Unternehmen müssen sich ständig weiterentwickeln und anpassen, um eine Vielzahl von Herausforderungen zu meistern, darunter technologische Veränderungen, der Aufstieg neuer Wettbewerber und Änderungen von Gesetzen, Vorschriften oder zugrunde liegenden wirtschaftlichen Trends. Andernfalls kann es zu Stagnation oder, noch schlimmer, zum Scheitern kommen. Ungefähr die Hälfte aller organisatorischen Veränderungsinitiativen scheitern, was unterstreicht, wie wichtig es für Manager und Führungskräfte ist, zu wissen, wie sie die Veränderung planen, koordinieren und durchführen. Wurden Sie beauftragt, eine bedeutende Veränderungsinitiative in Ihrem Unternehmen zu leiten? Möchten Sie beim nächsten Mal zeigen, dass Sie in der Lage sind, eine solche Initiative zu führen? Hier finden Sie einen Überblick darüber, was Change Management ist, die wichtigsten Schritte im Prozess und Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihre Managementfähigkeiten zu verbessern und Ihre Rolle effektiver zu gestalten.
Was ist Change Management?
Änderungsmanagement ist der Prozess der Führung von organisatorischen Veränderungen von Anfang bis Ende, einschließlich Änderungsplanung, -implementierung und -konsolidierung. Es bezieht sich darauf, wie Unternehmen mit Änderungen wie der Implementierung neuer Technologien, Änderungen an bestehenden Prozessen und der Verschiebung der Organisationshierarchie umgehen. Je nach Art der Änderung, die Sie vornehmen, kann dieser Vorgang unterschiedlich aussehen.
Warum ist Änderungsmanagement wichtig?
Die Erstellung eines Änderungsmanagementplans ermöglicht Organisationen einen reibungsloseren Übergang in Zeiten des Wandels. Sie können Änderungen anordnen, aber wenn Sie keinen Plan für die Implementierung, Überwachung und Berichterstattung über den Erfolg dieser Änderungen haben, bereiten Sie sich auf ein Scheitern vor. Das Änderungsmanagement gibt Ihnen mehr Kontrolle über den gesamten Prozess, was normalerweise einen kostspieligen Implementierungsplan und Investitionen unterstützt, unabhängig von der Art der Änderung, die Sie vornehmen möchten.
Im Folgenden sind einige der verschiedenen Ebenen des Änderungsmanagements aufgeführt:
- Organisatorische oder transformatorische Veränderung: Dies sind groß angelegte und umfangreiche Change-Management-Projekte. Diese Transformationen, wie z. B. die Änderung der Organisationshierarchie, die Einführung eines neuen Produkts oder die digitale Transformation, sind häufig dramatisch.
- Adaptive oder schrittweise Änderung: Diese Änderungsprojekte haben einen kleineren Umfang und beinhalten kleinere Änderungen an Produkten, Prozessen, Strategien und Arbeitsabläufen. Die Implementierung neuer Softwaretools, die Einstellung eines neuen Teammitglieds zur Lösung eines Problems oder die Aktualisierung einer Home-Office-Richtlinie sind Beispiele für adaptive Veränderungsprojekte.
- Individuelles Änderungsmanagement: Diese Veränderungsprojekte unterstützen Einzelpersonen bei der Bewältigung von Veränderungen, um in ihren Rollen voranzukommen und/oder bestimmte Ziele zu erreichen. Dies könnte das Erlernen einer neuen Fähigkeit beinhalten.
Nicht jede Change-Initiative passt genau in eine der Change-Management-Ebenen. Es ist durchaus möglich, dass sich die Ebenen überschneiden.
Angenommen, Sie ändern Ihr Organigramm und starten eine Weiterbildungsinitiative für bestehende Mitarbeiter. Wenn Workday auch implementiert wird, um Ihr Humankapitalmanagement zu rationalisieren, betrifft Ihre Änderung alle drei Ebenen.
Vorteile des Change Managements
Ein durchdachtes Change Management kommt allen Veränderungen zugute, ob groß oder klein. Ohne angemessenes Management werden Sie wahrscheinlich auf Hindernisse stoßen und Zeit und Geld verschwenden, da Veränderungen für Menschen oder Organisationen nicht selbstverständlich sind. Der Schlüssel zur Umsetzung nachhaltiger Änderungen ist das Änderungsmanagement.
Auf organisatorischer Ebene hat die Auseinandersetzung mit Change Management folgende Vorteile:
- Aktiv gegen interne Widerstände gegen Veränderungen ankämpfen.
- Legt klare Ziele für Veränderungsinitiativen fest, sodass Unternehmen den Fortschritt verfolgen können.
- Entwickelt effektive Strategien zur Implementierung von Änderungen, die standardisiert und auf verschiedene Änderungsprojekte in der gesamten Organisation angewendet werden können.
- Berücksichtigt und balanciert verschiedene Facetten des Wandels, einschließlich Menschen, Prozesse, Technologie und so weiter.
- Ermöglicht Einzelpersonen und Mitarbeitern, Änderungen schneller zu steuern und produktiver zu sein.
- Ermöglicht Organisationen, den ROI ihrer Transformationsprojekte zu ermitteln, indem der Erfolg von Veränderungsprojekten ermöglicht wird.
Arten des Änderungsmanagements
Abhängig von der jeweiligen Änderung, durch die Sie navigieren, können Sie verschiedene Best Practices und Theorien für das Änderungsmanagement anwenden. Überlegen Sie, wie Sie jede dieser vier Arten von Änderungen angehen könnten:
- Außergewöhnliche Änderung: isolierte Ereignisse, die die Erfahrung einer Person verändern, aber keinen signifikanten Einfluss auf mehrere Aspekte ihres Lebens haben. Eine Namensänderung zum Beispiel würde einige Personaldokumente und eine neue E-Mail-Adresse erfordern, würde aber nicht die Rolle der Person bei der Arbeit ändern.
- Inkrementelle Änderung: Änderungen, die eher allmählich als abrupt erfolgen, wie z. B. die Aufrüstung bestehender Technologien.
- Pendelwechsel: Ein plötzlicher Wechsel von einem Extrem zur entgegengesetzten Ansicht oder zum entgegengesetzten Zustand. Zum Beispiel der Wechsel von einem 100 % In-Office- zu einem 100 % Remote-Team.
- Paradigmenwechsel: Änderungen in Überzeugungen oder Werten, die als neue Norm verinnerlicht werden. Der erfolgreiche Übergang von einem synchronen zu einem hybriden Modell umfasst beispielsweise sowohl synchrone als auch asynchrone Kommunikation.
Prozessänderungsmanagement
Eine Reihe von Startbedingungen (Punkt A) und ein funktionaler Endpunkt (Punkt B) sind die beiden Komponenten eines Veränderungsprozesses. Der Zwischenprozess ist dynamisch und verläuft in Stufen. Die wichtigsten Schritte des Change-Management-Prozesses sind unten zusammengefasst.
#1. Machen Sie sich bereit für eine Veränderung in der Organisation
Eine Organisation muss sowohl logistisch als auch kulturell vorbereitet sein, um Veränderungen erfolgreich zu verfolgen und umzusetzen. Um die besten Geschäftsergebnisse zu erzielen, muss eine kulturelle Vorbereitung stattfinden, bevor Sie sich mit der Logistik befassen.
Die Führungskraft konzentriert sich darauf, die Mitarbeiter in der Vorbereitungsphase dabei zu unterstützen, die Notwendigkeit von Veränderungen zu erkennen und zu verstehen. Sie schärfen das Bewusstsein für die verschiedenen Herausforderungen oder Probleme, mit denen die Organisation konfrontiert ist, die als Agenten des Wandels agiert und Unzufriedenheit mit dem Status quo verursacht. Die frühzeitige Zustimmung von Mitarbeitern, die bei der Umsetzung der Änderung helfen, kann Reibung und Widerstand verringern.
#2. Entwickeln Sie eine Veränderungsvision und -strategie
Wenn eine Organisation bereit ist, Veränderungen anzunehmen, müssen Manager einen umfassenden und realistischen Plan für deren Umsetzung entwickeln.
Der Plan sollte folgende Informationen enthalten:
- Strategische Ziele: Inwieweit hilft diese Änderung der Organisation, ihre Ziele zu erreichen?
- Key Leistungsindikatoren: Wie wird der Erfolg bestimmt? Welche Messwerte müssen verschoben werden? Was ist die Ausgangslage für den aktuellen Stand?
- Projektbeteiligte und Team: Wer wird für die Umsetzung der Änderungen zuständig sein? Wer muss sich in jeder kritischen Phase abmelden? Wer übernimmt die Umsetzung?
- Projektumfang: Welche konkreten Schritte und Maßnahmen wird das Projekt umfassen? Was liegt außerhalb des Projektumfangs?
Obwohl ein strukturierter Ansatz wichtig ist, sollte der Plan auch alle Unbekannten oder Hindernisse berücksichtigen, die während des Implementierungsprozesses auftreten können und deren Überwindung Agilität und Flexibilität erfordern.
#3. Setzen Sie die Änderungen in die Tat um
Das Befolgen der im Plan beschriebenen Schritte zur Implementierung der erforderlichen Änderung ist alles, was nach der Erstellung übrig bleibt. Die Besonderheiten der Initiative bestimmen, ob dies Änderungen an der Unternehmensstruktur, Strategie, Systemen, Prozessen, Mitarbeiterverhalten oder anderen Aspekten nach sich zieht.
Change Manager müssen sich während des Implementierungsprozesses darauf konzentrieren, ihre Mitarbeiter zu befähigen, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um die Ziele der Initiative zu erreichen und kurzfristige Erfolge zu feiern. Sie sollten auch versuchen, Hindernisse zu antizipieren und sie, sobald sie identifiziert sind, zu verhindern, zu beseitigen oder abzumildern. Während des gesamten Implementierungsprozesses ist es wichtig, die Vision der Organisation den Teammitgliedern wiederholt zu kommunizieren, um sie an die Gründe für die Änderung zu erinnern.
#4. Integrieren Sie Änderungen in die Unternehmenskultur und -praktiken
Change Manager müssen nach Abschluss der Change-Initiative eine Rückkehr zum vorherigen Zustand bzw. Status quo verhindern. Dies gilt insbesondere für organisatorische Veränderungen, die Geschäftsprozesse wie Arbeitsabläufe, Kultur und Strategieformulierung betreffen. Ohne einen angemessenen Plan können Mitarbeiter, insbesondere während der Übergangszeit, zur „alten Vorgehensweise“ zurückkehren.
Rückfälle werden erschwert, indem Änderungen in die Unternehmenskultur und -praktiken integriert werden. Neue Organisationsstrukturen, Kontrollen und Belohnungssysteme sollten alle als Hilfsmittel zur Unterstützung bei der Modifikation von Stöcken angesehen werden.
#5. Bewerten Sie Fortschritte und Ergebnisse
Eine Veränderungsinitiative ist nicht unbedingt erfolgreich, nur weil sie abgeschlossen ist. Die Durchführung einer Analyse und Überprüfung, auch bekannt als „Projekt-Post-Mortem“, kann Unternehmensleiter dabei unterstützen, festzustellen, ob eine Änderungsinitiative erfolgreich, erfolglos oder mit gemischten Ergebnissen war. Es kann auch wertvolle Erkenntnisse und Lehren liefern, die auf zukünftige Veränderungsinitiativen angewendet werden können.
Tipps zum effektiven Umgang mit Veränderungen
Hier sind sechs wichtige Best Practices für das Änderungsmanagement, die Sie befolgen sollten, um einen effektiven Änderungsübergang zu gewährleisten, basierend auf unserer Erfahrung.
#1. Vermitteln Sie ein Gefühl der Dringlichkeit
Der Fokus liegt darauf, die Veränderung gemäß dem „Enhanced Kotter’s 8-Step Change Model“ als dringende und spannende Chance darzustellen. Sie müssen den von der Änderung Betroffenen zeigen, dass sie ihre Produktivität steigern und ihre Arbeit effektiver erledigen werden.
#2. In Phasen ausrollen
Indem Sie Ihre Initiative segmentieren, können Sie vermeiden, Ihr Team mit zu vielen Änderungen auf einmal zu überfordern. Kleine, allmähliche Änderungen sind einfacher umzusetzen als große, abrupte Änderungen.
Außerdem sollten Sie einen ersten Beta-Test mit einer kleinen Gruppe von Testern oder einer Abteilung durchführen. Sobald alle Fehler in der Beta-Phase ausgearbeitet sind, rollen Sie die Änderung auf eine große Gruppe und dann auf das gesamte Unternehmen aus.
#3. Widerstände ansprechen
Erklären Sie, wie sich die Änderung auf bestimmte Abteilungen und Personen auswirken wird. Indem Sie von Anfang an auf interne Zögern eingehen, können Sie Widerstände vermeiden und Ihren Mitarbeitern helfen, sich an Veränderungen anzupassen.
#4. Verwenden Sie eine Vielzahl von Trainingstechniken.
Nicht jeder lernt auf die gleiche Weise, daher ist es wichtig, eine Anleitung durch eine Vielzahl von Schulungsmethoden und Mitarbeiterschulungsformaten bereitzustellen. Sie sollten Ihren Endbenutzern und Mitarbeitern eine Vielzahl von Lernstilen anbieten, wie zum Beispiel:
- Traditionelles lehrergeführtes Training
- Online-Lernen mit einem LMS
- Videos
- In-App-Anleitung und On-Demand-Support
#5. Identifizieren Sie Change Agents
Ohne interne Unterstützung wird Ihre Initiative scheitern, bevor sie überhaupt begonnen hat. Change Leader inspirieren das Team als Ganzes, die Transformation fortzusetzen. Ihre Change Leader sollten ein Querschnitt aus Mitarbeitern aus den verschiedenen Abteilungen sein, die von der Veränderung betroffen sein werden. Diese Führungskräfte sollten in der gesamten Organisation beliebt sein und die Fähigkeit haben, Meinungen zu beeinflussen.
#6. Feedback anfordern
Ihrem Team zuzuhören ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, Ihren Change-Management-Prozess zu verbessern und eventuell vorhandene Bedenken oder Widerstände anzugehen. So erhalten Sie Anregungen zur Verbesserung zukünftiger Change-Rollouts und zur Einbindung einzelner Mitarbeiter in den Prozess.
So erstellen Sie einen Change-Management-Plan
Ein Änderungsmanagementplan wird Sie und Ihr Team durch den Übergang führen. Diese sechs Schritte zum Erstellen eines Change-Management-Plans (plus Change-Management-Vorlagen für den Einstieg!)
- Entwickeln Sie einen Änderungsvorschlag: Dies ist Ihr Argument dafür, warum die Änderung notwendig ist. Beschreiben Sie die Vorteile, Auswirkungen und Motivation der Änderung.
- Change Leader identifizieren: Dies sind Ihre lautstarken Unterstützer des Wandels, typischerweise die Geschäftsleitung und andere einflussreiche Führungskräfte. In diesem Change-Team ist es wichtig, verschiedene Rollen zu mischen.
- Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan für das Änderungsmanagement: Dies ist Ihre Strategie, um jeden Aspekt der Änderung an diejenigen zu kommunizieren, die davon betroffen sein werden.
- Veränderungsziele und KPIs festlegen: So verfolgen Sie den Erfolg (oder Misserfolg) verschiedener Aspekte der Veränderungsinitiative. Erstellen Sie einen Plan zur Analyse der Änderung nach der Implementierung, mit Zielen und KPIs, die mit den Geschäftszielen und -ergebnissen verknüpft sind. Machen Sie diese für alle in der Organisation sichtbar, um das Projekt bekannt zu machen.
- Investieren Sie in Change-Management-Tools: Software für Change Management und Mitarbeiterschulung sind Beispiele für solche Tools.
- Erstellen Sie einen Schulungsplan für das Änderungsmanagement: Darin wird beschrieben, wie das Training durchgeführt wird. Um personalisierte Änderungsschulungspläne zu erstellen, die für jede Rolle relevant sind, müssen Sie mit Abteilungsleitern und dem L&D-Team zusammenarbeiten.
Was sind die fünf Schritte des Change Managements?
Ein fünfstufiger Change-Management-Prozess
- Machen Sie sich bereit für eine Veränderung in der Organisation.
- Erstellen Sie einen Plan für Veränderungen und eine Vision.
- Setzen Sie die Änderung in die Tat um.
- Integrieren Sie Änderungen in die Unternehmenskultur und -richtlinien.
- Bewerten Sie Fortschritte und Ergebnisse.
Was sind die Prinzipien des Change Managements?
Für ein effektives Change Management sind vier Grundgedanken notwendig:
- Veränderung verstehen.
- Planänderung.
- Wandel umsetzen.
- Wandel kommunizieren.
Was sind die 6 Komponenten des Change Managements?
Erstellen, kommunizieren, übersetzen, implementieren, evaluieren und neu erstellen sind die sechs Elemente, die als notwendig für die erfolgreiche Implementierung und Bewältigung von Veränderungen identifiziert wurden. Die Elemente zwei bis vier bilden die kritische „Leistungskurve“.
Was ist der Zweck des Änderungsmanagements?
Das Ziel des Change-Management-Prozesses besteht darin, den gesamten Lebenszyklus aller Änderungen zu verwalten und die Implementierung vorteilhafter Änderungen mit der geringsten Unterbrechung der IT-Services zu ermöglichen.
Was sind die 10 Prinzipien des Change Managements?
- Die „menschliche Seite“ systematisch ansprechen
- Beginnen Sie oben.
- Alle Schichten einbeziehen.
- Präsentieren Sie das formale Argument.
- Eigentum fördern.
- Überbringen Sie die Nachricht.
- Bewerten Sie die Kulturlandschaft.
- Kultur klar ansprechen.
- Seien Sie auf das Unerwartete vorbereitet.
- Sprich mit der Person.
Was sind die 3 wichtigsten Arten von Veränderungen?
Entwicklungsveränderung, Übergangsveränderung und Transformationsveränderung sind die drei Arten von Veränderungen, denen sich alle Manager bewusst sein müssen.
Was sind Change-Management-Strategien?
Change Management: fünf wirksame Strategien:
- Machen Sie Anreizvorschläge.
- Kulturelle Werte neu bewerten.
- Autorität zeigen.
- Verteilen Sie die Verantwortung für Veränderungen.
- Finden Sie Change Agents, die sich für Sie einsetzen.
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Bibliographie
