Spesenmanagementsysteme helfen einem Unternehmen, die mit der manuellen Spesenabrechnung verbundenen Kosten zu verwalten. Reisekostenmanagementsysteme beispielsweise helfen der Organisation, die Reisekosten ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und zu verwalten. Dasselbe gilt für Telekommunikations-Ausgabenverwaltungssysteme. Auch wenn diese Systeme kein Geld generieren, helfen sie, Geld zu sparen, indem sie die Kosten reduzieren, die durch manuelle Berichterstellung entstehen. Sehen wir uns dennoch die Vorteile und Beispiele von Spesenverwaltungssystemen an, mit einem kleinen Blick auf die Cloud-basierten Systeme.
Was sind Spesenmanagementsysteme?
Spesenmanagementsysteme sind Software, die den größten Teil des Kostenerstattungsprozesses für Mitarbeiter automatisiert. Die Software macht Papier überflüssig, reduziert den Zeitaufwand für die Ausgabenverwaltung und reduziert Fehler.
Wonach suchen Spesenverwaltungsprogramme?
Spesenmanagementsysteme automatisieren die Aufzeichnung, Verfolgung, Genehmigung und Zahlung der erstattungsfähigen Ausgaben der Mitarbeiter. Sie arbeiten mit der Spesenmanagementstrategie des Unternehmens zusammen, um sicherzustellen, dass zulässige (oder nicht genehmigte) Ausgaben nicht zu viel ausgegeben werden.
Ein Spesenverwaltungssystem bietet auch Analysefunktionen, die dem Unternehmen dabei helfen, bessere Entscheidungen über zukünftige Ausgaben zu treffen und über notwendige Richtlinienänderungen zu informieren. Schließlich unterstützt das System Unternehmen durch die genaue Berichterstattung über alle Ausgaben bei der Aufrechterhaltung von Compliance und Verantwortung.
Funktionen von Spesenmanagementsystemen
Im Folgenden sind einige der wichtigsten Funktionen und Fähigkeiten von Spesenverwaltungssystemen aufgeführt:
- Behalten Sie den Überblick über alle Mitarbeiterbelege.
- Ermöglichen Sie Mitarbeitern, Quittungen mit ihren Smartphones zu erfassen.
- Platzieren Sie die Belege auf einem zentralen Dashboard.
- Legen Sie Ausgabenbeschränkungen und Unternehmensrichtlinien fest.
- Erlauben Sie Unternehmen, diese Beschränkungen und Regeln nach Bedarf zu ändern.
- Verbinden Sie sich mit Firmenkreditkarten (falls zutreffend)
- Senden Sie die Quittungen an die zuständigen Genehmiger.
- Verwalten Sie diese Genehmigungen oder markieren Sie diejenigen, die zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern.
- Auf Richtlinienverstöße untersuchen.
- Planen Sie Erstattungsschecks für die Zahlung ein.
Warum sollten Sie ein Spesenmanagementsystem verwenden?
Die manuelle Bearbeitung von Spesenabrechnungen ist sowohl kostspielig als auch ineffizient. Die Global Business Travel Association schätzt, dass es im Durchschnitt dauert:
- 20 Minuten zum Ausfüllen einer Spesenabrechnung
- 18 Minuten, um eine Ausgabenabrechnung zu korrigieren.
- 58 $ für die Bearbeitung eines Ausgabenberichts
- $52, um eine Spesenabrechnung zu reparieren
Unternehmen, die ihre Spesenmanagementprozesse automatisieren, können den Zeit- und Geldaufwand für diesen kritischen Vorgang erheblich reduzieren. Gleichzeitig erhalten Unternehmen tiefere Einblicke in das Ausgabeverhalten einzelner Mitarbeiter, wodurch es einfacher wird, außergewöhnlich hohe Ausgaben zu erkennen und damit umzugehen.
So wählen Sie ein Spesenverwaltungssystem aus
Heutzutage gibt es zahlreiche Spesenverwaltungssysteme, und nicht alle sind gleich. Wie bei jedem Technologiekauf sollten Sie sicherstellen, dass die Lösung den angemessenen Funktionsumfang bietet, den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und ein hohes Maß an Support nach dem Verkauf umfasst.
Zu den allgemeinen Merkmalen, nach denen Sie suchen und die Anbieter vergleichen sollten, gehören:
- Audit-Trails, die durch Dokumentenmanagement erstellt wurden.
- Einfache, anpassbare Genehmigungsprozesse.
- Anpassbare Spesenrichtlinien mit Compliance-Prüfungen der Mitarbeiter in Echtzeit.
- Mobile Erreichbarkeit auf einer Vielzahl von Geräten.
- Berichterstellung und Analyse
- Integration mit anderen Softwareanwendungen.
Nachdem Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens ermittelt haben, prüfen Sie Ihre Möglichkeiten und fordern Sie Demonstrationen an. Sprechen Sie mit anderen Unternehmen (idealerweise in Ihrem Bereich), die ein Kostenmanagementsystem effektiv einsetzen, und wägen Sie zahlreiche Möglichkeiten ab, bevor Sie Ihre endgültige Wahl treffen.
Cloudbasierte Spesenmanagementsysteme
Cloudbasierte Spesenverwaltungssysteme können Ihr Unternehmen, egal wie groß oder klein, bei der Expansion unterstützen. Sie sind nicht nur kostengünstig, sondern reduzieren auch den Raum für Fehler und bieten erweiterte Analysen für ein tieferes Verständnis der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens.
Was sind Cloud-basierte Spesenmanagementsysteme?
Cloud Computing hat die Arbeitsweise von Unternehmen verändert. Es hat die Datenerfassungs-, -speicherungs- und -verarbeitungsprozesse vollständig verändert. Cloud-Computing-Eigenschaften haben viele Bereiche des Geschäfts revolutioniert, von Kundenverbindungen über Spesenmanagement bis hin zur Datensicherheit.
Zu den Aufgaben von Cloud-basierten Spesenverwaltungssystemen gehören:
- Suche nach Möglichkeiten zur Kostensenkung
- Prüfung der Gesamtausgaben
- Umgang mit übermäßigen Ausgaben
Die Beziehung ist viel einfacher, wenn sie Cloud-basiert ist, und lässt weniger Raum für Fehler oder Kompromisse. Es ist auch eine effektive Geldsparstrategie. Darüber hinaus sind Mitarbeiter und Geschäftsinhaber unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden, auf derselben Seite.
Häufig ermöglicht eine Spesen-Cloud auch die Integration mit anderen Softwarefunktionen, wie zum Beispiel:
- Reiseplanungssoftware
- Zeitmanagement-Software
- Software für die Personalverwaltung
- Software für die Buchhaltung
Was sind die Vorteile der Verwendung von Cloud-basierten Spesenverwaltungssystemen?
#1. Es ist schnell und kostengünstig.
Wenn es um die Ausgabenabwicklung geht, könnte das alte Sprichwort „Zeit ist Geld“ nicht wahrer sein. Spesenmanagement schafft keine Einnahmen, aber es ist etwas, das jedes Unternehmen tun muss, um auf Kurs zu bleiben.
Ein cloudbasiertes Spesenverwaltungssystem ist präzise, einfach und benutzerfreundlich. Die schwere Arbeit wurde bereits im Hintergrund erledigt. Benutzer müssen nur noch die erforderlichen Informationen und Nummern eingeben.
Die Verwendung von Cloud-basierten automatisierten Spesenverwaltungssystemen stellt die Kostenkontrolle sicher, da sie nur minimalen Raum für menschliche Fehler lässt. Es kann die IT-Ausgaben und die Kosten für die Verarbeitung jedes Berichts drastisch senken, indem es von einem manuellen zu einem automatisierten Ansatz wechselt.
#2. Es ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit.
Wenn es um die Ausgaben der Mitarbeiter geht, werden die meisten Einkäufe auf Reisen getätigt. Aber die Zeiten, in denen Sie einen Stapel Quittungen aufbewahren und dann Ihre Ausgaben eingeben müssen, wenn Sie nach Hause kommen, sind lange vorbei.
Finanzteams und andere Mitarbeiter können von vielen Orten aus mit aktueller Ausgabenberichtssoftware interagieren. Die Quittungsverwaltungsfunktion ermöglicht es Unternehmen, Spesendaten von einem zentralen Speicherort (der Cloud) aus anzuzeigen.
#3. Es schließt die Möglichkeit von Fehlern aus.
Je länger die Mitarbeiter Quittungen aufbewahren oder warten, bis sie ins Büro zurückkehren, um Forderungen und Ausgaben einzugeben, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.
Ein Spesenmanagementsystem eliminiert Fehler bei der Erfassung und Verarbeitung. Dies liegt vor allem daran, dass Informationen von überall und zu jeder Zeit verbreitet werden können.
Ein cloudbasiertes System sorgt zudem für mehr Transparenz. Darüber hinaus erkennt die Online-Ausgabenberichtssoftware doppelte Rechnungen schnell, sodass sie ausgewertet und gelöscht werden können, bevor sie sich auf die gemeldeten Zahlen auswirken.
#4. Es ist sicherer
Die meisten Datenschutzverletzungen werden durch menschliche Fehler verursacht. Hier sind einige Beispiele dafür, wie Mitarbeiteraktionen zu einer Sicherheitsverletzung führen können:
- Bestimmte Informationen werden versehentlich durchgesickert.
- E-Mails an die falschen Empfänger gesendet
- Unterlagen wurden verlegt oder gestohlen.
- Diebstahl von Hardware
- Unzureichend entsorgter Papierkram
Wenn Sie sich für cloudbasierte Kostenmanagementsysteme entscheiden, profitieren Sie von höchster Cyber-Sicherheit. Da Mitarbeiter Daten von überall aus eingeben können, besteht außerdem weniger Potenzial für verlegte Papiere und das Versenden sensibler Informationen unter anderem per E-Mail.
Denken Sie nur daran, Ihren Mitarbeitern Dinge wie das Öffnen falscher E-Mails, das Klicken auf schädliche Links oder die Verwendung unsicherer Netzwerke beizubringen, indem Sie einen Online-Kurs oder Ad-hoc-Schulungsmaterialien erstellen. Je sachkundiger sie sind, desto mehr profitieren Sie von Ihrer geschützten Spesen-Cloud.
#5. Es bietet verbesserte Analysen und Transparenz.
Eine Cloud-basierte Spesenverwaltungssoftware ist sowohl zugänglich als auch ausgereift. Es gibt Unternehmen und Benutzern Einblick in Bereiche, die Aufmerksamkeit erfordern. Eine Cloud-basierte Spesenverwaltungssoftware ist nicht nur zugänglich, sondern auch intelligent. Es gibt Unternehmen und Benutzern Einblick in Bereiche, die verbessert werden müssen, wie z. B. Ausgabenmanagement und Optimierung von Geschäftsprozessen.
Manager können kostengünstigere Reisearrangements aushandeln, wenn sie konsistenten und transparenten Zugriff auf Daten haben. Darüber hinaus können sie Fehler oder vorsätzlichen Betrug schnell erkennen, bevor sie auftreten.
Die besten Spesenmanagementsysteme
#1. Zoho-Ausgaben
Zoho Expense ist ideal für alle, von Freiberuflern bis hin zu großen Unternehmen. Die Plattform erleichtert das Ausgabenmanagement. Von der Beantragung bis zur Erstattung geht alles schnell und einfach.
#2. Divvy
Divvy ist ganz auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt. Dieses kostenlose Kostenverwaltungsprogramm verbindet Sie mit so vielen Kreditkarten, wie Sie benötigen, um Ihre Ausgaben zu verfolgen. Es beschleunigt den Prozess der Erfassung und Kategorisierung aller Transaktionen. Sie müssen nie wieder Quittungen für Rückerstattungen suchen!
#3. Rydoo-Ausgabe
Rydoo Expense ist perfekt für schnell wachsende mittlere bis große Organisationen. Mit der Ausgabenplattform können Sie Ihre Ausgaben jederzeit und überall verwalten. Sie erhalten einen benutzerfreundlichen und kontrollierten Ausgabenmanager, der Sie dabei unterstützt, den Überblick über Ihre finanziellen Kosten zu behalten.
#4. Frische Bücher
FreshBooks ist eine globale Buchhaltungsverwaltungssoftware, die hauptsächlich für kleine Unternehmen entwickelt wurde. Es verfügt über eine der höchsten Kundenzufriedenheitsstufen. Der 24-Millionen-Abonnentenstamm von Freshbooks zeigt, dass es eines der besten Ausgabenverwaltungsprodukte auf dem Markt anbietet.
#5. Aufwenden
Expensify ist ein Ausgabenverwaltungsprogramm, das von jedem verwendet werden kann. Es kann alle Anforderungen erfüllen, von der persönlichen Finanzberichterstattung bis hin zur Verwaltung umfangreicher Unternehmensausgaben. Durch einfache daten- und berichtsgesteuerte Prozesse kontrolliert die Software Ausgaben, Transaktionen und Geld in Echtzeit.
Macht QuickBooks Spesenmanagement?
Obwohl es hier nicht aufgeführt ist, ist QuickBooks eines der effektivsten Tools zur Kostenverwaltung, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können.
Reise- und Spesenmanagementsysteme
Reisemanagement ist zeitaufwändig, aber Spesenmanagementsysteme sorgen dafür, dass Sie einen klaren Überblick über alle Ihre Reisekosten haben.
Geschäftsreisen lassen sich mit den richtigen Systemen und Software viel einfacher arrangieren, ändern und verwalten. Es kann auch dabei helfen, Geld zu sparen und Überzahlungen zu vermeiden, was für kleine Unternehmen mit begrenzten Finanzen von entscheidender Bedeutung ist.
Was sind Reise- und Spesenmanagementsysteme?
Reise- und Spesenmanagementsysteme sind All-in-One-Lösungen für die Verwaltung und Nachverfolgung von Reisekosten von Unternehmen. T&E-Managementsysteme sind für Unternehmen, die Mitarbeiter auf Geschäftsreisen schicken, unerlässlich, sei es für die Planung von Reisen, die Überwachung reisender Mitarbeiter oder die Erstellung von Spesenabrechnungen.
Reise- und Spesenmanagementsysteme für Unternehmen können Unternehmen jeder Größe helfen. Es ist entscheidend, einen vollständigen Überblick über Ihre geschäftlichen Reisekosten sowie einen kompetenten Kundenservice zu haben, wenn Sie auf Probleme stoßen. Es hilft auch bei der Planung von Reisen in Übereinstimmung mit den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens und rationalisiert Ihren Abrechnungsprozess.
Die effektivsten Reise- und Spesenmanagementsysteme
#1. TravelPerk
TravelPerk ist eine Geschäftsreisemanagement-Plattform, die es Kunden einfach macht, Geschäftsreisen zu planen und zu verwalten. Das System ist mit einer Vielzahl unterschiedlicher Produkte gekoppelt, darunter Rydoo und Circula, zwei wichtige Spesenmanagementplattformen. Dies garantiert, dass Sie alles, was Sie brauchen, auf einer einzigen, einfachen Plattform haben.
TravelPerk bietet auch eine flexible Reiselösung, FlexiPerk, um Unternehmen bei der Reduzierung verschwenderischer Reisekosten zu unterstützen. Unternehmen, die bis zu zwei Stunden im Voraus stornieren, können mit FlexiPerk mindestens 80 % ihres Geldes zurückerhalten.
#2. Fyle
Fyle ist eine Spesenverwaltungssoftware, die Unternehmen und Personen hilft, Spesen und Erstattungen effektiver zu verwalten. Es ist mit TravelPerk gekoppelt, um neben der Integration von Buchhaltungs- und Personaldaten eine nahtlose Reiseausgabenberichterstattung bereitzustellen. Es bietet Finanzmanagern auch umfassende Kontrolle und Transparenz über T&E-Verfahren.
Fyle kann bei der Planung von Geschäftsreisen nicht behilflich sein, aber seine Kombination mit TravelPerk bietet Travel Managern einen einzigen Standort, um alle Geschäftsreisevorgänge abzuwickeln. Alle mit Travelperk gebuchten Ausflüge werden als Ausgaben in Fyle erstellt, mit Rechnungen als Anhänge. Die beiden Lösungen arbeiten zusammen, um Ihnen ein vollständiges Bild Ihrer Reisekosten zu liefern.
#3. SAP stimmt überein
SAP Concur ist eine All-in-one-Software für Reise- und Spesenmanagement. Es hilft bei der Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe für ein unkomplizierteres Reisemanagement. Es ist in Hotels, Flugtickets und Taxis erhältlich.
#4. TravelBank
TravelBank ist eine weitere Software, die Ausgaben- und Reisemanagement kombiniert. Es bietet eine Vielzahl von Produkten, die Ihnen helfen, Ihr Reise- und Ausgabenmanagement zu vereinfachen.
Insgesamt sagen die Verbraucher, dass TravelPerk einfacher einzurichten, zu verwenden und zu verwalten ist als TravelBank. TravelPerk erfüllt die Anforderungen der Rezensenten besser als TravelBank, und die qualitativ hochwertige Hilfe des TravelPerk-Kundenbetreuungsteams ist konkurrenzlos.
#5. Emburse-Zertifizierung
Emburse Certify ist ein Spesenverwaltungsprogramm, mit dem Sie Reisen direkt über die Plattform oder durch die Integration mit einem anderen Reiseverwaltungssystem buchen können.
Mit dieser Software können Sie Ausgabenberichte erstellen, Kreditorenbuchhaltungen verwalten und Rechnungen verwalten – alles von einer einzigen Plattform aus.
Telekommunikationskosten-Management-Systeme
Der Zweck von Telecom Expense Management (TEM)-Systemen bestand darin, die monatlichen Ausgaben für Festnetzanschlüsse zu kontrollieren. Seitdem umfasst es die Verwaltung von drahtlosen, Sprach- und Datendiensten mit dem Ziel, Risiken und Kosten zu senken. Finanz-, IT- und Beschaffungsabteilungen profitieren vom Einsatz dieser Dienste, indem sie das Kostenmanagement für Unternehmenskommunikation und Inventar vereinfachen.
Telekommunikations-Kostenmanagementsysteme sind jetzt automatisiert, um die Last der täglichen Abrechnung und Überwachung der Ausgaben zu verringern, um die Erfüllung der Ziele zu gewährleisten. Die vollständige Transparenz über Ihre Kommunikationssysteme, Mobilgeräte und Schaltungen bietet einem Unternehmen eine Momentaufnahme der Ausgaben, was zur Verbesserung der Effizienz beiträgt. Die strategische Entscheidungsfindung auf C-Level-Technologie wird auch durch TEM-Softwareprodukte unterstützt.
Die Funktionen der TEM-Software sind vergleichbar mit denen des Mobile Device Management (MDM), die vielfältige Sicherheitsfunktionen bieten und damit für den kommerziellen Einsatz geeignet sind. TEM-Güter hingegen konzentrieren sich eher auf die folgenden Bereiche:
- Bestandskontrolle und Änderungsmanagement
- Sourcing
- Einkauf und Abwicklung
- Rechnungsverwaltung
- Kostenkontrolle (einschließlich Validierung und Optimierung)
- Chargeback und Nutzungsmanagement
- Bezahlung von Rechnungen
- Management der Unternehmensmobilität (EMM)
Telecom Expense Management (TEM)-Systeme umfassen:
Clearview, Cass Telecom Expense Management (TEM), Saaswedo mytem360, Tangoe Platform, Upland Cimpl, Widepoint Telecom Lifecycle Management, brightfin (MobiChord + Mobile Solutions + visage) und One Source sind nur einige der Unternehmen, die Telekommunikationsausgabenmanagement anbieten.
Wie verwalten Sie Spesenabrechnungen?
- Haben Sie eine klar definierte Spesenrichtlinie.
- Machen Sie es einfach, Ausgaben zu melden und zu verfolgen.
- Stellen Sie Firmenkreditkarten zur Verfügung.
- Erstellen Sie ein Routineaudit.
Wie kann Microsoft Excel Sie bei der Ausgabenverwaltung unterstützen?
Vorlagen für die Ausgabenverfolgung sind in Excel verfügbar. Die Vorlage für Spesenabrechnungen, die Unterüberschriften für verschiedene Arten von Geschäftsausgaben enthält, ist eine beliebte Option. Die Daten werden als Spalten dargestellt, von denen jede ihre eigene Bezeichnung oder Überschrift haben kann, die geändert oder entfernt werden kann, wenn sie nicht den Bedürfnissen des Benutzers entspricht.
Wie verwalten Sie die monatlichen Ausgaben?
Sie können es vermeiden, zu viel Geld für unnötige Dinge auszugeben und trotzdem etwas Geld beiseite legen, indem Sie 50 % Ihres Einkommens für Notwendigkeiten und 30 % für Luxusgüter verwenden. Miete/Hypothek, Nebenkosten, Lebensmittel, Kleidung und andere Ausgaben sind Beispiele für Notwendigkeiten.
Was ist der Unterschied zwischen Aufwand und Kosten?
Obwohl die Begriffe „Kosten“ und „Ausgaben“ manchmal synonym verwendet werden, gibt es wichtige Unterschiede zwischen den beiden, die Unternehmen berücksichtigen müssen. Ausgaben sind wiederkehrende Kosten wie Personalgehälter oder Miete für ein Geschäft, während Kosten die anfänglichen Ausgaben sind, die für den Kauf eines Vermögenswerts erforderlich sind.
Wann sind Ausgaben zu erfassen?
Die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens werden so schnell wie möglich, nachdem sie verdient bzw. entstanden sind, gemäß der periodengerechten Rechnungslegung erfasst. Im Gegensatz zur Bargeldbasis der Rechnungslegung, die verlangt, dass Transaktionen nur dann erfasst werden, wenn Bargeld tatsächlich den Besitzer wechselt, wird dieser Vorgang erst später in den Büchern widergespiegelt.
Zusammenfassen
Spesenmanagementsysteme können Unternehmen bei der Organisation und Verwaltung von Geschäftsreisen, Telekommunikation und damit verbundenen Ausgaben unterstützen. Unternehmen können helfen, Kosten und Ärger zu sparen, indem sie die richtigen Spesenverwaltungssysteme verwenden. Ein vollständiges Reise- und Spesenverwaltungssystem unterstützt sowohl den Reisemanager als auch den Finanzmanager bei der Erstellung kosteneffektiverer Reiseprogramme.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Kostenerstattungssystem?
Ein Spesenerstattungssystem ist die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter zurückzahlen, die ihr eigenes Geld für geschäftsbezogene Ausgaben ausgegeben haben.
Zählen Aufwandsentschädigungen als Einnahmen?
Aufwandsentschädigungen sind bei Arbeitnehmern als Teil des Bruttoeinkommens zu versteuern.
Was ist eine Spend-Management-Plattform?
Spend-Management-Plattformen sind Software, die nicht bezahlte Geschäftsausgaben verfolgt und verwaltet.
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Bibliographie
