Umzug und Stress gehen Hand in Hand, aber es kann noch komplizierter werden, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer zwischen den Umzügen keine Ausfallzeiten haben dürfen. Andere Situationen können den Prozess weiter verkomplizieren, wie z. B. Desorganisation und Fehlkommunikation zwischen den Abteilungen.
Um Komplikationen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihr Büroumzug reibungslos verläuft, finden Sie hier einige wichtige Gebote und Verbote, die Arbeitgeber und die Personalabteilung vor, während und nach dem Umzug beachten sollten.
Do: Erstellen Sie eine Checkliste für den Umzug
Folgen Sie bei Ihrer Büroumzugsstrategie nicht nur Ihrem Bauchgefühl. Andernfalls entgehen Ihnen ein paar wichtige Details, die Sie und Ihr Team in letzter Minute ins Grübeln bringen. Erstelle ein Checkliste Büroumzug die jedes Detail Ihres Umzugs umreißt, von Anfang bis Ende.
Don't: Mach alles in einem Monat
Während es möglich ist, Ihren Umzug in einem Monat mit einer Checkliste abzuschließen, werden Sie Ihre Mitarbeiter belasten. Beginnen Sie sechs Monate vor Ihrem großen Tag mit der Planung, indem Sie sich an Umzugsunternehmen wenden, Ihren Mietvertrag überprüfen, Ihr Budget festlegen und eine Task-Crew zuweisen.
Do: Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern
Ihre Mitarbeiter müssen frühzeitig wissen, dass ihr Büro an einen anderen Ort verlegt wird. Je nachdem, wohin Sie umziehen, kann dies Auswirkungen auf den Arbeitsweg oder die Fähigkeit haben, den Schreibtisch aufzuräumen. Plus, wenn jeder im Voraus weiß, können Arbeitgeber Arbeits-/Lagerungsprobleme schnell angehen.
Don't: Erwarten Sie, dass Ihre Mitarbeiter helfen
Viele Ihrer Mitarbeiter werden nicht die Zeit, Geduld oder körperliche Kraft haben, um unterwegs mitzumachen. Abgesehen davon, dass sie ihre eigene persönliche Ausrüstung umziehen, sollten Sie nicht erwarten, dass Ihre Mitarbeiter Firmeneigentum umziehen. Beauftragen Sie für diesen Auftrag eine Umzugsfirma.
Tun: Stellen Sie einen Projektmanager ein oder weisen Sie ihn zu
Der Umzug von Büros ist nicht direkt mit Ihrem bürogenerierenden Geschäft verbunden, aber es ist immer noch so erfordert einen Projektleiter. Sie brauchen jemanden, der Versorgungsunternehmen verlegt, die Telefone installiert, die Geräte verpackt, Parkplätze am neuen Büro zuweist und sicherstellt, dass alle Mitarbeiter für den Umzug bereit sind.
Don't: Verschieben Sie das Einzugsdatum weiter
Teilen Sie Ihren Mitarbeitern, Projektmanagern und anderen Anbietern (Umzugsunternehmen oder Versorgungsunternehmen) nur mit, dass Sie umziehen, bis Sie den Termin festgelegt haben. Es ist in Ordnung, Fehler zu machen, aber wenn Sie das Datum ständig verschieben, wird es Ihrem Team schwer fallen, sich auf den Umzug einzulassen.
Machen Sie: Planen Sie einen Grundriss
Ihr neues Büro wird entweder größer oder kleiner sein als Ihr aktuelles. Unabhängig davon ist es unwahrscheinlich, dass Ihr neues Büro genauso aussieht wie Ihr altes. Erstellen Sie einen Grundriss, um zu wissen, wo all Ihre Möbel hinkommen. Ein Grundriss hilft Ihren Umzugshelfern und Mitarbeitern, sich schneller einzuleben.
Nicht: Gegenstände nach dem Umzug wegwerfen
Ein neues Büro gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Technik oder Möbel auf den neusten Stand zu bringen. Wenn Sie dies vorhaben, sollten Sie erwägen, neue Geräte zu bestellen, die im neuen Büro ankommen. Werfen Sie die Ausrüstung, die Sie bereits ersetzt haben, am Einzugstag weg, da die meisten Umzugsunternehmen Gegenstände für Sie entsorgen können.
Do: Überprüfung vor dem Umzug
Beachten Sie alles, was nicht richtig aussieht, und reinigen Sie Ihre neuen und alten Räume, während sie leer sind. Stellen Sie sicher, dass Sie alles auf Ihrer Checkliste erledigt haben und Überprüfen Sie Ihr Budget. Eine Woche vor dem Umzug sollte alles abgerechnet und Umzugsmaterial zusammengestellt sein.
Don't: Lassen Sie Ihren Stress an anderen aus
Egal wie gut Sie auf den Umzug vorbereitet sind, jeder wird ein bisschen Stress durchmachen. Es ist wichtig, die Moral aufrechtzuerhalten, indem man während des Prozesses hilfreich und unterstützend ist. Sobald sich alle im neuen Büro eingelebt haben, schmeißen Sie eine Party und gratulieren Sie allen für ihre harte Arbeit.
Wenn Ihre Mitarbeiter ins Ausland ziehen, versuchen Sie, sich in ihre Situation hineinzuversetzen. Sie verlassen wahrscheinlich ihre Familie und Freunde. Es ist nie eine schlechte Idee, internationalen Mitarbeitern einen Kumpel zur Verfügung zu stellen, sei es ein Kollege oder ein anderer umgesiedelter Amerikaner, mit dem sie interagieren können.
Was sollte getan werden, um Kunden, Mitarbeiter und Interessengruppen nach einem Büroumzug über den neuen Standort zu informieren?
Es ist wichtig, Kunden, Mitarbeiter und andere Interessengruppen über Ihren neuen Standort zu informieren, indem Sie die Website Ihres Unternehmens, die Seiten in den sozialen Medien und alle anderen Online-Einträge aktualisieren. Sie sollten auch Ihre offizielle Geschäftsadresse bei Regierungsbehörden und anderen relevanten Organisationen ändern.
Welche Schritte sollten unternommen werden, um das neue Büro nach einem Büroumzug zu reinigen und neu zu organisieren?
Nach einem Büroumzug ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, den neuen Raum zu reinigen und neu zu organisieren, um ihn funktional und effizient zu machen. Dies kann Aufgaben wie das Auspacken von Kartons, das Arrangieren von Möbeln, das Aufstellen von Geräten und das Erstellen eines Organisationssystems für Akten und Materialien umfassen.
Warum ist es wichtig, ein System zur Verfolgung von Artikeln während eines Büroumzugs zu haben?
Ein System zur Nachverfolgung von Gegenständen während eines Büroumzugs trägt dazu bei, dass während des Umzugs nichts verloren geht oder zurückgelassen wird. Dies kann die Verwendung von Etiketten, Inventarlisten und die Kennzeichnung von Artikeln mit einem bestimmten Farbcodierungssystem umfassen.
Warum ist es wichtig, während eines Büroumzugs einen Notfallplan zu haben?
Ein Notfallplan während eines Büroumzugs hilft, sich auf unerwartete Ereignisse vorzubereiten und das Potenzial für Stress und Störungen zu minimieren. Dies kann die Planung für Eventualitäten wie wetterbedingte Verzögerungen, Geräteausfälle oder Verkehrsstörungen umfassen.
Warum ist es wichtig, die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften während eines Büroumzugs zu befolgen?
Die Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften während eines Büroumzugs ist wichtig, um die Arbeitnehmer zu schützen und einen sicheren und effizienten Umzug zu gewährleisten. Dies kann die Befolgung geeigneter Hebetechniken, die Bereitstellung geeigneter Schutzausrüstung und die Einhaltung von Brandschutz- und Evakuierungsverfahren umfassen.
Warum ist es wichtig, bei einem Büroumzug Parkmöglichkeiten für den Umzugswagen zu berücksichtigen?
Damit der Umzug reibungslos und störungsfrei ablaufen kann, ist es wichtig, Parkmöglichkeiten für den Umzugswagen zu berücksichtigen. Dazu gehören die Reservierung von Parkplätzen sowohl am alten als auch am neuen Standort und Vorkehrungen für den Zugang zu Aufzügen und anderen Bereichen des Gebäudes.
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4 Kommentare
Genau einen solchen Beitrag habe ich gesucht, danke dafür! Ich muss nämlich den Umzug meiner Firma planen, der in etwas mehr als einem halben Jahr vonstattengehen wird. Einen Projektmanager einstellen, ist schonmal eine sehr gute Idee!
Vielen Dank für den hilfreichen Kommentar! Wir sind gerade dabei unseren Geschäftsumzug zu planen und noch zu überlegen, ob wir ein Umzugsunternehmen engagieren sollen oder den Umzug selbst durchführen. Es gibt einiges zu beachten.
Meine Freundin führt ein kleines Unternehmen und möchte demnächst in ein größeres Büro ziehen. Ich unterstütze sie bei der Planung und so langsam kommt der Ball ins Rollen. Sie hatte schon überlegt, ob sie ihre Mitarbeiter wohl um Hilfe bitten kann, aber wahrscheinlich haben Sie recht und das wäre keine gute Idee.
Bei mir steht der Privatumzug an. Durch den Beitrag weiß ich, was ich alles beachten sollte. Den Aufbau der Möbel werde ich trotzdem als Erstes machen, sobald die neue Wohnung frei ist.