Fallmanagementsysteme sind Softwareanwendungen, die es Ihnen ermöglichen, den Überblick über alle Kundendaten zu behalten, die für die Bereitstellung effektiver Programme und Dienstleistungen erforderlich sind. Einige Unternehmen implementieren oder betreiben kein Fallmanagement in ihren Unternehmen. Durch die Implementierung wird Ihr Unternehmen wachsen. Es gibt auch Software für Einwanderungsunternehmen Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt jedoch auf Rechtssoftware-Fallmanagementsystemen für Anwaltskanzleien.
Was sind Case-Management-Systeme?
Case-Management-Software ist ein digitales System, das es Unternehmen ermöglicht, Informationen an einem zentralen Ort zu verfolgen und zu speichern und gleichzeitig darüber zu berichten. Fallinformationen stehen einer Vielzahl von Benutzern zur Verfügung, sodass die Beteiligten an Fällen zusammenarbeiten und Informationen in einer sicheren Umgebung austauschen können.
Ein Fallmanagementsystem kann in einem lokalen Netzwerk installiert oder über das Internet aufgerufen werden. Webbasierte Case-Management-Software ist am beliebtesten, da sie 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche verfügbar ist und von jedem Ort mit Internetverbindung aus aufgerufen werden kann. Sie ermöglichen es Ihnen, riesige Mengen an Informationen zu sammeln, auf die einfach und schnell zugegriffen werden kann (mehr als papierbasierte Ablagesysteme oder Excel). Sie können auch einige Datenanalyseaufgaben automatisieren, wodurch Sie Zeit sparen und Fehler reduzieren.
Case-Management-Systemsoftware ist ein digitales Tool, mit dem Unternehmen Fälle verwalten können. Fallmanagement bedeutet, detaillierte Aufzeichnungen über einen bestimmten Vorfall zu führen und alle diese Aufzeichnungen in einen bestimmten Pfad zu lenken. Verschiedene Case-Management-Systeme bieten verschiedene Funktionen. Sie unterscheiden sich auch nach der Branche, die sie unterstützen sollen.
Rechtsfallmanagementsysteme
Legal Case Management Systeme (LCMS) sind digitale Tools, mit denen Anwaltskanzleien ihre Rechtsfälle und Mandanten verwalten und organisieren. Es ermöglicht einen optimierten Arbeitsablauf und effizientere Abrechnungs-, Zeiterfassungs- und Dokumentenverwaltungsprozesse, sodass Sie sich auf abrechenbare Arbeiten konzentrieren können.
Die Software gibt Ihnen auch einen Überblick über die Fälle Ihrer Kanzlei und die damit verbundenen Details wie Fristen, Dokumente, Notizen, Rechnungen usw. Software für Rechtsfallmanagementsysteme wird in drei Typen eingeteilt. Tun sie;
#1. Fallmanagement-Software vor Ort
On-Premise-Lösungen werden auf Servern oder Computern in Ihrem Büro installiert und gehostet; Das bedeutet, dass jeder Endbenutzer eine Lizenz benötigt und Sie als Inhaber der Anwaltskanzlei für alle Aspekte der Plattformwartung, Datensicherheit und Verfügbarkeit verantwortlich sind.
#2. Generische Fallmanagement-Software
Einige der Server- und Wartungsprobleme, die durch On-Premise-Rechtssoftware aufgeworfen werden, werden durch den Cloud-basierten Aspekt der generischen Case-Management-Software angegangen. Allerdings ist nicht jede Cloud-basierte Lösung auf die spezifischen Anforderungen Ihres Personenschaden-Unternehmens zugeschnitten.
Diese Softwarelösungen für Rechtsfallmanagementsysteme können Sie bei einigen Aspekten der Verwaltung Ihrer Fälle von Personenschäden unterstützen, bieten jedoch nicht das spezifische und maßgeschneiderte Fallmanagement, das Sie benötigen.
#3. Praxisorientierte Case-Management-Software
Diese Rechtsfallmanagementsysteme sind cloudbasiert und praxisorientiert, sodass Sie das Beste aus beiden Welten erhalten. Personenschäden sind ein sehr spezifisches und spezialisiertes Tätigkeitsgebiet, wobei Aspekte von Fällen speziell auf Schadensersatzansprüche ausgerichtet sind; Case-Management-Software für Anwaltskanzleien für Personenschäden sollte dies widerspiegeln. Dies beinhaltet die Berücksichtigung spezifischer Arbeitsabläufe, Vorlagen und Erfolgshonorarvereinbarungen.
Case Management Systeme für Anwaltskanzleien
Anwaltskanzleien können manchmal endlos chaotisch sein. Anwälte, Rechtsanwaltsfachangestellte und Supportmitarbeiter müssen alle Aspekte mehrerer Fälle organisieren, analysieren und verwalten.
Anwaltskanzleien stehen zahlreiche Case-Management-Systeme (CMS) zur Verfügung. Sie müssen Software auswählen, die auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist. Jede Anwaltskanzlei ist anders und die Präferenzen der Anwälte können unterschiedlich sein. Glücklicherweise gibt es unten Optionen, mit denen Sie Fallmanagementsysteme für Ihre Anwaltskanzleien an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können.
#1. CASEPeer
Die leistungsstarken integrierten Tools von CASEpeer ermöglichen es Ihnen, den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens ständig zu bewerten, Möglichkeiten zur Mitarbeiterentwicklung zu identifizieren, effektiver über Kundenfälle zu kommunizieren und Produktivität und Ergebnisse zu maximieren. Es ist ausschließlich für Anwaltskanzleien für Personenschäden bestimmt. Dieses Cloud-basierte System beinhaltet zeitsparende und organisatorische Funktionen wie:
- Tools zur Nachverfolgung von Forderungen, Angeboten, Pfandrechten, Gebühren und Kosten bei der Abrechnung
- Dedizierte Erkennungsanfrage und Antwortverfolgung
- Kalender, der integriert ist
- Verjährung und automatische Benachrichtigungen
#2. FileVine
Es ist hochgradig anpassbar und ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Notizen, Dokumente, Kundenkommunikation und Kalender an einem Ort aufzubewahren. Weitere Merkmale sind:
- Mehrere Benutzer sind möglich.
- Die Fähigkeit der Kunden, SMS und E-Mail zu senden
- Verwaltung von Aufgaben und Fristen
- Es ist mit über 2,000 Programmen kompatibel.
- Eine gute Option für die Dokumentenverwaltung.
#3. Erhellen
Es ist eine umfassende Lösung für mittlere und große Anwaltskanzleien. Es basiert jedoch auch auf der beliebten Salesforce-Plattform, die von vielen Unternehmen für die Automatisierung und Analyse verwendet wird. Es enthält:
- Starke Sicherheit
- Aufgabenautomatisierung
- Das Dashboard kann angepasst werden, um wichtige Leistungsindikatoren zu verfolgen.
#4. Mein Fall
Mycase ist eine Fallmanagement-Softwarelösung, die Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Zahlungseinzug und Kalenderverwaltung umfasst. Es bietet eine kostenlose 10-Tage-Testversion, mit der Sie die Software testen und feststellen können, ob sie für Ihre Praxis geeignet ist. Einige seiner Hauptmerkmale sind wie folgt:
- Einfache und unkomplizierte Benutzeroberfläche.
- Anstatt Optionen hinzufügen zu müssen, umfasst eine einfache Preisstruktur alle Funktionen.
- E-Signaturen sind unbegrenzt.
#5. Clio-Verwaltung
Zu den verfügbaren Funktionen gehören Rechnungsstellung, Kontaktverwaltung, Dokumentenverwaltung, Kalender, Buchhaltung, Aufgabenverwaltung, Online-Zahlungen und Zeiterfassung. Es ist anpassungsfähig und bietet anpassbare Lösungen für kleine und große Unternehmen. Zu den Highlights von Clio gehören:
- Kundenportal für die sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten.
- Zeitachsen für Angelegenheiten zeigen, wer Änderungen vorgenommen hat und wann sie vorgenommen wurden.
- Es gibt ein separates Modul für Kundenaufnahme/Kundenbeziehungsmanagement.
#6. Probearbeiten
Trialworks ist eine Cloud-basierte Lösung, die von Prozessanwälten entwickelt wurde und Funktionen wie die mobile Fallaufnahme, Dokumentenverwaltung, Kalender und Prozessverwaltung umfasst. Einige Unterscheidungsmerkmale sind wie folgt:
- Auf Rechtsstreitigkeiten ausgerichtete Tools
- Basierend auf der bekannten Microsoft Office-Plattform
- Verfügbar als Software zur Verwendung in einem lokalen Netzwerk oder als Cloud-basierter Dienst.
- Datenbankkonvertierungsdienste sind verfügbar (als separater Dienst)
Law Ruler nutzt jetzt Fallverwaltungssysteme für Anwaltskanzleien, auf die mit Office 365 für einen einfachen Arbeitsablauf zugegriffen werden kann. Die detaillierten Dashboard-Analysen ermöglichen es Ihnen, den Fallstatus, die Leads und die Marketingleistung zu überwachen. Weitere Merkmale sind:
- Abrechnungsrechner sind integriert.
- Text- und E-Mail-Erinnerungen, die automatisiert sind
- Auf künstlicher Intelligenz basierender integrierter Click-to-Call-Dialer
Effektives Fallmanagement verbessert sowohl den Kundenservice als auch die Rechtsberatung. Wenn Sie sich nicht um die tägliche Logistik des Fallmanagements kümmern müssen, haben Sie mehr Zeit, sich Ihren Kunden zu widmen und an ihren Fällen zu arbeiten.
Software für Fallmanagementsysteme
Aufnahme, Fallverfolgung und Berichterstellung werden durch die Fallmanagement-Softwaresysteme optimiert. Es zentralisiert alle Fallinformationen, um eine einzige Quelle für aktuelle Informationen zu aktiven Fällen bereitzustellen. Die fortschrittlichste Case-Management-Software enthält auch ein Reporting-Tool für alle gesammelten Daten für Risikomanagement und Prävention.
Case-Management-Softwaresysteme ermöglichen Ihrem Unternehmen, alle Kundendaten an einem einzigen Ort zu speichern und zu verfolgen. Kontaktinformationen, Fallnotizen, Terminplanung, Verlauf, Kundenkommunikation und Abrechnung sind enthalten.
Softwareanforderungen für Fallmanagementsysteme
Über das einfache Fallmanagement hinaus geht die beste Kundensupport-Software weit darüber hinaus. Dies ist offensichtlich eine wichtige Überlegung bei der Auswahl einer Cloud-Plattform, sollte aber eher das absolute Minimum als das Hauptmerkmal sein. Hier sind einige Dinge, auf die Sie bei der Auswahl einer Cloud-basierten Kundenservice-Plattform achten sollten.
#1. Case Lifecycle Management, das anpassbar ist
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen. Ein Case-Management-System kann auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnitten werden. Logische Regeln in einer Reihe von Funktionen müssen festgelegt werden, um sie an die spezifischen Bedürfnisse einer Organisation anzupassen. Anpassbare Formularvorlagen sind für die Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Echtzeitfällen von erheblicher Bedeutung.
#2. Integration
Die Lösung sollte in der Lage sein, über flexible APIs mit externen Systemen zu kommunizieren, sodass Benutzer in Echtzeit eine bidirektionale Kommunikation zwischen der Plattform und relevanten Anwendungen und Netzwerken herstellen können.
#3. Analytischer Fortschritt
Umfassende Berichte und Analysen sollten von der Lösung bereitgestellt werden. Im Gegensatz zu herkömmlichen eindimensionalen Berichten können Sie mit Predictive Intelligence Analytics schneller auf Ihre Erkenntnisse reagieren. Mit einer robusten Analyse-Engine sollten Sie in der Lage sein, mehrere Datenquellen zu verbinden und abzufragen, was Ihnen neue Möglichkeiten zur Visualisierung Ihrer Daten und KPIs bietet. All dies bedeutet, dass Sie Bedürfnisse antizipieren und entsprechende Anpassungen vornehmen können.
#4. Individualisierter Kundenservice
Die meisten Case-Management-Systeme ermöglichen es Wissensarbeitern, mit Kunden über den Kanal ihrer Wahl zu interagieren. E-Mail, Telefon, Messaging-Apps und Live-Chat-Software sind alle Optionen.
Auch Kundenprofile mit allen relevanten Informationen und bisherigen Interaktionen sind sofort abrufbar. Kunden können sich wertgeschätzt fühlen, wenn Kundendienstmitarbeiter all diese Informationen zur Hand haben.
#5. Plattform mit mehreren Kanälen
Ein globales Fallmanagementsystem funktioniert mit einer Vielzahl von Geräten. Aufzeichnungen sind sicher für Daten, und Informationen sind über Android-, iOS- und Windows-Telefone, -Tablets und -Computer zugänglich. Unabhängig vom Medium sind alle Daten sofort mit der zentralen Datenbank synchronisierbar.
#6. Produktivitätshilfen
Eine Kundendienstplattform sollte auch die Produktivität steigern, indem sie automatisiert, kategorisiert und es Ihnen ermöglicht, mehrere Fälle gleichzeitig zu aktualisieren und abzuschließen.
#7. Portale für Self-Service
Kunden können auf Self-Service-Portale zugreifen, da sie Probleme selbst lösen können. Diese Portale enthalten jedoch in der Regel informative Artikel, eine FAQ-Seite, eine Community-Seite oder ein Forum. Diese Portale sind auch kritische Komponenten des Kundendienstes.
Was sind die Vorteile der Implementierung eines Case-Management-Systems?
Sie umfassen;
- Verbesserter und personalisierter Kundenservice.
- Effiziente Falllösung durch effektive Zusammenarbeit
- Updates in Echtzeit und schneller Zugriff auf Informationen
- Der Fernzugriff wird durch eine zentrale Datenverwaltung ermöglicht.
- Der Papierkram wird durch digitale Aufzeichnungen reduziert.
- Verbesserte Transparenz und Audit-Trails
Was sind die fünf Hauptaufgaben des Fallmanagements?
Der Fallmanager führt die primären Funktionen der Beurteilung, Planung, Förderung, Interessenvertretung, Überwachung und Bewertung in Zusammenarbeit mit dem Klienten und anderen an der Betreuung des Klienten beteiligten Gesundheitsfachkräften durch.
Welches Problem löst Case Management?
Fallmanagement ist ein kollaborativer Prozess, der Optionen und Dienstleistungen bewertet, plant, implementiert, koordiniert, überwacht und bewertet, um die Gesundheitsbedürfnisse von Einzelpersonen durch Kommunikation und verfügbare Ressourcen zu erfüllen, um qualitativ hochwertige und kostengünstige Ergebnisse zu fördern.
Durch Interessenvertretung, Bewertung, Planung, Kommunikation, Bildung, Ressourcenmanagement und Serviceerleichterung unterstützt Case Management Kunden dabei, Wohlbefinden und Autonomie zu erreichen.
Was sind die 4 Arten des Fallmanagements?
Innerhalb dieser Definition besteht ein erfolgreiches Fallmanagement aus vier Schlüsselkomponenten: Aufnahme, Bedarfsanalyse, Serviceplanung sowie Überwachung und Bewertung. Um den Kundenerfolg sicherzustellen, müssen Personaldienstleistungsunternehmen jeder Größe diese vier Komponenten korrekt implementieren.
Was sind einige Beispiele für Fallmanagement?
Sie sind;
- Mitarbeiterorientierung
- Bearbeitung von Ansprüchen
- Genehmigungen und Anfragen
- Fehlerverfolgung und Fehlermeldungen
- Anfragen für Dienstleistungen
Was ist Rechtsfallmanagement-Software?
Anwaltskanzleien können ihre täglichen Arbeitsabläufe mithilfe von Rechtsfallmanagement-Software automatisieren, die Aufgaben anzeigen, abrechenbare Zeit verfolgen und einen Kalender erstellen kann. Dies hilft Unternehmen, die Produktivität zu steigern und den Umsatz zu maximieren, wodurch ihre Unternehmen erweitert werden.
Case-Management-Software kann von Unternehmen als eigenständige „Best-of-Breed“- oder integrierte Komponente einer umfassenderen Praxismanagement-Plattform erworben werden (wobei die Case-Management-Funktionalität mit anderen gebündelt wird, wie z Anwendungen zur Verwaltung von Rechtsdokumenten). Der Großteil der Geschäftsabläufe des Unternehmens, einschließlich Buchhaltung, Berichterstattung und sogar Marketing, wird in der Regel von Praxisverwaltungslösungen abgewickelt. Case-Management-Systeme hingegen konzentrieren sich auf die kanzleiinternen Anforderungen an die Handhabung und Archivierung der Fall- und Mandantendaten. Die Komplexität dieser Systeme kann variieren, wie wir im folgenden Abschnitt ausführlicher besprechen werden.
Kunden, die eigenständige Case-Management-Software kaufen, sollten sicherstellen, dass das Produkt mit anderen Softwareprogrammen des Unternehmens verbunden werden kann, wie z. B. dem Dokumentenmanagementsystem oder der Plattform für die Rechtsbuchhaltung.
Was ist ein Case Manager?
Ein Fallmanager organisiert alle Schritte, die ein Vorfall, ein Ereignis, eine Anfrage oder eine Untersuchung unternehmen muss, um sein Ziel zu erreichen oder eine Lösung zu finden. Sie sind von Anfang bis Ende für die Prüfung, Planung, Durchführung, Bewertung und Berichterstattung über einen bestimmten Fall zuständig.
Zu den Aufgaben eines Fallmanagers gehören:
- Bewertung der mit einem bestimmten Vorfall, Kunden oder Mitarbeiter verbundenen Risiken, bevor dieser als Fall erfasst wird
- Entwicklung einer individuellen Strategie je nach gewünschtem Ergebnis
- Zusätzliche Hilfe von anderen Geschäftsleuten und Experten in einen Arbeitsablauf einbeziehen oder Personen mit externen Dienstleistern verknüpfen
- Verfolgen Sie die Zeitrahmen, Meilensteine und allgemeinen Statusaktualisierungen eines Falls
- Bewertung des Ergebnisses eines Falls und Erstellung von Berichten für das Unternehmen
Was sind einige Anwendungsfälle für das Fallmanagement?
Drei Arbeitsstile haben sich als besonders geeignet für eine Case-Management-Strategie herausgestellt. Unter ihnen sind, aber nicht beschränkt auf:
- Ermittlungsfallmanagement
- Verwaltung von Serviceanfragen
- Incident Management
Benötigt mein Unternehmen ein Case Management System?
Um diese Frage zu beantworten, denken Sie nach und fragen Sie sich:
- Wie sehen die aktuellen Fallbearbeitungsverfahren in Ihrer Organisation aus?
- Geben sie Ihren sachkundigen Mitarbeitern die Freiheit und Flexibilität, die sie benötigen, um Ihre Kunden bestmöglich zu betreuen?
- Haben Ihre Mitarbeiter Zugriff auf einen vollständigen Überblick über alle Daten, die sie benötigen, um ihre Aufgabe zu erledigen und Probleme zu lösen?
Wenn die Antwort darauf NEIN lautet, sollten Sie in dieser Situation möglicherweise eine Software für das Fallmanagement verwenden.
Zusammenfassung
Ein gutes Case-Management-System hilft Unternehmen, in allen geschäftlichen Aspekten erfolgreich zu sein. Ohne Fallmanagement in Ihrem Unternehmen könnten Sie Rückschläge erleiden und Ihr Unternehmen könnte nicht wachsen. Um dies zu vermeiden, benötigen Sie jedoch ein gutes Fallmanagementsystem. Dieser Artikel behandelt das „Fallverwaltungssystem“.
Häufig gestellte Fragen zu Case-Management-Systemen
Wie viele Case-Management-Modelle gibt es?
Für gemeinnützige Organisationen gibt es drei übergeordnete Fallmanagementmodelle und insgesamt sieben Untermodelle. Es ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, sie zu berücksichtigen und festzustellen, wie sich jede einzelne auf das allgemeine Wohlbefinden ihrer Kunden auswirken könnte.
Was sind die 6 Kernaufgaben des Case Managements?
- Screening.
- Beurteilung.
- Risikobewertung
- Planung
- Implementierung.
- Bewertung des Ergebnisses.
Wie binden Sie Kunden in das Case Management ein?
Ermutigen Sie den Klienten, sich Ziele zu setzen. Berücksichtigen Sie sowohl kurzfristige als auch langfristige Erfolge. Achten Sie darauf, dass Sie dem Kunden nicht Ihre eigenen Ziele oder die Ihrer Agentur aufdrängen, sondern ihn ermutigen, seine eigenen Ziele zu verfolgen.
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Bibliographie
