Die Abwicklung der Gehaltsabrechnung ist eine der wichtigsten Aufgaben für Geschäftsinhaber, muss aber nicht die stressigste sein. Mit dem richtigen Gehaltsabrechnungssystem können Unternehmen beruhigt sein und mehr Zeit haben, sich auf den Aufbau ihres Geschäfts zu konzentrieren.
Was ist Lohn- und Gehaltsabrechnungsmanagement?
Die Gesamtsumme der Gehälter oder Löhne, die ein Unternehmen an seine Mitarbeiter zahlt, wird durch die Gehaltsabrechnung nachverfolgt. Die Bedeutung der Gehaltsabrechnung wurde von Unternehmen und Einzelpersonen erkannt. Eine Vielzahl automatisierter Funktionen hilft, Zeit zu sparen. Remainder unterstützt den Benutzer bei der Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Steuererklärungen. Bei der manuellen Verwaltung von Gehaltsabrechnungen können leicht Fehler gemacht werden, aber mit der richtigen Gehaltsabrechnungslösung werden solche Fehler verhindert.
Was ist ein Lohnverwaltungssystem?
Ein Payroll-Management-System ist, vereinfacht gesagt, die Methode, mit der Arbeitgeber die Gehälter ihrer Mitarbeiter bezahlen. Auf diese Weise zeigen Unternehmen auch ihr Engagement für ihre Mitarbeiter, erfüllen ihre Verpflichtungen gegenüber Regierungsorganisationen und halten ihre Finanzunterlagen in Ordnung.
Warum ist die Gehaltsabrechnung wichtig?
Ein Gehaltsabrechnungssystem ist eine entscheidende Komponente jedes Unternehmens, da es das Engagement der Mitarbeiter und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften fördert. Arbeitgeber können mit Lohnforderungen und kostspieligen Strafen rechnen, wenn sie keine effektive und präzise Methode zur Bezahlung von Arbeitnehmern, zur Hinterlegung und Meldung von Steuern und zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen haben.
Was sind einige Lohnverwaltungstechniken?
Arbeitgeber haben je nach Budget und gewünschtem Engagement zahlreiche Möglichkeiten für die Gehaltsabrechnung, darunter:
#1. Tabellenkalkulationen für die manuelle Gehaltsabrechnung.
Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern können sich dafür entscheiden, die Gehaltsabrechnung manuell mithilfe von Tabellenkalkulationen zu verwalten. Den möglichen Kostensenkungen stehen jedoch meist Nachteile gegenüber. Manuelle Do-It-Yourself-Prozesse erhöhen die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Fehler und nehmen Zeit von Aufgaben ab, die den Unternehmenserfolg fördern.
#2. Software für die Gehaltsabrechnung
Durch die Automatisierung arbeitsintensiver Verfahren senkt eine hochwertige Gehaltsabrechnungssoftware die Verwaltungskosten und spart Zeit. Unternehmen können sich darauf verlassen, dass sie Bruttogehälter, Abzüge und Nettovergütungen zuverlässig berechnen und gleichzeitig eine gewisse Kontrolle über den Prozess behalten.
#3. Auslagerung
Unternehmen, die die Gehaltsabrechnung vollständig entlasten möchten, beauftragen in der Regel einen Lohnabrechnungsanbieter für Verwaltungsdienste oder schließen einen Arbeitsgemeinschaftsvertrag mit einer professionellen Arbeitgeberorganisation (PEO) ab. Bei solchen Vereinbarungen kann der Lieferant oder PEO alle Aspekte der Gehaltsabrechnung übernehmen, einschließlich Steuerhinterlagen, Berichterstattung und Compliance.
Aus welchen Schritten besteht der Gehaltsabrechnungsprozess?
Unabhängig davon, wie Unternehmen die Gehaltsabrechnung verwalten, besteht der Prozess in der Regel aus drei Phasen:
#1. Vorauszahlung
Arbeitgeber erheben relevante Daten für den Zahlungszeitraum auf der Grundlage definierter Unternehmensrichtlinien und gesetzlicher Anforderungen, z. B. nicht steuerbefreite Arbeitsstunden der Mitarbeiter, Ausnahmezeiten (Urlaub, Krankheit, Geschworenendienst usw.) und Mitarbeiteranpassungen, z. B. Neueinstellungen, Trennungen , Gehaltserhöhungen oder Änderungen bei Leistungsabzügen und Steuerabzügen. Diese Daten werden dann geprüft und für die Lohnabrechnung verwendet.
#2. Berechnungen
Arbeitgeber bestimmen den Nettolohn, indem sie den Gesamtbruttolohn jedes Arbeitnehmers während der Lohnperiode nehmen und Steuern und Abzüge abziehen. Sie tragen für denselben Zeitraum auch ihre eigene Steuerlast.
#3. Nach der Gehaltsabrechnung
Arbeitgeber gleichen ihre Gehaltsabrechnung aus, zahlen Steuern fristgerecht ein und wickeln alle damit verbundenen Zahlungen wie Lohneinbehaltungsverfügungen ab. Außerdem bezahlen sie ihre Mitarbeiter und stellen ihnen eine Gehaltsabrechnung oder Gehaltsabrechnung zur Verfügung, die in den meisten Gerichtsbarkeiten erforderlich ist.
Was sind die Funktionen eines Payroll Management Systems?
Die folgenden Funktionen, die mit Liebe zum Detail und mit ständigem Blick auf neue Gesetze ausgeführt werden, sind häufig erforderlich, um jede Phase des Lohnmanagements erfolgreich zu durchlaufen:
#1. Mitarbeitergehalt berechnen.
Arbeitgeber müssen die Arbeitsstunden von nicht steuerbefreiten Arbeitnehmern jede Arbeitswoche mithilfe von Stundenzetteln oder Zeit- und Anwesenheitssoftware genau verfolgen, um die Bezahlung zu berechnen. Für Angestellte ist die Zeitüberwachung weniger wichtig, da sich ihr Bruttoentgelt aus dem Jahresentgelt dividiert durch die Zahl der Entgeltperioden im Kalenderjahr ergibt. Dennoch können bestimmte nicht steuerbefreite Mitarbeiter entlohnt werden, in diesem Fall müssen ihre Stunden dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass Überstunden wie gesetzlich vorgeschrieben bezahlt werden.
Arbeitgeber müssen bestimmte Gehaltsabzüge handhaben, einschließlich:
- Steuern: Arbeitgeber ziehen Steuern auf der Grundlage der Quellensteuerbescheinigungen ihrer Arbeitnehmer und des steuerpflichtigen Gesamtlohns ab.
- Die Verwendung von freiwilligen Abzügen: Bevor ein Arbeitgeber Rentenversicherungsbeiträge, Kranken- oder Lebensversicherungsbeiträge oder Gewerkschaftsbeiträge abziehen kann, muss er eine schriftliche Zustimmung der Arbeitnehmer erhalten.
- Erforderliche Abzüge: Arbeitgeber erhalten in der Regel eine förmliche Anordnung von einer Regierungsbehörde oder einem Gericht, die besagt, dass sie IRS- oder staatliche Steuerabgaben, Kindesunterhalt oder andere Gehaltspfändungen einbehalten müssen.
Nach Abzug aller Abzüge vom Bruttolohn ergibt sich der Netto- oder Nettolohn des Arbeitnehmers.
#2. Lohnsteuern verarbeiten.
Unternehmen sind verpflichtet, Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern vom Einkommen der Arbeitnehmer zu berechnen und einzubehalten. Die Beträge werden anhand der aktuellen Steuersätze, des Formulars W-4 jedes Mitarbeiters, der Quellensteuerbescheinigung des Arbeitnehmers und aller anwendbaren staatlichen oder kommunalen Quellensteuerbescheinigungen berechnet.
Unternehmen sind auch verpflichtet, die Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung und Medicare, die oft als Federal Insurance Contribution Act (FICA)-Steuern bezeichnet werden, zusammenzuführen, und sind möglicherweise ausschließlich für die Arbeitslosensteuern auf Bundes- und Landesebene verantwortlich. Dennoch verlangen mehrere Staaten von Arbeitnehmern, dass sie durch Gehaltsabzüge zu staatlichen Arbeitslosen-, Invaliditäts- und bezahlten Familienurlaubsprogrammen beitragen. Alle Zahlungen an staatliche Stellen müssen innerhalb der genannten Fristen erfolgen.
#3. Halten Sie sich an die Standards zur Lohnbuchhaltung.
Arbeitgeber sind von Regierungsbehörden verpflichtet, Lohnabrechnungen für jeden Arbeitnehmer zu führen. Diese Informationen umfassen häufig:
- Name, Beruf und Adresse
- Sozialversicherungsnummer
- Der Tag und die Stunde, zu denen die Arbeitswoche eines Mitarbeiters begann
- Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Tag und pro Woche
- Die Stiftung, auf der das Gehalt des Mitarbeiters gezahlt wurde
- Stundenlohn
- Gesamte tägliche oder wöchentliche direkte Einnahmen
- Für jede Arbeitswoche Überstundenvergütung
- Bruttoeinkommen
- Abzüge vom Lohn
- Zulagen gefordert
- Nettogehalt
- Datum jeder Zahlung und der abgedeckte Zahlungszeitraum
- Einbehaltene Steuern
- Staatliche Quellensteuerbescheinigungen und Formular W-4
Für Zwecke der Bundessteuer erforderliche Unterlagen sind mindestens vier Jahre aufzubewahren; Alle anderen Aufzeichnungen müssen in Übereinstimmung mit den zahlreichen Vorschriften geführt werden, die für das Unternehmen gelten. Unterliegt sie sowohl bundesstaatlichen als auch landesrechtlichen Regelungen, so ist diejenige mit der längeren Zeitspanne zu beachten. Im Zweifelsfall sollten Arbeitgeber die zuständigen Behörden konsultieren, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Papiere für die angemessene Zeitdauer aufbewahren.
#4. Geben Sie den Mitarbeitern ihre Gehaltsabrechnungen.
Um die Transparenz zu fördern, verlangen die meisten Staaten von Unternehmen, dass sie ihren Mitarbeitern zum Zeitpunkt der Gehaltszahlung Zahlungsaufstellungen ausstellen. Die Entgeltsätze, geleisteten Arbeitsstunden, Bruttoentgelte, Nettoentgelte und Abzüge müssen für jeden Entgeltzeitraum ausgewiesen werden. Es gibt weitere Einschränkungen, die die Zustellung elektronischer Gehaltsabrechnungen und den Zugriff der Mitarbeiter darauf regeln. Um Verstöße zu vermeiden, sollten sich Unternehmen bei ihren Landesarbeitsämtern nach genauen Regelungen erkundigen.
Was sind die Vorteile der Verwendung von Lohnverwaltungssoftware?
Der Versuch, Experte für Gehaltsabrechnung zu werden, ist ein zeitaufwendiges Verfahren, das Unternehmern wenig Raum für die Entwicklung ihrer Produkte oder Dienstleistungen bietet. Aus diesem Grund verlassen sich viele Menschen auf eine Gehaltsabrechnungssoftware, die ihnen Zeit spart und ihnen weitere wichtige Vorteile bietet, wie zum Beispiel:
#1. Präzise Berechnungen
Die Automatisierung hilft bei der Sicherstellung genauer Lohnberechnungen, Gehaltsabzüge und Steuerzahlungen.
#2. Compliance-Unterstützung
Mehrere Anbieter von Gehaltsabrechnungssoftware informieren Arbeitgeber über Änderungen in der Arbeits- oder Steuergesetzgebung, die sich auf ihr Unternehmen auswirken könnten.
#3. Steuerformulare sind zugänglich
Arbeitgeber können über ihre Gehaltsabrechnungssoftware einfachen Zugriff auf wichtige Steuerdokumente wie Formular W-4, Formular W-2, Formular 1099, Formular I-9 und andere haben.
#4. Flexible Zahlungsmöglichkeiten
Zusätzlich zu typischen Gehaltsschecks kann Gehaltsabrechnungssoftware häufig direkte Einzahlungen und alternative Zahlungsmethoden wie Zahlungskarten verarbeiten.
#5. Umfassende Protokollierung
Mehrere digitale Gehaltsabrechnungssysteme generieren Mitarbeiterprofile mit einer Vielzahl von Gehaltsaufzeichnungen, die aggregiert und heruntergeladen werden können, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
#6. Mitarbeiter Selbstservice
Über eine mobile App oder einen Computer können Mitarbeiter möglicherweise ihre persönlichen Daten ändern, Abzüge ändern, Informationen zum Steuerabzug einreichen, Gehaltsabrechnungen anzeigen und vieles mehr.
#7. Abrechnungsfehler sind zurückgegangen
Gehaltsabrechnungssoftware, die sich in HR- und Zeiterfassungsprogramme integrieren lässt, reduziert die wiederholte Dateneingabe und verhindert Fehler.
#8. Automatisierte Benachrichtigungen
Die Workflow-Benachrichtigung ist in vielen Abrechnungssystemen verfügbar. Wenn die Software ein Dateneingabeproblem entdeckt, kann sie die Benutzer benachrichtigen, damit sie das Problem beheben können, bevor die Gehaltsabrechnung abgeschlossen ist.
So wählen Sie das beste Lohnverwaltungssystem aus
Das ideale Gehaltsverwaltungssystem sollte in der Lage sein, eine genaue und zeitnahe Gehaltsabrechnung und Steuererklärung bereitzustellen, unterstützt durch Expertenwissen und integrierte Technologie. Um eine solche Lösung zu finden, sollten sich Geschäftsinhaber die folgenden Fragen stellen:
#1. Entspricht der Preis den Budgets oder dem geplanten Wachstum?
Kleine Unternehmen mit begrenzten finanziellen Ressourcen können sich für grundlegende Gehaltsabrechnungsaktivitäten entscheiden, während Organisationen, die eine Entwicklung erwarten, möglicherweise bereit sind, mehr für robuste Fähigkeiten zu investieren.
#2. Wie bekannt und erfahren ist der Anbieter?
Zuverlässige Gehaltsabrechnungsanbieter haben in der Regel einen langjährigen Kundenstamm, der bereit ist, über die Qualität der erhaltenen Dienstleistungen zu sprechen. Und je länger ein Lieferant in einem bestimmten Geschäft tätig ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass er die damit verbundenen Vorschriften und Compliance-Schwierigkeiten versteht.
#3. Wie sicher ist der Dienst?
Verschlüsselung, Firewalls, Multi-Faktor-Authentifizierung und Backup-Prozesse sind entscheidend für den Schutz der Vertraulichkeit und Integrität. Gehaltsabrechnungsanbieter, die Sicherheit ernst nehmen, können diese und alle zusätzlichen Datenschutzmethoden, die sie anwenden, normalerweise demonstrieren.
#4. Ist die Software mit anderen Programmen kompatibel?
Unternehmen sollten sicherstellen, dass sich ihr Gehaltsabrechnungsanbieter nahtlos in Zeiterfassung, HR und andere vorhandene Tools integriert.
#5. Welche Meldemöglichkeiten gibt es?
Bestimmte Gehaltsabrechnungsanbieter können dabei behilflich sein sicherzustellen, dass Neueinstellungsberichte, Jahresberichte und andere Unterlagen termingerecht bei den richtigen Regierungsbehörden eingereicht werden und alle wesentlichen Informationen enthalten.
Tipps zur Gehaltsabrechnung
Unabhängig davon, ob Sie die Gehaltsabrechnung manuell oder mit Software verarbeiten, Sie können einiges tun, um Ihren gesamten Gehaltsverwaltungsprozess zu optimieren.
#1. Gehaltsabrechnungstraining anbieten
Es ist wichtig, dass alle am Gehaltsabrechnungsprozess Beteiligten ausreichend geschult werden. Es ist entscheidend, ein Schulungsverfahren zu haben, unabhängig davon, ob Sie Schulungen durch Ihre Personalabteilung durchführen oder Ihre Mitarbeiter von einem Drittanbieter schulen lassen. Um die Gehaltsabrechnung so effizient wie möglich zu gestalten, sollten sich alle an die gleichen Verfahren und Praktiken halten.
Es ist auch eine gute Idee, sich im Rahmen der Einarbeitung neuer Mitarbeiter mit der Gehaltsabrechnung zu befassen, damit sie wissen, was sie zu erwarten haben und an wen sie sich bei Problemen wenden können.
#2. Alles dokumentieren
Es ist wichtig, für alles eine Dokumentation zu haben, von Ihrem allgemeinen Prozess bis hin zu jeder einzelnen Zahlungsperiode. Wenn Sie eine Lohnsteuerdatei verpassen oder geprüft werden, kann eine nicht korrekte Dokumentation Ihrem Unternehmen schaden. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, irgendetwas manuell zu verfolgen, da die Gehaltsabrechnungssoftware den Großteil der wesentlichen Dokumentation übernimmt.
#3. Stellen Sie die Sicherheit aller Daten sicher.
Sie sollten auch sicherstellen, dass alle Mitarbeiterinformationen sicher sind, damit weder Mitarbeiter noch andere darauf zugreifen können. Das Letzte, was Sie wollen, ist, geschützte Mitarbeiterinformationen, wie z. B. Gehaltsbeträge, an Mitarbeiter weiterzugeben, die mit dem, was sie sehen, unzufrieden sind. Sie müssen sicherstellen, dass auf Sozialversicherungsnummern, Bankkonten und andere vertrauliche Informationen nicht zugegriffen, sie gestohlen oder ausgenutzt werden können.
#4. Verwenden Sie die Mitarbeiterzeiterfassung
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter stündlich bezahlen, sollten Sie wahrscheinlich ein automatisches Zeiterfassungssystem verwenden. Das manuelle Ausfüllen von Zeitkarten ist unzuverlässig und kann Sie durch Zeitdiebstahl Geld kosten. Die Verwendung der richtigen Technologien zur Erfassung der Zeit Ihrer Mitarbeiter kann die Effizienz steigern und den Gehaltsabrechnungsprozess beschleunigen.
#5. Führen Sie eine Gehaltsabrechnung durch
Unabhängig davon, wer Ihre Gehaltsabrechnung bearbeitet, empfiehlt es sich, regelmäßig Audits durchzuführen. Sie sollten sicherstellen, dass das Verfahren ordnungsgemäß befolgt wird und dass alle Ihre Steuerunterlagen korrekt verarbeitet und ausgefüllt werden. Die Prüfung des Prozesses kann Ihnen dabei helfen, neue Effizienzen zu entdecken oder Ihrem Gehaltsabrechnungsteam beizubringen, wie es Routinearbeiten oder Eskalationsprobleme besser handhaben kann.
Fazit
Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt von einem effektiven Lohnmanagement ab. Während Sie die Gehaltsabrechnung selbst durchführen können, empfehlen wir Ihnen, eine angemessene Gehaltsabrechnungssoftware oder -dienstleistung zu wählen, um Zeit und Ärger zu sparen.
Ähnliche Artikel
- LOHNSYSTEM: Definition, Software & Leitfaden
- Gehaltsabrechnung für Kleinunternehmen: Bester Dienst für Gehaltsabrechnungssoftware in Großbritannien
- GEHALTSABRECHNUNG VERWALTEN: Was ist das, wie wird es verwaltet & Anleitung
- HR SERVICES FÜR KLEINE UNTERNEHMEN: Funktionen & Beispiele von HR Services
- 17 BESTE GEHALTSABRECHNUNGSSYSTEME FÜR KLEINUNTERNEHMEN 2023, aktualisiert!!!
Bibliographie
