Brauchen Sie Anregungen für die Organisation einer Veranstaltung? Sie sind am richtigen Ort angekommen. Im Laufe der Jahre haben wir an Veranstaltungen zahlreicher Gruppen teilgenommen. Wir haben auch eine Menge Best Practices für Sie, auch wenn wir nicht alle Besonderheiten auflisten können, die Sie berücksichtigen müssen (dies hängt oft von der Art der Veranstaltung ab!). Außerdem haben wir diese kostenlose, einfach anzuwendende Checkliste für Ihre Veranstaltungsvorbereitung erstellt, damit Ihnen nichts entgeht. Wir können Ihnen helfen, wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung planen. Hier finden Sie alles, was Sie über Eventplanung, Services, Unternehmen, die das Beste bieten, und die Checkliste wissen müssen, um ohne weiteres zu planen.
Rollen wir weiter!!!
Eventplanung
Die aufregende Fähigkeit, Menschen und Aktivitäten zu choreografieren, um eine Aufführung zu produzieren, die Menschen mit lebenslangen Erinnerungen hinterlässt, wird als Eventplanung bezeichnet. Es ähnelt der Leitung einer Live-Bühnenaufführung, um eine Veranstaltung zu planen und durchzuführen, sei es eine Konferenz, eine Firmenveranstaltung, eine Spendenaktion, eine Messe oder eine andere Art von Veranstaltung. Für diejenigen, die gerne reisen, bietet es auch eine fantastische Gelegenheit, opulente Hotels und faszinierende neue Orte zu besuchen und Kontakte zu Rednern und Teilnehmern aus der ganzen Welt zu knüpfen. Und das alles mit viel Freiheit und Unabhängigkeit!
Wer ist ein Eventplaner?
Ein Veranstaltungsplaner, der oft als Tagungs- und/oder Kongressplaner bezeichnet wird, ist eine Person, die alle Facetten von Geschäftstreffen und Veranstaltungen organisiert, nicht zu verwechseln mit einem Hochzeitsplaner. Sie entscheiden häufig, wo Meetings abgehalten werden, planen den Transport und organisieren viele andere Details.
Was macht ein Veranstaltungsplaner?
Veranstaltungskoordinatoren arrangieren jeden Aspekt einer Veranstaltung von Anfang bis Ende. Zum Beispiel treffen sich Meeting-Planer vor einem Meeting mit Kunden, um die Anwesenheit zu messen und das Ziel des Treffens zu ermitteln. Sie kümmern sich während des gesamten Meetings um Besprechungsdetails, einschließlich der Besucherregistrierung und der audiovisuellen Einrichtung der Sprecher. Die Teilnehmer werden im Anschluss an die Konferenz befragt, um ihre wichtigsten Interessen zu bestimmen.
Darüber hinaus suchen Veranstaltungsplaner nach Tagungsorten wie Hotels und Kongresszentren. Sie berücksichtigen die Fähigkeit der Einrichtungen, Unterkünfte und Dienstleistungen anzubieten, wie einfach es für Besucher sein wird, dorthin zu gelangen, und die lokalen Attraktionen. Planer berücksichtigen jetzt auch, ob ein Online-Meeting die gleichen Ziele erreichen kann wie ein persönliches Treffen.
Was sind einige Grundlagen der Veranstaltungsplanung?
Die Kunst (und gelegentlich Wissenschaft) der Konzeptualisierung, Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen wird als Veranstaltungsplanung bezeichnet. Es ist an der Zeit, sich an einen Veranstaltungskoordinator oder eine Planungsagentur zu wenden, wenn eine wichtige Großveranstaltung gut laufen muss. Wichtige Dienstleister, die eine reibungslose Veranstaltungsproduktion und -durchführung garantieren können, sind Veranstaltungsplaner. Sie übernehmen diese Aufgaben für Messen, Seniorenveranstaltungen, Benefizgalas und viele andere Anlässe.
Warum mieten Leute Eventplanungsdienste?
Zwei Hauptfaktoren bewegen Menschen dazu, Veranstaltungsplanungsdienste zu nutzen:
- Damit Teilnehmer und geehrte Gäste Spaß haben können, ohne auf die Funktion zu achten.
- Damit die Veranstaltung reibungslos ablaufen kann.
Betrachten Sie eine normale Hochzeit als Beispiel. Zur Koordinierung, Organisation und Durchführung ihrer Hochzeitsarrangements nutzen viele Brautpaare Eventplaner oder Eventplanungsdienste. So müssen sich die Frischvermählten nicht um Dinge wie Catering, Parken oder den Auswurf ausgelassener Gäste kümmern, sondern können ihre besonderen Tage genießen und sich auf das Heiraten konzentrieren. Der Hochzeitsplaner kümmert sich stattdessen um solche Details.
Darüber hinaus sind manche Veranstaltungen so kompliziert – insbesondere solche mit Hunderten oder mehr Personen – dass es fast unmöglich ist, sie selbst angemessen zu planen und zu organisieren. Erfahrene, sachkundige Veranstaltungsplaner wissen, wie man mit Menschenmassen umgeht, wie viel Essen bereitgestellt werden muss und andere Elemente, die ein bedeutendes Ereignis machen oder ruinieren können.
Eventplanungsdienste
Was genau beinhalten Eventplanungsdienste, fragen Sie sich vielleicht? Da jede Veranstaltung so einzigartig ist, unterscheiden sich die angebotenen Dienstleistungen für jede Veranstaltung. Entdecken Sie in den nächsten Abschnitten unsere Top 5 der Veranstaltungsplanungsdienste sowie die Vorteile der Beauftragung eines Spezialisten.
#1. Veranstaltungsort
Die Suche nach einem Standort ist erheblich schwieriger als es scheint. Es gibt viele Dinge zu beachten, wie Kapazität, Verfügbarkeit und Budget. Einige Standorte haben eine bevorzugte Caterer-Liste, während andere das Mitbringen von Speisen von außen zulassen. Verwenden Sie die vom Veranstaltungsort bereitgestellten Kellner und Barkeeper, da diese Ihnen möglicherweise nicht erlauben, externe Mitarbeiter mitzubringen.
Ist der Standort gut erreichbar? Gibt es Hotels in der Nähe für Personen, die von außerhalb der Stadt kommen? Müssen Sie Ihre eigene Bettwäsche, Stühle und Tische für die Veranstaltung bereitstellen? Die Antworten auf die oben genannten Fragen können äußerst entmutigend sein. Tigris Events erfüllt diesen Bedarf. Wir sind uns bewusst, dass die Untersuchung einer Vielzahl von Einstellungen, um festzustellen, ob sie gut passen, einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Unsere Veranstaltungskoordinatoren geben Ihnen eine kurze Liste verfügbarer, perfekter Orte, die zu Ihrem Budget und Ihrem bevorzugten Konzept passen. Die Wahl kann in nur wenigen Sekunden durch einen Blick auf ihre Präsentation bestimmt werden!
#2. Kunst und Unterhaltung
Das Erscheinungsbild und die Atmosphäre eines Veranstaltungsortes können durch das Dekor radikal verändert werden. Es enthält Blumen, Tischdekorationen, Logos, Hintergründe und andere Dinge. Die Einrichtung wird der entscheidende Faktor dafür sein, ob Sie eine intime oder große Anziehungskraft anstreben. Um Ihnen bei der Visualisierung Ihrer idealen Feier zu helfen, wird ein Veranstaltungsplaner das Dekor beschaffen und Ideen und Grundrisse anbieten. Sie haben Anbieter empfohlen, die das Know-how haben, den Verlauf Ihrer Veranstaltung zu ändern.
Eine Live-Band, ein DJ oder sogar Akrobaten sind mögliche Unterhaltungsalternativen! Sie können auch interaktive Unterhaltung wie einen Zauberer, Stationen zum Rollen von Zigarren oder Casinospiele integrieren, wenn Sie Ihre Besucher wirklich beeindrucken möchten. Wir bieten auch häufig Maskottchen für saisonale Events an! Der Talentauswahlprozess wird durch das One-Stop-Shopping optimiert, das Veranstaltungsplanungsdienste jedem Anbieter bieten.
#3. Gastronomie
Mögen Sie ein Abendbuffet oder Hors d'oeuvres? Wird es ein spezielles Getränk geben? Sie sollten nicht nur die Menge der Lebensmittel, sondern auch die Art der Lebensmittel bestätigen. Gibt es diätetische Einschränkungen oder Nahrungsmittelallergien? Bei der Aushandlung des Caterings für Ihre Veranstaltung müssen diese Aspekte angemessen berücksichtigt werden. Die von verschiedenen Unternehmen angebotenen Catering-Alternativen und Speisenausgabestile sind Teil der Veranstaltungsplanungsleistungen. Indem Sie einen Veranstaltungsplaner beauftragen, können Sie sicherstellen, dass die richtige Menge und Art von Essen für Ihre Versammlung bereitgestellt wird. Versenden Sie Papiereinladungen oder elektronische Einladungen an Gäste? Auf welche Weise verwalten Sie die RSVPs? Wird es eine Registrierung vor Ort geben? Gibt es manuelle oder computergestützte Optionen?
Wenn Sie die ungefähre Anzahl der bestätigten Besucher kennen, können Sie die Veranstaltung effektiv planen. Vereinfachen Sie den gesamten Prozess, indem Sie einen Veranstaltungsplaner einstellen, der sich um die Einladungsverteilung, das RSVP-Management und das Personal für die Gästeregistrierung kümmert.
#4. Mitarbeiter für Veranstaltungen
Darüber hinaus wird das Veranstaltungspersonal von einem Full-Service-Eventplanungsunternehmen angeboten. Diese Leute können beim Barkeeper, bei der Begrüßung und bei der Registrierung helfen. Sie können bei wichtigen Nachrichten helfen, Geschenke und Geschenktüten verteilen und für die Teilnahme werben, wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung eine Aktivierung haben. Für die Anmeldung und Garderobenkontrolle sollte immer Veranstaltungspersonal eingesetzt werden. Es verleiht dem Anlass ein poliertes Gefühl!
Eventplanungsunternehmen
Jedes Jahr legen diese bekannten Eventplanungsunternehmen die Messlatte höher. Außerdem hinterlassen ihre gekonnten, die Bühne stehlenden Darbietungen einen Eindruck beim Publikum. Nachfolgend finden Sie Vorschläge zu den weltbesten Eventplanungsunternehmen, die Sie für Ihre bevorstehende Veranstaltung nutzen können.
#1. Bassett Events, Inc.
Das Unternehmen mit Sitz in Toronto, Kanada, bietet eine breite Palette von Dienstleistungen an, einschließlich vollständiger Veranstaltungsproduktion und -design, Vertragsverhandlungen mit Anbietern, Personalbesetzung, Sponsoren- und Medienmanagement, Videoproduktion und mehr. Gehen Sie nicht weiter als bis zu Bassett Events, egal ob Sie hochkarätige private Partys, philanthropische Veranstaltungen oder eine extravagante Hochzeit organisieren. Die kleine Gruppe unter der Leitung von Jennifer Bassett versteht es, selbst den schönsten Anlässen eine Überraschung zu verleihen.
#2. MKG
Anbieten von Dienstleistungen wie Insights-Forschung, Erlebnisstrategie, kreative Kampagnenentwicklung, Ausstellungs- und Umgebungsdesign, Veranstaltungsproduktion und mehr mit Standorten in New York City und Los Angeles. Wenn große Marken erstaunliche Produktpremieren, Instagram-würdige Kulissen und unvergessliche „Markenerlebnisse“ produzieren wollen, kommen sie zu MKG. Diese Organisation erstellt keine typischen Ereignisse. Auf ihrer Website finden Sie lebensgroße Kunstinstallationen, Bällebäder in Erwachsenengröße und Hot-Dog-Wippen.
#3. David Tutera
Das Unternehmen befindet sich in Los Angeles und bietet Dienstleistungen wie Lieferantenmanagement, Planung, Produktion sowie Veranstaltungskonzept und -design an. So kennt sich David Tutera sowohl als TV-Moderator als auch als Designer von Brautkleidern bestens mit der Planung einer rauschenden Hochzeit aus. Das Team strebt danach, Erlebnisse zu bieten, die Ihre lebhafteste Vorstellungskraft anregen und Ihre höchsten Ziele verwirklichen.
#4. Eine perfekte Veranstaltung
Sie befinden sich möglicherweise in Chicago und bieten Eventmanagement, Blumen, Schreibwaren, Styling, Gefälligkeiten und mehr. Debi Lilly hat eine lange Karriere im Eventbereich und nutzt ihre Eventplanung, um Kunden dabei zu helfen, der Realität zu entfliehen. Neben der Gestaltung und Produktion von Veranstaltungen betreibt das Unternehmen auch einen kleinen Veranstaltungsort namens DL Lounge. Die Betreuung namhafter Kunden ist etwas, wofür Debi bekannt ist. Der bekannteste Anlass war Oprahs Live-Geburtstagsfeier.
#5. Wunderland
Das Unternehmen hat Niederlassungen in London, New York City und Miami und bietet Markenentwicklung, Eventdesign und -produktion, Erlebnismarketing, soziale Medien und mehr. Im Vergleich zu anderen etablierten Firmen strahlt Events by Wonderland eine positivere, zeitgemäßere und jugendlichere Einstellung aus. Wonderland verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der Arbeit mit Luxus-, Reise-, Einzelhandels-, Technologie- und anderen Markenvertikalen durch „kreativ geführte erlebnisorientierte“ Veranstaltungen.
Checkliste für die Veranstaltungsplanung
Eine Event-Planungs-Checkliste sollte nicht anstelle eines Show- oder Event-Budgets verwendet werden, da es sich nicht unbedingt um einen Event-Plan an sich handelt. Betrachten Sie es eher als Referenz, die alle Aspekte der Veranstaltung in chronologischer Reihenfolge und die Fristen für die Koordinierung auflistet. Mit einer Veranstaltungsplanungs-Checkliste können Sie verhindern, dass Sie wichtige Dinge auf der Route verpassen. Einfach ausgedrückt, es hält Sie auf Kurs und organisiert, damit Sie eine erfolgreiche Veranstaltung durchführen können. Es gibt keine Einheitsvorlage, daher ist es entscheidend, sie an Ihre Bedürfnisse und Ziele anzupassen. Lassen Sie uns einen Blick auf alles werfen, was Sie für den Einstieg in Ihre Veranstaltungsplanungs-Checkliste benötigen könnten.
#1. Erstellen Sie eine Vorlage für eine Eventplanungs-Checkliste.
Fügen Sie jeden Punkt in eine Vorlage ein, während Sie Ihre Checkliste erstellen. Sie können Ihre eigene in Google Docs oder Microsoft Excel erstellen oder online nach einer Vorlage suchen. Sie können auch mit Ihren Eventmitarbeitern zusammenarbeiten, indem Sie ein Projektmanagementsystem wie Asana oder Podio verwenden.
#2. Entscheiden Sie die Notwendigkeiten für die Veranstaltung.
Wählen Sie als Nächstes auf der Planungscheckliste einige der wesentlichen Komponenten für Ihre Veranstaltung aus:
- Uhrzeit und Datum
- Ort
- Art des Anlasses
- Zweck der Veranstaltung
- Ziele der Veranstaltungen
- Publikum
Stellen Sie sicher, dass Sie diese Schritte nicht überspringen, indem Sie jeden dieser Schritte als Aufgaben zu Ihrer Checkliste hinzufügen.
#3. Erstellen Sie ein Budget für die Veranstaltung.
Die Aufstellung eines Veranstaltungsbudgets kann eine Herausforderung sein, wenn man alle damit verbundenen Kosten berücksichtigt. Das geht ganz einfach mit einer Microsoft Excel-Tabelle. Beginnen Sie zuerst mit den größeren Bereichen wie Vermietung, Catering und Dekoration. Lassen Sie schließlich Excel die Arbeit für Sie erledigen, indem Sie alle Ausgaben in jede Kategorie aufschlüsseln.
#4. Erstellen Sie das Layout des Ereignisses.
Da es die Veranstaltungselemente umfasst, die den größten Einfluss auf die Teilnehmer haben, ist dies der Kern der Veranstaltungsplanung. Denken Sie über die genauen Dinge nach, die Sie Ihrer Checkliste für die Planung von Veranstaltungen hinzufügen müssen, während Sie diese erkunden.
- Programm
- Layout
- Thema
#5. Bereiten Sie das Dekor vor.
Das Dekor ist nicht nur attraktiv; es ist für eine erfolgreiche Veranstaltung unerlässlich. Es kann schwierig sein, sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Grundlagen abdecken, da dies von Mieten und Blumensträußen bis hin zu Tischdecken und Akzentstücken reicht. Fragen Sie sich, was die Teilnehmer sehen werden, denn sie werden die Veranstaltung mit ihren fünf Sinnen erleben. Klang, Geruch, Berührung und Geschmack
#6. Seien Sie erfinderisch mit Ihren Mahlzeiten und Getränken.
Essen und Trinken können der Mittelpunkt einer Zusammenkunft sein, denn gemeinsames Essen ist ein echter Ausdruck von Kameradschaft. Essen ist ein Symbol der Fürsorge, daher hat der Gastgeber die Möglichkeit, aufmerksame Gastfreundschaft zu zeigen. Ihre Checkliste hilft bei der Navigation durch diese Feinheiten, damit Sie den idealen Caterer auswählen, Ihre Speisekarte auf dem neuesten Stand halten, die Umwelt schützen und vor allem sicherstellen können, dass Ihre Besucher zufrieden und geliebt sind.
#7. Erstellen Sie eine Marketingstrategie.
Eventmarketing erzeugt Begeisterung, steigert die Erwartungen und sorgt für eine gute Beteiligung. Mit Hilfe einer Event-Checkliste lässt sich der Pre- und Post-Event-Marketingplan über all diese Kanäle abbilden. Ein Online-Projektmanagement-Tool wird Ihnen und Ihrem Team an dieser Stelle sehr nützlich sein.
#8. Seien Sie auf unerwartete und geringfügige Details vorbereitet.
Kleinste Details können große Auswirkungen haben. Sie sollten daher jedes kleine Detail im Auge behalten, das sich auf das Erlebnis Ihrer Besucher auswirken kann. Dies sind die kleinen, aber entscheidenden Dinge, die in Besprechungsplanern enthalten sein müssen.
#9. Erstellen Sie ein Diagramm der Logistik des Veranstaltungstages.
Ein minutengenauer Zeitplan für alles, von der Ankunft des Anbieters und dem Aufbau bis hin zum Durchlauf und Abbau nach der Veranstaltung, sollte in den Zeitplan für die Veranstaltungslogistik aufgenommen werden, den Sie erstellen sollten. Am Tag der Veranstaltung gibt es viele bewegende Elemente, daher wird es sicherlich zu unvorhergesehenen Umständen kommen. Sie riskieren, etwas zu übersehen, das sich später als wichtiges Problem herausstellt, wenn Sie die Einzelheiten des Veranstaltungstages nicht bis ins kleinste Detail kennen. Sie können Ihre Checkliste verwenden, um einen detaillierten Zeitplan für den Tag der Veranstaltung zu erstellen Es gibt keinen Grund für diese zusätzliche Sorge.
Was sind die 7 Elemente der Eventplanung?
Veranstaltungsinfrastruktur, Publikum, Anwesenheit, Organisatoren, Veranstaltungsort und Medien sind die sieben Hauptkomponenten des Veranstaltungsmanagements. Alle diese Komponenten müssen von Ihrer Veranstaltungssoftware verwaltet werden können.
Was ist der Veranstaltungsplanungsprozess?
Budgetierung, Erstellung von Zeitplänen, Auswahl und Reservierung von Veranstaltungsorten, Einholung von Genehmigungen, Organisation von Mahlzeiten, Organisation des Transports, Entwicklung eines Themas, Planung von Aktivitäten, Auswahl von Rednern und Keynotes, Organisation von Ausrüstung und Einrichtungen sowie Risikomanagement – all dies ist Teil der Veranstaltungsplanung.
Was macht ein Veranstaltungsplaner?
Der Veranstaltungsplaner ist für die Organisation aller beweglichen Elemente verantwortlich, die für einen ordnungsgemäßen Ablauf der Veranstaltung erforderlich sind, einschließlich der Auswahl des Veranstaltungsortes, des Caterings und der Anmietung von Künstlern. Vor der Veranstaltung organisieren sie alle Einzelheiten und überwachen die Logistik des Tages.
Was sind die fünf Phasen des Veranstaltungsplanungsprozesses?
Stufe 1 – Recherche und Zielsetzung.
2 – Gestalten Sie die Veranstaltung.
3 – Branding der Veranstaltung.
4 – Koordination und Tagesplanung
5 – Werten Sie das Ereignis aus
Was sind die sechs PS der Eventplanung?
Diese sieben Ps des Dienstleistungsmarketings sind als Produkt, Preisgestaltung, Ort, Werbung, physischer Beweis, Personen und Prozess bekannt, wenn Sie sich nicht daran erinnern.
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Bibliographie
