Virtuelle Datenräume sind für Unternehmen zu einem unverzichtbaren Instrument geworden. Sie bieten eine sichere und effiziente Möglichkeit, sensible Daten mit anderen Beteiligten, einschließlich Teammitgliedern, zu verarbeiten, zu teilen und zu archivieren. Dennoch kann die Aufgabe, den besten VDR-Anbieter auszuwählen, angesichts der Fülle an Alternativen, die auf dem Markt verfügbar sind, eine entmutigende Aufgabe sein. In diesem Artikel gehen wir auf wichtige Faktoren ein, die bei der Auswahl eines VDR-Dienstes zu berücksichtigen sind.
VDR vs. File-Sharing-Plattformen
Bei der Verbreitung von Einzel- und Unternehmensdateien bestehen zahlreiche Unstimmigkeiten Cloud-Server Auflösungen. Unternehmensdokumente erfordern eine stärkere Sicherung, die über das hinausgeht, was maßgeschneiderte Dateifreigabe- oder Cloud-Server-Lösungen bieten können. Selbst beliebten Microsoft-Lösungen fehlen grundlegende Funktionen wie die Konfiguration von Sicherheitsrichtlinien und die Erstellung von Rollen. Dies liegt daran, dass diese Lösungen speziell für einzelne Benutzer entwickelt wurden. Die folgende Liste bietet eine detailliertere Darstellung der Unterschiede. Wenn Sie mehr über die Technologie erfahren möchten, data-rooms.org bietet Tausenden von Benutzern die Top-Übersichten der beliebtesten.
- Anbieter virtueller Datenräume verfügen über einen einzigartigen Vorteil gegenüber Unternehmenslösungen, da sie über das primäre Internet hinaus funktionieren können. Im Gegensatz zu Unternehmenslösungen sind Anbieter virtueller Datenräume leicht zugänglich.
- Online-Datenraumsoftware bietet viel mehr Sicherheit als die kostenlosen Cloud-Speicherdienste von Microsoft oder Google. Bei diesen kostenlosen Diensten mangelt es an grundlegenden Sicherheitsrichtlinien, was einen gefährlichen Präzedenzfall darstellt, der zu Datenlecks führen kann. Die Offenlegung solch sensibler Informationen würde nicht nur zu finanziellen Schäden und Reputationsschäden führen, sondern möglicherweise auch zu gerichtlichen Verfahren gegen Kunden und Mitarbeiter führen, deren Daten offengelegt wurden.
- Bei den Tools haben die besten Datenraumanbieter ein deutlich stärkeres Angebot als gängige Lösungen für Privatanwender. Letzterem fehlt das gesamte Spektrum an Werkzeugen, die für Unternehmenslösungen erforderlich sind, beispielsweise die Möglichkeit, Dateien und Unternehmensdokumentation voneinander zu isolieren. Dies ist eine Funktion, die VDRs aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Abteilungen in Unternehmen bieten.
- Ein elektronischer Datenraum bietet eine robuste Verschlüsselung, die höchste Sicherheit gewährleistet und die Möglichkeit des Abfangens von Daten durch fremde Einheiten verhindert. Dies ist ein entscheidendes Merkmal für jede Person, die ihre Daten schützen möchte.
Die Lösungen von Google und Microsoft unterscheiden sich durch mehrere Unterschiede. Leider wirkt sich keine dieser Unterschiede zu ihrem Vorteil aus. Im Gegensatz dazu erweist sich der VDR in verschiedenen Aspekten als überlegen und macht ihn zu einem wünschenswertere Option.
„Virtuelle Datenräume sind ein Muss für jedes Unternehmen, das mit vertraulichen Daten arbeitet.“ Sarah Lee, CFO.
Sicherheit
Der wichtigste Aspekt, der bei der Auswahl eines VDR-Dienstes berücksichtigt werden muss, ist die Sicherheit. Der VDR muss über starke Sicherheitsmechanismen verfügen. Berücksichtigen Sie beim Einkauf die folgenden Sicherheitsmerkmale:
- Indem Benutzer aufgefordert werden, zwei unterschiedliche Identifikationsformen anzugeben, nämlich ein Passwort und einen an ihr Mobilgerät übertragenen Code, verbessert die Zwei-Faktor-Authentifizierung die Sicherheit, indem sie eine zusätzliche Schutzschicht hinzufügt.
- Die Datenraumsoftware sollte modernste Verschlüsselungstechniken verwenden, um Daten während der Übertragung und im Ruhezustand zu schützen.
- Mithilfe der detaillierten Berechtigungseinstellungen des Anbieters sollten Sie in der Lage sein, zu verwalten, wer auf bestimmte Dokumente zugreifen, diese lesen, ändern oder exportieren darf.
- Der VDR sollte über eine Audit-Trail-Funktion verfügen, die alle Benutzeraktionen wie Passwörter, Zugriff auf Inhalte und Bearbeitungsaktivitäten aufzeichnet.
Benutzerfreundlichkeit
Der VDR sollte auch für technisch nicht versierte Benutzer einfach zu bedienen und zu navigieren sein. Eine komplizierte Schnittstelle kann zu Frustration und Fehlern führen, die die Sicherheit Ihrer Daten gefährden können. Achten Sie auf die folgenden benutzerfreundlichen Funktionen:
- Intuitive Benutzeroberfläche: Die Benutzeroberfläche von VDR sollte einfach und benutzerfreundlich sein, um zu navigieren und zu verstehen.
- Drag-and-Drop: Das Übertragen von Dokumenten sollte so einfach sein wie das Ziehen und Ablegen elektronischer Dateien von Ihrem PC in den virtuellen Datenraum.
- Suchfunktion: Im VDR sollte eine Suchfunktion vorhanden sein, mit der Sie das gewünschte Dokument schnell finden können.
- Mobiler Zugriff: Der VDR sollte von mobilen Geräten aus zugänglich sein, sodass Sie auch unterwegs auf Dokumente zugreifen können.
Kundensupport
Bei der Auswahl eines VDR-Anbieters ist eine gute Kundenbetreuung unerlässlich. Sie brauchen einen Anbieter, der Ihnen bei Problemen zeitnah und hilfreich zur Seite steht. Hier sind einige Funktionen des Kundensupports, auf die Sie achten sollten:
- Support rund um die Uhr: Der Anbieter sollte einen Support rund um die Uhr anbieten, um sicherzustellen, dass Sie Hilfe erhalten, wann immer Sie sie benötigen.
- Engagiertes Support-Team: Der Anbieter sollte über ein dediziertes Support-Team verfügen, das sich mit dem virtuellen Datenraum auskennt und Ihnen bei allen Problemen helfen kann.
- Schulungsressourcen: Der Anbieter sollte Schulungsressourcen wie Video-Tutorials und Benutzerhandbücher anbieten, um Ihnen den Einstieg in den VDR zu erleichtern.
AnzeigenPreise
Bei der Auswahl eines VDR-Anbieters sollten die Kosten berücksichtigt werden. Ihr Wunsch ist es, mit einem Service zusammenzuarbeiten, der eine unkomplizierte Preisgestaltung und keine zusätzlichen Kosten bietet. Halten Sie Ausschau nach diesen Preismerkmalen:
- Pauschalpreis: Die besten Anbieter virtueller Datenräume sollten einen Pauschalpreis anbieten, der alle Funktionen und Dienste beinhaltet.
- Keine versteckten Gebühren: Der Anbieter sollte keine versteckten Gebühren wie Einrichtungsgebühren oder Gebühren für die Dokumentenspeicherung erheben.
- Skalierbarkeit: Die Anbieter von Datenräumen sollten skalierbare Preise anbieten, die es Ihnen ermöglichen, nur für die Funktionen und Dienste zu bezahlen, die Sie benötigen.
Ruf
Berücksichtigen Sie schließlich den Ruf des VDR-Anbieters, bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen. Suchen Sie nach Rezensionen und Bewertungen von anderen Unternehmen, die den VDR genutzt haben. Ein seriöser Datenraum-Dienstleister verfügt über positive Bewertungen und eine gute Erfolgsbilanz bei der Betreuung von Unternehmen wie Ihrem.
