CALL-MANAGEMENT-SYSTEM: Wie es funktioniert

Wie oft haben Sie ein Unternehmen angerufen, nur um gehalten zu werden, oder Ihr Anruf wurde mehrmals weitergeleitet? Ja, mehrmals. Denken Sie nun an all die Male, in denen Sie ein Unternehmen angerufen haben und sofort mit der richtigen Person oder Abteilung verbunden wurden. Vertrauen Sie mir, es ist immer erstaunlicher, als ein paar Minuten warten zu müssen. Anrufern einen hervorragenden Kundenservice zu bieten, wird durch die Verwendung eines Anrufverwaltungssystems für Ihr Unternehmen vereinfacht. Während es kostenlose Anrufverwaltungssysteme gibt, werden Sie definitiv ein kostenloses Anrufverwaltungssystem für Ihr kleines Unternehmen sehen. Die folgenden Informationen enthalten alles, was Sie über Anrufverwaltungslösungen wissen müssen.

Was ist ein Anrufverwaltungssystem?

Ein Anrufverwaltungssystem ist ein Verfahren und eine Methode, die von Organisationen und Unternehmen verwendet werden, um eingehende Anrufe von Kunden zu verwalten und zu regulieren. Es ist ein System, das sicherstellt, dass Kunden zeitnah die besten Antworten auf ihre Anrufe erhalten, und Anrufer verfolgt, um die Verbindungen zu diesen Interessenten und Kunden zu stärken.

In den meisten Fällen ist die Anrufverwaltung sehr einfach. Es ist eher so, als ob Ihr Team ein Anrufverwaltungssystem einsetzt, das aus Tools, Prozessen und Routing-Anweisungen besteht, um das Anrufvolumen effektiv zu steuern. Das Call Center oder Contact Center Ihres Unternehmens nimmt eingehende Anrufe entgegen, die dann wiederholt werden. Das Call-Center-Automatisierung Der Ansatz, den Sie verwenden, um eingehende Telefonanrufe zu verwalten, wie z. B. Anrufweiterleitung, Nutzung des IVR-Menüs (Interactive Voice Response), Personalbestand usw., wird als „Anrufverwaltung“ bezeichnet.

Um beim Anrufmanagement zu helfen und Ihnen einen besseren Geschäftseinblick zu geben, sollte die von Ihnen verwendete Plattform über Analysen oder Dashboards mit Daten zu Ihren Anrufen (und sogar SMS-Textnachrichten und anderen Kanälen) verfügen. Je mehr Anrufe Sie erhalten oder je höher Ihr Anrufvolumen ist, desto wichtiger ist ein starker automatischer Anrufverteilungs- und Anrufverwaltungsplan.

Wie kann ich feststellen, ob ein Anrufverwaltungssystem erforderlich ist?

Ist ein Call-Management-System wirklich notwendig? Natürlich ist es das. Jedes Unternehmen muss eine integrieren. Im Allgemeinen sind drei Anfragen zu stellen, die als Schlüsselindikatoren dafür dienen, dass es an der Zeit sein könnte, eine zu bekommen.

#1. Arbeitet mein Unternehmen nach einem terminbasierten Zeitplan?

Dazu gehören Einrichtungen wie Arzt- oder Zahnarztpraxen, Autowerkstätten, Anwaltskanzleien usw. Unter diesen Umständen müssen Sie wahrscheinlich über die Verwendung eines Anrufverwaltungsprogramms nachdenken.

#2. Haben Anrufer eine Auswahl an Abteilungen, unter denen sie mich erreichen können?

Der Einsatz einer Anrufverwaltungssoftware mit einfach anpassbaren Weiterleitungsoptionen ist sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen über zahlreiche Abteilungen und Mitarbeiter innerhalb dieser Abteilungen verfügt.

Infolgedessen können Anrufer sich selbst durch Drücken einer Taste auf ihrer Tastatur weiterleiten, anstatt dass ein Mitarbeiter dies manuell tun muss, wodurch Sie sich den Ärger ersparen, sich mit Problemen bei der Anrufweiterleitung befassen zu müssen.

#3. Habe ich ein spezialisiertes Team, das eingehende Anrufe bearbeitet?

Beschäftigen Sie Personal an der Rezeption? ein Zentrum für eingehende Anrufe? (Oder haben Sie Pläne, ein Callcenter zu eröffnen?)

Ihr dediziertes Team zur Bearbeitung eingehender Anrufe kann seine Arbeitsbelastung mit Hilfe der Anrufverwaltungstechnologie erheblich besser verwalten. Es kann Ihnen auch wichtige Informationen über Ihre eingehenden Anrufe liefern und Sie dabei unterstützen, Problembereiche oder Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind.

Business-Call-Management-System

Management ist großartig, aber die Verwaltung eines geschäftlichen Anrufsystems ist eine der wichtigsten Aufgaben in jeder Art von Geschäft. Jedes Unternehmen, das ein erstklassiges Kundenerlebnis bieten möchte, muss ein Anrufverwaltungssystem integrieren. Das Anrufmanagement stellt sicher, dass Kunden und Verbraucher rund um die Uhr schnelle und zufriedenstellende Antworten auf ihre Anrufe erhalten.

Jedes Unternehmen kann eingehende und ausgehende Anrufe mithilfe eines Anrufverwaltungssystems effektiver bearbeiten und so das Anrufererlebnis für Kunden verbessern. Daher haben wir je nach Gesamtwert, den sie bieten, mehrere Lösungen evaluiert, um die Top 5 der Geschäftstelefonsysteme zu ermitteln. Ob es sich um ein kostenloses oder Premium-Anrufverwaltungssystem handelt, es besteht kein Zweifel, dass sie für ein Kundenbetreuungsprogramm notwendig sind.

#1. Nextiva

Benutzer können Anrufe, Voicemails, Faxe, Short Messaging Service (SMS)-Texte, Videokonferenzen und Teamnachrichten über das einfache Unternehmenstelefonsystem von Nextiva abwickeln. Es zeichnet sich durch wettbewerbsfähige Preise und ein riesiges gebührenfreies Minutenkontingent aus, das mit bis zu 12,500 das höchste aller Dienstanbieter auf dieser Liste ist. Eine Videokonferenzkapazität für 250 Personen ist ebenfalls enthalten. Eine mehrstufige automatische Telefonzentrale und kostenlose, professionell aufgezeichnete Begrüßungen gehören zu den vielen Funktionen, die in Premium-Plänen verfügbar sind.

Für kleine Unternehmen ist Nextiva eine großartige VoIP-Alternative, aber diejenigen mit einer globalen Präsenz müssen sich woanders umsehen. Darüber hinaus kosten seine Premium-Dienste mehr und bieten im Vergleich zu Konkurrenten wie RingCentral weniger Softwareintegrationen von Drittanbietern. Es lohnt sich, die oben genannten Optionen zu prüfen, wenn diese Mängel Ihre Hauptanliegen sind.

#2. Heuschrecke

Grasshopper ist ein virtuelles Telefonsystem, mit dem Sie Ihr privates Smartphone in ein Geschäftstelefon verwandeln können. Eine separate Telefonleitung und eine benutzerfreundliche Lösung für die Unternehmenskommunikation eignen sich hervorragend für kleine Unternehmen. Ähnlich wie bei Google Voice werden Verbraucher aufgefordert, ihre neue geschäftliche Telefonnummer mit ihrer aktuellen Telefonleitung zu verbinden.

Grasshopper bietet im Gegensatz zu den meisten VoIP-Unternehmen auf dieser Liste in jedem Paket Zugriff auf alle seine Funktionen. Die Anzahl der Telefonnummern und Nebenstellen ist der einzige Unterschied zwischen ihnen. Benutzer sollten sich darüber im Klaren sein, dass die Dienste im Vergleich zu den umfassenden UCaaS-Angeboten von Nextiva oder RingCentral eingeschränkt sind.

#3. Ring-Zentrale

Im Vergleich zu allen anderen Anbietern bietet die Unified Communications as a Service (UCaaS)- und VoIP-Softwarelösung von RingCentral das umfassendste Set an Anrufverwaltungstools. Die robuste Plattform ermöglicht es Ihnen, sie mithilfe offener APIs weiter an Ihr gewünschtes Kommunikationserlebnis anzupassen, und sie verfügt über eine lange Liste von etwa 300 App-Integrationen von Drittanbietern. Obwohl es nicht das günstigste auf dem Markt ist, sind die Kosten von RingCentral immer noch fair, wenn man bedenkt, wie umfassend es ist. Obwohl RingCentral ein fantastisches VoIP-Unternehmen ist, hat es immer noch gewisse Mängel. Es bietet keine kostenlosen Sprachbegrüßungen von Nextiva. Die komplexe Plattform kann auch für Neueinsteiger und Kleinunternehmer abschreckend und teuer sein, insbesondere wenn sie nur ein einfaches Geschäftstelefonsystem wie Grasshopper oder Google Voice verwenden.

#4. Google Voice

Google Voice ist eine großartige VoIP-Option für Personen, die Google-Apps in ihrem Arbeitsablauf verwenden. Neben grundlegenden Anrufverwaltungsoptionen wie Anrufüberwachung, Sperrung und Weiterleitung bietet es eine kostenlose virtuelle Telefonnummer. Sogar die kostenlose Version des Anrufverwaltungssystems Google Voice verfügt über eine visuelle Voicemail.

Trotz seiner erstaunlichen Einfachheit und seines Preises müssen Personen, die eine erweiterte Anrufverwaltung benötigen, woanders suchen. Google Voice ist ausschließlich für Personen mit geringem bis mittlerem Anrufvolumen konzipiert und bietet auf allen Ebenen nur wenige Funktionen. Schauen Sie sich stattdessen RingCentral oder Nextiva an, wenn Sie nach einer starken VoIP- oder UCaaS-Plattform suchen.

#5. Vonage

Kleine bis mittlere Teams, die Kundeninteraktionen auf einer einzigen Plattform verwalten möchten, können von den VoIP- und UCaaS-Plattformen von Vonage profitieren. Es gibt keine Beschränkungen für die Anzahl der Anrufe, SMS, Teamkommunikation oder Anrufverwaltungstools wie Besetztlampenfeld (BLF), Anrufblockierung und Anrufer-ID.

Vonage bietet auch einen robusten Satz von Tools für die Zusammenarbeit im Team. Anrufankündigungen, Anrufgruppen, Anrufüberwachung, Konferenzbrücken, Paging-Gruppen, Team-Messaging und Videokonferenzen sind einige dieser Funktionen.

Warum ist Business Call Management so wichtig?

Lösungen für die Verwaltung von Geschäftsanrufen können Sie Geld kosten. Ist dieser Aufwand gerechtfertigt? Hier sind einige Möglichkeiten, wie gutes Anrufmanagement Ihrem Unternehmen beim Wachstum helfen kann:

#1. Erstellen Sie ein positives Geschäftsimage

Sie bauen eine tiefere Verbindung zu Ihren Kunden auf, wenn Sie ihnen eine hervorragende telefonische Kundenbetreuung bieten. Wenn die Leute beobachten, dass ihre Anrufe kompetent bearbeitet werden, nehmen sie Ihr Unternehmen als organisierter wahr. Ein wesentlicher Teil davon besteht darin, sicherzustellen, dass keine Anrufe unbeantwortet bleiben, was durch den Einsatz einer zuverlässigen Lösung erreicht werden kann Anrufbeantworter.

#2. Überwachung der Marketingrendite

Ein effektives Call-Management-System unterstützt Sie bei der Überwachung der Wirksamkeit Ihrer Werbung, wenn Ihr Unternehmen auf Pay-per-Call-Marketing setzt. Das Volumen der durch die Kampagne generierten neuen Leads und die Anzahl der abgeschlossenen Verträge wird quantifizierbar sein.

#3. Steigerung des Umsatzes

Das ultimative Ziel der Anrufverwaltungslösung ist es, die Loyalität und Zufriedenheit der Kunden zu steigern. Wenn Ihre Dienstleistungen von Ihrer derzeitigen Kundschaft geschätzt werden, erhält Ihr Unternehmen mehr Empfehlungen.

#4. Beeinflussen Sie die Exzellenz des Kundenservice positiv

Eine gute Anrufabwicklung verbessert Ihr Kundenserviceangebot. Kunden rufen Sie eher an, wenn sie wissen, dass Sie nur einen Anruf von der Lösung ihres Anliegens entfernt sind.

#5. Binden Sie Ihre Kunden ein.

Sie können mehr über die Anforderungen Ihrer Kunden erfahren, wenn Sie sie richtig einbeziehen. Einige Kunden werden Ihrem Unternehmen hilfreiche Ratschläge geben, wie man sie besser bedienen kann. Ihr Unternehmen wird kundenorientierter und die Zahl Ihrer treuen Kunden hat sich deutlich erhöht.

Kostenloses Anrufverwaltungssystem

Eine der effektivsten Methoden, um Unternehmen zu stärken und ihre Abläufe zu ändern, ist die Verwendung kostenloser und Open-Source-Callcenter-Systeme. Das kostenlose Anrufmanagementsystem kann konvertiert und problemlos in bestehende Systeme integriert werden und ist einfach zu konfigurieren. Die Software garantiert eine insgesamt höhere Servicequalität bei geringem bis keinem Mehraufwand. Es sind mehrere kostenlose Anrufverwaltungssysteme verfügbar. Jeder von diesen behauptet, unterschiedliche Merkmale zu haben. Einige von ihnen sind jedoch mit versteckten Kosten verbunden. Überprüfen Sie daher so weit wie möglich, ob das von Ihnen gewählte kostenlose Anrufverwaltungssystem zusätzliche (oder laufende) Kosten verursacht.

#1. Qubiceln

Ganz oben auf unserer Liste der kostenlosen Anrufverwaltungssysteme steht Qubicles. Quibicles ist ein dezentrales kostenloses Anrufverwaltungssystem und eine Blockchain-basierte Callcenter-Plattform. Bei Qubicles ist das Zahlungssystem nutzungsabhängig und es fallen keine Lizenzgebühren an, was es von anderen Anrufverwaltungssystemen unterscheidet. Alle Qubicles-Funktionen sind im Rahmen des kostenlosen Plans für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern zugänglich, wobei die beiden kostenpflichtigen Pläne ein höheres Maß an Support und Schulung bieten.

Die Flow-Funktion macht es Callcenter-Mitarbeitern einfach, einem vorgegebenen Skriptpfad zu folgen, der von den aktuellen Kundenreaktionen abhängt. Es unterstützt einfaches Drag-and-Drop-Call-Scripting für zahlreiche Interaktionstypen. Darüber hinaus bietet es ACD-Anrufsteuerungstools, die die Verwaltung unendlich vieler eingehender Anrufe erheblich vereinfachen. Anrufbenachrichtigungen, Anrufverfolgung in Echtzeit, mehr als 30 Vorlagen für historische Anrufberichte, ausgehende SMS-Nachrichten, Agentenstatus, Anrufaufzeichnung, Click-to-Call und andere Funktionen sind als Extras enthalten.

#2. Bitrix24

Geschäftstelefonie, CRM, Instant Messaging und Team-Collaboration-Funktionen sind alle in der Bitrix24 Communication and Collaboration Suite enthalten, die sowohl online als auch offline verfügbar ist. Die kostenlose Edition von Bitrix24 hat die umfassendste Funktionalität aller anderen Tools auf dieser Liste, obwohl so viele Optionen ein wenig einschüchternd sein können. Es bietet bis zu 12 Benutzern kostenlose unbegrenzte eingehende Anrufe, 100 Minuten Anrufaufzeichnung, grundlegende Anrufstatistiken und mehr.

Benutzer können auch ein virtuelles PBX-System mieten, das unbegrenzte Telefonleitungen, Anrufweiterleitung, Anrufaufzeichnung, Anrufbenachrichtigungen, CRM-Call-Pops und mehr für nur 11.00 $ pro Monat bietet. Das kostenlose Abonnement bietet außerdem unbegrenzten Kontaktspeicher, Voicemail, aufgezeichnete Begrüßungen, Anruflisten, die aus Excel oder CSV importiert werden können, Chatnachrichten, Videokonferenzen und andere Funktionen.

#3. GOAutodial

GOautodial vermarktet sich selbst als Open-Source-Omnichannel-Contact-Center-Lösung, ähnlich wie Bitrix24. Zusätzlich zu eingehenden, ausgehenden und gemischten Anrufen bietet es REST-APIs für die Integration von Anwendungen von Drittanbietern. Darüber hinaus ist es nicht nur HIPAA-konform, sondern hat auch eine Betriebszeit von 99.99 %. Darüber hinaus umfasst es SIP- und Web-App-Firewall-Sicherheit zum Schutz vor Brute-Force-Angriffen. Bringen Sie Ihren eigenen VoIP-Anbieter mit oder nutzen Sie die kostenlose 30-Tage-Testversion des On-Demand-Kontaktsystems von JustGOcloud.

Benutzer profitieren von mehr nativen Funktionen als bei vielen anderen Plattformen auf dieser Liste, da es sich um einen Premium-Plan handelt. Die wichtigsten Funktionen sind Robo-Dialing, automatische Anrufverteilung, IVR, unbegrenzte Benutzerdurchwahlen, persönliche und teamweite Voicemail sowie manuelle, prädiktive und Vorschau-Anrufmodi.

#4. AnrufHippo

Das letzte kostenlose Anrufverwaltungssystem, das wir in Betracht ziehen, ist CallHippo. Über 5,000 Unternehmen, darunter Amazon und Honeywell, nutzen das virtuelle Telefonsystem CallHippo. Die Hauptfunktionen dieses virtuellen Telefons, das behauptet, Ihr virtuelles Telefon in drei Minuten einzurichten, sind Power Dialing-Modi, CRM-Verbindung und schnelle Anrufverfolgung. Den Benutzern stehen Telefonnummern aus über 50 Ländern zur Verfügung, einschließlich gebührenfreier und lokaler Rufnummern.

CallHippo kann bis zu 100,000 aufgezeichnete Anrufe pro Konto für einen Zeitraum von 90 Tagen speichern und erfasst automatisch sowohl eingehende als auch ausgehende Contact Center-Gespräche. Warme und blinde Anrufweiterleitungen werden unterstützt, und die intelligente Anrufweiterleitung umfasst zusätzliche Funktionen wie personalisierte Begrüßungen und Wartemusik. Das Smart Switch-Tool, das es den Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, die allgemeine Anrufkonnektivität zu verbessern, indem sie zwischen Telefonnetzen wechseln, ist eine weitere faszinierende Funktion. Anrufsperre, IVR-Anrufmenü, Anrufer-ID, Anrufaufzeichnung pausieren, ACD, SMS-Nachrichten, eine kostenlose Telefonnummer und andere Funktionen sind zusätzliche Funktionen.

#5. AVOXI

Die Cloud-Contact-Center-Software AVOXI ist spezialisiert auf virtuelle Telefonnummern. AVOXI ermöglicht zusätzlich zu herkömmlichen Callcenter-Funktionen wie Anrufaufzeichnung, einer virtuellen automatischen Telefonzentrale und Anrufweiterleitung die Zwei-Wege-Datensynchronisierung mit Ihren bevorzugten Customer-Relationship-Management-Softwarelösungen von Drittanbietern wie Salesforce, Zendesk, Zoho und HubSpot.

Darüber hinaus können sie jede AVOXI-Telefonnummer in die Lage versetzen, SMS-Textnachrichten zu senden und zu empfangen, was sogar eine weitere Kommunikationslinie eröffnet. Alle internationalen Anrufe in die USA und nach Kanada sind kostenlos. ACD und IVR, Softphone, Click-to-Call, Wissens-Datenbank, 24 / 7 KUNDENDIENST, Anrufsperre, CTI-Anruf-Screenpop und andere Features gehören zu den Extras.

Wie verwalten Sie Büroanrufe?

Hier sind 10 Aktionen, die Sie üben können, um ein professioneller Anrufbeantworter zu werden:

Antwort beim dritten Klingeln.
Senden Sie einen Gruß.
Lächle, während du sprichst.
Sei präzise.
Vermeiden Sie die Verwendung von Slang.
Optimistisch sein.
Fragen Sie, bevor Sie jemanden in die Warteschleife stellen.
Botschaften richtig erkennen.

Was ist die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Anrufverwaltung?

Indem Kundenanrufe an Mitarbeiter weitergeleitet werden, die am besten für die Bewältigung des Problems gerüstet sind, hilft ein Anrufverwaltungssystem Unternehmen, eine Lösung beim ersten Kontakt zu finden.

Was ist Call-Center-Software?

Es handelt sich um eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, eine Vielzahl von Kommunikationskanälen zu steuern, darunter soziale Medien, Live-Chat, Instant Messaging, SMS-Textnachrichten und Telefonanrufe.

Zusammenfassung

Ein funktionierendes Callcenter ist eine der Strategien, die Unternehmen anwenden, um Kunden zu gewinnen und zu halten. Es erhöht auch ihre Einnahmen im Laufe der Zeit. Es reicht jedoch nicht aus, nur ein funktionierendes Callcenter zu haben. Sie müssen sich bemühen, ein Call-Management-System einzuführen, das sicherstellt, dass die Anforderungen der Kunden in Ihrem kleinen Unternehmen zu jedem Zeitpunkt erfüllt werden.

Häufig gestellte Fragen zum Anrufverwaltungssystem

Was ist der Zweck des Anrufmanagements?

Es stellt sicher, dass Kunden schnell und zu ihrer Zufriedenheit Antworten auf ihre Anrufe erhalten. Es verfolgt auch Anrufer, um Beziehungen zu Kunden und Interessenten aufzubauen.

Welche 3 Arten von Callcentern gibt es?

Inbound
Outbound
Gemischte Callcenter

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