RICHTLINIE ZUR AUFBEWAHRUNG VON DATEN: Was es ist, Beispiele und Best Practices

Best Practices für Marktdatenaufbewahrungsrichtlinien, ihre Vorteile und Beispiele
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  1. Datenaufbewahrungsrichtlinie 
  2. Elemente einer Datenaufbewahrungsrichtlinie
    1. #1. Die von Ihnen gesammelten Informationen
    2. #2. Benutzerrechte und -privilegien
    3. #3. Umgang mit sensiblen Informationen
    4. #4. Dauer der Datenaufbewahrung
    5. #5. Praktiken zum Schutz von Daten
    6. #6. Informationen zum internationalen Informationstransfer
  3. Vorteile einer Datenaufbewahrungsrichtlinie
    1. #1. Automatisierte Compliance
    2. #2. Geringere Wahrscheinlichkeit, Geldstrafen wegen Nichteinhaltung zu erhalten
    3. #3. Reduzierte Lagerkosten
    4. #4. Geringeres Risiko von Rechtsstreitigkeiten
    5. #5. Beruhigende Kunden hinsichtlich des Datenschutzes
    6. #6. Effizienz
    7. #7. Datenverlust
    8. #8. Notfallvorsorge und Geschäftskontinuität
  4. Best Practices für die Richtlinie zur Datenaufbewahrung 
    1. #1. Bestimmen Sie, was Ihre Geschäftsanforderungen sind
    2. #2. Machen Sie die Entwicklung einer Datenaufbewahrungsrichtlinie zu einer gemeinsamen Anstrengung
    3. #3. Vermeiden Sie es, die Dinge zu kompliziert zu machen
    4. #4. Identifizierung der Gesetzesregeln
    5. #5. Arten der Datenaufbewahrung
    6. #6. Auswahl eines effektiven Systems zur Datenarchivierung.
    7. #7. Sortieren Sie jedes Datenbit
    8. #8. Überprüfen Sie die Compliance-Standards
    9. #9. Löschverfahren
  5. Welche Bedeutung hat die Datenaufbewahrung?
  6. Wie erstellt man eine Datenaufbewahrungsrichtlinie?
    1. #1. Wählen Sie eine Person oder ein Team aus, die/das für die Entwicklung der Richtlinie verantwortlich ist.
    2. #2. Finden Sie heraus, welche rechtlichen Anforderungen für die Organisation gelten.
    3. #3. Beschreiben Sie die geschäftlichen Anforderungen der Organisation.
    4. #4. Sortieren und gruppieren Sie Ihre Daten.
    5. #5. Finden Sie heraus, welche Gesetze und Vorschriften für Daten gelten.
  7. Was ist die standardmäßige Datenaufbewahrungsfrist? 
  8. Warum brauchen wir eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung? 
  9. Was ist eine gute Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung? 
  10. Was ist der Unterschied zwischen Datenaufbewahrung und Datenarchivierung? 
  11. Wie lange sollten Sie Kundendaten aufbewahren?
  12. Zusammenfassung 
  13. Ähnliche Artikel
  14. Bibliographie 

Das etablierte Verfahren eines Unternehmens zur Archivierung von Daten zur Erfüllung betrieblicher oder gesetzlicher Compliance-Anforderungen wird als Datenaufbewahrungsrichtlinie, auch Records Retention Policy genannt, bezeichnet. Die Verwendung einer Vorlage für eine Marktdatenaufbewahrungsrichtlinie, die eine Struktur bietet, an die man sich bei der Erstellung der Richtlinie halten kann, kann für einige Organisationen nützlich sein. Detaillierte Richtlinien zur Datenaufbewahrung legen die geschäftlichen Gründe für die Aufbewahrung bestimmter Daten fest und legen fest, was mit ihnen zu tun ist, wenn es an der Zeit ist, sie zu verwerfen. Google, Microsoft, Apple, Twitter und Instagram sind gute Beispiele für Unternehmen mit einer guten Richtlinie zur Datenaufbewahrung, von der alle profitieren. Sie müssen zunächst die Anforderungen Ihrer Datenaufbewahrungsrichtlinie ermitteln, bevor Sie Best Practices festlegen.

Datenaufbewahrungsrichtlinie 

Das etablierte Verfahren zur Datenaufbewahrung durch ein Unternehmen wird als Datenaufbewahrungsrichtlinie, auch Record Retention Policy genannt, bezeichnet. Obwohl die ordnungsgemäße Gewährleistung Datenmanagement Gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften ist das Hauptziel einer Richtlinie zur Marktdatenaufbewahrung, sie ist aber auch eine großartige Möglichkeit, diese zu steigern PRODUKTIVITÄT innerhalb Ihres Unternehmens. Eine Richtlinie zur Marktdatenaufbewahrung beschreibt, wie jede Organisation Kundendaten erfasst, verwendet, speichert und schließlich löscht. 

In der Regel sind in solchen Richtlinien ein Zeitplan für die Datenaufbewahrung oder spezifische Anweisungen zur Datenaufbewahrung enthalten. Eine Standardrichtlinie zur Datenaufbewahrung auf dem Markt legt genaue Richtlinien dafür fest, wie ein Unternehmen Daten speichert, darauf zugreift und sie verwirft. 

Elemente einer Datenaufbewahrungsrichtlinie

#1. Die von Ihnen gesammelten Informationen

Definieren Sie die Daten, die Sie in Ihrer Richtlinie erfassen müssen, und informieren Sie Ihre Kunden oder Benutzer über die Datenerfassungspraktiken Ihres Unternehmens. Ihre Art des Unternehmens und Ihr Tätigkeitsbereich werden dies bestimmen.

#2. Benutzerrechte und -privilegien

Sowohl interne als auch externe Benutzer können von Richtlinien zur Datenaufbewahrung profitieren. Eine gut gestaltete Richtlinie betont auch die Rechte der Benutzer, einschließlich der Art und Weise, wie sie die Löschung ihrer Daten von den Servern des Unternehmens beantragen können, und wie lange eine Organisation sie speichern sollte. Benutzer haben das Recht, ihre Informationen jederzeit zu ändern und darauf zuzugreifen sowie den Erhalt von Marketingmitteilungen wie Push-Benachrichtigungen, E-Mails und Textnachrichten abzulehnen. 

#3. Umgang mit sensiblen Informationen

Sensible Informationen können Informationen zu einer Vielzahl von Themen preisgeben, darunter Demografie, Rasse, Politik, Einkommen und Alter. Obwohl nicht alle Unternehmen in diese Kategorie fallen, gibt es doch einige, darunter Anwaltskanzleien, Meinungsforschungs- und Meinungsforschungsfirmen usw Umfrage Verwaltungsfirmen.  

#4. Dauer der Datenaufbewahrung

Ein weiteres entscheidendes Element Ihrer Richtlinie ist die Dauer der Datenaufbewahrung, auch Datenaufbewahrungsfrist genannt. Dabei geht es darum, wie lange Daten aufbewahrt werden müssen und ob sie nach Ablauf dieser Zeit archiviert oder entsorgt werden sollen. 

#5. Praktiken zum Schutz von Daten

Es ist wichtig, eine Strategie zum Schutz Ihrer gespeicherten Daten zu entwickeln, da Datenschutzverletzungen ein echtes Risiko für alle Online-Unternehmen darstellen. Darin sollten Sie Ihre Datensicherheitsstrategie und Ihren Fallback-Plan im Falle eines Verstoßes darlegen.

#6. Informationen zum internationalen Informationstransfer

Wenn Ihr Unternehmen Kunden in der EU oder anderen Ländern hat, ist es wichtig, sich dieser und aller geltenden internationalen Gesetze bewusst zu sein. Selbst wenn Sie in den USA ansässig sind, ist die DSGVO ein hervorragendes Beispiel für ein globales Gesetz, das Auswirkungen auf Ihre Praktiken zur Datenaufbewahrung haben kann.

Vorteile einer Datenaufbewahrungsrichtlinie

Es ist von großer Bedeutung, eine solide Richtlinie für die Vorratsspeicherung von Marktdaten zu entwickeln. Im Folgenden sind einige der wirkungsvolleren Vorteile aufgeführt:

#1. Automatisierte Compliance

Durch die Festlegung einer Richtlinie können Organisationen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen gewährleisten, die die Aufbewahrung verschiedener Arten von Daten vorschreiben. Diese Marktrichtlinie zur Datenaufbewahrung hilft Unternehmen dabei, die Einhaltung der zahlreichen und sich ändernden Gesetze zum Datenschutz von Mitarbeiter- und Verbraucherdaten aufrechtzuerhalten. Unabhängig davon, wo sich ein Unternehmen befindet, muss es beispielsweise bei Geschäften mit Kaliforniern den California Consumer Privacy Act einhalten.

#2. Geringere Wahrscheinlichkeit, Geldstrafen wegen Nichteinhaltung zu erhalten

Auch wenn ein Unternehmen alle gesetzlich vorgeschriebenen Daten aufbewahrt, können Prüfer dennoch danach fragen, daher muss das Unternehmen in der Lage sein, diese bereitzustellen. Durch die einfachere und schnellere Lokalisierung dieser Daten, indem nur das Nötigste davon gespeichert wird, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass ein Unternehmen dafür bestraft wird, dass es die aufzubewahrenden Daten nicht bereitstellt.

#3. Reduzierte Lagerkosten

Die Kosten für die Speicherung von Daten sind ein direkter Kostenfaktor, und die Speicherung weniger Daten führt zu geringeren Speicherkosten aufgrund der Datenaufbewahrung. Die Datenspeicherung ist häufig teuer, insbesondere wenn Sie viele davon länger als nötig aufbewahren. Eine Richtlinie zur Marktdatenaufbewahrung kann Ihnen dabei helfen, die Notwendigkeit und Durchführbarkeit der Speicherung verschiedener Datensätze zu ermitteln, indem sie Fragen wie die Frage beantwortet, ob Daten aufbewahrt werden sollten, wie viel dies kosten würde, wie lange sie aufbewahrt würden und wie oft müsste darauf zugegriffen werden. Die Fragen dieser Richtlinien stellen sicher, dass es effektive und sichere Verfahren zur Aufbewahrung und Entsorgung von Marktdaten gibt, um gleichzeitig Kosten und Speicherbedarf zu minimieren.

#4. Geringeres Risiko von Rechtsstreitigkeiten

Daten, die nicht mehr benötigt werden, werden gelöscht, um die Möglichkeit zu verringern, dass sie bei der rechtlichen Offenlegung entdeckt und gegen die Organisation verwendet werden. Außerdem nimmt mit zunehmendem Alter der Daten ihre Relevanz ab und eine Marktdatenaufbewahrungsrichtlinie beseitigt unnötige Daten. Organisationen profitieren von der Datenaufbewahrung, indem sie das Risiko von rechtlichen Schritten senken.

#5. Beruhigende Kunden hinsichtlich des Datenschutzes

Kunden möchten wissen, dass ihre Daten sicher verwaltet und geschützt werden. Eine solide Datenschutzrichtlinie hilft ihnen bei der Analyse, wie Sie ihre Daten speichern und verarbeiten. Wiederkehrende Kunden stehen im Mittelpunkt Ihrer Geschäftstätigkeit. Daher sollte es für ihre Privatsphäre und ihren Seelenfrieden sorgen. Hier profitieren Kunden von der Datenaufbewahrung, indem sie ihnen den Schutz ihrer Daten gewährleisten.

#6. Effizienz

Die Leistung eines Servers wird wahrscheinlich beeinträchtigt, wenn eine Datenüberlastung vorliegt. Eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung ermöglicht es Ihnen, nur die Daten aufzubewahren, die unbedingt erforderlich sind, und steigert so die Effizienz Ihres Unternehmens. Ihr Unternehmen profitiert davon, dass es sich durch eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung von der Konkurrenz abhebt. Eine gut formulierte Richtlinie macht Ihre Kunden zufrieden und verbessert das Benutzererlebnis.  

#7. Datenverlust

Wenn es zu einer schwerwiegenden Datenschutzverletzung kommt, kann es katastrophale Folgen haben, wenn es nicht gelingt, jahrelange Kundeninformationen zu entfernen. Die Datenaufbewahrung kommt Unternehmen zugute, da sie Datenverluste verhindert. Kein Unternehmen ist vor der Möglichkeit einer Datenschutzverletzung gefeit, auch keine Universitäten und Großkonzerne Social-Media-Plattformen. Datenschutzverletzungen haben weniger Auswirkungen auf Ihr Unternehmen, wenn Sie über weniger Daten verfügen.

#8. Notfallvorsorge und Geschäftskontinuität

Strenge Richtlinien zur Datenaufbewahrung können Unternehmen dabei helfen, den Betrieb nach Katastrophen oder Systemausfällen wieder aufzunehmen. Unternehmen können die Auswirkungen einer Katastrophe oder eines Systemausfalls abmildern, indem sie wichtige Daten behalten und ihre Systeme auf einen früheren Zustand zurücksetzen. Darüber hinaus kommt die Datenaufbewahrung den Unternehmen zugute, indem sie sicherstellt, dass wichtige Daten bei Bedarf zugänglich sind, da sie die Geschäftskontinuität unterstützt. Wenn beispielsweise die Systeme eines Unternehmens ausfallen, kann es die gespeicherten Daten nutzen, um sie in einen früheren Zustand zu versetzen und den Geschäftsbetrieb wie gewohnt fortzusetzen.

Best Practices für die Richtlinie zur Datenaufbewahrung 

Die Anforderungen für die Entwicklung einer Datenaufbewahrungsrichtlinie variieren je nach Organisation. Es gibt jedoch einige Best Practices zur Datenaufbewahrung, die Unternehmen bei der Erstellung einer Richtlinie zur Datenaufbewahrung befolgen sollten. Zu diesen idealen Praktiken gehören:

#1. Bestimmen Sie, was Ihre Geschäftsanforderungen sind

Gesetzliche Anforderungen stehen an erster Stelle, aber alle von Ihnen eingeführten Richtlinien zur Datenaufbewahrung sollten auch geschäftskritische Prozesse rationalisieren und die Effizienz fördern.

#2. Machen Sie die Entwicklung einer Datenaufbewahrungsrichtlinie zu einer gemeinsamen Anstrengung

Sie benötigen Beiträge aus verschiedenen Perspektiven, um eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Daten zu entwickeln, die wirklich umfassend ist und den Interessen Ihres gesamten Unternehmens dient. Unternehmen sollten ihren internen Rechtsberater, das Finanzteam, die Buchhaltungsgruppe und andere einbeziehen Führungskräfte und Vorgesetzte aus verschiedenen Abteilungen.

#3. Vermeiden Sie es, die Dinge zu kompliziert zu machen

Verwenden Sie beim Entwerfen von Aufbewahrungsrichtlinien eine klare Sprache und eine prägnante Terminologie. Dies wird ihre Klarheit für die Belegschaft verbessern und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie befolgt wird. Und denken Sie daran: Sie können immer klein anfangen und bei Bedarf im Laufe der Zeit Änderungen vornehmen.

#4. Identifizierung der Gesetzesregeln

Organisationen müssen die Gesetze und Vorschriften ermitteln, die die Datenaufbewahrung regeln, um diese Anforderungen in die Richtlinie zur Datenaufbewahrung aufzunehmen. Die Einhaltung geltender Gesetze ist nur ein Teil der Entwicklung einer erfolgreichen Richtlinie zur Datenaufbewahrung. Die Aufbewahrungsrichtlinie muss auch die Geschäftsanforderungen der Organisation berücksichtigen. Aus betrieblichen Gründen kann es erforderlich sein, dass das Unternehmen Daten länger speichert, als es gesetzlich vorgeschrieben ist.

#5. Arten der Datenaufbewahrung

Berücksichtigen Sie beim Erstellen einer Datenaufbewahrungsrichtlinie die Datentypen. In jeder Organisation sind bestimmte Daten mehr wert als andere. Ein Unternehmen sollte davon absehen, eine allgemeine Datenaufbewahrungsrichtlinie festzulegen, die alle Arten von Daten abdeckt. Stattdessen sollte die Richtlinie festlegen, welche Arten von Daten das Unternehmen aufbewahren muss und wie lange es diese aufbewahren muss.

#6. Auswahl eines effektiven Systems zur Datenarchivierung.

Erwägen Sie die Implementierung eines Datenarchivierungssystems, wenn regulatorische Anforderungen erfordern, dass die Organisation bestimmte Arten von Daten länger aufbewahren muss, als das Unternehmen sie benötigt. Mit Hilfe eines Datenarchivierungssystems kann das Unternehmen die Kosten für die Speicherung von Archivdaten senken. Außerdem kann es die Datenlebenszyklusverwaltung automatisieren und Ihnen die Ressourcen zur Verfügung stellen, mit denen Sie Daten in den Archiven lokalisieren können.

Eine gute Datenarchivierung ermöglicht die Umsetzung eines Legal-Hold-Plans. Wenn eine Organisation in einen Rechtsstreit verwickelt ist, muss der Datenlebenszyklus-Managementprozess wahrscheinlich ausgesetzt werden, um zu verhindern, dass die vorgeladenen Daten nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Wenn eine Organisation zur Einhaltung von Vorschriften verpflichtet ist, muss sie wahrscheinlich den Bedarf an Datenaufbewahrung dokumentieren, um den gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Dieses formelle Dokument enthält möglicherweise viel juristischen Text. Als Best Practice empfiehlt es sich, eine einfachere Version des Dokuments zu erstellen, die intern verwendet werden kann, um Stakeholdern in der Organisation das Verständnis der Aufbewahrungsanforderungen zu erleichtern.

#7. Sortieren Sie jedes Datenbit

Die Organisation kann jede Information ignorieren, die sie für unwichtig hält. Die Sicherungs- und Aufbewahrungsstrategie muss jedoch alle in der gesamten Umgebung vorhandenen Daten und Dateien berücksichtigen und einbeziehen. Durch die Kategorisierung von Daten können Sie sicherstellen, dass alle privaten Informationen, die für den Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung sind, sicher sind und dann zur Überprüfung oder Wiederherstellung verfügbar sind, wann immer das Unternehmen sie benötigt.

#8. Überprüfen Sie die Compliance-Standards

In den meisten Unternehmen gibt es mindestens eine Regulierungsbehörde, die kontrolliert, wie lange sie Daten aufbewahren, sichern und aufbewahren. Möglicherweise benötigen Sie die Unterstützung eines Beraters, der sich mit allen Regeln auskennt, um die Vorschriften einzuhalten.

#9. Löschverfahren

Mit der Zeit werden die Daten unnötig und Sie sollten sie löschen, um Geld für die Speicherung zu sparen. Die Löschrichtlinie legt die Bedingungen fest, unter denen Sie Daten verwerfen können, ohne die Compliance oder die Geschäftswiederherstellung zu gefährden.

Welche Bedeutung hat die Datenaufbewahrung?

Die allgemeine Datenverwaltungsstrategie eines Unternehmens umfasst eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung. Eine Richtlinie ist unerlässlich, da sich Daten schnell ansammeln können. Daher ist es wichtig festzulegen, wie lange eine Organisation bestimmte Daten aufbewahren muss. Ob sechs Monate oder sechs Jahre: Ein Unternehmen sollte Daten nur so lange aufbewahren, wie es sie benötigt. Eine Datenaufbewahrung, die länger als nötig dauert, verbraucht zusätzlichen Speicherplatz und erhöht die Kosten.

Wie erstellt man eine Datenaufbewahrungsrichtlinie?

Eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung ist selten einfach zu erstellen, daher könnte es für einige Organisationen vorteilhafter sein, den Prozess der Entwicklung und Implementierung der Richtlinie auszulagern. Bei der Entwicklung eigener Richtlinien zur Datenaufbewahrung können Organisationen zehn grundlegende Schritte befolgen:

#1. Wählen Sie eine Person oder ein Team aus, die/das für die Entwicklung der Richtlinie verantwortlich ist.

Aufgrund des Bedarfs an Fachwissen in zahlreichen Bereichen wird diese Aufgabe in der Regel nicht von einem einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens erledigt. Der Prozess der Entwicklung einer Datenaufbewahrungsrichtlinie ist in der Regel eine gemeinsame Anstrengung zwischen der Rechtsabteilung des Unternehmens, den IT-Mitarbeitern und anderen wichtigen Interessengruppen.

Die Richtlinie muss allen für die Organisation relevanten Vorschriften entsprechen und deren Anforderungen entweder erfüllen oder übertreffen. Bestimmen Sie vorab die rechtlichen Anforderungen, da diese als Rahmen für die Richtlinie dienen.

#3. Beschreiben Sie die geschäftlichen Anforderungen der Organisation.

Dies beinhaltet die Klassifizierung verschiedener Datentypen und die Festlegung, wie lange jeder Datentyp aufbewahrt werden soll. Im Rahmen des Datenlebenszyklus-Managementprozesses des Unternehmens sind Daten in der Regel nur für einen kurzen Zeitraum aktiv, bevor sie in den Archivspeicher übertragen und schließlich aus dem Archiv gelöscht werden. Entscheiden Sie, wer für die Überwachung der Einhaltung der Richtlinie zur Datenaufbewahrung verantwortlich ist.

#4. Sortieren und gruppieren Sie Ihre Daten.

Datentypen, Zugriffsrichtlinien und Speicherorte variieren je nach Organisation. Sortieren Sie Daten in Kategorien, um die Trennung sensibler Informationen von allgemeinen Informationen zu ermöglichen. Um sensible Daten vor Bedrohungsakteuren zu schützen, sind strenge Gesetze und Abwehrmaßnahmen zur Cybersicherheit erforderlich.

#5. Finden Sie heraus, welche Gesetze und Vorschriften für Daten gelten.

Compliance-Standards leiten Sie bei der Erstellung Ihrer Richtlinienregeln. Jede Compliance-Anforderung muss berücksichtigt werden, denn Verstöße können hohe Bußgelder nach sich ziehen.

Um die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen, sollten Sie herausfinden, wie Sie interne Audits durchführen. Wählen Sie aus, wie oft die Richtlinie zur Datenaufbewahrung überprüft und aktualisiert werden soll. Legen Sie eine Methode zur Durchsetzung der Richtlinie fest, indem Sie mit der Personal- oder Rechtsabteilung des Unternehmens zusammenarbeiten.

Identifizieren Sie die Implementierungs- und Durchsetzungsmethoden auf Softwareebene für die Datenaufbewahrungsanforderungen. Formulieren Sie die Richtlinie zur Datenaufbewahrung schriftlich. Legen Sie die Richtlinie nach der Ausarbeitung den relevanten Parteien zur Genehmigung vor.

Was ist die standardmäßige Datenaufbewahrungsfrist? 

Der Zeitraum, den eine Organisation vorrätig hält, wird als Datenaufbewahrungszeitraum bezeichnet. Die Aufbewahrungszeiten für verschiedene Datentypen sollten unterschiedlich sein. Gemäß Best Practices sollten Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie sie nützlich sind. Die meisten Vorschriften werden durch den allgemein anerkannten Standard für die lange Aufbewahrung von einem Jahr erfüllt. Abhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, gibt es jedoch mehrere etablierte Richtlinien für die Aufbewahrung von Geschäftsdaten.

  • FISMA-Anforderungen zur Datenaufbewahrung – 3 Jahre 
  • ISO 27001-Datenaufbewahrungsanforderungen – 3 Jahre
  • NERC-Datenaufbewahrungsanforderungen – 3 bis 6 Jahre 
  • Anforderungen an die Datenaufbewahrung nach Basel II – 3 bis 7 Jahre
  • SOX-Aufbewahrungsanforderungen – 7 Jahre 
  • HIPAA-Anforderungen zur Datenaufbewahrung – 6 Jahre 
  • NISPOM-Datenaufbewahrungsanforderungen – 6 bis 12 Monate 

Warum brauchen wir eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung? 

Eine Datenaufbewahrungsrichtlinie beschreibt die Zwecke, Methoden, Dauer und Methoden zum Löschen von Daten. Die Fähigkeit, Vorschriften einzuhalten, rechtliche Verteidigungsmaßnahmen durchzusetzen und sich nach Katastrophen zu erholen, wird durch Richtlinien zur Datenaufbewahrung ermöglicht, die für die Datenverwaltung von entscheidender Bedeutung sind. Darüber hinaus können sie dabei helfen, den Mitarbeitern wichtige Informationen zugänglich zu machen.

Was ist eine gute Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung? 

Die Einführung einer Reihe von Verfahren durch eine Organisation, die als Richtlinie zur Dokumentenaufbewahrung bekannt ist, dient als Leitfaden dafür, wie wichtige Dokumente, Aufzeichnungen und andere Arten von Informationen gespeichert, aufbewahrt und vernichtet werden sollten. Ihr Unternehmen kann rechtliche Probleme, Stress und teure Entdeckungen vermeiden, indem es über eine solide Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten verfügt. 

Ob sechs Monate oder sechs Jahre: Ein Unternehmen sollte Daten nur so lange aufbewahren, wie es sie benötigt. Eine Datenaufbewahrung, die länger als nötig dauert, verbraucht zusätzlichen Speicherplatz und erhöht die Kosten. 

Was ist der Unterschied zwischen Datenaufbewahrung und Datenarchivierung? 

Die Datenaufbewahrung beschreibt, wie lange das Unternehmen, das die Daten erfasst hat, die Informationen aufbewahrt. Die bewusste Speicherung von Daten in einem Format, das es Mitarbeitern erleichtert, wieder darauf zuzugreifen, wird als Datenarchivierung bezeichnet. Das sichere und verantwortungsvolle Löschen von Daten wird als Datenentsorgung bezeichnet.

Bei der Datenarchivierung geht es darum, Daten, die für das Unternehmen dauerhaft oder langfristig wertvoll sind, sicher aufzubewahren. In der Zwischenzeit entwickelt die Datenaufbewahrung eine Reihe von Richtlinien, die festlegen, wie lange ein Unternehmen Daten aufbewahren sollte, bevor sie verworfen oder in ein Archiv verschoben werden müssen.

Wie lange sollten Sie Kundendaten aufbewahren?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sieht keine Mindest- oder Höchstaufbewahrungsfristen für Kunden- und Lieferantendaten vor. Das Gesetz besagt, dass Sie Daten nur so lange aufbewahren dürfen, wie sie für den Zweck, für den Sie sie erhalten haben, erforderlich sind.

Zusammenfassung 

Die Datenaufbewahrungsrichtlinie eines Unternehmens regelt, wie Daten zu Compliance- oder Regulierungszwecken gespeichert werden und wie sie nach Erfüllung ihres Zwecks entsorgt werden. Eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung, egal wie grundlegend sie sein mag, sollte die Arten der aufzubewahrenden Aufzeichnungen und Daten, die Dauer ihrer Aufbewahrung und die Art des Speichersystems oder der verwendeten Geräte festlegen. Alle diese Elemente werden in der Regel durch die Vorschriften der Regulierungsbehörde bestimmt, die die Branche überwacht.

  1. RETENTIONSRATE: Was ist das, Formel, wie man sie berechnet & Unterschied
  2. KUNDENBINDUNG: Definition, Strategien, Rate, Formeln und Bedeutung
  3. BESCHÄFTIGUNGSERHALT: Definition, Strategien, Steuergutschriften und Tarife

Bibliographie 

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