Wir alle verwenden dasselbe Dokumentenverfolgungssystem, um unsere Dateien zu verfolgen. Ob Sie Anwalt, Arzt oder sogar Buchhalter sind, es ist wichtig zu wissen, welche Arten von Dienstleistungen in Ihrer Nähe verfügbar sind. Der beste Weg, sich darüber zu informieren, ist, Ihre örtliche Bibliothek zu besuchen oder jemanden zu fragen, der auf diesem Gebiet arbeitet. Ich habe jedoch alles geliefert, was Sie wissen müssen, und erhalten Sie eine einfache Dokumentenverfolgung mit Systemen, Software und Davao City Portal Document Tracking 2. Lesen Sie weiter.
Was ist Dokumentenverfolgung?
Dokumentenverfolgung ist der Prozess der Verfolgung von Dokumenten und Dateien, die mit anderen Benutzern geteilt werden. Dies kann mithilfe eines Dokumentenverfolgungssystems oder eines Dateiverfolgungstools erfolgen.
Der Hauptvorteil der Dokumentenverfolgung besteht darin, alle Dokumente zu verfolgen, die mit anderen Benutzern geteilt wurden, damit Sie wissen, was ihnen gehört und was Ihnen gehört.
Dokumentenverfolgungsdienste
Die Dokumentenverfolgung ist ein Dienst, mit dem Sie den Fortschritt von Dokumenten durch das System verfolgen können. Sie können dies mit jeder Art von Dokumenten wie E-Mails, Dateien und Nachrichten erreichen.
Die Dokumentenverfolgung unterscheidet sich von der Dateiverwaltung dadurch, dass sie mehr Informationen zu jedem Originaldokument liefert als nur eine Referenznummer. In einigen Fällen umfasst dies Metadaten, die an jede Datei angehängt sind, z. B. das Erstellungsdatum oder die Größe zum Zeitpunkt des Hochladens, damit Sie wissen, wie lange es gedauert hat, Ihren Workflow-Prozess zu durchlaufen, bevor sie von einem anderen Teammitglied archiviert oder gelöscht wurden.
Die Dokumentenverfolgung ist wichtig für Unternehmen, die viele Dokumente verarbeiten und verfolgen müssen. Dies kann Arztpraxen, Regierungsbehörden, Anwaltskanzleien und mehr umfassen. Durch die Dokumentenverfolgung kann jeder im Team sehen, wo sich jedes Dokument im Workflow-Prozess befindet, sodass sie wissen, wann es bereit ist, von jemand anderem eingesehen oder aufgerufen zu werden.
Wie funktioniert das Dokumentenverfolgungssystem?
Ein Softwareprogramm, das Dokumentenverfolgungssystem, ist nützlich, um Papierspuren zu verfolgen. Institutionen und Unternehmen können damit Dokumente, Dateien und andere Daten speichern und verteilen.
Sie fragen sich vielleicht, warum Sie ein Dokumentenverfolgungssystem benötigen. Die Antwort ist einfach: Wenn Sie möchten, dass die Mitarbeiter oder Kunden Ihres Unternehmens jederzeit und überall auf der Welt auf ihre Arbeitsergebnisse zugreifen können; dann ist diese Art von Technologie für Ihre Bedürfnisse sinnvoll.
Dokumentenverfolgungssysteme
Dokumentenverfolgungssysteme werden verwendet, um Dokumente zu verfolgen. Sie können verwendet werden, um Dokumente zu verfolgen, die mit anderen Benutzern geteilt wurden, und auch um Änderungen am Dokument zu verfolgen.
Mit diesem System können Sie auch verfolgen, wo eine Datei oder Datenbank zuletzt gespeichert wurde, wer Änderungen vorgenommen hat, wann diese Änderungen vorgenommen wurden und welche Version des Dokuments zuletzt gespeichert oder geöffnet wurde.
Was sind Dateiverfolgungstools?
Dateien mit anderen teilen? Verwenden Sie ein Dateiüberwachungstool, um zu verfolgen, was alle anderen damit machen. Es ist eine großartige Möglichkeit, die Dateien zu verfolgen, die Sie mit anderen Benutzern teilen. Sie können es verwenden, um die Datei zu verfolgen, die Sie mit anderen Benutzern teilen.
Dokumentenverfolgungssoftware
Dokumentenverfolgungssoftware ist eine Software, die hilft, die Dokumente zu verfolgen, die ich mit anderen Benutzern teile. Es wird verwendet, um Dokumente im Büro und auch in Unternehmensorganisationen zu verfolgen.
Dokumentenverfolgungssoftware kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, wie zum Beispiel:
- Verfolgen von Dokumenten während ihrer Verwendung durch verschiedene Personen oder Abteilungen innerhalb einer Organisation. Wenn Sie beispielsweise die Word-Vorlage XYZ verwenden und etwas Text darin ändern müssen, können Sie diese Änderung einfach mit der Dokumentenverfolgungssoftware nachverfolgen, da sie alle an dieser Datei vorgenommenen Änderungen nach dem erneuten Speichern automatisch anzeigt. Auf diese Weise wird jedes Mal, wenn jemand Änderungen an Ihrem Dokument/Ihren Dokumenten vornimmt, er/sie auch über diese Änderungen informiert, ohne selbst Zugriff darauf zu haben!
Welche Lösung hilft, das Dokument zu verfolgen, das ich mit den anderen Benutzern teile?
Es gibt verschiedene Lösungen, um das Dokument zu verfolgen, das Sie mit anderen teilen.
Document Tracking System (DTS) ist eine Art von Software, die Ihnen hilft, Ihre Dokumente zu verfolgen und in einer Datenbank zu speichern. Mehrere Benutzer können gleichzeitig ohne Angst vor Datenverlust auf das System zugreifen. Unternehmen entscheiden sich oft für diese Option, weil sie einfach zu bedienen ist und nicht viel kostet.
Kostenloses Online-Dokumentenverfolgungssystem
Dokumentenverfolgung ist der Prozess der Verfolgung von Dokumenten, während sie sich durch eine Organisation oder ein Unternehmen bewegen. Es umfasst die Erfassung, Speicherung und Verwaltung relevanter Daten im Zusammenhang mit Dokumenten, wie z. B. Erstellungsdatum, Eigentumsangaben, Autoreninformationen usw. Diese Tracking-Software hilft Ihnen auch dabei, Ihre Dateien einfach zu verfolgen, sodass Sie sie jederzeit überwachen können Zeit.
Auf dem Markt sind heute verschiedene Arten von Dokumentenverfolgungssystemen erhältlich:
#1. Deluxe-Edition:
Diese Version verfügt über zusätzliche Funktionen wie unbegrenzte E-Mail-Benachrichtigungen, wenn neue Dokumente im System hinzugefügt oder geändert werden; einfacher Zugriff von überall über einen Webbrowser (keine Apps erforderlich); automatische Sicherung jede Stunde; und die Möglichkeit, zwischen Geräten mit Cloud-Speicher (Dropbox/Google Drive) zu synchronisieren.
#2. Standard Edition:
Beinhaltet alle oben genannten Grundfunktionen sowie Unterstützung für mehrere Benutzer mit freigegebenen Ordnerberechtigungen, sodass jeder den Zugriff über verschiedene Geräte teilt, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, wer was wann bekommt!
#3. Fortgeschrittene Ausgabe:
Diese Version enthält einen integrierten Kalender, Benutzeranalysen und mehr. Alles in allem ist eine Dokumentenverfolgungssoftware ein großartiges Tool, wenn Sie wichtige Dateien wie Verträge, Bestellungen oder Rechnungen im Auge behalten müssen.
Davao City Portal Dokumentenverfolgung 2
Verwenden Sie das „Davao City Portal Document Tracking 2“, um Papierspuren im Auge zu behalten. Es enthält vollständige Angaben zu allen Benutzern, die auf das Dokument zugegriffen haben.
Viele Unternehmen und Organisationen verwenden Dokumentenverfolgungssysteme für ihre Geschäftszwecke, z. B. zur Verfolgung von Bestellungen, Rechnungen usw., damit sie sich ein Bild davon machen können, wie viel Zeit sie für ihre Aufgaben aufgewendet haben oder wie oft jemand sie angesehen hat Website oder haben sie sogar von der IP-Adresse (Internet Protocol) ihres lokalen Bereichs aus besucht.
Warum ist Tracking nützlich?
Die Nachverfolgung ist nützlich, da Sie wissen, wer über die Datei verfügt, wo sie sich befindet und wann sie zuletzt geändert wurde. Wenn Ihr Computer ausfällt oder gestohlen wird und Sie die Daten wiederherstellen müssen, hilft Ihnen die Ortung, sie in Sekundenschnelle zu finden.
Wenn Ihr Mitarbeiter eine alte Version eines Programms auf seinem Computer verwendet, aber noch nicht (oder nie) aktualisieren möchte, kann er diese Funktion ebenfalls nutzen. Auf diese Weise verliert er während des Aktualisierungsvorgangs nicht den Zugriff, hat aber dennoch alle seine Dateien an einem Ort gespeichert, anstatt sie einzeln an verschiedenen Orten auf seinem PC oder Laptop zu speichern.
Wie verfolge ich eine Datei?
Sie können eine Datei verfolgen, indem Sie sie auf das Portal hochladen und direkt oder per E-Mail an den Empfänger senden.
#1. Datei-Upload:
Laden Sie Ihre Dateien in Ihr Konto hoch und sie werden im Abschnitt Dateiverlauf angezeigt.
#2. Direktversand:
Mit dieser Option können Sie einen Anhang aus dem Erstellungsfenster von Gmail (oder anderen Anwendungen) senden. Jede Anwendung außer Google Mail, die diesen Link öffnet, sendet den Anhang an den Absender.
#3. Email:
Wenn Sie ein E-Mail-Konto haben, das mit Ihrem Google-Konto verknüpft ist, verwenden Sie diese Methode, um Anhänge zu senden.
#4. WhatsApp:
Wenn jemand seine WhatsApp-Nummer im Rahmen seiner Geschäftsbeziehung mit Ihnen geteilt hat (und daher auch Zugriff hat), empfehlen wir die Verwendung von WhatsApp zum Senden von Anhängen, da er keine E-Mails von uns jemals wieder sehen muss.
Zusammenfassung
In diesem Artikel haben wir die Dokumentenverfolgung ausführlich besprochen. Es ist ein Dienst, der es Menschen ermöglicht, Dateien oder Dokumente mit anderen Benutzern zu teilen. Das Beste daran ist, dass es hilft, alle Dateien und Dokumente in Ihrem System aufzuzeichnen, damit Sie sie bei Bedarf leicht wiederfinden können.
Häufig gestellte Fragen zur Dokumentenverfolgung
Was muss das Dokumentenverfolgungssystem leisten?
Automatisiert den Prozess des Zugreifens, Suchens und Bearbeitens von Dokumenten und ermöglicht es Ihnen, zu steuern, wer ein Dokument anzeigt oder bearbeitet.
Wie definieren Sie Dokumentenmanagement?
Ein System oder Prozess zum Erfassen, Verfolgen und Speichern elektronischer Dokumente wie PDFs, Textverarbeitungsdateien und digitaler Bilder von papierbasierten Inhalten.
Bibliographie
