Wenn Sie nicht bei der Arbeit sind, werden Abwesenheitsnachrichten automatisch an Kollegen, Kunden und Klienten zugestellt. Sie benachrichtigen die Leute über Ihre Abwesenheit und wann sie möglicherweise eine Antwort auf ihre E-Mail erwarten. Hier in diesem Blog finden Sie alle Informationen zu dieser Abwesenheits-E-Mail oder -Nachricht. Am Ende des Blogs haben Sie die Möglichkeit, Ihre Abwesenheits-E-Mail zu verfassen oder unser kostenloses Muster oder Beispiel zu verwenden, um die Abwesenheits-E-Mail selbst zu versenden, bevor Sie in den Urlaub fahren, oder eine Autoresponder-E-Mail-Nachricht einzurichten . Außerdem erfahren Sie, wie Sie Ihre Abwesenheits-E-Mail mit Outlook oder Gmail einrichten.
Was ist eine Abwesenheits-E-Mail-Nachricht?
Eine Abwesenheitsnachricht (oder OOO-Nachricht) ist eine automatische E-Mail-Antwort, die Mitarbeiter darüber informiert, dass Sie für längere Zeit nicht im Büro sind. Diese Benachrichtigungen tragen dazu bei, sicherzustellen, dass das Unternehmen während Ihrer Abwesenheit ordnungsgemäß läuft.
Wenn Sie eine Abwesenheitsnachricht aktivieren, erhält jeder, der Ihnen eine E-Mail sendet, sofort Ihre automatische Antwort. Sie wissen dann, wie lange Sie weg sein werden und an wen sie sich in der Zwischenzeit wenden können. Wenn Sie in einer Position arbeiten, in der Ihre Kollegen schnelle Antworten verlangen, kann es von Vorteil sein, Abwesenheitsnachrichten zu hinterlassen, wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind, selbst wenn es nur um eine kurze Besprechung oder einen Termin geht.
Wenn Ihr Job längere Bearbeitungszeiten hat, müssen Sie keine Abwesenheitsnotizen hinterlassen, wenn Sie einen kurzen Termin haben. Sie sollten jedoch immer dann eine Abwesenheitsnachricht hinterlassen, wenn Sie im Urlaub sind, krankgeschrieben sind oder eine andere Art längerer Abwesenheit haben.
Wann verwenden Sie eine Abwesenheitsnachricht?
Kollegen, Kunden und Abonnenten erwarten häufig schnelle Antworten und Lösungen für ihre Anliegen, insbesondere von Mitarbeitern aus den Bereichen Kundenservice, Marketing und Kommunikation. Durch Kommunikation außerhalb des Büros werden Kunden darüber informiert, dass Sie nicht sofort höflich, prägnant und professionell antworten können. Wenn Sie für einen Tag, eine Woche oder mehrere Monate abwesend sind, können Sie eine OOO-Nachricht hinterlassen. Möglicherweise möchten Sie eine Abwesenheitsnachricht einrichten, wenn Sie Folgendes planen:
- Urlaub machen
- Teilnahme an einer Konferenz, einem Workshop oder einem beruflichen Treffen
- In Anspruch nehmen von Mutterschafts-, Krankheits- oder Sabbatical-Urlaub
- Einen Urlaubstag nehmen
- An einem Arzttermin teilnehmen
Was in eine Abwesenheits-E-Mail-Nachricht aufzunehmen ist
- Abwesenheitsbenachrichtigungen können wichtige Informationen enthalten, wie zum Beispiel:
- Warum bist du weg?
- Wie lange wirst du weg sein?
- Der Tag, an dem Sie zurückkehren möchten
- Wen Sie im Notfall oder für schnelle Hilfe anrufen können
Abhängig von Ihren beruflichen Aufgaben und den Informationen, die Ihre Kontakte Ihrer Meinung nach während Ihrer Abwesenheit benötigen werden, können Sie zusätzliche Einzelheiten hinzufügen. Bei den meisten professionellen E-Mail-Anwendungen können Sie zwei OOO-Nachrichten gleichzeitig konfigurieren, eine für interne Kollegen und eine für externe Geschäftskontakte.
Was Sie in einer Abwesenheitsnachricht vermeiden sollten
Nachrichten außerhalb des Büros sollten professionell und glaubwürdig sein. Folgendes sollten Sie vermeiden:
- Zu viele Informationen geben. Automatisierte Antworten sollten kurz und prägnant sein. Entfernen Sie alle überflüssigen Informationen aus der E-Mail.
- Sie haben erklärt, dass Sie reagieren würden, sobald Sie zurückkommen. Wenn Sie ins Büro zurückkehren, kann es einige Zeit dauern, E-Mails, Telefonanrufe und Projekte zu erledigen. Erwarten Sie am besten nicht, dass Sie bei Ihrer Rückkehr sofort auf eine verpasste Nachricht antworten können.
- Unbefugte Inanspruchnahme der Hilfe eines Kollegen. Es ist eine gute Idee, die Kontaktinformationen eines Kollegen anzugeben, falls während Ihrer Abwesenheit etwas Dringendes passiert. Bevor Sie jedoch die Daten Ihres Kollegen angeben, stellen Sie sicher, dass Sie dessen Zustimmung eingeholt haben.
Wie schreibt man eine gute Abwesenheits-E-Mail?
Eine anständige Abwesenheitsnachricht sollte die drei unten aufgeführten Elemente enthalten:
#1. Das genaue Datum Ihrer Rückkehr
Diese Informationen sind notwendig, damit Ihre Kollegen wissen, wann sie mit einer Antwort von Ihnen rechnen können.
#2. Der allgemeine Grund, warum Sie nicht im Büro sind
Sie können festlegen, ob Sie Urlaub, Sabbatical oder Privaturlaub nehmen möchten.
#3. An wen Sie sich in Ihrer Abwesenheit wenden können
Wenn Sie während Ihrer Abwesenheit nicht in der Lage sind, beruflich bedingte Aufgaben wahrzunehmen, ist es eine gute Idee, anzugeben, wer Sie vertritt, falls jemand schnelle Hilfe benötigt. Geben Sie den vollständigen Namen, die Berufsbezeichnung und die Kontaktinformationen Ihres Kollegen an.
Wenn Sie in einem Gebiet tätig sind, in dem kritische Situationen auftreten können, über die Sie informiert werden möchten, können Sie anderen eine alternative Möglichkeit bieten, Sie im Notfall zu erreichen. Wenn Sie beispielsweise beabsichtigen, während Ihrer Abwesenheit auf Anrufe, aber nicht auf E-Mails zu antworten, fügen Sie Ihre Mobiltelefonnummer hinzu.
Fühlen Sie sich nicht verpflichtet, diese Informationen offenzulegen, es sei denn, Ihr Arbeitsbereich benötigt sie; Schließlich ist Ihre Urlaubszeit Ihre Urlaubszeit!
Bestes Beispiel und Muster für Abwesenheits-E-Mails
Wir haben ein paar sehr einfache E-Mail-Beispiele für automatische Antworten erstellt, die Sie jederzeit basierend auf Ihrem individuellen Szenario, Ihrer Position innerhalb der Organisation und den Personen, die Ihnen häufig E-Mails senden, verwenden können. Wählen Sie dasjenige aus, das am besten zu Ihnen passt, und personalisieren Sie es nach Ihren Wünschen. Denken Sie daran, jeder Abwesenheits-E-Mail, die Sie senden, eine persönliche Note zu verleihen. Es wird Ihnen dabei helfen, bessere Arbeitsbeziehungen aufzubauen und mit Ihren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern zu kommunizieren.
Beispiel 1: Abwesenheits-Urlaubs-E-Mail an Kollegen
Hallo,
Ich werde vom [Datum] bis zum [Datum] in meinem Jahresurlaub sein. [Ich bin für Notfälle unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer] erreichbar/während dieser Zeit bin ich nicht erreichbar].
Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen [vollständiger Name] unter [E-Mail]/[Telefonnummer].
Danke für Ihre E-Mail. Ich werde mich nach meiner Rückkehr bei Ihnen melden.
Die besten Wünsche,
[Dein Name]
Beispiel 2: Abwesenheits-E-Mail an Personen außerhalb Ihrer Organisation
Hallo,
Danke für Ihre E-Mail. Ich werde vom [Datum] bis zum [Datum] nicht im Büro sein. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen [vollständiger Name] unter [E-Mail]/[Telefonnummer].
Ich werde mich nach meiner Rückkehr bei Ihnen melden.
Freundliche Grüße,
[Ihre Unterschrift]
Beispiel 3: Allgemeines Beispiel für Abwesenheits-E-Mails
Lieber Absender,
Ich bin derzeit nicht im Büro und überprüfe meine E-Mails nicht. Ich werde erst am [Datum] zurückkehren. Wenn es sich um eine dringende Angelegenheit handelt, wenden Sie sich bitte aus [Kategoriegründen] an [vollständiger Name] unter [E-Mail]/[Telefonnummer] und aus [Kategoriegründen] an [vollständiger Name] unter [E-Mail]/[Telefonnummer]. Andernfalls werde ich nach meiner Rückkehr schnellstmöglich auf Ihre E-Mail antworten.
Freundliche Grüße,
[Ihre Unterschrift]
Beispiel 4: Abwesenheitsnotiz mit verzögerter Antwort-E-Mail
Hallo,
Danke für Ihre E-Mail. Ich werde vom [Datum] bis zum [Datum] nicht im Büro sein. Ich werde nach Möglichkeit meine E-Mails überprüfen und versuchen, umgehend auf Ihre Nachricht zu antworten.
Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen [vollständiger Name] unter [E-Mail]/[Telefonnummer].
Freundliche Grüße,
[Ihre Unterschrift]Beispiel 5: Abwesenheits-E-Mail wegen Feiertagen
Hallo,
Danke für Ihre E-Mail. Aufgrund von [Feiertag / Feiertag/Bankfeiertag / Nationalfeiertag] ist unser Büro vom [Datum] bis zum [Datum] geschlossen. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, kontaktieren Sie mich bitte unter [E-Mail]/[Telefonnummer].
Ich werde mich nach meiner Rückkehr bei Ihnen melden.
Freundliche Grüße,
[Ihre Unterschrift]Beispiel 6: Abwesenheits-E-Mail-Nachricht für eine Firmenveranstaltung
Hallo,
Danke für Ihre E-Mail. Ich werde nicht im Büro sein, um an der [Firmenveranstaltungsname] teilzunehmen, die vom [Datum] bis zum [Datum] in [Ort hinzufügen] stattfindet. Ich werde meine E-Mails regelmäßig abrufen. Wenn Sie jedoch sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen [vollständiger Name] unter [E-Mail]/[Telefonnummer].
Wenn Sie in diesen Tagen auch in [Standort] sind, würde ich mich gerne vernetzen! Rufen Sie mich unter meiner [Telefonnummer] an und ich gebe Ihnen die Einzelheiten.
Freundliche Grüße,
[Ihre Unterschrift]5 Tipps zum Verfassen einer Abwesenheits-E-Mail-Nachricht
Wie können Sie also eine effektive Abwesenheits-E-Mail-Nachricht erstellen? Hier sind fünf Ideen, wie Sie Ihre E-Mail effektiv und freundlich gestalten können.
#1. Halten Sie es kurz und bündig
Die beste Kommunikation außerhalb des Büros ist kurz und prägnant. Melden Sie sich ab, nachdem Sie die relevanten Informationen in ein paar prägnanten Sätzen übermittelt haben. Es besteht kein Grund, Ihre Kollegen zu verärgern, indem Sie zu viele Details über Ihre Abwesenheit preisgeben.
#2. Bearbeiten Sie Ihre Nachricht
Sie möchten niemals eine geschäftliche E-Mail mit einem Grammatikfehler versenden. Die Qualität Ihres Schreibens kann Einfluss darauf haben, wie Ihre Kollegen und Kunden Sie wahrnehmen.
#3. Machen Sie keine Versprechen, die Sie nicht halten können
Beim Versenden von Abwesenheits-E-Mails ist es ein häufiger Fehler, Versprechungen zu machen, die man nicht halten kann. Versprechen Sie beispielsweise nicht, auf die Abwesenheits-E-Mail zu antworten, sobald Sie zurückkommen. Bei Ihrer Rückkehr erwartet Sie höchstwahrscheinlich eine Menge Arbeit, daher können Sie keine schnelle Abwicklung versprechen.
#4. Pflegen Sie einen professionellen Ton
Wenn Sie sich darauf vorbereiten, in den Urlaub zu fahren, ist es verlockend, einen informellen oder freundlichen Ton anzunehmen. Bedenken Sie jedoch, dass eine Abwesenheitsnachricht immer noch eine geschäftliche E-Mail ist.
#5. Berücksichtigen Sie alle Kommunikationskanäle
Am besten erstellen und aktivieren Sie eine Abwesenheitsnachricht auf allen wichtigen Plattformen, über die Sie mit Ihren Geschäftspartnern interagieren.
So richten Sie Ihre automatische Abwesenheitsantwort ein
Sie sollten Ihre Abwesenheits-E-Mail-Nachricht inzwischen fertig haben. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Abwesenheits-Autoresponder in verschiedenen E-Mail-Plattformen, einschließlich Microsoft Outlook, einrichten.
#1. So richten Sie Abwesenheitsantworten in Gmail ein
Befolgen Sie diese Anweisungen, um Ihre automatische Gmail-Antwort zu konfigurieren, wenn Sie Google Workspace verwenden. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke von Gmail auf Optionen > Alle Optionen anzeigen. Scrollen Sie ganz nach unten zu „Urlaubsantwort“.
- „Urlaubsmelder ein“ sollte ausgewählt sein.
- Füllen Sie die Lücken mit den Daten, der Betreffzeile und Ihrer grundlegenden Abwesenheitsnachricht aus.
- Klicken Sie auf die entsprechenden Kästchen, um eine automatische Antwort an Ihre Kontakte und Personen in Ihrer Organisation zu senden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“.
Ihr Abwesenheits-Autoresponder wurde konfiguriert. Wenn Sie Ihren Urlaubs-Responder aktivieren, wird oben eine Leiste mit der Option angezeigt, die Urlaubs-E-Mail so zu beenden. Um die Urlaubsbenachrichtigung zu deaktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt beenden“.
#2. So richten Sie Abwesenheits-E-Mail-Antworten in Outlook ein
Wenn Sie Microsoft Outlook für Ihre E-Mails verwenden, finden Sie hier die Schritte zum Einrichten Ihrer automatischen Abwesenheits-E-Mail-Antwort.
- Wählen Sie Datei > Automatische Antworten
- Wählen Sie „Automatische Antworten senden“
- Klicken Sie auf „Nur in diesem Zeitraum senden“, um den Datums- und Uhrzeitbereich zu bearbeiten
- Geben Sie Ihre automatische Antwortnachricht ein und klicken Sie auf OK. Dadurch wird die automatische Antwort für Personen aktiviert, die Ihnen innerhalb der Organisation E-Mails senden
- Für Personen außerhalb der Organisation klicken Sie auf die Registerkarte „Außerhalb meiner Organisation“ und geben Sie dieselbe Nachricht oder eine andere automatische Antwort ein
- klicken Sie auf OK
Sie werden in Ihrem Abwesenheits-E-Mail-Responder in Outlook auf Ihren Urlaub eingestellt.
#3. So richten Sie Abwesenheitsnachrichten in Slack ein
Heutzutage sind Instant-Messaging-Plattformen wie Slack und Teams beliebter als E-Mails. Erwägen Sie, Ihre Abwesenheitsnotiz auch auf diesen Plattformen zu veröffentlichen. Um Ihren Slack-Status in „Abwesend“ zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Slack-Fensters auf Ihr Profilfoto.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Status aktualisieren“.
- Geben Sie im daraufhin angezeigten Popup Ihren individuellen Abwesenheitsstatus ein und geben Sie anschließend die Uhrzeit an. Sie können Ihrem Status sogar Emoticons hinzufügen.
Was sagen Sie in einer Abwesenheits-E-Mail?
„Vielen Dank für Ihre E-Mail“, können Sie sagen. Aus [Grund] bin ich nun bis zum [Rückreisedatum] vom Büro abwesend. Wenn ich zurückkomme, werde ich gerne auf Ihre Nachricht antworten. In der Zwischenzeit wenden Sie sich bitte an [Name des Kollegen + Berufsbezeichnung] unter [E-Mail, Telefon usw.], wenn Sie Hilfe benötigen.“
Was ist ein schönes Abwesenheitsbeispiel?
Hier ist ein Beispiel für eine schöne Abwesenheits-E-Mail: Ich werde vom (Tag/Monat) bis (Tag/Monat) nicht im Büro sein, mit eingeschränktem E-Mail-Zugriff. Bitte kontaktieren Sie [Name] unter [E-Mail] oder [Telefon], wenn Sie dringende Fragen haben. Ich werde so schnell wie möglich auf Ihre E-Mail antworten. Aber du bist zu mehr fähig.
Was sind Beispiele für Abwesenheitsnachrichten?
Beispiele für Abwesenheitsnachrichten sind:
- „Ich freue mich über Ihre E-Mail. Ich werde vom 8. bis 12. August nicht im Büro sein….
- „Ich werde vom 25. bis 29. Juli abwesend sein.“ Bei dringenden Problemen können Sie meine Kollegin Marilyn Morales unter [E-Mail-Adresse und Telefonnummer] erreichen.“
- „Ich freue mich über Ihre E-Mail. Ich bin jetzt nicht im Büro und überwache meine E-Mails nicht.
Was ist eine gute automatische Antwortnachricht?
Beispiele für freundliche automatische E-Mail-Antworten bei Abwesenheit sind: Hallo, vielen Dank, dass Sie sich mit _ in Verbindung gesetzt haben. Wir haben Ihre Nachricht erhalten und werden so schnell wie möglich antworten. Hallo, wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit mit uns. Um einen Termin zu vereinbaren, gehen Sie bitte zu [Link zur Terminplanungsseite].
Was ist eine gute automatische E-Mail-Antwort?
Das Folgende ist ein Beispiel für eine automatische Antwort-E-Mail:
Hallo [Vorname], vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme! Diese automatische Antwort dient lediglich Ihrer Information … Wir haben Ihre E-Mail erhalten und werden so schnell wie möglich mit einer (menschlichen) Antwort antworten.
Was ist eine gesunde Abwesenheitsnachricht?
Hier ist ein Beispiel für eine Abwesenheits-E-Mail:
Ich bin vorübergehend nicht im Büro [im Urlaub, auf einer Konferenz oder aus einem anderen Grund] und kann bis zum [Datum] nicht antworten. Wenn Sie Notfallhilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an [Kontaktname] unter [Kontaktinformationen]. Sie helfen Ihnen gerne weiter, während ich weg bin.
Zusammenfassung
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Bibliographie
