In diesem digitalen Zeitalter erwarten die Menschen, jederzeit und überall auf ihre wichtigen Dokumente zugreifen zu können. Der effektivste Weg, diesen Prozess erheblich zu vereinfachen, ist der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen. Die Vorteile dieser Dokumentenverwaltungssysteme können nicht genug betont werden, da sie Ihnen helfen, Ihre Dokumente zu verwalten und zu speichern, damit Sie jederzeit darauf zugreifen können. In diesem Leitfaden sehen wir uns eine Liste der besten Software für elektronische und Open-Source-Dokumentenverwaltungssysteme an, mit der Sie Ihre Dokumente effektiv verwalten können. Weiter lesen.
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement ist der Prozess, mit dem Unternehmen elektronische Dokumente verwalten und verfolgen.
Document Management ist jetzt in einer Vielzahl von Konfigurationen erhältlich, die von einer kleinen eigenständigen Anwendung bis hin zu großen unternehmensweiten Installationen reichen, die typische Funktionen zum Ausfüllen von Dokumenten enthalten.
Diese Eigenschaften sind wie folgt:
- Speicherort
- Zugangskontrolle und Sicherheit
- Indizierung und Auditierung
- Suche und Abruf, Klassifikation
- Integration mit Desktop-Software
Dokumenten Management Systeme
Dokumentenmanagementsysteme beziehen sich auf elektronische Dokumentenverwaltungs- und Zugriffssoftware.
Arten von Dokumentenverwaltungssystemen
- Content Management
- Workflow-Management
- Aufnahmeverwaltung
- Dokumentenabbildung
- Enterprise Content Management
Beispiel für Dokumentenmanagementsysteme
Ein Beispiel für ein Dokumentenmanagementsystem ist der PDF-Reader, mit dem Sie Ihre Dateien speichern und offline darauf zugreifen können.
Elektronische Dokumentenverwaltungssysteme
Elektronische Dokumentenverwaltungssysteme (EDMS) sind Softwareprogramme, die verschiedene Arten von Dokumenten organisieren und speichern. Dies ist eine spezifischere Art von Dokumentenverwaltungssystem, eine allgemeinere Art von Speichersystem, das Benutzern beim Organisieren und Speichern von Papier- oder digitalen Dokumenten hilft. EDMS bezieht sich auf ein Softwaresystem, das digitale Dokumente anstelle von Papierdokumenten verwaltet, während diese Systeme in einigen Fällen auch digital gescannte Versionen von Originalpapierdokumenten verarbeiten können.
Software für elektronische Dokumentenverwaltungssysteme (EDMS) ermöglicht die zentrale Speicherung einer beträchtlichen Anzahl digitaler Dokumente. Viele dieser Systeme enthalten auch eine Dokumentenabruffunktion. Um effektiv zu sein, sollte ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem die folgenden Komponenten enthalten:
- Importieren: Diese Funktion öffnet ein neues Dokument im System.
- Speicher: Um Systemdateien zu behalten und Speicher zu verwenden.
- Identität: Zum genauen Abrufen von Dokumenten durch Zuweisen von Indizes.
- Exportieren: Um Objekte aus dem System zu entfernen, exportieren Sie sie.
- Passwortsicherheit für bestimmte Dateien für berechtigte Benutzer.
Die Vorteile der Verwendung elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme
Große Berge von Papierdokumenten in digitale umzuwandeln, kann einschüchternd sein. Unternehmen hingegen, die in ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem investieren, schaffen sich die Grundlage, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen und geschäftskritische Verfahren zu skalieren. Hier sind die Hauptvorteile der Software für elektronische Dokumentenverwaltungssysteme (EDMS) für Ihr Unternehmen, zusätzlich zur Steigerung der Unternehmensproduktivität.
#1. Reduzierung des Speicherplatzes
Die Preise für Gewerbeimmobilien steigen ebenso wie die Kosten für die Aufbewahrung von Papierdokumenten. Ein softwarebasiertes DMS, das den Bedarf an Aktenschränken, Kisten und Lagerbehältern eliminieren kann, ist eine große Bereicherung für jedes Unternehmen, da es wertvollen Büroraum freigibt. Gedruckte Kopien von Dokumenten können oft an weniger teuren Orten aufbewahrt werden, z. B. in einem externen Lager oder Tresor.
#2. Erhöhte Sicherheit
Dokumentensicherheit ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung, um sensible Daten zu schützen. DMS ermöglicht eine bessere Kontrolle über wichtige Informationen, und der Dokumentenzugriff kann auf Ordnerebene für verschiedene Gruppen oder Personen verwaltet werden. Ein DMS verfolgt auch, wer ein Dokument angesehen hat, wann darauf zugegriffen wurde und wie es bearbeitet wurde. Verwaltete Dokumente sind hochgradig rückverfolgbar und können gekennzeichnet werden, um automatische Warnungen zu aktivieren.
#3. Bessere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die Compliance-Anforderungen bestimmter Dokumente können ziemlich komplex sein. Die Nichteinhaltung kann zu Bußgeldern, Lizenzentzug und in einigen Situationen zu strafrechtlichen Anklagen führen. Sarbanes Oxley und HIPAA sind zwei bundesstaatliche und staatliche Regulierungsvorschriften, die strenge Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien erfordern. Dokumentenmanagementlösungen verringern die Wahrscheinlichkeit von Compliance-Verstößen. Zeitpläne für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen können beispielsweise automatisiert werden, und neue Aufzeichnungen können leichter kategorisiert und aufbewahrt werden.
#4. Dokumentenabruf leicht gemacht
Das Suchen und Abrufen von Papieren kann lange dauern – und wir alle wissen, dass Zeit Geld ist. Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt 30 % bis 40 % seines Tages damit, nach gedruckten Dokumenten zu suchen, während Unternehmen durchschnittlich 20 US-Dollar für die Ablage eines Dokuments, 120 US-Dollar für das Auffinden eines falsch abgelegten Dokuments und 220 US-Dollar für die Reproduktion eines verlorenen Dokuments ausgeben. Diese verschwenderischen Ausgaben für die Dokumentenverwaltung begrenzen das Budget eines Unternehmens, beeinträchtigen die Produktivität und schränken sein Wachstumspotenzial ein.
#5. Verbesserte Zusammenarbeit
Ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem vereinfacht den schnellen Zugriff auf Inhalte und die Zusammenarbeit erheblich. Auf Dokumente, die aus verschiedenen Quellen bezogen wurden, kann von verschiedenen Orten aus zugegriffen werden. Electronic Imaging ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dokumenten über ein Netzwerk per E-Mail oder Internet. DMS erhöht die Sichtbarkeit von Geschäftsprozessen und ermöglicht eine verbesserte Workflow-Überwachung. Externen Benutzern mit Berechtigung kann der Zugriff gewährt und überwacht werden.
#6. Bessere Notfallwiederherstellung und Sicherung
Ein Datensicherungs- und Notfallwiederherstellungsplan sollte in jeder Dokumentenmanagementlösung enthalten sein. Papierdokumente werden durch digitale Archivierung als Backup vor Feuer, Überschwemmungen und anderen Katastrophen geschützt. Dokumente in einem DMS sind hochgradig nachvollziehbar und können anhand einer Vielzahl von Kriterien zurückverfolgt werden. Dokumentenverfolgungsfunktionen verringern die Möglichkeit, dass Dokumente nach dem Lesen falsch abgelegt werden oder verloren gehen.
#7. Gesteigerte produktivität
Zeit ist kostbar, und DMS spart Zeit, was sich oft direkt in einer höheren Produktion niederschlägt. Ein schnellerer und effizienterer Dokumentenabruf kann die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und die Kundenzufriedenheit verbessern. Darüber hinaus sind Dokumentenverwaltungslösungen skalierbar, um den sich ändernden Anforderungen jedes Unternehmens gerecht zu werden. Ein robustes elektronisches Dokumentenmanagementsystem bietet Unternehmen eine Reihe von immateriellen Vorteilen, darunter:
- Flexibilität
- Wettbewerbsfähigkeit
- Verbesserte Kundenbeziehungen
- Geistige Ruhe
Die gängigsten elektronischen Dokumentenmanagementsysteme
Werfen wir einen Blick auf einige der bekanntesten Dokumentenmanagementsysteme, die häufig verwendet werden, um die papierbasierte Dokumentation zu eliminieren und die dokumentenbasierte Leistung einer Organisation zu steigern.
#1. ClickUp
ClickUp enthält unter anderem Tools zum Erstellen von Dokumenten, Wikis und Wissensdatenbanken:
- Es hat die Fähigkeit, den Text zu ändern.
- Es ermöglicht die Zusammenarbeit durch Multiplayer-Bearbeitung.
- Es hat Optionen für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und bestimmte Berechtigungen.
- Es bietet Texthervorhebungsfunktionen zum Hinzufügen von Kommentaren zu Dokumenten.
#2. Smartsheet
Smartsheet ist eine Dokumentenverwaltungsplattform, die speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
Die Software ermöglicht es Benutzern, die Arbeit von überall aus zu planen, zu verwalten, zu erfassen und darüber zu berichten.
Die Software bietet Geschäftsteams ein visuelles Live-Dashboard, über das sie remote an einem bestimmten Job zusammenarbeiten können.
Benutzer können über kritische Indikatoren berichten und den Fortschritt ihrer Aktivitäten in Echtzeit verfolgen.
Smartsheet automatisiert Workflows effizient, um jedes Teammitglied informiert und engagiert zu halten, während es an der Erledigung seiner Aufgaben auf der Plattform arbeitet.
#3. Teamarbeitsräume
Teamwork Spaces bietet Dokumentenverwaltungssoftware, die vollgepackt ist mit Funktionen, die die Aufgabenverwaltung erleichtern.
Mit der Software können Sie Ihre Projekte in Echtzeit gemeinsam mit Ihren Kollegen bearbeiten.
Sie können Filme, Fotos und Diagramme in Ihre Dokumente integrieren, um sie ansprechender zu gestalten.
Mit Hilfe umfangreicher Berechtigungs- und Benutzerverwaltungstools können Sie steuern, wer Zugriff auf welche Teile des Dokuments hat.
Die Plattform bietet auch eine Fülle von Optionen, um Benutzern dabei zu helfen, mühelos teamübergreifend zusammenzuarbeiten und Kundenfeedback zu erhalten.
#4. Montag.com
Monday.com ist eine Cloud-basierte Dokumentenverwaltungssoftware, die Ihnen alle Tools zur Verfügung stellt, die Sie benötigen, um Ihr Projekt von Anfang bis Ende zu zentralisieren und zu planen.
Die Plattform bietet Ihnen anpassbare Formulare, mit denen Sie schnell Dinge generieren können.
Es ist auch ganz einfach, mit Monday.com Projektgenehmigungen und -aktivitäten zu automatisieren.
Über die Plattform können Sie auch in Echtzeit mit Ihren Teammitgliedern an einem Dokument zusammenarbeiten. Auf einem Dokument können Sie chatten, Änderungen zuweisen und Einzelpersonen oder Gruppen taggen.
Das Projekt-Dashboard bietet Ihnen detaillierte Informationen, Kennzahlen und Einblicke in Ihre Arbeit.
Darüber hinaus können die von Monday.com bereitgestellten Echtzeitdaten zu Ihrer Arbeit verwendet werden, um Projektgefahren zu verwalten, zu überwachen und zu beseitigen.
# 5. HubSpot
HubSpot Sales Document Management and Sales Tracking Software ist nützlich, um eine Bibliothek mit Verkaufsinhalten für das gesamte Team zu erstellen. Es kann Ihnen ermöglichen, Dokumente aus Ihrem Gmail- oder Outlook-Postfach freizugeben. Es wird Sie auch benachrichtigen, wenn potenzielle Kunden mit den von Ihnen bereitgestellten Inhalten interagieren. Darüber hinaus zeigt es, wie der Verkaufsinhalt Ihren Verkaufsprozess unterstützt und wie häufig der Inhalt vom Team verwendet wird.
HubSpot bietet eine All-in-One-Vertriebssoftware mit mehreren Funktionen wie E-Mail-Verfolgung, E-Mail-Planung, Vertriebsautomatisierung, Live-Chat, Berichterstattung und mehr.
#6. pCloud
Sie können Gruppenberechtigungen und individuelle Zugriffsebenen in pCloud konfigurieren. Sie können den Datenzugriff auch über freigegebene Ordner einschränken. Mit pCloud können Sie auch Kommentare zu Dateien und Verzeichnissen hinterlassen. Es führt gründliche Protokolle der Kontoaktivitäten und stellt Ihnen alle früheren Versionen Ihrer Dateien zur Verfügung. Es umfasst Dateiverwaltung, Freigabe, Sicherung, Dateiversionierung, Dateisicherung und Funktionen zur Verwaltung digitaler Assets.
#7. Draußen
Es ist ein kostenloses Open-Source-ECM, das Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit, Wissens- und Web-Content-Management, Datensatz- und Bildmanagement, ein Content-Repository und Workflow bietet.
Es unterstützt das Common Interface File System (CIFS), das die Dokumentenkompatibilität sowohl mit Windows- als auch mit Unix-ähnlichen Betriebssystemen ermöglicht.
Alfresco umfasst API-Unterstützung und fungiert als Back-End zum Speichern und Abrufen von Inhalten.
Die stärksten Funktionen von Alfresco, einfache Anpassung und Versionskontrolle, sind auch am schwierigsten zu verwenden.
#8. LogischDOC
LogicalDOC ist ein Java-basiertes Open-Source-System, auf das mit jedem Webbrowser zugegriffen werden kann. Dieses System ist über Ihr eigenes Netzwerk zugänglich und ermöglicht es Ihnen, eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten zu erstellen und zu verwalten. Es verbessert die Produktivität und Zusammenarbeit von Dokumentenmanagementsystemen.
#9 Feng-Büro
Feng Office ist ein Open-Source-Dokumentenverwaltungssystem mit einer webbasierten Kollaborationsplattform. Zeiterfassung, Gantt-Diagramme, Aufgabenverwaltung und Wissensmanagement sind nützliche Elemente des Feng Office. Es ist einfach zu bedienen und ermöglicht es Ihnen, Artikel zu markieren. Sie können den Inhalt sogar verfolgen und an mehrere Personen gleichzeitig senden.
Der Hauptnachteil besteht darin, dass mit jedem Upgrade einige seiner Funktionen nur noch kostenpflichtig werden.
#10. Nuxeo
Nuxeo ist ein Open-Source-System, das den Inhaltsfluss über den Geschäftszyklus hinweg reguliert.
Die bewährte Technologie verkürzt die Zeit, die für die Suche und den Abruf von Inhalten erforderlich ist. Es bietet mehrere Methoden zum Erfassen des Inhalts, einschließlich des Scannens von Bildern.
Die Audit-Protokollierung ist einer der nützlichen Aspekte beim Verfolgen von Inhalten und außerdem eine bequemere Methode. Für Anfänger ist es jedoch schwierig, und die Modifikation kann in einigen Fällen kompliziert werden.
Lesen Sie auch: ABLAGESYSTEME FÜR UNTERNEHMEN: So archivieren Sie Dokumente richtig (ausführliche Anleitung)
Open-Source-Dokumentenverwaltungssysteme
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens müssen Sie ständig Dokumentationen entwickeln, verwalten und organisieren, damit die Dinge gut laufen. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind zu einem wichtigen Bestandteil des Softwareinventars eines Unternehmens geworden, doch die meisten Pakete sind teuer in Anschaffung und Wartung. Hier kommen Open-Source-Dokumentenmanagementsysteme ins Spiel. Diese kostengünstige (manchmal kostenlose) Websoftware ist weit verbreitet und eine hervorragende Lösung für die meisten Unternehmensprozesse.
Beste Open-Source-Dokumentenverwaltungssysteme
#1. OpenDocMan
OpenDocMan wurde entwickelt, um die Dokumentenmanagement-Kriterien von ISO 17025 zu erfüllen und wird weithin als eines der besten verfügbaren Open-Source-Dokumentenmanagementsysteme angesehen. Es wird von einer wachsenden Zahl von Fortune-500-Firmen, kleinen Unternehmen, Bildungseinrichtungen, Regierungsbehörden und Einzelpersonen für die Dokumentenverwaltung verwendet. Es ist auch in zehn verschiedenen Sprachen zugänglich.
OpenManDoc ist vollständig an Ihre Bedürfnisse anpassbar und unterstützt eine Vielzahl von Betriebssystemen und Dateitypen (einschließlich Linux, Unix, Mac OS X, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista und Windows 7). Es bietet Zugriff von jedem Ort und einfache webbasierte Sicherungsfunktionen als vollständig webbasierte Lösung.
#2. Im Freien
Dieses Programm dekonstruiert die Alfresco Enterprise Edition (Inhalts- und Dateiverwaltungssoftware) für Unternehmen, die sich selbst versorgen können und Weiterentwicklungen für ihre eigenen Bedürfnisse erkunden und anpassen möchten. Die Alfresco Community Edition ist flexibel für Entwickler, die mit den neuesten Alfresco-Funktionen in unkritischen Kontexten arbeiten möchten, da sie kostenlos und leicht verfügbar ist. Dies ist das beste Open-Source-Dokumentenrepository zum Erstellen neuer Funktionen für Ihr Unternehmen.
Alfresco umfasst ausgeklügelte Benutzer- und Workflow-Elemente mit leicht zugänglichen Funktionen, die die Zusammenarbeit vor Ort und aus der Ferne über mobile Apps und Offline-Zugriff ermöglichen. Es enthält auch eine umfassende Reihe von Kollaborationsfunktionen wie Teamwebsites, Aufgabenlisten und Versionsverfolgung.
#3. LogicalDoc Community Edition
Dies ist die kostenlose Open-Source-Dokumentenverwaltungsversion der LogicalDOC-Software, die von Entwicklern unterstützt wird, ähnlich wie die oben erwähnte Alfresco-Software. Die LogicalDoc Community Edition ist eine Open-Source-Version, die nicht über alle Funktionen der kostenpflichtigen kommerziellen Editionen verfügt, aber viele grundlegende Funktionen enthält, die erforderlich sind, um das Beste aus der Software herauszuholen.
Die LogicalDoc Community Edition verfügt über eine mehrsprachige Desktop-Oberfläche und benutzerfreundliche Funktionen, darunter mehrsprachige Volltextindizierung, vollständige Versionskontrolle, Aufgabenverwaltung, Import aus ZIP-Dateien und Dokumentensuche, damit Sie die Kontrolle über Ihre Dokumente behalten.
#4. Kimios
Kimios versucht, die Dokumentenarbeit als Alternative zu großen, umständlichen Unternehmensverwaltungssystemen zu optimieren. Dies wird hauptsächlich durch die Optimierung mehrerer Aufgaben für eine einfachere tägliche Verwendung erreicht.
Die Suchfunktion ist ein Bereich, in dem diese Benutzerfreundlichkeit erreicht wurde. Dies ist ein wichtiger Aspekt dieses Open-Source-Dokumentenspeichers. Der Inhalt und die Metadaten jedes Dokuments werden indiziert, sodass es mithilfe von Volltext- oder booleschen Suchabfragen gefunden werden kann. Kimios entwickelt eine leistungsstarke Dokumentensuchmaschine durch die Kombination zahlreicher Suchparameter.
#5. OpenKM-Community-Edition
Das letzte auf unserer Liste der besten Open-Source-Dokumentenverwaltungssysteme für Ihr Unternehmen ist die OpenKM Community Edition. Dies ist eine großartige kostenlose Option für winzige Repositories und nicht kritische Daten.
Trotz ihres kostenlosen Status ist die OpenKM Community Edition an die meisten Arbeitssituationen anpassbar. Es ist mit einer Vielzahl von Betriebssystemen und Datenbanken (einschließlich Windows Server, Debian, Ubuntu, Linux Mint, Red Hat, CentOS, Fedora und anderen) (HSQL, H2 und MySQL) kompatibel.
Verfügt Microsoft über ein Dokumentenverwaltungssystem?
Ja, Microsoft verfügt über verschiedene Dokumentenverwaltungssysteme wie Microsoft Dynamics und SharePoint.
Was sind die drei Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems?
Die drei Hauptfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems sind das Erfassen, Speichern und Verteilen von Dokumenten.
Was ist die beste Dokumentenkontrollsoftware?
Die fünf besten Softwareprogramme zur Dokumentenkontrolle umfassen:
- M-Dateien
- Vorlage
- eAktenschrank
- Hauptschaltraum
- unterschreibe jetzt
Verfügt Microsoft über ein Dokumentenverwaltungssystem?
Das tut es in der Tat. Für die Dokumentenverwaltung bietet Microsoft Office 365 eine Reihe von Softwareoptionen wie SharePoint, Microsoft Dynamics und OneDrive. Entsprechend den Anforderungen jeder Organisation kann jede der oben genannten Optionen verwendet werden.
Was ist der Unterschied zwischen CMS und DMS?
DMS: verwaltet strukturierte Daten und befasst sich hauptsächlich mit Dokumenten im herkömmlichen Sinne, darunter Word, PDF, PowerPoint, Excel usw. Beispiele dafür sind Webinhalte (HTML-, PDF-Dateien) und digitale Assets (Bilder, Audio- und Videodateien). strukturierte Daten, die von einem Content-Management-System verwaltet werden können.
Was sind die Phasen des Dokumentenmanagementsystems?
Der Lebenszyklus eines Dokuments besteht aus seiner Erstellung, Speicherung, Klassifizierung, Metadatenkennzeichnung, Verteilung oder Freigabe, Wiederverwendung, Überprüfung und Berichterstattung, Archivierung und eventuellen Vernichtung.
Was sind die sieben Kriterien für eine qualitativ hochwertige Dokumentation?
Es liegt in der Verantwortung des Anbieters, sicherzustellen, dass die von ihm gemachten Notizen lesbar, zuverlässig, genau, umfassend, konsistent, klar und aktuell sind.
Abschließend,
Dokumentenmanagementsysteme helfen Ihnen, Ihre Dokumente effektiv zu speichern und zu verwalten. Wir haben Ihnen eine Liste der besten elektronischen und Open-Source-Dokumentenverwaltungssysteme gegeben, die Sie verwenden können. Wir empfehlen Ihnen jedoch, gründlich zu recherchieren, bevor Sie Ihre Wahl treffen.
FAQs zu Dokumentenmanagementsystemen
Aus welchen Komponenten besteht ein Dokumentenmanagementsystem?
Dokumentenerfassung, -speicherung, -metadaten, -versionierung, -sicherheit, -indizierung und -abruf sind allesamt wichtige Komponenten eines Dokumentenmanagementsystems.
Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenmanagement und Dokumentenkontrolle?
Dokumentenmanagement ist der Prozess des Speicherns, Austauschens und Verwaltens von Papieren, um die Effizienz Ihres Betriebs zu steigern. Die Dokumentenkontrolle befasst sich jedoch mit der Verwaltung des Informations- und Datenflusses innerhalb Ihrer Organisation.
Warum ist Document Control Management wichtig?
Das Dokumentenmanagement hilft einer Organisation sicherzustellen, dass nur genehmigte, aktuelle Unterlagen in der gesamten Organisation verwendet werden, wodurch die unbeabsichtigte Verwendung veralteter Prozesse oder Verfahren vermieden wird.
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