Der Bedarf an Vertragsverwaltungssoftware wächst aufgrund der Komplexität und Unsicherheit der heutigen Unternehmensumgebung. Rechtsexperten und andere Fachleute können mithilfe von Vertragsmanagementsystemen Daten zu laufenden Geschäftsverträgen entwickeln, verhandeln, erneuern und sammeln. In diesem Artikel haben wir das Vertragsmanagement definiert und eine Liste der besten Vertragsmanagementsysteme für Unternehmen für Ihr kleines Unternehmen zusammengestellt.
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Contract Management
Vertragsmanagement ist der Prozess der Verwaltung von Verträgen durch Abschluss, Verwaltung und Analyse, um die betriebliche und finanzielle Leistung einer Organisation zu maximieren und gleichzeitig finanzielle Risiken zu minimieren. Unternehmen stehen unter erhöhtem Druck, Kosten zu sparen und die Unternehmensleistung zu verbessern. Das Vertragsmanagement ist ein zeitaufwändiger Aspekt eines Unternehmens, was den Bedarf an einem effizienten und automatisierten Vertragsmanagementsystem unterstreicht.
Was sind Vertragsmanagementsysteme?
Das Vertragsverwaltungssystem ist eine fortschrittliche Möglichkeit, alle Ihre Verträge im Auge zu behalten. Dieses System verwendet Softwareprogramme, Daten und Anweisungen, um die Verwaltung rechtlicher Vereinbarungen einfacher und schneller zu machen und die Effektivität des Beschaffungsverfahrens zu erhöhen.
Mithilfe von Vertragsverwaltungssoftware können Unternehmen ihren Vertrag entwerfen, vereinbaren, unterzeichnen, erneuern, und während dies läuft, werden umsetzbare Daten gesammelt. Es hilft Anwälten und anderen Vertragsarbeitern, die manuelle Verwaltung physischer Verträge für Firmen zu ersetzen, um große Vertragsvolumina schnell zu bearbeiten, ohne mehr Personal einzustellen.
Warum ist Vertragsmanagement so wichtig?
80 % der B2B-Verkäufe sind vertraglich geregelt, daher können schlecht verwaltete Vertragsprozesse Unternehmen ernsthaften rechtlichen Gefahren aussetzen. Die IACCM stellte fest, dass 92 % der Zeit, die für Verträge aufgewendet wird, für den Prozess aufgewendet werden, was der Zeitverschwendung durch ineffiziente manuelle Vertragsabschlüsse ähnelt.
Die Fähigkeit eines Unternehmens, Geschäfte abzuschließen, kann unter mangelnder Geschwindigkeit leiden, und eine schlechte Vertragsverwaltung fördert Meinungsverschiedenheiten zwischen den Teams. Ein schlechtes Lifecycle-Management kann zu verpassten Fristen und hohen Verlängerungsgebühren führen. Eines der Hauptziele des Vertragsmanagements ist die Einrichtung eines Aufzeichnungssystems, um dieses Risiko zu verringern.
Wer nutzt Vertragsmanagement-Software?
Die Rechts-, Vertriebs-, Personal-, Beschaffungs- und Finanzteams sind die Hauptverbraucher von Vertragsmanagementlösungen, obwohl jedes Unternehmen seine eigenen besonderen Bedürfnisse haben wird.
#1. Anwaltskanzleien
Die Rechtsabteilung „besitzt“ häufig den Vertragsprozess in einem Unternehmen. Interne Rechtsteams verwenden Vertragsverwaltungssoftware, um ihre Vorlagen zu aktualisieren und regelmäßig Dokumente zu erstellen. Dies ermöglicht es ihren Kollegen im gesamten Unternehmen, dasselbe zu tun.
#2. HR-Gruppen
Die Personalabteilungen großer Unternehmen erstellen im Allgemeinen viele Verträge, da sie häufig neue Mitarbeiter einstellen. Die Personalabteilung verwendet in der Regel Vertragsverwaltungstechnologie, um Arbeitsverträge zu erstellen, die von Anwälten geprüft wurden, obwohl sie keine Anwälte sind. Einige Produkte interagieren mit den beliebten HR-Softwaresystemen Workday und Greenhouse.
#3. Verkaufsteams
Da sie alles hassen, was dem Abschluss von Geschäften im Wege steht, verwendet der Vertrieb normalerweise ein Vertragsmanagement-Tool, um Verträge schnell zu erstellen, anstatt dafür einen Anwalt beauftragen zu müssen. Benutzer von Vertriebssoftware wählen häufig Optionen, die mit der von ihnen täglich verwendeten Software funktionieren, wie z. B. Salesforce.
#4. Finanzgruppen
Finanzteams möchten in der Regel aus verschiedenen Gründen auf Verträge zugreifen. Sie müssen Verträge und Rechnungen auswerten und genaue Umsatzprognosen für ihr Unternehmen erstellen. Möglich wird diese Transparenz durch eine Vertragsmanagement-Software.
Die besten Top-Vertragsmanagementsysteme
Um die besten Vertragsmanagementlösungen, einschließlich Anpassung und Automatisierung, zu ermitteln, haben wir mehr als dreißig Anbieter anhand einer Reihe von Kriterien bewertet.
#1. DocuSign
DocuSign begann 2003 als E-Signatur-Unternehmen und wird von Unternehmen häufig verwendet, da es für alle Parteien benutzerfreundlich ist. Obwohl End-to-End-Lösungen für Workflows mit vielen Verträgen verfügbar sind, sind die E-Signatur-Pläne von DocuSign laut unserer Studie optimal für kleine Organisationen. Sie können dieses browserbasierte Programm online oder die mobile App von DocuSign für Android und iOS verwenden, um Ihre Verträge überall hin mitzunehmen. Wiederverwendbare Vorlagen, Empfängererinnerungen, Zahlungseinzug, Kommentarbenachrichtigungen in Echtzeit und Inhaltsrepositorys sind nur einige der Funktionen, die E-Signatur- und CLM-Programme bieten.
#2. Eintracht
Concord wurde 2014 gegründet und sein unkompliziertes Layout hilft Unternehmen dabei, Änderungen und Compliance während der gesamten Lebensdauer nachzuverfolgen. Es kann schnell eingerichtet werden und alle Pläne beinhalten eine vollständige Onboarding-Unterstützung. Mit einem personalisierten Genehmigungsverfahren, Berichten, Analysen und Benutzergruppen bieten sie außerdem eine Menge Flexibilität. Es hat Verbindungen zu Salesforce, DocuSign und Dropbox. Das Unternehmen verwendet sichere Rechenzentren und Verschlüsselungen, die den Branchenstandards der Banken entsprechen. Darüber hinaus profitieren Sie von strengen Versionierungsrichtlinien, die jedes Mal, wenn ein Feld hinzugefügt oder geändert wird, ein neues Protokoll erstellen und Ihnen einen zuverlässigen Audit-Trail liefern. Live-Bearbeitung, Redline, Kommentieren, Chat, Vorlagenspeicherung und intelligente Felder zum automatischen Ausfüllen sind einige der wichtigsten CLM-Funktionen.
#3. PandaDoc
Das 2011 gegründete Unternehmen PandaDoc ermöglicht es Ihnen mit seiner benutzerfreundlichen Software, die gesamte Laufzeit Ihrer Verträge zu verwalten. Dies bietet benutzerdefinierte Designs mit einem einfachen Drag-and-Drop-Editor für Rich Media. Darüber hinaus können Sie einzigartige Workflows, Verfahren und Regeln erstellen. Kunden schätzen die 15 Konnektoren für das Customer Relationship Management (CRM), darunter die mit HubSpot, Pipedrive und Microsoft Dynamics.
Für die PandaDoc CLM-Software sind Monats- oder Jahrespläne verfügbar, und Sie können bis zu 34 % sparen, wenn Sie jährlich zahlen. PandaDoc bietet spezialisierte Lösungen, wenn Sie ein Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)-konformes Programm benötigen. Seine leistungsstarken Tools wie die Inhalts- und Vertragsbibliothek, Vertragsvervielfältigung, E-Signatur, Echtzeitbenachrichtigungen sowie die Zahlungsabwicklung unterstützen Unternehmen in nicht unerheblicher Weise.
#4. ContractWorks
Seit 2012 bietet ContractWorks schnell zu installierende Software, die einfach zu bedienen ist. Aufgrund seiner KI-gestützten automatischen intelligenten Dokumentenkennzeichnung ist ContractWorks die perfekte Option für Ihre Automatisierungsanforderungen. Benutzer schätzen die einfache Bedienung, insbesondere die Drag-and-Drop-Download-Funktion und die textbasierte OCR-Suchmaschine, die Google ähnelt. Enthalten sind viele beliebte Funktionen, wie z. B. automatische intelligente Vertragsskizzen, Vertragsarchiv, Meilensteinbenachrichtigungen, automatische Aufzeichnung usw.
ContractWorks bietet eine Vielzahl von Anpassungsoptionen, einschließlich Branding und Berichten, mit denen Sie auswählen können, welcher Datenpunkt angezeigt werden soll. Das Planen, Freigeben, Exportieren und Speichern Ihrer Berichte ist sehr einfach. Die Professional- und Enterprise-Pläne des Programms bieten eine Salesforce-Verbindung.
#5. Agiloft
Der älteste Anbieter der Liste, Agiloft, wurde 1991 gegründet. Er wurde jedoch weiterhin häufig aktualisiert und bietet Zugang zu maßgeschneiderten Lösungen für Unternehmen jeder Größe. Dank der codefreien Einrichtung können Sie einzigartige Workflows, Routing-Verfahren, Berichte und sogar ein benutzerdefiniertes Dashboard erstellen, um Ihre Key Performance Indicators (KPIs) und Warnungen zu überwachen. Agiloft stellt eine Verbindung mit Google und Microsoft her, um das einfache Hochladen von Dokumenten mit den von Ihnen bereits verwendeten Geschäftsanwendungen zu ermöglichen. Jedes Unternehmen profitiert von kostenlosen Online-Schulungen, der Möglichkeit, Verträge zu verfassen, einer Klauselbibliothek und druckfertigen Verträgen
Enterprise-Contract-Management-Systeme
Um eine einfache und gründliche Verwaltung zu ermöglichen, kombiniert Enterprise Contact Management die Aufgaben eines Unternehmens in einem einzigen CLM-System. Enterprise Contact Management rationalisiert den Prozess, indem es automatisierte Systeme anstelle von ineffektiven menschlichen Vertragsmanagementtechniken verwendet. Eine Sammlung von Verträgen, Bedingungen und Vorlagen kann zur Standardisierung und zum bequemen Abruf organisiert werden, wenn Sie über ein computergestütztes Vertragsverwaltungssystem verfügen. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Enterprise-Contract-Management-Systeme;
#1. PandaDoc
Das erste auf unserer Liste von Enterprise-Contract-Management-Systemen ist PandaDoc. Durch die Eliminierung der arbeitsintensiven Komponenten des Dokumenten-Workflows hat PandaDoc mehr als 30,000 wachsenden Unternehmen zum Erfolg verholfen. Mithilfe von PandaDoc, einer umfassenden Plattform zur Automatisierung von Dokumenten-Workflows, können Teams mit hohem Wachstum viele Arten von digitalen Dokumenten erstellen, verwalten und unterzeichnen, darunter Angebote, Verträge und mehr.
#2. LinkQuadrate
Ein weiteres großartiges Tool, das Teil unserer Enterprise-Contract-Management-Systeme ist, ist LinkSquares. LinkSquares bietet echtes End-to-End-CLM mit Lösungen für Vorsignatur, E-Signatur und Nachsignatur, die bemerkenswert intuitiv sind, alle für die heutigen Rechtsteams entwickelt und von KI unterstützt. Die von LinkSquares angebotenen Funktionen umfassen ein nativ entwickeltes E-Signatur-Tool, proprietäre OCR, Volltextsuche, Vertragsvorlagen und Self-Service-Entwurf, benutzerdefinierte Berichte und Benachrichtigungen, Versionskontrolle, solide Integrationen und automatische Extraktion von mehr als 100 wichtigen Verträgen Daten, Klauseln und Bedingungen.
#3. DocuSign-CLM
Obwohl eSignature die Art und Weise verändert hat, wie viele Unternehmen Verträge handhaben, werden häufig manuelle Prozesse, Tabellenkalkulationen und E-Mails verwendet, um den Lebenszyklus vor und nach der Signatur zu verwalten, was den Unternehmensbetrieb verlangsamt, das Risiko erhöht und Kunden und Mitarbeiter verärgert.
Unternehmen können die Dauer des Vertragslebenszyklus verkürzen, indem sie DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) verwenden, das analoge manuelle Vorgänge in digitale automatisierte Workflows umwandelt. Das Ergebnis ist ein schnelleres Geschäftstempo, eine bessere Compliance und produktivere Mitarbeiter.
#4. DealHub.io
Die herausragende Revenue Platform von DealHub bietet den umfassendsten und integriertesten Revenue-Workflow für Ihr Unternehmen. Dank der Zero-Code-Plattform können Vertriebsteams neue und Abonnementgeschäfte abschließen und Interessenten von jedem Ort aus durch den Verkaufstrichter leiten.
#5. Accelo
Weltweit nutzen und bewundern namhafte Dienstleister Accelo für die effiziente Abwicklung der Kundenarbeit. Vom Interessenten bis zur Zahlung steuert die cloudbasierte End-to-End-Plattform alle Aspekte der Bereitstellung von Kundenarbeit, einschließlich Verkäufen, Projekten, Tickets, Vorschüssen, Stundenzetteln, Ressourcen und mehr, wo immer Sie sich befinden.
Accelo steigert die Produktivität, indem es Arbeitsabläufe rationalisiert und die Transparenz im gesamten Unternehmen und in den Teams verbessert. Führungskräfte können das Unternehmen dadurch besser führen und Experten können sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren. Durch den Einsatz robuster Automatisierung können Manager Projekte einfach pünktlich und innerhalb ihres zugewiesenen Budgets abschließen. Führungskräfte haben dank der sicheren und aktuellen Analysen von Accelo das Vertrauen, das sie brauchen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und so das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens sicherzustellen.
#6. ContractWorks
Das letzte auf unserer Liste von Enterprise-Contract-Management-Systemen ist ContractWorks. ContractWorks vereinfacht die Ausführung, Speicherung und Nachverfolgung von Unternehmensvereinbarungen. Mit seiner schnellen Implementierung, der einfachen Benutzeroberfläche und dem niedrigen Preis ab 600 $/Monat für unbegrenzte Benutzer macht ContractWorks Vertragsverwaltungssoftware für Unternehmen und Teams jeder Größe zugänglich. Zusätzlich zu den Tools, die Sie für die Verwaltung Ihrer Verträge benötigen, erhalten Sie ein Team engagierter Support-Spezialisten, die Ihrem Unternehmen helfen, das Beste aus Ihrem Vertragsportfolio herauszuholen.
Was ist ein Vertragsmanagementsystem?
Die Erstellung und Überwachung von Verträgen, Service Level Agreements (SLAs) und Einkaufsrahmenverträgen werden alle von einem Vertragsmanagementsystem (Contract Management System, CMS) übernommen, das auch als Control Lifecycle Management bezeichnet wird.
Welche Arten von Vertragsmanagement gibt es?
Es gibt drei Hauptarten von Verträgen: Festpreisvertrag (FP) Zeit- und Materialvertrag (T&M) Kostenerstattungsvertrag (CR)
Was sind die Vorteile eines Vertragsmanagementsystems?
Im Folgenden sind die wichtigsten Vorteile von Vertragsmanagementsystemen aufgeführt:
- Beschleunigung der Prüfung und Ausführung von Verträgen.
- Reduzieren Sie das Geschäftsrisiko und verbessern Sie die Compliance
- Eine einzige Quelle der Wahrheit, die die Vertragstransparenz erweitert.
- Bessere Verlängerungen können in kürzerer Zeit ausgehandelt werden.
- Dokumentenmanagement mit Mehrwert.
- Best Practices für Datenschutz und Vertragsschutz.
Was sind die vier Komponenten des Vertragsmanagements?
Die folgenden vier Komponenten bilden das Vertragsmanagement;
- Aufbau des Teams für Vertragsmanagement und Governance.
- Planung, Einrichtung und Ausführung der Vertragsverwaltung.
- Beziehungsverwaltung.
- Leistungsmanagement.
Was sind die Phasen des Vertragsmanagements?
Im Folgenden finden Sie sieben Schritte zur effektiven Verwaltung von Verträgen.
- Die Phase der Planung
- Vorvertragliche Phase.
- Die Übergabephase
- Vertragsphase.
- Vorläufige Erneuerungsphase.
- Nachvertragliche Zeit.
Welche Arten von Vertragsmanagement gibt es?
- Festpreisvertrag (FP)
- Zeit- und Materialvertrag (T&M)
- Kostenerstattungsfähiger Vertrag (CR)
Was sind die Vorteile des Vertragsmanagements
- Produktivität verbessern
- Zusammenarbeit
- Zeitersparnis
- Erhöht die Sichtbarkeit von Verträgen.
- Reduziert die Kosten.
- Verringert geschäftliche und regulatorische Risiken
Zusammenfassung
Anstatt Zeit damit zu verschwenden, Dinge mit herkömmlichen Methoden selbst zu erledigen, können Sie den Prozess automatisieren und Dinge in Rekordzeit erledigen. Da es einfacher ist, einen Vertrag mit Vertragsmanagementsystemen zu entwickeln, zu erneuern oder auszuhandeln, ist dies eine viel bessere Option, als zu versuchen, Dinge selbst zu tun.
- VERTRAGSRECHTSANWALT: Was Sie über einen Vertragsanwalt wissen müssen
- VERTRAGSMANAGEMENT-TOOLS: Was es ist, kostenlose Tools und Anwendungen
- Die wichtigsten Vorteile der Verwendung von Contract Lifecycle Management für kleine Unternehmen
- Beste Sales Enablement Tools 2023: (Top 15+ Picks)
Referenz
