Arbeitnehmern in jedem Unternehmen können Geschäftsausgaben entstehen, die sie aus ihrer eigenen Tasche bezahlen müssen. Dies umfasst alles von Reisegebühren und Kundenessen bis hin zu Büromaterial und technischer Ausrüstung. Mitarbeiter werden eine Spesenabrechnung einreichen, um die Erstattung aller von ihnen gezahlten Beträge zu verlangen, da diese Kosten im Namen des Unternehmens entstanden sind. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über Spesenzusammenfassungsberichte wissen müssen, einschließlich dessen, was sie enthalten, warum sie notwendig sind und vor allem, wie Sie diesen Bericht mithilfe einer Software und einer Vorlage ausfüllen.
Eine Spesenabrechnung ist eine kategorisierte und aufgeschlüsselte Liste von Ausgaben, die im Namen der Organisation entstanden sind. Dieser Bericht unterstützt den Arbeitgeber oder das Finanzteam bei der Bestimmung, wie viel Geld ausgegeben, was gekauft wurde und wie viel der Kosten erstattet wird. Die Vorteile von Spesenabrechnungen beschränken sich jedoch nicht auf Erstattungsansprüche. Sie machen es Unternehmen auch einfacher, Steuererklärungen einzureichen, Steuerabzüge geltend zu machen und Betriebsprüfungen durchzuführen.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Wenn ein Mitarbeiter die Erstattung von Unternehmensausgaben beantragt, die er mit seinem eigenen Geld bezahlt hat, werden diese Ausgaben in einem gedruckten oder digitalen Dokument, das als Spesenabrechnung bezeichnet wird, aufgeführt. Diese Ausgaben sind in der Regel nach Kategorien geordnet, z. B. Büromaterial, Mittagessen oder Kilometer. Sie werden zusätzlich aufgeschlüsselt, so dass mehrere Entitäten und ihre Gebühren aufgeführt sind. Dies ermöglicht detailliertere Audits während des Genehmigungsprozesses, anstatt nur die Gesamtsumme der angefallenen Ausgaben anzugeben. Die zugehörigen Quittungen für jede aufgeschlüsselte Transaktion sind normalerweise in der Spesenabrechnung enthalten.
Was ist in einem Spesenzusammenfassungsbericht enthalten?
Spesenabrechnungen gibt es in verschiedenen Formaten. Viele sind kumulativ und zeigen die Gesamtausgaben für ein Unternehmen oder eine Abteilung über einen bestimmten Zeitraum (z. B. einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr) an. Spesenabrechnungen können auch detaillierter sein und einzelne Ausgaben für einen bestimmten Mitarbeiter oder ein bestimmtes Projekt darstellen. Diese Berichte bestehen aus:
- Das Datum, an dem die Kosten bezahlt wurden
- Ob die Ausgabe einem bestimmten Kunden oder Projekt zugeordnet werden kann.
Der Zahlungsempfänger oder Verkäufer, an den das Geld ging - Der gesamte bezahlte Betrag, einschließlich Steuern, Provisionen und Gebühren
- Die Ausgabenkategorie oder -art
Berichte können zusätzlich zu diesen oberflächlichen Details Hinweise zum gezahlten Gesamtbetrag oder zu bestimmten Posten enthalten, z.
Warum Spesenabrechnungen notwendig sind
Spesenabrechnungen sind wichtig, weil sie es Managern ermöglichen, die Ausgaben des Unternehmens oder einer bestimmten Abteilung oder eines Teams zu verfolgen – insbesondere die Kosten, die mit einem bestimmten Kunden oder Projekt verbunden sind.
Spesenabrechnungen unterstützen nicht nur das Management, sondern ermöglichen es den Mitarbeitern auch, ihre Geschäftsausgaben wie Reisen oder die Bewirtung von Kunden oder potenziellen Kunden zu kompensieren.
Spesenabrechnungen werden häufig für folgende Zwecke verwendet:
- Überwachung der Abteilungs- und Geschäftsausgaben sowie des gesamten Cashflows
- Abzug der Ausgaben von den Bruttoeinnahmen zur Berechnung des Gewinns
- Bezahlung von Mitarbeitern für legitime Geschäftsausgaben
- Verfolgen Sie die Ausgaben im Zusammenhang mit einer Produktlinie, einem bestimmten Projekt oder einem Kunden
Spesenabrechnungen werden von verschiedenen Unternehmen für eine Vielzahl von Zwecken verwendet. Berater und Rechtsanwälte verwenden diese Berichte beispielsweise häufig, um die mit einem bestimmten Kunden verbundenen Ausgaben zu verfolgen, während Fertigungsunternehmen die Ausgaben für bestimmte Produktlinien verwalten. Sie werden von Vertriebsmitarbeitern verwendet, um Reise- und Bewirtungskosten zu melden und erstattet zu bekommen.
Was ist eine monatliche Spesenabrechnung?
Spesenabrechnungen werden in der Regel monatlich, vierteljährlich oder jährlich erstellt. Eine monatliche Spesenabrechnung listet alle notwendigen Anschaffungen auf, die ein Unternehmen im Laufe des Monats getätigt hat.
Um Ausgaben von den Steuern eines Unternehmens abzuziehen, wird häufig eine jährliche Spesenabrechnung verwendet. Eine monatliche Spesenabrechnung würde daher für zusätzliche Zwecke verwendet werden, beispielsweise um festzustellen, ob die Ausgaben eines Unternehmens innerhalb seines Budgets liegen. Eine monatliche Spesenabrechnung kann verwendet werden, um festzustellen, wie Kosten reduziert oder eliminiert werden können, um den Gewinn in Zeiten finanzieller Schwierigkeiten zu steigern.
Was gilt als Aufwand?
Jedes Mal, wenn ein Geschäftsvertreter Geld für ein kommerzielles Ziel ausgibt, gilt dies als Ausgabe. Es könnte sein, Ausrüstung, eine Dienstleistung oder etwas anderes zu erhalten. Die Ausgaben müssen jedoch eine legitime Unternehmensausgabe sein, insbesondere im Fall von Mitarbeitern, die eine Erstattung beantragen. Mehrere Unternehmen haben diesbezüglich strenge Gesetze, daher müssen sich die Mitarbeiter dieser Richtlinien bewusst sein, bevor sie Ausgaben einreichen.
Spesenabrechnungssoftware
Unternehmen können „T&E“ oder „Geschäftsreisen und Spesen“ durch den Einsatz von Spesenabrechnungssoftware einfacher verwalten und nachverfolgen. Spesenmanagement-Software kann die Einhaltung von Unternehmensausgabenstandards verbessern und Unternehmen bei der Budgetierung und Prognose zukünftiger Ausgaben unterstützen, indem sie die Sichtbarkeit der Mitarbeiterausgaben erhöht.
Das Folgende ist eine Liste der führenden Software für Spesenzusammenfassungen:
#1. Frische Bücher
FreshBooks ist ein webbasiertes Buchhaltungstool für kleine Unternehmen. Außerdem bedient FreshBooks eine breite Palette von Unternehmen, darunter Marketing, Rechts- und Unternehmensberatung, Handwerk und Haushaltsdienstleistungen sowie Informationstechnologie (IT).
Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung, Zeiterfassung, Berichterstattung und Zahlungsverwaltung sind einige der wichtigsten Funktionen von FreshBooks. Benutzer können ihre Rechnungen personalisieren, Online-Zahlungen annehmen und automatische Zahlungserinnerungen einrichten. Ausgaben können nachverfolgt werden, indem Quittungen mit Rechnungen verknüpft, wiederkehrende Ausgaben festgelegt und Quittungen fotografiert werden.
#2. SAP stimmt überein
Concur ist eine cloudbasierte Spesen- und Reisemanagement-Softwareanwendung, die Führungskräfte bei der Verwaltung ihrer Reisekosten unterstützt. Finanzleiter können reisebezogene Ausgaben und Cashflows nachverfolgen.
Das Reise- und Kostentool von Concur hilft bei der Buchung, Genehmigung und Bezahlung von Reisen. Darüber hinaus automatisiert die Software das Sammeln von Belegbilddaten und lädt Spesenabrechnungen zur Genehmigung hoch.
#fünfzehn. Xero
Xero ist ein Cloud-basiertes Buchhaltungssystem für kleine und sich entwickelnde Unternehmen. Außerdem verbindet Xero kleine Unternehmen mit vertrauenswürdigen Beratern und gibt Eigentümern schnellen Zugriff auf ihren Finanzstatus. Xero kann von jedem Gerät mit aktiver Internetverbindung aus aufgerufen werden, da es sich um eine webbasierte Lösung handelt.
Dank der ausgeklügelten Buchhaltungsfunktionen von Xero können kleine Unternehmen ihre Cashflows, Transaktionen und Kontodetails von jedem Ort aus einsehen. Banktransaktionen werden alle automatisch importiert und kodiert. Die Online-Rechnungszahlung hilft dabei, Ausgaben und fällige Rechnungen im Auge zu behalten und gleichzeitig die Verbindungen zu Anbietern zu stärken, die wichtige Geschäftsprodukte liefern. Mit Xero können auch persönliche Ausgaben kontrolliert werden, indem jeder Beleg mobil angezeigt und genehmigt wird.
#4. Quickbooks online
Benutzer von QuickBooks Online können Kreditkartentransaktionen herunterladen und abgleichen, sodass Unternehmen wöchentliche Arbeitszeittabellen verwalten und Bankeinlagen verfolgen können.
Außerdem ist Quickbooks Online eine webbasierte Buchhaltungssoftware, die alle Aspekte der Finanzen eines Unternehmens verwaltet. Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Rechnungsverwaltung, Bankabstimmung, Ausgabenverfolgung, Finanzberichterstattung, Steuerverwaltung und andere Aufgaben können alle mit Hilfe der Software erledigt werden.
So füllen Sie eine Spesenabrechnung aus
Der grundlegende Zweck des Ausfüllens einer Spesenabrechnung besteht darin, die einzubeziehenden Ausgaben zu identifizieren. Dies kann auf dem Zahlungsempfänger, der Ausgabenkategorie (Art der Ausgabe) oder dem Projekt oder Kunden basieren, an das die Ausgabe gebunden war. Oder es kann auf dem Mitarbeiter basieren, der die Kosten verursacht hat.
Eine Spesenabrechnung kann auf verschiedene Arten erstellt werden.
- Identifizieren Sie die Ausgaben, die Sie in Ihren Bericht aufnehmen möchten.
- Nehmen Sie die obigen Informationen in Ihre Liste der Ausgaben auf, die Ihren Kriterien entsprechen.
- Addiere alle Ausgaben deines Berichts.
- Fügen Sie Notizen zu angefallenen Ausgaben oder bezahlten Summen hinzu.
- Datum, Nummer und Titel des Berichts richten sich nach seinem Inhalt.
So erstellen Sie eine Spesenabrechnung
Wenn Sie Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen wie QuickBooks Online, Xero oder FreshBooks verwenden, wissen Sie wahrscheinlich, dass Sie in diesen und ähnlichen Systemen keine Spesenabrechnung erstellen oder ausfüllen können.
Stattdessen haben sich die meisten Buchhaltungssoftwarepakete für kleine Unternehmen mit Spesenabrechnungs-Apps von Drittanbietern zusammengetan, die speziell dafür entwickelt wurden, Ausgaben zu überwachen und Spesenabrechnungen zu erstellen. Sie können auch eine Microsoft Excel-Vorlage oder eine der kostenlosen Vorlagen verwenden, die im Internet verfügbar sind.
Abhängig von Ihrem Unternehmen, der von Ihnen verwendeten Buchhaltungssoftware und der gewünschten Automatisierung des Prozesses gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine Spesenabrechnung zu erstellen oder auszufüllen. Unabhängig davon, welche Tools Sie verwenden, ist das Wichtigste, dass Sie eines erstellen.
#1. Verwenden Sie eine Online-Vorlage.
Eine Standardvorlage für Spesenabrechnungen, wie sie von Excel bereitgestellt wird, wird von vielen kleineren Unternehmen verwendet. Excel-Vorlagen können einfach heruntergeladen werden und ermöglichen es Ihnen, Einzelpostendaten in die richtigen Spalten einzugeben, wo sie automatisch berechnet werden.
Diese Excel-Tabelle ist sehr nützlich für kleine Unternehmen, die Ausgaben verfolgen möchten, ohne Geld für zusätzliche Software auszugeben.
Die standardmäßigen Geschäftsausgabenkategorien in der Vorlage sind nützlich und können bei Bedarf leicht geändert werden. Wenn Sie zusätzliche Ausgaben haben, die nicht in diese Kategorien passen, können Sie jederzeit eine weitere Spalte hinzufügen.
Natürlich müssen die Informationen in der Tabelle in Ihre Buchhaltungssoftware eingegeben werden, um etwaige Mitarbeitererstattungen abzuwickeln und sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsausgaben korrekt und aktuell sind.
#2. Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware.
Während Buchhaltungssoftware im Spesenverwaltungsprozess wichtig ist, enthalten die meisten heute auf dem Markt erhältlichen Buchhaltungssoftwareprodukte für kleine Unternehmen keine Funktion, mit der Benutzer Spesenabrechnungen erstellen können. Stattdessen können Sie eine der mehreren Ausgabenverwaltungs-Apps von Drittanbietern verwenden, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden.
#3. Verwenden Sie eine Spesenverwaltungssoftware.
Certify lässt sich direkt in QuickBooks Online integrieren, während Abacus mit QuickBooks Online, Sage und Xero interagiert.
ReceiptBank ist ein weiteres kostengünstiges Spesenmanagement-Softwareprogramm, das den gesamten Berichterstellungsprozess automatisiert. Sogar Zoho hat eine Spesenverwaltungs-App, die mit Zoho Books zusammenarbeitet.
Der Vorteil der Verwendung dieser Drittanbietersoftware ist die Automatisierung, die sie für den Prozess der Erstellung einer Spesenabrechnung bieten.
Diese Programme sollen die folgenden Aufgaben erfüllen:
- Quittungen fotografieren
- Stimmen Sie die Kosten mit Finanzinstituten ab
- Erstellen Sie automatisch Spesenabrechnungen
- Weiterleitung an die entsprechende(n) Person(en) zur Genehmigung
Vorlage Spesenabrechnung
Eine einfache Möglichkeit, die Ausgaben im Auge zu behalten, ist eine Spesenabrechnungsvorlage. Aber wenn die Höhe der Ausgaben in Ihrem Unternehmen wächst, sollten Sie auf eine zeitsparende Ausgabenverfolgungssoftware umsteigen.
- Eine kostenlose Excel-Spesenabrechnungsvorlage ist von Microsoft Office erhältlich.
- Dieses Kilometerprotokoll für Excel unterstützt Sie bei der Nachverfolgung und Erstattung Ihrer Kilometerleistung.
- Ihre Reisekosten werden mit dieser unkomplizierten druckbaren Spesenabrechnungsvorlage nachverfolgt und addiert.
- Eine benutzerfreundliche Word- und PDF-Spesenabrechnungsvorlage
Wie schreibt man eine einfache Spesenabrechnung?
Wie erstellt man eine Spesenabrechnung?
- Wählen Sie eine Vorlage oder Software zur Ausgabenverfolgung.
- Bearbeiten Sie nach Bedarf die Spalten und Kategorien (z. B. Miete oder Kilometer).
- Schließen Sie Ausgaben und aufgeschlüsselte Gebühren ein.
- Alles zusammenfassen.
- Hängen Sie Ihre relevanten Quittungen an oder speichern Sie sie.
- Senden Sie den Bericht per E-Mail oder drucken Sie ihn aus.
Was ist der Prozess für Spesenabrechnungen?
So erstellen Sie Spesenabrechnungen für Ihr kleines Unternehmen
- Legen Sie eine Richtlinie fest.
- Erstellen Sie eine Vorlage zur Kostenverfolgung.
- Bewahren Sie Quittungen an einem separaten Ort auf.
- Überprüfen Sie Ihre Ausgaben zweimal.
- Fassen Sie Ihre Ausgaben und Einnahmen zusammen.
- Berichte schnell genehmigen und Erstattungen bearbeiten.
- 5 Best Practices für die Spesenabrechnung in Ihrem Unternehmen.
Was ist eine tägliche Spesenabrechnung?
Mitarbeiter können ihre Ausgaben am Ende des Tages mit einem täglichen Spesenabrechnungsformular nachverfolgen. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Team oder ein großes Büro leiten, ein tägliches Spesenabrechnungsformular auf Ihrer Website hilft Ihnen, Zeit und Geld zu sparen.
Wie nennt man eine Spesenabrechnung?
Das als Spesenabrechnung bekannte Formular beschreibt die Kosten, die mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind. Ein kleines Unternehmen kann von seinen Mitarbeitern Spesenabrechnungen anfordern, um sie für geschäftsbezogene Ausgaben wie Benzin oder Lebensmittel zu entschädigen.
Welchen Zweck haben Spesenabrechnungen?
Dieser Bericht unterstützt den Arbeitgeber oder das Finanzteam bei der Bestimmung, wie viel Geld ausgegeben, was gekauft wurde und wie viel der Kosten erstattet wird.
Welche Bedeutung hat eine Spesenabrechnung?
Spesenabrechnungen sind unerlässlich, um die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu verstehen. Spesenabrechnungen zeigen, wie viel Geld in der gesamten Firma, einer Abteilung oder für ein Projekt ausgegeben wird. Mitarbeiter können sie auch verwenden, um sich geschäftsbezogene Ausgaben erstatten zu lassen.
Zusammenfassung
Um die Finanzen Ihres Unternehmens vollständig zu verstehen, müssen Sie zunächst verstehen, wie Ihr Geld ausgegeben wird. Spesenabrechnungen helfen bei der Verfolgung aller eingehenden Gelder. Diese Berichte können Ihnen einen genauen Überblick darüber geben, wie viel Geld in Ihrem Unternehmen ausgegeben wird. Um sicherzustellen, dass Ihre Aufzeichnungen korrekt sind, müssen Sie zunächst verstehen, was Spesenabrechnungen sind, wie sie verwendet werden, was darin enthalten ist und warum sie wichtig sind.
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Bibliographie
