Wir agieren in einer digitalen Welt, was bedeutet, dass wir als Unternehmer mit den technologischen Veränderungen, die unsere Branche betreffen, Schritt halten müssen. Somit ist ein Dokumentenmanagementsystem eine dieser Entwicklungen. Wenn es um die Erstellung und Pflege von Personaleinsatzplänen geht, erfüllt diese Software wirklich alle Anforderungen. Daher werden wir in diesem Beitrag Dokumentenverwaltungssoftware, Lösungen und vieles mehr betrachten.
Dokumentenmanagementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine automatisierte Softwarelösung zum Organisieren, Sichern, Erfassen, Digitalisieren, Markieren, Autorisieren und Abschließen von Aktivitäten mit Ihren Unternehmensdaten. Obwohl die meisten Dokumentenmanagementsysteme Daten in der Cloud speichern, ist ein DMS viel mehr als das. Sie können mehr Zeit für die Aufgaben aufwenden, die Ihnen Spaß machen, weil innovative Dokumentenmanagementsysteme wie eFileCabinet die riesigen Papiermengen, die in Ihrem Unternehmen anfallen, für Sie handhaben.
Dokumentenmanagement ist der Prozess, Dokumente so aufzubereiten, dass Informationen effizient und angemessen erstellt, ausgetauscht, strukturiert und aufbewahrt werden können. Daher müssen Unternehmen verstehen, wie sie ein Dokumentenmanagementsystem entwickeln.
Viele Unternehmen haben es mit sensiblen Daten zu tun, die sicher und geschützt aufbewahrt oder umgehend abgerufen werden müssen. In solchen Fällen ist ein gut funktionierendes Dokumentenmanagementsystem entscheidend. Auch wenn Ihr Unternehmen eher informell ist, ist es aus finanziellen und Effizienzgründen dennoch notwendig, genaue Aufzeichnungen zu führen.
Überblick über das Dokumentenmanagementsystem
Die meisten Unternehmen arbeiten heutzutage bequem mit digitalen Dokumenten und verwenden Tools mit Speicher- und Verwaltungsfunktionen. Es gibt keinen Mangel an allgemeiner und branchenspezifischer Dokumentenverwaltungssoftware oder Apps, die den Umgang Ihres Unternehmens mit elektronischen Informationen verbessern sollen. Hotels können zum Beispiel beim Check-in immer noch eine buchähnliche Registrierung verwenden und möglicherweise immer noch eine Unterschrift auf einem Papier-Kreditkartenregister verlangen, aber Hotels verwenden OPERA hinter den Kulissen, um Zimmer zu verwalten, Notizen zu machen und Rechnungen zu erstellen.
Andererseits müssen viele kleine Organisationen mit einer Mischung aus altmodischen Daten auf Papier und elektronischen Dateien umgehen, wobei die Menge an Papierdaten in einigen Situationen wesentlich höher ist. Daher ist die Verwendung von Document-Imaging-Technologie zur Konvertierung aller Dokumente Ihres Unternehmens in elektronische Dateien eine Antwort auf die Herausforderung einer gemischten Datenumgebung. Daher kann dies ein ziemlich einfacher Prozess sein oder je nach Art der Daten und Dokumente, mit denen Sie arbeiten, ein wenig Einfallsreichtum und spezielle Ansätze erfordern.
Dokumentenverwaltungssoftware
In diesem Abschnitt des Artikels betrachten wir 15 Dokumentenverwaltungssoftware.
#1. CannyDoc
Organisieren Sie offizielle Dokumente und machen Sie sie mit diesem Dokumentenverwaltungstool leichter auffindbar. CannyDocs ist ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem, das professionelle Dokumente organisieren kann. Diese Funktionalität macht es auch sehr einfach, Ihre Dokumente zu finden und abzurufen. CannyDocs ist eine eigenständige Anwendung, die es ihren Benutzern ermöglicht, mit Leichtigkeit zu arbeiten. Es ist betriebssystemunabhängig, sodass Sie es auf jedem Gerät installieren können, auf dem ein Betriebssystem ausgeführt wird.
#2. LogischDOC
LogicalDOC unterstützt Unternehmen jeder Größe auf der ganzen Welt dabei, die Kontrolle über das Dokumentenmanagement zu erlangen, mit einem Schwerpunkt auf dem schnellen Abruf von Inhalten und der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Daher kann Ihr Team unseren Service nutzen, um eine beliebige Anzahl von Dokumenten zu erstellen, mitzuverfassen und zu koordinieren.
#3. Bitrix24
Über 8 Millionen Organisationen auf der ganzen Welt nutzen Bitrix24, ein kostenloses Dokumentenmanagement-Tool. Somit stehen Cloud- und On-Premise-Optionen zur Verfügung (Open-Source-Code-Zugriff). Darüber hinaus sind Dateisynchronisierung, Dateifreigabe, mobiler Zugriff, Online- und Offline-Dokumentbearbeitung, Mehrbenutzerbearbeitung und mehr für persönliche, Gruppen- und Unternehmenslaufwerke verfügbar.
#4. Akte
Filehold eignet sich am besten für große Unternehmen in Bereichen wie Fertigung oder Gesundheitswesen, die Information Governance erfordern. Daher ist dies ein Desktop- und mobiles Dokumentenverwaltungssystem, das auf Tausende von Benutzern und Millionen von Dokumenten skaliert werden kann. Es kann vor Ort oder in der Cloud installiert werden. Schützen Sie Ihr geistiges Eigentum mithilfe der Zwei-Faktor-Authentifizierung, die auf der serviceorientierten Architektur von Microsoft basiert. Darüber hinaus können Sie mit unserer E-Signatur-, Versionskontroll- und OCR-Lösung den Betrieb verbessern und Zeit und Geld sparen.
#5. Aptien
Führung des Büros u Mitarbeiter. Verwalten und organisieren Sie Ihre Büromaterialien, Geräte, Verträge, Mitarbeiterbeziehungen, Vermögenswerte und andere administrative Angelegenheiten. Darüber hinaus vereinfacht es Ihre täglichen Mitarbeiterbeziehungsprozesse, indem es sie an einem Ort zentralisiert. Verabschieden Sie sich von Ihrem überladenen Papierkram, Tabellenkalkulationen und Apps, indem Sie Mitarbeiter an Bord holen Beachtung, Richtlinien, zugewiesene Ausrüstung, Vermögenswerte, Verträge, Projekte, Aufgaben und Besprechungsprotokolle. Aptien kann genau wie LEGO an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.
#6. Recht
Dokumentenmanagement, intelligente Workflows, Genehmigungen, Vertragszusammenstellung und Dokumentenautomatisierung sind einige der Probleme, die Sie mit Legito lösen. Daher hat Ihr Smart Document-Arbeitsbereich alles unter einem Dach. Mit der sofort einsatzbereiten Funktionalität können Sie Dokumente automatisieren, die sich in weniger als zwei Stunden fast von selbst erstellen. Darüber hinaus wird Legito von über 150,000 Benutzern in 50 Ländern zur Verwaltung von Dokumenten verwendet, darunter LexisNexis, Price Waterhouse Coopers, Skoda Auto und die Societe Generale Group.
#7. ABBYY FineReader-PDF
ABBYY® FineReader PDF 15 ist ein PDF-Dienstprogramm zum effizienteren Arbeiten mit digitalen Dokumenten. Daher integriert FineReader gescannte Dokumente in digitale Arbeitsabläufe und erleichtert dank der KI-basierten OCR-Engine von ABBYY das Digitalisieren, Konvertieren, Abrufen, Bearbeiten, Sichern, Teilen und Zusammenarbeiten an allen Arten von Dokumenten am digitalen Arbeitsplatz.
#8. Bynder
Mit Bynder können Sie digitale Marken, Produkte und Marketing-Assets wie Dokumente erstellen, erfassen, entdecken und verteilen. Nutzen Sie benutzerdefinierte Taxonomiestrukturen und Textsuche im Körper, um Ihre Dokumente zu verwalten.
#9. Xpertdoc
Das innovativ und intuitive Dokumentenerstellung und Automatisierungsprodukt von. Daher können Sie mit Xpertdoc konsistente Prozesse für die schnellere Erstellung, Generierung, Verwaltung, Lieferung, Speicherung und E-Signatur besserer Dokumente vereinfachen, optimieren und automatisieren, was zu einer verbesserten Kommunikation, beschleunigten Geschäftsprozessen, einer erhöhten Produktivität und einer Verringerung der Produktivität führt Abhängigkeit von IT. Wir bieten auch Verbindungen zu gängigen CRM-Plattformen und Unternehmenskernsystemen wie ERP, CPQ, ECM und mehr.
#10. Google Dokumente
Eine webbasierte App zum Speichern, Erstellen und Bearbeiten von Tabellenkalkulationen und Dokumenten online. Außerdem sind Vorlagen, Chatten und Kommentieren verfügbar.
#11. Google Drive
File-Sharing-Plattform, die es Benutzern ermöglicht, Kontakte, Fotos, Videos, Präsentationen, Aufzeichnungen und mehr zu speichern und zu teilen.
#12. Microsoft Excel
Datenanalyselösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Tabellenkalkulationen zu verwalten, Grafiken/Diagramme zu erstellen, Berechnungen durchzuführen, Projekte zu teilen und vieles mehr. Diese Dokumentenverwaltungssoftware ist weit verbreitet
#13. Microsoft 365
Eine integrierte Anwendungssuite umfasst E-Mail, einen Kalender und Adressbücher, auf die rund um die Uhr über das Internet zugegriffen werden kann.
#14. Google Workspace
Eine Suite von Collaboration-Produkten für Teams und KMUs. Webkonferenzen, Dateifreigabe und Terminplanung in der Cloud. Früher G-Suite.
#fünfzehn. Eine Fahrt
Ein webbasiertes Digital-Asset-Management-Tool, mit dem Benutzer Dateien und Fotos auf PCs, Macs, Android- und iOS-Geräten abrufen und teilen können.
Wofür werden Dokumentenmanagementsysteme verwendet?
Zu den vielen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems gehören die sichere Aufbewahrung sensibler Dokumente, die Aufzeichnung der Revisionshistorie und die Erleichterung des Dokumentenaustauschs innerhalb einer Organisation.
Die Zuweisung von Schlüsselwörtern und Tags zu jedem Dokument in einem Dokumentenmanagementsystem erleichtert auch das Auffinden bestimmter Dateien. Darüber hinaus können diese Lösungen Unternehmen dabei unterstützen, die Einhaltung sensibler Dokumente (wie die von HIPAA abgedeckten) aufrechtzuerhalten, indem sie die erforderlichen Sicherheits- und Berechtigungsbeschränkungen für ausgewählte wichtige Dokumente festlegen.
Wie funktionieren Dokumentenmanagementsysteme?
Das Scannen des Papierdokuments oder das Herunterladen der digitalen Version per E-Mail oder anderen Anwendungen sind zwei Möglichkeiten, wie Dokumente von einem Dokumentenmanagementsystem erfasst werden können. Der nächste Schritt ist die Indexierung, bei der das Material nach verschiedenen Kriterien (z. B. Tags, Schlüsselwörter und Metadaten) organisiert wird, um spätere Suchen zu erleichtern. Endlich wird der Papierkram ordentlich abgelegt, damit die richtigen Leute ihn finden können, wenn sie ihn brauchen.
Aufgrund der weit verbreiteten Verwendung von Cloud-basierten Dokumentenmanagementlösungen sind Benutzer nicht mehr auf ihre Büros beschränkt, um auf ihre Dateien zuzugreifen. Einige Anbieter von Dokumentenverwaltungssoftware stellen ihr Programm auch als mobile App zur Verfügung und bieten den Benutzern so noch mehr Komfort und Mobilität beim Zugriff auf ihre Dokumente.
Was sind die wichtigsten Faktoren eines effektiven Dokumentenmanagementsystems?
Das beste Dokumentenmanagementsystem ist benutzerfreundlich und mit Funktionen wie Versionskontrolle, Tools für die Zusammenarbeit, mobilem Zugriff und Dateifreigabe ausgestattet. Aufgrund der ersten beiden Optionen können Mitglieder Ihres Teams an wichtigen Dokumenten zusammenarbeiten, auch wenn sie sich nicht physisch am selben Ort befinden. Mithilfe der Versionskontrolle können Sie einen Verlauf anzeigen, wer Änderungen an Firmendokumenten vorgenommen hat und wann sie vorgenommen wurden.
Sie sollten auch sicherstellen, dass die von Ihnen ausgewählte Software über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügt, um den Zugriff auf Dateien auf diejenigen zu beschränken, die ihn benötigen.
Auf welche Funktionen sollten Sie in einem strategischen Dokumentenmanagementsystem achten?
Eine effektive Dokumentenmanagement-Lösung lässt sich unkompliziert einrichten und erweitern. Das technische Niveau Ihres Teams sollte den Grad der Ausgereiftheit der Software bestimmen, die Sie verwenden, um ihnen zu helfen, Dateien schnell und effizient zu organisieren und abzurufen. Jeder in Ihrem Team, egal wo er sich befindet oder welches Gerät er verwendet, sollte in der Lage sein, einfach und schnell auf Dateien zuzugreifen, sie zu teilen und innerhalb der Plattform zusammenzuarbeiten.
Sicherheitsprotokolle, Zugriffskontrollen und Dateiversionierung sind Elemente, die in jedem anständigen Dokumentenverwaltungssystem vorhanden sein sollten, aber sie sind von größter Bedeutung in stark regulierten Unternehmen. Metadaten- und Tagging-Funktionen, Schlüsselwortsuche, Dokumentenrevisionsverlauf und -wiederherstellung, Dokumentenaufbewahrung und -löschautomatisierung, Bildscannen, optische Zeichenerkennung und Workflow-Anpassung sind zusätzliche Funktionen, die den Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems verbessern. Die Top-Programme können auch problemlos an Ihre bestehende Unternehmensinfrastruktur angebunden werden.
Was ist ein Beispiel für ein gutes Dokumentenmanagementsystem?
Microsoft-SharePoint: ist das umfassendste Dokumentenmanagementsystem. SharePoint bietet Funktionen, die allumfassend für die Verwaltung von Unternehmensinhalten sind. Teams können Dokumente aufgrund der hervorragenden Optionen für die Zusammenarbeit gleichzeitig bearbeiten. Um sich mit allen Funktionen der Software vertraut zu machen, kann eine Weiterbildung des Personals erforderlich sein.
Was macht ein gutes Dokumentationssystem aus?
Die wichtigste Richtlinie für die Erstellung hochwertiger Dokumentationen ist, sie so ansprechend wie möglich zu gestalten. Dies weist darauf hin, dass wir uns bemühen sollten, es so klar wie möglich in Sprache zu schreiben, ohne dabei irgendwelche Schritte zu überspringen. Es ist uns wichtig, keine Annahmen über den Wissensstand unserer Verbraucher zu treffen.
Was sind QMS und DMS?
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Qualitätsmanagementsysteme (QMS) sind zwei Arten von Lösungen, die häufig von Organisationen in der Biowissenschaftsbranche verwendet werden, um diesen Prozess effektiv zu verwalten. QMS werden verwendet, um Prozesse und Kontrollen zu verfolgen, während DMS verwendet werden, um alle qualitätsbezogenen Dokumentationen zu speichern und zu verfolgen.
Dokumentenmanagement-Lösungen
Wir werden uns ansehen, wie Dokumentenmanagementlösungen dazu beigetragen haben, Probleme in unseren verschiedenen Firmen zu lösen.
#1. Weniger Speicherplatz
Die Ausgaben für die Aufbewahrung von Papierdokumenten können leicht ansteigen. Schließlich müssen Sie Aktenschränke, Kisten und Vorratsbehälter kaufen und Platz dafür schaffen. Laut einer Studie nimmt die physische Dokumentenaufbewahrung etwa 15 % der gesamten Bürofläche ein. Darüber hinaus kosten Büroflächen in den Vereinigten Staaten durchschnittlich 285 $ pro Quadratfuß. Folglich ist das eine Menge Geld, das man zu diesem Preis für die Dokumentenspeicherung ausgeben kann. Dies gilt als die beste aller Dokumentenverwaltungslösungen.
#2. Bietet Dokumentensicherung/-wiederherstellung
Die Aufbewahrung physischer Dokumente ist nicht nur teuer, sondern auch riskant. Ein Brand, eine Überschwemmung, ein Erdbeben oder eine andere Katastrophe kann wertvolle Informationen aus Jahren zerstören und Ihr Unternehmen ernsthaft schädigen. Ob Sie es glauben oder nicht, 40 bis 60 Prozent aller kleinen Unternehmen öffnen ihre Türen nach einer Katastrophe nie wieder. Leider, obwohl es überraschend sein mag, ist es praktisch unmöglich, wichtige Dateien wiederherzustellen.
#3. Verbessert Arbeitsabläufe
In einer kürzlich durchgeführten Nintex-Umfrage unter 1,000 Personen gaben 49 % an, dass es schwierig sei, Dokumente zu finden, 43 % sagten, es sei schwierig, Dokumente gemeinsam zu nutzen, und 33 % gaben an, dass die Versionierung von Dokumenten ein Problem sei. Das ist eher Zeitverschwendung.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Verfahren rationalisieren und Ihrem Team Arbeitszeit einsparen. Mitarbeiter können sofort erkennen, was sie brauchen, Dateien einfach freigeben und feststellen, wie aktuell ein Dokument ist, da das System als benutzerfreundliches, zentralisiertes Repository fungiert. Diese Entrümpelung ermöglicht es ihnen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
#4. Fördert eine bessere Versionskontrolle und Organisation
Selbst wenn Sie auf digitale Lösungen umgestiegen sind, kann es schwierig sein, festzustellen, ob es sich bei den Dokumentverwaltungslösungen, die Sie sich ansehen, um die neuesten Versionen handelt. Denken Sie daran, dass laut Nintex-Bericht 33 % der Mitarbeiter Schwierigkeiten mit der Versionskontrolle hatten. Dies kann natürlich zu Unordnung und Verwirrung führen.
#5. Ermöglicht eine einfache Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Vorschriften, und deren Einhaltung ist nicht immer einfach. Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage halten sich bis zu 56 % der Gesundheitsdienstleister möglicherweise nicht an das HIPAA-Recht auf Zugang. Die Nichteinhaltung setzt Sie nicht nur rechtlichen Problemen und der Möglichkeit schwerer Bußgelder aus, sondern kann auch Ihrem Ruf schaden und letztendlich Ihr Endergebnis beeinträchtigen.
#6. Gewährt breiteren Zugriff auf Dokumente
Einer der größten Nachteile physischer Papiere besteht darin, dass sie sich immer nur an einem Ort befinden können und das Erstellen von Kopien nicht unbedingt effizient oder sicher ist. Wenn Sie in ein System zur Verwaltung dieser Dateien investieren, kann jeder, der Zugriff auf ein Dokument benötigt, dies tun, ohne darauf warten zu müssen, dass jemand anderes es fertigstellt.
#7. Spart Zeit und Geld
Den Überblick über Papierakten zu behalten ist zeitaufwändig und kostspielig. So können Mitarbeiter ein Dokumentenmanagement-Lösungssystem nutzen, um anhand von Wörtern, Sätzen oder vollständigem Text nach dem zu suchen, was sie benötigen, was Zeit und Geld spart. Da alle Dokumente in der Cloud gespeichert werden, können Ihre Mitarbeiter ihre Ziele zu geringeren Kosten und in kürzerer Zeit erreichen.
FAQs
Ist SAP ein Dokumentenmanagementsystem?
SAP DMS (Document Management System) ist eine anwendungsübergreifende Komponente von SAP ECC, die robuste Dokumenten-, Content- und Digital-Asset-Management-Funktionen bietet. Darüber hinaus wird DMS von SAP® NetWeaver™ unterstützt. SAP DMS ist ein wesentlicher Bestandteil der SAP PLM-Lösung.
Wie richte ich DMS ein?
So verwenden Sie Amazon DMS zur Durchführung einer Datenbankmigration
- Richten Sie eine DMS-Replikationsinstanz ein. Beginnen Sie den Vorgang, indem Sie eine Replikationsinstanz erstellen, die Sie verwenden, um eine Verbindung zu beiden Datenbanken herzustellen und die Migration durchzuführen. …
- Konfigurieren Sie die Quell- und Zielendpunkte. …
- Konfigurieren Sie eine Migrationsaufgabe und starten Sie sie dann.
Was ist eine DMS-Anbindung?
DMS-Verbindungsprofile. Beim Definieren Ihrer Quelle erstellen Sie ein Verbindungsprofil, das die Informationen definiert, die zum Herstellen einer Verbindung mit der Quelldatenbank verwendet werden, von der Sie migrieren. Daher sind diese Verbindungsprofile eigenständige Ressourcen. Sobald Sie eines erstellt haben, können Sie es bei zukünftigen Migrationen wiederverwenden.
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