Unternehmen, die regelmäßige Geschäfte außerhalb des Büros tätigen, erstellen häufig Pläne zur Kontrolle ihrer Mitarbeiter außerhalb des Büros. Eine solche Taktik, die von Unternehmen verwendet wird, ist das Field Service Management oder FSM, bei dem in erster Linie Servicetechniker zu Wartungs-, Reparatur- oder Beratungsdiensten an Standorte außerhalb des Firmengeländes entsandt werden. Das Außendienstmanagement ist eine Methode, um die von Außendiensttechnikern ausgeführten Arbeiten außerhalb des Standorts zu verfolgen und zu planen.
Ein Unternehmen kann stark von der Verwendung seiner Verwaltungssoftware profitieren. Es gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihren Außendienst zu übernehmen. Es hilft Managern, Aufgaben zuzuweisen, die Verteilung der Mitarbeiter zu planen, Techniker zu verfolgen und die Kundenkommunikation zu verbessern. Im Wesentlichen verbessert die Außendienstmanagementsoftware die Kommunikation, was den täglichen Betrieb rationalisiert.
Service Monteure
Als „Außendienst“ werden alle Arbeiten an Ihren Produkten bezeichnet, die außerhalb des Firmengeländes, z. B. beim Kunden, durchgeführt werden. Dies ist in der Fertigungs-, Hightech- und Gesundheitsbranche üblich und beinhaltet typischerweise die Entsendung von Mitarbeitern oder Auftragnehmern an bestimmte Standorte, um Geräte oder Systeme zu installieren, zu reparieren oder zu warten. Außendienstmitarbeiter bieten häufig qualifizierte, sachkundige oder sogar proprietäre Dienstleistungen für Geschäfts- oder Industriekunden an. Sie könnten als Auftragnehmer oder Angestellte arbeiten.
Arten von Außendienstaktivitäten
#1. Installation
Kunden benötigen eine professionelle Installation ihrer gekauften Ausrüstung, sobald diese an sie geliefert wurde.
#2. Wartung
Die drei Arten der Wartung – korrigierend, vorbeugend und proaktiv – sind das, woran die meisten Leute denken, wenn sie an Außendienst denken.
#3. Bildung
Außendienstmitarbeiter können Kunden beraten, wie sie das volle Potenzial der Ausrüstung nutzen können, um alle oder alle gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Vorteile eines besseren Außendienstes
#1. Größeres Vertrauen
Als Manager finden Sie möglicherweise den dringend benötigten Trost darin, den Außendienst Ihres Unternehmens zu verbessern. Sorgen über Zeitdiebstahl, Terminüberschreitungen und kostspielige Fehlkommunikationen können Sie ausräumen, indem Sie die geeigneten Strategien und Tools zur Optimierung Ihres Außendienstes implementieren.
#2. Erhöhte Produktivität
Durch die Erschließung des vollen Potenzials jedes Mitarbeiters kann ein effektives Außendienstmanagement die Produktivität auf ein Niveau steigern, das nicht nur dem des Büros entspricht, sondern es sogar übertrifft.
Ihre Mitarbeiter können Aufgaben schneller und mit höherer Qualität erledigen, wenn sie die Ziele und Termine fest im Blick haben, sich leicht miteinander verständigen können und mit vollem Einsatz bei der Sache sind.
#3. Größere Moral
Viele Faktoren, darunter Frustration mit zweideutigen Zielen, übermäßige Arbeitsbelastung und Gefühle der Isolation, können zu einer niedrigen Arbeitsmoral der Mitarbeiter beitragen, und ein angemessenes Außendienstmanagement kann bei der Lösung dieser Probleme helfen.
Gute Außendienstpraktiken helfen Mitarbeitern, sich nützlich, geschätzt und unterstützt zu fühlen, machen sie glücklicher bei ihrer Arbeit und helfen Ihnen bei der Mitarbeiterbindung
Tipps für einen effektiven Außendienst
#1. Verfolgen Sie die Arbeitszeit der Mitarbeiter
Eines der besten Dinge, die Sie tun können, um ein effektiveres Programm zu erstellen, besteht darin, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu verfolgen, einschließlich der Gesamtzeit und der für Aufgaben aufgewendeten Zeit. Daher ist der einfachste Weg, beide Arten der Zeiterfassung in den Arbeitsablauf Ihrer Mitarbeiter zu integrieren, eine App, die eine Cloud-basierte Stempeluhr enthält.
#2. Setzen Sie sich klare Ziele
Definieren Sie regelmäßige Meilensteine und unterteilen Sie langwierige Projekte in „mundgerechte“ Komponenten für Teams, die remote arbeiten. Dies wird auch dazu beitragen, die Teammitglieder bei der Stange zu halten. Die täglichen Ziele von Arbeitern in traditionellen Positionen sind häufig ziemlich einfach: ein Teil installieren oder einen Auftrag liefern.
#3. Kommunizieren
Die größte Hürde auf dem Weg zu einem erfolgreichen Außendienstprogramm ist die Kommunikation. Wenn es unsachgemäß gemacht wird, kann die rechtzeitige Bereitstellung von Informationen für eine große Gruppe von Menschen einen erheblichen Teil Ihres Tages in Anspruch nehmen.
#4. Behalten Sie die Einhaltung bei
Die gleichen geschäftlichen, regionalen, staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze, die für die Arbeit interner Mitarbeiter gelten, müssen von Mitarbeitern vieler Unternehmen befolgt werden, die ihre Geschäfte aus der Ferne führen.
#5. Stellen Sie das Engagement der Mitarbeiter sicher
Hochengagierte Mitarbeiter sind engagierter, motivierter und bereit, alles zu tun, um Aufgaben zu erledigen und ihre Kollegen zu unterstützen.
Darüber hinaus besteht eine effektive Strategie zur Aufrechterhaltung eines hohen Mitarbeiterengagements darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Rollen, Ziele und die Einordnung ihrer Arbeit in das Gesamtkonzept eines Projekts glasklar kennen.
Außendienst-Management
Der Begriff „Field Service Management“ (FSM) bezieht sich auf die Verwaltung der Ressourcen eines Unternehmens, während sie sich in den Räumlichkeiten oder auf dem Weg zu den Kunden befinden und nicht auf dem des Unternehmens. FSM bezieht sich meistens auf Unternehmen, die die Installation, Wartung oder Reparatur von Systemen oder Geräten durchführen müssen. Darüber hinaus kann es verwendet werden, um Programme und Online-Tools zu beschreiben, die die Verwaltung von Außendiensten unterstützen. Jeder Aspekt des Außendienstes wird vom Außendienstmanagement beeinflusst, wie zum Beispiel:
- Zuweisung und Planung von Arbeitsaufträgen
- Entsendung von Mitarbeitern oder Technikern zu neuen Jobs
- Interaktion der Außendienstmitarbeiter durch Kommunikation
- Sammeln von Informationen, einschließlich Ankunftszeit, Auftragsabschluss und Kundenkommentaren
- Bereitstellung von berufsbezogenen Informationen oder Kundenhistorie für Außendienstmitarbeiter
- Entsendung von Arbeitern zu verschiedenen Jobs
- Verfolgen Sie die Produktverfügbarkeit und den Lagerbestand
Beispiele für das Außendienstmanagement
Eine Vielzahl von Branchen nutzt Außendienstmanagement, um ihre Ressourcennutzung zu überwachen.
- Techniker in der Telekommunikations- und Kabelindustrie, die Telefonleitungen betreiben oder Kabel in Wohnungen oder Geschäftsgebäuden installieren.
- Mobile Krankenschwestern im Gesundheitswesen, die ältere oder behinderte Patienten zu Hause pflegen.
- Ingenieure werden von Gasversorgern ausgesandt, um vermutete Lecks zu untersuchen und zu beheben.
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Field Service Management (FSM) ist der Prozess der Platzierung, Leitung und Maximierung von Personal im Freien, dh außerhalb des physischen Standorts eines Unternehmens. FSM beinhaltet auch die Entsendung von Personal, um Wartung, Instandhaltung, Reparaturen und andere technische Aufgaben zu erledigen, die von den externen Kunden eines Unternehmens benötigt werden. Dies umfasst administrative Aufgaben wie die Verwaltung von Arbeitsaufträgen, die Bestandsführung, die Bearbeitung von Rechnungen und die Durchführung von Zahlungen sowie die Einstellung, Schulung, Planung und Entsendung von Außendiensttechnikern.
Hauptkomponenten von FSM
FSM besteht aus einer Vielzahl von Teilen, darunter:
# 1. DVersandmanagement
Mit Hilfe dieser Komponente können Außendiensttechniker unterschiedlichen Auftraggebern und Kunden zugeordnet und zugeordnet werden.
#2. Vertragsverwaltung
Die Service-Level-Agreement-Funktion (SLA) hilft bei der Verwaltung und stellt sicher, dass das Unternehmen seine SLA-Verpflichtungen einhält. SLAs setzen sich in erster Linie aus der Art der angebotenen Services und den zu erfüllenden Qualitätsanforderungen zusammen.
#3. Angestellten Training
Serviceteams erhalten auch die notwendigen Schulungen von der Mitarbeiterkomponente, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Es hilft, bei Änderungen an Produkten und Dienstleistungen auf dem Laufenden zu bleiben.
#4. Arbeit planen
Mitarbeiter- und Servicetermine werden durch die Auftragsplanung weiter erleichtert.
#5. Arbeitsauftragsverwaltung
Dieses Element des FSM weist auch fähigen Arbeitern Arbeitsaufträge zu und verfolgt sie, um sicherzustellen, dass die Arbeit abgeschlossen ist.
Vorteile des Außendienstmanagements
#1. Kosten senken
Nutzen Sie Daten und Erkenntnisse, um Wartungsaufgaben zum richtigen Zeitpunkt effektiv und effizient durchzuführen. Dies kann daher die Verwaltungskosten reduzieren.
#2. Steigerung der Kundenzufriedenheit
Bewerten Sie die Kundenzufriedenheit der Techniker und handeln Sie schnell, um Probleme oder unvorhergesehene Verzögerungen zu beheben.
FSM-Tools verbessern auch das Kundenerlebnis, indem sie es Kunden ermöglichen, die geleistete Arbeit in Echtzeit zu sehen. Darüber hinaus ermöglicht es eine direkte Kommunikation in Echtzeit zwischen ihnen und Technikern und Büromitarbeitern.
#3. Effizienz
Durch die Verbesserung des Arbeitsauftrags-Routings und der Technikerplanung können Unternehmen die betriebliche Effizienz weiter steigern. Darüber hinaus reduziert die FSM-Software den Zeitaufwand für die Dokumentation von Besonderheiten, erhöht die Abschlussrate von Aufgaben und beschleunigt die Problemlösung.
#4. Gewährleistet Berichterstattung und Überwachung
Normalerweise können FSM-Systeme Technikern und Supportmitarbeitern einfach verständliche Informationen über ihre Aufgabenbereiche geben. Es könnte helfen, die Entscheidungsfindung zu verbessern. Diese Systeme können die Jobabschlussrate und das typische Einkommen pro Job ermitteln.
Außendienst-App
Eine mobile App priorisiert den Fernzugriff bei der Verwaltung von Außendiensten. Ebenso können Außendiensttechniker mit Hilfe einer FSM-Anwendung, einer speziell für den mobilen Einsatz konzipierten Softwareklasse, unterwegs arbeiten. Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche (UI) und Echtzeitzugriff auf wichtige Kundendaten, Routenoptimierung, Bestandsinformationen und Servicedetails können Techniker ihre gesamte Arbeit auf ihren mobilen Geräten erledigen. Darüber hinaus können Mitarbeiter und Kunden die mobile App verwenden, um Terminanfragen zu stellen, Techniker zuzuweisen, sich gegenseitig Nachrichten zu senden und vieles mehr.
Außendienst-Management-Software
„Field Service Management Software“ bezieht sich auf digitale Plattformen, die Arbeitsabläufe vereinfachen und rationalisieren. Durch die Umwandlung manueller, antiquierter Prozesse in flexible digitale Workflows erfahren Außendienstorganisationen mehr Transparenz, Produktivität und Effizienz. Darüber hinaus ist die Implementierung von Außendienst-Managementsoftware ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation, da sie Unternehmen die Außendienst-Tools an die Hand gibt, die sie benötigen, um in der rasanten Entwicklung der Branche erfolgreich zu sein.
Unternehmen, die technischen Support und Vor-Ort-Services wie Reinigung, Wartung, Reparatur, Umzug und Lieferung von Geräten anbieten, verwenden häufig FSM-Software.
Wie funktioniert eine Field Service Management Software?
In der FSM-Software gibt es zahlreiche Funktionen, die durch modernste Technologien unterstützt werden, darunter auch eine mobile Außendienstanwendung. Außendienstmanagement-Software umfasst häufig Funktionen wie Onboarding und Schulung, Terminplanung und Routenoptimierung, Auftragnehmerverwaltung, Versand, Bestandsverwaltung, Arbeitsauftragsverwaltung, Zahlungen und Berichterstattung.
Vorteile der Field Service Management Software
#1. Verbesserte Kundenerfahrung
Kunden haben hohe Erwartungen an Unternehmen im Außendienst und verlangen eine mobile App mit Self-Service-Kundenportal. Unternehmen können von einem positiven Kundenerlebnis profitieren, indem sie das liefern, was ihre Kunden wirklich wollen.
#2. Erhöhte Produktivität und Effizienz
Durch die Automatisierung von Planung, Versand, Bestandskontrolle und Serviceanfragen verringert die Außendienstsoftware den Zeitaufwand für diese Aufgaben. Der Einsatz von FSM-Software ist auch für die Steigerung der Produktivität und Effizienz im gesamten Unternehmen unerlässlich. Durch den Einsatz von Außendienstmanagement-Software können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter verwalten und sicherstellen, dass Techniker Zugang zu den Geräten, Verbrauchsmaterialien und dem Wissen haben, das sie für ihre Arbeit benötigen.
#3. Verbessertes Supply Chain Management
Außendienstmanagement-Software verbessert das Lieferkettenmanagement, indem sie Unternehmen dabei unterstützt, ein tieferes Verständnis ihres Inventars zu erlangen, die Arbeitsabläufe für Teile und Inventar zu rationalisieren und die Nachverfolgung und Rückgabe von Mieten sicherzustellen.
#4. Kostenreduzierung
Außendienstmanagement-Software kontrolliert die Lagerbestände, reduziert Verschwendung und stellt sicher, dass die Techniker die Materialien haben, die sie für die Erledigung von Serviceeinsätzen benötigen, was die Kosten für Unternehmen senkt. Niedrigere Verwaltungskosten und verbesserte Rentabilität werden auch durch Automatisierung und die Reduzierung manueller Arbeit erzeugt. Die Gemeinkosten eines Unternehmens können durch effektive Planung, Disposition, Bestandskontrolle und Kommunikation gesenkt werden. Dies führt zu besseren Leistungen an Arbeitnehmer, niedrigeren Kundenpreisen und gesünderen Gewinnmargen.
So wählen Sie die beste Außendienst-Management-Software aus
Die Top-FSM-Programme halten sich über Best Practices und Markttrends auf dem Laufenden und führen gleichzeitig neue Funktionen ein. Achten Sie bei der Auswahl der besten FSM-Software auf folgende Faktoren:
- Ein Computerprogramm, das speziell für Unternehmen entwickelt wurde, die Außendienste anbieten.
- Einfache Verwaltung von Arbeitsaufträgen, Planung und Disposition.
- Ein Portal für Self-Service-Kunden.
- Management von Kontraktoren für eine gemischte Belegschaft.
- Analytische und Reporting-Intelligenz.
- Cloud-Sicherheit.
- Ausgezeichnete Kundenbetreuung.
- Nahtlose Integration.
- Schnelle Bereitstellung und eine benutzerfreundliche Oberfläche.
- Anpassbarer
Was ist ein Außendienstbeispiel?
Beratung, Verkauf, Wartung, Kundendienst, Reparaturen und Routineinspektionen. Darüber hinaus sind Klempnerarbeiten, HLK-Dienste, die Verwaltung der Telekommunikationsinfrastruktur und sogar die Lieferung von Lebensmitteln typische Beispiele für den Außendienst.
Was ist im Außendienst enthalten?
Unternehmen, die Installations- und Reparaturkomponenten wie Klempnerarbeiten hatten, wurden als Außendienstmitarbeiter angesehen.
- Heizung/Lüftung/Klima (HLK)
- Gesundheitswesen
- Lebensmittellieferservice
- Telekommunikation
- Versorgungsunternehmen (Erdgas, Strom, Wasser etc.)
- Self-Service (z. B. Automaten- und Kioskwartung)
- Sales
- Inspektion
- Reparatur von Notfallfahrzeugen
Was zählt als Außendiensterfahrung?
Die Erfahrung, die ein Kunde macht, wenn jemand zu ihm nach Hause oder in sein Geschäft kommt, wird als Außendienst-Kundenerlebnis bezeichnet. Dazu gehören Dinge wie die Einfachheit, mit der sie den Kundenservice kontaktieren können, oder die Verfügbarkeit einer für sie bequemen Zahlungsmethode.
Was sind die vier Arten von Diensten? Geben Sie Beispiele?
- Telecom
- Gesundheitswesen
- Nahrungsmittelservice
- Energie
Warum ist Außendienst wichtig?
Die Effektivität, das Kundenerlebnis und die Ferndatenerfassung werden alle durch ein gutes Außendienstmanagement verbessert. Darüber hinaus bauen Sie durch die Integration in Ihre Content-Management-Infrastruktur ein System auf, das einen schnellen und sicheren Zugriff auf relevante Informationen ermöglicht.
Was sind die drei Schlüsselelemente des Außendienstmanagements?
- Zeiterfassung
- Kommunikation
- Terminplanung und Aufgabenverwaltung
Zusammenfassung
Es gibt einen Wirtschaftszweig namens „Field Service“, in dem Dienstleistungen „im Außendienst“ oder außerhalb des eigentlichen Büros eines Unternehmens erbracht werden. Ein System zur Steuerung externer Mitarbeiter und der Ressourcen, die sie zur effektiven Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, wird als Field Service Management (FSM) bezeichnet. Außendienstmitarbeiter können mit der FSM-Software auch Zeitpläne, Arbeitsaufträge, Kundenkontoinformationen, Inventar, Rechnungen und andere Datenbanken und Aufzeichnungen anzeigen und bearbeiten. Darüber hinaus bieten die Tools Kunden die Möglichkeit, Servicetermine zu vereinbaren, den Status von Serviceanfragen und Technikern zu überwachen, mit Außendienstmitarbeitern zu interagieren und zum Außendienstprozess beizutragen. Mobile Geräte können auf die FSM-Software zugreifen.
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Bibliographie
