bestand von demjenigen verfolgt, der für die Verwaltung des Bestandsmanagements und die Bereitstellung genauer Daten darüber, welche Produkte zugänglich sind, verantwortlich ist, damit Unternehmensleiter fundierte Entscheidungen über das Lieferkettenmanagement und den Verkauf treffen können.
Was ist eine Bestandsverfolgungsliste?
Bestandsverfolgungslisten sind eine Art der Bestandskontrolle, bei der der Bestand nach Kategorie, Beschreibung, Menge und Standort organisiert ist. Diese Listen werden manuell oder digital mit Bestandsverfolgungssoftware aktualisiert und gespeichert.
Wie organisiere ich mein Inventar kostenlos?
Kleine Unternehmen mit wenig Lagerbestand und wenigen Mitarbeitern können Geld für Software sparen, indem sie den Lagerbestand manuell mit Tabellenkalkulationen verfolgen. Es gibt auch kostenlose Open-Source-Inventarverfolgungssoftware, die im Internet verfügbar ist. Diese Systeme sind jedoch anfällig für menschliche Fehler, verfügen nicht über Funktionen, mit denen Ihr Unternehmen Geld sparen kann, sind nicht skalierbar, isolieren Ihre Daten und verfügen nicht über Kundensupport und Personalisierungsfunktionen.
Bestandsverfolgung und Lieferkettenmanagement
Die Bestandsverfolgung ist für ein gutes Lieferkettenmanagement von entscheidender Bedeutung. Es ist ein wichtiger Aspekt des Lieferkettenmanagements, und die Bestandsverfolgung umfasst mehrere Komponenten. Es geht nicht nur darum, den Überblick zu behalten, wie viele Dinge Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort haben.
Sie müssen auch Bestände von Lieferanten, Kundenretouren (die unvermeidlich sind) und beschädigte Waren (dito) verfolgen. Wenn Ihre Warenwirtschaftssysteme in einem dieser Bereiche unzureichend sind, werden Ihre Kunden mit Sicherheit unter verspäteten Lieferungen und ungenauen oder unvollständigen Bestellungen leiden.
Um ein effektives Lieferkettenmanagement zu gewährleisten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Verständnis der Bedürfnisse Ihrer Kunden und Prognosemethoden auf dem neuesten Stand sind. Mit anderen Worten, antizipieren, was die Verbraucher wollen und wann sie es wollen. Saisonalität ist ein wichtiger Faktor, der in dieser Hinsicht zu berücksichtigen ist. Wir haben alle schon vom Weihnachtstrubel gehört, aber es ist nicht die einzige saisonale Änderung, die es zu beachten gilt.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Lieferkettenpartner gut passen. Die Aufrechterhaltung positiver Lieferkettenbeziehungen ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Und, was am wichtigsten ist, für ein rundum besseres Kundenerlebnis zu sorgen. Führen Sie vor der Auswahl von Partnern umfangreiche Recherchen durch.
Zusammenfassung
Die Bestandsverfolgung kann Ihr Geschäft zum Erfolg führen oder ruinieren. Mit der richtigen Strategie und den richtigen Ressourcen können Sie jedoch Ihren Bestand verwalten und gleichzeitig Ihr Geschäft ausbauen und ein außergewöhnliches Kundenerlebnis bieten. Eine genaue Bestandsverfolgung ermöglicht es Ihnen, fundiertere, datengesteuerte Entscheidungen zum Ausgleich von Angebot und Nachfrage, zur Schätzung von Produktvorlaufzeiten und zur Optimierung Ihrer Lieferkette zu treffen.
Die Auswahl des besten Bestandsverfolgungssystems, das Sie bei der Verwaltung Ihres E-Commerce-Geschäfts unterstützt, ist eine entscheidende Entscheidung. Mit mehr Websites, auf denen Kunden jeden Tag online einkaufen können, kann die Bestandsverfolgung Ihrem Unternehmen helfen, die Aufmerksamkeit der Kunden auf einfache Weise zu gewinnen.
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Bibliographie
