Jedes Geschäft ist mit einem gewissen Risiko verbunden. Und wenn Ihr Unternehmen sich ausdehnt, verstärken sich diese Risiken und haben ein größeres Schadenspotenzial. Auch wenn Sie Ihr Unternehmen nicht vollständig vor jedem denkbaren Worst-Case-Szenario schützen können, hilft Ihnen eine Business-Impact-Analyse-BIA dabei, sich auf die Folgen des Auftretens dieser Risiken vorzubereiten. So kann es Ihrem Unternehmen die besten Chancen auf Erholung geben. Wir werden einige Beispiele für Business-Impact-Analysen und den Prozess der Durchführung der Analyse durchgehen.
Was ist eine Business-Impact-Analyse-BIA?
Business-Impact-Analyse BIA ist ein strukturiertes Verfahren, das von Ihrer Organisation verwendet wird, um die wahrscheinlichen Folgen einer Unterbrechung lebenswichtiger Geschäftsaktivitäten zu analysieren und zu bewerten, die durch Katastrophen, Unfälle oder Notfälle verursacht wird. Eine Business Impact Analyse ist ein wichtiger Bestandteil eines Unternehmens Business Continuity Plan.
A Geschäft Die Wirkungsanalyse zeigt Ihnen, wie Ihr Unternehmen betroffen wäre, wenn Ihre Geschäftsprozesse durch eine Betriebsunterbrechung gestört würden. Die Durchführung einer Business-Impact-Studie ermöglicht es Ihnen auch, jeden Prozess und jede Abteilung unabhängig voneinander und in Verbindung miteinander zu analysieren, festzustellen, welche Funktionen für den weiteren Betrieb Ihres Unternehmens am wichtigsten sind, und eine Wiederherstellungsstrategie zu entwickeln.
Während eine Business-Impact-Analyse für die Einhaltung wichtiger Datensicherheits-Frameworks nicht unbedingt erforderlich ist (obwohl sie für ISO 22301-Konformität). Es ist der erste Schritt, um ein Gut zu schaffen Business Continuity Plan für Ihr Unternehmen. Schließlich hängt die finanzielle und Reputationsgesundheit Ihres Unternehmens von seiner Fähigkeit ab, sich von einer Katastrophe zu erholen, sei es eine Datenschutzverletzung, eine Naturkatastrophe oder eine andere Art von Geschäftsunterbrechung.
Eine Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft stellt Ihnen auch die Tools zur Verfügung, die Sie benötigen, um die Einhaltung gesetzlicher und Datensicherheitsverpflichtungen aufrechtzuerhalten und sich von einer Geschäftsunterbrechung zu erholen, während Sie ethisch und rechtmäßig arbeiten. Während einzelne Abteilungen möglicherweise die Folgen eines fehlerhaften Prozesses oder einer fehlerhaften Funktion verstehen, können Sie diese Folgen für Ihr gesamtes Unternehmen nicht vollständig erkennen, es sei denn, Sie führen eine Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft durch und alle diese Informationen werden an einem Ort gesammelt.
Lesen Sie auch: MARKTREINIGUNGSPREIS: So finden Sie den Markträumungspreis (+detaillierte Anleitung)
Beispiele für häufige Verluste in einer Business Impact Analysis BIA
Es wäre uns unmöglich, hier alle Betriebsunterbrechungsszenarien aufzuzählen. Außerdem ist es unwahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen eine Strategie für jede mögliche Verlustsituation aufbauen und umsetzen könnte.
Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die häufigsten Schadensbeispiele für die Business-Impact-Analyse und darauf, wie sie Ihrem Unternehmen wahrscheinlich schaden. Betrachten Sie diese Beispiele für Business-Impact-Analysen; Wenn Ihr Unternehmen über eine Produktionskomponente verfügt, müssen Sie Unfälle planen, die zu Verlusten führen. Brände, Rohrbrüche und Maschinenstörungen sind sehr reale Risiken. Alternativ, wenn Ihr Unternehmen CRM-Software verkauft, erwarten Kunden, dass ihre Verkaufs-/Kundendaten verfügbar sind, wann immer sie sie brauchen.
Daher muss Ihr Engineering-Team sicherstellen, dass Ihre Anwendung hochverfügbar ist. Möglicherweise müssen Sie Ihren Systemen Redundanz hinzufügen, um Ausfällen standzuhalten, sowie Ihre Anwendung und die Systeme, auf denen sie ausgeführt wird, genau überwachen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Ihre Kunden so wenig Störungen wie möglich erleben.
Jedes Unternehmen muss auf geschäftliche Notfälle vorbereitet sein. Der Ausfall von Produktionsservern, Lieferanten, die Lieferungen nicht rechtzeitig oder überhaupt nicht liefern, Arbeitskämpfe, Stromausfälle, der Verlust eines wichtigen Mitarbeiters und Cyberangriffe haben alle wahrscheinlich negative Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.
Naturkatastrophen und von Menschen verursachte Katastrophen sind ebenfalls Hauptursachen für Betriebsunterbrechungen. Je nachdem, wo sich die Büros, Speichereinrichtungen, Server oder andere wichtige Geschäftsvorgänge Ihres Unternehmens befinden, sollten Sie die Katastrophen einplanen, die Ihnen am wahrscheinlichsten schaden. Erdbeben, Wirbelstürme, Waldbrände, Terroranschläge oder große Stromausfälle würden sich alle auf unterschiedliche Weise auf Ihr Unternehmen auswirken. Daher müssen Sie für sie planen.
Prozessschritte für eine Business Impact Analyse (BIA)
Es gibt keinen einheitlichen Weg, eine Business-Impact-Analyse durchzuführen. Es wird für jedes Unternehmen anders sein, und jedes Unternehmen muss seinen Ansatz an die spezifischen Anforderungen seiner Organisation anpassen. Allerdings müssen einige Elemente einer Business-Impact-Analyse enthalten sein, damit sie erfolgreich ist.
#1. Fertig werden
Bevor Sie mit Ihrer Geschäftsauswirkungsanalyse beginnen können, müssen Sie zunächst die zusammenstellen Projektteam das wird es ausführen. Dabei kann es sich um ein Team bestehender Mitarbeiter oder um ein ausgelagertes Team handeln, das sich der Durchführung von Business-Impact-Evaluierungen verschrieben hat. Um sich auf die eigentliche Arbeit der Auswirkungsanalyse vorzubereiten, sollte dieses Team in Zusammenarbeit mit dem höheren Management die Ziele und den Umfang der Auswirkungsstudie identifizieren und dokumentieren.
Bevor Sie beginnen, sollten Sie entscheiden, welche Abteilungen Sie einbeziehen, wie die Informationen gesammelt und gepflegt werden und den Projektzeitplan festlegen.
#2. Informationen einholen
Die nächste Phase Ihrer Business-Impact-Analyse besteht darin, Rohdaten über Ihre Geschäftsprozesse zu sammeln. Interviews mit dem Personal, das jeden Prozess überwacht und durchführt, sowie ein Fragebogen zur Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft sind die beiden häufigsten Methoden, um diese Daten zu sammeln. Der effektivste Weg, Informationen zu sammeln, ist ein Fragebogen zur Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft. Wenn Sie Interviews anstelle eines Fragebogens verwenden, würden Sie die gleichen Informationen sammeln, die unten aufgeführt sind. Es wird jedoch weniger Standard sein.
Fragebogen zur Informationsbeschaffung
Hier ist eine gute Auswahl an Fragen, die in einen Fragebogen aufgenommen werden können:
- Der Name der Prozedur
- Eine vollständige Beschreibung, wo Sie das Verfahren durchführen werden.
- Alle Ein- und Ausgänge des Prozesses
- Die im Prozess eingesetzten Ressourcen und Werkzeuge
- Die Benutzer der Prozedur
- Die Abfolge der Ereignisse
- Die finanziellen und betrieblichen Folgen
- Alle regulatorischen, rechtlichen oder Compliance-Folgen
- Vorherige Daten
Grundsätzlich sollte Ihre Liste Fragen enthalten, die Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen beantworten können. Manager werden höchstwahrscheinlich die finanziellen und betrieblichen Auswirkungen verstehen. Mitarbeiter auf niedrigerer Ebene, die Prozesse durchführen, können jedoch eine detaillierte Beschreibung sowie alle Ein- und Ausgänge liefern. Ihre Compliance-Mitarbeiter, Unternehmensjuristen oder Bereichsleitungen können Antworten auf regulatorische und rechtliche Implikationen geben. Sie können die Umfrage auch an externe Geschäftspartner verteilen, die Kenntnisse über den Prozess haben, oder an Mitglieder des höheren Managements, die daran beteiligt oder daran beteiligt sind.
Abschließend sollte jeder, der eine Komponente des Prozesses durchführt oder überwacht, die Umfrage zur Business Impact Analyse ausfüllen. Dies dient dazu, die umfassendste Strategie zu erstellen, die möglich ist.
Einmal alle Umfragen gesammelt wurden, sollten Sie alle Daten in einem einzigen Dokument zusammenfassen, das die oben genannten Informationen für jede Phase übersichtlich auflistet. Stellen Sie sicher, dass keine Informationen fehlen und dass die gesammelten Daten kurz und klar sind. Dadurch soll sichergestellt werden, dass jeder, der es liest, den Prozess und die wichtigsten Informationen darüber versteht. Wenn es hilft, können Sie sogar Flussdiagramme für jede Phase erstellen.
#3. Überprüfung und Analyse von Informationen
Sobald Sie alle notwendigen Informationen zu jedem Geschäftsprozess gesammelt haben, kann die Wirkungsstudie beginnen.
Das Business-Impact-Analyse-Team untersucht jeden Prozess, um drei Dinge festzustellen:
Welche Funktionen und Prozesse sind entscheidend für den laufenden Betrieb Ihres Unternehmens? Diese Beurteilung führt zu einer priorisierten Liste aller Prozesse. Wenn es morgen zu einer großen Tragödie kommt, würde diese Liste Ihrem Unternehmen mitteilen, welche Verfahren zuerst wiederhergestellt werden müssen und welche warten können.
Welche personellen und technologischen Ressourcen sind erforderlich, damit die einzelnen Prozesse reibungslos ablaufen? Für den Fall, dass ein Prozess fehlschlägt, können Sie Menschen und Technologie priorisieren.
Wie sieht der Wiederherstellungszeitplan für die Wiederherstellung des normalen (oder möglichst normalen) Betriebs des Prozesses aus? Prüfen Sie bei dieser Entscheidung, wie lange es in der Praxis dauern wird und wie schnell Ihr Team den Prozess wiederherstellen muss, um Reputations- oder Geldverluste zu vermeiden. Entdecken Sie auch alle signifikanten Lücken zwischen diesen beiden.
Wenn Sie feststellen, dass ein Prozess innerhalb von 12 Stunden betriebsbereit sein muss, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten, Ihre derzeitigen Ressourcen ihn jedoch nur innerhalb von 24 Stunden betriebsbereit machen können, ist dies ein Problem, das im Abschnitt „Empfehlungen“ Ihrer Business Impact-Studie behandelt werden muss.
Schließlich sollten Sie eine priorisierte Liste von Prozessen und eine Wiederherstellungssequenz für wichtige Funktionen haben. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen im Falle einer Betriebsunterbrechung schnell feststellen kann, wie die Wiederherstellung priorisiert werden soll. Die Führung kann auswählen, worauf sie sich zuerst konzentrieren möchte, ob der Vorfall alle Abteilungen, eine einzelne Abteilung oder einige Abteilungen im gesamten Unternehmen betrifft.
#4. Entwicklung von Business Impact Analysis BIA-Berichten
Nachdem Sie alle diese Informationen überprüft und bestätigt haben, entwickeln Sie einen Bericht zur Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft, den Sie dem Top-Management und anderen Interessengruppen für die Notfallwiederherstellung vorlegen können. Dieser Bericht ist das wichtigste Ergebnis Ihrer Business-Impact-Studie. Es wird verwendet, um Ihre Ergebnisse und Vorschläge an die Personen in Ihrer Organisation weiterzugeben, die befugt sind, den Disaster-Recovery-Prozess zu ändern.
Die Disaster-Recovery-Strategie Ihres Unternehmens kann ohne eine Business-Impact-Studie nicht vollständig erstellt und wirksam werden. Dies liegt daran, dass Ihr Disaster-Recovery-Prozess auf einem wackeligen Fundament steht. Die Führung Ihres Unternehmens kann kein umfassend fundiertes Disaster-Recovery-Verfahren einrichten, wenn sie nicht versteht, welche Prozesse am wichtigsten sind, um sie zum Laufen zu bringen, und welche Ressourcen dafür erforderlich sind. Stellen Sie bei der Entwicklung und Bereitstellung Ihres Berichts sicher, dass Ihr Business-Impact-Analyseteam und das Führungsteam Ihres Unternehmens dies verstehen.
Ihr abschließender Bericht zur Auswirkungsstudie auf das Geschäft sollte mindestens die folgenden Informationen enthalten:
- Eine Zusammenfassung
- Umfang und Ziele der Business-Impact-Analyse
- Methoden zum Sammeln von Informationen
- Eine Zusammenfassung der Ergebnisse
- Detaillierte Ergebnisse für jede Abteilung, einschließlich:
- die wichtigsten Vorgänge oder Funktionen
- die Auswirkungen von Störungen auf viele Bereiche des Unternehmens
- die Dauer der Störung, die tolerierbar ist
- die akzeptablen Verluste
- Vergleich voraussichtlicher finanzieller Aufwendungen und erwarteter Preise für Rückforderungsverfahren, die eingesetzt werden könnten
- Dokumente, die die Feststellungen belegen
- Empfehlungen zur Erholung
Dies ist der Bericht, den Sie dem Management und den Stakeholdern vorlegen, um ihnen einen Einblick in den Prozess zu geben. Es wird ihnen helfen, Ihre Ergebnisse zu verstehen und dann auch zu erfahren, was die besten Lösungen für die Wiederherstellung jedes Prozesses sind. Nehmen Sie sich die Zeit, um sicherzustellen, dass es umfassend, gut geschrieben und leicht verständlich ist.
#5. Empfehlungsumsetzung basierend auf Business-Impact-Analyse
Die letzte Phase in diesem Prozess besteht darin, Empfehlungen in die Tat umzusetzen. Sobald Ihr Team die Business-Impact-Studie abgeschlossen und die Ergebnisse übermittelt hat, liegt es letztendlich an der Führung, Maßnahmen zu ergreifen. Ihr Team kann jedoch dabei helfen, die Schlussfolgerungen der Forschung zu fördern und die Führung davon zu überzeugen, Ihren Vorschlägen Folge zu leisten.
Wenn Sie feststellen, dass eine Ihrer früheren Empfehlungen nicht wie geplant funktioniert, neue Prozesse eingeführt oder neue Abteilungen gebildet werden, sollte diese letzte Phase Aktualisierungen und Überarbeitungen der Empfehlungen beinhalten. Außerdem ist Ihr Unternehmen keine statische Einheit; es ändert und erweitert sich ständig, und Ihre Business-Impact-Studie sollte dies ebenfalls widerspiegeln.
Wie unterstützt BIA die Einhaltung von Vorschriften und Standards?
Durch das Aufzeigen potenzieller Bereiche der Nichteinhaltung und das Unterbreiten von Verbesserungsvorschlägen kann die Business Impact Analysis (BIA) bei der Einhaltung von Vorschriften und Standards helfen. Eine BIA findet möglicherweise einen entscheidenden Geschäftsprozess, der nicht über ausreichende Sicherheitsvorkehrungen verfügt, um vertrauliche Informationen zu schützen. Um die Risiken zu mindern und die Konformität mit geltenden Vorschriften und Normen aufrechtzuerhalten, können diese Daten zur Formulierung von Korrekturmaßnahmen verwendet werden.
Wie kann BIA zur Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung eingesetzt werden?
Die Ergebnisse einer Business Impact Analyse (BIA) können einem Unternehmen helfen, sich stetig zu verbessern, indem es seine dringendsten Chancen und Risiken aufzeigt. Wichtige Geschäftsabläufe, die keine angemessenen Sicherungs- oder Wiederherstellungspläne haben, oder Prozesse, die nicht auf Effizienz optimiert sind, sind nur zwei Beispiele für die Art von Problemen, die eine BIA aufdecken kann. Diese Daten können verwendet werden, um Strategien zur Stärkung des organisatorischen Widerstands und zur Aufrechterhaltung des Fortschritts zu informieren.
Wie unterstützt BIA die Entwicklung von Recovery-Strategien?
Mit den aus einer BIA gewonnenen Daten können sich Unternehmen besser auf jede Art von Störung vorbereiten und sich davon erholen. Eine BIA kann Ihnen sagen, welche Teile Ihres Unternehmens entscheidend sind, wie viel Schaden eine Unterbrechung anrichten könnte und welche Arten von Vermögenswerten und Ressourcen Sie benötigen, um wieder einsatzbereit zu sein. Diese Daten können verwendet werden, um Wiederherstellungspläne zu entwickeln, die darauf abzielen, kritische Dienste so schnell wie möglich wieder online zu bringen und gleichzeitig Unterbrechungen auf ein Minimum zu beschränken.
Welche Rolle spielt die Technologie in der BIA?
Der Bereich der Business Impact Analyse ist stark auf den technologischen Fortschritt (BIA) angewiesen. Zahlreiche Vorkommnisse haben das Potenzial, den Betrieb eines Unternehmens zu stören, einschließlich der Nutzung von Informationstechnologie und der von ihr bereitgestellten Dienste.
Zusammenfassung
Unabhängig davon, ob Sie Ihre Geschäftsauswirkungsanalyse für Compliance-Zwecke verwenden, z. B. für ein ISO 22301-Audit, oder sie einfach für zukünftige Referenzzwecke aufbewahren, sollte sie an einem Ort gespeichert werden, an dem Ihre Compliance-, IT-Sicherheits- und Führungsteams leicht darauf zugreifen können.
Sie können innerhalb des Programms Richtlinien und Fälligkeitserinnerungen für Ihre Dokumente festlegen, sodass Sie oder Ihre Kollegen sofort benachrichtigt werden, wenn es an der Zeit ist, ein Dokument, eine Richtlinie oder eine Analyse zu überprüfen/überarbeiten.
Häufig gestellte Fragen zur Geschäftsauswirkungsanalyse
Was gehört in eine Wirkungsanalyse?
Der Prozess der Folgenabschätzung beinhaltet die Isolierung von Aktivitäten oder Ereignissen die sich am wahrscheinlichsten auf das Unternehmen, seine Finanzen und auch seinen Betrieb auswirken. Auf externer Ebene betrachtet die Wirkungsanalyse die soziale, wirtschaftliche und ökologische Bedeutung dieser Ereignisse und bewertet ihre Auswirkungen.
Was sind Beispiele für Business-Impact-Analysen?
Zu berücksichtigende Auswirkungen sind:
- Entgangene Umsätze und Einnahmen.
- Verzögerte Verkäufe oder Einnahmen.
- Erhöhte Ausgaben (z. B. Überstunden, Outsourcing, Beschleunigungskosten usw.)
- Bußgelder.
- Vertragsstrafen oder Verlust von Vertragsprämien.
- Kundenunzufriedenheit oder -abwanderung.
- Verzögerung neuer Geschäftspläne
Wie Sie eine Wirkungsanalyse tun?
Was sind die Schritte zur Durchführung einer Folgenabschätzung?
- Wählen Sie das/die zu bewertende(n) Projekt(e) aus.
- Führen Sie eine Bewertungsbewertung durch.
- Erstellen Sie einen Forschungsplan.
- Beauftragung und Personal der Folgenabschätzung.
- Führen Sie die Feldforschung durch und analysieren Sie ihre Ergebnisse.
- Verbreitung der Ergebnisse der Folgenabschätzung.
Wie oft sollte eine Business Impact Analyse durchgeführt werden?
Alle zwei Jahre Die BIA ist eine Point-in-Time-Analyse – Ihre Situation könnte sich in ein oder zwei Jahren ändern. Das empfohlene Intervall für die Aktualisierung Ihrer BIA ist alle zwei Jahre; Für einige Unternehmen wird es jedoch länger sein (wenn sich die Dinge nicht wesentlich ändern), und für andere wird es kürzer sein (Banken müssen jedes Jahr eine durchführen).
- Aktienanalyst: Überblick, Gehalt, Job und alles, was Sie wissen sollten
- SERVICEWIEDERHERSTELLUNG: Ultimativer Leitfaden zur Servicewiederherstellung
- MARKETINGABTEILUNG: Übersicht, Struktur, Rollen, Erwartungen (+kostenlose Tipps)
- 5 schnelle Strategien zur Eintreibung uneinbringlicher Forderungen
- Verkaufscoaching: Detaillierter Leitfaden zum Verkaufscoaching für Ihr Verkaufsteam
