Um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, ist es von entscheidender Bedeutung, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten. Aus diesem Grund verwenden die meisten Unternehmen ein Einstempelsystem. Über eine Online-Stempelkarte überwachen diese Systeme die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Sobald Sie herausgefunden haben, welche App zum Ein- und Ausstempeln die Anforderungen Ihres Unternehmens am besten erfüllt, ist die Optimierung der Anwesenheitsprozesse nicht mehr allzu schwierig. Möglicherweise wissen Sie jedoch nicht, was Sie bei der Auswahl einer App beachten sollten. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über das Einstempeln am Arbeitsplatz wissen müssen. Entdecken Sie den Stechuhr-Assistenten Entdecken Sie Lösungen für die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter, optimieren Sie Ihr Personalmanagement und sorgen Sie für eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten
Uhr in Arbeit
Basierend auf den Zeiten, zu denen die Mitarbeiter ihre Schichten ein- und ausstempeln, verfolgt ein Ein- und Ausstempelsystem die Anzahl der Stunden, die jeder Mitarbeiter gearbeitet hat. Danach werden Stundenzettel mit diesen Stunden für die Gehaltsabrechnung durch Arbeitgeber erstellt. Um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten, verwenden viele Unternehmen Stempelsysteme.
Das Zeiterfassungssystem wird von den Mitarbeitern verwendet, um sich zu Beginn bzw. am Ende eines jeden Arbeitstages ein- und auszustempeln.
Was sind die verschiedenen Arten von Stempelsystemen?
#1. Grundlegende Stechuhren
Die Verwendung von Stift und Papier zum Ausfüllen eines Formulars oder die Verwendung von Lochkarten oder Handlochuhren sind Beispiele für grundlegende Zeitmessgeräte.
#2. Softwaresysteme
Automatisierung von Ein- und Ausstempelvorgängen mit Zeiterfassungssoftware. Von den Mitarbeitern wird entweder ein digitales Stempelsystem oder ein Gerät wie ein Schlüsselanhänger verwendet.
#3. Biometrie
Verwenden Sie zum Einstempeln einen Scanner, der Ihr Gesicht, Ihre Fingerabdrücke oder Ihre Netzhaut liest.
#4. Stempeluhr-Apps
Apps für Mitarbeiter-Stempeluhren ähneln Softwareoptionen. Für die Echtzeit-Zeiterfassung werden sie jedoch direkt auf den Smartphones der Mitarbeiter installiert.
Best Practices für das Ein- und Ausstempeln
#1. Erstellen Sie eine klare Richtlinie
Das Aufstellen klarer Regeln für das Ein- und Ausstempeln ist von entscheidender Bedeutung. Um Verwirrung oder die Möglichkeit, dass sie missverstanden werden könnten, zu vermeiden, sollten Ihre Mitarbeiter diese nach ihrer Festlegung klar erläutern.
#2. Bieten Sie Anreize
Die erfolgreichste Methode, Ihre Mitarbeiter zur Einhaltung von Regeln zu ermutigen, ist häufig das Angebot von Anreizen. Am Ende des Monats könnten Sie dem Mitarbeiter, der sich ständig daran erinnert, ein- und auszusteigen, einen kleinen Anreiz bieten.
#3. Machen Sie es zu einem einfachen Prozess
Ihre Mitarbeiter können sich mit einer Zeiterfassungssoftware ganz einfach ein- und ausstempeln. Sie können es Ihren Mitarbeitern leicht machen, sich einzustempeln, und sie herausfordern, das Ausstempeln zu vergessen, indem Sie einfach zu bedienende Software implementieren.
#4. Schulungen anbieten
Gerade bei der Nutzung eines digitalen Systems kann sich nicht jeder Mitarbeiter schnell an das Ein- und Ausstempeln gewöhnen. Ihre Belegschaft wird es viel einfacher haben, wenn Sie zu Beginn der Beschäftigung gründlich und häufig schulen.
#5. Disziplinarmaßnahmen ergreifen
Das Ergreifen von Disziplinarmaßnahmen kann erforderlich sein, wenn Sie die anderen Verfahren implementiert haben, die Mitarbeiter jedoch immer noch nicht korrekt ein- und ausstempeln. Zunächst kann eine mündliche Verwarnung gegeben werden, und wenn das Problem weiterhin besteht, können schwerwiegendere Maßnahmen ergriffen werden. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass dies nur in extremen Fällen getan werden sollte.
Uhr in der Work App
Ein elektronisches Programm, das die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfasst, wird als Stechuhr-App bezeichnet. Über die App können sich Ihre Mitarbeiter einfach ein- und ausstempeln, und die App speichert diese Zeiteinträge digital.
Vorteile der Verwendung einer Uhr-in-App
# 1. Es schützt vor Zeitdiebstahl am Arbeitsplatz.
Papierstundenzettel und herkömmliche Zeitkarten machen es einfacher, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeiter aufgebläht werden und es zu Zeitdiebstahl kommt, was zu finanziellen Verlusten für Ihr Unternehmen führen kann.
#2. Bequemlichkeit.
Stundenzettel auf Papier sind unbequem. Die Zeit Ihrer Mitarbeiter wird verschwendet, um sie auszufüllen, und Ihre Zeit wird verschwendet, um sie zu bearbeiten und in Ihre Gehaltsabrechnungssoftware einzugeben. Der Prozess wird durch Stempeluhr-Software vereinfacht; Ihre Mitarbeiter können sich einfach über eine Desktop- oder mobile App einstempeln, und Sie haben Echtzeitzugriff auf ihre Zeiteinträge, anstatt ihre Arbeitszeittabellen manuell bearbeiten zu müssen.
# 3. Zusatzfunktionen
Zahlreiche Stempeluhr-Apps bieten eine Fülle zusätzlicher Funktionen, wie z. B. Anwesenheitssoftware, zusätzlich zur Verfolgung der Ein- und Ausstempelungen Ihrer Mitarbeiter. Dies macht es einfacher, die Anwesenheit nachzuverfolgen und Probleme mit der Anwesenheit der Mitarbeiter zu lösen. Es unterstützt auch Funktionen wie GPS-Tracking, mit denen Sie sicherstellen können, dass sich Ihre Mitarbeiter an den richtigen Einsatzorten und zu den richtigen Zeiten befinden, sodass Sie Ihr Unternehmen verwalten können.
Hier sind einige der besten kostenlosen Zeiterfassungsanwendungen, die Sie für Ihr kleines Unternehmen ausprobieren sollten.
#1. Clockify
Clockify, eine kostenlose Stempeluhr-App, enthält als eine seiner vielen Funktionen einen Stempeluhr-Kiosk. Dies ist hervorragend geeignet, um die Anwesenheit, Pausen und Urlaubszeiten von Mitarbeitern zu verfolgen und Benutzern die Möglichkeit zu geben, sich mit jedem Gerät einzustempeln, das sie für bequem halten.
Ihr Team kann den Timer verwenden, um sich mit Clockify über einen Webbrowser oder ein mobiles Gerät einzustempeln. Ein kostenloser Zeitschaltuhr-Kiosk, den Ihr Team verwenden kann, um sich mit seinem einzigartigen Pin ein- und auszustempeln, ist eine weitere praktische Funktion, die Clockify zusätzlich zum Timer bietet. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihrem Kiosk einen Namen zu geben, Ihre Teammitglieder einzubeziehen und eine PIN zu erstellen, mit der sich jeder einstempeln kann, wenn er mit der Arbeit beginnt.
Auf diese Weise kann jeder den Beginn seiner Schicht entweder mit seinem Gerät oder einem, das am Eingang für die Mitarbeiter vor Ort hinterlegt wurde, signalisieren. Auf der Kioskliste wird neben dem Namen jedes Mitarbeiters ein grüner Punkt angezeigt, sobald er einstempelt.
#2. Zeitcamp
Automatisiertes Ein- und Ausstempeln ist ein Service, den TimeCamp anbietet, jedoch nur mit ein wenig Unterstützung durch eine Zeiterfassung. Die Zeiterfassung überwacht die Computeraktivität und wechselt in den Ruhemodus, sobald sie aufhört.
Denken Sie jedoch daran, dass TimeCamp keine Stempeluhr-Lösung bietet. Wenn Sie also diese Stempeluhr-App verwenden, muss sich Ihr Team anmelden und den Timer jedes Mal manuell starten und stoppen, wenn es einstempeln möchte und raus. Es gibt vier verschiedene Preisstufen für TimeCamp: Solo (kostenlos), Basic (5.25 USD pro Benutzer und Monat), Pro (7.50 USD pro Benutzer und Monat) und Enterprise (ab 450 USD pro Monat).
#3. Heimatbasis
Darüber hinaus bietet die Homebase-App Tools für die Einstellung und Einarbeitung neuer Teammitglieder, die Mitarbeiterplanung und eine integrierte Messenger-App für eine bessere tägliche Kommunikation mit Ihrem Team. Homebase stellt wie Clockify seinen kostenlosen Plan einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern zur Verfügung.
Die Kosten für einen aktualisierten Plan liegen jedoch zwischen 14 und 70 US-Dollar pro Monat, wenn Sie der App weitere Funktionen hinzufügen möchten (z. B. Leistungsmanagement, Fern- und Außendienst oder HR-Funktionen).
#4. Stempeluhr-Assistent
Time Clock Wizard ist eine andere Zeiterfassungs-App, die eine kostenlose Basisversion bietet und jeden Monat zusätzliche Gebühren für den Zugriff auf mehrere erweiterte Funktionen (wie Aufgabenverwaltung, Mitarbeiterplanung und Gehaltsabrechnungsfunktion) berechnet.
Die kostenlose Basisversion von Time Clock Wizard bietet erweiterte Funktionen für Pläne, die zwischen 14.95 $ und 99.95 $ pro Monat kosten.
#5. Kumpel Punsch
ist ein webbasiertes Zeiterfassungsprogramm. Sie können die Benutzeroberfläche vollständig anpassen. Sie können den Buddy Punch in die meisten Gehaltsabrechnungsprodukte integrieren. Eine kostenlose 30-Tage-Testversion ist bei Buddy Punch erhältlich. Es stehen zwei verschiedene Preisstufen zur Verfügung: Zeit & Anwesenheit (25 $/Monat) und Zeit & Anwesenheit + Zeitplanung (35 $/Monat).
Ein- und Ausstempelrichtlinie
Das Verfolgen Ihrer Abfahrtszeit von der Arbeit wird als Ausstempeln bezeichnet. Häufig ist es wichtig, den Arbeitgeber über das Ende Ihrer Schicht und das Verlassen Ihres Arbeitsplatzes zu informieren. Arbeitgeber müssen jedoch über ein System verfügen, um die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu verfolgen. Infolgedessen haben die meisten Unternehmen einzigartige Richtlinien. Die Richtlinien, die sie verwenden, können Dinge abdecken wie:
- Die Zeit, zu der eine Arbeitskraft ein- oder ausstempeln kann.
- Wie sie ein- oder ausstempeln.
- Wie sie Pausen mit dem Einstempelsystem anzeigen
Bedeutung des Ein- und Ausstempelns bei der Arbeit
#1. Erhöhte Genauigkeit und Rechenschaftspflicht
Mit der Zeiterfassung ist es für Mitarbeiter viel schwieriger, ihre falsch gearbeiteten Stunden zu melden. Aus diesem Grund können Arbeitgeber sicher sein, dass sie ihre Mitarbeiter für die angemessene Zeit bezahlen und dass sie mit Überstunden ordnungsgemäß umgehen können.
#2. Einfachere Gehaltsabrechnung
Unternehmen können ihren Gehaltsabrechnungsprozess automatisieren, ihn einfacher und weniger fehleranfällig machen, indem sie eine genaue Zeiterfassung haben.
#3. Erhöhte Produktivität
Mitarbeiter werden wahrscheinlich härter arbeiten und produktiver sein, wenn sie wissen, dass ihr Arbeitgeber genau auf ihre Zeit achtet. Denn sie sind sich bewusst, dass Zeitverschwendung ihrem Lohn schadet.
#4. Erhöhte Flexibilität für Mitarbeiter
Mitarbeiter haben möglicherweise eine gewisse Flexibilität bei Ein- und Ausstempelverfahren. Ein Mitarbeiter kann ohne Angst vor Gehaltseinbußen früher ausstempeln, wenn er zum Beispiel eines Tages früher das Büro verlassen muss.
Wann sollten Sie bei der Arbeit einstempeln?
Die Mitarbeiter sind verpflichtet, sich vor Beginn ihrer geplanten Schicht zur Arbeit zu melden.
Warum muss ich mich bei der Arbeit ein- und ausstempeln?
Mit Hilfe dieses Verfahrens können Unternehmen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter nachverfolgen, sicherstellen, dass die Gehaltsabrechnung korrekt ist, auf Probleme wie anhaltende Überstunden oder hohe Fehlzeiten prüfen und vieles mehr.
Kann ich früher zur Arbeit kommen?
Aus welchen Gründen auch immer, Sie müssen zuerst die Zustimmung einholen. Die Stunde, zu der Ihr Arbeitstag beginnt, wird von Ihrem Chef festgelegt.
Werde ich bezahlt, wenn ich früher komme?
Jeder Stundenarbeiter ist gesetzlich verpflichtet, für jede geleistete Minute eine Vergütung zu erhalten. Wenn Sie früher anreisen, erhöht sich Ihr Verdienst, aber Ihr Arbeitgeber zahlt einen höheren Preis. Wenn Sie außerdem regelmäßig zu früh zur Arbeit kommen, kann dies zu zusätzlichen Überstundenvergütungen führen, die für Ihren Arbeitgeber kostspielig wären und Fragen aufwerfen könnten.
Was passiert, wenn Sie nicht zur Arbeit kommen?
Arbeitgeber könnten sich für Disziplinarmaßnahmen entscheiden. Je nach Schwere des Vergehens kann dies zu einer mündlichen Abmahnung, einer formellen oder schriftlichen Abmahnung, einer Suspendierung oder sogar einer Entlassung führen.
Lohnausfall: Arbeitgeber können die Zeit, in der der Arbeitnehmer nicht gearbeitet hat, vom Lohn des Arbeitnehmers abziehen. Dadurch kann Ihr Gehalt sinken.
Wie funktioniert ein Stempelsystem?
Das Einstempelgerät verbindet einen Mitarbeiter mit ihm, indem es die charakteristischen Merkmale eines Fingerabdrucks identifiziert. Bei der biometrischen Zeiterfassung werden zum Schutz der Mitarbeiterdaten nur bestimmte Merkmale – keine Fingerabdrücke – gespeichert.
Zusammenfassung
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen eine Stechuhr oder ein anderes System verwendet, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen, ist es entscheidend sicherzustellen, dass jeder seine Ein- und Auszeiten genau aufzeichnet. Dadurch kann verhindert werden, dass Arbeitgeber Arbeitnehmer für die Zeit bezahlen, die sie nicht aufgewendet haben.
Stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Team das Protokoll und die Vorschriften zur Zeiterfassung versteht. Wenn alles einfach und klar ist, erhöhen Sie Ihre Chancen, Stundenzettel reibungslos und genau auszufüllen.
Verwenden Sie Best Practices, identifizieren Sie ein System, das für Ihr Unternehmen effektiver ist, und kommunizieren Sie klar mit Ihren Mitarbeitern. Sie verwalten Ihre Arbeitszeiten und vermeiden Probleme mit der Gehaltsabrechnung oder Anwesenheit.
Häufig gestellte Fragen zur Arbeitszeiterfassung
Warum muss ich mich bei der Arbeit ein- und ausstempeln?
Mit Hilfe dieses Verfahrens können Unternehmen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter nachverfolgen, sicherstellen, dass die Gehaltsabrechnung korrekt ist, auf Probleme wie anhaltende Überstunden oder hohe Fehlzeiten prüfen und vieles mehr.
Was sind die verschiedenen Arten von Stempelsystemen?
- Grundlegende Stechuhren
- Biometrie
- Software System
- Stempeluhr-Apps
Was sind die Vorteile des Ein- und Ausstempelns bei der Arbeit?
- Besseres Gehaltsabrechnungssystem
- Erhöhte Verantwortlichkeit
- Verbesserte Produktivität
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Bibliographie
