Als Kleinunternehmer kommunizieren Sie vermutlich täglich mit potenziellen Geschäftspartnern und Kunden. Wenn Sie beabsichtigen, sich eng mit ihnen zu befassen, werden Sie mit ziemlicher Sicherheit irgendwann aufgefordert, eine COI-Versicherungsbescheinigung vorzulegen.
Hier erfahren Sie, was diese Anfrage bedeutet und wie Sie darauf reagieren können.
Was ist die Bedeutung eines Versicherungszertifikats (COI)?
Eine Versicherungsgesellschaft oder ein Versicherungsmakler stellt ein Versicherungszertifikat (COI) aus. Das COI bestätigt das Bestehen einer Versicherungspolice und erläutert deren Hauptmerkmale und Bedingungen. Ein normales COI enthält beispielsweise den Namen des Versicherungsnehmers, das Datum des Inkrafttretens der Police, die Art der Deckung, die Limits der Police und andere relevante Fakten zur Police.
Ohne COI wird es einem Unternehmen oder Auftragnehmer also schwer fallen, Kunden zu gewinnen; die meisten mieter werden das risiko von kosten, die dem auftragnehmer oder anbieter möglicherweise entstehen, nicht eingehen wollen.
Wenn ein Unternehmen einen Auftragnehmer oder eine andere Organisation für Dienstleistungen einsetzt, sollte es sich eine Kopie seines COI besorgen und sicherstellen, dass es aktuell ist.
Arten von Versicherungszertifikaten (COI)
Versicherungszertifikate werden in die folgenden Kategorien eingeteilt:
#1. Bescheinigung über die Haftpflichtversicherung
Dies sollte in Betracht gezogen werden, um nicht nur den Projektinhaber abzusichern, sondern auch dem Projektmanager und möglicherweise einem Kreditgeber einen zusätzlichen Versicherungsstatus zu verleihen. Die Prüfung von Haftpflichtversicherungsnachweisen ist ein wichtiger Bestandteil des Risikotransfers vom Projektauftraggeber an einen Drittanbieter. Achten Sie auf einige der folgenden Indikatoren auf dem COI, um sicherzustellen, dass Ihr Haftpflichtversicherungsschutz angemessen ist:
- Der zusätzliche Versichertenstatus wird auf die entsprechenden Einrichtungen ausgedehnt.
- Beschreiben Sie die Vorgänge, an denen der Lieferant/Subunternehmer arbeitet.
- Verzicht auf Abtretung
- Es besteht eine „primäre und beitragsfreie“ Deckung.
Für eine genauere Prüfung dieser Deckungsinformationen sollten Sie die Versicherungsbestätigungen erwerben und überprüfen.
#2. Bescheinigung über die Berufsunfähigkeitsversicherung
Dies sollte gemäß den geltenden staatlichen Gesetzen und Gesetzen gefordert und dokumentiert werden.
#3. Bescheinigung über die Kfz-Haftpflichtversicherung
Alle verkäufereigenen, geleasten, fremden und gemieteten Autos sollten überwacht werden.
Erläuterung des Zusatzversicherten
Das ACORD 25-Formular, ist ein standardisiertes Vorlagendokument, das üblicherweise zur Darstellung einer der fünf Grundtypen von Versicherungspolicen verwendet wird. Es ist eines der COI-Papiere, die BCS am häufigsten bearbeitet. Sie umfasst den namentlich genannten Versicherten – die Person oder Organisation, die die größte Verantwortung trägt und die Prämie zahlt – sowie alle weiteren in der Police aufgeführten Versicherten.
Zusätzliche Versicherte sind gemäß dem Vertrag des Versicherungsnehmers versichert, aber sie sind nicht für die Zahlung der Prämien verantwortlich und nicht befugt, die Bedingungen der Police zu ändern.
Um auf unser Hotelgebäude-Beispiel zurückzukommen, könnten weitere versicherte Nachträge wie folgt kaskadieren:
- Ein Generalunternehmer und ein Hotelbesitzer unterzeichnen einen Bauvertrag. Eine Klausel im Vertrag verlangt die Generalunternehmer tragen Betriebshaftpflichtversicherung für die Dauer des Projekts. Die Hotelkette wird vom Generalunternehmer zusätzlich versichert, da sie, auch wenn die Hotelkette die Arbeiten nicht ausführt, bei Sachschäden durch Fremdverschulden in Anspruch genommen werden kann.
- Anschließend holt der Generalunternehmer von jedem Drittsubunternehmer, der Arbeiten für sich selbst und das Hotelnetzwerk ausführt, eine zusätzliche versicherte Bestätigung ein. Bei korrekter Ausführung wird die Haftung effektiv auf die Versicherung des Subunternehmers übertragen.
Was ist der Unterschied zwischen COI und Versicherung?
Es ist eine Sache für eine Partei, den Nachweis zu erhärten, dass die Versicherung einer anderen Partei vorhanden ist, um Verluste durch Sach- oder Personenschäden abzudecken. Sie kann eine Kopie ihres Versicherungsschutzes verlangen.
Ein anderer Fall ist, wenn eine Partei (z. B. „Real Estate Corp.“) die andere Partei (z. B. „Paul the Plumber LLC“) für ein Projekt beschäftigt und von dieser dritten Partei verlangt, ein COI auszustellen. Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei COI um ein kurzes Dokument, das alle relevanten Fakten einer Versicherungspolice in einem leicht verständlichen, standardisierten Format enthält.
Wenn Real Estate Corp. verlangt, dass Paul der Klempner ein COI erstellt, fordert es, dass die Police „indossiert“ (auch bekannt als „geändert“) wird, damit die Police Real Estate Corp. einen weiteren Versicherungsstatus bieten kann. Das resultierende COI enthält häufig sprachlich mit der Wirkung „Real Estate Corp. als zusätzlicher Versicherter benannt“. Wenn Real Estate Corp. aufgrund eines Ereignisses im Zusammenhang mit Pauls Geschäft ausgestellt wird, sollten sie daher auch durch seine Versicherung geschützt sein.
Versicherungsnachweise sind nicht gestattet:
- Ändern Sie die Abdeckung.
- Ändern Sie die Bedingungen des Versicherungsvertrags
Prüfung auf COI-Compliance
Wenn es um die Einhaltung der Versicherungsvorschriften geht, müssen verschiedene Variablen berücksichtigt werden.
Es ist entscheidend, dass derjenige, der Ihre Versicherungszertifikate auf Konformität prüft, diszipliniert, erfahren und qualifiziert ist und über praktische Kenntnisse in folgenden Bereichen verfügt:
- Vertragsbedingungen
- Formulare und Standards für ACORD
- Versicherungspolicen
- Bestätigungsphrasen
- Regelungen zur Arbeitnehmerentschädigung
Die Unfähigkeit, Ansprüche aufgrund der Nichteinhaltung von Herkunftsländerinformationen auszuschreiben (auch bekannt als „pushen“), könnte katastrophal sein, da Urteile und Vergleiche häufig siebenstellige Beträge überschreiten.
Ein Großteil Ihrer Sorgfaltspflicht kann auf Vermutungen reduziert werden, wenn Sie nicht umfassend verwenden Dokumentenverfolgungssysteme.
Wer hat Anspruch auf einen Versicherungsschein?
Eine Versicherungsgesellschaft stellt im Namen der versicherten Partei (normalerweise des Verkäufers oder Auftragnehmers) Versicherungszertifikate aus. Typischerweise stellt eine Versicherungsgesellschaft dem Versicherten zum Zeitpunkt des Versicherungsabschlusses oder auf Anfrage eine Kopie des COI – Nachweis, dass die Versicherung besteht – zur Verfügung.
Wenn wiederum eine Vertragsorganisation einen Versicherungsnachweis verlangt, würde der potenzielle Verkäufer oder Auftragnehmer die COI direkt an den Kunden übermitteln.
Bevor ein Lieferant oder Auftragnehmer autorisiert wird, mit der Arbeit zu beginnen, sollte der Kunde ein neues COI als Nachweis dafür anfordern, dass die Änderungen vorgenommen wurden und vorhanden sind.
Wie erhalten Sie ein Versicherungszertifikat COI?
Wenn Sie eine Versicherungsbescheinigung bei Ihrem Versicherer anfordern müssen, ist das Standardverfahren wie folgt:
Fragen Sie zunächst Ihren Kunden, der COI anfordert, nach den Mindest- und Höchstgrenzen der Deckung. Wenn Sie Ihre Prämie erhöhen müssen, erhalten Sie den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer Ihres Kunden.
Rufen Sie Ihren Makler an und erklären Sie, dass Sie eine Versicherungsbescheinigung und die Mindestdeckungssumme benötigen. Wenn Ihre Police die Kriterien bereits erfüllt, wird der Makler Ihren Spediteur anrufen, um das COI zu erhalten. Wenn Sie einen Reiter kaufen müssen, um die Deckung für das Projekt zu erhöhen, stellt Ihnen Ihr Makler die erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung.
Sobald Sie bereit sind, erstellt Ihr Makler das COI und stellt Ihnen ein gedrucktes Versicherungszertifikat zur Verfügung, das Sie dann Ihrem Kunden zustellen müssen, um die Transaktion abzuschließen und Ihren Vertrag zu unterzeichnen, um Ihre Partnerschaft zu beginnen.
Obwohl der Prozess ziemlich einfach ist, sollte beachtet werden, dass der Erwerb des COI von Ihrem Makler einige Tage oder sogar Wochen dauern kann, je nachdem, wie einfach es ist, Ihren Makler zu kontaktieren und wie schnell er oder sie in der Lage ist, alle wesentlichen Unterlagen zu vervollständigen und liefern Ihnen Ihre COI.
Wann und wo benötigen Sie COI?
Ein Haftpflichtversicherungsnachweis kann erforderlich sein für:
- Unterzeichnen Sie eine Kundenvereinbarung.
- Arbeite als Freiberufler
- Schließen Sie einen gewerblichen Mietvertrag ab.
- Neue Kunden gewinnen
#1. Unterzeichnen Sie eine Kundenvereinbarung.
In den Vertragsbedingungen kann ein Kunde eine Versicherungsbescheinigung verlangen. In einigen Situationen kann Ihre Haftpflichtversicherung Ihre Kunden vor möglichen Verlusten und Schäden schützen, die durch Ihr Unternehmen verursacht werden.
Eine Computerwerkstatt beispielsweise hat einen langfristigen Vertrag mit einem lokalen Unternehmen. Wenn ein Techniker während einer Reparatur versehentlich den Laptop eines Kunden fallen lässt, deckt die allgemeine Haftpflichtversicherung des Computerreparaturunternehmens die Kosten für den Ersatz des kaputten Laptops.
#2. Schließen Sie einen gewerblichen Mietvertrag ab.
Ein Haftpflichtversicherungsnachweis kann erforderlich sein, um einen Mietvertrag für ein neues Büro, eine Ladenfront oder eine andere Geschäftseinrichtung zu unterzeichnen.
Beispielsweise hat Ihre Wirtschaftsprüfungsgesellschaft kürzlich eine allgemeine Haftpflichtversicherung abgeschlossen, um die Bedingungen ihres neuen gewerblichen Mietvertrags zu erfüllen. Ein Kunde rutscht aus und stürzt auf der Vordertreppe Ihres neuen Büros und klagt. Dein allgemeine Haftpflichtversicherung übernimmt die Kosten des Verfahrens für Sie und Ihren Vermieter.
#3. Arbeite als Freiberufler
Unternehmen, die Auftragnehmer beauftragen, möchten häufig wissen, dass sie nicht haftbar gemacht werden, wenn der Auftragnehmer einen Fehler macht. Vermögensschäden, die durch die Tätigkeit des Auftragnehmers entstehen, werden in der Regel ersetzt, wenn der Auftragnehmer eine Haftpflichtversicherung hat – ohne Einbeziehung des Auftraggebers.
Ein Bauunternehmen beauftragt beispielsweise einen unabhängigen Auftragnehmer mit dem Einbau von Fenstern in einem Büro. Die fertigen Fenster entsprechen nicht den Vertragsstandards, was zu Überschreitungen in Höhe von Tausenden von Dollar führt. Die Kosten für den Austausch der Fenster würden übernommen, wenn das Bauunternehmen den Auftragnehmer zum Abschluss einer Haftpflichtversicherung verpflichtete.
#4. Gewinnen Sie neue Kunden
Der Aufbau eines soliden Geschäftsrufs ist schwierig, besonders wenn Sie gerade erst anfangen. Die Haftpflichtversicherung zeigt potenziellen Kunden, dass Ihr Unternehmen gewöhnliche Unfälle und Rechtsstreitigkeiten überstehen kann, und erhöht so Ihre Vertrauenswürdigkeit.
Was kostet ein Versicherungsschein?
Ein Versicherungszertifikat ist tatsächlich kostenlos, da es sich um eine kostenlose Dienstleistung handelt, die von der Firma erbracht wird, die Ihnen Ihre Geschäftsversicherung gewährt hat. Wenn Ihr Broker Ihnen eine Gebühr für die Bereitstellung eines COI berechnet, ist es Zeit zu wechseln.
Wenn die betreffende Arbeit jedoch eine zusätzliche Deckung erfordert, die Ihre Police nicht vorsieht, müssen Sie möglicherweise eine zusätzliche Prämie zahlen, um diese Kosten zu decken. Abgesehen davon sollte Ihr Makler Ihnen niemals eine Gebühr für die Ausstellung einer Versicherungsbescheinigung berechnen, unabhängig davon, wie viele Sie benötigen.
Wie lange sollte ich COI aufbewahren?
Selbst nachdem ein Auftragnehmer ein COI geliefert hat, gibt es für einen Kunden wenig Anreiz, es abzulehnen oder zu entfernen.
Denken Sie daran, dass der Zweck eines COI darin besteht, den Nachweis zu erbringen, dass ein Auftragnehmer für einen bestimmten Zeitraum über einen bestimmten Versicherungsbetrag verfügt. Während der Deckungszeitraum an einem bestimmten Datum enden kann, kann die Haftung für Schäden oder Schäden, die während dieses Zeitraums entstehen, auch nach Abschluss des Projekts fortbestehen.
Beispielsweise können die Symptome eines Arbeitsunfalls, der durch den Einsatz gefährlicher Produkte am Arbeitsplatz verursacht wird, monate- oder sogar jahrelang nicht sichtbar sein. Wenn dies der Fall ist, hilft die Führung einer Aufzeichnung der Vertragspartner des Projekts sowie einer Bescheinigung ihres Versicherungsschutzes, Ihr Unternehmen zu schützen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Opfer eine angemessene Entschädigung erhalten.
Im Falle eines Arbeitskonflikts kann das COI einer Kundenorganisation dabei helfen, nachzuweisen, dass ein Auftragnehmer nicht als Vollzeitbeschäftigter eingestellt wurde. Dies kann im Zusammenhang mit Arbeitskonflikten im Zusammenhang mit Krankenversicherungspolicen, bezahlter Freistellung und anderen Belangen von Bedeutung sein.
Um Ihr Unternehmen langfristig zu schützen, umfasst eine robuste COI-Tracking-Strategie die Überwachung der Berichterstattung über aktuelle Aktivitäten und die Speicherung früherer Berichterstattungsnachweise.
Während der Deckungszeitraum an einem bestimmten Datum enden kann, kann die Haftung für Schäden oder Verletzungen, die während dieses Zeitraums entstanden sind, auch nach Abschluss des Projekts fortbestehen.
Zertifikat zur COI-Überwachung und -Verwaltung von Versicherungen
Viele Unternehmen verlassen sich auf ineffektive oder nicht vorhandene Methoden zum Sammeln von Dokumenten. Wenn wir bedenken, dass zwischen 36 % und 53 % der kleinen Unternehmen in mindestens einen Rechtsstreit pro Jahr verwickelt sind und etwa 90 % der Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt in einen Rechtsstreit verwickelt sind, fällt es schwer, nicht auszurufen: „WARUM?!?“
Mit jedem Mitarbeiter und Drittanbieter, der an Ihren Bemühungen als Geschäftsinhaber teilnimmt, sollten Verträge abgeschlossen werden. Da Ihr Unternehmen einzigartig ist, sollten Sie Ihre Verträge darauf abstimmen, anstatt sie aus dem Internet zu kopieren. Sie benötigen auch einen Anwalt, der Ihnen hilft, diese Verträge zu strukturieren.
Um die Compliance der Anbieter zu messen und nachzuverfolgen, sollten Sie über ein Zertifikat der Versicherungsnachverfolgungsmechanismen verfügen. Für einige extrem große Projekte, wie das zuvor erwähnte Hotelgebäude, können mehrere hundert Versicherungszertifikate und andere Anbieternachweise erforderlich sein. Projektmanagern fehlt die Zeit und die Ressourcen, um all diese Dokumente zu verwalten, Compliance-Standards einzuhalten, COI-Ablaufdaten zu verfolgen und Projekte termingerecht auszuführen.
Wie funktioniert Coi-Geld?
Der Geldbetrag, den der Versicherungsanbieter zur Aufrechterhaltung des Status Ihrer Lebensversicherungspolice aufwendet, wird als COI-Zahlung (Cost of Insurance) bezeichnet. Ihr Alter und Gesundheitszustand zum Zeitpunkt der Beantragung des Versicherungsschutzes bestimmen, wie viel Sie bezahlen.
Was ist der Zweck von Coi?
Eine Versicherungsgesellschaft oder ein Versicherungsmakler stellt ein Versicherungszertifikat (COI) aus, um das Vorhandensein einer Versicherungspolice zu bestätigen. Ein COI, das Schutz vor der Haftung für Arbeitsunfälle oder Verletzungen bietet, wird häufig von Kleinunternehmern und Auftragnehmern benötigt, um Geschäfte zu tätigen.
Warum verlangen Unternehmen Coi?
Das COI fungiert im Grunde als Versicherungsnachweis, damit die anderen Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten, wissen, dass Sie über den Versicherungsschutz verfügen, der zur Risikominderung erforderlich ist. Bevor Sie eine kommerzielle Vereinbarung treffen, bietet es Seelenfrieden.
Was ist das Coi-Verfahren?
Wenn ein externes Interesse oder eine externe Beziehung eine Verbindung zu einem bestimmten Forschungsprojekt hat und das Potenzial hat, die Forschung wesentlich und nachteilig zu beeinflussen oder sie zu beeinflussen, wird der COI des Projekts bestimmt (oder die Wahrnehmung davon dargestellt). COIs müssen verwaltet, verringert oder eliminiert werden.
Was bedeutet Coi, wenn es um Verträge geht?
Ein Versicherungszertifikat weist potenziellen Kunden und Partnern nach, dass Ihr Unternehmen ausreichend versichert und die Geschäftsbeziehung mit Ihnen sicher ist.
Häufig gestellte Fragen zur COI-Versicherung
Warum verlangen Unternehmen eine Versicherungsbescheinigung?
Es zeigt potenziellen Kunden, dass Sie über angemessene Haftungsgrenzen verfügen, um Ihren Arbeitsplatz zu schützen. Zu wissen, wie man einen COI erhält, ist entscheidend für die Führung Ihres Unternehmens.
Was ist der Unterschied zwischen Versicherungspolice und Versicherungszertifikat?
Die Begriffe Versicherungspolice und Versicherungszertifikat sind nicht austauschbar. Der Deckungsplan des Versicherers wird als Versicherungspolice bezeichnet. Die Versicherungsbescheinigung ist ein Dokument, aus dem hervorgeht, dass Ihr Fahrzeug versichert ist.
Wer ist der Zertifikatsinhaber eines COI?
Der Zertifikatsinhaber ist derjenige, der die COI des Versicherten erhält. Der Versicherte legt dem Zertifikatsinhaber das COI vor, um nachzuweisen, dass er über eine ausreichende Deckung verfügt.
