Wenn das E-Mail-Management unsachgemäß gehandhabt wird, kann dies zu verpassten Gelegenheiten und Missverständnissen führen und die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen. Die Einführung effektiver E-Mail-Management-Strategien und die Entwicklung von E-Mail-Management-Fähigkeiten sind für ein gutes E-Mail-Management unerlässlich.
Die Verwendung von E-Mail für die Kommunikation sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld wird immer wichtiger. Der Umgang mit ihnen kann jedoch entmutigend und zeitaufwändig sein, da das E-Mail-Volumen täglich zunimmt.
Lassen Sie uns besprechen, was gutes E-Mail-Management ist, E-Mail-Management-Software, Fähigkeiten und Strategien zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Produktivität.
Was ist E-Mail-Management?
E-Mail-Management ist ein systematischer Ansatz zur Maximierung der Effizienz von E-Mail-Praktiken und zur Minimierung der nachteiligen Auswirkungen der E-Mail-Verarbeitung auf die Produktivität und Arbeitszufriedenheit einer Person.
Mitarbeiter müssen gute E-Mail-Managementfähigkeiten entwickeln, um die Produktivität aufrechtzuerhalten und am Arbeitsplatz erfolgreich zu kommunizieren. Sie können ihre Fähigkeiten verbessern und ihre allgemeinen E-Mail-Management-Strategien verbessern, indem sie an einem E-Mail-Management-Kurs teilnehmen.
Eine erfolgreiche E-Mail-Verwaltungsstrategie, wie z. B. Posteingangsverwaltung, Priorisierung und schnelle Reaktion, kann in einem Managementkurs erlernt werden.
Mit Hilfe eines E-Mail-Management-Kurses können Menschen lernen, wie sie ihre Posteingänge verwalten und sich erfolgreich mit Kollegen und Kunden verbinden können. Außerdem können Einzelpersonen ihre Kompetenz in der E-Mail-Kommunikation erhöhen, was zu mehr beruflichem Erfolg führt.
Wie wird E-Mail-Management durchgeführt?
Fünf beste Möglichkeiten, um das E-Mail-Management zu erledigen
- Verwenden Sie E-Mail-Verwaltungssoftware, um Kosten zu sparen und Speicherplatz zu verwalten
- Kategorisieren Sie Ihre E-Mails in Ordnern und Labels
- Automatisieren Sie Ihre E-Mail-Aktivitäten
- Senden Sie so wenige E-Mails wie möglich.
- Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen.
Was sind die 4 Ds des E-Mail-Managements?
Eine hilfreiche Strategie zur Verwaltung des eigenen E-Mail-Posteingangs sind die vier Ds des E-Mail-Managements. Sie sind:
- Löschen– Dies bezieht sich auf das Entfernen von E-Mails, die nicht mehr benötigt werden, wie Spam oder alte Nachrichten.
- Delegieren– Sie können eine E-Mail jemand anderem zuweisen, um sie abzuschließen, wenn eine Aktion erforderlich ist, aber es kann von jemand anderem erledigt werden
- Do– Priorisieren Sie E-Mails und antworten Sie so schnell wie möglich auf E-Mails, die beantwortet werden müssen und mit denen Sie umgehen können.
- Verschieben– Eine E-Mail kann verzögert oder verschoben werden, wenn sie Maßnahmen erfordert, die nicht sofort ergriffen werden können. Dies kann das Hinzufügen einer Erinnerung oder das Markieren der E-Mail für eine spätere Nachverfolgung beinhalten.
E-Mail-Verwaltungssoftware
Was ist E-Mail-Verwaltungssoftware? Eine Anwendung namens E-Mail-Verwaltungssoftware erleichtert das Senden, Beantworten, Verfolgen und Organisieren von E-Mails in großen Mengen. Diese Software besteht aus mehreren Diensten für Teams, Unternehmen und Einzelpersonen.
Mithilfe von E-Mail-Management-Softwaretools können Sie große Mengen an E-Mails verwalten, deren Fortschritt überwachen und die Arbeitslast auf andere Teammitglieder verteilen.
Der Wechsel von einer E-Mail-Plattform zu einer anderen kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn es darum geht, die Organisation und Produktivität aufrechtzuerhalten. Wenn Sie beispielsweise erwägen, von Gmail zu Office 365 zu migrieren, sollten Sie einen nahtlosen Prozess sicherstellen, der Ihre bestehende E-Mail-Verwaltungsstruktur beibehält. Für weitere Infos Bei der Migration von Gmail zu Office 365 können Sie verschiedene Ressourcen konsultieren, die Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Umstellung bieten und gleichzeitig Ihre E-Mails organisiert und zugänglich halten. Auf diese Weise können Sie die Vorteile der E-Mail-Verwaltungssoftware auf Ihrer neuen Plattform weiterhin ohne Probleme nutzen.
Fünf Vorteile von E-Mail-Management-Software
- Zeichnen Sie den Gesprächsverlauf auf, einschließlich des Austauschs mit jedem Kollegen, Kunden, potenziellen Kunden oder Geschäftspartner.
- Es ist hilfreich für die Ereignisüberwachung, da alle E-Mails zu einem bestimmten Ereignis oder Benutzer automatisch verfolgt werden und als eine einzige Korrespondenz angesehen werden können.
- E-Mail-Verwaltungssoftware hilft, Ihren Posteingang aufzuräumen. Sie können wichtige E-Mails bei Bedarf abrufen, indem Sie einen ordentlichen E-Mail-Posteingang pflegen.
- Eine überladene E-Mail ist nicht nur zeitaufwändig, sondern gefährdet auch Ihr Unternehmen, da Sie E-Mails möglicherweise nicht erhalten, die entscheidend sein könnten, wenn Sie zu viele E-Mails speichern.
- Wenn Ihre E-Mail-Engagement-Software alle Ihre Kanäle integriert, schafft sie ein automatisiertes und integriertes Kundenerlebnis mit automatischen Antworten und aufschlussreichen Kundenprofilen, was die Interaktion mit Kunden erleichtert.
Top-E-Mail-Verwaltungssoftware
Typischerweise konzentriert sich E-Mail-Verwaltungssoftware auf verschiedene Bereiche, sodass die beste Software für Sie je nach Ihren Anforderungen variieren wird. Hier sind acht E-Mail-Verwaltungsprogramme und ihre Anwendungen:
- Gmail – Am besten für diejenigen, die das Google-Ökosystem bevorzugen.
- Vorderseite – Für die gemeinsame Verwaltung von Team- und persönlichen E-Mails.
- Microsoft Outlook – Am besten für diejenigen, die das Microsoft-Ökosystem bevorzugen.
- Missive – Kostenlose Software für die Zusammenarbeit im Team.
- Moosend – E-Mail-Marketing.
- Omnisend – E-Commerce-Marketingkampagnen.
- Help Scout – Für kleine und mittlere Organisationen.
- SaneBox – Beste persönliche E-Mail-Verwaltungssoftware.
E-Mail-Verwaltungsstrategien
#1. Automatisieren Sie so viel wie möglich
Sie können Ihre eingehende Kommunikation optimieren, indem Sie automatische Sortierregeln über Ihre E-Mail-Anbieter festlegen. Sie können eingehende E-Mails basierend auf Kriterien wie dem Namen des Absenders, E-Mail-Schlüsselwörtern und anderen Informationen automatisch weiterleiten, sortieren und löschen.
#2. Organisieren Sie Ihren Posteingang in Ordnern
Wenn Sie Ihre E-Mails in verschiedenen Ordnern ablegen, wird Ihre E-Mail organisiert. Sie können Ihre E-Mails in Ordnern gruppieren, z. B. solche, die nachverfolgt werden müssen, vor einer Antwort zusätzliche Maßnahmen erfordern oder gelöst wurden.
#3. Richten Sie E-Mail-Vorschauen ein
Aktivieren Sie Vorschauen für Ihr E-Mail-Konto, um die ersten paar Wörter oder Sätze jeder E-Mail zu sehen, während Sie Ihren gesamten Posteingang anzeigen. Indem Sie die E-Mail vor dem Öffnen in der Vorschau anzeigen, können Sie feststellen, welche E-Mails sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche Sie für eine zukünftige Antwort sortieren sollten.
#4. Legen Sie ein Limit für Ihre E-Mail-Zeit fest
Legen Sie Zeitlimits dafür fest, wann und wie lange Sie auf E-Mails antworten, damit Sie beim Schreiben von Antworten mit größerer Wahrscheinlichkeit nicht den Überblick über Ihr System und effektive Verwaltungsverfahren verlieren.
#5. Verwenden Sie Vorlagen für Antworten
Das Verfassen einer eindeutigen Antwort für jede E-Mail kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie häufig dieselbe E-Mail senden, kann es hilfreich sein, einige Beispielantworten in Ihren Entwürfen zu speichern, damit Sie sie schnell wiederverwenden können.
#6. Behalten Sie mithilfe eines Kalenders eine E-Mail im Auge, die nachverfolgt werden muss
Es muss mehr als eine einfache Antwort auf einige E-Mails geben. Wann immer Sie eine E-Mail erhalten, die eine Folgeaktion erfordert, verschieben Sie sie in einen bestimmten Unterordner und planen Sie eine Erinnerung in Ihrem Kalender mit der Adresse des Ordners und dem Datum, an dem eine Aktion erforderlich ist.
#7. Kommunikation umleiten
Eine der effektivsten Strategien zur E-Mail-Verwaltung, um einen überfüllten Posteingang zu vermeiden, besteht darin, die Anzahl der eingehenden Nachrichten zu begrenzen, die Sie täglich erhalten. Fügen Sie zusätzliche Kontaktinformationen in Ihr E-Mail-Kontoprofil ein, damit Mitarbeiter Sie anrufen oder Ihnen eine Nachricht senden können, anstatt Ihnen eine E-Mail zu schicken, um kurze Antworten zu erhalten.
#8. Kennzeichnen Sie Ihre E-Mails mit Kategorien
E-Mail-Labels sind Tools, mit denen Sie Ihre E-Mails kategorisieren können, indem Sie ein bestimmtes Label hinzufügen. Denken Sie über die Kategorien nach, die Sie am häufigsten verwenden würden, und verwenden Sie sie dann konsequent, um mehr Kontext für Ihre E-Mails bereitzustellen. In Querschnitten finden Sie hilfreiches Material und können zeitnah reagieren, indem Sie Ordner und E-Mail-Labels kombinieren.
#9. Kombinieren Sie E-Mail-Ketten
Das Verfolgen einer Konversation kann mit E-Mail-Ketten einfach gemacht werden. Alle E-Mail-Threads in einer langen E-Mail-Kette sollten bei der Beantwortung zu einem Hauptstrang zusammengefasst werden. Sie können andere E-Mails in Ihrer Antwort zitieren, um eine chronologische Aufzeichnung des Gesprächs an einem Ort aufzubewahren.
#10. Legen Sie ein Posteingangslimit fest
Legen Sie ein Limit fest, wie viele E-Mails Sie insgesamt in Ihrem Posteingang haben möchten. Sie müssen nicht jede eingehende E-Mail lesen und beantworten, nur weil Sie ein Posteingangslimit festgelegt haben. Stattdessen müssen ungelesene Mitteilungen basierend auf ihrer Priorität und Phase in Ordnern kategorisiert werden, damit Sie sie ordnungsgemäß in Stapeln verwalten können.
Was sind Arten von E-Mails?
Derzeit ist E-Mail die Standardmethode der Kommunikation zwischen Organisationen. Es wird von vielen Unternehmen verwendet und ist für den Betrieb dieser Unternehmen äußerst wichtig geworden.
E-Mail muss in die organisatorischen Standards zur Handhabung von Informationen und Aufzeichnungen wie jede andere Art von Geschäftsinformationen und Aufzeichnungen aufgenommen und eingehalten werden.
Es gibt fünf gängige Arten von E-Mails:
- Newsletter-E-Mails
- E-Mails zur Lead-Pflege
- Werbe-E-Mails
- Meilenstein-E-Mails
- Umfrage-E-Mails
Lesen Sie auch: WAS IST EINE SPAM-EMAIL? Wie man sie stoppt und meldet
Was sind die 5 Teile einer guten E-Mail?
E-Mails können in fünf Hauptkategorien eingeteilt werden. Diese Komponenten machen 99 % der E-Mails aus und bieten das ideale Format, um mit Kunden in Kontakt zu treten und Conversions zu maximieren.
#1. Absender (Von)
Die E-Mail-Adresse des Absenders ist im „from“-Tag ersichtlich. Da es normalerweise das erste ist, was Menschen sehen, wenn sie ihren E-Mail-Posteingang durchsuchen, bemerkt jeder diesen Teil einer E-Mail. Sie sollten darauf achten, dass es mit Ihrem Firmennamen übereinstimmt, denn das „Von“-Tag nimmt einen entscheidenden Platz im Posteingang Ihres Empfängers ein.
#2. Betreff
Der wichtigste Bestandteil einer E-Mail ist die Betreffzeile. Es spielt normalerweise eine wichtige Rolle bei der Bestimmung, ob Ihre Nachricht gelesen wird oder nicht. Ihre Betreffzeile sollte den Inhalt Ihrer E-Mail treffend und informativ zusammenfassen und das Interesse des Lesers wecken.
#3. Vorkopf
Der Pre-Header ist ein weiteres E-Mail-Element, das neben der Betreffzeile enthalten ist. Es ist die erste Inhaltszeile Ihrer E-Mail und dient als Ergänzung zur Betreffzeile. Bei einigen E-Mail-Anbietern wird der Pre-Header normalerweise nach der Betreffzeile hinzugefügt, damit die Leser mehr erfahren können, bevor sie den Text der E-Mail lesen.
Preheader können eine ausgezeichnete Strategie sein, um die Aufmerksamkeit Ihrer Leser zu gewinnen, wenn sie richtig eingesetzt werden. Es ist ideal, um etwas zu schreiben, das die Betreffzeile näher erläutert und den Empfänger über die Absicht der E-Mail informiert.
#4. Grüße
Das Öffnen Ihrer E-Mail gibt den Ton für die gesamte Nachricht an. Anhand der ersten paar Absätze verschafft sich der Leser einen Eindruck über Sie und was Sie von ihm erwarten. Es wird auch bestimmen, ob sie weiterlesen oder nicht.
Angenommen, Sie wirken sehr förmlich oder unpersönlich. Sie wollen aber auch nicht unprofessionell wirken, denn das könnte die Leute auch abschrecken.
#5. Nachrichtentext
Im Text Ihrer E-Mail bieten Sie Ihren Lesern einen Mehrwert. Informieren Sie sie über Ihr Unternehmen, bieten Sie Rabatte an oder halten Sie sie über neue Produkte und Dienstleistungen auf dem Laufenden. Unabhängig vom Zweck Ihrer E-Mail sollten Sie sicherstellen, dass die E-Mail kurz, präzise und für Ihre Zielgruppe relevant ist.
Lassen Sie auch Ihre E-Mails vielfältig sein; Sie können zwischen einem Unternehmens-Newsletter, Produktempfehlungen und Marken-Updates wechseln.
- Aufruf zum Handeln
Der Zweck jeder E-Mail besteht darin, die Leser zu einer Aktion zu bewegen. Ob Sie möchten, dass der Leser einen Kauf tätigt oder an einer Online-Umfrage teilnimmt, ein überzeugender Call-to-Action erleichtert es ihm, Ihren Anweisungen zu folgen.
Überlegen Sie, was Ihre Leser tun sollen, bevor Sie mit dem Verfassen Ihrer E-Mail beginnen, und fügen Sie einen CTA hinzu.
Lesen Sie auch: IMPRESSION MANAGEMENT (IM): Theorie, Techniken und Beispiele
Was sind die 4 Merkmale einer guten E-Mail?
- Eine auffällige Betreffzeile
- Ein guter Kopf
- Ein einfacher E-Mail-Text und ein Call-to-Action
- Ein klarer Abschluss
Wie organisieren Sie E-Mails?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre E-Mails organisieren können. Sie beinhalten:
- Kategorisieren Sie Ihre E-Mails in Ordner und Labels
- Nutzen Sie die automatische Sortierfunktion
- Melden Sie sich von unerwünschten E-Mails ab
- Erstellen Sie getrennte Konten für Beruf und Privatleben
- Verwenden Sie die Aufgabenlistenfunktion
- Markieren Sie wichtige E-Mails
- Löschen Sie unerwünschte Mails
- Erstellen Sie Filter für Ihre eingehende E-Mail
- E-Mails für später archivieren
- Führen Sie eine regelmäßige Speicherbereinigung durch
- BESTES E-MAIL-VERWALTUNGSSYSTEM UND BESTE SOFTWARE IM JAHR 2023
- Social-Media-Marketing-Tipps: Top 29+ Tipps für kleine Unternehmen
Bibliographie
