Die Funktionen der Personalabteilung sind vielfältig und komplex, da dieses Team für die Verwaltung des Humankapitals eines Unternehmens verantwortlich ist, um definierte Geschäftsziele zu erreichen. Die Personalabteilung ist in jedem Unternehmen von entscheidender Bedeutung, von der Gewinnung und Bindung von Talenten bis hin zum Schutz der Interessen und des Wohlbefindens der Mitarbeiter. Laut der Zeitschrift Forbes belegen zahlreiche Studien die Relevanz einer passenden Personalstrategie für das Erreichen von Unternehmenszielen und die Verbesserung der Unternehmensleistung. Studien zufolge ist es möglich, durch Menschen einen echten Wettbewerbsvorteil zu erzielen, und Organisationen, die dies tun, erzielen außergewöhnliche Ergebnisse. Jeder, der sich für Human Resources interessiert, kann eine angenehme Karriere erwarten. Wenn Sie im Personalwesen arbeiten möchten, müssen Sie sich zunächst mit den Kernfunktionen der Personalabteilung vertraut machen.
Was sind die Ziele einer Personalabteilung?
Um die Aufgaben der Personalabteilung zu verstehen, ist es notwendig zu verstehen, was man von ihr erwartet und welche Ziele sie verfolgt. Im Allgemeinen wissen wir, dass die Hauptverantwortung des Unternehmens darin besteht, durch die Suche, Bindung und Entwicklung von Personalressourcen zum Erfolg eines Unternehmens beizutragen. Dies geschieht einerseits durch die Entwicklung effizienter Programme unter gleichzeitiger Sicherstellung der Einhaltung etablierter Normen und Vorschriften in diesem Bereich.
Im Einzelnen sind die Hauptziele der Personalabteilung:
#1. Tragen Sie zu den Geschäftszielen des Unternehmens bei.
Um die Unternehmensziele zu erreichen, ist ein professionelles Personalteam erforderlich. Der CEO oder der Vorstand muss die Bedürfnisse der Organisation ermitteln und das Personalteam muss die richtigen Personen identifizieren, um diese Bedürfnisse sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation zu erfüllen.
#2. Top-Talente anziehen und halten
Die Personalabteilung muss die besten Experten der Branche rekrutieren und halten. Dies erfordert eine gut geplante Strategie sowie die Umsetzung geeigneter Programme zur Steigerung der Motivation und des Wohlbefindens der Mitarbeiter.
#3. Steigern Sie das Wohlbefinden der Mitarbeiter
Die Personalabteilung muss sich dafür einsetzen, das Wohlergehen, die Motivation und die Entwicklung des Personals des Unternehmens sicherzustellen. Die Messung des Arbeitsumfelds, die Einführung von Entwicklungsprogrammen und die Bereitstellung von Anreizen sind nur einige der Dinge, die sie erreichen.
#4. Produktivität erhöhen
Auch intern muss die Personalabteilung die Produktivität und Leistung der gesamten Belegschaft überwachen. Sie sollten in der Lage sein, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und Pläne für die Umsetzung zu initiieren.
#5. Stellen Sie sicher, dass die Vorschriften eingehalten werden.
Es gibt verschiedene Beschäftigungsrichtlinien und -gesetze, für die letztendlich die Personalabteilung verantwortlich ist. Urlaub, Krankheitstage, Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub … Alles ist geregelt und muss strikt durchgesetzt werden.
Was macht die Personalabteilung?
Personalmanagement ist nach der Definition von Fernando Arias G., Autor von Administración de Recursos Humanos (Personalverwaltung), „die Disziplin, die sich um die Organisation der Mitarbeiter kümmert, die in einem Unternehmen arbeiten, um die Ziele beider Parteien zu erreichen.“ ” Wie aus dieser Definition und den vorangehenden Punkten hervorgeht, ist die Rolle dieser Abteilung von entscheidender Bedeutung.
Es ist dafür verantwortlich, ein angenehmes Arbeitsklima zu schaffen, das Wohlbefinden und die Produktivität der Belegschaft zu fördern und sich um die Bedürfnisse und Umstände zu kümmern, die bei den Mitarbeitern einer Organisation auftreten.
Hierhin wenden sich auch Mitglieder der Organisation, wenn sie Hilfe, Rat oder Unterstützung benötigen. Die Mitarbeiter dieser Abteilung müssen daher mit dem Arbeitsplatz in Kontakt sein und die Besonderheiten des Unternehmens, jedes einzelnen Mitarbeiters, die aktuelle wirtschaftliche Lage und den Arbeitsmarkt verstehen. Sehen wir uns nun eine Liste der Schlüsselfunktionen der Personalabteilung an.
Liste der Schlüsselfunktionen der Personalabteilung
Die Personalabteilung übernimmt vielfältige Aufgaben und Tätigkeiten, die dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern zugute kommen. Daher ist die Anzahl der Funktionen nahezu unbegrenzt, und wir können argumentieren, dass HR-Funktionen umfangreich und recht vielfältig sind. Alle diese Funktionen müssen beim Aufbau der Personalabteilung und der Entwicklung eines strategischen Plans definiert werden.
Die Kernaufgaben der Personalabteilung sind folgende:
#1. Personalplanung
Die Personalabteilung ist für die Entwicklung von Strategien für die Zukunft des Unternehmens und seiner Mitarbeiter verantwortlich. Viele andere HR-Funktionen wie die Rekrutierung und Einstellung von Talenten, Leistungsmanagement und Nachfolgeplanung sind von dieser Rolle betroffen. HR-Experten müssen die Ziele des Unternehmens untersuchen und Personalstrategien entwickeln, um diese zu erreichen. Sie können beispielsweise die Einstellung von Mitarbeitern ausweiten, um Produktionsziele zu erreichen, oder Personal mit bestimmten Fähigkeiten für die Durchführung eines Projekts oder Vorhabens gewinnen. Bei der Planung arbeitet die Personalabteilung häufig mit anderen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass sie deren Bedürfnisse kennt.
Bei der Koordinierung und Umsetzung dieser Pläne muss die Abteilung mehrere Elemente berücksichtigen. Um konsistente Praktiken zu etablieren, müssen sie sicherstellen, dass ihre Taktiken mit dem Unternehmensziel in Einklang stehen. HR-Experten müssen außerdem ein Auge auf externe Probleme haben, die sich auf die Organisation auswirken können, wie zum Beispiel Gesetzes- oder Technologieänderungen. Das Ergreifen dieser Maßnahmen kann dem Unternehmen dabei helfen, sich bei Bedarf an solche Veränderungen anzupassen, sodass es weiterhin seine Vision und Ziele verfolgen und gleichzeitig auf dem Markt wettbewerbsfähig bleiben kann.
#2. Rekrutierung und Auswahl von Talenten
Die Personalabteilung ist von entscheidender Bedeutung für die Fähigkeit eines Unternehmens, Talente anzuziehen und zu halten. Sie können mit dem Management zusammenarbeiten, um Rekrutierungsziele festzulegen und die Arten von Bewerbern oder Rollen zu identifizieren, die besetzt werden müssen. Diese Fachleute können auch bei der Erstellung und dem Hochladen von Stellenangeboten, der Identifizierung qualifizierter Personen und dem ersten Auswahlverfahren behilflich sein. Sie können bei der Suche nach Bewerbern auf professionellen Networking-Websites stöbern oder persönliche Veranstaltungen wie Jobmessen besuchen.
Personalspezialisten helfen auch bei Einstellungs- und Onboarding-Prozessen. Sie können potenziellen Arbeitnehmern ein Stellenangebot unterbreiten, einen Starttermin festlegen, eine Vergütung aushandeln und den Anmeldeprozess für Sozialleistungen einleiten. Diese Spezialisten bieten am ersten Arbeitstag eine Arbeitsplatzorientierung an, um die Mitarbeiter mit dem Arbeitsplatz sowie den Unternehmensvorschriften und -verfahren vertraut zu machen.
#3. Leistungen und Vergütung
Die Personalabteilung hilft bei der Verwaltung und Überwachung der Gehälter und Sozialleistungen der Mitarbeiter. Sie legen gemeinsam mit dem Management die Vergütung fest und verhandeln diese bei Bedarf mit den Mitarbeitern. Wenn ein Mitarbeiter eingestellt wird, erfasst die Personalabteilung ihn in ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem und ist dafür verantwortlich, dass er pünktlich und gemäß Zahlungsplan bezahlt wird. Diese Abteilung überwacht auch die Vergütungsnormen der Branche, um sicherzustellen, dass das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt. Wenn das Unternehmen nicht in der Lage ist, einen wettbewerbsfähigen Lohn zu bieten, kann es dies durch zusätzliche Leistungen kompensieren.
Mitarbeiter erhalten häufig ein Leistungspaket, das eine Kranken- und Zahnversicherung, eine Lebensversicherung, 401(k) usw. umfasst Altersvorsorgesowie bezahlte Freizeit. HR-Experten erstellen diese Pakete und setzen im Rahmen ihrer Arbeit Richtlinien und Verfahren durch. Sie können Gruppenrabatte mit Versicherungsanbietern aushandeln und Maßnahmen zur Altersvorsorge organisieren. Die Personalabteilung informiert die Mitarbeiter über ihre Vorteile, indem sie Fragen beantwortet, sie an wichtige Fristen erinnert und sogar Feedback zu anderen wünschenswerten Vorteilen einholt.
#4. Gesundheit und Sicherheit
Die Personalabteilung ist für die Erstellung und Umsetzung von Gesundheits- und Sicherheitsverfahren am Arbeitsplatz verantwortlich. Arbeitgeber sind gemäß dem Occupational Safety and Health Act von 1970 (OSHA) verpflichtet, ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen. Diese Abteilung muss mit den OSHA-Vorschriften vertraut sein und diese einhalten, indem sie Sicherheitsschulungen überwacht, Verletzungsprotokolle überwacht, Verletzungen meldet und sich mit allen daraus resultierenden Entschädigungsforderungen befasst.
Die implementierten Sicherheitsmaßnahmen können von der Industrie vorgeschrieben sein oder darauf ausgelegt sein, die allgemeine Sicherheit zu gewährleisten, beispielsweise Belästigungsvorschriften und Notfallplanung.
#5. Einhaltung der Arbeitsgesetze
Zusätzlich zu den Gesundheits- und Sicherheitsstandards stellt die Personalabteilung sicher, dass die Organisation die geltenden Arbeitsgesetze einhält. Die Einhaltung solcher Regeln kann dazu beitragen, Beschwerden über Beschäftigungspraktiken oder Arbeitsbedingungen vorzubeugen. Personalspezialisten werden in Landes- und Bundesgesetzen wie dem Fair Labor Standards Act, Titel VII des Civil Rights Act, dem National Labour Relations Act und dem Family and Medical Leave Act geschult.
Um die Compliance aufrechtzuerhalten, verwalten diese Spezialisten die Dokumentation, erstellen Richtlinien und koordinieren Schulungen. Diese Regeln befassen sich mit Themen wie Pausenpflichten, Arbeitszeiten, Belästigungsnormen und gleichen Beschäftigungschancen. Sie aktualisieren und verwalten außerdem Unternehmenshandbücher, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sich ihrer Rechte und Schutzmaßnahmen bewusst sind. Darüber hinaus bearbeitet die Personalabteilung etwaige Compliance-Beschwerden und ergreift bei Bedarf disziplinarische Maßnahmen.
#6. Entwicklung und Ausbildung
Die Personalabteilung überwacht und überwacht die Schulung und Entwicklung der Mitarbeiter im Rahmen des Personalplanungsprozesses. Neue Mitarbeiter werden häufig darin geschult, Unternehmensvorschriften und -verfahren sowie die spezifischen Talente, Ausrüstungen oder Ressourcen kennenzulernen, die für die Ausübung ihrer Arbeit erforderlich sind. Die Personalabteilung arbeitet auch mit Managern zusammen, um Programme zu entwickeln und umzusetzen, die bestehenden Mitarbeitern bestimmte Fähigkeiten oder Fachkenntnisse vermitteln. Diese Möglichkeiten dienen häufig dazu, den Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre Leistung zu verbessern oder Unternehmensziele zu erreichen. Ein Unternehmen, das beispielsweise neue Technologien einsetzt, könnte ein Programm starten, um seinen Mitarbeitern den Umgang damit beizubringen.
Neben internen Schulungen kann die Personalabteilung bei der Koordination der Mitarbeiterbeteiligung an Seminaren, Kongressen, Konferenzen oder Weiterbildungsmöglichkeiten behilflich sein. Die Förderung der beruflichen Weiterentwicklung am Arbeitsplatz könnte dazu führen, dass sich die Mitarbeiter mehr wertgeschätzt fühlen. Diese Kultur hat das Potenzial, den Umsatz zu senken und gleichzeitig die Produktion und Effizienz zu steigern.
#7. Arbeits- und Arbeitnehmerbeziehungen
Die Personalabteilung überwacht häufig die Beziehungen zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten. Bei einem Streit kann ein HR-Experte als Vermittler fungieren. Die Agentur ist auch für die Lösung von Problemen am Arbeitsplatz der Mitarbeiter zuständig. Es kann auch für die Verwaltung der Gewerkschaftsbeziehungen in Organisationen mit gewerkschaftlich organisierten Mitarbeitern zuständig sein. Um starke Verbindungen aufrechtzuerhalten, stellt die Abteilung sicher, dass die Unternehmensrichtlinien und -prozesse den Bedürfnissen der Gewerkschaften entsprechen, und arbeitet regelmäßig mit ihnen zusammen. Die Aufrechterhaltung des Kontakts mit den Gewerkschaften kann dem Unternehmen auch dabei helfen, zukünftige Schwierigkeiten zu erkennen und zu lösen, um Eskalationen wie Streiks oder Proteste zu vermeiden.
#8. Mitarbeiterzufriedenheit
Personalmanager sind auch für das allgemeine Wohlergehen des Personals der Organisation verantwortlich. Um Mitarbeitern dabei zu helfen, Burnout zu vermeiden, sollten sie Gesundheits- und Wellnessaktivitäten fördern und umsetzen. Sie können beispielsweise Mitarbeiter dazu ermutigen, ihre Urlaubstage zu nutzen oder Wellness-Initiativen organisieren. HR-Spezialisten können Mitarbeitern, die sich in persönlichen Schwierigkeiten befinden, auch gezielte Hilfe leisten. Sie bieten möglicherweise spezifische Tools oder Anleitungen an, um das Problem zu lindern, oder sie besprechen Optionen für den Mitarbeiter, einschließlich Freistellung und andere Vergünstigungen.
#9. Leistungsmanagement
Die Personalabteilung ist auch für die Überwachung der Arbeitsleistung der Mitarbeiter des Unternehmens verantwortlich. Leistungsbewertungen von Mitarbeitern und Führungskräften sind häufige Aufgaben im Leistungsmanagement. Mithilfe dieser Aktivitäten lässt sich feststellen, ob die Belegschaft die Unternehmensziele und -vorgaben erreicht oder nicht. Die gesammelten Erkenntnisse könnten von der Personalabteilung genutzt werden, um bei Bedarf Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten aufzubauen oder anzubieten. Austrittsgespräche können dem HR-Personal auch helfen, zu verstehen, warum Mitarbeiter sich für den Austritt entscheiden, was beim Leistungsmanagement hilfreich sein kann. Wenn die Abteilung ein häufiges Problem erkennt, kann sie mit der Umsetzung von Änderungen beginnen, um die Mitarbeiterbindung sicherzustellen.
#10. Karriereplanung und Nachfolge
Die Abteilung kann im Rahmen der Personalplanung Aktivitäten zur Karriere- oder Nachfolgeplanung durchführen. Wenn voraussichtlich hochrangige Positionen vakant werden, kann die Personalabteilung mit Managern zusammenarbeiten, um leistungsstarke Personen zu identifizieren, die diese Positionen besetzen könnten. Zusätzlich zur Arbeitsleistung können sie potenzielle Bewerber anhand ihres internen Rufs und der erforderlichen Talente beurteilen, die sie für die Stelle mitbringen können. Eine Nachfolgeplanung kann der Organisation dabei helfen, Störungen zu vermeiden.
#11. Unternehmenskultur und Mitarbeiterengagement
Die Personalabteilung fördert ein ansprechendes Arbeitsumfeld für ihre Mitarbeiter. Es kann Aktivitäten wie Exerzitien, Turniere oder Büropartys organisieren, um die Beteiligung und Vernetzung zu fördern. Diese Spezialisten erstellen möglicherweise auch regelmäßig Newsletter, um die Mitarbeiter über Unternehmensnachrichten und -aktivitäten auf dem Laufenden zu halten. Mitarbeiter, die bei der Arbeit engagiert sind, haben eine höhere Arbeitsmoral und Bindungsraten.
Ein weiterer Ansatz zur Einbindung von Mitarbeitern besteht darin, Anreize oder Auszeichnungen für ihre Leistung oder ihr Engagement bei Aktivitäten am Arbeitsplatz zu bieten. Beispielsweise kann das Unternehmen ein Empfehlungsprogramm einrichten, um seine Einstellungsbemühungen zu steigern und Personen, die Kandidaten empfehlen, finanzielle Anreize zu bieten. Gewinner von Wettbewerben können Geschenkkarten oder andere physische Belohnungen erhalten. Solche Belohnungen können dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter wertgeschätzt und motiviert fühlen, zur Arbeit zu kommen.
#12. Stellenbeurteilung
Die Personalabteilung eines Unternehmens kann für die Beurteilung von Stellenangeboten zuständig sein. Diese Fachleute bewerten jeden Auftrag und legen den richtigen Titel, die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten fest, die für die Ausführung erforderlich sind. Da sich Stellenbeschreibungen im Laufe der Zeit ändern, ist die Abteilung auch dafür verantwortlich, sie bei Bedarf zu überarbeiten. Diese Aufgabe kann bei der Personalplanung und Personalbeschaffung hilfreich sein. Die Stellen werden von der Agentur auch bewertet, um ihren Wert zu ermitteln. Sie nutzen unterschiedliche Techniken, wie zum Beispiel die Rangfolge von Positionen oder deren Kategorisierung. Diese Bewertung hilft der Organisation bei der Bestimmung, wie Mitarbeiter in bestimmten Verantwortungsbereichen angemessen entlohnt oder entlohnt werden können.
#13. Verwaltungsaufgaben
Die Personalabteilung ist auch für die laufende Verwaltung der Belegschaft zuständig. Sie sind für die Aufbewahrung von Personalakten und -akten sowie für den Papierkram im Zusammenhang mit Ein- und Ausstiegen, Versicherungspolicen und Mitarbeiterverträgen verantwortlich. Mitarbeiter können von diesen Fachleuten Klärung oder Unterstützung in Bezug auf wichtige Verfahren und Richtlinien am Arbeitsplatz oder in der Verwaltung einholen. Beispielsweise können Lohn- und Gehaltsabrechnungs- und Planungsverfahren von Abteilungsfachleuten durchgeführt werden. Die Abteilung kümmert sich bei Bedarf auch um Reisevorbereitungen und geschäftliche Ausgaben.
So verbessern Sie HR-Funktionen
Sie können die folgenden Schritte als Leitfaden für den Aufbau verbesserter HR-Funktionen verwenden:
#1. Schulung durchführen
Personalfachleute müssen an Schulungen teilnehmen, um ihr Verständnis wichtiger Arbeitsgesetze, -regeln und -prozesse auf dem neuesten Stand zu halten. Sie können auch Gelegenheiten nutzen, um für ihre Rolle wichtige Fähigkeiten zu entwickeln, beispielsweise die Verwendung bestimmter Software oder die Bereitstellung von Streitbeilegungsdiensten. Da diese Menschen weiterhin lernen, wie sie ihre Arbeit erledigen, wird das Team gestärkt und die HR-Prozesse verbessert.
#2. Halten Sie sich an die Mission des Unternehmens.
Die meisten Organisationen haben eine Mission, die sie beibehalten oder erreichen möchten. Die Personalabteilung sollte bei der Gestaltung von Richtlinien und Verfahren die Mission und die entsprechenden Werte im Auge behalten. Die Aufrechterhaltung einer solchen Ausrichtung kann dazu beitragen, die Konsistenz in allen Geschäftsbereichen sicherzustellen und den Fokus auf die Erreichung der von den Führungskräften gesetzten Ziele zu richten.
#3. Legen Sie Ihre Erwartungen fest
Die Personalabteilung muss während des Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses die Erwartungen an jede Rolle hervorheben. Wenn neue Mitarbeiter diese Erwartungen verstehen, sind sie eher bereit, die Verpflichtungen der Stelle zu übernehmen. Es kann auch Kriterien festlegen, anhand derer sie ihre Leistung bewerten und notwendige Verbesserungen vornehmen können.
#4. Fördern Sie Offenheit.
Um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie auf ihre Wünsche oder Probleme eingehen, sollte die Personalabteilung eine offene Kommunikationspolitik implementieren. Um den Input der Mitarbeiter einzuholen, kann die Abteilung auch anonyme Umfragen versenden und durchführen. Wenn Personalfachleute beobachten können, wie Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz denken, kann ihnen das dabei helfen, Probleme zu erkennen und zu lösen.
#5. Nutzen Sie Personalsoftware.
Beispielsweise können Personalinformationssysteme die Abteilung dabei unterstützen, Verwaltungstätigkeiten effizienter und effektiver zu erledigen. Solche Software umfasst häufig Automatisierungstechnologien, um Zeit zu sparen und die Prozesskonsistenz zu verbessern. Es kann auch dabei helfen, Mitarbeiterdaten oder andere vertrauliche Informationen zu zentralisieren und so den Zugriff bei Bedarf zu ermöglichen.
Zusammenfassung
Personalwesen ist eine vielschichtige Aufgabe, die es Unternehmen ermöglicht, das Beste aus ihrem Personal herauszuholen. Um in diesen HR-Kernfunktionen tätig zu sein, müssen Sie als HR-Experte über vielfältige Fähigkeiten verfügen. Die Ausbildung im Personalwesen kann nicht mit dem Erwerb Ihrer Kernqualifikation enden. Der Arbeitsplatz und die Gesellschaft verändern sich ständig und entwickeln sich weiter. Auch Sie müssen weiter wachsen, um Ihre Mitarbeiter erfolgreich durch den Wandel zu führen.
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Bibliographie
