Jedes Unternehmen in Oregon, auch solche mit nur einer Person, unterliegt dem Krankenurlaubsgesetz des Bundesstaates, das pro Kalenderjahr bis zu 40 Stunden Krankheitsurlaub pro Mitarbeiter vorschreibt. Abhängig von der Größe und dem Standort Ihres Unternehmens kann der Krankenurlaub unbezahlt sein, während bestimmte Arbeitgeber verpflichtet sind, bezahlten Krankenurlaub zu gewähren. Obwohl das Krankheitsurlaubsgesetz in Oregon nicht so kompliziert ist wie in anderen Bundesstaaten, beispielsweise in Kalifornien, müssen Sie dennoch sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält. Hier finden Sie alles, was Sie über das Krankheitsurlaubs- und PTO-Gesetz in Oregon wissen müssen.
Wie das Krankheitsurlaubsgesetz in Oregon funktioniert
Der Krankenstand wird in Oregon als eine Stunde Krankheitszeit pro 30 Arbeitsstunden berechnet, maximal jedoch 40 Stunden. Sie können nach eigenem Ermessen mehr Krankheitstage gewähren, stellen Sie jedoch sicher, dass dies für alle Mitarbeiter gilt. Um die Krankenurlaubsbestimmungen von Oregon einzuhalten, müssen Sie sich über Themen wie bezahlten und unbezahlten Urlaub, Arbeitnehmeransprüche, genehmigte Krankheitszeitnutzung und die Kombination von Krankenurlaub und bezahlter Freizeit (PTO) im Klaren sein.
Bezahlter versus unbezahlter Krankheitsurlaub
Arbeitgeber in Oregon, die mindestens zehn Mitarbeiter haben, müssen bezahlte Krankheitstage gewähren. Wenn Sie mindestens sechs Mitarbeiter haben und Ihr Unternehmen oder ein Mitarbeiter in Portland ansässig ist, müssen Sie bezahlte Krankheitstage gewähren. Wenn Sie weniger Mitarbeiter haben, können Sie sich dafür entscheiden, Krankheitstage unbezahlt zu lassen; Dennoch kann es für ein kleines Unternehmen ein attraktiver Vorteil sein, Krankheitstage zu bezahlen.
Der Personalbestand einiger Unternehmen kann sich ändern, insbesondere bei Saisonbetrieben, die nicht das ganze Jahr über Vollzeitkräfte beschäftigen. Wenn dies auf Ihre Organisation zutrifft, müssen Sie Ihren Tagesdurchschnitt für einen beliebigen 20-Wochen-Zeitraum im Vorjahr berechnen. Ihr Krankenstand muss bezahlt werden, wenn Ihr Unternehmen durchschnittlich 10 oder mehr Mitarbeiter pro Tag hat (sechs oder mehr in Portland).
Berechtigung und Anspruch der Mitarbeiter
Mitarbeiter aller Art – Vollzeit-, Teilzeit- und Saisonmitarbeiter – haben Anspruch auf bis zu 40 Stunden Krankenurlaub pro Jahr von ihrem Unternehmen. (Diese Regelung schreibt vor, dass Vollzeitbeschäftigte mindestens 40 Stunden pro Jahr arbeiten müssen; Teilzeit- und Saisonarbeiter können weniger verdienen.) Wie bei den meisten rechtlichen Fragen gibt es jedoch Ausnahmen. Wenn Sie nicht dazu verpflichtet sind, einem Mitarbeiter Krankenurlaub zu gewähren, ziehen Sie die folgenden Szenarien in Betracht:
- Wenn ein Mitarbeiter gemäß dem Family and Medical Leave Act (FMLA) krankgeschrieben ist,
- Wenn ein Mitarbeiter der Elternteil, Ehepartner oder das Kind des Kleinunternehmers ist
- Wenn ein Arbeitnehmer an einem Arbeitsausbildungsprogramm auf Bundes- oder Landesebene teilnimmt
- Wenn ein Mitarbeiter für ein berufsbegleitendes Studienprogramm eingeschrieben ist
- Wenn der Mitarbeiter ein unabhängiger Auftragnehmer ist
Nach dem Gesetz von Oregon sind Sie nicht verpflichtet, unmittelbar nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters Urlaub wegen Krankheit zu gewähren. Wie bei vielen anderen Leistungen können Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen, dass sie mindestens 90 Tage für Sie arbeiten, bevor sie Anspruch auf Krankenstand haben.
Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, sind Sie nicht verpflichtet, aufgelaufene und ungenutzte Krankheitszeiten auszuzahlen, es sei denn, Ihre Organisation verfügt über eine Richtlinie, die Sie dazu verpflichtet. Was auch immer Ihre Unternehmenspolitik ist, Sie müssen sich jederzeit daran halten.
Verwendung der erlaubten Krankheitszeit
Ihre Mitarbeiter können aus verschiedenen vorab genehmigten Gründen Krankheitsurlaub in Anspruch nehmen, darunter Selbstfürsorge und spezielle Fälle, in denen sie sich um andere kümmern.
Ihre Mitarbeiter können sich aus folgenden Gründen krankschreiben lassen:
- Termine bei Ärzten
- Heilung von einer Verletzung
- Krankheit oder Gebrechen
- Krankheit des Geistes
- Trauerfall
- Häusliche Gewalt, Belästigung, sexuelle Übergriffe und andere damit zusammenhängende Vorfälle
Mitarbeiter können sich auch dann krankschreiben lassen, wenn sie nicht krank oder verletzt sind, um:
- Pflege eines kranken oder verletzten Familienmitglieds
- Nehmen Sie ein Familienmitglied mit zu einem Arztbesuch oder einer psychischen Untersuchung.
- Kümmern Sie sich um ein krankes oder verletztes Kind.
- Kümmern Sie sich um einen Jugendlichen, dessen Schule oder Kindertagesstätte aufgrund einer gesundheitlichen Notlage geschlossen ist.
Krankheitsurlaub vs. PTO-Gesetz in Oregon
Einige Unternehmen möchten es sich einfacher machen, indem sie ihre PTO- und Krankheitsurlaubsrichtlinien in einer einzigen Richtlinie zusammenfassen. Sie können dies tun, solange Ihre PTO-Versicherung die Mindestanforderungen an den Krankenstand in Oregon erfüllt. Dies entbindet Sie nicht von der Verpflichtung, zusätzlichen Urlaub gemäß Oregon- oder Bundesrecht zu gewähren.
Während die Zusammenfassung von Urlaubsregelungen in einer einzigen umfassenden Regelung in Bundesstaaten ohne ähnliche Regelungen wie in Oregon sinnvoll sein kann, empfehlen wir dies in Oregon nicht. Es ist ideal, eine separate PTO-Richtlinie einzurichten, damit Sie Ihre Krankheitsurlaubsrichtlinie sofort anpassen können, wenn sich die Gesetze von Oregon ändern. In Oregon kann eine Kombination dieser Regeln zulässig sein, sofern Sie Ihren Mitarbeitern unbegrenzte PTO zur Verfügung stellen.
Arbeitgebervoraussetzungen
Sie müssen Ihren Mitarbeitern nicht nur Krankheitszeiten gewähren, sondern auch genaue Aufzeichnungen über deren Ansammlung und Nutzung der Krankheitszeiten führen, sie über ihre Rechte informieren und sie regelmäßig über ihren Krankenstandssaldo informieren.
Bekanntmachung und Veröffentlichung
Das Anbringen von Compliance-Postern an prominenten Stellen in Ihrem Büro ist eine Möglichkeit, die Einhaltung von Arbeits- und Personalgesetzen sicherzustellen. Das Krankenzeitgesetz von Oregon sieht ähnliche Anforderungen vor, wie zum Beispiel die Anbringung eines Krankenzeitschilds, wo die Mitarbeiter es leicht sehen können. Das Plakat muss grundlegende Informationen über ihre Rechte auf Krankenurlaub enthalten.
Wenn Ihr Unternehmen jedoch weit entfernt ist, können Sie eine Mitteilung in Ihrem Intranet oder elektronischen Schwarzen Brett platzieren oder sogar eine unternehmensweite E-Mail-Benachrichtigung versenden. Wenn Sie regelmäßig einen internen Newsletter herausgeben, geben Sie in jeder Nachricht einen Link zum Poster Ihres Unternehmens sowie zu anderen Compliance-Anforderungen an.
Angaben zur Krankenstandsbilanz
Arbeitgeber in Oregon sind gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitern vierteljährliche Abrechnungen vorzulegen, in denen die Höhe des Krankenurlaubs aufgeführt ist, den sie angesammelt und ausgegeben haben. Sie können diese Informationen überall verfügbar machen, und wenn Sie eine Lohnabrechnungssoftware verwenden, können Sie sie jeder Gehaltsabrechnung beifügen, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.
Anfordern von Unterlagen
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Unterlagen anfordern, aus denen hervorgeht, dass ein Mitarbeiter krankheitsbedingt abwesend war oder sich um ein erkranktes Familienmitglied kümmerte. Das Einfordern von Papierkram, wenn ein Mitarbeiter krankgeschrieben wird, mag zwar sinnvoll erscheinen, Sie können dies jedoch nur in den folgenden Situationen tun:
- Wenn ein Mitarbeiter länger als drei Tage in Folge abwesend ist,
- Wenn die Krankheitszeit eines Arbeitnehmers voraussichtlich mehr als drei aufeinanderfolgende Arbeitstage beträgt (Operation, ärztliche Behandlung),
- Wenn ein Arbeitnehmer seinen Krankheitsurlaub nicht angemessen oder angemessen ankündigt (10 Tage, wenn vorhersehbar, angemessen wegen Krankheit oder Verletzung), kann der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers kündigen.
- Wenn Sie einen triftigen Grund haben, die Inanspruchnahme von Krankenurlaub durch einen Mitarbeiter in Frage zu stellen (hohe Fehlzeiten, PTO-Missbrauch),
Erwerb und Berechnung des Krankengeldes
Bei der Entwicklung einer Krankheitsurlaubsrichtlinie für Oregon müssen Sie die Einhaltung des Gesetzes sicherstellen, indem Sie von den Mitarbeitern verlangen, Zeit anzusammeln und diese korrekt zu bezahlen. Sie können Mitarbeiterzeit auf zwei Arten ansammeln: als Abgrenzung oder als Pauschalbetrag.
Krankenurlaub erhalten
Wie bereits erwähnt, erfordert die Anrechnung von Krankheitszeiten die Berechnung von mindestens einer Stunde Krankheitszeit pro 30 geleistete Arbeitsstunden. Sie können das Ansammeln von Krankheitszeiten beenden, sobald ein Mitarbeiter 40 Stunden in seinem Krankheitskonto hat. Sie können weiterhin Stunden für Ihre Mitarbeiter sammeln, wenn die Krankenstandsregelung Ihres Unternehmens liberaler ist als die staatlichen Standards.
Selbst wenn Sie verlangen, dass Mitarbeiter 90 Tage im Dienst sind, bevor sie Krankheitstage in Anspruch nehmen können, beginnt die Rückstellung mit dem Tag, an dem sie beginnen. Sie sind berechtigt, die Krankheitszeit in Anspruch zu nehmen, sobald sie die Mindestdauer von 90 Tagen erreicht haben.
Dieses System ermöglicht es Mitarbeitern zwar, Krankenurlaub auf der Grundlage ihrer geleisteten Arbeitsstunden zu verdienen, erfordert jedoch zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Dadurch erhöht sich auch die Wahrscheinlichkeit von Verwaltungsfehlern oder Fehleinschätzungen.
Krankheitsurlaub in einer einzigen Rate
Bei der Pauschalzahlungsoption wird den Mitarbeitern lediglich der volle Krankenstand gewährt, der ihnen jedes Jahr am 1. Januar gewährt wird. Mit dieser Methode sparen Sie Zeit in der Verwaltungsabteilung.
Der Nachteil der Pauschalzahlung besteht darin, dass Mitarbeiter vor dem 1. Januar antreten. In diesem Fall müssten Sie die Krankheitszeit abhängig vom Startdatum anteilig aufteilen. Wenn Sie also jedes Jahr 40 Stunden Krankheitszeit anbieten und ein neuer Mitarbeiter am 1. Juli (der Jahresmitte) antritt, müssen Sie die Krankheitszeit um die Hälfte oder 20 Stunden anteilig aufteilen. Selbst mit diesem zusätzlichen Schritt glauben wir, dass der Pauschalbetrag die bessere und weniger verwaltungsintensive Methode zur Berechnung des Krankheitsurlaubs ist.
Lohnberechnung
Wenn Ihre Organisation verpflichtet ist, Mitarbeitern für Krankheitsurlaub Geld zu zahlen, müssen Sie ihnen den regulären Lohnsatz zahlen. Erhalten stundenweise Beschäftigte nur einen Lohnsatz, müssen Sie ihnen für jede krankheitsbedingte Abwesenheitsstunde den üblichen Stundensatz auszahlen. Verwenden Sie den gewichteten Durchschnitt der Stundenlohnsätze des Mitarbeiters, wenn dieser mehr als einen Lohnsatz hat.
Angestellte müssen während des Krankheitsurlaubs den vollen Betrag ausbezahlt bekommen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise ein Wochengehalt von 2,500 US-Dollar verdient und einen Tag krankgeschrieben ist, müssen Sie ihm 2,000 US-Dollar reguläres Einkommen plus 500 US-Dollar für den einen Tag Krankheitsurlaub zahlen.
Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, die kein Grundgehalt beziehen, müssen Sie ihnen für jede Stunde Krankheitsurlaub mindestens den Mindestlohn zahlen. Wenn Sie beauftragten Mitarbeitern ein Grundgehalt gewähren, müssen Sie ihnen den Satz zahlen, der ihrem Stundensatz oder dem Mindestlohn entspricht, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Während Überstunden, Prämien, Trinkgelder und andere über den Grundsatz eines Mitarbeiters hinausgehende Vergütungen bei der Berechnung des Krankengelds nicht berücksichtigt werden, ist bei der Schichtdifferenzvergütung dies der Fall. Stellen Sie daher sicher, dass Sie angemessen kalkulieren, wenn Sie Mitarbeiter haben, die in diese Kategorie fallen.
Mitarbeiterbindung
Der Bundesstaat Oregon ermöglicht es Mitarbeitern, bis zu 40 Stunden Krankheitszeit pro Jahr zu übertragen. Arbeitgeber können außerdem den Krankheitsurlaub auf 40 Stunden pro Jahr begrenzen und den gesamten Krankenurlaubssaldo pro Arbeitnehmer auf 80 Stunden begrenzen. Sie haben die Möglichkeit, diese Einschränkungen nach eigenem Ermessen zu erhöhen.
Wenn ein Mitarbeiter also im Vorjahr keinen Krankenstand in Anspruch genommen hat, kann er alle 40 Stunden übertragen. Sie können ihre Ansammlung stoppen, sobald sie ihre 40 Stunden für das Jahr erreicht haben. Wenn sie Krankheitstage in Anspruch nehmen und ihr Kontostand unter 80 Stunden fällt, müssen Sie die Rückstellung neu starten. Selbst wenn sie am Ende des Jahres mehr als 40 Stunden krank sind, können Sie die Verlängerung auf 40 Stunden begrenzen.
Rechtlichen Erwägungen
Die Krankheitszeitregel in Oregon ist recht einfach, erfordert aber dennoch Liebe zum Detail, um nicht gegen die Vorschriften zu verstoßen. Wenn Sie das Gehalt falsch berechnen oder die gesetzlichen Rechte eines Mitarbeiters verletzen, drohen Ihnen staatliche Bußgelder und Strafen sowie Arbeitnehmerklagen.
Strafen und Bußgelder
Straflöhne sind in Oregon legal. Wenn die Krankheitszeit eines Arbeitnehmers nicht ordnungsgemäß bezahlt wird, kann dies zu einer Lohnstrafe in Höhe des Achtfachen des regulären Lohnsatzes des Arbeitnehmers führen. Selbst geringfügige Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung können zu dieser schwerwiegenden Konsequenz führen.
Oregon sieht außerdem eine Geldstrafe von 1,000 US-Dollar für jeden Verstoß vor. Wenn Sie also drei Mitarbeiter haben, die krankgeschrieben sind, Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungsteam ihr Krankengeld jedoch nicht richtig berechnet, schuldet Ihr Unternehmen diesen Mitarbeitern nicht nur das Achtfache ihres regulären Lohnsatzes für jede Stunde Krankheitsurlaub, sondern auch Sie selbst schulden dem Staat 3,000 US-Dollar an Geldstrafen.
Arbeitnehmeransprüche
Arbeitgeber, die vorsätzlich oder unwissentlich gegen die Krankenurlaubsregeln verstoßen, müssen in Oregon mit hohen Strafen rechnen. Arbeitnehmerklagen können für Unternehmen äußerst kostspielig sein, sowohl finanziell als auch in Bezug auf den Ruf.
Wenn ein Mitarbeiter einen Krankenurlaub beantragt, üben Sie keine Vergeltungsmaßnahmen, Belästigungen, Disziplinarmaßnahmen oder Entlassungen aus. Die Übernahme einer dieser Aktivitäten könnte zu Belästigungen oder einer unrechtmäßigen Kündigung seitens eines Mitarbeiters führen.
Möglicherweise haben Sie einen berechtigten Grund, die Inanspruchnahme von Krankheitsurlaub durch einen Mitarbeiter in Frage zu stellen, wenn dieser übermäßig viel Urlaub genommen oder andere Richtlinien missbraucht hat. Achten Sie jedoch darauf, diese Bedenken zu dokumentieren, um einen Beweis für ein tatsächliches Problem zu erhalten.
Konsistenz wahren und Aufzeichnungen führen
Führen Sie bei allen HR-bezogenen Problemen sorgfältige Aufzeichnungen. Sorgen Sie für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem Sie mindestens vierteljährlich die aufgelaufenen und krankheitsbedingten Fehlzeiten jedes Mitarbeiters dokumentieren. Bewahren Sie auch Aufzeichnungen über die Krankheitstage eines Mitarbeiters auf. Da es sich um Krankenakten handelt, müssen Sie sie getrennt von der regulären Personalakte des Mitarbeiters aufbewahren und in einer vertraulichen Akte mit eingeschränktem Zugriff ablegen.
Seien Sie fair und konsequent bei Ihren Krankenstandsregelungen, sowohl im Hinblick auf die Zeit, die Sie gewähren, als auch auf die Art und Weise, wie Sie auf Mitarbeiter reagieren, die abwesend sind. Denken Sie daran: Was Sie für einen Mitarbeiter tun, muss auch für alle getan werden.
Gibt es in Oregon ein Gesetz über bezahlten Krankenurlaub?
Alle Mitarbeiter in Oregon haben nach bundesstaatlichem Recht Anspruch auf Krankenurlaub. Wenn Ihr Arbeitgeber 10 oder mehr Mitarbeiter hat (6 oder mehr, wenn er einen Standort in Portland hat), haben Sie Anspruch auf bezahlte Krankheitstage. Andernfalls ist die Krankheitszeit geschützt, aber nicht entschädigt.
Was ist das neue Krankheitsurlaubsgesetz von Oregon?
Privatunternehmen mit einem oder mehreren Mitarbeitern im Bundesstaat Oregon müssen ab dem 12. Januar 12 innerhalb eines Zeitraums von 1 Monaten bis zu 2023 Wochen bezahlten Urlaub gewähren.
Überzählen sich die Krankheitstage in Oregon?
Ja, Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitern die Übertragung von bis zu 40 Stunden ungenutzten Krankheitsurlaub auf das nächste Jahr zu gestatten.
Darf Ihr Arbeitgeber fragen, warum Sie sich krank melden?
Meldet sich ein Arbeitnehmer krank, ist es dem Arbeitgeber gestattet, sich nach dem Grund für die Abwesenheit zu erkundigen.
Können sie Nein sagen, wenn Sie sich krank melden?
Ob es ihnen gefällt oder nicht, Chefs sollten Ihren Antrag auf Urlaub im Krankheitsfall nicht ablehnen.
Abschließend,
Die meisten Unternehmen können einen Verstoß gegen das Krankenurlaubsgesetz von Oregon vermeiden. Um sicherzustellen, dass Sie Teil dieser Gruppe sind, müssen Sie wissen und verstehen, was Sie jedem Mitarbeiter zur Verfügung stellen müssen und wie Sie etwaige Probleme vermeiden können.
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Bibliographie
