Es kann schwierig sein zu wissen, wo man mit der Suche nach Informationen zu einem Thema mit so vielen verschiedenen Teilen wie Change Management beginnen soll. Dies trifft sehr zu, wenn es um Werkzeuge und Techniken zur Bewältigung von Veränderungen geht. Wo fangen Sie an, nach einigen dieser kostenlosen Tools für das Management von Veränderungen zu suchen? Nun, dieser Artikel kann Ihnen dabei helfen. Es informiert Sie über alles, was Sie über Tools und Techniken für das Änderungsmanagement wissen müssen, die Ihrem Unternehmen bei der Umstellung helfen können. Genießen!!
Was sind Change-Management-Tools?
Change-Management-Tools sind Anwendungen, die Unternehmen verwenden, um eine organisatorische Veränderung für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Kunden so reibungslos und unkompliziert wie möglich zu gestalten. So wie es zahlreiche organisatorische Veränderungs- und Change-Management-Modelle gibt, gibt es natürlich auch zahlreiche teure und kostenlose Change-Management-Tools.
Die richtigen Tools für das Änderungsmanagement hängen von der Art der Änderung ab, die Sie durchführen, und in der Phase des Änderungsmanagements, in der Sie sich befinden. Wenn Sie beispielsweise kürzlich eine große Abteilung in viele kleinere Abteilungen aufgeteilt haben, möchten Sie möglicherweise ein Feedback verwenden Tool, um Ihre Teams zu befragen und zu sehen, wie Sie die Effizienz jeder Abteilung verbessern können.
Die 7R des Change Managements
Dies ist eine Checkliste mit wichtigen Faktoren, die vor dem Einreichen einer Änderungsanfrage zu berücksichtigen sind. Diese vorbereitete Liste der 7R hilft dabei, die Ablehnung von Änderungen zum Zeitpunkt der Änderungsprotokollierung zu reduzieren. Die Checkliste besteht aus sieben einfachen Fragen, wie folgt:
#1. Wer hat die Änderung vorgenommen?
Bei so vielen Zugangspunkten, Quellen und Stakeholdern, die eine Änderung forderten, wurde es schwierig, eine Antwort auf diese Frage zu erhalten. Die beste Methode zur Lösung des Problems der Änderungsautorisierung ist die Entwicklung eines Systems, das alle Änderungen aufzeichnet. Dieses Aufzeichnungssystem hilft Ihnen bei Audits.
#2. Die Motivation hinter der Veränderung
Die Antwort auf diese Frage hat das Potenzial, Änderungen mit hohem Risiko und geringem geschäftlichem Nutzen abzuwenden. Ungeachtet der Ursache der Änderung sollten alle wesentlichen Änderungen einem vereinbarten Portfolioanalysekriterium unterzogen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Updates priorisiert werden.
#3. Die prognostizierte Rendite aus der Veränderung
Bevor Sie eine Änderung vornehmen, ist es sehr wichtig, den Return on Investment zu bewerten, um die Priorität zu bestimmen.
#4. Die mit der Änderung verbundenen Risiken
Alle Änderungen sind riskant. Manche Risiken lassen sich vermeiden, andere nicht. Berücksichtigen Sie die Gefahr, keine Änderung vorzunehmen, wenn Sie eine Änderungsanforderung genehmigen oder ablehnen. Niemand kann die genaue Höhe des mit einer Änderung verbundenen Risikos vorhersagen, aber er kann den Grad des Nachdenkens abschätzen, der erforderlich ist, bevor er Änderungen vornimmt.
#5. Die zur Implementierung der Änderung erforderlichen Ressourcen
Sie sollten die Verfügbarkeit und den Bedarf an Infrastrukturressourcen und Personalressourcen berücksichtigen, um eine Transformation durchzuführen. Berücksichtigen Sie auch die Auswirkungen von Änderungen auf andere Projekte, wenn Sie sie akzeptieren. Andere Projekte sollten von der Änderung nicht betroffen sein.
#6. Wer ist für die Entwicklung, das Testen und die Implementierung dieser Änderungen verantwortlich?
Diese Frage sollten die Projektverantwortlichen beantworten können. Die Verantwortung für das Change- und Release-Management sollte nachvollziehbar, umsetzbar und durchsetzbar sein.
#7. Die Beziehung zwischen der vorgeschlagenen Änderung und anderen Änderungen
Es kann schwierig sein, in einer komplizierten IT-Umgebung zu reagieren, in der viele Änderungen gleichzeitig stattfinden. Es ist notwendig, die Beziehung zwischen Änderungen über funktionale Grenzen hinweg zu bestimmen. Andernfalls kann es zu einer Verzögerung des Sitzungsplans kommen.
Antworten auf diese Bedenken zu erhalten, bevor Änderungen vorgenommen werden, hat viele Vorteile. Diese Fragen sind neben der Quantifizierung des mit der Änderung verbundenen Risikos ein wunderbarer Ansatz, um die Effektivität Ihrer Änderungsmanagementstrategie zu bestimmen.
Tools und Techniken für das Änderungsmanagement
Im Folgenden finden Sie eine Liste einiger Tools und Techniken, die für das Änderungsmanagement verwendet werden
#1. Whatfix
Whatfix ist eines der interaktiven Change-Management-Tools für die digitale Einführung, das Unterstützung beim Onboarding von Mitarbeitern bietet. Das Tool bietet auch kontinuierliche Schulungen, um eine erhebliche Lücke im digitalen Änderungsmanagement zu schließen. Die interaktiven Walkthroughs (Workflows) von Whatfix helfen Unternehmen beim Übergang zu neuen Technologien.
Durch individualisierte Einarbeitungs- und Schulungsprogramme führt diese Change-Management-Lösung die Mitarbeiter durch die einzelnen Verfahren in der neuen Technologie.
#2. Das BMC Remedy Change Management 9
Remedy Change Management 9 von BMC Software ist eine innovative IT Service Management (ITSM)-Plattform. Diese Change-Management-Software eignet sich für IT-Abteilungen, die verschiedene Change-Management-Prozessanforderungen dokumentieren und koordinieren müssen.
Change Manager können dieses Tool verwenden, um Anfragen zu bewerten, Änderungspläne zu erstellen und den Fortschritt der Implementierung zu verfolgen. Die Lösung umfasst auch Tools zur Unterstützung bei der Verwaltung neuer Versionen, wie z. B. Bereitstellungsverfolgung und automatische Benachrichtigungen an die Beteiligten.
Dieses Tool ist eines der Change-Management-Tools, das die Wahrscheinlichkeit einer fehlgeschlagenen Änderung um 40 % senken kann. Außerdem können Änderungsanforderungen, Nachverfolgung und Release-Management von einem Computer oder Mobiltelefon aus durchgeführt werden, wodurch es einfach ist, Releases von überall aus zu überwachen.
#3. Das StarTeam von MicroFocus
Das Änderungsmanagement-Tool von StarTeam soll Entwicklungsteams bei der Verbesserung ihres Softwarebereitstellungsprozesses unterstützen. Das Tool verbindet unterschiedliche und global verteilte Teams, indem es während des gesamten Transformationsprozesses eine einzige Quelle der Wahrheit bietet.
Um eine kontrollierte Verteilung sicherzustellen, können Entwicklungsmanager die kollaborative Umgebung verwenden, um Änderungen am Quellcode, Fehler, Funktionen und andere Assets zu verfolgen. StarTeam bietet auch angepasste Workflows, die den Weg für eine flexible, integrierte Workflow-Engine ebnen, die bei der Einrichtung des Prozesses und der Vorschriften für eine Softwareversion hilft.
#4. Kompass wechseln
Der Veränderungskompass ist, wie der Name schon sagt, eine Cloud-basierte Datenvisualisierungs- und Planungsanwendung, die als Kompass in Ihrem Veränderungsprozess dienen kann. Es ermöglicht Ihnen, Ihren Veränderungsprozess an einem einzigen Ort und über eine einzige Linse zu sehen.
#5. Die Rakete Aldon
Rocket Aldon behauptet, die einzige plattformübergreifende End-to-End-Konfigurations- und Änderungsverwaltungssoftware auf dem Markt zu sein. Es wurde entwickelt, um Entwicklungsteams bei Änderungsverfahren zu unterstützen.
Einer der Hauptvorteile dieses Programms ist, dass es für mehrere Personen gleichzeitig zugänglich ist. Dies ermöglicht es Managern, Änderungen basierend auf Apps und Aufgaben oder anderen erkennbaren Strukturen in Echtzeit anzuzeigen, anstatt die gespeicherte Struktur der Entwicklungsdateien.
Rocket Aldon bietet auch eine Application Lifecycle Management (ALM)-Lösung für Unternehmen an, die bei der Automatisierung des gesamten Softwarebereitstellungs- und Änderungsverwaltungsprozesses hilft.
#6. Der Giva eChange Manager
Der eChange Manager, eine Komponente der Service Management Suite von Giva, ist eine einfache ITIL-konforme Cloud-Anwendung. Es gehört zu den Change-Management-Tools, die in der Lage sind, ein starkes Berichtssystem bereitzustellen, das bei der ordnungsgemäßen Überwachung und Messung von Analysen und KPIs hilft.
Ein weiterer Vorteil dieses Tools besteht darin, dass durch die Anpassung und Einstellung per Mausklick keine Programmierer/Berater die Anwendung einrichten müssen.
#7. Schreiben
Wrike ist das, was sie professionelle Dienstleistungssoftware nennen. Es ist, soweit wir das beurteilen können, ein Projektmanagement-Tool. Es verfügt über eine robuste Sammlung von Funktionen.
Wrike unterstützt Unternehmen dabei, Ziele teamübergreifend auszurichten und zu verbinden, effiziente Prozesse durch die Kraft der Automatisierung zu schaffen und die Offenheit und Transparenz der Arbeit zu erhöhen.
Was sind die 5 Schlüsselelemente des Änderungsmanagements?
Einige Schlüsselelemente, auf die Sie in einem Änderungsmanagementsystem achten sollten, sind:
#1. Genehmigungsprozesse, die mühelos sind
Probleme mit dem Genehmigungsstatus sind für reibungslose Änderungsvorgänge von entscheidender Bedeutung. Da Änderungsanträge über Workflow-Phasen hinweg übertragen werden, müssen Sie die entsprechenden Genehmigungsprüfungen durchführen. Eine anständige Change-Management-Lösung verfügt über globale Genehmigungsstatusprüfungen, um sicherzustellen, dass Anfragen logisch gesendet werden, aber sie ermöglicht Ihnen auch, ein benutzerdefiniertes Genehmigungsskript zu erstellen, um Autorisierungen zu automatisieren.
#2. Automatisierung von Prozessen
Die Möglichkeit, Prozesse ohne Verzögerung, Unterbrechung oder Verwirrung von einem Benutzer auf einen anderen zu übertragen, ist wichtig für den Erfolg von Änderungen. Dies kann eine Herausforderung darstellen, wenn Sie sich darauf verlassen, dass Ihre IT- oder Supportmitarbeiter dokumentieren, was abgeschlossen wurde, und das Verfahren an den nächsten Benutzer weitergeben. Diese Prozesse können automatisiert werden, um einen reibungslosen Betrieb aufrechtzuerhalten und die Produktivität zu maximieren.
# 3. Governance-Instrumente
Eine starke Change-Management-Lösung umfasst integrierte Checks and Balances, damit Benutzer nicht nur verstehen, was sie tun müssen, sondern auch, wie und wann sie es tun müssen. Manager können beispielsweise Erinnerungen an regulatorische Standards festlegen, wenn bestimmte Änderungsprozesse durchgeführt werden. Diese einfachen Software-Change-Management-Tools können eine wichtige Rolle dabei spielen, dass Prozesse reibungslos und fehlerfrei ablaufen.
# 4. Datenverfügbarkeit
Wenn Benutzer, die Änderungsvorgänge durchführen, Zugriff auf die richtigen Daten haben, können sie effizienter arbeiten. Effektive Tools zur Datenvisualisierung sind entscheidend, um Benutzer bei der klugen und effizienten Verwaltung von Änderungsvorgängen zu unterstützen.
# 5. CAB-Fähigkeit
Tools, die bei der Bildung und Implementierung eines Änderungsbeirats helfen, helfen bei der Integration geschäftlicher und technologischer Ziele in Änderungsvorgänge. Ein CAB bringt IT- und Geschäftsanwender zusammen, um langfristige Änderungspläne zu erstellen, schnell auf unvorhergesehene Änderungsanforderungen zu reagieren und die Arbeit zu priorisieren, um den Wert zu optimieren.
Was sind die 4 Schlüsselfaktoren für Change Management?
Vier grundlegende Elemente für ein effektives Änderungsmanagement sind:
#1 Veränderungen erkennen
Um die Vorteile der Änderung effektiv zu kommunizieren, müssen Sie sie zuerst verstehen. Überlegen Sie also, warum Sie sich ändern müssen. Berücksichtigen Sie auch diese Fragen:
- Welche Ziele verfolgen Sie mit der Umstellung?
- Welche Vorteile hat die Umstellung für die Organisation?
- Welche positiven Auswirkungen wird die Veränderung auf die Menschen haben?
- Welche Auswirkungen wird die Veränderung auf die Arbeitsweise der Menschen haben?
- Was sollte der Einzelne tun, damit die Veränderung ein Erfolg wird?
Es kann auch von Vorteil sein, die negativen Folgen einer Nichtanpassung zu berücksichtigen. Gemäß der Veränderungsgleichung von Beckhard und Harris muss genügend Unzufriedenheit mit der alten Vorgehensweise vorhanden sein, damit Veränderungen stattfinden können. Die Menschen müssen auch glauben, dass die neue Methode überlegen sein wird und dass es einen klaren Weg dorthin gibt.
#2 Planänderung
Effektive Veränderungen geschehen nicht zufällig, und jeder Plan, den Sie entwickeln, muss für Ihr Unternehmen geeignet sein. Wie Change-Projekte gemanagt werden, ist von Organisation zu Organisation unterschiedlich. Einige haben sehr starre Änderungsverfahren, während andere offener und flexibler sind.
#3 Implementieren Sie die Änderung
Wie wir gesehen haben, gibt es viele Change-Management-Tools und -Techniken, die Ihnen bei der Durchführung Ihrer Transformation helfen. Das 8-Schritte-Veränderungsmodell von Kotter veranschaulicht beispielsweise, wie Sie Ihren Handlungen ein Gefühl der Dringlichkeit verleihen, um Dynamik zu entwickeln und alle zu inspirieren, Ihre Veränderungen zu unterstützen.
In der Zwischenzeit ermutigt Sie die Veränderungskurve, die Gefühle anderer Menschen im Auge zu behalten, während Sie Ihre Strategie umsetzen. Es zeigt die Phasen, die wir alle während des organisatorischen Wandels durchlaufen, von Schock und Ablehnung bis hin zur vollen Hingabe an die neue Strategie.
#4 Veränderungen kommunizieren
Kommunikation kann ein Game Changer im Change Management sein. Die Änderung, die Sie vornehmen möchten, muss für andere offensichtlich und relevant sein, damit sie verstehen, was Sie von ihnen wollen und warum sie es tun müssen. Allerdings müssen Sie auch den richtigen Ton treffen, um die gewünschte emotionale Reaktion hervorzurufen.
Funktionen des Änderungsmanagements
#1. Einschätzungen der Bereitschaft
Readiness-Assessments sind Tools, die den erwarteten Grad an Veränderungsresistenz Ihres Unternehmens analysieren. An dieser Stelle sollten verschiedene Faktoren Ihrer Organisation berücksichtigt werden. Zu diesen Faktoren gehören:
- Die gesamte Organisation
- Die Kultur und Geschichte der Organisation
- Ihre Arbeiter
- Ihre Unterstützer
- Der Umfang der Änderung.
- Der Einfluss wird sich auf jede spezifische Gruppe auswirken, wenn Sie jedes dieser Merkmale bewerten.
#2. Kommunikationsplanung
Effektive Veränderungen erfordern eine effektive Kommunikationsplanung. Dies ist einer der Eckpfeiler eines Änderungsmanagementplans, der kontinuierlich gepflegt werden muss.
Es reicht nicht aus, Ihren Mitarbeitern die Änderung nur einmal zu erklären. Wiederholung ist unerlässlich.
#3. Sponsoring-Roadmaps
Laut dem Project Management Institute ist Sponsoring das wichtigste Erfolgselement für den Erfolg von Projekt- und Veränderungsinitiativen.
#4. Ausbildung
Das Change-Management-Training ist die erste Form der Schulung, die Sie benötigen. Manager sollten wissen, was notwendig ist, um Veränderungen in ihren Abteilungen voranzutreiben.
Endbenutzerschulung ist eine weitere Form der Schulung, die Sie benötigen. Mit anderen Worten, die Mitarbeiter sollten darin geschult werden, neue Geschäftsabläufe zu befolgen und/oder neue ERP-Systeme zu verwenden. Dieses Training sollte auf die spezifischen Bedürfnisse jeder Gruppe zugeschnitten sein, die von der Änderung betroffen ist.
#5. Widerstandsmanagement
Es ist unpraktisch zu erwarten, dass jeder Mitarbeiter bei jeder Änderung vollständig mit an Bord ist. Es wird mit ziemlicher Sicherheit Unzufriedenheit, Meinungsverschiedenheiten oder offenen Widerstand geben.
Aus diesem Grund ist eine Resistenzmanagementstrategie unerlässlich. Wenn Widerstand proaktiv bekämpft wird, ist es weniger wahrscheinlich, dass er Ihr Projekt zum Scheitern bringt.
#6. Laufende Mitarbeiter-Feedbacks
Sobald eine Änderung durchgeführt wurde, müssen Sie deren Fortschritt überwachen. Der Input der Mitarbeiter kann Ihnen helfen, festzustellen, was funktioniert, was verwirrend ist und wo die Schwachstellen liegen. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um etwaige Schwierigkeiten zu beheben.
Wenn Sie Input zulassen, zeigen Sie den Mitarbeitern, dass Ihnen ihre Erfahrung am Herzen liegt und Sie sich dafür einsetzen, ihnen die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um mit Veränderungen umzugehen.
Zusammenfassung
Veränderungen sind eine Herausforderung, aber die Auswahl der richtigen Tools und Techniken für das Änderungsmanagement muss es nicht sein.
Hoffentlich finden Sie in diesem Artikel Ihre bevorzugten Software-Änderungsmanagement-Tools und -Techniken. Wir müssen jedoch immer daran denken, dass es bei erfolgreichen Veränderungen um Menschen geht, nicht um Werkzeuge. Besten Wünsche!
Häufig gestellte Fragen zu Änderungsverwaltungstools
Welches ist das effektivste Change-Management-Tool?
Die Auswahl von Change-Management-Tools wird praktisch immer von einigen wenigen Parametern bestimmt, wie z. B. Größe und Dauer der Änderung. Infolgedessen ist es schwierig, die „beste“ Change-Management-Lösung zu identifizieren; Systeme wie Wrike, JIRA und UserGuiding gehören jedoch zu den besten.
Kann JIRA zur Verwaltung von Änderungen verwendet werden?
JIRA Service Management ist ein hervorragendes Werkzeug zur Planung und Steuerung eines Änderungsprozesses, insbesondere eines, der die IT einbezieht.
Was ist eine Change-Management-Strategie?
Eine Change-Management-Strategie ist im Wesentlichen ein Plan, der erstellt wird, bevor Änderungen in einer Organisation umgesetzt werden. Dies ist unter vielen Umständen einer der wichtigsten Aspekte des Änderungsmanagements.
Referenz
- whatfix.com – Die 16 besten Change-Management-Tools zur Bewältigung von Veränderungen (2022)
- benutzerführung.com – Die EINZIGEN 6 Change-Management-Tools, die Sie benötigen, um Änderungen einfacher zu machen
- medium.com – 7 R des Änderungsmanagements
- serviceaide.com – 5 Schlüsselelemente des Änderungsmanagements
- mindtools.com – Die vier Prinzipien des Change Managements
- panorama-consulting.com – Schlüsselkomponenten einer Change-Management-Strategie
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