Die COVID-19-Pandemie hat die Arbeitsweise am Arbeitsplatz verändert. Angesichts des zunehmenden Trends zur Fernarbeit und der Tatsache, dass sich mehr Arbeitnehmer als je zuvor für die Arbeit von zu Hause aus entscheiden, sind einige der führenden Unternehmen auf die umgestiegen dauerhaftes Home-Office-Modell.
Allerdings kann sich das nicht jedes Unternehmen leisten, und es wurde von hybriden Arbeitsplätzen gesprochen.
Laut einem Bericht der Harvard Business Review planen über 90 % der Arbeitgeber dies Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell für ihre Mitarbeiter. Derselbe Bericht behauptet jedoch auch, dass Unternehmen ihren Kurs ändern und Mitarbeiter bitten könnten, ganztags ins Büro zurückzukehren, falls die Dinge nicht günstig laufen sollten.
Das bedeutet: Das klassische Büro wird so schnell nicht verschwinden, und von einem vollständig digitalen Arbeitsökosystem sind wir noch weit entfernt.
Eine der Gefahren, wieder im Büro zu sein, ist der physische Papierkram, mit dem sich jedes Unternehmen auseinandersetzen muss. Diese physischen Büroakten und -dokumente sind entscheidend für den effektiven Arbeitsablauf.
Das Sortieren physischer Dokumente ist jedoch nicht so einfach wie die Eingabe von „STRG+F“ oder die Verwendung der Suchoption auf Ihrem Computer. Daher ist es wichtig, diese Dokumente effizient zu sortieren, um die Produktivität bei der Arbeit zu steigern.
Hier sind ein paar einfache Tipps und Tricks, die Ihnen helfen werden, ein großartiges Dateiverwaltungssystem bei der Arbeit aufrechtzuerhalten. Mit diesen Tipps finden Sie die Datei, die Sie brauchen, und wann Sie sie brauchen. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen.
Verwenden Sie ein bequemes Sortiersystem
Es gibt mehrere Sortiersysteme, die darauf ausgelegt sind, die Dateiverwaltung für Unternehmen zu vereinfachen. Der einfachste Weg, Ihre Dateien und Dokumente zu sortieren, besteht darin, sicherzustellen, dass sie sich am richtigen Ort und in der richtigen Reihenfolge befinden, wenn Sie damit fertig sind.
Typischerweise sortieren Unternehmen ihre Dokumente und Dateien in alphabetischer Reihenfolge, was am einfachsten ist. Es ist das gleiche System, dem Bibliotheken auf der ganzen Welt folgen, um ihre Bücher zu sortieren. Bei einer solchen Sortiermethode bekommt jeder Akten- oder Ordnertyp seinen eigenen Platz, egal ob auf dem Schreibtisch oder im Schrank.
Beim Sortieren geht es nicht darum, wie gut Sie darin sind, Dinge zu ordnen, sondern darum, die Dinge dorthin zurückzubringen, wo sie hingehören. Benennen Sie Ihre Dateien einfach alphabetisch und legen Sie sie dort ab, wo sie hingehören, wenn Sie damit fertig sind.
Verwenden Sie die Farbcodierung für eine effektive Sortierung
Es wurde festgestellt, dass visuelle Hinweise am effektivsten sind, und dasselbe funktioniert auch beim Sortieren. Eine der besten Sortiermethoden, die von den meisten Unternehmen verwendet wird, ist die Farbcodierung ihrer Dateien und Dokumente. Beschriften Sie Ihre Dateien mit Farben, um sie nach Kategorie und Wichtigkeit zu kennzeichnen. Auf diese Weise können Sie sich viel schneller identifizieren.
Verwenden Sie zum Sortieren Ihrer Dokumente farbige Mappen oder Ordner. Farbige Haftnotizen eignen sich am besten, um einzelne Seiten oder Abschnitte einer Datei farblich zu kennzeichnen. Sie können eine beliebige Farbe auswählen, um ein Dokument oder eine Dateikategorie zu markieren. Verwenden Sie deutliche und kräftige Farben anstelle von verschiedenen Schattierungen derselben Farbe, um Ihre Dokumente oder Dateien hervorzuheben.
Dokumente entsprechend kennzeichnen
Falls Sie aus irgendeinem Grund mit der Farbcodierung oder Sortierung nicht vertraut sind, können Sie andere visuelle Hinweise verwenden, um sie zu sortieren. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Briefmarken für verschiedene Kategorien zu haben, z zugelassener Stempel, ausstehender Stempel, abgeschlossener Stempel usw
Sie können jede Datei einfach in der Ecke stempeln, um sie zu klassifizieren, und haben für jede Klassifizierung einen separaten Platz.
Es gibt Unternehmen auf dem Markt, die kundenspezifische Stempel für Unternehmen mit jedem Design und Material herstellen. Es gibt sogar selbstfärbende und modulare Stempel, die austauschbaren Text oder Alphabete haben. Ändern Sie einfach den Text, stempeln Sie die Dokumente und schieben Sie sie in den entsprechenden Ordner oder die Datei.
Trennen Sie verschiedene Dokumente
Es ist immer eine gute Idee, ein separates Regal oder Platz für verschiedene Arten von Dokumenten und Akten zu haben. Bei getrennten Räumen wie diesem müssen Sie sie nicht farblich kennzeichnen oder in irgendeiner Weise sortieren. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die Akte oder den Ordner nach Gebrauch in das richtige Regal stellen.
Es ist eine Technik, die seit Ewigkeiten von großen Unternehmensbüros, Banken und Bildungseinrichtungen eingesetzt wird. Ohne Platzbeschränkung ist dies der beste Weg, um große Mengen an Dateien und Dokumenten effektiv zu sortieren und zu verwalten. Mit ausgewiesenem Speicherplatz für bestimmte Dateien wird es einfacher zu wissen, wo man suchen muss.
Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie alte und weggeworfene Dokumente nicht im selben Schrank oder Regal wie aktuelle aufbewahren. Richten Sie einen eigenen Bereich für Archive ein und legen Sie alte Dokumente in diesen Bereich.
Dies sind einige der besten Dateiverwaltungstechniken, mit denen Sie am Arbeitsplatz effizienter arbeiten können.
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