Ein unverzichtbares Tool für jedes Unternehmen ist Dokumentenmanagementsoftware. Je nach Dienst kann er die Zusammenarbeit beschleunigen, Daten besser schützen und die Einhaltung von Gesetzen sicherstellen. Ein wichtiges Tool zum bequemen Verwalten und Arbeiten mit digitalen Dokumenten für Windows, Android usw. ist kostenlose Dokumentenverwaltungssoftware. Darüber hinaus verbessert es die Effizienz Ihres Arbeitsablaufs und setzt Zeit und Ressourcen frei. Somit ermöglichen Ihnen diese Tools die Erstellung eines elektronischen Archivs, das Ihnen hilft, Ihre unschätzbaren Dokumente aufzubewahren, anstatt einen Ozean von Aktenschränken und unvorstellbaren Mengen an Papier zu durchforsten.
Kostenlose Dokumentenverwaltungssoftware
Wenn Dokumente mithilfe von Dokumentenverwaltungssoftware im gesamten Unternehmen erstellt, gespeichert und verteilt werden, erhöht sich die Effizienz, während gleichzeitig die Kosten und der Aufwand für die Führung von Papierunterlagen verringert werden. Ihre Papierunterlagen können mit Hilfe einer hervorragenden Dokumentenmanagement-Software (DMS) problemlos in digitale Dateien umgewandelt und organisiert werden.
Um effektiv zu sein, muss ein Dokumentenverwaltungstool über bestimmte wesentliche Komponenten verfügen, darunter Dokumentspeicherung, -freigabe und -zusammenarbeit, Versionskontrolle und vertrauenswürdige Sicherheit. Ihre physischen Dateien werden zunächst mit einem typischen Dokumentenmanagementsystem gescannt und digitalisiert. Anschließend wird die kürzlich digitalisierte Datei indiziert, sodass sie bei Bedarf immer gefunden werden kann. Abschließend werden die Dateien geordnet und in einer sicheren Datenbank gespeichert.
Merkmale eines Dokumentenmanagementsystems?
# 1. Cloud-Zugriff
Das Hoch- und Herunterladen von Dokumenten sollte mit einem DMS von überall und jederzeit möglich sein. Dokumente müssen für Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus per Upload, Zugriff und Download zugänglich sein. Daher benötigen Dokumentenmanagementsysteme einen Cloud-Zugriff. Der größte Vorteil eines cloudbasierten Dokumentenmanagementsystems besteht darin, dass es den Mitarbeitern die Flexibilität gibt, von jedem Ort aus zusammenzuarbeiten und auf Dateien zuzugreifen.
# 2. Benutzerfreundliche Oberfläche
Eine benutzerfreundliche und ansprechende Benutzeroberfläche ist für ein DMS von entscheidender Bedeutung, da es häufig verwendet wird. Ein Dokumentenmanagementsystem sollte über eine benutzerfreundliche Oberfläche für den einfachen Zugriff auf Dokumente verfügen. Sie werden nicht den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition ziehen und die Produktivität wird leiden, wenn Ihr Dokumentenmanagementsystem schwierig zu bedienen ist.
#3. Robuste Suchfunktionen
Ein Dokumentenmanagementsystem sollte über eine Suchfunktion verfügen, die es Benutzern ermöglicht, schnell alle Inhalte zu durchsuchen und das benötigte Dokument zu finden. Es unterstützt alle Dateitypen. Ein Dokumentenmanagementsystem sollte in der Lage sein, eine Vielzahl von Dateitypen zu verarbeiten, um wirklich dynamisch und robust zu sein.
#4. Unterstützung für alle Dateiformate
Jeder, der die Entwicklung der Technologie in den letzten Jahrzehnten verfolgt hat, ist sich der ständigen Weiterentwicklung der Dateiformate bewusst. Es stehen noch weitere Dateiformate zur Verfügung, auch wenn in der Fachwelt derzeit beliebte Erweiterungen wie.pdf und.docx vorherrschen. Ihr Dokumentenmanagementsystem sollte möglichst viele verschiedene Dateitypen unterstützen. Dadurch wird garantiert, dass Sie in Zukunft keine Probleme mehr haben werden.
Arten von Dokumentenverwaltungssoftware
#1. Software zur Dokumentenspeicherung
Der Einsatz einer solchen Software ermöglicht die sichere, zentrale Speicherung und Organisation von Dokumenten. Typischerweise umfasst es Elemente wie Dokumentsuche, Tagging und Archivierung.
#2. Software zur Dokumentenzusammenarbeit
Der Zweck dieser Art von Software besteht darin, die Zusammenarbeit mehrerer Benutzer zu erleichtern. Häufig besteht es aus Elementen wie Aufgabenverwaltung, Versionskontrolle und Dokumentenfreigabe.
#3. Dokumenten-Imaging-Software
Sowohl das Scannen von Dokumenten als auch die digitale Speicherung werden mit dieser Art von Software durchgeführt. Typischerweise verfügt es über Funktionen wie Barcode-Erkennung und optische Zeichenerkennung (OCR).
#4. Enterprise-Content-Management-Software (ECM).
Es stehen sowohl umfangreiche Dokumentenmanagementsysteme als auch andere Content-Management-Systeme zur Verwaltung von Bildern, Videos und Audiodateien zur Verfügung. Typischerweise umfasst es Elemente wie Workflow-Automatisierung, Dokumentversionierung und Sicherheit.
Vorteile einer Dokumentenmanagement-Software
#1. Höhere Produktivität
Ein klarer Vorteil von DMS ist die Zeitersparnis, die sich häufig in einer höheren Produktivität niederschlägt, da Zeit wertvoll ist. Ein schnellerer und effektiverer Dokumentenabruf kann die Kundenzufriedenheit und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessern. Darüber hinaus können Dokumentenverwaltungsprogramme skaliert werden, um den sich ändernden Anforderungen jedes Unternehmens gerecht zu werden. Genau aus diesem Grund ist die Optimierung von Geschäftsprozessen sinnvoll. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems zum Organisieren und Verwalten Ihrer Dateien steigern Sie die Produktivität Ihres Teams und Ihrer eigenen.
# 2. Mehr Sicherheit
Zum Schutz sensibler Dokumente bietet Dokumentenmanagementsoftware verbesserte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle. Als Papierakten noch verwendet wurden, erforderte deren Schutz den Einsatz zeitaufwändiger und ineffektiver Sicherheitsmaßnahmen wie Abmeldebögen, verschlossener Aktenschränke und Sicherheitsprotokolle. Organisationen können Dokumente mithilfe von Dokumentenverwaltungssystemen verschlüsseln, wodurch jede Datei auch eine andere Sicherheitsstufe haben kann. Dies ist nicht nur einfacher für das Unternehmen und seine Mitarbeiter, sondern verbessert auch die Effektivität des Dokumentensicherheitsprozesses.
# 3. Vereinfachend Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit an Dokumenten mit Kollegen wird durch Dokumentenmanagement-Software vereinfacht und ermöglicht schnellere und effektivere Arbeitsabläufe. Ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem vereinfacht den schnellen Zugriff auf Inhalte und die Zusammenarbeit erheblich. Die Möglichkeit, auf Dokumente zuzugreifen, die aus verschiedenen Quellen heruntergeladen wurden, ist vielerorts verfügbar. Dank der elektronischen Bildbearbeitung können freigegebene Dokumente per E-Mail oder über das Internet versendet werden. Mit DMS sind Geschäftsprozesse besser sichtbar und die Workflow-Überwachung wird möglicherweise verbessert. Autorisierte Zugriffe durch externe Benutzer können zugelassen und überwacht werden.
#4. Einfaches Abrufen
Es ist nicht mehr üblich, Papiere in Schränken oder Lagerräumen aufzubewahren. Wenn ein Dokument mithilfe einer Dokumentenverwaltungssoftware in eine digitale Form umgewandelt wird, kann es jeder, der Zugriff darauf hat, sofort anzeigen. Benutzer eines Dokumentenverwaltungssystems können nach Dokumenten suchen, indem sie den Namen des Dokuments, ein Schlüsselwort, seinen Inhalt oder andere identifizierende Informationen verwenden, die zur Katalogisierung und Verfolgung des Dokuments verwendet wurden. Diese Aufgabe kann ein Mitarbeiter am Computer schnell und effektiv erledigen.
Kriterien für die Auswahl einer Dokumentenmanagement-Software
- Kosten: Berücksichtigen Sie den Preis der Software sowie alle zusätzlichen Kosten für Wartung, Upgrades und Support.
- Support: Wählen Sie einen Softwareanbieter mit zuverlässigem Kundenservice.
- Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrem Unternehmen mitwächst.
- Funktionen: Berücksichtigen Sie die Funktionen der Software, einschließlich Workflow-Automatisierung, Dokumentversionierung und Suchfunktion.
- Überprüfen Sie die Kompatibilität der Software mit den bereits vorhandenen Systemen und Programmen.
- Um Ihre Dokumente schnell und einfach zu verwalten, suchen Sie nach einer Software, die einfach zu bedienen und zu verstehen ist.
Kostenlose Software zur Verwaltung persönlicher Dokumente
# 1. Zusammenfluss
Confluence, ein Teamarbeitsbereich, der den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit fördert, eignet sich für Remote-Mitarbeiter. Es kann als System zur Verwaltung elektronischer Dokumente fungieren. Benutzer können dank integrierter Funktionen Versionen von Dokumenten verwalten, organisieren, suchen und verwalten. Confluence ersetzt ein gemeinsames Dokumenten-Repository von Anfang bis Ende, indem es als intelligente Dokumentenkontrollsoftware fungiert.
Confluence eignet sich am besten für kleine, mittlere und große Organisationen, die eine Vielzahl anderer Dokumentenverwaltungsprogramme nutzen. Andere Dokumentenmanagementsysteme wie Box, Dropbox und Google Drive können direkt und nahtlos in Confluence integriert werden.
Darüber hinaus können Benutzer mit Confluence aktuelle Word-Dokumente in Confluence-Wiki-Seiten importieren, wodurch der Bedarf an Desktop-Programmen und den zugehörigen Dokumenten reduziert wird.
Preis
- Kostenlos: $ 0
- Standard: $ 5.50
- Prämie: 10.50 USD
#2. Dropbox-Geschäft
Mit seiner marktführenden Dateisynchronisierung, Zusammenarbeit sowie umfassenden Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen ist Dropbox Business eine erstklassige Plattform für die elektronische Dokumentenverwaltung, die von über 300,000 Geschäftsteams weltweit und den meisten Fortune 500-Unternehmen genutzt wird. Die 1 TB an anfänglichem Speicherplatz, der von den Geschäftskonten von Dropbox bereitgestellt wird, können dies tun bei Bedarf erhöht werden. Benutzer können auch den Zugriff von Teammitgliedern und Ordnern steuern. Jede Datei, jeder Ordner oder jede Festplatte kann mit Dropbox an einem sicheren externen Speicherort gesichert werden.
Unternehmen haben jetzt Zugriff auf neue Dropbox-Administratorfunktionen, die die Teamverwaltung optimieren, Datensicherheit und Compliance unterstützen und ihnen nützliche Informationen über die Arbeitsweise ihrer Teams liefern.
Pricing:
- Standard: $12.50 pro Benutzer und Monat
- Standard + DocSend: 50 $ pro Benutzer und Monat
- Fortgeschritten: 20 $ pro Benutzer und Monat
# 3. Box
Bei der Box handelt es sich um eine Workflow-Plattform für einzelne Dokumente, die Unternehmen bei der effektiven Erstellung, Zusammenarbeit und Verwaltung von Inhalten unterstützt. Mit Hilfe der cloudnativen Dokumentenmanagement-Plattform „Box“ können Teams und Organisationen von jedem Gerät aus sicher Inhalte erstellen und zusammenarbeiten und dabei deren Sicherheit und Kontrolle wahren.
Box sorgt für mehr Transparenz, da es Teams und Unternehmen ermöglicht, Sicherheitsklassifizierungen anzuwenden, Dateien zu sperren, um eine Bearbeitung zu verhindern, und strenge Benutzerberechtigungen für einzelne Dateien festzulegen.
Pricing:
- Starter: 5 USD pro Benutzer und Monat
- Geschäftlich: 15 $ pro Benutzer und Monat
- Business Plus: 25 $ pro Benutzer und Monat
- Unternehmen: Kontaktbox für detaillierte Preisinformationen.
- Box Personal ist für einen Benutzer kostenlos. Bietet eine zweiwöchige kostenlose Testversion
Einige der größten Unternehmen und Organisationen der Welt nutzen das hervorragende Dokumentenverwaltungstool SharePoint. Die Verwaltung der Dokumentation und der Informationsaustausch innerhalb von Organisationen haben stark von SharePoint profitiert. SharePoint ist nicht nur hochgradig anpassbar, sondern eignet sich auch ideal für Unternehmen, die das Microsoft-Ökosystem für Produktivitäts-Apps nutzen, da es Benutzern eine erhebliche Zeitersparnis ermöglicht.
Durch die Hinzufügung mobiler Geräte ist SharePoint nicht mehr nur eine Desktop- oder Laptop-Anwendung. Damit ist SharePoint ein aktives elektronisches Dokumentenmanagement-Tool.
Pricing:
- SharePoint Online (Plan 1): 5.00 $ pro Benutzer und Monat
- SharePoint Online (Plan 2): 10.00 $ pro Benutzer und Monat
- Office 365 E3: 20.00 $ pro Benutzer und Monat
#5. Google Drive
Unternehmen jeder Größe verlassen sich auf Google Drive, eine der besten und zuverlässigsten Dokumentenverwaltungsplattformen. Dank seiner hervorragenden Versionskontroll- und Freigabefunktionen ist Google Drive auf einer Vielzahl unterschiedlicher Geräte nutzbar. Für Teams und Organisationen ist es eine fantastische Option, da es sich nahtlos in Gmail integrieren lässt und Benutzern die Erstellung von Dokument-Workflows mithilfe von Ordnern und Unterordnern ermöglicht.
Einer der besten Aspekte von Google Drive ist die Möglichkeit für ein Team, gemeinsam an Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Zeichnungen zu arbeiten. Bis zu 50 Personen können gleichzeitig an einem einzigen Dokument zusammenarbeiten.
Benutzer können mit Google Drive intelligente Suchen nach Dateien und Ordnern durchführen. Die Suchmaschine in Google Drive sucht nach Dateien, deren Titel oder Inhalt bestimmte Wörter enthalten. Benutzer haben Zugriff auf eine Vielzahl von Suchoptionen, einschließlich der Möglichkeit, nach Dateien zu suchen, die von oder mit einer bestimmten Person geteilt wurden, nach Dateityp, nach bestimmten Daten, an denen eine Datei bearbeitet wurde, und vielem mehr.
Pricing:
- Kostenlos: 15 GB
- Basic: 100 GB für 1.99 $ pro Monat oder 19.99 $ pro Jahr.
- Standard: 200 GB für 2.99 $ pro Monat oder 29.99 $ pro Jahr.
- Premium: 2 TB für 9.99 $ pro Monat oder 99.99 $ pro Jahr
# 6. Microsoft Microsoft Onedrive
Microsoft OneDrive ist eine Komponente der Microsoft Office-Produktivitätssuite und bietet Online-Dateisynchronisierung und -speicherung. Benutzer können dort Dateien speichern und von jedem Gerät aus darauf zugreifen. Außerdem verfügt es über Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit.
Es bietet eine beträchtliche Menge an kostenlosem Speicherplatz (5 GB), leistungsstarke Funktionen für die Zusammenarbeit, die es Ihnen ermöglichen, von anderen Benutzern vorgenommene Änderungen in Echtzeit zu sehen, und ist nahtlos mit Microsoft Office-Tools kompatibel
Microsoft OneDrive verfügt über eine große Auswahl an Tools zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Andererseits reicht für einige Benutzer möglicherweise eine geringe Menge an Speicherplatz (über die ersten 5 GB hinaus) nicht aus.
# 7. DocuWare
DocuWare ist ein hervorragendes cloudbasiertes Dokumentenmanagement-Tool mit vielen Einsatzmöglichkeiten außerhalb seiner Hauptfunktion. Es handelt sich um ein Tool, das für die Bearbeitung von Rechnungen, die Verwaltung von Mitarbeitern, die Verkaufsförderung und andere Aufgaben eingesetzt werden kann.
Es kann bei der Digitalisierung aller Arten physischer Dateien behilflich sein. Die Dokumente können dann in privaten elektronischen Archiven aufbewahrt werden. Zusätzlich zu den oben aufgeführten Vorteilen zeichnet sich die Software dadurch aus, dass sie Arbeitsabläufe automatisiert und komplexe Verwaltungsabläufe verständlich macht.
DocuWare ist ein weiteres Tool, das die Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung von Dokumenten vorantreibt. Mit DocuWare ist die Verbindung zu Mitarbeitern, die remote arbeiten, möglich. Preis: Kostenlose Testversion, personalisierte Preisgestaltung
# 8. Birtrix24
Mit der Software können Sie Ihre Dateien ganz einfach speichern und verwalten. Es ermöglicht die Verwaltung verschiedener Dateitypen, darunter Kalender, Galerien, Wikis und andere Dateitypen, und ist für die Unterstützung einiger Intranetdienste ausgestattet. Es stehen erweiterte teambezogene Funktionen sowie CRM-Funktionen und Kollaborationstools zur Verfügung. Es verfügt über folgende Funktionen:
- Zu den Optionen gehören selbstgehostet, öffentliche Cloud und Cloud
- Unterstützung bei der Dokumentenbearbeitung sowohl lokal als auch online.
- Einfache Verwendung sowohl auf iOS als auch auf Android
- Bietet Ihnen sowohl lokale als auch Cloud-Speicheroptionen.
- Ermöglicht Ihnen eine effektivere Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen
Kostenlose Dokumentenverwaltungssoftware für Windows
# 1. OpenDocMan
Ein Open-Source-DMS namens OpenDocMan dient der zentralen Speicherung und dem Zugriff auf Dokumente. Es besticht durch seine benutzerfreundliche, äußerst intuitive Benutzeroberfläche. Sowohl Windows als auch Mac können es verwenden und die Bereitstellung erfolgt webbasiert. Auf Geräten mit iOS, Android, Windows oder Blackberry können Sie es auch als Dokumentenverwaltungssoftware-App verwenden. Sie können die Vollversion des Dokumentenverwaltungsprogramms kostenlos herunterladen. Darüber hinaus ermöglicht es Anwendungssicherheit und -freigabe. Seine Hauptfunktionen sind die Speicherung und Indizierung von Dokumenten. Darüber hinaus ermöglicht OpenDocMan die Verwaltung von Workflows und E-Mails und unterstützt mehrere Sprachen.
# 2. M-Dateien
Durch die Speicherung aller Dateien an einem Ort vereinfacht M-Files den Prozess der Dokumentenverwaltung. Es kann sogar in Ihre aktuellen Ordner und Systeme integriert werden, indem intelligente, integrierte KI-Technologie verwendet wird, die Ihre Daten automatisch organisiert und sichert, ohne dass Sie dafür manuellen Aufwand leisten müssen. M-Files ist eine der Dokumentenverwaltungssoftware für Windows-Benutzer. Zu seinen Hauptmerkmalen gehören:
- Verwaltet Dokumente durch Strukturierung und Organisation von Inhalten.
- Verbessern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter durch die Automatisierung manueller Prozesse.
- Jede an den Dokumenten vorgenommene Änderung wird protokolliert und nachverfolgt.
- Dieses Online-Dokumentenverwaltungstool bietet eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche.
# 3. Kristall DMS
Windows-Benutzer können diese kostenlose Dokumentenverwaltungssoftware herunterladen. Dokumentenverwaltung, -verfolgung und -speicherung sind damit möglich. Sie können verschiedene Ordner erstellen und darin Dokumente ablegen, um Dokumente zu verwalten. Es ermöglicht Ihnen, Dokumente mit verschiedenen Benutzern zu teilen. Sie können steuern, wer Zugriff zum Anzeigen und Bearbeiten bestimmter Dokumente hat. Durch die Nutzung der Checkout-Option können Sie den Benutzerzugriff auf Dokumente weiter einschränken. Diese Software protokolliert Anmeldungen, Abmeldungen, Daten, IP-Adressen, Ordnernamen usw., um die Dokumentensicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus bietet es eine Passwortschutzfunktion, um zu verhindern, dass Unbefugte auf Ihre Dokumente zugreifen. Wenn Sie die kostenlose Version von Krystal DMS verwenden, können Sie nur 512 MB Speicherplatz zum Speichern von Dokumenten nutzen. Abgesehen davon eignet sich dieses Programm hervorragend für die Verwaltung von Dokumenten.
# 4. Im Freien
Dies ist eine zusätzliche kostenlose Windows-Dokumentenverwaltungssoftware, die kostenlos und voller Funktionen ist. Mit dieser Software ist die Verwaltung einer großen Anzahl von Dokumenten einfach. In diesem Fall erhalten Sie eine zentralisierte Speicherung, die durch ein Passwort gesichert ist. Mit dieser Software können Sie Benutzer erstellen und ganz einfach Dokumente mit ihnen teilen. Darüber hinaus können Sie Benutzern die Möglichkeit geben, nur bestimmte Dokumente anzuzeigen oder zu bearbeiten. Obwohl es kostenlos ist, bietet es alle notwendigen Funktionen zur Dokumentenverwaltung ohne Speicherbeschränkungen.
# 5. LogischesDOC
Dies ist eine weitere kostenlose Open-Source-Dokumentenverwaltungssoftware für Windows. Es kann verwendet werden, um Dokumente an einem Ort zu organisieren. Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, wird ein zentraler Zugriffspunkt eingerichtet. Daher können nur Benutzer mit entsprechender Berechtigung auf Dokumente zugreifen. Diese Software eignet sich sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen, da die Verwendung recht einfach ist. Zum Hochladen stehen verschiedene Dateiformate zur Verfügung. Darüber hinaus können hier Dokumente bearbeitet und eingesehen werden. Hier können Sie Ordner erstellen, um Dokumente nach Ihren Wünschen zu organisieren und zu trennen. Darüber hinaus können wichtige Dokumente zur späteren Verwendung mit Lesezeichen versehen werden. Es führt regelmäßig automatische Sicherungen der neu hinzugefügten Daten durch, um Datenverlust zu verhindern. Für Ihren Komfort wird eine sehr robuste Indizierung angeboten, die das Auffinden jeder Art von Dokument erleichtert.
Welche kostenlose Dokumentenverwaltungssoftware ist die beste?
Abhängig von den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens gibt es eine kostenlose Dokumentenmanagementsystem-Software, die am besten geeignet ist. Die besten kostenlosen Open-Source-Dokumentenverwaltungsprogramme sind OpenDocMan, Krystal DMS, LogicalDOC, Confluence, bitrix24 und Alfresco Community.
Was ist Open-Source-DMS?
Open-Source-Software verfügt über frei verteilbaren Quellcode, den Benutzer ändern und wiederverwenden dürfen, häufig um die Software zu verbessern. Mit Open-Source-Dokumentenmanagementsoftware können Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren und ihre Daten auf privaten Servern speichern. Sie sind für jedermann leicht zugänglich, können geändert und aktualisiert werden. Darüber hinaus können Benutzer ihre eigenen Codes zu Open-Source-Dokumentenverwaltungssystemen hinzufügen, um Funktionen hinzuzufügen oder zu ändern.
Verfügt Google über ein Dokumentenverwaltungssystem?
Mit einer cloudbasierten Anwendung namens Google Drive können Sie Dokumente erstellen, bearbeiten, speichern und teilen. Das einzige Dokumentenverwaltungssystem, das eine nahtlose Integration mit Google Drive und Workspace (vormals G Suite) bietet, ist AODocs
Wie heißt das Dokumentenverwaltungssystem von Microsoft?
Neben SharePoint, OneDrive und Microsoft Dynamics bietet Microsoft 365 mehrere Optionen zur Dokumentenverwaltung. MS Access. MS Access ist ein leistungsstarkes (und kostenloses) Tool zum Erstellen eines produktiven Microsoft-Dokumentenverwaltungssystems, auch wenn es so einfach erscheinen mag. Microsoft Office-Dokumente können über ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden
Was ist ein einfaches Dokumentenmanagementsystem?
Das einfache DMS (Document Management System) ist eine leistungsfähige, anpassungsfähige und skalierbare ECM-Lösung. Dadurch dient es als perfektes Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen jeder Größe, sowohl große als auch kleine. DMS-Software verwandelt Ihre Unternehmensdaten und die digitale Archivierung in eine Ressource für Ihr Unternehmen.
Ist Acrobat ein Dokumentenmanagementsystem?
Das Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von PDF-Dateien wird durch das Dokumentenverwaltungsprogramm Adobe Acrobat erleichtert. Mithilfe von Acrobat können Sie und Ihre Familie alle Arten von Dokumenten schnell und einfach verwalten und so mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben.
Was ist Dokumentenverwaltung in Google Docs?
Dokumente können mit Google Drive, einer cloudbasierten Anwendung, erstellt, bearbeitet, gespeichert und geteilt werden. Dokumente werden in der Cloud gespeichert und mit den lokalen Kopien des Systems der Benutzer synchronisiert. Daher wird es von vielen Unternehmen als Dateiverwaltungssystem verwendet.
Zusammenfassung
Dokumente werden häufig vom System über ein zentrales Repository gespeichert, abgerufen und verwaltet. Darüber hinaus bietet es möglicherweise Optionen für die interne oder externe gemeinsame Nutzung von Dokumenten sowie Tools für die Veröffentlichung und Revisionskontrolle. Der Dokumenten-Workflow, die Dateifreigabe und die elektronische Dokumentenverwaltung werden durch Dokumentenmanagement-Software vereinfacht, was sowohl großen als auch kleinen Unternehmen zugute kommt.
Es gibt keine einheitliche Lösung für Dokumentenmanagement-Software. Die beste Software für Ihr Unternehmen hängt von Ihren individuellen Anforderungen und finanziellen Einschränkungen ab. Wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, Ihre Optionen zu recherchieren, können Sie herausfinden, welche Eigenschaften für Sie am wichtigsten sind. Mit der passenden Dokumentenmanagement-Software können Sie die Produktivität steigern, die Teamarbeit verbessern und Ihre Dokumentenmanagementprozesse optimieren.
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Bibliographie
