Workflow-Management ist für Einsteiger kein leichtes Feld. Sie werden mit Hunderten von Unternehmensbegriffen überschwemmt, bevor Sie überhaupt die Grundlagen kennen: Prozessabbildung, Workflow-Automatisierung, Arbeitsablaufdiagramm, Arbeitsablaufmanager, was auch immer! Am Ende fragen Sie sich also – was zum Teufel ist ein Workflow-Management, was ist eine Workflow-Software und wie kann ich sie verwenden, um mein Unternehmen effizienter zu machen? Nun, wir werden genau das erklären!
Was ist ein Arbeitsablauf?
Ein Workflow ist ein System zur Organisation wiederkehrender Aktivitäten und Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge stattfinden. Sie sind das Mittel, mit dem Menschen und Unternehmen ihre Aufgaben erledigen, ob sie ein Produkt herstellen, eine Dienstleistung erbringen, Informationen verarbeiten oder sich an anderen wertschöpfenden Aktivitäten beteiligen.
Ein Workflow ist ein einfacher Satz diskreter Aktivitäten im Geschäftsprozessmanagement, während ein Geschäftsprozess komplizierter ist und aus vielen Workflows, Informationssystemen, Daten, Personen und Aktivitätsmustern besteht. Ein Arbeitsablauf wird durch seine Einfachheit und Wiederholbarkeit definiert und wird typischerweise durch ein Diagramm oder Diagramm dargestellt.
Workflow-Management-Software hilft bei der Vereinfachung und Optimierung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Dies geschieht meistens durch die Organisation von Interaktionen zwischen verschiedenen Parteien oder zwischen Personen und Informationssystemen. Workflow-Managementsysteme weisen Aufgaben zur richtigen Zeit der richtigen Person zu und liefern relevante Informationen und Anstöße, um die Arbeit während des gesamten Prozesses zu beschleunigen. Es erleichtert auch manuelle und automatische Aufgaben für Aktivitäten wie Spesenabrechnungen über die Dokumentenverwaltung.
Warum sind Arbeitsabläufe wichtig?
Arbeitsabläufe in Unternehmen können sehr komplex werden. Betrachten Sie Ihr Mitarbeiter-Onboarding-Verfahren. Um das Verfahren korrekt durchzuführen, müssen mehrere Abteilungen zusammenarbeiten. Abgesehen davon, dass Sie Ihre neuen Mitarbeiter verlieren, kann ein schlechtes Onboarding zu großen Compliance-Schwierigkeiten führen.
Sie müssen auf dieser Ebene angemessen überwacht, gewartet und optimiert werden, um sicherzustellen, dass sie so effizient wie möglich sind.
Arten von Arbeitsabläufen
Die drei unten aufgeführten Arten von Workflows können in Ihrem Unternehmen verwendet werden:
- Workflow verarbeiten
- Fall-Workflow
- Projektworkflow
Workflows finden überall im Arbeitsbereich statt. Einige sind stark strukturiert, andere nicht, aber Prozesse existieren immer dann, wenn Daten von einer Aufgabe zur anderen übertragen werden.
Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf jeden Workflow werfen.
#1. Prozess-Workflow
Wenn eine Reihe von Jobs vorhersehbar und wiederholbar ist, entsteht ein Prozess-Workflow. Das bedeutet, dass Sie genau wissen, welchem Weg ein Artikel folgen muss, bevor er in die Pipeline gelangt.
Geschäftsprozess-Workflows sind darauf ausgelegt, eine unendliche Anzahl von Objekten zu verwalten. Ein Beispiel ist ein Genehmigungs-Workflow für Bestellanforderungen. Der Workflow ist mit wenigen Änderungen sofort nach dem Start eingestellt, und Sie können eine beliebige Anzahl von Objekten in einem einzigen Workflow bearbeiten.
#2. Fall-Workflow
Sie kennen den Pfad, der zum Abschließen des Elements in einem Fallprozess erforderlich ist, zu Beginn nicht. Je mehr Informationen eingeholt werden, desto klarer wird der Weg. Beispiele hierfür sind Support-Tickets und Versicherungsansprüche. Es ist nicht ersichtlich, wie diese Objekte sofort behandelt werden; der Weg wird nach einigem Nachforschen klar werden.
Fall-Workflows können wie Prozess-Workflows eine beliebige Anzahl von Dingen handhaben, aber sie verlassen sich auf einen Menschen oder einen intelligenten Bot, um den besten Weg zu wählen.
#3. Projektablauf
Projekte folgen wie Prozesse einem vorgegebenen Weg, obwohl es auf dem Weg mehr Flexibilität geben kann. Erwägen Sie, eine neue Ausgabe Ihrer Website zu starten. Sie können die Abfolge der Aufgaben, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind, genau prognostizieren.
Der Projektablauf gilt jedoch nur für ein Element. Eine weitere Website-Veröffentlichung kann lange dauern und wird höchstwahrscheinlich nicht denselben Weg einschlagen.
Die meisten Online-Ressourcen sprechen nur von Workflows im Sinne von Prozess-Workflows, aber die anderen beiden sind ebenso wichtig zu berücksichtigen, da ein Großteil der Arbeit im Büro in diese beiden Kategorien fällt.
Sind Arbeitsabläufe und Prozesse dasselbe?
Nein. Workflows legen lediglich die Reihenfolge der Aufgaben fest. Ein Prozess ist ein größerer Ausdruck, der die Daten, Formulare, Berichte und Benachrichtigungen enthält, die zum Abschließen eines Elements in einer strukturierten Umgebung erforderlich sind.
Bei Bestellungen könnte der Workflow beispielsweise Initiator => Manager-Genehmigung => Beschaffungsabwicklung lauten. Der Prozess umfasst jedoch auch einen Datensatz mit zugelassenen Anbietern, aus denen ausgewählt werden kann, die bestimmte fortlaufende Nummer, die dem Kaufauftrag zugewiesen wird, wie die Beschaffung benachrichtigt wird, das verfügbare Budget und zahlreiche andere Elemente.
Vorteile eines Arbeitsablaufs
Workflows helfen, Verschwendung zu reduzieren. Zeit, Mühe und Ressourcen wurden verschwendet.
Sie können Engpässe und unnötige Jobs erkennen, wenn Sie Ihre Abläufe planen. Sie können sie beseitigen, sobald Sie wissen, wo sie sich befinden. Dann können Sie und Ihr Team sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.
Workflows eignen sich auch hervorragend, um zu kommunizieren, Menschen zur Rechenschaft zu ziehen und transparent zu sein. Ein Workflow sollte festlegen, wer für was verantwortlich ist und wann eine Leistung fällig ist. Sie müssen Ihr Team nicht im Mikromanagement verwalten. Ihr Team benötigt kein Mikromanagement. Alle sind zufrieden.
Da der Workflow jede Phase eines Prozesses dokumentiert, hat jeder im Team die Informationen, die er braucht, wenn er sie braucht. Die Reduzierung von Missverständnissen steigert die Produktivität und sorgt gleichzeitig dafür, dass Ihre Mitarbeiter weniger frustriert mit ihrer Arbeit und untereinander sind.
Top-Workflow-Manager-Software
Workflow-Software ist eine modernere Lösung zur Verwaltung Ihrer Arbeitsabläufe. Anstatt Ihre Abläufe auf Papier zu dokumentieren, nutzen Sie das Programm, um sie vollständig zu digitalisieren.
Was bedeutet das eigentlich?
Sie können das Programm verwenden, um Workflow-Dokumentationen zu erstellen (wie Sie es mit einem Diagramm oder Diagramm tun würden), aber es kann auch bei der Ausführung helfen. Anstatt nur den Zugriff auf das Dokument zu gewähren, registrieren Sie Ihre Mitarbeiter auf der Plattform und weisen sie einem bestimmten Workflow zu. Wenn jemand einen Workflow initiiert, benachrichtigt das System die entsprechenden Mitarbeiter und ihnen werden automatisch Aufgaben, Fristen usw. zugewiesen.
Zu den besten Workflow-Manager-Softwareoptionen gehören:
#1. Skoro
Scoro ist eine preisgekrönte End-to-End-Job-Workflow-Manager-Software, mit der Sie Ihren gesamten Workflow von einem einzigen Ort aus verwalten können. Dieses Scoro bietet alle Tools, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen vollständig zu verwalten, einschließlich Aufgabenplanung und -verfolgung, Ressourcenplanung, Zusammenarbeit, Kontaktdatenbank und CRM, Angebotserstellung und Abrechnung, umfassende Berichterstattung, Echtzeit-Dashboards und vieles mehr. Melden Sie sich für eine 14-tägige kostenlose Testversion an, um es herauszufinden!
#2. Formstack-Plattform
Es braucht nur ein Tool, um Ihren Wochentag mit der Formstack-Plattform zu automatisieren. Jeder in Ihrer Organisation kann unseren visuellen Workflow-Builder ohne Code verwenden, um seine Arbeitsabläufe zu automatisieren, indem er die Funktionen der Datenerfassung, Dokumentenerstellung und elektronischen Signatur kombiniert. Das bedeutet, dass Sie jetzt Formulare, Dokumente und Unterschriften in Verbindung mit der Leistungsfähigkeit unseres automatisierten Drag-and-Drop-Workflow-Builders verwenden können, um Ihre Geschäftsprozesse zu rationalisieren.
#fünfzehn. Asana
Asana ist eine Workflow-Manager-Software, die Teams bei der Organisation ihrer Arbeit unterstützt, von alltäglichen Aufgaben bis hin zu großen Zielen. Mit Asana können Sie Ihre gesamte Arbeit zentralisieren und Teams von überall zusammenbringen. Die Arbeit kann auf verschiedene Arten organisiert werden, darunter Listen, Tafeln, Kalender und Gantt-Diagramme. Schließen Sie sich den mehr als 135,000 zahlenden Unternehmen und Millionen von Teams in 190 Ländern an, die sich auf Asana verlassen, um mehr zu erledigen. Probieren Sie Asana in wenigen Minuten aus.
#4. Miro
Miro ist die weltweit beliebteste kollaborative Whiteboard-Plattform für Teams jeder Größe mit über 45 Millionen Benutzern weltweit. Erstellen Sie eine einfache Methode, um den Prozess zu verwalten und ohne Einschränkungen schneller zu iterieren. Arbeiten Sie zusammen und halten Sie alle in Ihrem Team auf dem gleichen Stand, indem Sie Ihren Workflow online organisieren, den Fortschritt verfolgen und alle auf dem gleichen Stand halten. Entdecken Sie über 300 Vorlagen und interaktive Frameworks, um Ihrem Team schnell den Einstieg zu erleichtern.
#5. Adobe Workfront
Adobe Workfront ist eine kollaborative Arbeitsmanagementlösung, die die Probleme von unzusammenhängenden Teams, fragmentierten Tools und dem nie endenden Tempo der Unternehmensarbeit angeht. Workfront verbindet das Unternehmen, indem es die Integration von Personen, Daten und Prozessen automatisiert. Workfront bietet die Lösungen, die Unternehmen benötigen, um die Produktivität zu steigern und die Markteinführungszeit zu verkürzen, sei es durch Projektvorlagen, schnellere Überprüfungs- und Genehmigungsworkflows, codelose Verbindungen oder Prozessautomatisierung.
Arbeitsablaufdiagramm
Ein Workflow-Diagramm, oft auch als Workflow-Diagramm bezeichnet, ist eine grafische Darstellung eines Geschäftsprozesses oder -systems. Nachdem Sie die frühen Forschungs- und Projektplanungsphasen abgeschlossen haben, verwenden Sie diese Diagramme normalerweise, um komplexe Aufgaben darzustellen. Sobald Sie ein Prozessdiagramm erstellt haben, erhalten Sie einen detaillierten Überblick über übergeordnete Aufgaben und Abhängigkeiten basierend auf dem gesamten Projektzeitplan und den Zielen.
Arten von Arbeitsablaufdiagrammen
Bei der Visualisierung von Prozessen stehen einige verschiedene Workflow-Diagrammformate zur Auswahl. Jedes hat unterschiedliche Funktionen, die Sie bei der Planung Ihrer nächsten Schritte unterstützen können. Die Art des Diagramms, das Sie verwenden, wird durch den Prozess, an dem Sie arbeiten, und Ihre Anforderungen an diesen Prozess bestimmt.
#1. Prozessflussdiagramm
Workflows werden typischerweise mit einem Prozessflussdiagramm-Tool entworfen. Alle Komponenten sind in diesem Diagramm chronologisch aufgetragen, was es zu einer grundlegenden visuellen Darstellung eines Prozesses macht. Dieses Diagramm bietet einen allgemeinen Überblick über verschiedene Aufgaben und Ziele, ohne zu spezifisch zu werden.
Beste für: Teams, die eine visuelle Darstellung eines neuen Prozesses auf hohem Niveau wünschen, die jeder Stakeholder oder jede Abteilung sofort verstehen kann.
#2. Swimlane-Diagramm
Swimlane-Diagramme sind eine weitere typische Workflow-Struktur, unterscheiden sich jedoch stark von Prozessflussdiagrammen. Ein Swimlane-Diagramm oder -Diagramm unterteilt Ihren Arbeitsablauf in kleinere Teile oder Abläufe. Diese Flüsse sind verbunden, aber getrennt, um Wechselwirkungen und potenzielle Ineffizienzen aufzuzeigen. Dies erhöht die Sichtbarkeit und bietet einen tieferen Einblick in den gesamten Prozessablauf.
Beste für: Teams, die an komplexen Prozessen mit zahlreichen miteinander verbundenen, aber autonomen Ebenen arbeiten.
#3. Diagramm der Geschäftsprozessmodellierungsnotation (BPMN).
BPMN verwendet einheitliche Notationen, die sowohl von geschäftlichen als auch von technischen Beteiligten leicht verständlich sind. Es ist eine Form einer einheitlichen Modellierungssprache, die unterschiedliche Prozesse mithilfe definierter Symbole kommuniziert.
BPMN-Diagramme befassen sich mit den Informationen, die intern empfangen werden, und wie sie interpretiert werden. Daher wird es am häufigsten für interne Prozessanpassungen verwendet, die keinen Einfluss auf externe Kunden haben.
Besonders geeignet für: Teams, die sich abteilungsübergreifend auf Prozessverbesserungen konzentrieren.
#4. Lieferanten-, Input-, Prozess-, Output-, Kundendiagramm (SIPOC).
SIPOC ist eine Art Swimlane-Diagramm, das viele Aspekte eines Workflows analysiert.
Ein SIPOC-Diagramm betont, wer Prozessdaten erstellt und erhält, im Gegensatz zu einem Standarddiagramm, das Daten in sequentieller Reihenfolge organisiert. SIPOC konzentriert sich darauf, wie Daten sowohl intern als auch extern empfangen werden, weshalb sie für Aktivitäten im Zusammenhang mit der Kundenerfahrung verwendet werden.
Besonders geeignet für: Teams, die sich darauf konzentrieren möchten, wie Daten intern und extern empfangen werden.
Was ist Arbeitsablauf und Beispiel?
Workflow ist die Abfolge von Vorgängen, die zum Ausführen einer Aufgabe erforderlich sind. Mit Ausnahme des ersten und letzten Schrittes hat jeder Schritt in einem Prozess einen bestimmten Schritt davor und einen bestimmten Schritt danach. In einem linearen Workflow wird der erste Schritt häufig durch ein externes Ereignis initiiert.
Was ist ein guter Arbeitsablauf?
Ein solider Workflow ermöglicht detaillierte Einblicke in die Unternehmensprozesse. Ein gut geplanter und organisierter Arbeitsablauf reduziert Redundanzen und Doppelarbeit in Unternehmensprozessen. Weitere Vorteile von Prozess-Workflows sind eine erhöhte Sichtbarkeit, Zusammenarbeit und Kontrolle über den Geschäftsprozess.
Was ist Arbeitsablauf in einer Organisation?
Der Arbeitsablauf einer Organisation besteht aus den Verfahren, die abgeschlossen werden müssen, den Personen oder anderen Ressourcen, die zur Ausführung dieser Aufgaben verfügbar sind, und den Interaktionen zwischen ihnen.
Was ist der Workflow eines Projekts?
Ein Projektmanagement-Workflow ist eine gut geplante Abfolge von Aktionen und Aktivitäten, die zum Abschluss eines bestimmten Projekts erforderlich sind. Eine definierte Reihenfolge von Aufgaben in einem Projektmanagement-Workflow hilft dabei, Projekte effizienter und effektiver abzuschließen. Sie sparen Zeit, verbessern die Ergebnisse und fördern die Zusammenarbeit.
Was heißt Arbeitsablauf?
Ein Workflow wird als eine Reihe von Aufgaben beschrieben, die eine Reihe von Daten entlang eines vordefinierten Pfads von Anfang bis Ende verarbeiten. Workflows sind die Pfade, die beschreiben, wie etwas vom Unfertigen zum Fertigen oder vom Rohen zum Verarbeiteten geht.
Was ist ein anderes Wort für Workflow?
Workflow ist ein anderer Begriff für Geschäftsprozesse.
Was sind die vier Arten von Arbeitsabläufen?
Die vier Arten von Arbeitsabläufen sind wie folgt:
- Sequenzielle Arbeitsabläufe
- Parallele Arbeitsabläufe
- Zustandsmaschinen-Workflows
- Regelgesteuerter Workflow
Was sind die 3 grundlegenden Komponenten des Workflows?
Eingabe-, Transformations- und Ausgabeparameter können verwendet werden, um jede Arbeitsablaufkomponente oder -stufe zu charakterisieren.
Wie erstelle ich einen Arbeitsablauf?
Um einen Workflow zu erstellen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Definieren Sie aktuelle Ressourcen und Prozesse.
- Skizzieren Sie Ihre Workflow-Schritte.
- Wählen Sie ein benutzerfreundliches Online-Workflow-Tool.
- Entwerfen Sie mit dem Tool einen Schritt-für-Schritt-Workflow.
- Testen Sie den New Business Workflow.
- Alle in der Verwendung des neuen Arbeitsablaufs schulen.
Zusammenfassung
Denken Sie daran, dass ein Prozess ein Werkzeug ist. Es ist ein vielfältiges und wertvolles Werkzeug, aber es kann nicht alles erreichen. Bei der Erstellung Ihres Workflows müssen Sie sowohl den jeweiligen Prozess als auch das gewünschte Ende genau im Blick haben. Bestimmen Sie, welche Jobs automatisiert werden können und welche mehr praktische Beteiligung erfordern. Vor allem weiter daran arbeiten.
- Workflow-Management-Software: Top-Optionen im Jahr 2023
- WORKFLOW: Definition, Tools und Vorteile
- CRM-MARKETING: Was ist das, Beispiele und Strategien
- WORKFLOW-AUTOMATION: Definition, Schritt, Software, Nutzen & Marketing
- DIE 10 BESTEN WORKFLOW-MANAGEMENTSYSTEME: 2023 Bewertungen
- DER BESTE ORT, UM MÖBEL ZU KAUFEN
Bibliographie
