Unternehmen können die Gehälter der Mitarbeiter mit einem Gehaltsbucheintrag verfolgen. Sie können sicherstellen, dass Ihre Lohnabrechnung so genau wie möglich ist, wenn Sie wissen, wie Sie einen Lohnjournaleintrag richtig erstellen. In diesem Artikel werden wir nicht nur über den Gehaltsbucheintrag in Quickbooks sprechen, was es ist und welche Beispiele es gibt, sondern auch, worum es beim aufgelaufenen Gehaltsbucheintrag geht.
Lohnbucheintrag
Das Gehalt oder sonstige Entgelt, das Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zahlen, wird in einem Lohnbucheintrag dokumentiert. Lohnjournaleinträge werden von einem Buchhalter verwendet, um diese Transaktionen im Hauptbuch des Unternehmens zu erfassen und Lohnkosten zu verfolgen. Ein Unternehmen kann diese Maßnahme ergreifen, um sicherzustellen, dass seine Abschlüsse fehlerfrei sind. Belastungen und Entlastungen sind in jeder Journalbuchung enthalten und müssen sich gegenseitig ausgleichen.
So erstellen Sie einen Lohnjournaleintrag
Die fünf Schritte zur Erstellung von Lohnjournaleinträgen sind wie folgt:
#1. Lohnkonten einrichten
Erstellen Sie zunächst Ihre Lohnkonten. Diese können in Ihren Kontenplan aufgenommen werden, eine Liste aller Ihrer Finanzkonten, die organisiert ist. Ihre Lohnkonten enthalten Listen mit Verbindlichkeiten und Ausgaben zur Verfolgung und Verwaltung Ihrer Zahlungen und Überweisungen.
Ein separates Konto für die Lohnabrechnung ist von Vorteil. Je nach Arbeitgeber haben Sie möglicherweise mehrere Lohnkonten. Typische Gehaltsabrechnungen, die Sie möglicherweise haben, umfassen:
- Zahlbare Gehälter
- Urlaubsausgabe
- Zu zahlende Bundeseinkommenssteuer
- Zu zahlende staatliche Einkommensteuer
- Gesamtarbeitskosten
#2. Bestimmen Sie Steuer- und Abzugsbeträge
Sie können jetzt Ihre Steuern und Abzüge berechnen, um zu bestimmen, wie viel vom Arbeitnehmerlohn abgezogen werden soll. Alle Mitarbeiter müssen Steuerpapiere wie W-4 und I-9 ausfüllen, um dies zu erreichen. Diese Dokumente geben den Betrag an, der von jeder Zahlungsperiode einbehalten werden muss.
#3. Zeigen Sie Ihre Lohnkosten an
Der nächste Schritt besteht darin, alle Lohnkosten Ihres Unternehmens zu sammeln und in Ihre Buchhaltung einzutragen. Lohnkosten können alle Zahlungen umfassen, die Ihr Unternehmen während eines Abrechnungszeitraums leistet, z. B. Löhne, Gehälter oder Sozialleistungen. Sie müssen Ihr Ausgabenkonto aufstocken, weil Lohnkosten bezahlt werden. Ihre Belastungen müssen parallel zu Ihren Ausgaben steigen. was darauf hinweist, dass Sie auch Ihre Gehaltsabrechnungen belasten können.
#4. Veröffentlichen Sie Ihre Verpflichtungen
Sobald Sie Ihre Lohnkosten erfasst haben, können Sie Ihre Verbindlichkeiten veröffentlichen. Verbindlichkeiten sind etwas, das Sie schulden, aber noch nicht bezahlt haben, wie z. B. Schulden. Ihr Kredit sollte im Einklang mit Ihren steigenden Verbindlichkeiten steigen.
#5. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Aufzeichnungen
Nachdem Sie alle Ihre Ausgaben und Verbindlichkeiten eingegeben haben, überprüfen Sie Ihre Unterlagen noch einmal, um sicherzustellen, dass nichts fehlt und alles korrekt ist. Durch den Abgleich Ihrer Eingaben mit den Beträgen Ihrer Lohnabrechnungen können Sie eventuelle Fehler erkennen und beheben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Belastungen und Gutschriften während dieser Phase gleichwertig sind. Gehen Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen durch, um Fehler zu finden und zu korrigieren, wenn sie nicht im Gleichgewicht sind.
Arten eines Lohnjournaleintrags
Die drei Hauptkategorien von Journaleinträgen sind wie folgt:
- Erste Aufnahmen – Die Hauptbuchungen in der Lohnbuchhaltung sind Ersterfassungen. Sie sind die ersten Einträge in einem Hauptbuch, die eine Transaktion anzeigen und die Bruttolöhne eines Mitarbeiters sowie alle von diesen Löhnen vorgenommenen Abzüge enthalten.
- Aufgelaufene Löhne – die noch nicht vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer ausgezahlt wurden. Wenn das Unternehmen die Löhne zahlt, erfasst ein Buchhalter diese am Ende des Abrechnungszeitraums und aktualisiert die Hauptbucheinträge, um die Zahlung widerzuspiegeln.
- Manuelle Zahlungen – vom Arbeitgeber manuell geleistete Zahlungen wie Schecks oder Bargeld. Dies geschieht normalerweise, wenn ein Unternehmen den Lohn eines Arbeitnehmers ändern muss oder wenn ein Arbeitnehmer entlassen wird.
Tipps zur Lohnjournalerfassung
Hier einige Tipps zur Erfassung von Lohnbucheinträgen:
- Anwendbare Buchhaltungssoftware: Obwohl Sie Ihre Gehaltsabrechnungen manuell veröffentlichen können, kann der Kauf einer Buchhaltungssoftware von Vorteil sein. Aufgrund der digitalen Natur der Gehaltsabrechnung kann eine Buchhaltungssoftware dabei helfen, sie zu vereinfachen, indem sie Ihre Daten speichert, organisiert und verfolgt sowie Berechnungen für Sie durchführt.
- Erstellen Sie eine Tabelle: Auch wenn Sie Ihre Lohnbucheinträge mit einer Computersoftware verwalten, denken Sie darüber nach, zusätzlich eine separate Tabelle dafür zu führen. Sie können dies verwenden, um alle Ihre Einträge an einem Ort zu speichern und darauf zuzugreifen, wenn Sie einen Fehler in Ihrem Hauptbuch entdecken.
- Veröffentlichen Sie Ihre Steuerformulare: Für die Steuerformulare Ihrer Mitarbeiter sollten Sie eine Organisationsmethode in Betracht ziehen. Da ihre Steuerformulare für die Erstellung von Lohnjournaleinträgen erforderlich sind, ist es vorteilhaft, sie so zu organisieren, dass Sie ein bestimmtes Steuerformular schnell finden können, wenn Sie die Lohnabzüge eines Mitarbeiters ermitteln müssen.
Beispiele für Lohnjournaleinträge
In diesem Teil des Lohnbuchhaltungsleitfadens für kleine Unternehmen verwenden wir ein hypothetisches Unternehmen, um Beispiele für Gehaltsabrechnungsjournaleinträge für die Erfassung von Bruttolöhnen, Gehaltsabrechnungen und damit verbundenen Lohnkosten zu veranschaulichen.
Gehaltsabrechnungstransaktionen können sowohl in einem manuellen Buchhaltungssystem als auch in Buchhaltungssoftware wie QuickBooks verwendet werden, da sie in das Hauptbuch gebucht werden. (Um einen Gehaltsabrechnungseintrag in QuickBooks einzureichen, klicken Sie einfach auf „Unternehmen“ und wählen Sie dann „Allgemeine Journaleinträge erstellen“).
Nr. 1 – Lohn-, Gehaltsabrechnungs- und Versicherungsjournaleintrag
Datum
Kontonamen
Soll
Haben
3/1
Lohnaufwand
720.00
FICA-zu zahlende Steuern (7.65 % x 720)
55.08
Zu zahlende Bundeseinkommensteuer
58.00
Zu zahlende staatliche Einkommensteuer
21.00
Krankenversicherung zu zahlen
50.00
Zu zahlende Löhne
535.92
Der folgende Eintrag würde vorgenommen werden, nachdem ABC Company Marys Gehaltsabrechnungsscheck für den letzten Abrechnungszeitraum ausgestellt hat, um den Saldo des Lohnverbindlichkeitskontos und des Lohnsteuerkontos zu verringern (zu belasten) und die Barmittel zu verringern (zu belasten). (In Buchhaltungsprogrammen wie QuickBooks schreiben Sie das Bankkonto gut, das als Quelle für die Zahlung Ihres Mitarbeiters dient.)
#2. Gehaltsabrechnung für Lohnjournaleintrag
3/1
Lohn zu zahlen
535.92
Bargeld
535.92
Die der Firma ABC entstandenen Lohnhaftpflichtkosten sind zusätzlich zum Bruttoentgelt und Einbehalt in den vorangegangenen Lohnbucheinträgen auszuweisen.
Die Summe dieser Kosten umfasst den Anteil der ABC Company an Marys FICA sowie die erwarteten Kosten für die Arbeitsunfallversicherung, die Arbeitslosensteuer und den Anteil der ABC Company an Marys Krankenversicherung.
#3. Lohnbuchhaltung Lohnsteuern
3/1
ABC CO FICA Aufwand
55.08
Steueraufwendungen bei Arbeitslosigkeit
3.00
Arbeitsunfallversicherungskosten
20.00
Krankenversicherungskosten
50.00
ABC Co FICA Zahlbar
55.08
Zu zahlende Arbeitslosensteuer
3.00
Workers Comp Versicherung zahlbar
20.00
Krankenversicherung zu zahlen
50.00
Sie würden einfach die Verbindlichkeitskonten, die Sie bezahlen, belasten und Bargeld gutschreiben, wenn es an der Zeit ist, die fällige Gehaltsabrechnung zu zahlen, wie z. B. FICA und Federal Income Tax Payable.
Ich hoffe, die vorstehenden Beispiele für Lohnbucheinträge waren klar.
Aufgelaufener Gehaltsabrechnungsjournaleintrag
Alle Formen von kumulierten Vergütungen, die Arbeitnehmern noch nicht ausbezahlt wurden, werden in den aufgelaufenen Lohnjournaleintrag aufgenommen. Die Abgrenzungsbasis der Buchhaltung basiert auf der Idee der Gehaltsabrechnung, die die Verantwortung des Arbeitgebers darstellt, da sie die finanziellen Verpflichtungen enthält, die eine Organisation gegenüber ihren Mitarbeitern hat, wie zum Beispiel:
- Gehälter
- Lohn
- Kommissionen
- Boni
- Lohnsteuern
- Unbezahlte Freizeit
- Beiträge
- Abzüge
Unabhängig davon, ob Unternehmen Barzahlungen auf geschuldete Löhne und Gehälter geleistet haben, werden aufgelaufene Lohnbucheinträge in der Periode, in der sie anfallen, als Betriebsausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst.
Lohnjournaleintrag in Quickbooks
Ein Beispiel für die ordnungsgemäße Erfassung von Löhnen, Arbeitgebersteueraufwendungen, Nettoschecks und anderen Transaktionen im Zusammenhang mit Gehaltsabrechnungen, die außerhalb des QuickBooks-Gehaltsabrechnungsprogramms generiert werden, indem Sie Ihren Gehaltsabrechnungsjournaleintrag in QuickBooks hochladen
- Ein allgemeiner Journaleintrag ist die gebräuchlichste Methode zum Überwachen von Lohnjournaleinträgen in QuickBooks. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, erstellen Sie zuerst eine „Gespeicherte Transaktion“ in QuickBooks. Dieser Artikel führt Sie durch den Prozess einer unkomplizierten Transaktion mit gespeicherter Gehaltsabrechnung.
Verwenden Sie dann die gespeicherte Transaktion, die Sie gerade durchgeführt haben, indem Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen, um eine Gehaltsabrechnung einzugeben.
- Benutzerdefiniertes Importdokument
Der Erhalt eines personalisierten GL-Berichts ist eine Option, die allen Payroll-Kunden zur Verfügung steht.
Die IIF-Datei wird direkt mit ihrem Kontenplan gespiegelt oder abgeglichen. Ein direkter Import dieser einzigartigen Datei in QuickBooks ist möglich. Bitte senden Sie Ihrem Kundenbetreuer einen Musterjournaleintrag und/oder eine Kopie Ihres Kontenplans, um die Dinge in Gang zu bringen.
Welche Art von Journal ist ein Lohnjournal?
Das allgemeine Journal ist eine Art von Journal, das ein Lohnjournal enthält, das dem Lohnkonto zugeordnet ist.
Wie erfasse ich Lohnabzüge von Mitarbeitern?
Alle Lohnabzüge der Mitarbeiter werden im Journaleintrag erfasst:
- Belastung „Lohnaufwand“. Für die gesamte Summe, die das Unternehmen für den Zahlungszeitraum bezahlen muss.
- Gutschrift „Nettolohnverbindlichkeit“ sowie ggf. erforderliche Abzüge. Die gesamte Anzahl der Gutschriften wird hinzugefügt, nachdem die vollständige Liste der Belastungen hinzugefügt wurde.
Lesen Sie auch: Eingetragener Arbeitgeber: Bedeutung, Dienstleistungen, Vorteile und Unterschiede
Was gehört ins Lohnbuch?
Dinge, die in einem Lohnbuch enthalten sind:
- Arbeitnehmervergütung.
- Arbeitgeberleistungen.
- Steuern beschäftigen.
- Lohnsteuer.
- Arbeitnehmerabzüge.
- Alle anderen Abzüge.
Welche Art von Ausgaben ist die Gehaltsabrechnung?
Lohnkosten sind die Kosten für die Zahlung von Gehältern und Löhnen von Arbeitnehmern als Gegenleistung für die von ihnen für ein Unternehmen erbrachten Dienstleistungen,
Zusammenfassung
Während sich das Erlernen des Lohnbuchhaltungsbuches zweifellos lohnt, ändert sich bei mehr als fünf Mitarbeitern die Kosten-Nutzen-Rechnung. Mit einer guten Gehaltsabrechnungssoftware können Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren, während Sie die Routinearbeit des Schreibens eines Gehaltsbucheintrags erledigen.
Ein wesentlicher Aspekt der betrieblichen Buchhaltung ist der Teil der Lohnbuchhaltung. Die Verwendung einer erstklassigen Gehaltsabrechnungssoftware wird das Verfahren erheblich vereinfachen. Das System berechnet Ihr Bruttogehalt und Ihre Steuerpflicht automatisch. Es erstellt in Ihrem Namen einen Lohnjournaleintrag, den Sie zur Steuerzeit einreichen können.
Um besser zu verstehen, wie Lohnjournaleinträge funktionieren, können Sie sich die Beispiele noch einmal ansehen.
Häufig gestellte Fragen zum Lohnjournaleintrag
Was ist das Lohnbuch?
Ein Lohnjournal ist eine spezielle Art von Buchhaltungsjournal, das Daten zum Personalbereich des Unternehmens enthält.
Ist die Gehaltsabrechnung eine Lastschrift oder eine Gutschrift?
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