Heutzutage nutzen die meisten Menschen elektronische Mittel wie E-Mail, SMS und soziale Medien, um Gespräche miteinander zu führen. Sich die Zeit zu nehmen, Stift zu Papier zu bringen und sicherzustellen, dass Ihr Geschäftsbrief dem Standardstil entspricht, mag archaisch erscheinen, ist aber für Unternehmer wichtiger denn je. Ein gut geschriebener Geschäftsbrief kann Ihnen helfen, Ihren Standpunkt zu vermitteln, egal ob Sie jemanden ermutigen, einen Bericht zu lesen, sich einem möglichen Kunden vorzustellen oder Dankbarkeit zu zeigen. Geschriebene Briefe sind nach wie vor unerlässlich für die Kommunikationsstrategie eines jeden Kleinunternehmers. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Geschäftsbrief schreiben.
Was ist ein Geschäftsbrief?
Ein Geschäftsbrief ist ein formeller Brief, der in einem professionellen Ton verfasst und von einem Unternehmen an ein anderes gesendet wird. Diese Briefe können verwendet werden, um professionell mit Kunden, Mitarbeitern, Stakeholdern und anderen Personen zu kommunizieren. Auch Einzelpersonen können sie verwenden.
Ein gut geschriebener Geschäftsbrief kann auffallen, egal ob Sie versuchen, einen potenziellen Kunden über Ihr Produkt zu informieren, mit einer anderen Firma zusammenzuarbeiten, jemanden zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung zu drängen oder eine Dankesnachricht zu überbringen. Einen Geschäftsbrief zu schreiben ist jedoch ein Zeichen von Professionalität und Raffinesse; Es kann jedoch eine mühsame Anstrengung sein, wenn Sie mit dem Begriff, der in dem Brief kommuniziert wird, nicht vertraut sind.
Tatsächlich mag Ihnen die Idee von Geschäftsbriefen altmodisch und fremd erscheinen.
Sie fragen sich vielleicht, ob jemand noch elegantes Briefpapier und einen schlichten weißen Umschlag verwendet. Vielleicht ist es nur eine Sache der Vergangenheit, was mit E-Mail und SMS.
Darüber hinaus lässt sich nicht leugnen, dass das traditionelle Schreiben von Briefen auch heute noch einen wichtigen Zweck in der Geschäftswelt erfüllt. Untersuchungen zufolge erhält ein Büroangestellter im Durchschnitt täglich 100 E-Mails.
Dies weist darauf hin, dass das Senden eines Briefes an das Postfach einer Person und nicht an deren E-Mail-Posteingang die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass ihr Brief gelesen wird. Ein gut geschriebener Geschäftsbrief kann Ihnen helfen, sich von der Masse abzuheben, egal ob Sie versuchen, einen potenziellen Kunden über Ihr Produkt zu informieren, mit einer anderen Firma zusammenzuarbeiten, jemanden zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung zu drängen oder einfach nur Ihre Dankbarkeit auszudrücken.
Was sind die Arten von Geschäftsbriefe?
Geschäftskorrespondenz oder „Geschäftsbriefe“ ist an der Tagesordnung. Sie erleichtern es der Organisation, ihre Interaktionen mit externen Parteien sowohl zu verstehen als auch zu dokumentieren. Normalerweise schicken Unternehmen Briefe an andere Unternehmen. Es kann aber auch an einen Kunden oder Lieferanten geliefert werden. Der Arbeitstag eines Unternehmens ist ausgefüllt mit dem Schreiben eines Geschäftsbriefes in den unterschiedlichsten Stilrichtungen.
Ein Geschäftsbrief folgt normalerweise einem Standardformat, damit er klar und gut lesbar ist. Diesen Rahmen müssen Sie kennen und befolgen, wenn Sie gut kommunizieren und professionell auftreten wollen. Der Ruf eines Unternehmens spiegelt sich in jeder Art von Kommunikation wider, die es sendet. Deshalb sollten Sie Ihre Geschäftsbriefe richtig aufbereiten. Hier sind die Arten von Geschäftsbriefen:
#1. Verkaufsbriefe
Man kann mit Sicherheit sagen, dass Werbebriefe der typischste Stil für Geschäftsbriefe sind. Der Sinn dieser Briefe besteht darin, der Person von Ihrem Geschäft zu erzählen und sie zu ermutigen, etwas zu tun.
Aus diesem Grund ist die Eröffnungszeile eines Werbebriefs so entscheidend, um Wirkung zu erzielen. Sie können eine starke Behauptung aufstellen oder auf relevante Statistiken verweisen. Meistens stellte ein Werbebrief ein Produkt oder eine Dienstleistung Personen vor, die es noch nie zuvor verwendet hatten. Daher ist die Einhaltung des richtigen Formats für einen Geschäftsbrief von entscheidender Bedeutung.
Faktoren, die beim Verfassen eines Werbebriefs zu berücksichtigen sind:
- Erstellen Sie einen fesselnden ersten Absatz.
- Fügen Sie einen überzeugenden Call-to-Action ein, der erklärt, was der Kunde Ihrer Meinung nach tun wird.
- Achten Sie auf Kürze und Klarheit.
#2. Empfehlungsschreiben
Ein Empfehlungsschreiben wird von einem Fachmann über einen anderen Fachmann geschrieben, um dessen Fähigkeiten und Arbeitsmoral zu bestätigen. Dieses Schreiben wird auch als Referenzschreiben bezeichnet. Ein Referenzschreiben kann jemandem helfen, einen Job zu finden, aufs College zu gehen oder für eine andere berufliche Gelegenheit in Betracht gezogen zu werden.
Folgendes sind Bestandteile eines starken Empfehlungsschreibens:
- Relevanz des Vorschlags: Um die Glaubwürdigkeit des Autors zu begründen, sollten Empfehlungsschreiben die Verbindung des Autors zum Bewerber beschreiben. Empfehlungsschreiben werden in der Regel von jemandem verfasst, der den Kandidaten gut kennt, z. B. ein Kollege, Vorgesetzter, Mentor oder Ausbilder.
- Prüfung der Fähigkeiten des Bewerbers: Typischerweise nimmt die Empfehlung selbst den größten Teil des Anschreibens ein und enthält konkrete Angaben zu Qualifikation, persönlichen Eigenschaften, Berufswunsch und Eignung für die ausgeschriebene Stelle. Daher ist es wichtig, dass die hier ausgewiesenen beruflichen Qualifikationen direkt auf die empfohlene Stelle bzw. den empfohlenen Studiengang anwendbar sind.
- Beispiele: Der Autor sollte konkrete Beispiele für die gezeigte Kompetenz des Kandidaten während seiner Zusammenarbeit geben. Aus diesen Daten können Erkenntnisse über den guten Einfluss des Kandidaten auf seine Kollegen und früheren Arbeitgeber gewonnen werden.
- Zusammenfassung und Schlussfolgerung: Der abschließende Absatz eines Empfehlungsschreibens sollte die Qualifikationen des Kandidaten wiederholen und dem Leser die Kontaktinformationen des Verfassers liefern.
#3. Beschwerdebriefe
Ein Geschäftsbrief dieser Art drückt, wie der Name schon sagt, Unzufriedenheit mit einer Dienstleistung oder Ware aus. Es ist leicht, Ihren Emotionen freien Lauf zu lassen, während Sie über einen schlechten Service oder ein schlechtes Produkt sprechen. Ein Beschwerdeschreiben sollte professionell und klar verfasst sein. Sie möchten, dass Ihr Brief auffällt und es dem Empfänger leicht macht, positiv zu reagieren, also achten Sie darauf, dies zu tun.
Darüber hinaus wird der Empfänger eher geneigt sein, Ihnen zu helfen, wenn Sie in Ihrem Brief Empathie für ihn zeigen.
Tipps zum Erstellen eines effektiven Beschwerdeschreibens:
- Konzentriere dich auf das Endergebnis, während du den Brief schreibst.
- Sprechen Sie bestimmt, aber höflich.
- Achten Sie darauf, was Sie verkaufen. Verwenden Sie den Brief nicht als Plattform, um den Verfasser anzugreifen.
- Mitgefühl für die andere Person zu zeigen, kann helfen, Ihre Bedenken schneller zu lösen.
#4. Kündigungsschreiben
Wenn Sie Ihren aktuellen Job aufgeben möchten, ist es höflich, Ihrem Arbeitgeber schriftlich zu kündigen. Einige Unternehmen akzeptieren eine mündliche Kündigungsmitteilung, aber die meisten möchten, dass Sie einen Geschäftsbrief schreiben und versenden, um nachzuweisen, dass Sie Ihren Job aufgegeben haben.
Folgende Punkte sind in einem Kündigungsschreiben üblich:
- Kündigungsgründe: Geben Sie im ersten Absatz dieses Schreibens Ihre formelle Kündigung aus dem Unternehmen an.
- Kündigungsgrund: Abhängig von den Umständen möchten Sie Ihrem Arbeitgeber vielleicht mitteilen, warum Sie gehen. Einen neuen Job annehmen, wieder zur Schule gehen oder woanders hinziehen, sind Beispiele dafür.
- Termine: Geben Sie deutlich Ihren Endtag der Beschäftigung und das Datum an, an dem der Brief zugestellt wird. Ihr Unternehmen kann Ihre Abreise besser planen und einen Ersatz finden, wenn Sie diese Maßnahme ergreifen.
- Dankbarkeit: Eine Möglichkeit ist, dem ehemaligen Arbeitgeber für die im Job erworbenen Erfahrungen und Kenntnisse zu danken. Dies ist ein Akt der Professionalität, der Ihnen in Zukunft helfen kann, wenn Sie möglicherweise eine Empfehlung von Ihrem Arbeitgeber benötigen.
#5. Entschuldigungsbrief
Menschen sind für die Führung von Unternehmen verantwortlich, und Menschen sind fehlbar. Das Erkennen und Beheben dieses Fehlers ist entscheidend für den zukünftigen Erfolg des Unternehmens. Machen Sie den ersten Schritt in Ihrem Brief, indem Sie sagen: „Ich habe mich geirrt.“ Entschuldigen Sie sich dann aufrichtig und erklären Sie, was Ihr Unternehmen tun wird, um zukünftige Fehler zu vermeiden. Wiederholen Sie am Ende des Briefes Ihre Bitte um Vergebung.
Beachten Sie beim Verfassen Ihres Entschuldigungsschreibens Folgendes:
- Geben Sie Ihre Mängel zu.
- Neben dem Versenden eines Entschuldigungsschreibens sollten Sie in Betracht ziehen, persönlich Wiedergutmachung zu leisten.
- Der Brief sollte einen aufrichtigen Ausdruck des Bedauerns enthalten.
- Geben Sie die Änderungen oder Ergänzungen an, die implementiert werden sollen.
#6. Kündigungsschreiben
Ein Kündigungsschreiben ist ein angemessenes und effizientes Mittel zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses eines Arbeitnehmers. „Kündigungsschreiben“ ist ein Überbegriff für Schreiben wie Trennungsschreiben, Kündigungsschreiben und Vertragsbeendigungsschreiben.
Achten Sie beim Verfassen eines Kündigungsschreibens auf Folgendes:
- Kündigungstermin: An dieser Stelle sollten Sie dem Mitarbeiter die Kündigung und den effektiven Kündigungstermin mitteilen. Dies vermeidet Missverständnisse und gibt dem Arbeitnehmer Zeit, sich auf die Kündigung vorzubereiten.
- Kündigungsgründe: Vermeiden Sie Missverständnisse, indem Sie Ihre Begründung für die unfreiwillige Kündigung des Mitarbeiters glasklar und wahrheitsgemäß halten. Geben Sie nach Möglichkeit Beispiele an, um Ihre Behauptungen zu untermauern.
- Vergütung und zukünftige Leistungen: Skizzieren Sie als Nächstes alle Abfindungen oder andere Vergünstigungen, die sie erhalten, wenn sie ihre Position verlassen. Dies kann Gehalt, Urlaubsgeld oder andere fällige, aber nicht erhaltene Leistungen umfassen. Informieren Sie sie auch darüber, was mit ihrer Krankenversicherung, Lebensversicherung und Rentenkonten geschehen wird. Erinnern Sie sie an alle Vereinbarungen, die sie während des Onboarding-Prozesses unterzeichnet haben, wie z. B. eine Geheimhaltungsvereinbarung oder andere Unterlagen, die sich auf ihre Vergütung und Auszahlung von Leistungen auswirken könnten.
- Nächste Schritte: Beschreiben Sie abschließend bitte die nächsten Schritte des Mitarbeiters. Benachrichtigen Sie den Mitarbeiter über jegliches Firmeneigentum wie Mobiltelefone, Laptops, Schlüssel, Ausweise und Parkausweise, die er zurückgeben muss. Stellen Sie dann sicher, dass sie wissen, wie sie sich mit ihrem Personalvertreter in Verbindung setzen können, wenn sie weitere Bedenken bezüglich ihrer Bezahlung, Leistungen oder des Schreibens selbst haben.
Format eines Geschäftsbriefes
Es gibt eine Vielzahl von geschäftlichen Korrespondenzen, denen Sie im Laufe Ihrer Arbeit begegnen können. Anschreiben, Empfehlungsschreiben und alles dazwischen kann von einem gut geschriebenen Geschäftsbrief profitieren. Wenn Sie in Ihrem Schreiben überzeugender sein möchten, hilft es, sich über die Struktur und das Format eines Geschäftsbriefs zu informieren. Das Folgende ist ein Geschäftsbriefformat.
#1. Ihre Kontaktinformationen
Das Standard-Geschäftsbriefformat enthält oben die Adresse des Absenders. Wenn Sie keinen Briefkopf verwenden, sollte Ihre Adresse in der ersten Zeile Ihres Briefes über dem Datum stehen. Wenn Sie möchten, dass der Brief richtig geschlossen wird, stehen der Name und die Anrede des Absenders bereits am Ende. Lediglich die Hausnummer, der Ort und die Postleitzahl sind erforderlich. Hier ist ein Beispiel für die Darstellung Ihrer Kontaktdaten:
#2. Das Datum
Das Datum, an dem der Brief geschrieben wurde, ist in der Datumszeile enthalten. Wenn Ihr Brief jedoch mehrere Tage zum Schreiben benötigt, geben Sie das Datum, an dem er endgültig fertiggestellt wurde, in die Datumszeile ein. Verwenden Sie bei der Kommunikation mit amerikanischen Unternehmen das amerikanische Datumsformat. (In den Vereinigten Staaten kommt der Monat zuerst, wenn ein Datum geschrieben wird. Zum Beispiel der 2001. Juni XNUMX.)
Notieren Sie außerdem zwei Zoll unterhalb des Seitenanfangs das Datum. Richten Sie das Datum oder den Tabulator linksbündig in der Mitte der Seite aus und geben Sie es ein, je nachdem, welches Briefformat Sie verwenden. Letzteres setzt voraus, dass die Absenderadresse rechtsbündig auf dem Briefkopf steht.
#3. Die Adresse und Telefonnummer des Empfängers
Auf einem Geschäftsbrief sollten Sie nach dem Datum ein Leerzeichen setzen. Die Angaben zum Empfänger sind in einer neuen Zeile einzutragen. Verwenden Sie dieses Beispielformat für die Präsentation ihrer Daten:
Zu Händen von [Vorname], [Nachname], [Akkreditierung(en) oder Abschluss(e)],
Sie erreichen mich unter [Telefonnummer], [E-Mail-Adresse], [Stadt], [Bundesland] und [Postleitzahl].
#4. Eröffnungsgruß
Geben Sie denselben vollständigen Namen und Titel wie die interne Adresse an. Verwenden Sie nur den Vornamen, wenn Sie mit dem Empfänger vertraut sind und ihn normalerweise mit diesem Namen ansprechen würden (z. B. „Liebe Maria“). Verwenden Sie in allen anderen Fällen einen persönlichen Titel und einen Nach-/Familiennamen, getrennt durch einen Doppelpunkt. Überspringen Sie nach der Begrüßung eine Zeile.
Wenn Sie das Geschlecht der Person nicht kennen, verwenden Sie eine neutrale Begrüßung, wie ihre Berufsbezeichnung und dann ihren Namen. Wenn Sie das Geschlecht der Person nicht erkennen können, können Sie auch ihren vollständigen Namen zur Begrüßung verwenden.
#5. Der Körper
Wenn Sie das Block- oder modifizierte Blockformat verwenden, setzen Sie den gesamten Buchstaben in einen einzelnen Abstand und richten Sie die Absätze linksbündig aus. Zwischen jedem Absatz sollte eine Leerzeile stehen. Achten Sie beim Verfassen eines Geschäftsbriefes auf die gebotene Kürze. Denken Sie daran, mit einer herzlichen Begrüßung zu beginnen und dann Ihren Hauptpunkt direkt im ersten Absatz zu nennen. Der nächste Absatz sollte damit beginnen, zu argumentieren, warum das Hauptargument so entscheidend ist. Setzen Sie die Begründung in den folgenden Absätzen fort, indem Sie Kontext und Beweise liefern. Im letzten Absatz sollten Sie den Zweck des Schreibens wiederholen und in einigen Fällen um etwas bitten.
#6. Schlussgruß
Nach dem Hauptteil des Briefes ist es üblich, einen leeren Absatz zu lassen und dann einen guten Schlussgruß zu wählen. Einige typische Anreden am Ende eines Geschäftsbriefes sind:
- Herzlich
- Mit Freundlichen Gruessen
- Hochachtungsvoll
- Respektvoll
- Vielen Dank.
- Mit freundlichen Grüßen.
#7. Gehäuse
Fügen Sie unter Ihrer Unterschriftszeile eine Zeile mit der Aufschrift „Anlagen“ ein, um den Empfänger darüber zu informieren, dass dem Brief weitere Materialien, wie z. B. ein Lebenslauf, beigefügt sind. Eine Alternative besteht darin, den Inhalt des Umschlags anzugeben, indem jedes einzelne Stück Papier benannt wird. Wenn Sie beispielsweise eine große Anzahl von Papieren gesendet haben und sicherstellen möchten, dass der Empfänger sie alle liest, möchten Sie möglicherweise eine Liste ihrer Namen bereitstellen. Lesen Sie auch UNTERSTÜTZUNGSBRIEF: So schreiben Sie ein Unterstützungsschreiben.
Was sind die Bestandteile eines Geschäftsbriefes?
Obwohl viele verschiedene Arten von Briefen Formatierungsanforderungen haben und unterschiedliche Inhalte aufweisen, haben die meisten Geschäftsbriefe einige gemeinsame Elemente. Hier sind Teile eines Geschäftsbriefes.
- Kontaktinformationen
- Betreff
- Anrede/ Grüße
- Einleitung
- Detaillierte Informationen
- Zusammenfassung
- Unterschrift.
Wie schreibe ich einen Geschäftsbrief?
Briefe sind jedoch nach wie vor ein wichtiges Kommunikationsmittel im geschäftlichen Bereich. Das Verfassen eines beeindruckenden Anschreibens kann Ihnen helfen, eingestellt zu werden. Und Sie brauchen ein verlockendes Angebot, um jemanden zu gewinnen, der auf einer Veranstaltung Ihres Unternehmens spricht.
Fachleute verstehen oft nicht, wie wichtig gut geschriebene Geschäftsbriefe sind, weil sie diese Art der Kommunikation für altmodisch halten. Aus diesem Grund kann die Mehrheit der Menschen nicht einmal eine einfache erstellen. Hier sind Tipps zum Schreiben eines Geschäftsbriefes:
- Geben Sie Datum, Name, Firma und Adresse des Empfängers an.
- Die Verwendung von „Dear“ oder einer anderen formellen Begrüßung zeigt, dass Sie sich und Ihre Arbeit ernst nehmen.
- Erstellen Sie ein fesselndes Vorwort.
- Erklären Sie, warum Sie in den Hauptteil des Briefes schreiben.
- Ihre Nachricht sollte mit einer klaren Aufforderung zum Handeln enden.
- Verwenden Sie einen formellen Abschluss wie „Mit freundlichen Grüßen“, um Professionalität zu zeigen.
- Bitte unterschreiben Sie das Schreiben physisch.
- Geben Sie Ihre Kontaktinformationen ein, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Postanschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Was ist der Hauptzweck eines Geschäftsbriefes?
Geschäftsbriefe werden typischerweise verwendet, um Informationen zu übermitteln, Anweisungen zu erteilen, Fragen zu stellen, Anfragen zu stellen, Zahlungen zurückzuzahlen, Bestellungen zu erteilen, Ratschläge zu erteilen, Korrekturen vorzunehmen oder neue Fragen zu stellen. Zusammenfassend dient ein Geschäftsbrief in erster Linie dazu: Das Hauptziel eines formellen Geschäftsbriefes ist es, Informationen über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens bereitzustellen.
Zusammenfassung
Hier in diesem Artikel erfahren Sie, wie man einen professionellen Geschäftsbrief erstellt. Sobald Sie die vielen Arten von Geschäftsbriefen und die verschiedenen Formate für deren Verfassen kennengelernt haben, können Sie jederzeit einen professionellen Brief erstellen. Das Schreiben professioneller Briefe ist ein Kinderspiel, wenn Sie das Standardformat eines Geschäftsbriefs lernen.
Jetzt wissen Sie, wann es notwendig ist, mehrere Arten von Geschäftsbriefen zu verfassen. In diesem Fall können Sie Ihre Schreibkunst gut einsetzen.
Häufig gestellte Fragen zum Geschäftsbrief
Welchen Zweck hat ein Geschäftsbrief?
- Schließen Sie einen Deal ab
- Schaffung von Nachfrage
- Erweiterung des Geschäfts
- Aufbau der Beziehung
- Probleme lösen
Welche Merkmale zeichnen einen Geschäftsbrief aus?
- Die Dauer ist dabei vernachlässigbar.
- Auf den Punkt gebracht. Es macht seine Punkte kristallklar und ermutigt den Leser zu weiteren Aktionen.
- Es zeigt Höflichkeit.
- Der Ton ist das ganze Stück über eher ernst.
- Es ist fehlerfrei.
Wozu brauchen wir also Geschäftsbriefe und was bewirken sie?
Es gibt eine Vielzahl von Zwecken für das Verfassen eines Geschäftsbriefs, darunter das Anfordern von Informationen oder das Ergreifen von Maßnahmen des Empfängers, das Aufgeben einer Bestellung bei einem Lieferanten, das Korrigieren des Missverständnisses des Empfängers, das Bereitstellen einer sofortigen Antwort, das Bedauern einer Straftat oder das Ausdrücken des guten Willens.
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