In der Geschäftswelt gibt es Best Practices, Standardarbeitsanweisungen und viele Arten von Prozessen. Prozesse helfen bei der Aufrechterhaltung der Ordnung und geben Regeln für einen reibungslosen Arbeitsablauf vor. Sie sind es, die Unternehmen am Laufen halten.
Business Process Management (BPM) ist eines der wichtigsten Werkzeuge, die ein Unternehmen nutzen kann. Lesen Sie weiter, um alles zu erfahren, was Sie darüber wissen müssen, einschließlich seiner Definition, vieler Arten, Vorteile und Anwendungen.
Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?
Business Process Management (BPM) ist eine Reihe von BPM-Tools und -Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, Agilität durch Prozessautomatisierung, -verwaltung und -optimierung zu erreichen. Der Zweck der BPM-Technologie besteht darin, die kontinuierliche Verbesserung, Skalierbarkeit und betriebliche Effizienz in einer Organisation voranzutreiben, indem End-to-End-Geschäftsprozesse analysiert, optimiert und verbessert werden, um strategische Geschäftsziele zu erreichen, z. B. die Verbesserung Ihres Kundenerlebnis-Frameworks.
Business Process Management (BPM) wird auch als Organisationsdisziplin definiert, bei der ein Unternehmen einen Schritt zurücktritt und alle diese Prozesse einzeln und gemeinsam betrachtet. Es bewertet die gegenwärtigen Bedingungen und schlägt Verbesserungsbereiche vor, um eine effizientere und effektivere Organisation zu schaffen.
Jede Abteilung in einem Unternehmen ist dafür verantwortlich, Rohmaterial oder Daten in etwas anderes umzuwandeln. Jede Abteilung kann für ein Dutzend oder mehr grundlegende Verfahren zuständig sein.
Was BPM nicht ist
- Geschäftsprozessmanagement BPM ist keine Software. BPM-Tools stehen zur Unterstützung bei der Implementierung von Standard- und automatisierten Geschäftsprozessen zur Verfügung. HappyFox Workflows beispielsweise unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung komplexer, mehrstufiger und sich wiederholender Geschäftsprozesse. BPM hingegen ist an und für sich kein Softwareprodukt.
- Aufgabenverwaltung ist nicht BPM. Aufgaben- oder Projektmanagement ist die Verwaltung oder Organisation einer Gruppe von Aktivitäten. Projektmanagement-Software wie Microsoft Project, Jira, Asana oder Trello kann bei der Verwaltung von Aufgaben und Ad-hoc-Projekten helfen. Business Process Management hingegen befasst sich in erster Linie mit wiederkehrenden und kontinuierlichen Vorgängen, die einem vorhersagbaren Muster oder Prozessmanagement folgen.
Was leistet Geschäftsprozessmanagement?
Schlechte Unternehmensabläufe können Chaos anrichten, wenn sie desorganisiert und unsystematisiert bleiben. Individuen nehmen nur einen kleinen Teil eines größeren Prozesses wahr. Nur wenige Menschen können die vollständigen Konsequenzen eines Geschäftsprozesses scannen und sehen, einschließlich dessen Beginn und Ende, der erforderlichen wichtigen Daten sowie aller Engpässe und Ineffizienzen.
Unverwaltete, chaotische Prozesse schaden Unternehmen und führen zu einem oder mehreren der folgenden Szenarien:
- Verschwendete Zeit
- Weitere Fehler
- Erhöhte Schuld
- Datenknappheit
- Unzufriedene Mitarbeiter
Unternehmen können ihre Prozesse verbessern, indem sie Geschäftsprozessmanagement einsetzen und sicherstellen, dass alle Vorgänge reibungslos ausgeführt werden.
Schritte des Geschäftsprozessmanagements im BPM-Lebenszyklus
Schritt Nr. 1: Entwerfen
Die meisten Prozesse enthalten ein Formular zur Datenerfassung und einen Workflow zur Datenverarbeitung. Erstellen Sie Ihr Formular und entscheiden Sie, wer für jede Aufgabe im Workflow verantwortlich ist.
Schritt Nr. 2: Erstellen Sie ein Modell
Erstellen Sie eine grafische Darstellung des Verfahrens. Legen Sie Details wie Fristen und Bedingungen fest, um ein klares Bild von der Abfolge der Ereignisse und dem Datenfluss durch den Prozess zu erhalten.
Schritt #3: Testen
Führen Sie das Verfahren durch, indem Sie es zunächst mit einer kleinen Gruppe testen und dann auf alle Benutzer ausrollen. Stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen nur für diejenigen zugänglich sind, die sie benötigen.
Schritt Nr. 4: Behalten Sie die Dinge im Auge.
Behalten Sie den Prozess im Auge, während er die Pipeline durchläuft. Um eine erfolgreiche Prozessüberwachung sicherzustellen, verwenden Sie die richtigen Metriken, um den Fortschritt zu bewerten, die Effizienz zu quantifizieren und Prozessengpässe zu lokalisieren.
Schritt #5: Verbessern
Beachten Sie alle Änderungen, die an Ihrem Formular oder Verfahren vorgenommen werden müssen, um es während der Untersuchung effizienter zu machen. Erwägen Sie Schritte zur Verbesserung der Unternehmensprozesse.
Best Practices für das Geschäftsprozessmanagement
Im Laufe der Zeit haben sich mehrere Best Practices für BPM, eine komplizierte Methode zur Prozessverbesserung, herausgebildet. Organisationen können die folgenden Richtlinien verwenden, um ihre Geschäftsprozesse effizient zu verwalten:
#1. Legen Sie konkrete Ziele und Zielsetzungen fest.
Es ist entscheidend, die gewünschten Ergebnisse eines Geschäftsprozesses zu identifizieren und sicherzustellen, dass der Prozess an den Gesamtzielen der Organisation ausgerichtet ist.
#2. Stakeholder in den Prozess einbeziehen.
Die Einbeziehung wichtiger Interessengruppen in die Gestaltung und Verwaltung von Geschäftsprozessen kann eine sichere Übernahme und Unterstützung von Prozessen unterstützen.
#3. Prozessdokumentation und -analyse
Die Dokumentation von Geschäftsprozessen kann Unternehmen helfen, zu verstehen, wie Dinge funktionieren, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und den Fortschritt im Laufe der Zeit zu messen.
#4. Nutzen Sie Ansätze zur Prozessmodellierung.
Flussdiagramme und BPMN sind zwei Beispiele für Prozessmodellierungsansätze, die Unternehmen helfen können, ihre Prozesse zu sehen und zu verstehen sowie mögliche Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren.
#5. Kontinuierliche Überwachung und Bewertung der Prozessleistung
Organisationen sollten die Leistung ihrer Geschäftsprozesse regelmäßig überwachen und messen und diese Informationen verwenden, um Fehler oder Schwierigkeiten zu erkennen und zu beheben.
#6. Investieren Sie in Technologie, um Abläufe zu automatisieren und zu optimieren.
Unternehmen können Automatisierung und Technologie nutzen, um ihre Prozesse zu rationalisieren und zu verbessern, den Bedarf an manueller Arbeit zu verringern und die Produktivität zu steigern.
#7. Fördern Sie eine Kultur der ständigen Weiterentwicklung.
Die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung kann Unternehmen dabei unterstützen, agil und anpassungsfähig zu bleiben und sicherzustellen, dass sich ihre Prozesse ständig weiterentwickeln, um sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.
Was sind die Vorteile des Einsatzes von Geschäftsprozessmanagement?
Business Process Management unterstützt Unternehmen dabei, sich auf eine vollständige digitale Transformation zuzubewegen und größere Unternehmensziele zu erreichen. Hier sind einige der Hauptvorteile der Implementierung von BPM in Ihrem Unternehmen:
#1. Verbesserte geschäftliche Agilität:
Um mit den Marktbedingungen Schritt halten zu können, müssen die Geschäftsabläufe einer Organisation geändert und optimiert werden. BPM ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsprozesse anzuhalten, Anpassungen vorzunehmen und neu zu starten. Durch das Ändern, Wiederverwenden und Anpassen von Workflows können Geschäftsprozesse reaktionsschneller werden und das Unternehmen erhält bessere Einblicke in die Auswirkungen von Prozessänderungen.
#2. Niedrigere Kosten und höhere Einnahmen:
Eine Business Process Management-Lösung beseitigt Engpässe, was im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Dies kann zu kürzeren Vorlaufzeiten für Produktverkäufe führen, Kunden einen schnelleren Zugang zu Dienstleistungen und Produkten bieten und zu höheren Verkäufen und Einnahmen führen. BPM-Lösungen können auch Ressourcen zuweisen und nachverfolgen, um Verschwendung zu reduzieren, Kosten zu senken und Einnahmen zu steigern.
#3. Grössere Effizienz:
Die Integration von Geschäftsprozessen hat das Potenzial, die Prozesseffizienz von Anfang bis Ende zu verbessern; Mit den richtigen Informationen können Prozessverantwortliche Verzögerungen genau überwachen und bei Bedarf zusätzliche Ressourcen bereitstellen. Automatisierung und die Eliminierung sich wiederholender Aufgaben tragen zu einer gesteigerten Effizienz in den Geschäftsprozessen bei.
#4. Größere Sichtbarkeit:
BPM-Software ermöglicht die Automatisierung und überwacht gleichzeitig wichtige Leistungsparameter in Echtzeit. Diese größere Offenheit führt zu einem besseren Management und der Fähigkeit, Strukturen und Verfahren effektiv anzupassen und gleichzeitig die Ergebnisse zu verfolgen.
#5. Compliance, Sicherheit und Schutz:
Ein umfassendes BPM stellt sicher, dass Unternehmen Standards einhalten und Gesetze einhalten. Durch die korrekte Aufzeichnung von Verfahren und die Vereinfachung der Compliance kann BPM auch die Sicherheitsmaßnahmen verbessern. Infolgedessen können Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu drängen, Unternehmenswerte wie private Informationen und Sachwerte vor Missbrauch, Verlust oder Diebstahl zu schützen.
Wann sollten Unternehmen Geschäftsprozessmanagement implementieren?
Hier sind einige Beispiele für Geschäftsprozesse, bei denen der Einsatz von BPM einen hohen ROI bringt.
- Dynamische Prozesse erfordern Änderungen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie z. B. eine Umstellung des Verbraucherinformationsmanagements als Reaktion auf Änderungen in der Finanz- oder Datenschutzgesetzgebung.
- Komplexe Geschäftsprozesse erfordern eine Koordination und Orchestrierung über mehrere Geschäftseinheiten, Abteilungen, Fachabteilungen oder Arbeitsgruppen hinweg.
- Messbare unternehmenskritische Prozesse, die einen kritischen Leistungsindikator direkt verbessern.
- Geschäftsvorgänge, die die Verwendung einer oder mehrerer Legacy-Apps erfordern, um abgeschlossen zu werden.
- Geschäftsabläufe haben Ausnahmen, die manuell und/oder zeitnah behandelt werden müssen.
Was sind die verschiedenen Arten von Geschäftsprozessmanagement?
BPM-Systeme werden nach ihrem Zweck klassifiziert. Die drei Kategorien des Geschäftsprozessmanagements sind wie folgt:
#1. Integrationsorientiertes BPM
Ohne viel menschliches Eingreifen handhabt diese Art von Geschäftsprozessmanagementsystem Vorgänge, die weitgehend zwischen Ihren bestehenden Systemen (z. B. HRMS, CRM, ERP) wechseln. Integrationszentrierte Lösungen für das Geschäftsprozessmanagement bieten mehrere Konnektoren und API-Zugriff, um die Erstellung schnelllebiger Prozesse zu ermöglichen.
#2. Menschenzentriertes BPM
Human Centric BPM bezeichnet Prozesse, die überwiegend von Menschen ausgeführt werden. Diese haben häufig zahlreiche Genehmigungen und Aufgaben, die von Personen erfüllt werden. Diese Lösungen zeichnen sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, einfache Benachrichtigungen und schnelles Tracking aus.
#3. Dokumentenorientiertes BPM
Wenn ein Dokument (z. B. ein Vertrag oder eine Vereinbarung) im Mittelpunkt des Prozesses steht, sind diese Business Process Management-Lösungen erforderlich. Sie ermöglichen das Weiterleiten, Formatieren, Verifizieren und Signieren von Aufgaben, während sie den Workflow durchlaufen.
Die meisten Geschäftsprozessmanagementsysteme sind in der Lage, Komponenten von all diesen zu kombinieren, obwohl sich jedes typischerweise auf einen Bereich spezialisiert.
Beispiele für Geschäftsprozessmanagement
#1. Personalwesen
Hatten Sie jemals das Gefühl, dass das Onboarding-Verfahren Ihres Unternehmens übermäßig kompliziert und chaotisch ist? Bringt Ihre Personalabteilung Kandidaten dazu, Papierformulare auszufüllen, die sie ermüden? Dies liegt daran, dass Ihre Personalabteilung die Prämisse des Geschäftsprozessmanagements (BPM) nicht versteht.
Durch die Verwendung von Geschäftsprozessmanagement können Sie Ihre HR-Vorgänge von Anfang bis Ende automatisieren und so Geld, Zeit und Papierformulare sparen. Hier sind einige Beispiele, wie Business Process Management Ihrer Personalabteilung helfen kann, ihre Prozesse zu verbessern:
- Genehmigen Sie die Stundenzettel Ihrer Mitarbeiter schneller.
- Einfaches Onboarding neuer Mitarbeiter
#2. Der Umsatz
In den meisten Firmen verbringt das Verkaufsteam viel Zeit mit der Abstimmung mit dem Team der Debitorenbuchhaltung (AR), um Verkaufsrechnungen begleichen zu lassen. Selbst kleine Fehler bei der Rechnungsstellung können die Karriere von Verkäufern zum Scheitern bringen. Hier kommt das Geschäftsprozessmanagement ins Spiel, da es den Rechnungsgenehmigungsprozess automatisiert und die Möglichkeit manueller Fehler und gegenseitiger Klärungen zwischen Verkäufern und dem AR-Team beseitigt.
Hier sind einige Beispiele dafür, wie Geschäftsprozessmanagement der Vertriebsabteilung helfen kann, ihre Prozesse zu rationalisieren:
- Reduzieren Sie die Länge Ihrer Verkaufszyklus-Workflows.
- Angebote und Rechnungen sind rechtzeitig zu übermitteln.
#3. Finanzen
Jeden Tag wird ein Finanzteam mit Papierformularen und E-Mails überschwemmt, da alles, was mit Geld zu tun hat, darüber laufen muss. Wenn beispielsweise das Anlagenverwaltungsteam 50 Computer kaufen möchte, übermittelt es das Angebot des Verkäufers zur Genehmigung an das Finanzteam. Dies ist nur ein Beispiel.
Überlegen Sie, wie viele E-Mails und Papierformulare sie täglich von mehreren Teams erhalten. Es ist für sie schwierig, all dies ohne ein vorhandenes System zu verwalten. All dies verwalten sie mit Business Process Management (BPM)-Software. Hier sind zwei Beispiele aus der Finanzabteilung, in denen Geschäftsprozessmanagement praktisch ist:
- Reiseanträge können mit einem Klick genehmigt werden.
- Erstellen Sie maßgeschneiderte Workflows für bestimmte Bedingungen.
Automatisierung des Geschäftsprozessmanagements (BPM).
Professionelle BPM-Software, die neben der reinen Prozessmodellierung Best-of-Breed-Technologien wie RPA, künstliche Intelligenz und Process Mining integriert, ist eine elementare Grundlage für die vollständige Geschäftsprozessautomatisierung, die ein entscheidender Bestandteil des digitalen Wandels ist. Process-Mining-Tools entdecken beispielsweise frühzeitig Automatisierungs- und Optimierungspotenziale, indem sie objektive Transparenz über toolbasierte Prozessauswertungen ermöglichen.
Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technik zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, indem Software-Roboter monotone Aufgaben übernehmen. RPA-Tools ermöglichen die Erstellung von strukturiertem Material für diesen Zweck sowie die Konfiguration von Software-Bots zur Durchführung von Transaktionen und zur Kommunikation mit anderen digitalen Systemen.
Die Anwendung dieser neuen Technologien führt zu erheblichen Wettbewerbsvorteilen wie höhere Prozessgeschwindigkeit, Kosteneinsparungen, verbesserte Prozessqualität und effizientere Arbeitsauslastung. Um jedoch die Automatisierung sinnloser Aufgaben zu vermeiden, sollte das Prozessmodell ganzheitlich bewertet werden, wobei prozessspezifische Automatisierungslösungen anstelle einzelner eigenständiger Bots angewendet werden.
Jede kompetente Geschäftsprozessmanagement-Technologie sollte die folgenden Merkmale enthalten:
Nachdem Sie nun verstanden haben, warum ein BPM-System erforderlich ist, finden Sie hier eine Liste der Eigenschaften, die ein gutes Geschäftsprozessmanagementsystem haben sollte.
- Anwendung zur visuellen Prozessdiagrammerstellung
- Formulardesigner mit Drag-and-Drop-Funktionalität
- Zugriffskontrolle basierend auf Rollen
- Unterstützung für mobile Geräte
- Administratorfunktionen, die extrem leistungsfähig sind
- SSO (Single-Sign-On)
- Kompatibilität mit bestehenden Softwaresystemen
- Analysen und Berichte
- Leistung einer großen Benutzerbasis
- Leistungsmetriken für den Prozess
Ähnelt BPM Aufgaben- oder Projektmanagement?
Geschäftsprozessmanagement ist nicht dasselbe wie Aufgabenmanagement (das sich auf einzelne Aufgaben konzentriert) oder Projektmanagement (das sich mit einmaligen oder unregelmäßigen Abläufen befasst).
Aufgabenmanagement ist der Prozess des Arrangierens oder Organisierens einer Gruppe von Aktionen, die sich aus einem Projekt ergeben. Diese Unternehmungen sind häufig einmalig und wiederholen sich nicht. Projektmanagement-Software wie „Microsoft Project“ kommt zum Einsatz, wenn diese Projekte gut organisiert sind, wie etwa bei Bauarbeiten. Trello, Asana und Kissflow Project sind hervorragende Tools für die Verwaltung von Aufgaben in Ad-hoc-Projekten.
Im Gegensatz zum Prozessmanagement befasst sich das Geschäftsprozessmanagement mehr mit sich wiederholenden und kontinuierlichen Prozessen, die einem vorhersagbaren Muster folgen.
Zusammenfassung
Geschäftsprozesse, die der Automatisierung zugänglich sind, werden häufig durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst. Beispielsweise kann die Einreichung einer Spesenabrechnung eine vordefinierte Abfolge von Ereignissen auslösen, die dazu führt, dass der Mitarbeiter eine Vergütung auf seinem Bankkonto erhält.
Im Gegensatz dazu ist Business Process Management (BPM) eine systematische Methode zur Verbesserung der Unternehmensabläufe. Wenn es erfolgreich umgesetzt wird, versteht jeder, wie er der Organisation helfen kann, ihre Ziele zu erreichen. Dies führt zu einem zufriedeneren, produktiveren Team, was zu zufriedeneren Kunden, höheren Umsätzen und geringeren Kosten führt.
- PROZESSMANAGEMENT-TOOLS: Bedeutung, kostenlose und beste Prozessmanagement-Tools
- BESTE POLITIK-MANAGEMENT-SOFTWARE: Bewertungen 2023
- Vertriebsautomatisierung: Bedeutung, Plattformen und Vorteile
- BESTE AUTOMATISIERUNGS-MARKETING-SOFTWARE: Funktionen und Preise
- MARKETINGABTEILUNG: Übersicht, Struktur, Rollen, Erwartungen (+kostenlose Tipps)
Bibliographie
