Auch in der digitalen Welt ist es immer noch wichtig, bestimmte Geschäftsdokumente in Papierform aufzubewahren. Wir wollen der digitalen Welt vertrauen können, und zum größten Teil können wir das auch, aber von Zeit zu Zeit geht etwas schief. Mit den folgenden 7 Papierkopien, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie sich darauf verlassen, dass die wichtigsten Dokumente ein physisches Backup haben, falls Ihren digitalen Dateien etwas passiert.
#1. Steuerrückzahlungen
Mit physischen Kopien von Steuererklärungen ist super wichtig. Auch wenn Steuererklärungsunterlagen oft nach sieben Jahren vernichtet werden können, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Kopien von Steuererklärungen haben, auf die Sie sich ab dem Zeitpunkt der Erstellung verlassen können.
#2. Rechnungen und Quittungen
Wenn Sie ein „physisches“ Geschäft haben, ist es wichtig, dass Sie Quittungen und Rechnungen mindestens mehrere Monate lang aufbewahren. Im Allgemeinen haben Kunden ab dem Kaufdatum bis zu vier Monate Zeit, um eine Transaktion anzufechten oder anderweitig eine Beschwerde einzureichen. Daher ist es besonders wichtig, Ausdrucke dieser Rechnungen für zusätzliche Sicherheit zu haben.
#3. Alle Dokumente mit Originalunterschriften
Da derzeit so viele Geschäfte ausschließlich digital ablaufen, sind Ausdrucke in der Regel nicht mehr so besorgt oder konzentriert wie früher. Genehmigungen oder andere Dokumente mit Originalunterschriften oder Siegeln sollten Sie jedoch aufbewahren. Sicher, Sie könnten sich auf Kopien oder digitale Imitationen verlassen, aber nichts geht über das Original.
#4. Dokumentation, die gesetzlich vorgeschrieben ist
Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, werden Sie es immer sein unterliegen Gesetzen und Vorschriften in Bezug auf Ihren Papierkram. Geschäftslizenzen sind eine Sache, die Sie vielleicht in Papierform haben möchten. Es ist viel einfacher, eine Papierkopie der erforderlichen Dokumentation zu beschaffen, wenn Sie einen Besucher haben, als Ihre Online-Datenbank zu durchsuchen. Außerdem ermöglicht es einen schnellen Zugriff für alle, die ein Audit durchführen.
#5. Alle Betriebsvereinbarungen
Betriebsvereinbarungen fassen im Wesentlichen zusammen, wer das Sagen hat. Wenn etwas Unvorhergesehenes passiert, kann Ihnen eine physische Kopie einer Betriebsvereinbarung helfen, die benötigte Hilfe in kürzester Zeit zu erhalten, und macht deutlich, wer die großen Geschäftsentscheidungen innerhalb des Unternehmens trifft.
#6. Kontoauszüge und Gehaltsinformationen
Wenn Sie ein Unternehmen aus finanzieller Sicht betrachten, sind diese Arten von Dokumenten am wichtigsten. Sollten Abweichungen auftreten, haben Sie die Gewissheit, dass sowohl physische Kopien als auch Online-Kopien verfügbar sind, auf die Sie sich verlassen können. Das muss auch nicht zu viel Platz einnehmen – nutzen Sie a digitaler Schneidetisch und speichern Sie Ihre Kopien in einem großen Ordner.
#7. Internationale Dokumente
Obwohl digitale Ablagesysteme in den meisten westlichen Ländern die Norm sind, ist dies in anderen Ländern möglicherweise nicht der Fall, daher ist es wichtig, physische Kopien jeglicher Finanzkorrespondenz mit dem Ausland aufzubewahren. Es kann sich lohnen, digitale Kopien und physische Kopien zu haben, um auch die internationale Kommunikation ein bisschen einfacher zu machen.
Wie Sie sehen, gibt es auch in der digitalen Welt immer noch einige Geschäftsdokumente, die unbedingt in Papierform aufbewahrt werden müssen – sei es gesetzlich vorgeschrieben oder nur als bewährte Praxis.
