Die Lohnbuchhaltung ist eine wesentliche Funktion für jedes Unternehmen, egal wie groß oder klein es ist. Eine genaue und zeitnahe Mitarbeitervergütung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines produktiven Arbeitsplatzes, und ein gut geführtes Gehaltsabrechnungssystem kann kleinen Unternehmen dabei helfen, dieser Verpflichtung nachzukommen und möglicherweise schwere Geldstrafen vom Internal Revenue Service und einzelnen Bundesstaaten zu vermeiden. Die Komplexität und Bedeutung der Gehaltsabrechnung führt dazu, dass viele Unternehmen externe Unterstützung beauftragen. Um jedoch ein zuverlässiges System einzurichten, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Aspekte der Gehaltsabrechnung Sie intern abwickeln und welche Sie auslagern. Dann behalten Sie die Kontrolle über die Gehaltsabrechnung, indem Sie die Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand halten und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter nachverfolgen, sodass die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung eine einfache und genaue Angelegenheit ist. In diesem Artikel erklären wir, wie die Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen verwaltet wird, und heben gleichzeitig hervor, wie sie mit Intuit und Quickbooks funktioniert.
Was bedeutet Gehaltsabrechnung verwalten?
Der Begriff „Gehaltsabrechnung verwalten“ bezieht sich auf den administrativen Prozess der Verfolgung und Berichterstattung von Finanzdaten zu den Mitarbeitern einer Organisation, einschließlich ihrer Arbeitszeiten, ihrer Löhne und aller anwendbaren Quellensteuern.
Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung kann jedoch aufgrund der sensiblen Natur von Mitarbeiterdaten, der Komplexität von Steuerberechnungen und der Möglichkeit direkter Einzahlungen auf Bankkonten von Mitarbeitern schwierig und riskant sein. Daher erfordert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, dass Sie wissen, wie Sie die Gehaltsabrechnung richtig verwalten.
Was ist der Gehaltsabrechnungsprozess im Personalwesen?
Wenn Sie für das Personalwesen oder die Gehaltsabrechnung zuständig sind, wissen Sie, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter pünktlich und korrekt bezahlt werden. Ein Ausrutscher genügt, um die Glaubwürdigkeit einer Organisation zu beschädigen und das Vertrauen ihrer Mitarbeiter zu verlieren. Daher ist die korrekte Abwicklung der Gehaltsabrechnung eine wichtige Verantwortung.
Der Begriff „Gehaltsabrechnung“ bezieht sich auf den Prozess der Auszahlung von Geldern an Arbeitnehmer unter Berücksichtigung ihrer Einstufung, ihres Gehalts und auch aller anwendbaren Abzüge. Darüber hinaus beinhaltet es die Zahlung und Meldung von Lohnsteuern an die HMRC.
Die Beteiligung der Personalabteilung an der Gehaltsabrechnung variiert jedoch system- und organisationsspezifisch. Wenn eine Organisation einen Gehaltsabrechnungsdienst nutzt, muss sich die Personalabteilung möglicherweise nicht um viel kümmern, während die Personalabteilung bei Verwendung einer Gehaltsabrechnungssoftware möglicherweise für die Gehaltsschecks aller verantwortlich ist.
Unabhängig davon muss dies rechtzeitig erfolgen, wobei die geltenden Anforderungen und der Gehaltsplan der Organisation eingehalten werden müssen.
Aufgrund ihrer zahlreichen variablen Faktoren, einschließlich Gehaltstabellen, Mitarbeitereinstufungen, Beförderungen und Kündigungen, kann die Lohnabrechnung schwierig zu handhaben sein.
Um den effektivsten Fehler zu verhindern, ist es daher von entscheidender Bedeutung, in den entscheidenden Phasen der Gehaltsabrechnung Kontrollpunkte einzurichten.
Was sind die Grundlagen der Gehaltsabrechnung?
Die Gehaltsabrechnung ist die Vergütung, die ein Unternehmen seinen Arbeitnehmern für einen bestimmten Zeitraum und an einem bestimmten Tag schuldet. Das grundlegende Gehaltsabrechnungsverfahren kann umfassen:
- Verfolgen Sie die von den Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden
- Gehalt und Löhne herausfinden und
- Auszahlung per Scheck oder Direktüberweisung.
Welche Arten von Gehaltsabrechnungen gibt es?
Grundsätzlich gibt es vier Typen von Gehaltsabrechnungsplänen, von denen jeder seine eigenen Vor- und Nachteile hat, die dabei helfen, zu ermitteln, welche Strategie für ein bestimmtes Unternehmen am besten geeignet ist.
Sie sind;
- Wöchentliche
- Zweiwöchentlich
- Halb-monatlich
- Monatlich
Verwalten Sie die Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen
Die Gehaltsabrechnung ist im Allgemeinen eine der herausforderndsten, mühsamsten und zeitaufwändigsten Geschäftsaufgaben für Kleinunternehmer. Andererseits ist es auch eines der wichtigsten. Gehaltsprobleme können die Arbeitsmoral der Mitarbeiter beeinträchtigen, wichtige Unternehmensressourcen verschwenden und selbst die erfolgreichsten Unternehmen in die Knie zwingen.
Daher ist es für kleine Unternehmen unerlässlich, ihre Gehaltsabrechnung zeitnah und effektiv zu verwalten. Und eine, die den geltenden Anforderungen und dem Gehaltsplan der Organisation entspricht.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie kleine Unternehmen die Gehaltsabrechnung verwalten können. Unabhängig davon umfasst das gesamte Verfahren das Sammeln von Personalinformationen und deren genaue Eingabe in eine Akte oder ein Dokument. Jeder Gehaltsscheck muss für jede Zahlungsperiode vorbereitet werden, wobei genaue Steuerberechnungen ein Muss sind. Sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter und die zuständigen Regierungsbehörden ihre Gehälter pünktlich und korrekt erhalten, ist das Ende des Prozesses. Hier sind die drei Möglichkeiten, die Gehaltsabrechnung abzuwickeln oder zu verwalten.
#1. Manuelle Verarbeitung
Hier müssen Sie, um Schecks zu drucken oder direkte Einzahlungen zu senden, die gesamte Gehaltsabrechnung und -verarbeitung selbst durchführen. Außerdem müssen Sie eine Strategie finden, um Gehaltsabrechnungen und Zahlungen selbst zu verfolgen.
#2. Lohnsoftware
Mit Hilfe einer der zahlreichen verfügbaren Lohnsoftwaren können Sie die Lohnabrechnung vereinfachen. Dies kann Ihnen helfen, Geld zu sparen, Ihren Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Ihre Mitarbeiter und Finanzbehörden pünktlich zu bezahlen.
#3. Ausgelagerter Lohnservice
Schließlich können Sie einen Gehaltsabrechnungsdienst beauftragen, der sich um alles in Ihrem Namen kümmert. Der Anbieter kümmert sich um alles, was mit der Verwaltung der Mitarbeiterdatenbank Ihrer Software und der termingerechten Lohnabrechnung zu tun hat. Die Preise beginnen bei 40 $/Monat und steigen von dort an, mit zusätzlichen Ausgaben pro Arbeiter. Aufgrund der individuellen Art Ihrer Bedürfnisse bestehen viele Unternehmen darauf, dass Sie sich zuerst mit ihnen in Verbindung setzen, bevor sie einen Kostenvoranschlag für ihre Dienstleistungen abgeben können.
Die Meldung neuer Mitarbeiter an Ihren Lohnservice und die Sicherstellung der erforderlichen Deckung auf Ihrem Bankkonto reichen aus, um Ihre Lohnabrechnung auf diese Weise abzuwickeln. Es ist die am wenigsten arbeitsintensive Methode, die es Ihnen ermöglicht, sich auf andere Aspekte der Führung oder Erweiterung Ihres Unternehmens zu konzentrieren.
So verwalten Sie die Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen
Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre Gehaltsabrechnung zu verwalten, finden Sie hier Hinweise, wie kleine Unternehmen ihre Gehaltsabrechnung verwalten können!
#1. Beantragen Sie eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer
Es ist notwendig, eine EIN zu erhalten, bevor Sie mit der Bezahlung von Mitarbeitern (EIN) beginnen können. Ihre EIN dient als eindeutige Kennung für Ihr Unternehmen, genauso wie Ihre Sozialversicherungsnummer für Sie als Einzelperson.
Eine EIN wird von vielen Behörden verlangt, bevor ein Geschäftsinhaber beispielsweise eine Lizenz beantragen, Lohnsteuern einreichen oder sogar ein Bankkonto eröffnen kann. Ob Sie zusätzlich zu Ihrer bundesstaatlichen EIN eine bundesstaatliche Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) benötigen, hängt vom Sitz Ihres Unternehmens ab.
#2. Legen Sie den Gehaltsstatus und die Zahlungshäufigkeit fest
Als Unternehmer haben Sie eine Reihe wichtiger Entscheidungen, einschließlich der Frage, wie oft Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen und welche Art von Löhnen sie erhalten. Lassen Sie uns etwas tiefer darauf eingehen;
Die Lohnhäufigkeit, manchmal auch als Lohnplan bezeichnet, bezieht sich auf den Zeitpunkt und die Regelmäßigkeit der Mitarbeiterzahlungen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Mindestlohn an Ihrem Standort nicht unterschreiten, indem Sie sowohl die Bundes- als auch die Landesgesetze überprüfen. Wöchentlich, zweiwöchentlich und monatlich sind im Allgemeinen die verschiedenen Beispiele für Zahlungsperioden. Wie auch immer Sie sich entscheiden, das Wichtigste ist jedoch, konsequent zu sein und pünktliche Zahlungen zu leisten.
Der Gehaltsstatus hingegen beinhaltet die Bestimmung der Höhe des Mitarbeitergehalts. Sowohl Stundensätze (für nicht steuerbefreite Arbeitnehmer) als auch Gehaltsregelungen sind praktikable Optionen (für steuerbefreite Arbeitnehmer). Der richtige Vergütungsstatus wird stark von der Tätigkeit des Mitarbeiters und den spezifischen Bedürfnissen Ihres Kleinunternehmens beeinflusst.
#3. Lernen und befolgen Sie die Lohngesetze
In jedem Fall müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation alle geltenden lokalen und nationalen Vorschriften einhält. Dies setzt voraus, dass Sie (oder jemand in Ihrem Unternehmen) mit Ihren finanziellen und rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber vertraut sind.
Zahlen Sie außerdem für jeden Arbeitnehmer den angemessenen Betrag an Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern sowie Einkommenssteuern. Dazu gehören FICA (Social Security and Medicare) und andere beschäftigungsbezogene Steuern. Sie sollten Ihr Gehaltsabrechnungssystem überprüfen, um eine pünktliche und ordnungsgemäße Bezahlung aller Mitarbeiter zu gewährleisten. Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Lohnsteuervorauszahlungen konsequent und im Einklang mit Ihren steuerlichen Pflichten erfolgen.
#4. Richten Sie ein Gehaltsabrechnungsverfahren ein
Ein Gehaltsabrechnungssystem umfasst normalerweise jedes Programm, das den Prozess der Berechnung und Verwaltung der Mitarbeitergehälter erleichtert. Oft gibt es drei Möglichkeiten:
- Manuell
- Outsourced
- Software
Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden, ist es wichtig, sorgfältig über eine Reihe von Fragen nachzudenken, bevor Sie sich für ein Gehaltsabrechnungssystem für Ihr Unternehmen entscheiden. Denken Sie daher immer an Folgendes:
- Preis
- Anzahl der Angestellten
- Vertrauen. Wie sicher sind Sie, dass Sie die Gehaltsabrechnung genau verwalten können?
#5. Beschreiben und erstellen Sie Ihre Gehaltsabrechnungsverfahren und -richtlinien
Die Standardisierung Ihrer Gehaltsabrechnungsverfahren ist vor der Bearbeitung Ihrer ersten Gehaltsabrechnung unerlässlich. Dies garantiert, dass alle am Gehaltsabrechnungsprozess Beteiligten, vom oberen Management über die Personalabteilung bis hin zu den Mitarbeitern, hinsichtlich des Abrechnungszeitraums, der erwarteten Gehaltsscheckbeträge, der bezahlten Freizeit und anderer Leistungen auf der gleichen Seite sind.
#6. Verfolgen Sie die Zeit mit einem speziellen Softwareprogramm
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf Stundenbasis bezahlen, ist ein Zeiterfassungssystem unerlässlich, um ihre Effizienz zu überwachen und ihre Vergütung zu bestimmen. Es ist entscheidend, ein benutzerfreundliches Zeitüberwachungssystem zu entwickeln, das auch schwer zu spielen ist. Es gibt eine Reihe von Optionen für den Umgang mit Stundenzetteln, einschließlich integrierter Plattformen, die mit Ihrer Gehaltsabrechnungssoftware synchronisiert werden können, um möglichst genaue Daten zu erhalten.
#7. Überwachung Ihres Cashflows
Das Geld auszugehen, bevor man Personal bezahlen kann, ist der schlimmste Alptraum eines jeden Geschäftsinhabers. Die Überprüfung Ihres Cashflows wird Ihnen dabei helfen, herauszufinden, warum Ihre Gehaltsliste immer knapp zu sein scheint.
Nicht genug Geld zu haben, um seine Angestellten zu bezahlen, war im Allgemeinen der schlimmste Albtraum eines jeden Geschäftsinhabers. Wenn Sie feststellen, dass Sie chronisch wenig Zeit für die Gehaltsabrechnung haben, kann eine Analyse Ihres Cashflows die zugrunde liegende Ursache aufdecken. Probleme bei der Gehaltsabrechnung, wie z. B. Überbesetzung oder Überbezahlung, können durch sorgfältige Überwachung des Cashflows erkannt werden. Darüber hinaus ist es am besten, in finanziell schwierigen Zeiten zu versuchen, eine Lieferantenzahlung zu verzögern oder ausstehende Kundenzahlungen einzuziehen, bevor zu drastischen Maßnahmen wie Lohneinbehalten oder Personalabbau gegriffen wird.
#8. Stellen Sie einen Gehaltsabrechnungskoordinator oder -manager ein
Kein Wunder, dass sich viele Unternehmen für die einfachste und zugleich zuverlässigste Option entscheiden. Einstellung eines professionellen Gehaltsabrechnungsmanagers angesichts der Komplexität der Gehaltsabrechnung, insbesondere für mittlere bis größere Unternehmen.
Warum nicht jemanden einstellen, der effizienter und kompetenter in der Lohnabrechnung ist, damit Sie mehr Zeit für das Wachstum Ihres Unternehmens aufwenden können? Wenn Sie Hilfe bei der Gehaltsabrechnung benötigen, aber nicht die Mittel für einen Vollzeitmitarbeiter in den Büchern haben, suchen Sie nach Leiharbeitern oder geben Sie den Job an einen bestehenden Mitarbeiter, der sich als zuverlässig und fähig erwiesen hat.
#9. Bewahren Sie Gehaltsabrechnungen und Mitarbeiterunterlagen sicher auf
Auf Bundes- und Landesebene gibt es Vorschriften, die vorschreiben, wie lange Gehaltsabrechnungsdaten aufbewahrt werden müssen und wo sie aufzubewahren sind, falls Behörden Zugriff darauf benötigen. So muss man zB Zeitkarten mindestens zwei Jahre aufbewahren. Gehaltsabrechnungen über an Mitarbeiter ausgezahlte Gelder müssen mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. Auch für die endgültige Entsorgung der Lohnunterlagen gibt es Regelungen.
Was sind 4 Teile der Gehaltsabrechnung?
Löhne, Gehälter, Überstunden, Urlaubsgeld, bezahlter Urlaub, Trinkgelder, Prämien, Studiengebührenerstattungen und Provisionen sind alle Teil der Gehaltsabrechnung. Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen Unternehmen für jeden Arbeitnehmer sowohl Brutto- als auch Nettoverdienste ermitteln und melden (nach Abzug von Steuereinbehalten und Leistungsbeiträgen).
Was sind die 5 Gehaltsabrechnungsschritte?
Die Schritte der Gehaltsabrechnung umfassen:
- Entscheidung für eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer.
- Sammeln relevanter Arbeitnehmersteuerdaten
- Auswahl eines Zahlungsplans
- Schätzung des Bruttolohns
- Ermittlung der Abzüge für jeden Mitarbeiter
- Festlegen Ihres Nettogehalts und anschließendes Bezahlen Ihrer Mitarbeiter.
Was sollte ein Lohnbuchhalter tun?
Der Payroll Manager ist verantwortlich für die Überwachung aller Aspekte des Gehaltsabrechnungssystems des Unternehmens, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter pünktlich, korrekt und in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften bezahlt werden.
Verwaltet HR die Gehaltsabrechnung?
Die Gehaltsabrechnung kann in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung (HR) und der Finanzabteilung (Finanzen) fallen oder eine eigene unabhängige Einheit sein, die direkt dem Chief Executive Officer (CEO) unterstellt ist.
Gehaltsabrechnungs-Quickbooks verwalten
Wenn Sie derzeit ein Benutzer von QuickBooks Online sind und nach einer Software zur Verwaltung Ihrer Gehaltsabrechnung suchen, ist QuickBooks Payroll eine fantastische Option. Es ist für Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern oder Auftragnehmern gedacht, kann aber tatsächlich bis zu 150 umfassen. Das Programm kann die Gehaltsabrechnung sofort verarbeiten und direkte Einzahlungen an genau diesem oder am folgenden Geschäftstag leisten. Es interagiert auch nahtlos mit QuickBooks Online. Die drei verfügbaren Pläne ermöglichen es Organisationen, einfach zwischen den Ebenen zu wechseln, wenn sich ihre Anforderungen ändern und erweitern. Darüber hinaus bietet es die Möglichkeit, Ihrem Abonnement eine Altersvorsorge und eine Krankenversicherung hinzuzufügen.
Wenn Sie jedoch ein anderes Buchhaltungsprogramm als QuickBooks Online verwenden oder wenn Ihre Belegschaft mehr als einen Bundesstaat umfasst, möchten Sie möglicherweise alternative Optionen untersuchen. Beachten Sie auch, dass die einzige Buchhaltungssoftware, die mit QuickBooks Payroll funktioniert, QuickBooks Online ist. Wenn Sie Mitarbeiter in mehr als nur einem Staat verwalten, müssen Sie möglicherweise zusätzliche monatliche Steuererklärungsgebühren zahlen.
Wie verwalten Sie die Gehaltsabrechnung mit QuickBooks?
QuickBooks Payroll ist eine Cloud-basierte Gehaltsabrechnungslösung, die es Unternehmen (klein oder groß) ermöglicht, Mitarbeiter zu bezahlen, Leistungen an Arbeitnehmer zu verwalten und auch Lohnsteuern an einem Ort einzureichen. Durch das automatische Berechnen, Einreichen und Abführen der Bundes- und Landeslohnsteuern spart die Software Zeit.
Sobald Sie alles eingerichtet haben, können Sie die Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter automatisieren. Mit Quickbooks online können Sie die Gehaltsabrechnung automatisch verwalten. Wenn Sie es vorziehen, können Sie es jedoch manuell verarbeiten, entweder auf Ihrem Computer oder mit der mobilen App.
Zusammenfassung
Um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden und dass ihr Unternehmen alle steuerlichen und arbeitsrechtlichen Anforderungen erfüllt, müssen Arbeitgeber die Gehaltsabrechnung verwalten.
Jedes Unternehmen benötigt Lohnverarbeitung und -verwaltung. Wenn Sie das Gehaltsabrechnungssystem effektiv verwalten, kann es beispielsweise kleinen Unternehmen helfen, einen produktiven Arbeitsplatz zu erhalten und IRS- und staatliche Bußgelder zu vermeiden. Viele Unternehmen lagern die Gehaltsabrechnung aufgrund ihrer Komplexität aus. Um ein vertrauenswürdiges System zu schaffen, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Aufgaben der Gehaltsabrechnung ausgelagert und welche intern verwaltet werden sollen.
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